PROSES PEMBANGUNAN REPOSITORY INSTITUSI (STUDI KASUS PADA UIN MATARAM)

Kebutuhan manusia akan informasi sudah tidak bisa dipungkiri lagi, semakin lama semakin meningkat sesuai perkembangan zaman dan peradaban. Kebutuhan akan teknologi informasi mengalami pergeseran, dari kebutuhan sekunder menjadi kebutuhan primer. Dan hal ini juga terjadi di dunia perpustakaan. Perpustakaan yang berfungsi sebagai wadah untuk mengumpulkan, mengolah, melestarikan, dan menyebarkan kembali informasi harus bisa mengikuti perkembangan teknologi dari zaman ke zaman. (Nurohman, 2018. ) Salah satu manfaat teknologi di perpustakaan adalah mempercepat dan mempermudah pekerjaan pustakawan dan pemustaka. Kemudahan dalam menelusur informasi baru tentang koleksi adalah salah satu contoh kongkrit dalam penggunaan teknologi. Begitu juga untuk mengolah, menyebarkan informasi koleksi, serta data, secara cepat, tepat, dan efisien, semua itu membutuhkan teknologi. Di lain pihak penggunaan teknologi web sudah menjadi budaya baru bagi setiap orang. Teknologi web kadang mempengaruhi kehidupan seseorang. Penggunaan hand phone (HP), personal computer (PC), laptop (notebook) sebagai sarana telekomunikasi dalam mengakses informasi menjadi sebuah kebutuhan. Sutedjo menyatakan bahwa teknologi web seperti suatu ruangan informasi yang berfungsi untuk mengidentifikasi sumber-sumber daya yang bermanfaat bagi pegenalan global. Ruang informasi tersebut dikenal juga dengan istilah Uniform Resource Identifier (URI). Alat pencarian (browser) pada halaman web dapat diakses dengan cara menuliskan URI-nya atau mengikuti link-nya. Teknologi web merupakan tantangan bagi perpustakaan, karena perpustakaan adalah lembaga yang mengumpulkan, mengolah, dan menyebarkan kembali informasi secara cepat, tepat, dan global. Informasi tersebut kemudian dimanfaatkan untuk menambah pengetahuan bagi masyarakat luas dan institusi itu sendiri. Hal ini menjadi tugas perpustakaan untuk memikirkan bagaimana mewujudkan layanan digital (digital service) yang terhubung dengan jaringan komputer. Layanan digital yang memanfaatkan teknologi web dapat memberikan kemudahan bagi pengguna untuk memenuhi kebutuhan informasinya. Kondisi ini membuat pelayanan perpustakaan sangat memperhatikan dan mengembangkan layanan-layanan yang berbasis teknologi web, terutama perpustakaan perguruan tinggi.

1. Institusional Repository Kemudahan penyebaran informasi berbentuk online, saat ini juga diakomodir oleh Pemerintah. Melalui Surat Edaraan Dirjen DIKTI nomor 2050/E/T/2011 tanggal 30 Desember 2011 perihal kebijakan unggah karya ilmiah dan jurnal, pemerintah mewajibkan semua produk ilmiah dosen dan mahasiswa untuk online di web. Berdasarkan peraturan dari DIKTI tersebut, maka mulai tanggal kelulusan setelah Agustus 2012, semua karya ilmiah mahasiswa harus online di web. Sedangkan bagi dosen, aturan tersebut efektif diimplementasikan bagi usulan kenaikan pangkat dan jabatan untuk tahun 2012. Kebijakan untuk meng-online kan semua hasil karya civitas akademika perguruan tinggi dimaksudkan agar semua hasil karya ilmiah sebagai produk kegiatan akademis tersebut dapat diakses dengan lebih cepat dan mudah oleh masyarakat luas melalui teknologi web. Dan dengan kebijakan ini, perguruan tinggi juga harus mempunyai media dan sarana khusus yang digunakan untuk meng-online kan semua hasil karya dari civitas akademikanya. Dan repository adalah sarana serta media yang efektif untuk tujuan tersebut. Jika ditelusur dari etimologi, (Harliansyah, 2016) repository bermakna tempat menyimpan (archiving). Sementara jika dilihat dari istilah, terdapat beberapa pendapat yang mendefinisikan repository. Antara lain pendapat berikut yang menyatakan bahwa repository menurut Tanaem, dkk adalah sarana untuk mengumpulkan, mengatur, dan menyebarkan dokumen dalam bentuk digital, dimana dokumen tersebut merupakan output dari sebuah organisasi, seperti hasil riset dari organisasi tersebut (Suwanto, 2017). Pemanfaatan repository di sebuah institusi kemudian memunculkan istilah Institutional repository. Harliansyah (Harliansyah, 2016) mengutip keterangan Linch yang menyatakan bahwa: "... institutional repository is a set of services that a university offers to the members of its community for the management and dissemination of digital materials created by the institution and its community members." Institutional repository memungkinkan sebuah institusi untuk untuk mengumpulkan, melestarikan, dan menyebarluaskan salinan digital karya ilmiah intelektual akademisi di institusi tersebut. Khusus untuk perguruan tinggi, karya ilmiah yang dimaksud adalah bahan-bahan seperti artikel jurnal akademis, baik sebelum (pracetak) dan sesudah (postprints) menjalani peer review, serta versi digital tesis dan disertasi. Hal ini juga dapat mencakup aset digital lainnya yang dihasilkan oleh akademisi, seperti dokumen administrasi, catatan, atau materi belajar. Karya ilmiah yang di-online kan tersebut kemudian dapat diakses dan dimanfaatkan oleh orang banyak. Semakin banyak masyarakat yang mengakses, mengutip, ataupun memanfaatkan materi digital pada suatu repository, maka semakin meningkat pula sitasi dan peringkat webometrics suatu institusi. Menurut Sutedjo, manfaat Institutional Repository adalah sebagai berikut: a. Mengumpulkan karya ilmiah-intelektual sivitas akademika dalam satu lokasi sehingga mudah ditemukan kembali melalui berbagai mesin pencari. b. Menyediakan online access untuk karya-karya ilmiah-intelektual semua sivitas akademika sehingga dapat menjangkau masyarakat lebih luas lagi dengan tempat dan waktu yang tak terbatas c. Meningkatkan dampak dari karya ilmiah-intelektual sivitas akademika suatu institusi di masyarakat. d. Mempromosikan karya ilmiah-intelektual sivitas akdemika suatu institusi. e. Sebagai etalase (showcase) dan tempat penyimpan (storing) yang aman untuk semua hasil dari proses penelitian, pembelajaran, dan pengabdian masyarakat seluruh sivitas akademika f. Menyediakan URL yang bersifat jangka panjang untuk semua hasil karya ilmiah-intelektual sivitas akademika. g. Bila terjadi plagiasi terhadap karya ilmiah-intelektual yang di-publish di Repository Institusi, maka plagiasi tersebut akan mudah diketahui dan ditemukan h. Menghubungkan publikasi dari hasil karya ilmiah-intelektual sivitas akademika dari halaman web mereka masing-masing (web personal). 2. Pembangun Repository Institusi. Untuk membangun sebuah repository di suatu perguruan tinggi, ada beberapa kegiatan yang perlu dilakukan. Adapun kegiatan-kegiatan tersebut adalah sebagai berikut: a. Studi banding (benchmarking) Kegiatan ini dilakukan di perguruan tinggi yang memiliki repository yang sudah mapan. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana cara memulai (membangun content) repository, perangkat (software dan hardware) apa saja yang dibutuhkan, serta kebijakan pendukung yang perlu dipersiapkan untuk mendukung kegiatan-kegiatan untuk manajemen repository institusi. b. Menetapkan visi, misi, dan tujuan repository. Tahap penetapan ini sangat penting dilakukan untuk menentukan perencanaan dan tindakan nyata dalam mencapai tujuan. Sehingga apa yang dilakukan dan direncanakan dalam proses pembangunan repository akan menjadi terarah sesuai dengan visi, misi, dan tujuan pembangunan repository. c. SOP (Strandard Operating Procedures) Penuangan aturan dalam suatu standar yang baku sebagai acuan yang dikenal dengan Standard Operating Procedures dalam pengelolaan repository sangat diperlukan. Hal ini berkaitan dengan peraturan simpan karya, tata cara pengumpulan, bentuk karya yang di-repository kan dan standar-standar lain yang diperlukan. d. Sarana dan prasarana Repository sebagai penghimpun karya ilmiah-intelektual dalam bentuk digital tidak akan terlepas dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) sebagai sarana utama yang diperlukan. Adapun hardware dan software yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: 1) Komputer Server Komputer yang berfungsi sebagai server repository institusi merupakan komponen utama yang melakukan pemrosesan data. Pada komputer server ini diinstal software repository dan sekaligus sebagai tempat menyimpan informasi muatan lokal yang sudah dialih bentuk (media) kan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat menyediakan komputer server sebagai komputer induk sehingga tidak menimbulkan permasalahan pada saat diakses. 2) Alat bantu alih media Membangun repository institut tidak serta merta dilakukan karena sebelum ada kebijakan penyediaaan koleksi secara digital, tentu ada banyak karya ilmiah dalam bentuk cetak yang belum dialihmediakan ke dalam bentuk digital. Perpustakaan Perguruan Tinggi mengawali kegiatan repository dengan melakukan proses alih media (digitalisasi) koleksi perpustakaan, khususnya tugas akhir mahasiswa (tesis, skripsi, dan disertasi). Adapun proses digitalisasi koleksi perpustakaan meliputi proses scanning (memindai), editing (pengeditan), reduce (mengkompres file), up loading (memasukkan file ke jaringan), dan terakhir melakukan publishing (menyebarkan) melalui web. Hasil digitalisasi koleksi kemudian disimpan dalam media penyimpanan hardisk (di-backup). Mendigitalkan koleksi ini pun membutuhkan waktu yang lama mengingat hasil karya ilmiah berupa skripsi, tesis, dan disertasi pada perguruan tinggi sangat banyak dan tidak memungkinkan lagi untuk ditempatkan di ruang penyimpanan skripsi, tesis dan disertasi. Selain koleksi digital tugas akhir, dapat pula berupa seluruh koleksi artikel dosen dan mahasiswa, laporan PKL, e-book, dan jurnal. Adapun perangkat yang dibutuhkan dalam digital menurut Yanto (2016) adalah: a) Hardware b) Software 3) Jaringan Internet Jaringan internet adalah sistem jaringan yang memfasilitasi sebuah komunikasi file (data) di dalam suatu lingkup umum atau global. Repository institut akan mengalami kesulitan dalam mengumpulkan dan menyebarkan hasil karya-intelektual tanpa adanya jaringan internet. Jaringan internet senantiasa terhubung dengan komputer server selama 24 jam. Selain itu repository harus dilengkapi dengan security system untuk pengaman agar tidak mudah dibobol oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk kelancaran pengaksesan setiap harinya diperlukan pasokan bandwith koneksi yang mencukupi kebutuhan. Oleh karena itu pihak perpustakaan sebagai pengelola repository institusi harus berkoodinasi dengan pihak pengelola internet di institusi itu sendiri. Pasokan bandwith yang besar juga sangat diperlukan pada saat mengakses dokumen digital yang rata-rata memiliki kasipasitas yang besar. 4) Software repository Membangun repository institusi diperlukan software (perangkat lunak) yang sesuai dengan kebutuhan lembaga. Ada beberapa cara yang bisa ditempuh untuk mendapatkan software tersebut: pertama, membangun dengan membeli produk sudah jadi, kedua, membangun sendiri dengan mengandalkan staf yang memiliki pengetahuan pemrograman (menyewa tenaga atau outsourcing), dan yang ketiga adalah membangun dengan memanfaatkan paket perangkat lunak yang tersedia gratis. Untuk yang tersedia gratis ada beberapa software yang banyak digunakan pada Perguruan Tinggi di Indonesia, menurut Rodliyah (2016) yaitu: a) Eprints. b) Ganesha Digital Library. (GDL) c) DSpace 3. Manajemen kebijakan pengelolaan informasi di repository Repository institusi memiliki kekuatan utama pada informasi muatan lokal yang dimiliki institusi itu sendiri, yang diunggah ke repository. Oleh karena dalam membangun sebuah repository institusi, sebuah perguruan tinggi harus mengembangkan atau menciptakan muatan lokal yang baru, yang tidak dimiliki oleh repository yang lain. Dan hal itu akan menjadi daya tarik bagi pencari informasi untuk mengaksesnya di sebuah repository institusi. Umumnya informasi muatan lokal perguruan tinggi yang di-upload ke repository adalah bahan ajar, prosiding (proceeding), jurnal, tugas akhir (skripsi, tesis, dan disertasi), laporan penelitian (research report), pidato pengukuhan guru besar (inauguration speech), paper and presentation, artikel ilmiah, pidato ilmiah, publikasi, buku, bahan kursus/pelatihan (course material), bahan diskusi, bahan belajar jarak jauh (distance learning), literaur abu-abu (grey litarature), gambar/foto (image), multimedia, warisan masa lalu (heritage), kliping (clipping) dan bentuk: audio, video, poster, dan film. Banyaknya jenis (type) dan kuantitas informasi bermuatan lokal tersebut, membuat manajemen akuisisi material menjadi hal yang penting. Perlu adanya aturan main yang mengikat tentang kewajiban untuk mengumpulkan informasi bermuatan lokal tersebut. Peraturan tersebut kemudian diterapkan untuk civitas akademika; dosen, pegawai, maupun mahasiswa. Peraturan tersebut akan mengikat dan mempermudah proses pengumpulan informasi, serta mempercepat sirkulasi muatan lokal sehingga pasokan muatan lokal dapat terjamin. Menurut Crow, ada empat komponen yang mempengaruhi pengelolaan muatan local pada repository institusi yaitu: "[1] adanya kebijakan institusi (Institutionally Defined); [2] Local Content (Scholarly Content), [3] pengumpulan dan pelestarian (Cumulative and Perpetual), dan [4] Interoperability dan Open Access" (Yanto, 2016, p. 135) Dengan penerbitan peraturan, surat keputusan dan surat edaran tersebut mendorong mahasiswa dan staf pengajar/dosen untuk mengguggah karyanya ke web institut melalui repository, dan ini sangat bermanfaat bagi perpustakan. Selain itu juga pustawakan dituntut untuk pro aktif dengan secara personal meminta karya ilmiah-intelektual pada pemiliknya. Atau bisa juga mendatangi panitia seminar-seminar, workshop, conferensi maupun lokakarya untuk mendapatkan proceeding materials (hard atau soft copy). 4. Manajemen Sumber Daya Manusia Membangun repository system berarti menggunakan perangkat teknologi informasi yang memerlukan tenaga terampil, baik secara teknis maupun non teknis. Penyediaan SDM dengan bidang pekerjaanya untuk menangani repository system dibedakan sebagai berikut; a) Pustakawan. Pustakawan bertanggung jawab untuk melakukan klasifikasi isi konten karya ilmiah, penentuan subyek, dan lain sebagainya. b) Entry Data Processing (EDP). Petugas ini bertanggung jawab dalam mengolah materi konten yang merupakan pekerjaan teknis. Tenaga ini tidak harus pustakawan, tetapi bias didapat dari tenaga administrasi perpustakaan atau merekrut mahasiswa magang atau tenaga kerja lapang. Tenaga EDP memiliki tugas melakukan entri data, unggah konten dalam sistem, melakukan proses alihmedia, dan pengolahan data lanjutan pasca alihmedia seperti; pemberian watermark, proteksi dan lain-lain. c) Teknisi. Teknisi bisa dari tenaga teknologi informasi (TI) yang bertugas untuk merawat dan memelihara sistem (hardware, software, database) dari kendala teknis yang dapat terjadi setiap saat. Beberapa hal yang menjadi tugas tim teknis TI yaitu; (Sutedjo, 2014b, p. 5) melakukan backup data secara periodik untuk menghindari kehilangan data akibat hal-hal yang tidak terduga, serta memperbaiki dan merawat komputer, dan alat kerja lain yang digunakan pustakawan dan EDP. Tenaga-tenaga tersebut adalah sumber daya yang berkompeten, baik di bidang TI dan kepustakwanan, serta terampil secara teknis dan non teknis dalam mengelola dan mengembangkan repository Institusi. Selanjutnya setelah perekrutan tenaga dilakukan pembinaan secara rutin dan terus menerus untuk menjaga performa dan hati melalui outbond training-team building, olah raga bersama, serta pembinaan rohani. Tenaga IT ini minimal 2 orang, satu orang untuk hardware dan satu orang lagi untuk software. Pembinaan staf perpustakaan maupun pustakawan diharapkan dapat membangun chemistry antar staf/pustakawan, bisa menjaga komitmen untuk mengelola dan mengembangkan sistem repositori. Tenaga yang berkompeten dalam bidang IT dan kepustakawan sangat diperlukan dalam mengelola dan mengembangkan repositori institusi, baik secara non tekhnis atau terampil. 5. Pengolahan koleksi institutional repository a. Proses awal digitalisasi koleksi Pengolahan repository institusi diawali dengan mendigitalkan koleksi-koleksi seperti skripsi, tesis, dan disertasi atau pun koleksi lain yang merupakan hasil karya ilmiah-intelektual yang memang sudah ada di perpustakaan. Hal ini dapat dibarengi dengan pekerjaan pustakawan dalam penyiangan bahan pustaka yang sudah lama/usang. Proses digitalisasi koleksi perpustakaan PT meliputi proses scanning (memindai), editing (pengeditan), reduce (mengkompres file), penanda buku (boomark),watermark, security file, up-loading (memasukkan file ke jaringan) dan terakhir melakukan publishing (menyebarkan) melalui web Perpustakaan Perguruan Tinggi. Hardcopy skripsi yang telah mengalami proses alih media dikeluarkan dari rak. Dengan proses seperti ini, perpustakaan dapat melakukan weeding untuk mengurangi koleksi printed berupa skripsi lama. File yang dihasilkan dari proses digitalisasi koleksi kemudian disimpan dalam media penyimpanan hardisk (di-back up) dengan mengelompokkan jenis file-nya berdasarkan fakultas dan jurusan. Hal tersebut dilakukan mengingat hasil karya ilmiah berupa skripsi, tesis, dan disertasi pada PT sangat banyak dan tidak memungkinkan lagi untuk ditempatkan di ruang penyimpanan skripsi, tesis dan disertasi. Selain koleksi digital tugas akhir, content repository dapat pula berupa seluruh koleksi artikel dosen (mahasiswa), laporan PKL, e-book, dan artikel jurnal. b. Penyerahan karya ilmiah dalam bentuk digital (softcopy) Seiring dengan usaha untuk mendigitalkan koleksi printed yang ada di perpustakaan, perlu dibuat aturan yang mewajibkan penyerahan tugas akhir karya ilmiah dalam bentuk digital, selain dalam bentuk cetak, bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan studi. Selanjunya file tugas akhir mahasiswa di-copy dan di-manage sesuai kelompok (fakultas/jurusan). c. Upload Mandiri Untuk mengurangi beban pekerjaan pustakawan disediakan fitur untuk unggah mandiri. Fitur ini memungkinkan mahasiswa meng-upload sendiri tugas akhir nya ke web yang disediakan. Hal ini dimaksudkan untuk mempercepat proses peningkatan jumlah koleksi digital (repository) perpustakaan. Mahasiswa atau dosen dapat melakukan upload mandiri di manapun dan kapanpun, tanpa harus datang ke perpustakaan. Dan perpustakaan menyediakan petunjuk teknis untuk kegiatan upload mandiri. 5. Pasca Pengelolaan dan Pengembangan Repository yang telah dibangun, dikelola, dan dikembangkan memerlukan tindakan berkesinambungan. Tindakan-tindakan tersebut diantaranya adalah: a. Pemeliharaan dan keamanan Pemeliharaan terhadap hardware, dan software, serta file hasil karya ilmiah-intelektual untuk keberlangsungan repository. Begitu juga dengan keamanan perangkat dan server. Dengan berkembangnya teknologi, banyak cara juga yang dapat dilakukan oleh penyusup (cracker) untuk merusak sistem.tindakan pengerusakan data digital, juga dikenal dengan istilah cyber crime, Ali (2012). Bila tindakan ini tidak diwaspadai, data repository bisa ber-migrasi ke tempat lain. Selain itu, penggunaan teknologi yang negatif, seperti pelepasan virus pada sistem repository bisa dilakukan. Oleh karena itu, tindakan antisipasi terhadap tindakan-tindakan tersebut perlu dilakukan. Tindakan yang perlu dilakukan diantaranya adalah: 1) Melakukan back-up data secara berkala. 2) Melakukan pembaruan sistem operasi yang digunakan. 3) Melakukan pembersihan server mapun aplikasi secara berkala dari segala macam virus yang mengganggu system. 4) Pengaturan konfigurasi dan pengaturan sistem secara berkala. b. Sosialisasi dan promosi Setelah melakukan proses pembangunan dan pengelolaan content, langkah selanjutnya adalah melakukan sosialisasi dan promosi repository kepada civitas akademika dan khalayak. Kegiatan sosialisasi dan promosi dilakukan secara online dan printed, melalui web perpustakaan, social media, brosur, spanduk, banner, dan lain sebagainya. Kegiatan ini penting supaya repository dapat diketahui dan dimanfaatkan secara maksimal oleh akademisi dan masyarakat luas. 6. Pembangunan repository institusi di UIN Mataram Aturan Dirjen DIKTI tentang kebijakan unggah karya ilmiah dan penelitian, mengharuskan dosen untuk mengunggah karya ilmiahnya sehingga dapat diakses secara online melalui berbagai search engine akademik dan sarana pengindeksan. Dalam hal ini Repository menjadi media yang sangat bermanfaat bagi author (penulis, peneliti, dosen) dalam pengelolaan beragam portofolio hasil kegiatan karya ilmiah mereka. Karena melalui repository, penyimpanan portofolio menjadi jauh lebih secure, long-term, dan mudah ditemukan karena mempunyai permanent link. Selain itu, Repository juga dapat menginformasikan kepada ”dunia” tentang expertise (kepakaran) seorang dosen. Di repository, masing-masing dosen dapat mempunyai akun untuk menyimpan karya ilmiah. Pengunjung repository dapat memperoleh informasi tentang kepakaran dan research interest dosen yang bersangkutan. UIN Mataram telah melakukan pembahasan panjang mengenai pembangunan Repository. Kegiatan pertama dimulai pada tanggal 3 – 4 September 2016, difasilitasi oleh Pokja IsDB UIN Mataram, panitia mengadakan Workshop “Optimalisasi Institutional Repository IAIN Mataram 2016”. Saat itu pemateri yang merupakan pustakawan UIN Sunan Kalijaga menegaskan bahwa unit yang selayaknya bertanggung jawab untuk memanajemen data dan membangun kebijakan adalah perpustakaan. Sementara untuk pembangunan dan maintenance sistem otomasinya (data server nya) dilakukan oleh PTIPD yang mempunyai staf berbasis IT. Workshop yang serupa selanjutnya dilakukan setahun setelahnya, hari Kamis tanggal 9 November 2017, dengan menghadirkan Kepala Perpustakaan UIN Malang, di perpustakaan UIN Mataram. Di dalam workshop tersebut pemateri banyak menjelaskan tentang sistem yang diakomodir oleh sebuah repository institusi, serta kebijakan-kebijakan yang bermain di sistem tersebut. Dari kedua workshop tersebut, perpustakaan telah melakukan beberapa kegiatan follow up, namun usaha-usaha tersebut menemui jalan buntu karena beberapa hal, yaitu : a. Keberadaan server untuk mengakomodir sistem repository yang belum ada. b. Software e-prints yang akan digunakan sebagai platform repository memang dapat didownload free langsung dari internet, namun untuk mengakomodir kebutuhan civitas akademika yang akan menggunakannya, software tersebut harus di-custom. Proses customisasi e-prints ternyata tidak dapat diakomodir oleh kemampuan staf IT yang ada di PTIPD. c. Begitu juga dengan software yang akan digunakan untuk mengklasifikasi data karya ilmiah civitas akademika UIN Mataram. Dalam hal ini perpustakaan akan menggunakan sistem klasifikasi Australian and New Zealand Standard Research Classification (ANZSRC). Sistem tersebut dapat di-download secara free dari websitenya, namun untuk dapat memetakan karya ilmiah civitas akademika UIN Mataram, sistem tersebut harus di script kembali sebagai pengembangan dari pohon utama klasifikasinya. Pengembangan yang dilakukan di sistem klasifikasi tersebut harus mengakomodir kebijakan pengembangan UIN Mataram serta melibatkan analisa kurikulum di tingkat Jurusan dan Fakultas. d. Pembangunan sistem Repository institusi UIN Mataram, hendaknya juga diiringi oleh pembangunan kebijakan dan prosedur kegiatan. Hal ini mutlak dibutuhkan untuk menjaga dinamisasi alur kerja dan manajemen data saat sistem telah running. Proses pembangunan repository UIN Mataram di atas memang belum dilaksanakan secara terstruktur dan berkesinambungan, sehingga terkesan proses pembangunannya yang lambat. Namun di tahun 2018, perpustakaan telah menetapkan bahwa keberadaan Institutional Repository UIN Mataram sebagai sebuah prioritas program kerjanya. Hal ini disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut: a. Upload karya ilmiah dosen untuk mengakomodir kebutuhan dosen yang akan naik pangkat dan jabatan. b. Upload file tugas akhir mahasiswa UIN Mataram. Selama ini proses upload karya ilmiah dilakukan melalui staf perpustakaan, dan data karya ilmiah tersebut ditayangkan melalui server perpustakaan. Server yang semula diperuntukkan oleh sistem otomasi untuk mengakomodir sistem pelayanan, data, dan pengolahan bibliografi bahan pustaka, juga harus mengakomodir file karya ilmiah civitas akademika UIN Mataram. Sehingga server yang dimiliki oleh perpustakaan sudah semakin full dan mengancam keberlangsungan proses otomasi pelayanan, pengolahan, dan manajemen data di perpustakaan. Serentetan alasan di atas membuat keberadaan repository adalah sebuah kemustian. Dan untuk memastikan keberlangsungan proses kerja pembangunan repository UIN Mataram, maka pihak perpustakaan kemudian mengusulkan pembentukan TIM Pembangunan Repository UIN Mataram. Selanjutnya Tim Repository yang terbentuk akan melakukan Bimtek ke Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang. Bimtek Repository di Perpustakaan UIN Malang, sangat perlu dilakukan. Hal ini dikarenakan kedua software (Eprints dan ANZSRC) yang akan digunakan pada repository harus melalui proses customisasi. Proses customisasi dibutuhkan agar kedua software dapat mengakomodir semua kebutuhan informasi ilmiah seluruh civitas akademika UIN Mataram. Sampai proses customisasi ini, pustakawan TI di perpustakaan UIN Mataram merasa kewalahan meng-handle bahasa pemrograman yang menggunakan pearl. Bahasa pemrograman pearl ini ternyata juga belum familiar bagi staf TI di PTIPD (yang biasa berhadapan dengan bahasa pemrograman PHP MY Admin). Hal ini menyebabkan teman-teman di PTIPD juga tidak dapat berbuat banyak. Pelaksanaan Bimtek Repository di Perpustakaan UIN Malang dilaksanakan pada tanggal 23-25 Februari 2018. 5 orang pustakawan (termasuk Kepala Perpustakaan) dan 1 orang teknisi dari PTIPD melakukan Bimtek di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang. Kegiatan Bimtek ini digunakan untuk mematangkan proses customisasi pada repository UIN Mataram. Customisasi tersebut antara lain meliputi; penyesuaian menu-menu pada laman web, mengubah tampilan laman, penyesuaian bahasa, dan lain-lain. Selain itu pelaksanaan Bimtek di Perpustakaan UIN Malang, juga memungkinkan tim untuk mengeksplore berbagai kebijakan dan prosedur dalam kegiatan repository serta strategi sosialisasinya di perpustakaan UIN Malang. Hasil kegiatan tersebut digunakan untuk mengumpulkan bahan dan mematangkan usulan rancangan kebijakan dan prosedur yang sebelumnya telah disusun oleh tim pada saat persiapan Bimtek. Setelah kegiatan Bimtek, kegiatan uploading karya ilmiah civitas akademika UIN Mataram dilakukan oleh pustakawan dan staf perpustakaan di bagian pengolahan bahan pustaka. Tugas dan fungsi (tusi) di sub unit pengolahan bahan pustaka kemudian dipecah lagi menjadi pengolahan bahan pustaka tercetak (printed) dan pengolahan informasi digital (berupa file tugas akhir mahasiswa dan karya ilmiah dosen). Website untuk menampung file tugas akhir mahasiswa dibuat terpisah dengan file karya ilmiah dosen. File karya ilmiah dosen diunggah di http://www.repository,uinmataram.ac.id, sementara file tugas akhir mahasiswa diunggah ke http://etheses.uinmataram.ac.id. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah expertise mapping pada repository yang bertindak sebagai showcase institusi untuk karya ilmiah dosen. Sementara etheses berfungsi untuk menunjukkan penyebaran subjek pembahasan tugas akhir, sehingga dapat diketahui tingkat kejenuhan pemilihan suatu subjek pada tugas akhir mahasiswa di suatu jurusan. Sementara proses uploading informasi digital masih diakomodir sepenuhnya oleh staf perpustakaan dan pustakawan UIN Mataram. Hal ini disebabkan belum tersosialisasikannya pengetahuan tentang upload mandiri di kalangan civitas akademika UIN Mataram. Kegiatan Bimtek repository di-follow up dengan terbitnya SK Rektor UIN Mataram No. 1781 Tahun 2018 Pada tanggal 20 September 2018 yang mengatur tentang Penetapan pemberlakuan Wajib Simpan dan Upload Karya Ilmiah dan Kewajiban Melakukan Plagiarisme Checker Atas Karya Ilmiah Civitas Akademika UIN Mataram. SK Rektor ini berfungsi sebagai perpanjangan tangan dari peraturan Dirjen DIKTI. SK Rektor ini juga berfungsi sebagai regulasi yang bersifat sektoral untuk membantu usaha perpustakaan dalam meneguhkan peranan sebagai perpustakaan akademik dalam mempublikasikan hasil karya ilmiah sivitas akademika.

Aturan Dirjen DIKTI tentang kebijakan unggah karya ilmiah dan penelitian, mengharuskan dosen untuk mengunggah karya ilmiahnya sehingga dapat diakses secara online melalui berbagai search engine akademik dan sarana pengindeksan. Dalam hal ini Repository menjadi media yang sangat bermanfaat bagi author (penulis, peneliti, dosen) dalam pengelolaan beragam portofolio hasil kegiatan karya ilmiah mereka. Karena melalui repository, penyimpanan portofolio menjadi jauh lebih secure, long-term, dan mudah ditemukan. Hal ini disebabkan karena repository mempunyai permanent link. Rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk membangun sebuah repository institusi adalah upaya untuk meningkatkan visibility suatu penelitian atau karya ilmiah, karena masyarakat dunia dapat dengan mudah mengaksesnya baik secara langsung maupun melalui academic search engine seperti Google Scholar, BASE, CORE, dan lain-lain. Beberapa riset mengungkapkan potensi repository yang cukup besar untuk meningkatkan global visibility. Hal ini menunjukkan pentingnya peranan dan manfaat institutional repository di sebuah lembaga.