Pengolahan bahan perpustakaan di UPT Perpustakaan IAIN Kediri

Pengolahan bahan perpustakaan menjadi bagian penting dalam mendukung penyelenggaraan kegiatan layanan perpustakaan. Pengolahan bahan perpustakaan juga perlu memperhatikan dan menerapkan aturan, kaidah dan prinsip yang berlaku secara umum maupun internasional. Sebagaimana pernyataan Sulistyo Basuki yang menyebutkan bahwa perpustakaan adalah tempat di mana tersedia berbagai macam bahan penerbitan baik yang berbentuk tercetak dan noncetak (termasuk multimedia) yang di atur dengan suatu sistem tertentu untuk keperluan informasi ilmiah, populer dan umum (Sulistyo Basuki, 2010). Tugas perpustakaan adalah sebagai sarana penyedia informasi, pelestari kebudayaan, mempunyai peran penting dalam pendidikan, penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, mengelola informasi secara profesional dengan menggunakan sistem baku. Karena itu, perpustakaan sebagai pusat informasi, memiliki sistem temu kembali informasi tertentu yang memudahkan pencarian dan penemuan kembali informasi yang dibutuhkan pemustaka (Perpusnas RI, 2019). Sistem temu kembali informasi dalam perpustakaan dikelola oleh unit atau bagian yang disebut pengolahan bahan perpustakaan. Dalam materi pokok pengolahan bahan perpustakaan terbitan Universitas Terbuka, Yuyu Yulia menyebutkan bahwa pengolahan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan di perpustakaan maupun di unit informasi lainnya yang bertujuan untuk melakukan pengaturan bahan pustaka agar dapat disimpan di tempatnya menurut susunan tertentu serta mudah ditemukan dan digunakan olah pengguna perpustakaan (Yuyu Yulia, 2009). Kegiatan pengolahan bahan perpustakaan dikenal juga dengan istilah lain yaitu organisasi informasi karena berhubungan dengan kegiatan mengatur berbagai jenis informasi yang merupakan tugas pokok perpustakaan sebagai pengelola informasi agar dapat dimanfaatkan oleh pemustaka. Kegiatan pengolahan bahan perpustakaan mencakup kegiatan yang sangat luas yang berhubungan dengan berbagai jenis bahan perpustakaan dan meliputi kegiatan pengolahan baik secara manual maupun otomasi. Bahan perpustakaan jenis monograf atau buku tercetak, perlu dikelola sedemikian rupa agar dapat disajikan pada pemustaka. Sebagaimana disampaikan Wiji Suwarno (2020) bahwa dalam pengolahan bahan perpustakaan memiliki runtutan pekerjaan yang banyak dan rumit yang harus dipahami pustakawan, namun pada kenyataannya tidak semua pustakawan memahami dan menguasai keterampilan teknis tersebut. Apa saja yang termasuk kegiatan pengolahan bahan perpustakaan, menurut Yuyu Yulia (2009) yang termasuk kegiatan pengolahan bahan perpustakaan adalah sistem informasi di perpustakaan, pengatalogan, penentuan tajuk entri, pengindeksan subjek, klasifikasi Dewey, proses klasifikasi bahan perpustakaan, penentuan tajuk subyek, pengelolaan sarana temu kembali informasi, dan sistem otomasi pengolahan bahan perpustakaan. UPT Perpustakaan IAIN Kediri berada dalam lingkup Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Kediri dibawah naungan Kementerian Agama RI. Berdiri tanggal 28 Desember 2018 sesuai SK Rektor IAIN Kediri tentang pendirian Perpustakaan IAIN Kediri Nomor 617 Tahun 2018. UPT Perpustakaan IAIN Kediri mempunyai tugas pokok dan fungsi menunjang pelaksanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi dan diselenggarakan sesuai ketentuan dan standar yang berlaku. Dipimpin oleh seorang Kepala Perpustakaan yang diangkat oleh Rektor dan berada dibawah dan berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dan Pengembangan Kelembagaan. Sebagai bagian integral dari IAIN Kediri, perpustakaan diselenggarakan untuk memenuhi kebutuhan civitas akademika akan berbagai sumber informasi untuk keperluan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengembangan masyarakat. UPT Perpustakaan IAIN Kediri memiliki visi “Unggul dalam pelayanan dan koleksi, dan SDM yang produktif dalam mendukung magnetting library”. Misi UPT Perpustakaan IAIN Kediri antara lain: 1. Mengembangkan kemapuan mencari, mengelola serta memanfaatkan informasi 2. Mendayagunakan koleksi perpustakaan untuk mendukung program pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. 3. Mensosialisasikan budaya baca dan tulis bagi sivitas akademika. 4. Meletakkan dasar-dasar belajar mandiri Dalam mewujudkan visi dan misi tersebut Perpustakaan IAIN Kediri menyediakan berbagai layanan dan fasilitas perpustakaan bagi pemustaka. Layanan yang ada di Perpustakaan IAIN Kediri antara lain Layanan Sirkulasi, Layanan Baca di Tempat, Layanan Fotokopi, Layanan Administrasi, Layanan Koleksi Umum, Layanan Koleksi Referensi, Layanan Koleksi Tandon, Layanan Koleksi Skripsi dan Terbitan Berseri, Layanan Pustaka Digital, Layanan Repository. Fasilitas yang disediakan Perpustakaan IAIN Kediri antara lain tempat parkir yang memadai, WIFI, mushola, lobby, ruang pertemuan, ruang belajar khusus, dan lain sebagainya. Untuk menunjang kegiatan layanan perpustakaan IAIN Kediri juga mempunyai bagian penunjang pelaksana kegiatan yaitu bagian pengembangan koleksi, bagian pengolahan, bagian pengembangan pustakawan, dan bagian kerumahtanggaan. Koleksi perpustakaan IAIN Kediri tercetak sebanyak 23.902 judul dan 58.536 eksemplar. Jenis koleksi yang dimiliki antara lain monograf atau buku, terbitan berseri, audio visual, grey literature, kitab klasik. Dengan jumlah koleksi yang cukup besar dan terdiri dari berbagai jenis koleksi maka dibutuhkan pengelolaan yang baik. Manajemen organisasi koleksi UPT Perpustakaan IAIN Kediri dikelola oleh bidang Pengolahan Bahan Perpustakaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peran dan hambatan yang dirasakan UPT Perpustakaan IAIN Kediri dalam kegiatan pengolahan bahan perpustakaan.

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif, menurut Bogdan dan Taylor (1975) dalam Ahmadi (2014:15) menyebutkan bahwa metode kualitatif adalah prosedur peelitian yang menghasilkan data deskriptif, ucapan atau tulisan dan perilaku yang dapat diamati dari orang-orang (subjek) itu sendiri. Pendekatan ini langsung menunjukkan latar dan individu-indivudu dalam latar secara keseluruhan. Subjek penelitian bisa berupa organisasi ataupun individu, tidak dipandang sebagai satu hipotesis yang terpisah, melainkan sebagai satu kesatuan yang menyeluruh. Penelitian ini dilakukan dengan pendekatan studi kasus sebagaimana menurut Bogdan & Biklen, 1998:54 dalam Ahmadi (2014:69) studi kasus adalah suatu kajian yang rinci tentang satu latar, atau subjek, atau satu tempat penyimpanan dokumen, atau suatu peristiwa tertentu. Suatu kasus bisa berupa individu, keluarga, pusat kesehatan masyarakat, rumah perawat, atau suatu organisasi. Penelitian ini bertujuan unttuk menggambarkan kegiatan pengolahan bahan perpustakaan di UPT Perpustakaan IAIN Kediri, apakah sudah sesuai dengan standar umum dan internasional yang berlaku. Langkah-langkah dalam penelitian ini yaitu melalui tahap pengumpulan data dan literatur, tahap analisis, tahap penyajian data, dan tahap penarikan kesimpulan

Hasil dan pembahasan dalam penelitian ini menunjukkan bahwa pengolahan bahan perpustakaan di UPT Perpustakaan IAIN Kediri sudah mengikuti kaidah yang berlaku secara umum dan internasional. Hal ini bisa dilihat lebih lanjut padai sembilan aspek yang diteliti dalam penelitian ini, yaitu: Sistem informasi di perpustakaan UPT Perpustakan IAIN Kediri adalah sebuah sistem informasi yang menurut Yulia (2014) ditandai dengan memiliki 4 komponen, yaitu: 1. Materi/bahan perpustakan. UPT Perpustakaan IAIN Kediri memiliki total koleksi sebanyak 23.902 judul dan 58.536 eksemplar. Terdiri dari koleksi monograf/buku, audio visual, terbitan berseri, koleksi digital, grey literature, dan lain-lain. 2. Susunan koleksi Susunan kolesi yang dimaksud disini adalah susunan koleksi tercetak yang berkaitan dengan sistem temu kembali informasi. UPT Perpustakaan IAIN Kediri menggunakan penempatan relatif atau berdasarkan subjek buku dalam susunan koleksinya. Hal ini memudahkan dalam penyisipan buku baru dalam susuna koleksi. 3. Sarana temu kembali Untuk mengetahui koleksi yang dmiliki UPT Perpustakaan IAIN Kediri maka diperlukan alat bantu sebagai sarana temu kembali informasi berupa katalog. UPT Perpustakaan IAIN Kediri menyediakan katalog komputer atau OPAC (Online Public Access Catalog) yang bisa di akses secara lokal melalui jaringan LAN (Local area network), sekaligus bisa di akses melalui jaringan internet melalui laman perpustakaan dengan alamat http://library.iainkediri.ac.id/opac/ 4. Pengguna perpustakaan (Pemustaka) Menurut Yulia (2014) pemustaka adalah pengguna perpustakaan yang akan memanfaatkan koleksi perpustakaan. Pemustaka UPT Perpustakaan IAIN Kediri adalah seluruh civitas akademika IAIN Kediri yang terdiri dari dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa. Jumlah pemustaka di UPT Perpustakaan IAIN Kediri sebanyak 12.002 pemustaka, dengan rincian sebagai berikut: Tabel 1. Jumlah Pemustaka No Kategori JJumlah 1 Mahasiswa 10.887 2 Dosen 550 3 Karyawan/Tenaga kependidikan 114 4 Mahasiswa Pascasarjana 451 Jumlah 12.002 Pengatalogan UPT Perpustakaan IAIN Kediri menggunakan sistem katalog berkelas, yaitu katalog subjek yang entri katalognya disusun menurut nomor kelas (notasi) berdasarkan suatu skema klasifikasi. Otomasi dalam pengolahan menggunakan aplikasi Senayan atau saat ini lebih dikenal dengan nama aplikasi SLiMS yang menggunakan format metadata Dublin Core. Berdasarkan wawancara dengan Kepala Perpustakaan UPT Perpustakaan IAIN Kediri, Bapak Komaruddin, S.Ag., SS., M. Hum. (18 Juni 2021) pemilihan SLiMS sebagai aplikasi otomasi didasarkan pada sifatnya yang basis opensource sehingga tidak memerlukan anggaran dana, tampilannya yang menarik serupa website, dan konsep penelusuran informasinya lebih sederhana dan mudah. Penggunaannya pada level admin ataupun petugas juga sangat mudah pengoperasiannya. Dengan mengadopsi format metadata Dublin Core dalam menu bibliografi, proses pengatalogan menjadi lebih mudah dan sederhana. 658.3 SIN Sinambela, Lijan Poltak m Manajemen sumber daya manusia: membangun tim kerja yang solid untuk meningkatkan kinerja / Prof. Dr. Lijan Poltak Sinambela. -- Cet. 2. Jakarta : Bumi Aksara, 2017. xxiv, 614 hlm., ilus., bibl. ; 23 cm.-- .. ISBN 9786022176992. Manajemen Sumberdaya Manusia. 8 Salin Gambar 1. Katalog Pengatalogan di UPT Perpustakaan IAIN Kediri dibagi dalam dua kegiatan yaitu pengatalogan deskriptif dan pengatalogan subyek. Peraturan pengatalogan deskriptif menggunakan AACR2 sebagai landasan peraturan, sedangkan pengatalogan subyek menggunakan tajuk subyek sebagai acuannya, contohnya Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional RI (DTSPNRI). Penentuan tajuk entri Dalam menentukan tajuk entri di kegiatan pengatalogan, baik tajuk entri utama maupun tajuk entri tambahan, bidang pengolahan UPT Perpustakaan IAIN Kediri selalu berpedoman pada peraturan pengatalogan secara umum maupun internasional seperti dalam AACR2 dan Daftar Tajuk Nama Pengarang Indonesia yang disusun oleh Perpustakaan Nasional RI. Pengindeksan subjek Kegiatan pengindeksan subjek di UPT Perpustakan IAIN Kediri meliputi kegiatan klasifikasi dan penentuan tajuk subyek. Pengindeksan subjek disebut juga analisis subjek karena berisi kegiatan menganalisis bahan perpustakaan berdasarkan jenis, konsep, disiplin ilmu, fenomena, dan bentuk. Hingga mengerucut sebagai subjek dari bahan perpustakan tersebut, kemudian subjek diterjemahkan dalam suatu kode atau Bahasa indeks tertentu. Hasil dari analisis subjek tersebut disebut dengan bahasa alamiah (natural language). Kegiatan menerjemahkan ini merupakan deskripsi indeks untuk bahan perpustakaan tersebut. Ada beberapa ssstem bahasa indeks, yaitu: Daftar Tajuk Subjek, Thesaurus, dan skema klasifikasi. Berikut gambar koleksi peraturan dalam pengindeksan subjek milik UPT Perpustakaan IAIN Kediri. Klasifkasi Dewey UPT Perpustakaan IAIN Kediri dalam kegiatan mengklasifikasi bahan perpustakaan menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC) edisi 23 dan Daftar Tajuk Subyek Islam dan Sistem klasifikasi Islam: adaptif dan perluasan DDC seksi islam terbitan Departemen Agama RI. Meskipun dalam DDC edisi 23 sudah ada perluasan untuk notasi Agama Islam, namun UPT Perpustakaan IAIN Kediri tidak menggunakannya disebabkan sedari awal sudah menggunakan Daftar Tajuk Subyek Islam dan Sistem Klasifikasi Islam, khusus untuk bahan perpustakaan bersubyek Agama Islam. Apabila harus mengubah notasi Agama Islam sesuai DDC edisi 23 akan banyak sekali pekerjaan yang harus disesuaikan. Hal ini membutuhkan waktu yang lama, dana yang cukup besar, dan SDM yang cukup. Terlebih, ada perbedaan mendasar dalam pemberian dan pembagian notasi subyek Agama Islam antara DDC edisi 23 dengan Daftar Tajuk Subyek Islam dan Sistem Klasifikasi Islam. Untuk itulah UPT Perpustakaan IAIN Kediri memutuskan tetap menggunakan Daftar Tajuk Subyek Islam dan Sistem klasifikasi Islam khusus bahan perpustakaan bersubyek Agama Islam. Proses klasifikasi bahan perpustakaan Dalam proses klasifikasi bahan perpustakaan, UPT Perpustakaan IAIN Kediri menggunakan pedoman yang ada bagan klasifikasi DDC dan Daftar Tajuk Subyek Islam dan Sistem klasifikasi Islam dengan proses sebagai berikut: 1. Penentuan Subjek: Menentukan subjek dengan cara menelaah informasi tentang buku yang sedang di klasifikasi pada halaman judul, daftar isi, jaket buku, isi buku, daftar pustaka dan sumber lainnya, atau dapat berkonsultasi pada subjek spesialis. 2. Penentuan Notasi: Setelah menentukan subjek dari bahan perpustakaan yang di analisis, selanjutnya mencari notasi subjek tersebut pada DDC. Bisa dilakukan melalui penelusuran langsung pada bagan DDC atau melalui pendekatan indeks. Gambar 2. Call Number Penentuan tajuk subjek UPT Perpustakaajn IAIN Kediri telah menerapkan sistem otomasi dalam semua kegiatan perpustakaan, tak terkecuali kegiatan pengolahan, khususnya dalam penentuan tajuk subjek dan pengindeksan subjek pada pangkalan data berbasis komputer. Subjek disusun berdasarkan pedoman yang berlaku secara umum dan internasional antara lain Library of Congress subjec Headings, Datar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional RI, daftar Tajuk Subjek Universitas Indonesia. Diterapkan juga dalam pengindeksan subjek pada pangkalan data berbasis komputer sehinga pemustaka bisa menelusur informasi berdasarkan subjek melalui OPAC menggunakan menu pencarian sederhana maupun pencarian spesifik. Pengelolaan sarana temu kembali informasi Kegiatan pengelolaan sarana temu kembali informasi di UPT Perpustakaan IAIN kediri antara lain: penjajaran koleksi di rak, penjajaran katalog, dan membuat kelengkapaan fisik bahan perpustakaan. Kegiatan penjajaran koleksi dilakukan berdasarkan nomor panggil yang tercantum dalam fisik bahan perpustakaan, misalnya punggung buku. Penyimpanan di mulai dari kiri atas rak ke arah bawah lalu bergeser ke rak sebelahnya, dari atas ke bawah, begitu seterunsnya. Selanjutnya adalah penjajaran katalog, UPT Perpustakaan IAIN Kediri tidak lagi menggunakan katalog bentuk kartu, melainkan menggunakan katalog komputer atau OPAC (Online Public Acces Catalog). Di setiap ruang layanan telah disediakan beberapa komputer katalog OPAC yang bisa digunakan pemustaka untuk menelusuri informasi tentang kolekis perpustakaan. Gambar 3. OPAC UPT Perpustakaan IAIN kediri Kelengkapan fisik bahan perpustakaan koleksi UPT Perpustakaan IAIN Kediri antara lain: Kartu buku, kantong buku, stempel, Call Number dan barcode, slip tanggal kembali, RFID, dan sampul plastik. Tabel 2. Kelengkapan buku di Perustakaan IAIN Kediri No Kelengkapan Buku Gambar 1 Kartu Buku 2 Kantong Buku 3 Slip Tanggal Kembali 4 Stempel 5 Barcode 6 Chip/RFID Sistem otomasi pengolahan bahan perpustakaan UPT Perpustakan IAIN Kediri sudah menerapkan sistem otomasi perpustakaan, termasuk dalam pengolahan bahan perpustakaan. Sebagaimana penjelasan dalam laman websitemya dijelasan bahwa UPT Perpustakaan IAIN Kediri menggunakan aplikasi Senayan yang berbasis opensource dengan WebBase Application. Otomasi mulai diterapkan tahun 2008 menggunakan Senayan versi ke3 stable 7. Pada tahun 2013 dikembangkan integrasi antara aplikasi Senayan dengan teknologi RFID (Radio Frequency Identification). Sampai saat ini UPT Perpustakaan IAIN Kediri masih menggunakan database Senayan yang sudah bermetamorfosis menjadi SLiMS (Senayan Library Management System) yang menggunakan format metadata Dublin Core. Otomasi dalam pengolahan bahan perpustakaan di UPT Perpustakaan IAIN Kediri meliputi kegiatan penentuan nomor klasifikasi dan subjek dengan copy cataloging dari katalog Perpustakaan Nasional RI atau perpustakaain lain yang memiliki struktur database yang sama, Otomasi juga mempermudah pekerjaan dalam pembuatan callnumber, katalog, statistik koleksi, dan pemasangan sistem barcode serta sistem keamanan koleksi (RFID). Bagian pengolahan bahan perpustakaan di UPT Perpustakaan IAIN Kediri tidak berada dalam satu ruang tersendiri, namun tersebar dalam beberapa ruangan dan dikerjakan oleh beberapa pustakawan. Tidak hanya oleh pustakawan di bagian pengolahan saja, namun juga dibantu oleh pustakawan di bagian layanan. Sebagai contoh, koleksi terbitan berkala menjadi tanggungjawab pustakawan di ruangan layanan terbitan berkala. Dari penerimaan, pengolahan dan pelayanannya. Demikian juga untuk layanan repositori dan Layanan Koleksi Tandon. Untuk pengolahan buku dan skripsi dikerjakan oleh dua orang pustakawan di runag pengolahan. Kebijakan tersebut diambil oleh Kepala Perpustakaan karena kekurangan SDM di bidang pengolahan, sehingga pekerjaan pengolahan bahan perpustakaan harus dibantu petugas di layanan. Namun dengan adanya otomasi, semua hal tersebut tidak menjadi hambatan karena sistem terhubung dengan pusat data melalui jaringan Local Area Network. Meskipun tetap memiliki kekurangan diantaranya pustakawan di layanan menjadi kurang optimal karena penambahan beban kerja pengolahan, kebutuhan sarana dan prasarana pengolahan menjadi lebih banyak dan tidak terpusat pada satu ruangan, rotasi pegawai di layanan sedikit menganggu kelancaran pengolahan karena harus ada penyesuaian dengan petugas yang baru. Tidak semua petugas perpustakaan atau pustakawan memiliki keterampilan dasar pengolahan bahan perpustakaan, hal ini merupakan hambatan dan tantangan bagi UPT Perpustakaan IAIN Kediri.

Kesimpulan dari penelitian ini, yaitu pengolahan bahan perpustakaan di UPT Perpustakaan IAIN Kediri sudah mengikuti kaidah yang berlaku secara umum dan internasional dalam kegiatan pengolahan bahan perpustakaan. Hambatan yang dialami UPT Perpustakaan IAIN Kediri dalam pengolahan bahan perpustakaan yaitu kurangnya sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi ilmu perpustakaan, kurangnya SDM pustakawan yang menguasai keterampilan teknis pengolahan bahan perpustakaan, dan kurangnya sarana prasarana dalam kegiatan pengolahan bahan perpustakaan.