SISTEM AUTOMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS DOS ATAU WINDOWS: PILIHAN BERADA DI TANGAN ANDA

Seiring dengan kemajuan teknologi informasi (TI), semakin banyak perangkat lunak (software) yang beredar di Indonesia. Jika kita kelompokkan software yang ada berdasarkan lingkungan pengelola pusat dokumen, maka akan terbagi menjadi software berbasis DOS dan berbasis Windows. Sebagian pengelola bahkan sudah mulai mencoba menerapkan sistem otomasi terpadu, dan sebagian kecil sudah lama memberikan layanan dengan sistem informasi berbasis komputer. Berbagai macam perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) digunakan dengan kelebihan masing-masing. Dalam tulisan ini, fokus yang dikaji adalah perbandingan untung rugi menerapkan sistem otomasi perpustakaan berbasis DOS dan berbasis Windows. Software berbasis DOS berarti program dapat dijalankan setelah komputer selesai di-boot. Termasuk dalam kelompok ini adalah CDS/ISIS versi DOS, SIPISIS versi 2.7 atau versi 3.0, serta program yang dikembangkan dari FoxPro atau Dbase III dan sejenisnya. Sedangkan program berbasis Windows baru dapat dijalankan setelah sistem Windows dijalankan. Kini, Windows, seperti diketahui, ada versi 3.1 untuk standalone, ada versi 3.11 untuk jaringan (workgroup), dan yang paling banyak digunakan sekarang adalah versi Windows 95. Bahkan sudah ada versi Windows 98 yang terakhir diluncurkan dan belum banyak digunakan, karena menuntut spesifikasi hardware yang sangat tinggi. Sejak Windows 95 diluncurkan, untuk melakukan booting tidak diperlukan lagi DOS, karena Windows 95 sudah memiliki fasilitas booting sendiri. Berbeda halnya dengan Windows versi 3.x yang masih memerlukan DOS untuk melakukan booting. Setelah komputer selesai di-boot dengan sistem DOS dan setelah muncul prompt C, barulah Windows 3.x dapat dijalankan. Termasuk dalam kelompok ini misalnya adalah program NCI Bookman, WIN ISIS atau CDS/ISIS versi Windows, serta program-program yang dikembangkan dengan menggunakan MS-ACCESS, Visual Basic, dan sebagainya. Sistem operasi DOS sudah sejak lama diperkenalkan, sedangkan Windows 3.x diluncurkan kemudian. Sebagaimana namanya, Windows 95 populer mulai tahun 1995, walaupun sistem ini sudah mulai diperkenalkan pertengahan tahun 1994. Sementara Windows 98 sudah ramai dibicarakan orang sejak akhir 1997, namun hingga kini belum banyak digunakan. Kalau dilihat dari tampilannya, mungkin Windows 98 menempati urutan pertama, menyusul Windows 95, lalu Windows 3.x, dan terakhir program berbasis DOS. Ini tentu saja tanpa mempertimbangkan hardware pendukungnya, namun semata-mata dari aspek software-nya. Seperti diketahui, aspek hardware sangat mempengaruhi penampilan dan baik buruknya tampilan di layar. Demikian pula kalau dilihat dari segi kemudahan dan kenyamanan, program berbasis Windows, apalagi versi 95 dan 98, akan terasa sangat nyaman dan mudah dibandingkan dengan program berbasis Windows 3.x, apalagi yang berbasis DOS. Namun kalau ditinjau dari segi lain, ada hal-hal tertentu yang memberi nilai positif bagi program berbasis DOS dibandingkan dengan program berbasis Windows. Terutama jika akan diterapkan dalam bidang pusdokinfo. Kebutuhan Hardware Secara lebih rinci dapat dikemukakan di sini kelebihan program berbasis Windows 95 dibandingkan dengan berbasis DOS: pertama adalah tampilan grafiknya lebih baik. Hal ini karena programnya sudah mendukung berbagai macam grafik yang ada. Selain itu, tampilan meskipun tersedia secara tak terbatas, dalam arti hanya dibatasi oleh kemampuan hardware. Dalam hal ini misalnya ditentukan oleh kapasitas layar monitor dan kartu monitornya (misalnya VGA Card-nya). Selain itu, informasi berupa suara pun dapat ditampilkan secara lebih baik asal fasilitas hardware-nya (Soundcard dan Speaker) tersedia. Dengan kata lain, tampilan secara multimedia dapat dilakukan dengan baik oleh program berbasis Windows. Namun, untuk menjalankan program melalui Windows, diperlukan spesifikasi hardware yang lebih tinggi dibandingkan untuk menjalankan program berbasis DOS. Untuk menjalankan program berbasis Windows 3.x, diperlukan prosesor minimal 286, sedangkan untuk Windows 95 minimal diperlukan prosesor 486. Windows 98 memerlukan prosesor minimal kelas Pentium agar dapat berjalan dengan baik. RAM yang diperlukan untuk menjalankan Windows 3.x cukup dengan 1 MB, sedangkan untuk Windows 95 diperlukan minimal 8 MB agar dapat berjalan dengan baik. Untuk menjalankan Windows 98 dengan baik, setidaknya diperlukan RAM 16 MB. Semua versi Windows hanya dapat dijalankan jika komputer dilengkapi dengan harddisk. Sudah barang tentu harus pula dilengkapi dengan mouse. Sedangkan untuk menjalankan program di bawah DOS, prosesor yang digunakan lebih leluasa. Boleh dikatakan bahwa semua jenis prosesor dapat menjalankan program berbasis DOS. Bahkan RAM pun boleh serendah 512 KB. Tanpa harddisk pun program masih bisa dijalankan. Dengan kata lain, hanya mengandalkan disket pada floppy drive, program berbasis DOS dapat dijalankan. Keamanan dan Kenyamanan Dari segi ketahanan program, software dalam lingkungan DOS pada umumnya dianggap lebih "bandel". Proteksi terhadap program berbasis DOS lebih mudah dilakukan dibandingkan dengan program berbasis Windows. Kalau sistem akan dijalankan dalam suatu jaringan, maka terdapat pula perbedaan untung-rugi versi DOS dan versi Windows. Program jaringan seperti Novell yang berbasis DOS paling banyak digunakan. Program-program berbasis DOS yang dijalankan pada Novell (versi 3.x atau 4.x) lebih mudah diproteksi dibandingkan program berbasis Windows yang sama-sama dijalankan Novell. Workstation yang dihubungkan dengan server untuk menjalankan program berbasis DOS pada jaringan Novell dapat hanya perlu dilengkapi dengan boot-drive atau boot-ROM selain LAN CARD. Sedangkan untuk menjalankan program berbasis Windows selain LAN CARD masih diperlukan harddisk dengan RAM yang memadai untuk tiap workstation. Dengan mengkaji semua kebutuhan minimal di atas, maka dapat disimpulkan bahwa program yang berbasis Windows sekarang lebih mahal namun sulit diproteksi dibandingkan dengan program berbasis DOS yang lebih murah dan mudah diproteksi. Memang program berbasis Windows mempunyai kelebihan dari segi kenyamanan, kemudahan, serta kelengkapan informasi atau data yang dapat disajikan karena mendukung sistem multimedia dengan baik. Dengan sistem icon pada program berbasis Windows, yaitu perintah yang diwakili oleh suatu gambar, maka pekerjaan dapat dilakukan dengan nyaman dan cepat. Hal ini karena akan mengurangi aktivitas jari dalam mengetik pada tombol-tombol papan ketik. Perpindahan kursor untuk melakukan perintah di seputar layar dapat dilakukan dengan cepat karena bantuan fasilitas mouse. Dengan hanya beberapa kali mengklik mouse sambil mengarahkan panah kursor ke perintah-perintah bergambar (icon) atau teks, maka sama saja dengan mengetik puluhan kali tombol di papan ketik. Kemudian, kelebihan lain yang dimiliki program berbasis Windows, khususnya Windows 95 dan Windows 98, adalah kemudahan instalasi. Pada Windows 95 dan Windows 98 dikenal istilah "Plug 'N Play" alias "Pasang dan Langsung Jalankan". Ini berarti jika program Windows 95 atau 98 dijalankan, maka secara otomatis akan mendeteksi dan menginstal driver yang sesuai untuk setiap periferal yang dipasang di komputer. Berbeda dengan program berbasis DOS atau Windows 3.x, di mana untuk setiap periferal di komputer yang baru dipasang diperlukan proses instruksi secara bertahap oleh operator (manual). Prinsip "Plug 'N Play" sangat membantu dan sangat intensif diterapkan pada Windows 95 dan 98. Karena itu, aspek kemudahan sangat menonjol pada sistem operasi ini. Tambahan perangkat (periferal) baru pada komputer yang menggunakan Windows 95 dan 98 akan mudah digunakan secara otomatis. Bagi pemakai komputer yang sudah biasa menggunakan program berbasis Windows, akan terasa lebih repot jika akan menggunakan program berbasis DOS. Bagi mereka yang mulai belajar menggunakan komputer saat Windows 95 sudah digunakan dan tidak pernah menggunakan program berbasis DOS, akan kesulitan memahami hal-hal dasar dari penggunaan dan pengelolaan data serta media penyimpanan seperti disket dan harddisk. Mereka kemungkinan tidak mengenal perintah-perintah DOS baik internal maupun eksternal seperti COPY, FORMAT, DEL, DELTREE, MD, RD, DIR, ., dan lain-lain. Pemula yang langsung menggunakan program Windows memang merasa mudah melakukan pengelolaan data dan media penyimpanan, namun mereka kehilangan pemahaman hal-hal mendasar seperti nama file, struktur data di media floppy atau harddisk, dan lain-lain. Sistem Automasi Perpustakaan Berdasarkan pengalaman penulis menginstal sistem automasi perpustakaan lebih dari 30 perpustakaan di seluruh Indonesia dan berdasarkan diskusi-diskusi yang sering dilakukan dalam berbagai seminar/pertemuan ilmiah lainnya, maka tampak kecenderungan atau dorongan pada banyak kalangan perpustakaan untuk menginstal program automasi berbasis Windows. Hal ini terutama karena melihat kecanggihan program berbasis Windows, khususnya Windows 95. Namun mereka tidak memperhatikan segi efektivitas dan efisiensinya serta biaya pemeliharaan maupun keamanan data. Setelah mereka diberi penjelasan tentang semua aspek itu, maka umumnya mereka baru menyadari benar konsekuensi dari masing-masing pilihan program berbasis DOS dan program berbasis Windows. Setelah mengerti konsekuensi dari pilihan itu, maka ada sebagian kecil yang masih terus berusaha menggunakan program berbasis Windows, terutama mereka yang merasa mempunyai dana cukup dan SDM yang memadai serta dukungan teknis yang baik. Sebaliknya, yang lebih realistis dengan kemampuan dan kebutuhan mereka cenderung memilih program berbasis DOS. Bagi sebagian perpustakaan yang memiliki dana yang tidak memadai, maka program automasi berbasis DOS kiranya akan lebih realistis. Bagi mereka yang berkantong tipis, kalau ingin membuat sistem automasi perpustakaan secara terpadu, cukup menyediakan satu server dengan spesifikasi 486 dan RAM 8 serta harddisk 1.2 Giga Byte, serta beberapa terminal kerja (workstation) yang sesuai kebutuhan dengan spesifikasi prosesor 386, RAM 1MB, dan satu floppy drive tanpa harddisk. Dengan menyediakan hardware spesifikasi seperti diinginkan, maka sistem sudah bisa jalan dengan baik. Sedangkan jika program berbasis Windows 3.x, maka untuk setiap workstation masih diperlukan harddisk untuk menyimpan program Windows. Bahkan untuk program yang berbasis Windows 95, maka terminal workstation pun harus berprosesor minimal 486 dengan RAM 8 MB. Tentu saja untuk semua komputer kerja (workstation) berbasis Windows ini, masing-masing masih diperlukan lagi satu unit mouse. Belum lagi jika melihat kerepotan pengguna yang harus menggunakan dua input device secara bergantian, antara mouse dan keyboard. Itulah sebabnya sistem automasi yang digunakan bank-bank pada umumnya masih berbasis DOS, karena lebih praktis, tidak bolak-balik menggunakan keyboard dan mouse secara bergantian, serta sedikit lebih aman. Millennium Bug Kini pembicaraan mengenai Millennium Bug semakin ramai. Semua orang ketakutan dengan adanya peralihan tahun dari 1999 ke tahun 2000, terutama pengguna program berbasis DOS. Pada sistem ini, cara pencatatan tahun yang otomatisnya hanya memerlukan input dua digit, misalnya 99 untuk tahun 1999. Angka 19 sudah otomatis dibuat oleh komputer melalui BIOS-nya. Karena itu, pada tahun 2000 nanti, ketika operator mengetik 2000 untuk menginput tahun 2000, maka komputer hanya mengartikan 1900. Komputer hanya mengetik dua angka 0 terakhir untuk kemudian secara otomatis menambahkan angka 19 di depannya. Bagaimana memecahkan masalah ini? Khususnya program berbasis DOS. Usaha untuk menanggulangi masalah ini sudah banyak dilakukan. Baik melalui perbaikan sistem BIOS pada komputer yang sudah barang tentu hanya dapat dilakukan oleh pembuat (pabrik) komputer untuk generasi baru. Bagaimana dengan komputer generasi lama yang masih banyak beredar saat ini? Sebagian orang yang cukup kreatif berusaha menanggulanginya melalui perbaikan sistem input tanggal pada program. Teknik seperti ini cukup efektif. Jadi, program membaca tanggal bukan pada tanggal otomatis yang diberikan oleh BIOS, melainkan membaca secara lengkap tanggal yang diinput melalui papan ketik. Misalnya, 15-08-1999.

Pemilihan sistem automasi perpustakaan perlu mendapat perhatian yang serius. Banyak hal yang perlu dipertimbangkan. Prinsip keamanan data, kemudahan menjalankan, kapasitas dan kemampuan, kemudahan pengelolaan antara-lain adalah hal-hal yang selalu perlu dipertimbangkan sebelum membeli sistem dan menginstal sistem automasi. Namun hal yang tidak kalah pentingnya adalah masalah kecukupan dana untuk membangun dan memelihara sistem, terutama dalam masa krisis ekonomi sekarang ini. Prinsip kesinambungan dan pengembangan perlu selalu diingat. Tidak ada gunanya membangun suatu sistem yang hanya canggih di awalnya, tetapi tidak dapat digunakan lagi setelah berjalan beberpa bulan, hanya karena kesulitan dan atau ketiadaan SDM untuk memeliharanya. Penentuan sistem apakah berbasis DOS atau berbasis windows kiranya benar-benar perlu dipertimbangkan. Kita harus secara jujur dan berani menilai kemampuan sendiri sembari memperhitungkan kebutuhan nyata pengguna kita. Jadi pilihan tetap di tangan Anda.