MANAJEMEN RETENSI PUSTAKAWAN (STUDI KASUS PADA PUSTAKAWAN UNIVERSITAS PEKALONGAN)

Perpustakaan merupakan kumpulan koleksi buku dan majalah, namun seiring berkembangnya jaman makna dari perpustakaan itu sendiri meluas yakni kumpulan informasi yang bersifat ilmu pengetahuan, hiburan, rekreasi, dan ibadah yang merupakan kebutuhan hakiki manusia. Disamping itu peran perpustakaan sendiri dirasa sangat kuat dalam bidang pendidikan di indonesia. Pustakawan menjadi aset utama sebuah perpustakaan untuk keberlangsungan kegiatan pengelolaan perpustakaan. Pustakawan adalah salah satu sumber daya manusia yang merupakan faktor penentu dalam perkembangan perpustakaan. Namun dewasa ini beberapa perpustakaan di dunia mengalami kendala yang sama, yaitu berkenaan dengan cara mempertahankan the best employee yang ada. Hal ini disebabkan karena penurunan kualitas pengelolaan yang terjadi pada perpustakaan itu sendiri ketika adanya pengunduran diri dari seorang pustakawan. Dampak yang akan terjadi ketika pustakawan mengundurkan diri dari perpustakaan tempatnya bekerja yakni yang paling dirasakan ada di bagian front office dimana bagian ini langsung bersinggungan dengan pelanggan (Kotler, 2000). Selain itu permasalahan retensi akan timbul ketika karyawan terbaik mengundurkan diri saat perusahaan mendapatkan proyek baru, sedangkan karyawan lain tidak siap untuk menggantikan posisi karyawan sebelumnya atau perusahaan tidak sanggup mencari karyawan baru yang sesuai. Selain itu dalam penelitian Fitzenz (1997) menyimpulkan bahwa minimal gaji dan tunjangan dalam setahun sama saja dengan biaya perekrutan untuk beberapa karyawan (Fitzenz, 1997). Dapat disimpulkan bahwa pengunduran diri yang dilakukan oleh pustakawan akan sangat berdampak pada sistematis pengelolaan perpustakaan. Retensi atau Retention memiliki makna cara mempertahankan sesuatu, dalam kasus ini cara mempertahankan pustakawan yang telah dan sedang bekerja agar tidak berpindah ke perpustakaan atau pekerjaan lain. Menurut Ah Pohan (2010) dalam bukunya be smart a leader memaparkan bahwa Retensi adalah sebuah usaha untuk mencegah karyawan pindah ke organisasi lain dengan memperlihatkan beberapa faktor. Kemudian faktor yang dapat mempengaruhi retensi itu sendiri di jelaskan Das & Baruah (2013) yakni kompensasi, penghargaan, promosi, ikut serta dalam pengambil keputusan, kehidupan yang seimbang, lingkungan kerja, pelatihan dan pengembangan pegawai dan kepemimpinan. Selain itu dalam penelitian Endang F Manan (2010) juga menyebutkan faktor lain yang dapat mempengaruhi retensi yaitu faktor organisasi. Faktor-faktor tersebut menjadi pedoman para kepala perpustakaan untuk memanajemen pustakawannya agar tidak berpindah kelain perpustakaan. Pada penelitian-penelitian sebelumnya menunjukan bahwa ketidak puasan kerja dan kurangnya kompensasi menjadi alasan para pustakawan meninggalkan perpustakaan tersebut. Salah satunya yaki pada penelitian yang telah dilakukan Al Salem (1997) melakukan penelitian tentang kepuasan pustakawan akademik di Arab Saudi. Hasil penelitian lain menujukkan bahwa lingkungan kerja, sifat pekerjaan, hubungan dengan pemustaka, promosi jenjang karir, tanggung jawab pekerjaan, dan gaji adalah beberapa faktor yang mempengaruhi kepuasan kerja yang mengakibatkan pustakawan dapat bertahan lama di perpustakaan akademik Arab Saudi. Berdasarkan pemaparan diatas disimpulkan bahwa pustakawan merupakan Sumber Daya Manusia yang utama untuk keberlangsungan pengelolaan pepustakaan yang sudah seharus diperhatikan kepuasan kerjanya agar tidak berpindah dan merugikan perpustakaan yang ditinggalkan. Maka dengan landasan tersebut peneliti menilik akan melakukan penelitian mengenai Retensi Pustakawan yang ada di Universitas Pekalongan. Penulis mengungkapkan alasan memilih Universitas Pekalongan adalah universitas swasta pertama yang ada di Pekalongan dan banyak informan yang dapat diteliti. Dalam penelitian ini Universitas Pekalongan ditunjuk menjadi objek penelitian karena berdasarkan survey sebelumnya pustakawan yang bekerja merasa betah, sehingga tidak ingin berpindah ke perpustakaan lain atau dengan kata lain perpustakaan Universitas Pekalongan memiliki daya retensi yang tinggi dalam me-manage pustakawannya. Data sebelumnya didapatkan bahwa pustakawan yang bekerja rata-rata lebih dari 10 tahun dan hal tersebut menunjukkan faktor gaji tidak mempengaruhi pustakawan resign. Penelitian mengenai retensi pustakawan di perpustakaan Universitas Pekalongan akan menitik beratkan pada bagaimana cara memanajemen pustakawan oleh kepala perpustakaan dan faktor retensi mana yang dominan digunakan oleh kepala perpustakaan terhadap pustakawannya. Hal ini ditujukan agar peneliti maupun pembaca dapat mengimitasi dan mendominasi beberapa cara dari faktor retensi yang digunakan untuk kepentingan bersama dalam pengelolaan perpustakaan. TINJAUAN PUSTAKA Setiap unsur manajemen salah satunya meliputi perencanaan. Definisi yang diungkap oleh Edwin B. Filippo (1984) bahwa “Personnel management is the planning, organizing, directing, and controlling of the procurement, development, compensation, integration, maintenance, and separation of human resources to the end that individual, organizational and societal objectives are accomplished.” Artinya manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian dari pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemberhentian pegawai dengan maksud terwujudnya tujuan perusahaan baik secara individu, pegawai dan masyarakat sekitar. Selain itu retensi sendiri menurut Pohan (2010) dalam bukunya be smart a leader memaparkan retensi adalah sebuah usaha untuk mencegah karyawan pindah ke organisasi lain dengan memperlihatkan beberapa faktor. Faktor-faktor tersebut disebutkan oleh beberapa peneliti sebelumnya seperti Ryka Puspitasari (2015) yakni faktor organisasi, faktor pimpinan, faktor pengembangan karir, faktor gaji dan faktor hubungan kerja menjadi alasan karyawan untuk bertahan atau tidak dalam sebuah pekerjaan. Serta Endang F Manan menegaskan bahwa faktor retensi yang paling dominan dalam penelitiannya yakni faktor organisasi.

Pada penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus dikarenakan peneliti ingin mengkonstruksi realitas di lapangan mengenai faktor retensi pustakawan. Dalam hal ini penulis ingin menelaah data yang sebanyak mungkin dari subjek penelitian yang tidak lain adalah pimpinan perguruan tinggi, kepala perpustakaan dan pustakawan. Pada penelitian ini juga penulis akan mempelajari semaksimal mungkin subjek penelitian yang bertujuan untuk memberikan pandangan yang lengkap dan mendalam mengenai subjek penelitian. Dalam menunjang validnya data maka penulis melakukan tringaluasi data. Data wawancara yang sudah dikumpulkan selama beberapa bulan akan dilakukan analisis dan dikatakan valid jika data tersebut jenuh. Dalam pengumpulan data peneliti menggunakan teknik Wawancara terhadap beberapa orang yang berkaitan dengan perpustakaan Universitas Pekalongan (Kepala Perpustakaan dan beberapa Pustakawan yang bekerja pada perpustakaan tersebut), Observasi, dan Studi Dokumentasi.

Universitas Pekalongan merupakan salah satu perguruan tinggi terlama yang ada di daerah Kota Pekalongan. Universtias ini berdiri sejak tahun 1982. Hingga saat ini universitas pekalongan terus menunjukan perubahan secara fisik dan non-fisik. Secara terlihat gedung unversitas pekalongan pada saat penelitian ini berlangasung memiliki gedung baru. Kemudian berdasarkan keterangan yang didapatkan dari kepala perpustakaan Universitas Pekalongan bahwa perpustakaan ini berdiri dari ruangan dan rak-rak buku seadanya, namun setelah memiliki gedung baru tepatnya pada bulan Juni 2014 perpustakaan Universitas Pekalongan menempati lantai dua gedung E. Perbaikan secara fisik terhadap perpustakaan tersebut berdasarkan teori yang dikemukakan oleh Das dan Baruah (2013) dapat dikategorikan dalam salah satu faktor retensi, yakni memberikan kenyaman. Kenyamanan yang didapatkan pustakawan ketika menempati gedung baru jelas akan terlihat pada kegiatan pengelolaan. Selain itu gedung yang diberikan selain baru juga memiliki ruangan yang cukup luas untuk, dibumbui dengan design yang sangat menarik mahasiswa untuk melakukan kegiatan mereka bersama buku yang disediakan. Ruangan perpustakaan selain memiliki ruang untuk membaca juga memiliki ruangan diskusi khusus yang kedap suara serta ruangan IT. Perpustakaan Universitas Pekalongan ini dikelola oleh seorang kepala perpustakaan dan tiga orang pustakawan. Berdasarkan hasil wawancara (07 Februari 2017) dengan kepala perpustakaan setempat, peneliti mengumpulkan informasi awal yakni dari tiga orang pustakawan satu diantaranya merupakan staff bantuan yang diberikan Perguruan Tinggi dan berlatar belakang non-perpustakaan. Dari informasi tersebut peneliti menggali lebih dalam mengenai masa kerja pustakawan yang bekerja diperpustakaan tersebut. Faktanya kepala perpustakaan tersebut bukanlah pegawai yang memiliki masa kerja terlama. Berdasarkan penuturannya menjabat kepala perpustakaan ini disebabkan karena tidak ada pilihan lain, dalam artian sebelumnya perpustakaan ini dipimpin oleh pegawai yang berlatar pendidikan non-perpustakaan. Cara Manajemen Pustakawan oleh Kepala Perpustakaan Universitas Pekalongan Diakui oleh kepala perpustakaan yang menjabat saat ini di perpustakaan Universitas Pekalongan bahwa kata retensi baru kali ini didengar. Meskipun demikian kepala perpustakaan yang berinisial NM ini secara tidak langsung telah melaksanakan beberapa cara untuk memanajemen pustakwannya. Kepala Perpustakaan (NM) sebagai informan yang akan digali ini telah bekerja di perpustakaan Universitas Pekalongan kurang lebih selama tujuh tahun, terhitung dari NM lulus kerja hingga saat ini. Kemudian NM telah menjabat kepala perpustakaan selama tiga tahun dengan sebelumnya menjadi staf. Dari pengalamannya menjadi staff diceritakannya dalam wawancara bahwa NM merasakan bagaimana tekanannya sebagai staff sehingga ketika mendapatkan jabatan kepala, NM mencoba membuat program untuk para pustakawannya agar tetap bisa bekerja nyaman meski dibawah tekanan. Penuturan NM dibuktikan dengan pernyataan dari ketiga pustakawannya yang juga di wawancari pada waktu yang berbeda. Ketiga pustakwan yang bekerja dibawah pimpinan NM pun menjadi informan yakni berinisial MI, DU, dan TR. Berdasarkan informasi yang digali dari ketiga informan tersebut menyatakan bahwa Kepala Perpustakaan yang saat ini sangat jauh berbeda dengan kepala perpustakaan sebelumnya. Dua diantaranya telah merasakan masa kepemimpinan sebelum NM, yakni TR dan MI. Kemudian DU sebagai pustakawan yang baru bekerja setelah lulus kuliah merasakan bahwa merasa nyaman dibawah pimpinan NM. Kemudian NM menjelaskan bahwa sebelum mengetahui kata retensi pun NM menekankan bahwa manajemen pustakawan menjadi prioritasnya. “Bagi saya yang penting itu mereka nyaman dan kerjaan selesai sesuai deadline.” (NM, 07 Februari 2017). Informan NM juga memberikan beberapa treatment khusus kepada pustakawan ketika ada lembur, seperti makan bersama dan memberikan uang lemburan. Disamping itu juga NM menyempatkan untuk mengadakan family gathering khusus pegawai perpustakaan. Kegiatan-kegiatan tersebut diakui oleh NM sebagai cara memanajemen pustakawan untuk memberikan kenyamanan dalam berinteraksi sesama pegawai maupun kenyamanan bekerja. Faktor Retensi yang Dominan digunakan oleh Kepala Perpustakaan Universitas Pekalongan Berdasarkan teori Das dan Baruah (2013) memaparkan beberapa faktor yang dapat mempengaruhi retensi, diantaranya yakni kompensasi, penghargaan, promosi, ikut serta dalam pengambil keputusan, kehidupan yang seimbang, lingkungan kerja, pelatihan dan pengembangan pegawai dan kepemimpinan. Dari beberapa faktor tersebut pada perpustakaan Universitas Pekalongan ini tidak semuanya dapat diaplikasikan secara langsung. Hasil wawancara bersama Informan MI, DU, dan TR sepakat bahwa kepala perpustakaan yang saat ini menjabat memiliki jiwa kepemimpinan yang cukup dirasa baik. Selain NM dinilai sebagai kepala perpustakaan yang easy going, friendly dalam bekerja, NM juga dikenal sebagai kepala perpustakaan yang tegas. Seperti penuturan informan “Ya menurutku Ibu NM itu baik orangnya. Dia bisa menerima semua saran dari kita semua, meski saran yang kita berikan tidak semuanya diterima tapi ibu NM memberikan alasannya” (MI, 09 Februari 2017). Kegiatan yang telah dilakukan oleh NM sebagai kepala perpustakaan tergolong pada beberapa faktor yang telah disebutkan oleh Das dan Baruah. Pemberian uang lembur merupakan salah satu penghargaan terhadap pegawai atas kinerja baik yang telah diberikan, keikutsertaan dalam pengambilan keputusan juga telah diterapkan oleh NM pada kepemimpinannya yang telah diakui oleh pegawainya. Kemudian kehidupan yang seimbang dan lingkungan yang baik sangat terlihat dengan adanya kegiatan family gathering yang diadakan NM. Hal tersebut dapat mempererat dan memperkuat tali silaturahmi secara pribadi dan kerja sama dalam menanggung pekerjaan. Selain itu, kepemimpinan yang dilakukan oleh NM dianggap baik oleh pegawainya, sehingga mereka bekerja nyaman dibawah pimpinannya. Peneliti juga melihat langsung kegiatan pengelolaan perpustakaan tersebut dibantu langsung oleh kepala perpustakaan, dengan kata lain kepala perpustakaan alias NM ikut serta dalam pelayanan yang diselenggarakan oleh perpustakaan Universitas Pekalongan. Bahkan dalam jadwal pekerjaan pun NM menuliskan tugas dan jadwal kerjanya, sehingga tidak membuat iri dengan jabatannya yang dipegang. Dapat disimpulkan dari analisis diatas bahwa faktor retensi yang paling mendominasi pada perpustakaan Universitas Pekalongan adalah kehidupan kerja dan pribadi yang seimbang dan lingkungan yang nyaman dalam perpustakaan. Kedua faktor tersebut menjadi dominan tatkala ketiga pegawai seraya menjelaskan bahwa family gathering dan sikap yang diberikan NM terhadap mereka itu friendly, apalagi saat kepala perpustakaan ikut serta dalam pelayanan. Hal tersebut membuat pegawai merasa betah dan tidak ingin berpindah ke perpustakaan lain.

Pada perpustakaan Universitas Pekalongan menerapkan beberapa kegiatan sebagai cara memanajemen pustakawannya, diantaranya yakni family gathering, memberi uang lemburan dan makan bersama pada momen tertentu. Kenyamanan dalam bekerja dan memiliki space antara kehidupan pribadi serta kehidupan bekerja merupakan salah satu faktor retensi yang dapat menjadikan pegawai betah untuk terus bertahan di perpustakaan tersebut.