Migrasi Sistem Automasi Perpustakaan dari LONTAR ke SLiMS di UPT Perpustakaan Universitas Islam Sultan Agung Semarang

Menurut Purwono, secara sederhana dapat dinyatakan bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumber daya manusia, ruang khusus, dan kumpulan koleksi yang sesuai dengan jenis perpustakaannya (2010: 1.3). Perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unsur penunjang yang merupakan perangkat kelengkapan di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Setiap perguruan tinggi harus memiliki perpustakaan yang bertugas menunjang penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang disebut Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) (Soeatminah, 1992:40). Penerapan teknologi informasi pada perpustakaan melahirkan istilah sistem automasi perpustakaan. Sistem automasi perpustakaan adalah perpustakaan yang dalam pengelolaannya (pencatatan, perekapan, dan pencetakan) sudah menggunakan teknologi komputer dengan menggunakan suatu sistem tertentu (Supriyanto, 2008 18). Sejak tahun 2010, UPT Perpustakaan Universitas Islam Sultan Agung (UNISSULA) telah menggunakan sistem automasi perpustakaan LONTAR (Library Automation and Digital Archives). LONTAR adalah software perpustakaan yang menggabungkan beberapa konsep dalam evolusi perkembangan sistem informasi perpustakaan (LIS), yaitu automasi perpustakaan (Library Automation), perpustakaan terdistribusi (Distributed Library System), dan perpustakaan digital (digital library) (Putra, 2005). Namun, seiring berjalannya waktu, dalam pengaplikasian sistem automasi ini muncul berbagai permasalahan yang sangat mengganggu dalam kegiatan operasional perpustakaan. Pada akhimya diputuskan sistem automasi perpustakaan SLiMS (Senayan Library Management System) sebagai sistem automasi perpustakaan pengganti LONTAR. Oleh sebab itu UPT Perpustakaan UNISSULA harus melakukan migrasi sistem automasi perpustakaan dari LONTAR ke SLiMS. SLiMS adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (Library Management System) dengan sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3 (General Public Lisence versi 3) yang menjamin kebebasan untuk mendapatkan, menggunakan, memperlajari, mengubah, dan mendistribusikan ke pihak lain dengan syarat tidak menghilangkan keterangan kepengarangan dan merubah dengan lisensi lainnya (Ridho : 5). Dalam melakukan kegiatan migrasi sistem automasi perpustakaan, database yang lama harus tetap digunakan walaupun sistem automasinya diganti. Oleh karena itu, migrasi database yang lama ke sistem yang baru merupakan suatu keharusan yang tidak dapat ditawar lagi demi kelangsungan operasional perpustakaan. Pengertian migrasi dalam dunia informasi adalah suatu metode saling berinteraksi yang diterapkan dalam database untuk pemindahan data karena faktor eksternal yang memungkinkan pengguna untuk memindahkan data ke database lain (Riyanto, 2005 : 85). Database dari LONTAR di export ke database SLIMS. Kedua sistem automasi ini saling mendukung berbagai standar pertukaran data/ interoperabilitas dengan sistem perpustakaan lain. Interoperabilitas merupakan kemampuan peralatan komputer yang dibuat oleh vendor-vendor berbeda untuk bisa berhasil berkomunikasi satu sama lain melewati jaringan atau kemampuan untuk bertukar informasi antar dua sistem sehingga informasi tersebut bisa diproses (Sudarmo, 2006: 291). Dengan terjadinya kegiatan migrasi sistem automasi ini tentunya juga mengakibatkan banyak hal yang harus diubah, hal tersebut tentunya sangat membutuhkan optimalisasi kerja dari seluruh pengelola UPT Perpustakaan UNISSULA agar kegiatan migrasi dapat terlaksana dengan baik sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat terlaksana dengan baik pula. Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk meneliti tentang "Migrasi Sistem Automasi Perpustakaan dari LONTAR ke SLiMS di UPT Perpustakaan Universitas Islam Sultan Agung Semarang".

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan jenis deskriptif. Peneliti menggunakan metode kualitatif karena metode kualitatif dapat digunakan untuk mengungkap dan memahami sesuatu dibalik fenomena yang sedikit pun belum diketahui. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan 3 (tiga) metode pengumpulan data, yaitu observasi, dokumentasi, dan wawancara mendalam. Dalam penelitian ini informannya adalah pustakawan UPT Perpustakaan UNISSULA yang melakukan kegiatan migrasi sistem automasi perpustakaan dari LONTAR ke SLiMS. Peneliti mengambil 3 (tiga) informan yang akan dijadikan sumber informasi, informan yang diambil sudah sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.

Pertimbangan UPT Perpustakaan UNISSULA dalam Memilih Sistem Pertimbangan UPT Perpustakaan UNISSULA dalam memilih sistem automasi terdapat dalam kegiatan pengembangan sistem yang dilakukan UPT Perpustakaan UNISSULA pada sekitar bulan Agustus 2013. Kegiatan pengembangan sistem automasi ini menggunakan tahapan antara lain: 1. Pemeriksaan Sistem Dalam pemeriksaan sistem tahapan yang dilakukan UPT Perpustakaan UNISSULA yaitu dengan melakukan: a. Perencanaan Sistem Perencanaan sistem yang dilakukan UPT Perpustakaan UNISSULA dengan merencanakan sistem yang kedepannya dapat lebih mudah dimodifikasi dan apabila terjadi gangguan dapat diperbaiki sendiri sesuai dengan tingkat kebutuhan pada UPT Perpustakaan UNISSULA tanpa harus menggunakan bantuan dari pihak luar. b. Studi Kelayakan Sistem Automasi LONTAR 1) Kelayakan Organisasi Sistem automasi perpustakaan LONTAR dapat mendukung rencana strategis kebutuhan organisasi UPT Perpustakaan UNISSULA. 2) Kelayakan Operasi LONTAR memiliki berbagai modul yang dirancang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan pada umumnya. Hampir seluruh kegiatan dalam perpustakaan dapat diakses secara komputerisasi dan online 3) Kelayakan Ekonomi Setiap memodifikasi dan mengalami gangguan UPT Perpustakaan UNISSULA harus memanggil teknisi dari Universitas Indonesia dengan biaya yang tidak sedikit hal ini tidak sebanding dengan anggaran yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan UNISSULA. 2. Analis Sistem Dalam melakukan analisa sistem tahapan yang dilakukan UPT Perpustakaan UNISSULA yaitu dengan melakukan: a. Analis Lingkungan Organisasi UPT Perpustakaan UNISSULA menganalis secara rinci kebutuhan informasi dan sistem lingkungan. UPT Perpustakaan UNISSULA berusaha untuk mencari sistem automasi yang dapat mencakup seluruh kebutuhan perpustakaannya b. Analis Sistem yang Ada LONTAR dibuat dengan aplikasi automasi perpustakaan berbasis Web dengan menggunakan database MySQL dengan bahasa pemogramman PHP dan xHTML. (Putra, 2005). UPT Perpustakaan UNISSULA berusaha mencari sistem automasi pengganti yang menggunakan perangkat pendukung dengan spesifikasi sejenis, sehingga perangkat pendukung dalam sistem LONTAR masih dapat dimanfaatkan lagi pada sistem yang baru. 3. Pertimbangan dalam Memilih Sistem Berdasarkan berbagai pertimbangan tersebut UPT Perpustakaan UNISSULA akhimya menemukan dua sistem automasi yang dirasa paling sesuai dengan kebutuhan UPT Perpustakaan UNISSULA yaitu KOHA dan SLiMS. Dari kedua sistem ini kemudian dilakukan pertimbangan lagi dengan dilihat dari kelebihan dan kelemahan dari masing-masing sistem. Kedua sistem ini memiliki fitur yang sama-sama lengkap dan sesuai dengan kebutuhan operasional UPT Perpustakaan UNISSULA. Namun dengan melihat dari kelebihan dan kelemahan kedua sistem tersebut akhimya UPT Perpustakaan UNISSULA memutuskan untuk memilih sistem automasi SLiMS untuk mulai diujicobakan pada UPT Perpustakaan UNISSULA. Pertimbangan yang paling besar adalah karena SLIMS memiliki kelebihan yaitu dengan dilengkapi edisi bahasa Indonesia sehingga pustakawan dan pemustaka lebih mudah untuk memahami sistem automasinya sedangkan KOHA belum dilengkapi edisi bahasa Indonesia. Komunitas aktif pengembang masing-masing sistem sama-sama sangat mendukung dan banyak tersebar luas di seluruh dunia. Namun untuk kelebihan SLiMS yang selanjutnya yaitu karna SLiMS berasal dari Indonesia sehingga komunitas aktif pengembang SLiMS tentunya juga mayoritas berasal dari Indonesia pula, berbeda dengan KOHA yang berasal dari Selandia Baru sehingga komunitas aktif pengembang KOHA juga berasal dari negara yang sama pula sehingga apabila melakukan kegiatan sharing harus menggunakan bahasa Intemasional (Suyadi :22-27). Dengan berbagai kelebihan yang dimiliki SLiMS tersebut, tentunya akan lebih mempermudah UPT Perpustakaan UNISSULA baik dalam dalam implementasi maupun dalam pengaplikasian sistem automasi SLIMS. 4. Implementasi Sistem Pustakawan UPT Perpustakaan UNISSULA mulai mengujicobakan pada bagian multimedia yaitu dengan melakukan pendigitalisasian skripsi dan karya tulis ilmiah lainnya yang dapat diakses oleh pemustaka dalam lingkup intemal. Langkah awal dalam kegiatan digitalisasi skripsi antara lain: (1) Instalasi SLiMS, (2) Proses Digitalisasi, dan (3) Input data bibliografi ke SLIMS. Uji coba yang dilakukan berhasil sehingga karya digital dapat diakses dengan pemustaka dalam lingkup local. Hingga pada Maret 2014, ditetapkan kebijakan baru bahwa software SLiMS digunakan sebagai sistem automasi untuk seluruh aspek manajemen pada UPT Perpustakaan UNISSULA. Dengan ditetapkannya SLIMS sebagai sistem automasi, maka terjadilah proses migrasi sistem automasi perpustakaan dari LONTAR ke SLIMS. Migrasi Sistem Automasi di UPT Perpustakaan UNISSULA Bentuk kegiatan migrasi sistem automasi yang dilakukan pada UPT Perpustakaan UNISSULA terbagi ke dalam dua jenis kegiatan yaitu: 1. Migrasi Perubahan Kebijakan pada Pengolahan Metadata Koleksi secara Fisik Kegiatan migrasi kebijakan pengolahan metadata secara fisik ini dilakukan pada semua koleksi yang akan diolah pada sistem automasi yang baru. Bentuk kegiatan yang dilakukan antara lain: a. stock Opname dan Weeding (Penyiangan) Stock opname adalah suatu kegiatan pendataan ulang koleksi perpustakaan (Sutamo NS, 2008 : 200). Sedangkan kegiatan penyiangan yang dilakukan yaitu memilah koleksi yang masih layak dan yang sudah tidak layak untuk dilayankan. Hasil dari kegiatan ini yaitu didapat jumlah koleksi buku pada UPT Perpustakaan UNISSULA adalah sebanyak 23.091 eksemplar yang berada dirak, dengan perhitungan 21.421 koleksi buku sirkulasi, 1.701 koleksi referensi, 285 Jurnal Nasional, Majalah sebanyak 84 judul, Report sebanyak 16 judul, Jurnal Internasional sebanyak 11 judul, Penelitian Dosen sebanyak 6 judul, Kajian sebanyak 5 judul, dan Prosiding sebanyak 5 judul. Dengan 442 eksernplar buku dipinjam, dan 308 eksemplar buku yang disiangi. Sedangkan koleksi yang disiangi sebanyak 311 eksemplar buku yang terdapat pada ruang sirkulasi. Kegiatan ini dilakukan agar data yang diinput pada sistem automasi yang baru sesuai dengan data koleksi yang masih tersedia dan dilayankan. Berikut tabel rincian dari hasil kegiatan stock opname dan penyiangan pada koleksi tercetak UPT Perpustakaan UNISSULA (lihat tabel 4.1) : Tabel 1. Hasil Kegiatan Stock Opname dan Penyiangan Tahun 2015 No Jenis Koleksi Tercetak Jumlah Koleksi Judul Eksemplar 1. Koleksi Sirkulasi 5.355 21.421 2. Koleksi Referensi 425 1.701 3. Jurnal Nasional 285 3. Majalah 84 4. Report 16 5. Jurnal Internasional 11 6. Penelitian Dosen 6 7. Kajian 5 8. Prosiding 5 Dipinjam 442 Disiangi 308 Total Koleksi 23.091 Sumber :UPT Perpustakaan UNISSULA b. Perubahan barcode, Barcode adalah susunan garis vertikal hitam dan putih denga ketebalan yang berbeda, sangat sederhana, tetapi sangat berguna untuk menyimpan data-data spesifik, misalnya kode produksi, tanggal kadarluwarsa, nomor identitas dengan mudah dan murah (Lasa Hs : 2007 :148). Terdapat jenis barcode reader yang tidak bisa membaca kode-kode tertentu, untuk meminimalisir hal tersebut akhimya diputuskannya kebijakan baru bahwa kode barcode koleksi buku pada UPT Perpustakaan UNISSULA dibuat angka sernua. Hal ini dikarenakan untuk kode barcode angka, jenis barcode reader apapun dapat rnendeteksinya. c. Reinventarisasi Terjadinya migrasi sistem automasi yang dilakukan pada UPT Perpustakaan UNISSULA mengakibatkan adanya kegiatan pengolahan ulang terhadap koleksi buku lama. Bentuk kegiatan yag dilakukan antara lain pemberian nomor inventaris ulang yang selanjutnya dilakukan pencatatan ulang data bibliografi eksemplar buku ke dalam sistem automasi yang baru. Nomor inventaris adalah serangkaian kode yang terdiri dari angka atau campuran angka dan huruf yang dibuat untuk menunjukan identitas setiap koleksi yang dimiliki perpustakaan (Rahayuningsih, 2007:38). Perubahan sistematika nomor inventarisasi buku dilakukan dengan kode: A: 02, B: 01. Contoh nomor inventaris koleksi sirkulasi 8997/b/08 berubah menjadi 8997022008 Keterangan : 8997 : Nomor urut buku diinventaris (Apabila terdapat angka yang kurang dari 4 digit ditambah angka (nol) di depannya. B atau 02 : Merupakan kode buku (B: pembelian, A: Hadiah) 2008 : Merupakan tahun buku diinventarisasi pertama d. Perubahan label Pelabelan adalah pemberian label yang berisi call number pada punggung buku sesuai dengan yang tertulis dalam katalog. Sebelumnya UPT Perpustakaan UNISSULA menggunakan Call Number dengan ketentuan baris pertama dengan 3 huruf pertama nama terakhir yang telah dibalik kemudian setelah adanya kegiatan migrasi ini ditetapkannya kebijakan baru bahwa nama pengarang tidak dibalik sehingga call number pada baris pertama merupakan 3 huruf pertama pada nama depan pengarang. 2. Migrasi Data Migrasi database dan modifikasi pada sistem automasi dilakukan oleh Direktorial Sistem Informasi yang dimiliki oleh UNISSULA sebagai ahli Teknik Informatika. Pimpinan Perpustakaan dan pustakawan membuat draf usulan yang kemudian dikelola oleh DSI menjadi program yang sesuai kebutuhan automasi pada UPT Perpustakaan UNISSULA. Database dari LONTAR di export ke database SLIMS. Kedua sistem automasi ini saling mendukung berbagai standar pertukaran data/ interoperabilitas dengan sistem perpustakaan lain. Kedua sistem automasi ini juga menggunakan database dan bahasa pemogramman yang sama yaitu MySQL dan PHP. Hal ini semakin mempermudah dalam interoperabilitas. Kendala dan Usaha Mengatasi Kendala dalam Kegiatan Migrasi Sistem Automasi LONTAR ke SLiMS di UPT Perpustakaan UNISSULA 1. Kurangnya Sumber Daya Manusia yang Profesional Kurangnya sumber daya manusia yang professional dari UPT Perpustakaan UNISSULA dalam melakukan kegiatan migrasi sistem automasi LONTAR ke SLiMS mengakibatkan campur tangan dari DSI sebagai pelaksana kegiatan migrasi database dan dalam modifikasi sistem yang bekerjasama dengan pihak perpustakaan sehingga dapat sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. 2 . Gangguan adanya Virus Database SLiMS sempat mengalami gangguan dikarenakan adanya gangguan pada Jaringan dan serangan virus. Untuk mengatasi kendala ini, pihak perpustakaan memasang anti virus untuk mengamankan sistem komputer. 3. Gangguan pada Jaringan dan Apabila Listrik Padam Pada saat pengoperasian sistem automasi SLiMS jaringan sesekali dapat mengalami gangguan dan Listrik dapat Padam. Untuk sementara kendala ini dapat diatasi dengan melakukan kegiatan pelayanan secara manual sampai sistem dapat dioperasikan kembali.

Hasil analisis pada hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa yang menjadi pertimbangan UPT Perpustakaan UNISSULA melakukan migrasi sistem automasi dari LONTAR ke SLiMS adalah karena sistem sebelumnya tidak bersumber terbuka sehingga tidak dapat dimodifikasi secara bebas sesuai kebutuhan perpustakaan dan apabila sistem LONTAR mengalami gangguan UPT Perpustakaan UNISSULA harus memanggil teknisi dari Universitas Indonesia sebagai pemilik hak cipta dari LONTAR dengan biaya yang tidak sedikit. Bentuk kegiatan migrasi sistem automasi yang dilakukan pada UPT Perpustakaan UNISSULA terbagi ke dalam dua jenis kegiatan yaitu: migrasi perubahan kebijakan pada pengolahan metadata koleksi dan migrasi data. Kegiatan migrasi sistem automasi perpustakaan ini dibantu oleh Direktorial Sistem Informasi (DSI) yang dimiliki oleh UNISSULA sebagai ahli pemograman. Dengan terjadinya kegiatan migrasi sistem automasi ini tentunya juga mengakibatkan banyak hal yang harus diubah, hal tersebut sangat membutuhkan optimalisasi kerja dari seluruh pengelola UPT Perpustakaan UNISSULA agar kegiatan migrasi dapat terlaksana dengan baik sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat terlaksana dengan baik pula.