Peningkatan Layanan Perpustakaan Melalui Teknologi RFID

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi berkembang begitu pesat dan sudah meranah ke seluruh bidang termasuk perpustakaan. Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah Information and Communication Technology (ICT). Menurut Siregar (2004), ICT didefinisikan sebagai caracara elektronik dalam pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengkomunikasian informasi yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan komputer yang melahirkan revolusi digital. Kebutuhan akan teknologi informasi dan komunikasi sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan yang berkembang seiring dengan kegiatan menulis, mencetak, mendidik, serta pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi (Muasaroh, 2007). Menurut Budiasri (2010) dalam transformasinya di tengah kemajuan ilmu pengetahuan termasuk teknologi informasi dan komunikasi, perpustakaan harus mampu memberikan nilai tambah pada informasi melalui ekspansi dan inovasi. Oleh karena itu, perpustakaan harus mengikuti perkembangan dengan memanfaatkan peran teknologi informasi dan komunikasi untuk meningkatkan pelayanan di perpustakaan. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan diperoleh beberapa keuntungan antara lain: (1) Lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan kegiatan kepustakawanan; (2) Memberikan layanan yang lebih cepat, mudah dan tepat; (3) Mengembangkan infrastruktur perpustakaan; (4) Meningkatkan eksistensi perpustakaan (Lasa, 2009). Selain itu, menurut Hamdani (2014) mengatakan dampak lain dalam penerapan teknologi informasi di perpustakaan untuk pemustaka antara lain dapat mempermudah temu kembali informasi sehingga tidak membuang-buang waktu yang lama; Pemustaka dapat menelusuri dan menggunakan layanan perpustakaan dengan mandiri tanpa mengantri seperti pada konsep perpustakaan konvensional. Penerapan teknologi informasi selain memiliki keuntungan juga terdapat kelemahan. Kannappanawar (2004) menyebutkan beberapa kelemahan teknologi informasi meliputi: (1) Dana yang tidak mencukupi; (2) Biaya operasional yang bertambah terus menerus dari tahun ke tahun; (3) Sumber daya manusia yang belum memadai; (4) Semakin banyaknya pengangguran. Menurut Hamdani (2014), penggunaan teknologi informasi selain menguntungkan pustakawan dan pemustaka, akan tetapi juga ada dampak negatif yang dirasakan dari teknologi informasi yang terjadi di perpustakaan antara lain: (1) Hubungan antara pustakawan dan pemustaka menjadi kurang harmonis karena ketergantungan mereka terhadap teknologi; (2) Biaya perbaikan dan operasional teknologi informasi yang semakin tinggi. Pemanfaatan teknologi perpustakaan juga didasarkan pertimbangan sebagai berikut: (1) Kemudahan memperoleh produk teknologi; (2) Harga produk teknologi informasi yang semakin terjangkau; (3) Kemampuan teknologi informasi itu sendiri; (4) Tuntutan pengguna perpustakaan (Lasa, 2009). Dengan adanya perkembangan teknologi informasi diharapkan dapat mengoptimalkan layanan perpustakaan. Permasalahan yang sering dihadapi oleh perpustakaan pada umumnya adalah belum optimalnya layanan perpustakaan yang diberikan dan belum optimalnya kinerja sumber daya manusia di perpustakaan. Layanan perpustakaan merupakan ujung tombak perpustakaan, karena layanan perpustakaan berkaitan langsung dengan pengguna perpustakaan. Sebagaimana yang telah kita ketahui bahwa tujuan perpustakaan adalah untuk memberikan layanan prima kepada para pemustakanya. Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan layanan perpustakaan dengan bantuan teknologi informasi dan komunikasi adalah dengan menggunakan teknologi Radio Frequency Identification (RFID). Penerapan yang meluas dari RFID banyak memunculkan persoalan dalam peningkatan layanan khususnya layanan mandiri (self-service), dan mengurangi layanan contactless, sehingga perpustakaan akan dapat mengoptimalkan sumber daya manusia di perpustakaan (Boss, 2007). 2. RADIO FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID) Sejarah perkembangan radio frequency identification dimulai sejak tahun 1920, tetapi berkembang menjadi IFF transponder pada tahun 1939. Yang waktu itu berfungsi sebagai alat identifikasi pesawat musuh, dipakai oleh militer Inggris pada perang dunia II. Sejak tahun 1945 beberapa orang berfikir bahwa perangkat pertama RFID ditemukan oleh Leon Theremin sebagai suatu tool spionase untuk pemerintahan Rusia (Henlia, 2006). RFID merupakan sebuah teknologi compact wireless yang diunggulkan untuk mentransformasi dunia komersial. RFID adalah sebuah teknologi yang memanfaatkan frekuensi radio untuk identifikasi otomatis terhadap objek-objek atau manusia. RFID adalah teknologi penangkapan data yang dapat digunakan secara elektronik untuk mengidentifikasi, melacak dan menyimpan informasi dalam tag RFID (Hidayat, 2010). Radio-Frequency Identification (RFID) adalah penggunaan gelombang radio untuk membaca dan menangkap informasi yang tersimpan pada tag yang melekat pada suatu objek. Sebuah tag dapat dibaca sampai seberapa jauh jaraknya dan tidak perlu berada dalam langsung jarak yang dekat dengan pembaca untuk dilacak keberadaannya (http://www.epcrfid.info/rfid). Erwin (2004) mengatakan RFID adalah sebuah teknologi yang menggunakan frekuensi radio untuk mengidentifikasi suatu barang atau manusia. Menurut Maryono (2005), RFID adalah sebuah metode identifikasi dengan menggunakan sarana yang disebut RFID atau transponder (tag) untuk menyimpan dan mengambil data jarak jauh. RFID atau Radio Frequency Identification, adalah suatu metode yang mana bisa digunakan untuk menyimpan atau menerima data secara jarak jauh dengan menggunakan suatu piranti yang bernama RFID tag atau transponder (Kustianto, 2010). Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Radio-Frequency Identification (RFID) adalah teknologi yang menggunakan gelombang radio untuk mengidentifikasi secara otomatis terhadap suatu objek atau manusia baik secara jarak jauh maupun dekat. 3. KOMPONEN RFID Biasanya komponen RFID untuk perpustakaan terdiri dari beberapa komponen: tag RFID, station self check in/out, staff station check-out, self-return books drops dengan fitur otomatis check-in, sebuah tag station dilengkapi dengan tag reader, satu set pintu pengaman untuk keluar bahan pustaka, sebuah portable scanner rak untuk inventarisasi dan stasiun administrasi (Narayanan, 2007). Hidayat (2010) mengatakan secara garis besar sebuah sistem RFID terdiri atas tiga komponen utama, yaitu tag, reader, dan basis data (Gambar 1). Gambar 1. Komponen Utama Sistem RFID 3.1 TAG RFID Tag RFID terdiri dari tag chip dan tag antena (Gambar 2). Tag chip menyimpan nomor seri yang unik dan termasuk memori untuk menyimpan informasi pengidentifikasian yang unik. Sedangkan tag antena berfungsi untuk mengirimkan informasi dari chip ke reader. Gambar 2. Tag RFID Tag RFID terdapat 3 macam yaitu tag aktif, tag pasif dan tag semi-pasif. Dalam sistem RFID aktif, tag memiliki kekuatan sumber daya sendiri dan terdapat baterai di dalam label. Tag aktif menyiarkan sinyal untuk mengirim informasi yang tersimpan pada microchip. Sistem RFID aktif biasanya beroperasi pada frekuensi ultra tinggi (ultrahigh frequency/UHF) dan memiliki jangkauan hingga 100 m. Ada dua jenis utama dari tag aktif yaitu transponder dan beacons. Transponder akan aktif ketika menerima sinyal radio dari reader dan kemudian daya menanggapi dengan mengirimkan sinyal kembali. Transponder tidak aktif secara langsung memancarkan gelombang radio tanpa sinyal reader karena transponder menghemat baterai. Sedangkan, beacon tidak seperti transponder karena tidak didukung oleh sinyal reader. Beacon memancarkan sinyal pada interval pre-set dan tergantung pada tingkat penemuan akurasi yang diperlukan. Beacon dapat diatur untuk memancarkan sinyal, setiap sinyal beacon ini diterima oleh antena reader yang berada di area yang dipantau. Tag aktif dapat dilihat pada gambar 3. Gambar 3. Tag Aktif Dalam sistem RFID pasif, reader dan antena reader mengirim sinyal radio ke tag. Tag RFID kemudian menggunakan sinyal untuk mengirimkan daya kembali ke reader. Sistem RFID pasif dapat beroperasi di frekuensi rendah (low frequency/LF), frekuensi tinggi (high frequency/HF) atau frekuensi ultra tinggi (ultrahigh frequency/UHF). Sistem RFID pasif memiliki jangkauan kurang dari 10 m dan lebih dari 3 m. Tag pasif tidak membutuhkan sumber daya dan hanya memerlukan tag chip dan antena, sehingga lebih murah dan lebih kecil dari pada tag aktif. Tag pasif dapat dilihat pada Gambar 4. Gambar 4. Tag Pasif Tag semi-pasif menggunakan sumber daya terpadu (baterai) untuk daya pada chip. Tag semi-pasif tidak memiliki pemancar sendiri dan memiliki jangkauan kurang dari 100 m. Adapun perbandingan tag aktif dan tag pasif dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Perbandingan tag aktif dan tag pasif RFID Aktif RFID Pasif Sumber daya tag Internal pada tag Daya dikirim menggunakan RFID dari reader Baterai di dalam label Ya Tidak Kesediaan daya Berkelanjutan Hanya pada jangkauan medan reader Kekuatan sinyal yang dibutuhkan dari reader Sangat rendah Sangat tinggi Ketersediaan kekuatan sinyal dari tag ke reader Tinggi Sangat rendah Jangkauan 100 meter atau lebih 3 meter atau kurang Pembacaan banyak label Ribuan label dengan kecepatan hingga 120 km/jam Beberapa ratus label, dengan jarak sekitar 3 meter 3.2 READER RFID Reader RFID dikenal juga sebagai interogator, yakni perangkat yang menyediakan koneksi antara tag data dan sistem perangkat lunak yang membutuhkan informasi. Hamdani (2014) mengatakan reader RFID mengirimkan pulsa berupa radio energi ke tag dan mendengar respon dari tag tersebut. Tag mendeteksi energi ini dan mengirimkan kembali respon yang mengandung nomor seri yang unik dari tag dan juga informasi lainnya yang terdapat pada tag. Agar dapat berfungsi, sistem RFID diperlukan sebuah reader atau alat scanning-device yang dapat membaca tag dengan benar dan mengkomunikasikan hasilnya ke suatu basis data. Reader menggunakan antena yang terpasang untuk menangkap data dari tag. Ketika reader memancarkan gelombang radio, maka tag yang telah dirancang pada frekuensi tersebut akan memberikan respon. Kemudian melewati data ke komputer untuk diproses. Reader RFID ada berbagai ukuran dan jenis, yaitu dapat berupa reader bergerak seperti peralatan genggam (Gambar 5), atau stasioner seperti di supermarket. Gambar 5. Reader RFID seperti peralatan genggam 3.3 BASIS DATA RFID Basis data merupakan sistem informasi logistik pada posisi back-end dan bekerja melacak, serta menyimpan informasi tentang item yang memiliki tag. Informasi yang tersimpan dalam basis data dapat terdiri dari identifier item, deskripsi, pembuat, pergerakan, dan lokasinya. Tipe informasi yang tersimpan di dalam basis data bervariasi, karena tergantung pada aplikasinya. Basis data dapat dilihat pada Gambar 6. Gambar 6. Basis Data Pada Sistem RFID 4. FREKUENSI RFID Frekuensi mengacu pada ukuran gelombang radio yang digunkaan untuk melakukan komunikasi antara komponen sistem RFID. Menurut Hidayat (2010) sistem RFID ini menggunakan empat frekuensi utama yaitu frekuensi rendah (low frequency/LF), frekuensi tinggi (high frequency/HF), frekuensi ultra tinggi (ultrahigh frequency/UHF) dan gelombang mikro. 1. Band Low Frequency (Band LF) Band LF mencakup frekuensi dari 30 kilohertz (KHz) hingga 300 KHz. Biasanya system LF RFID beroperasi berkisar antara 125 KHz hingga 134 KHz. Band ini paling sesuai untuk penggunaan jarak pendek. 2. Band High Frequency (Band HF) Band HF berkisar 3-30 megahertz (MHz), namun kebanyakan beroperasi pada 13,56 MHz. Frekuensi ini memungkinkan akurasi yang lebih baik dalam jarak 3 kaki dan karena itu dapat mereduksi risiko kesalahan pembacaan tag. 3. Band Ultrahigh Frequency (Band UHF) Band UHF mencakup rentang dari 300 MHz hingga 3 gigahertz (GHz). Pada sistem RFID biasanya digunakan berkisar 860-960 MHz. Tag ini lebih sensitive terhadap faktor-faktor lingkungan daripada tag-tag yang beroperasi pada frekuensi lainnya. 4. Tag yang beroperasi pada frekuensi gelombang mikro, biasanya 2,45 dan 5,8 gigahertz (GHz), mengalami lebih banyak pantulan gelombang radio dari objek-objek di dekatnya yang dapat mengganggu kemampuan reader untuk berkomunikasi dengan tag. Tag RFID gelombang mikro biasanya digunakan untuk manajemen rantai suplai. Tabel 2. Frekuensi RFID yang umum beroperasi pada tag Gelombang Frekuensi Rentang dan Laju Baca Contoh Penggunaan LF 125 KHz ~1.5 kaki; kecepatan baca rendah Access control, animal tracking, point-of-sale applications HF 13,56 KHz ~3 kaki; kecepatan baca sedang Access control, smart cards, item-level tracking UHF 860-930 MHz Sampai 15 kaki; kecepatan baca tinggi Pallet tracking, supply chain management Gelombang mikro 2.45/5.8 GHz ~3 kaki; kecepatan baca tinggi Supply chain management 5. CARA KERJA RFID Sistem RFID terdiri dari dua bagian yaitu tag atau label dan reader. Tag RFID tertanam dengan pemancar dan penerima. Komponen RFID memiliki dua bagian yaitu microchip yang menyimpan dan memproses informasi, antena yang menerima dan mengirimkan sinyal. Tag tersebut berisi nomor seri yang unik untuk satu objek tertentu. Untuk membaca informasi yang dikodekan pada tag, dua arah radio pemancar yang disebut interogator akan memancarkan sinyal ke tag menggunakan antena. Tag merespon dengan informasi tertulis pada memori. Interogator kemudian akan mengirimkan hasil membaca ke program RFID komputer. Cara kerja RFID dapat dilihat pada gambar 7. Gambar 7. Cara Kerja RFID 6. PENERAPAN RFID DI PERPUSTAKAAN Menurut Maryono (2005) terdapat konfigurasi yang umum dalam penerapan sistem RFID di Perpustakaan yaitu: a. RFID Tag a. Dapat ditulis ulang, label standar ISO mengindentifikasi dan melacak berbagai barang atau buku b. Memori chip menyimpan informasi buku tersebut c. Status keamanan tersimpan langsung pada label d. Menghilangkan garis pandang (line of sight) yang diperlukan untuk memproses buku b. Conversion Station a. Konversi ID barang dari barcode ke label RFID b. Secara otomatis menyalurkan/mengeluarkan label c. Mencakup layer sentuh, scanner barcode optic, RFID reader dan portable d. Memungkinkan programming/reprogramming (entri data) e. Tidak memerlukan koneksi ke system sirkulasi terotomasi f. Menyederhanakan proses checkout/chekin (peminjaman/pengembalian) g. Memproses buku dengan barcode dan label RFID h. Banyak memproses buku sekaligus secara bersamaan i. Kendali operasi dengan layar sentuh c. Staff Workstation a. Meningkatkan efisiensi tempat kerja dan ergonomic b. Memproses barang dengan barcode dan label RFID c. Display dikombinasikan dengan display sistem otomasi d. Bekerja dengan komputer di meja sirkulasi, scanner, printer e. Bekerja sebagai tempat sirkulasi atau tempat programming label (entri data) f. Dapat memproses peminjaman (chek out) banyak barang sekaligus secara bersamaan. d. Digital Library Assistant a. Mampu membaca sendiri, shelving, pengurutan, pencarian, penyiangan dan pencarian yang luar biasa. b. Dapat digunakan untuk scan barang untuk status keamanan dengan alarm berbunyi. c. Secara bersamaan melakukan pembacaan, pencarian dan scan persediaan. d. Dapat memegang/menyimpan informasi lebih dari 1 juta barang. e. Antena mempermudah pembacaan pada rak yang tinggi dan rendah e. Detection System a. Perlindungan keamanan yang tinggi untuk semua koleksi perpustakaan b. Pilihan suara alarm memainkan pesan pilihan c. Lebar koridor mengikuti standar ADA d. Penghitung grafik terintegrasi e. Tidak membutuhkan aplikasi server f. Tersedia dalam warna abu-abu gelap dan terang f. Self – return books drops Koleksi buku yang dikembalikan di pelayanan sirkulasi langsung bisa diidentifikasi setelah melalui books drops, dan fungsi keamanan anti pencurian diaktifkan kembali. Pada saat yang sama database perpustakaan diperbarui. Pengguna dapat langsung mengembalikan buku sendiri (self- return books drops), menyediakan service pengembalian 24 jam. Sebagai tambahan, books drops dapat dilengkapi dengan automatic sorting system, menjadikan pengelolaan koleksi lebih efisien. Hamdani (2014) mengatakan untuk mempersiapkan sistem RFID langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Menginput deskripsi buku ke dalam tag RFID 2. Tempelkan tag RFID ke dalam buku 3. Masukkan buku ke dalam rak 4. Pindai buku dengan alat scanner genggam untuk mempermudah shelving 5. Pemustaka mencari bahan pustaka di OPAC dan mencari ke jajaran rak 6. Kemudian peminjaman dilakukan secara mandiri (self service) dengan menggunakan alat self check station 7. Buku yang dipinjam sudah melalui proses di atas tidak akan menjadi masalah ketika melewati pintu gerbang yang sudah di pasang alarm pengaman 8. Ketika pemustaka ingin mengembalikan buku, maka bisa melalui alat book drop Menurut Hidayat (2010) Penggunaan teknologi RFID di Perpustakaan Perguruan Tinggi akan sangat mendukung hal berikut : a. Sistem inventori berkecepatan tinggi Keunggulan khas dari sistem RFID ini adalah kemampuan scan terhadap buku-buku secara otomatis tanpa memindahkan buku-buku tersebut. Bagian reader berupa ‘hand-held inventory reader’ dapat dipindahkan menjauhi rak buku untuk membaca semua informasi unik tertentu. Dengan pemakaian teknologi wireless, hal ini memungkinkan tidak hanya dalam update inventori, tetapi juga mengenali item mana yang di luar pesanan. Selain itu, perpustakaan bisa menerapkan tracing kartu anggota perpustakaan. Dengan sistem ini seluruh pengguna perpustakaan yang memasuki perpustakaan diberi kartu anggota yang telah ditanami chip RFID. Kartu dibaca oleh sensor dan mencatat secara tepat waktu masuk dan keluarnya pengunjung perpustakaan. Informasi ini tersimpan di dalam database komputer. Teknologi ini juga memungkinkan untuk dengan mudah segera melacak buku yang pernah dipinjam anggota yang pernah dilayani pustakawan. b. Proses sirkulasi yang cepat Penggunaan RFID akan mempercepat suatu proses sirkulasi peminjaman dan pengembalian. Efisiensi waktu terjadi karena informasi dapat dibaca dari tag RFID dengan lebih cepat daripada barcode dan dapat membaca tumpukan buku-buku pada waktu yang sama. c. Penanganan buku-buku secara otomatis Penerapan lain dari teknologi RFID adalah penanganan buku-buku secara otomatis. Hal ini meliputi sistem sortir dan alat angkut yang dapat memindahkan buku-buku dan menyortirnya berdasarkan kategori menuju penyimpanannya. Hal ini akan mengurangi waktu kerja petugas secara signifikan.

Kemampuan teknologi RFID dalam proses sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) sangat efektif dan efisien. Hal ini merupakan peluang bagi perpustakaan guna mengoptimalkan layanan perpustakaan menggunakan teknologi RFID. Dengan adanya teknologi RFID, pengguna dapat melakukan self-service yaitu layanan mandiri. Keuntungan melakukan layanan mandiri ini yaitu dapat mempercepat proses sirkulasi peminjaman dan pengembalian, sehingga waktu yang diperlukan efisien. Kemudahan dari implementasi RFID ini perlu memperhatikan pengguna dimana pemanfaatan RFID ini nanti sepenuhnya akan dimanfaatkan oleh pengguna. Oleh karena itu, pengguna perlu diberi pemahaman yang cukup agar proses otomasi di perpustakaan dengan teknologi RFID dapat dilakukan dengan benar