Kesiapan Pustakawan Menuju Integrasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Sebagai Upaya Peningkatan Layanan

Pengelolaan perpustakaan akademik memerlukan pendekatan strategis yang menggabungkan teknologi, keterlibatan pengguna dan mampu beradapsi berupaya memenuhi kebuthan mahasiswa, dosen dan peneliti (Akinola, 2024). Perpustakaan sebagai lembaga masyarakat yang vital, berfungsi untuk meningkatkan layanan akses digital untuk memenuhi kebutuhan pengguna (Band, 2024). Perpustakaan akademik sebagai penyebar pengetahuan memiliki kontribusi terbesar dalam penyediaan akses berbagai platform sumber informasi wajib mengemas ulang layanannya dengan mengintegrasikan produknya berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) (Akanbi & Ali, 2022). Peningkatan akses dapat dirasakan oleh pemustaka, jika perpustakaan terintegrasi dalam satu pintu akses dengan memanfaatkan aplikasi seperti Summon. Hal ini akan memudahkan pemustaka dalam mencari dan menelusur informasi yang dibutuhkan (Harahap et al., 2023). Menerapkan satu pintu akses pada perpustakaan merupakan idaman bagi pengelola perpustakaan. Sisi lain permasalahan yang sering timbul pada perpustakaan adalah belum sepenuhnya mampu memberikan akses informasi kepada dosen dan mahasiswa (Wahyuni, 2020). UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki keunikan dalam pengelolaan informasi yakni dengan tersedianya main library, research library dan working library. Working library dirancang untuk perpustakaan fakultas dan Sekolah Pascasarjana. Ketiga tipe perpustakaan tersebut memiliki fungsi dan tujuan yang sama dengan main library atau Perpustakaan Pusat yakni sebagai pusat informasi dan mendukung dosen dan mahasiswa yang sedang melakukan riset (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta., 2022). Pencantuman makna dan fungsi ketiga perpustakaan di atas, belum tercantum dalam Surat Keputusan Rektor, namun terdapat pada Pedoman Akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang memiliki fungsi sebagai fasilitas umum yang dapat dimanfaatkan oleh sivitas akademika dan masyarakat umum (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta., 2022) Jika merujuk pada sejarah maka sejak tahun 2010 Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta berupaya mewujudkan perpustakaan riset dengan membangun integrasi perpustakaan dengan memanfaatkan teknologi informasi berbasis jaringan atau networking (Apristia Krisna Dewi, 2010). Upaya menyatukan integrasi system informasi perpustakaan, pernah pula dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Indonesia. Anza & Fathmawati, (2019) dalam penelitiannya mengemukakan bahwa proses integrasi dilakukan dengan pemindahan koleksi fisik ke satu tempat, pemindahan SDM, dan pemindahan data dengan memanfaatkan softwer LONTAR (Library Automation and Digital Arcive). Pemindahan tersebut tidaklah mudah, perlu diskusi Panjang dikarenakan adanya ketidak setujuan Fakultas untuk disatukan dalam satu tempat. Perguruan tinggi lainnya yang menginginkan integrasi perpustakaan lainnya adalah Perpustakaan Universitas Tirtayasa Banten, memerlukan rencana yang matang, gedung yang mampu menampung semua koleksi, sarana dan prasarana dan sumberdaya manusia yang memdai. (Universitas Sultan Agung Tirtayasa., 2024) Selain itu, pengembangan system integrasi perpustakaan perlu memastikan keakuratan dan keandalan system teknologi, infrastruktur, mengevaluasi kondisi saat ini, memastikan akses sumber informasi dan level otomasi yang digunakan (Ayo et al., 2023). Berdasarkan latar belakang di atas, maka pertanyaan dalam penelitian ini adalah bagaimana kesiapan pustakawan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam mengintegrasikan akses informasi untuk meningkatkan layanan?

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Penelitian ini mengkaji wacana integrasi sentralisasi layanan perpustakaan. Penulis mempelajari dokumen terkait sejarah dan visi misi Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Kemudian melakukan observasi dan wawancara dalam bentuk semi struktur sebagai instrument dalam memperdalam objek riset yang di analisis. Tulisan ini masih dalam tahap persamaan persepsi dan kesiapan para pustakawan dalam meninngkatkan layanan yang dibutuhkan untuk menunjang pemustaka berkontribusi dalam riset skala nasional maupun internasional.

1. Desentralisasi Layanan Perpustakaan Secara historis berdirinya Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menggunakan system desentralisasi yakni munculnya Perpustakaan Utama saat ini Bernama Pusat Perpustakaan yang diproyeksikan menjadi perpustakaan riset dan Perpustakaan Fakultas sebagai working library. Kedua system ini bertujuan untuk mempermudah layanan akses informasi yang dibutuhkan mahasiswa yang tersebar di beberapa lokasi kampus (Zuhdi & Nuryudi, 2008). Sisi lain Zuhdi & Nuryudi (2008) dalam penelitiannya menemukan bahwa keberadaan kebijakan desentralisasi perpustakaan menimbulkan masalah yakni kurang efisien dan efektifitas kegiatan teknis layanan perpustakaan khususnya masalah keanggotaan perpustakaan yang tidak satu pintu dan adanya duplikasi koleksi hasil pengadaan yang disediakan perpustakaan. Hal ini dirasakan oleh pustakawan, sebagaimana pernyataan informan: “Seleksi pengadaan buku fakultas didasarkan oleh kebutuhan sivitas akademika dan pengajuan dari dosen. Belum melihat pada database koleksi yang ada di Pusat. Sehingga untuk terjadinya pengadaan judul yang sama tidak dapat dihindari.” Hal ini dirasakan pula oleh Perpustakaan Perguruan Tinggi yang memiliki beberapa perpustakaan yang ada dilingkungannya. Seperti yang terlihat pada Berita yang tercantum pada ITS Online, menyatakan bahwa belum adanya kerjasama pengadaan koleksi belum tersentralisasi mengakibatkan jumlah keseluruhan asset koleksi belum dapat terindentifikasi (ITS Online., 2019) 2. Integrasi Layanan Terpusat Sebagaimana yang telah diuraikan di atas bahwa keinginan integrasi perpustakaan merupakan rancangan yang telah lama didiskusikan. Namun melakukan integrasi bukanlah sesuatu yang mudah, sebagaimana yang dinyatakan informan: “perlu kesamaan visi misi, tujuan dan persamaan persepsi dalam memajukan perpustakaan. Kemudian merancang dari sisi teknis tentang keberadaan koleksi yang tersebar di Fakultas” Kesiapan yang perlu di rancang terlebih dahulu adalah pemberian akses informasi kepada pemustaka. Sejak tahun 2016, memperluas jaringan akses informasi keilmuan dengan mengintegrasikan database karya ilmiah dan database jurnal yang tercipta di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dengan memanfaatkan Indonesia Onesearch (IOS). Hal ini untuk memudahkan Masyarakat ilmiah secara luas dapat mengakses kumpulan pengetahuan yang dilakukan sivitas akademika. Sisi lain perlu regulasi khususnya terhadap akses karya ilmiah. Informan menyatakan: “perlu adanya regulasi untuk meng-upload karya ilmiah yang dihasilkan Fakultas.” Kemudian meng-online-kan katalog yang ada pada seluruh Perpustakaan Fakultas. Saat ini perpustakaan di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menggunakan software LONTAR dan SLiMS, terlihat pada Tabel 1. Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa aplikasi yang digunakan perpustakaan di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta beragam yakni memanfaatkan software LONTAR dan SLiMS atau Senayan Library Information Management System. Aplikasi yang digunakan tersebut diperlukan oleh para pustakawan dalam mengelola arsip, akses koleksi yang disediakan dan memberikan layanan kepada pemustaka. Aplikasi tersebut biasanya dikenal pemustaka sebagai OPAC (Online Public Access Catalogue), yang digunakan pemustaka sebagai alat akses telusur informasi koleksi yang disediakan oleh perpustakaan. Akses lainnya adalah membuat titik layan bidang keilmuan yang berada pada Perpustakaan Fakultas. Hal ini sebagai dasar untuk memudahkan menelusur koleksi sesuai subjek keilmuan Fakultas. Kesiapan lainnya adalah Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta mengupayakan akses koleksi digital dengan mengembangkan model Touch & Go Mobile Library. Model ini sedang dikembangkan untuk mempermudah pemustaka mengakses informasi koleksi baik e-journal dan e-book. Untuk penyebaran pengumuman informasi ini telah termuat dalam website pusat perpustakaan sejak 28 Februari 2024. Pemustaka dapat mengakses informasi koleksi dimana saja dan kapan saja dengan menggunakan dua macam fitur, yakni melalui: (a) Google Playstore dan Windows (Pusat Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta., 2024) Selain itu dalam proses menuju integrasi, perpustakaan mulai memodernisasikan suasana lingkungan perpustakaan. Hal ini untuk menciptakan kenyamanan dalam dialog dan diskusi antar pemustaka. Kemudian meremajakan para pengawai untuk meningkatkan mobilisasi kinerja layanan perpustakaan.

Penelitian ini menemukan bahwa integrasi perpustakaan merupakan respon untuk menyatukan layanan perpustakaan secara sentralisasi. Saat ini, setiap perpustakaan fakultas masih menjalankan fungsinya masing-masing. Penyatuaan akses layanan masih terus diupayakan dan masih mengkaji lebih dalam. Tantangan utamanya adalah belum ada kebijakan tetap yang mengatur bagaimana system integrasi sebagai pengembangan layanan akan dilakukan. Termasuk didalamnya system integrasi apa yang akan digunakan untuk mencapai layanan maksimal.