PRESERVASI ARSIP NASKAH KUNO DENGAN METODE ENKAPSULASI

Di Negeri yang sangat kita cintai Indonesia ini memiliki beragam macam kekayaan yang sangat luas dan indah. Indonesia terdiri dari berbagai keragaman daerah, Bahasa, adat istiadat, budaya, tradisi, agama dan lainnya. Setiap tempat/daerah memiliki keunikan masing-masing dan keunikan tersebut biasanya akan mereka lestarikan dengan cara menuliskannya pada media apa saja yang ada pada saat itu. Umumnya, sebelum adanya kemajuan teknologi informasi seperti sekarang ini, mereka membuat tulisan- tulisan secara manual pada kertas. Tulisan-tulisan manual pada kertas ini sering kita kenal dengan nama naskah. Naskah adalah kumpulan helaian lembaran kertas dan naskah ialah tulisan tangan sebelum mesin ketik ditemukan. Naskah ini biasanya menceritakan berbagai hal mengenai kehidupan masyarakat pada saat itu, baik tentang pengobatan tradisonal, peraturan hokum yang mereka terapkan pada saat itu, tata cara mereka menjalani hidup, dan lain sebagainya menggunakan berbagai macam Bahasa. Naskah kuno ini tidak hanya dimiliki oleh museum, perpustakaan, atau lembaga arsip saja, tetapi naskah kuno ini juga bias dimiliki oleh individu yang disimpan sendiri di rumah. Biasanya, naskah ini diberikan oleh nenek moyang ataupun naskah yang kita punyai sendiri seperti ijazah dan surat-surat berharga lainnya. Sedangkan naskah kuno adalah teks hasil tulisan tangan yang berisi informasi tentang budaya etnis yang memiliki nilai penting/nilai tinggi bagi kebudayaan nasional, sejarah dan ilmu pengetahuan. Naskah kuno banyak bercerita tentang perilaku masyarakat, adat istiadat dan budaya. Mengingat betapa penting dan berharganya informasi yang terdapat didalam naskah kuno maka perlu dilestarikan agar tidak rusak/musnah sehingga keberadaannya bisa bermanfaat bagi masyarakat. Pelestarian ini dikenal dengan istilah preservasi dan merupakan salah satu ikhtiar untuk memperlambat proses kerusakan atau memperbaiki jika sudah terjadi kerusakan dengan berbagai macam metode. Di artikel ini, penulis memfokuskan hanya pada metode enkapsulasi. Alasannya adalah metode enkapsulasi ini memang digunakan untuk memperbaiki arsip-arsip kertas seperti naskah kuno dan surat-surat berharga lainnya agar bisa diselamatkan isi dokumen dan melindungi fisik arsip tersebut. Selain itu alasan lainnya, pelestarian arsip dengan metode enkapsulasi ini belum banyak diketahui oleh masyarakat luas dan masih jarang sekali enkapsulasi ini diaplikasikan di masyarakat. Contohnya misalnya, ketika kita menerima ijazah atau surat berharga lainnya, kita langsung melakukan laminating pres panas di tempat fotocopy. Ternyata menurut pihak ANRI, ketika arsip sudah di laminating pres panas, arsipnya tidak bias dibongkar lagi dan arsipnya jadi menyatu dan menempel dengan kertas laminatingnya dan itu kadang merusak informasinya. Enkapsulasi ini sebagai pengganti dari laminating press panas. Enkapsulasi ini tidak akan merusak arsip, jadi sewaktu-waktu bias dibongkar lagi dan arsipnya tetap terpelihara karena menggunakan enkapsulasi manual. Arsipnya akan aman serta alat dan bahannya juga mudah didapatkan.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif. Metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah dimana peneliti adalah sebagai instrument kunci13. Adapun pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan teknik studi pustaka (literature Review). Studi pustaka adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadap buku-buku, literature-literatur, catatan- catatan, dan laporan-laporan yang ada hubungannya dengan masalah yang dipecahkan. Studi pustaka merupakan langkah yang penting dimana setelah seorang peneliti menetapkan topik penelitian, langkah selanjutnya adalah melakukan kajian yang berkaitan dengan teori dan yang berkaitan dengan topik penelitian. Dalam pencarian teori, peneliti akan mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya dari kepustakaan yang berhubungan. Sumber-sumber kepustakaan dapat diperoleh dari: buku, jurnal, majalah, hasil-hasil penelitian (tesis dan disertasi), dan sumber- sumber lainnya yang sesuai baik melalui internet, koran dll14.

1. Preservasi Arsip Preservasi menurut International Federation Of Library Association (IFLA), meliputi segala aspek usaha melestarikan bahan pustaka, keuangan, ketenagaan, metode dan teknik, serta penyimpanannya. Preservasi yang dimaksud dalam Perka ANRI No 23 Tahun 2011 menjelaskan bahwa preservasi atau pelestarian adalah semua keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi/perbaikan bagian arsip yang rusak15. Menurut Ellis (1993) Preservasi adalah tindakan yang memungkinkan bahan arsip dapat dipertahankan dalam jangka waktu lama melalui kegiatan penyimpanan, perlindungan, dan pemeliharaan arsip statis di lembaga kearsipan. Sedangkan Walne (1988) menyebutkan preservasi sebagai proses perlindungan arsip dari kerusakan ataupun penurunan daya tahan serta tindakan perbaikan terhadap arsip yang mengalami kerusakan atau penurunan. Adapun Bellardo (1992) mengungkapkan, termasuk dalam kegiatan preservasi adalah memindahkan informasi arsip yang terekam dalam satu media lainnya, misalnya ke microfilm. Preservasi terbagi menjadi dua yaitu preservasi preventif yaitu preservasi yang bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip, melalui penyediaan prasarana dan sarana, perlindungan arsip, serta metode pemeliharaan arsip. 16 Preservasi kuratif adalah preservasi yang bersifat perbaikan /perawatan terhadap arsip yang mulai/sudah rusak atau kondisinya memburuk, sehingga dapat memperpanjang usia arsip17. Preservasi arsip statis meliputi kegiatan: 1. Pemeliharaan dan penjagaan arsip statis terhadap berbagai faktor perusak arsip, baik yang diakibatkan oleh faktor internal maupun faktor eksternal (tindakan yang bersifat pencegahan atau preventif) 2. Perawatan dan perbaikan terhadap arsip statis apabila suatu waktu terjadi kerusakan (tindakan yang bersifat kuratif atau korektif). 3. Pengamanan dan perlindungan terutama terhadap informasi yang terkandung dalam arsip statis18. 2. Naskah Kuno Undang-undang Cagar Budaya No. 5 Tahun 1992 pada Bab I pasal 2 menyebutkan bahwa naskah kuno atau manuskrip merupakan dokumen dalam bentuk apapun yang ditulis tangan atau diketik yang belum dicetak atau dijadikan buku tercetak yang berumur 50 tahun lebih19. Sedangkan menurut Ramesh C Gaur, naskah kuno ialah sebuah dokumen yang tertulis tangan, memiliki nilai ilmiah, sejarah, sastra atau estetika dan berumur paling sedikit lima puluh tahun20. Menurut Hijrana dan Taufik Mathar (2015) dalam Muhammad Nur Aqil mappiwali, naskah kuno adalah hasil pemikiran masyarakat pada masa lampau pada suatu wilayah yang bernilai sejarah, adat istiadat, ilmu pengetahuan maupun kebudayaan yang dituangkan dalam betuk tulisan berusia 50 tahun dan harus dilestarikan keberadaannya21. 3. Enkapsulasi Enkapsulasi adalah salah satu cara perbaikan arsip kertas yang rapuh dan sering digunakan dengan bahan pelindung untuk menghindarkan dari kerusakan yang bersifat fisik, misalnya rapuh karena umur, pengaruh asam, karena dimakan serangga, kesalahan penyimpanan dan lain sebagainya22. Enkapsulasi yakni satu cara perawatan arsip dengan menggunakan pelindung untuk menghindari kerusakan bersifat fisik, dengan cara setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar plastic polyester dengan bantuan double tape23. Enkapsulasi ini digunakan untuk memperkuat kertas atau dokumen yang berbentuk lembaran lepas agar terhindar dari kerusakan fisik24. Arsip yang dienkapsulasi pada umumnya yaitu kertas lembaran seperti naskah kuno, peta, bahan cetakan atau poster. Bagian bidang preservasi Perpustakaan Nasional, alat dan bahan yang diperlukan untuk melakukan enkapsulasi yaitu: Peralatan: 1. Pemberat 2. Gunting/gunting kuku/hook cutter 3. Penggaris besi 4. Kuas halus/sikat halus 5. Alas kaca/karet magic cutter 6. Roll/wiper 7. Kain lap halus/katun 8. Karet penghapus 9. Cutter/kacip 10. Cutter mat25. Bahan: a. Arsip Kertas (seperti naskah kuno, bahan cetakan, peta dll). Sebaiknya arsip dibersihkan dan diidentifikasi terlebih dahulu b. Astralon/plastic mylar/polyester dengan ketebalan 0,1 s/d 0,14 mm. Plastik Polyethlylanel Poliester. plastic tersebut merupakan plastic yang bebas asam contohnya mylar. Ukuran plastic tersebut lebih besar dari bahan pustaka berupa lembaran kertas sebanyak dua lembar. c. Perekat Strip double sided/double tape biasanya digunakan 3M Scotch Brand No. 415. Double side tape. Perekat ini merupakan perekat yang bebas asam contohnya 3M. lebar double side tape tersebut yaitu 5mm. Menurut Sattar dalam bukunya menyebutkan bagaimana Prosedur pelaksanaan enkapsulasi sebagai berikut: 1) Memilih arsip yang membutuhkan bahan pelindung dari kerusakan 2) Membersihkan setiap lembar arsip kertas dari debu dan kotoran: a. Yang menempel pada arsip dihapus menggunakan sikat halus/kuas, kemudian kotoran disapu dari arah tengah arsip menuju bagian tepid an dilakukan searah untuk menjaga arsip tidak sobek atau mengerut. b. Yang melekat kuat pada arsip dihapus menggunakan karet penghapus, kemudian kotoran disapu menggunakan kuas. c. Bersihkan debu dan kotoran yang terlepas dari arsip. 3) Siapkan dua lembar plastic polyester dengan ukuran kira-kira 2,5 cm lebih panjang dan lebih lebar dari arsip 4) Tempatkan plastic polyester di atas kaca atau karet magic cutter dan bersihkan dengan kain lap 5) Menempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastic polyester dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip 6) Berilah perekat double tape kira-kira 3 mm dari bagian pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudutnya. Perekat double tape tidak boleh menempel pada arsip karena dapat merusak arsip 7) Tempatkan plastic polyester penutup di atas arsip dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip tersebut 8) Lepaskan lapisan kertas pada double tape di bagian A dan B 9) Gunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk mengeluarkan udara dari dalam dan untuk merekatkan double tape pada plastic polyester 10) Lepaskan sisa kertas dari double tape pada bagian sisi C dan D dan gunakan roll untuk merekatkan double tape pada keempat sisi 11) Potong plastic yang berlebih, kira-kira 1-3 mm dari pinggir bagian luar double tape. Pemotongan dapat dilakukan dengan kacip atau menggunakan cutter dan penggaris besi 12) Potong bagian sudut enkapsulasi menggunakan hook cutter dan gunting kuku sehingga bentuknya agak bundar 13) Proses enkapsulasi dapat dilihat pada gambar di bawah ini26: Memasang Plastik 1 Siapkan dua lembar plastic polyester dengan ukuran kira-kira 2,5 cm lebih panjang dan lebih lebar dari arsip 2 Tempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastic polyester dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip 3 Berilah perekat double tape kira-kira 3 mm dari bagian pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudutnya 4 Lepaskan lapisan kertas pada double tape di bagian A dan B 5 Gunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk mengeluarkan udara dari dalam dan untuk melekatkan double tape pada plastic poliester 6 Potong plastic yang berlebih kira-kira 1-3 mm dan pinggir bagian luar double tape. Pemotongan dapat dilakukan dengan kacip atau dengan cutter dan penggaris besi 7 Potong bagian sudut enkapsulasi dengan menggunakan hook cutter/gunting kuku sehingga bentuknya agak bundar

Dapat ditarik kesimpulan bahwa enkapsulasi adalah cara untuk menjaga kelestarian arsip baik isi dokumen arsip tersebut maupun fisik arsip tersebut. Maka arsip tidak terlihat rapuh dan tidak rusak atau sobek saat dipegang untuk dimanfaatkan informasi yang terkandung didalamnya. Pelestarian arsip/preservasi arsip naskah kuno dengan metode enkapsulasi ini bertujuan untuk memperpanjang umur fisik dan menjaga kelestarian informasi yang terkandung di dalam naskah kuno tersebut. Informasi ini penting untuk diteliti anak cucu kita kelak. Selain itu juga, metode enkapsulasi ini bertujuan untuk mengedukasi masyarakat yang belum memahami metode ini untuk mereka aplikasikan dalam melestarikan arsip yang mereka miliki di rumah mereka masing-masing.