PERAMPINGAN EFEKTIF KERJA PUSTAKAWAN MENUJU KONSEP LEAN THINKING

Lean Thinking atau pemikiran efisiensi sudah merambah ke dunia birokrasi. Dimana pemerintah akan merencanakan memangkas (lean) jumlah Pegawai Negeri Sipil sebanyak 1,2 juta pegawai. Saat ini jumlah Pegawai Negeri Sipil sebanyak 4,7 juta pegawai, sehingga jika dikurangi1,2 juta tersebut maka akanmenjadi 3,5 juta pegawai. Hal ini disebabkan gemuknya jumlah pegawai yang ada dipemerintahan dan disisi lain hanya 5% saja dari total Pegawai Negeri Sipil yang bisa bekerja (Kantor Berita Politik RMOL.co). Dengan kata lain birokrasi belum efektif dan malah terkesan membuang-buang anggaran (waste) untuk tugas dan fungsi yang seringkali tumpang tindih (Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, 2013:1). Banyaknya Pegawai Negeri Sipil diiringi juga banyaknya satuan kerja (satker) dalam organisasi pemerintah. Pemecah rekor terbanyak satker dalam organisasi pemerintahan adalah Kementerian Agama (Kemenag). Saat ini satker Kemenag memiliki 4.484 satker. Jumlah ini membuat Kemenag memecahkan rekor sebagai satker terbanyak di Indonesia bahkan di dunia. Atas kondisi ini menurut Menteri Agama,Kemenag merasa harus melakukan perampingan (Republika Online, 2014).Salah satu satker yang mengalami perampingan di bawah Kemenag adalah Perguruan Tinggi Agama Islam (PTAIN) diantaranya adalah UIN Syarif Hidayatullah Jakarta atau sering disebut dengan UIN Jakarta. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 6 tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja (Ortaker) resmi disahkan sebagai ortaker baru di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Kemudian dilanjutkan dengan terbitnya Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor17 tahun 2014 tentang Statuta Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta tanggal 10 Juli 2014 sebagai statuta baru. Dengan terbitnya statuta baru ini maka statuta lama yakni Keputusan Menteri Agama Nomor 477 tahun 2003 tentang Statuta Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta beserta Peraturan Perubahannya dicabut dan dinyatakan tidak berlaku (PMA No. 17 tahun 2014:48). Statuta Universitas adalah peraturan dasar pengelolaan Universitas yang digunakan sebagai landasan penyusunan peraturan dan prosedur operasioal di Universitas (PMA No. 17 tahun 2014:3).Dengan ditetapkan ortaker dan statuta baru, ada beberapa perubahan sejumlah struktur, nomenklatur dan tata kerja. Diantaranya adalah satker Perpustakaan. Di dalam statuta lama UIN Jakarta yang tercantum dalam Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2011 tentang Perubahan Ketiga atas Keputusan Menteri Agama Nomor 414 tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Pasal4, menyebutkan bahwa UIN Jakarta terdiri dari: (1) Dewan Penyantun, (2) Rektor dan Pembantu Rektor, (3) Senat Universitas, (4) Fakultas, (5) Program Pascasarjana, (6) Lembaga Penelitian, (7) Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat, (8) Biro administrasi dan Kemahasiswaan, (9) Biro Perencanaan, Keuangan dan Sistem Informasi, (10) Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian dan (11) Unit Pelaksana Teknis: (a) Perpustakaan dan (b) Pusat Bahasa dan Budaya.Diperjelas lebih lanjut dalam pasal 12 bahwa Fakultas terdiri dari: (a) Dekan dan Pembantu Dekan, (b) Senat Fakultas, (c) Jurusan (d) Perpustakaan/Laboratorium/Studio dan (e) Bagian Tata Usaha (PMA No. 17 tahun 2011 tentang Perubahan Ketiga atas KMA Nomor 414 tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja UIN Jakarta).Statuta lama menyebutkan bahwa satker Perpustakaan berada dalam 2 tempat yakni di Fakultas dan Perpustakaan Utama.Setelah terbitnya ortaker baru, Perpustakaan Fakultas sudah dihilangkan. Struktur baru Fakultas yang semakin ramping (lean) sebagaimana tercantum dalam Pasal 11 PMA Nomor 6 tahun 2013 bahwa organisasi Fakultas terdiri dari: (a) Dekan dan Wakil dekan, (b) Jurusan, (c) Laboratoriun, (d) Bagian Tata Usaha.Diperkuat lagi dengan adanya Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2014tentang Statuta Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dalam Pasal 26 menyatakan bahwa organisasi Universitas terdiri atas: (a) Rektor dan Wakil Rektor, (b) Senat Universitas, (c) Senat Fakultas; (d) Dewan Penyantun, (e) Dewan Pengawas dan (f) Satuan Pemeriksa Intern. Posisi Perpustakaan hanya di 1 (satu)tempat yakni Pusat Perpustakaan sebagai Perpustakaan Universitas.Dari uraian di atas bahwa Kementerian Agama sudah mulai memikirkan perampingan organisasi dimulai dari tataran struktur organisasi di lingkungan Kementerian sampai kepada Perguruan Tinggi di bawah lingkungannya. Dalam tulisan ini memahami perampingan organisasi dengan melihat efektifitas kerja pada satuankerja pustakawan dilihat dari konsep lean thinking.a. Lean ThinkingLean atau dalam istilah bahasa Indonesia ramping menurut Jeffrey K. Liker adalah pemikiran manajemen dan filosofi manajemen yang menjadi dasar keberhasilan Toyota Wayyang dapat diterapkan dalam berbagai bidang bisnis. Konsep leandiprakarsai oleh sistem produksi Toyota atau dikenal juga Toyota Production System di Jepang, di rintis oleh Taiichi Ohno yang mengajarkan budaya dan belajar dari Toyota (2006, xiii-xvi).Lean adalah suatu upaya terus menerus untuk menghilangkan pemborosan (waste) dan meningkatkan nilai tambah (value added) produk (barang atau jasa) agar memberikan nilai kepada pelanggan. Jadi lean thinkingmerupakan pendekatan sistematis yang bertujuan untuk mengidentifikasikan serta menghilangkan waste. Wastedapat didefinisikan sebagai segala aktivitas kerja yang tidak memberikan nilai tambah dalam proses transformasi input menjadi output sepanjang value stream (Marcy, 2010:2).Terdapat 14 Prinsip-prinsip pada konsep ini, yaitu:1)Ambil keputusan manajerial Anda berdasarkan filosofi jangka panjang, meskipun mengorbankan sasaran keuangan jangka pendek;2)Ciptakan proses yang mengalir secara continue untuk mengangkat permasalahan ke permukaan;3)Gunakan sietem “tarik” untuk menghindari produksi berlebih;4)Ratakan beban kerja Keijunkayang artinya bekerjalah seperti kura-kura dantidak seperti kelinci;5)Bangun budaya berhenti untuk memperbaiki masalah dan untuk memperoleh kualitas yag baik sejak awal6)Standar kerja merupakan fondasi dari peningkatan berkesinambungan dan pemberdayaan karyawan7)Gunakan pengendalian visual agar tidak ada masalah tersembunyi8)Gunakan hanya teknologi handal yang sudah benar-benar teruji untuk membantu orang-orang dan proses anda9)Kembangkan pemimpin yang benar-benar memahami pekerjaannya, menjiwai filosofi dan mengajarkannya kepada orang lain10)Kembangkan orang dan kelompok yang memiliki kemampuan istimewa, yang menganut filosofi perusahaan anda11)Hormati jaringan mitra dan pemasok anda dengan memberi tantangan dan membantu mereka melakukan peningkatan12)Pergi dan lihat sendiri untuk memahami situasi sebenarnya (genchi genbutsu)13)Buat keputusan secara perlahan-lahan melalui consensus, pertimbangkan semua pilihan dengan seksama, kemudian implementasikan keputusan itu dengan sangat cepat14)Menjadi suatu organisasi pembelajar melalui refleksi diri tanpa kompromi (hansei) dan peningkatan berkesinambungan (kaizen) (Jeffrey K. Liker, 2006:45-50).Selain memegang ke-14 prinsip, seorang pemimpin yang menggunakan lean thinkingdalam mencapai sasaran organisasinya yakni denganmenggunakan kualitas terbaik, biaya terendah dan lead timeterpendek dengan cara mendorong orang menuju ke sasaran. Hal ini terlihat sebagaimana gambar di bawah ini:Sumber: (Jeffrey K. Liker, 2006:212)Gambar 1. Pandangan seorang pemimpin dengan menggunakan Lean ThinkingGambar di atas adalah prinsip Toyota Production Systemyang menggambarkan tentang pemikiran seorang pemimpin dalam memimpin organisasinya dengan menggunakan konsep lean thinking. Prinsip lean thinking dapat diadopsi dengan mudah sebagai peraturan di organisasi. Inti utama dari filosofi Toyota adalah bahwa adanya budaya mendukung SDM (orang) dalam melakukan pekerjaan. Disamping itu prioritas utama adalah lebih mendahulukan kepada keselamatan kerja pegawai. Manajemen harus memperlihatkan komitmennya pada kualitas setiap hari yang berasal dari pegawai (Jeffrey K. Liker, 2006,212).Pada dasarnya, orang akan melakukan apa yang diinginkan manajemen. Hal ini dinyatakan oleh Convis dalam Jeffrey. Lalu dilanjutkan pernyataannya, bahwa pekerjaan yang dilakukan secara konsisten oleh seorang pegawai, maka pegawai akan mengetahui mana yang benar-benar penting dan mana yang tidak. Sehingga dalam pekerjaan akan menghilangkan pemborosan (waste). b. Struktur Organisasi Perpustakaan Tahun 2014, Menteri Agama menerbitkan Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 6 tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai Organisasi Tata Kerja (Ortaker) yang baru UIN Jakarta. Hal inibertujuan untuk mengevaluasi ortaker lama UIN Jakarta dalam meningkatkan mutu penyelenggaraan serta pelayanan pendidikan tinggi. Selain adanya perubahan dalam struktur, dalam ortaker baru juga ada perubahan jabatan diantaranya adalah bahwa Rektor, WakilRektor, Dekan, Wakil Dekan, Direktur, Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Ketua Lembaga, Sekretaris Lembaga, Kepala Pusat, Mudir, Kepala Satuan Pemeriksa Intern, dan Sekretaris Satuan Pemeriksa Intern merupakan jabatan non Eselon (UIN Jakarta online, 2014).Perubahan juga terlihat pada satker perpustakaan. Semula Perpustakaan Utama dipimpin oleh Kepala Perpustakaan dibantu dengan Wakil Kepala Perpustakaan, kini hanya ada tercantum Kepala Pusat Perpustakaan. Perampingan juga dialami satker Perpustakaan Fakultas. Di dalam ortaker baru, Perpustakaan Fakultas tidak tercantum lagi sebagaimana diuraikan pada latar belakang.Dalam ortaker baru tidak menyebutkan adanya jajaran struktur Perpustakaan. Sehingga untuk menjalankan berbagai kegiatan di Perpustakaan harusmembuat struktur organisasi Perpustakaan yang baru. Namun saat ini walaupun dalam suasana ortaker baru, Perpustakaan UIN Jakarta masih melayani di 2(dua)tempat yakni Perpustakaan Fakultas dan Pusat Perpustakaan, sebagaimana tergambar dalam struktur organisasi Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.Sumber: Perpustakaan Utama UIN Jakarta OnlineGambar 2. Struktur organisasi perpustakaan utama UIN Syarif Hidayatullah JakartaJika mengadopsi dari konsep lean thinkingmaka dalam membangun struktur organisasi perpustakaan, dimulai dengan sebuah pertanyaan besar, yakni dapatkah perpustakaan modern tumbuh dengan pesat. Dan misi utama yang akan diemban perpustakaan adalah lakukan hal yang benar untuk lembaga, sumber daya manusia (karyawan), pengguna, dan masyarakat secara keseluruhan (Jeffrey K. Liker, 2006:86-87). Penghayatan ini yang dimiliki oleh perusahaan yang mengadobsi konsep lean thinking. Untuk melaksanakan misi tersebut dalam prinsip lean thinking, dibutuhkan kesamaan komitmen antara pimpinan dan karyawan untuk pengembangan perpustakaan yang secara terus menerus dilakukan. Penerapan leanthinking di perpustakaan, dapat dilakukan dengan cara:1)Problem solving, berusaha mencari tahu secara langsung terjun ke lapangan agar lebih memahami situasi dengan benar 2)People and partners, ratakan beban kerja3)Process, lakukan standarisasi pekerjaan untuk peningkatan berkelanjutan. Perbaiki layanan secara terus menerus sehingga memenuhi kepuasan pemustaka4)Philosophy, buat keputusan manajemen berdasarkan filosofi jangka panjang, bahkan dengan mengorbankan tujuan keuangan jangka pendekDengan adanya kombinasi yang tepat dari philosophy, process, people danproblem solvingakan menciptakan suatu organisasi yang belajar secara terus menerus. Perpustakaan akan menjadi suatu organisasi pembelajaran yang ramping.c. Output Kinerja PerpustakaanPerpustakaan secara teknis adalah unit pelaksana teknis yang memiliki tugas melaksanakan pelayanan, pembinaan dan pengembangan kepustakaan, mengadakan kerjasama antar perpustakaan, mengendalikan, mengevaluasi dan menyusun laporan kepustakaan (PMA No. 6 tahun 2013). Pengertian ini mengisyaratkan bahwa perpustakaan merupakan satuan kerja layanan yang selalu berkembang melalui pembinaan dan kerjasama antar perpustakaan.Pengelola perpustakaan yakni pustakawan, yaituorang yang wajib dapat melayani dan mengembangkan perpustakaan. Hal ini sesuai dengan misi dari terbitnya SKKNI Bidang Perpustakaan bahwa pustakawan berperan sebagai mediator dan fasilitatorinformasi melalui kompetensi yang dimiliki. Dalam mengukur kompetensi pustakawan, SKKNI Bidang Perpustakaan mengunakan model standar kompetensi yang mengandung prinsip Regional Model of Competency Standard (RMCS), terfokus pada kebutuhan sektor jasa, kompatibilitas, fleksibilitas, keterukuran, ketelusuran dan tranferlibitas (SKKNI-PRP, 2012:11). Jika digambarkan, maka dapat dilihat kompetensi yang dimiliki pustakawan, sebagaimana terlihat pada gambar yang ada pada halaman selanjutnya.Salah satu kompetensi inti yang tergambar pada SKKNI-PRP Nomor 83 tahun 2012, yakni mahir melakukan layanan sirkulasi dapat digambarkan berupa kegiatan jasa peminjaman dan pengembalian buku serta jasa fotocopi. Output tidak hanya dapat diukur dari jumlah jasa yang dihasilkan tetapi dapat dilihat dari kualitas output. Misalnya jumlah peminjaman, jumlah permintaan penelusuran, jumlah fotocopy. Ketersediaan jasa dapat berupa jam buka perpustakaan, periode peminjaman, jumlah karyawanyang tersedia. Kemudahan akses seperti jarak antara jasa dengan pemakai secara fisik, proporsi koleksi yang boleh dipinjam, proporsi koleksi yang salah susun, proporsi koleksi yang dapat langsung digunakan pemakai (Sri, 2000:3). Jika digambarkan output dari pendapat Sri dapat digambarkan seperti tabel berikut ini. Tabel 1. Output PustakawanBentuk LayananOutputJasaJumlah peminjamanJumlah permintaan penelusuranJumlah fotocopyKetersediaan jasaJam buka perpustakaan Periode peminjamanJumlah karyawan yang tersediaKemudahan aksesJarak antara jasa dengan pemakai secara fisikProporsi koleksi yang boleh dipinjamProporsi koleksiyang salah susunProporsi koleksi yang dapat langsung digunakan pemakaiSumber: diadopsi dari Sri Purnomowati Tabel 1 di atas baru menggambarkan satu kegiatan dari perpustakaan,namunjika dikaji lagi lebih dalam, maka banyak output perpustakaan yang dapat dijabarkan.2. KONSEP LEAN THINKINGDALAM MENINGKATKAN KINERJA PUSTAKAWANKeberhasilan Toyota dalam lean thinkingdapat diterapkan di organisasi apapun, untuk memperbaiki proses bisnis, mulai dari penjualan, pengembangan produk, pemasaran, logistik dan manajemen. Sebagian besar organisasi terlalu fokus pada alat-alatnya saja untuk menghilangkan wasteatau pemborosan. Wastemerupakan langkah awal menuju lean. Jika output pustakawan pada tabel 1 diterapkan untuk menghilangkan waste, maka akan tergambar dalam tabel 2.StandarKompetensi PustakawanKompetensi Inti1.Mahir melakukan seleksi bahan perpustakaan2.Mahir melakukan pengadaan bahan perpustakaan3.Mahir melakukan pengatalogan deskriptif4.Mahir melakukan pengatalogan subyek5.Mahir melakukan perawatan bahan perpustakaan6.Mahir melakukan layanan sirkulasi7.Mahir melakukan layanan referensi8.Mahir melakukan penelusuran informasi sederhana9.Mahir melakukan promosi perpustakaan10.Mahir melakukan kegiatan literasi informasi11.Mahir memanfaatkan jaringan internet untuk layananan perpustakaanKompetensi Khusus1.Mahir merancang tata ruang dan perabot perpustakaan2.Mahir perbaikan bahan perpustakaan3.Mahir membuat literature sekunder4.Mahir melakukan penelusuran infomrasi kompleks5.Mahirmelakukan kajian bidang perpustakaan6.Mahir membuat karya tulis ilmiahKompetensi Umum1.Mahir Mengoperasikan komputer Dasar2.Mahir Menyusun Rencana Kerja Perpustakaan3.Mahir membuat Laporan Kerja Perpustakaan abel 2. Gambaran Kegiatan Layanan SirkulasiBentuk LayananAlat UkurWaktuJasaJumlah peminjaman2 bukuJumlah permintaan penelusuran4 judulJumlah fotocopy3 eksemplarKetersediaan jasaJam buka perpustakaan 08.00Periode peminjaman2 x 6 hariJumlah karyawan yang tersedia2 orangKemudahan aksesJarak antara jasa dengan pemakai secara fisik3x 1 menitProporsi koleksi yang boleh dipinjam360 menitProporsi koleksi yang salah susun5 menitProporsi koleksi yang dapat langsung digunakan pemakai2 menitSumber: Diadopsi dari Sri Purnomowati Tabel di atas menggambarkan kegiatan yang dilakukan pada layanan sirkulasi. Dimana pustakawan berusaha membuat standar waktu, untuk memenuhi kebutuhan pemustaka dengan proses cepat dan fleksibel. Yang sering menjadi kendala di perpustakaan adalah (1) jam buka dan jam tutup perpustakaan, (2) jumlah buku yang dipinjam dan lamanya waktu peminjaman dan (3) lamanya akses penelusuran buku di rak. Ini yang harus dikaji untuk menghilangkan pemborosan (waste) waktu. Jika tidak memenuhi standar yang ditetapkan, solusi yang diberikan leanadalah menggunakan alat computer yang handal, namun tetap saja petugas harus memahami menggunakan alat tersebut untuk menunjang jalannya kegiatan

Lean thinking bukan hanya sebagai prinsip manajemen yang dapat ditiru di perusahaan tapi bahkan di perpustakaan. Pemikiran lean berarti memilih salah satu dari 14 prinsip yang ada padaToyota Production System, yang akan diterapkan pada organisasi yang digeluti. Kemudian prinsip tersebut dilakukan secara sungguh-sungguh mempratikkannya setiap hari sehingga outputnya tercapai kinerja yang tinggi untuk kepuasan pelanggan. Kinerja yang dihasilkan oleh pustakawan akan baik jika dilakukan secara terus menerus dengan benar. Perpustakaan akan berkembang dengan baik, jika pemimpin benar-benar memahami pekerjaannya, menjiwai filosofi lean thinking dan mengajarkannya kepada karyawannya