PENGAYAAN FITUR LAPORAN PADA SENAYAN LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM (SLiMS) DI PERPUSTAKAAN PRESIDENT UNIVERSITY

Perkembangan teknologi informasi telah merambah ke berbagai bidang. Perkembangan dunia perpustakaan pun sangat didukung oleh perkembangan teknologi informasi tersebut. Salah satunya adalah pemanfaatan sistem informasi perpustakaan. Sistem informasi perpustakaan menjadikan kegiatan perpustakaan menjadi terpadu, terintegrasi dan saling terkoneksi menjadi sebuah sistem. Sistem seharusnya merupakan suatu hal yang saling terkait satu dengan yang lain untuk mencapai sebuah tujuan yang sama (Sutabri, 2004). Suatu sistem yang baik harus mempunyai goal; tujuan jangka panjang dan sasaran; jangka pendek yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan. Sebuah sistem informasi perpustakaan dapat mengintegrasikan bidang-bidang tugas bisnis yang ada dalam sebuah perpustakaan. Adanya sistem informasi telah memberikan manfaat yang sangat efektif dan efisien. Pengambilan keputusan menjadi efektif dan konsisten. Efisiensi organisasi akan mendorong fungsi manajemen berjalan sesuai dengan rencana waktu dan mencapai target sesuai besaran biaya operasi. Sistem informasi dapat digunakan sebagai landasan pimpinan untuk mengambil keputusan dan mengetahui peningkatan kinerja organisasi dengan tepat waktu, sesuai sasaran, dapat dipercaya, jelas dan fleksibel. Dengan demikian maka sistem informasi dapat mengatur ketersediaan waktu lebih banyak dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen (Masyhudzulhak, 2012). Seluruh proses bisnis yang ada di perpustakaan dan kebutuhan informasi dapat dihasilkan melalui sebuah sistem yang terintegrasi. Dengan sistem informasi perpustakaan, proses bisnis dapat terhubung dengan berbagai bidang kegiatan yang berbeda. Konsep sistem jika dilihat dari pendekatan prosedur atau komponen yaitu suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkaitan, berkumpul bersama-sama, bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (Bin-Ladjamudin, 2005). Sistem informasi dalam suatu organisasi seperti perpustakaan, dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem informasi yang ada di suatu perpustakaan dapat merealisasikan bagaimana semua aktivitas terlibat, berhubungan erat, dan saling ketergantungan. Dengan aplikasi sistem informasi telah memungkinkan pemrosesan data dan laporan dengan cepat (Husein & Wibowo, 2006). Sistem informasi perpustakaan merupakan proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi dengan maksud memberikan data kepada pengguna untuk dasar pengambilan keputusan. Sebuah sistem apapun harus merujuk pada proses bisnis yang ada, sehingga jika ada sebuah sistem yang dibuat bukan berdasarkan kebutuhan maka prosentase keberhasilannya semakin kecil dan dapat mempengaruhi kualitas informasi yaitu relevan, akurat, tepat waktu (Sutabri, 2004), ekonomis, efisien dan dapat dipercaya (Bin-Ladjamudin, 2005). Perpustakaan President University merupakan perpustakaan universitas yang menyediakan koleksi untuk kebutuhan sivitas akademikanya. Perpustakaan President University memandang perlu mengetahui tingkat produktivitas dan kemajuan serta aktivitas yang terjadi pada perpustakaan tersebut. Oleh karena itu maka informasi laporan yang optimal dan memadai harus dapat dihasilkan dari sebuah sistem informasi perpustakaan. Perpustakaan President University memilih SLiMS sebagai sistem informasi perpustakaan yang digunakan. SLiMS merupakan sebuah sistem berlisensi open source software, dengan demikian dalam proses penggunaannya sudah tentu memiliki kelebihan dan kelemahan, walaupun penggunaan SLiMS sudah berkembang dan banyak dipakai oleh berbagai perpustakaan di Indonesia, seperti yang ditampilkan dalam web resmi SLiMS yaitu pada http://SLiMS.web.id/web/?q=node/36 terdapat 389 perpustakaan yang sudah memanfaatkan SLiMS. Penggunaannya lebih banyak untuk sarana penelusuran online yaitu pemanfaatan Online Public Access Catalogue (OPAC), selain itu juga digunakan sebagai sistem pengelolaan koleksi repositori institusi seperti: koleksi skripsi, tesis dan disertasi, indeks jurnal secara digital. Kemudian Perpustakaan President University memandang bahwa fitur laporan dalam SLiMS bagian terpenting sebagai keputusan manajemen untuk melihat kinerja perpustakaan. Fitur-fitur laporan sudah disediakan oleh SLiMS. Untuk memenuhi kebutuhan Perpustakaan President University diperlukan pengayaan fitur laporan yaitu menambah fitur laporan baru untuk mengukur kinerja perpustakaan. Dengan alasan tersebut maka penelitian ini dilakukan untuk membuat pengayaan fitur laporan yang sesuai dengan kebutuhan pada Perpustakaan President University sehingga dapat digunakan lebih optimal dan menjadi acuan bagi perpustakaan universitas lainnya yang membutuhkan pengembangan sistem informasi perpustakaan menggunakan SLiMS. Tujuan Penelitian ini bertujuan untuk: Mengayakan fitur laporan yang tidak tersedia pada SLiMS untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis di Perpustakaan President University. Menerapkan SLiMS yang sudah dilengkapi dengan pengayaan fitur laporan di Perpustakaan President University. Manfaat Manfaat yang diharapkan melalui penelitian ini adalah: Tersedianya sistem informasi perpustakaan yang dapat membantu pihak manajemen membuat kebijakan dan keputusan perpustakaan. Terciptanya manajemen perpustakaan yang modern dan pelayanan yang profesional. Terlaksananya tata kelola manajemen perpustakaan yang transparan, responsif, akuntabel dan partisipatif di Perpustakaan President University. Memperkaya fitur laporan SLiMS dengan menerapkan standar ISO 11620 untuk mengukur kinerja perpustakaan. Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian ini adalah sebagai berikut: Penelitian dilakukan terhadap SLiMS versi Cendana. Pengayaan fitur laporan sesuai dengan standar ISO 11620 yaitu penambahan laporan kinerja perpustakaan disesuaikan dengan modul-modul yang telah dilakukan prosesnya pada SLiMS.

Tahapan Penelitian Penelitian ini menggunakan lima tahapan penelitian yaitu analisis kebutuhan, pengkajian SLiMS, pengayaan fitur laporan menggunakan metode prototipe Pressman (2010), evaluasi sistem dan uji coba dengan menggunakan metode black box yang dilakukan oleh semua bagian perpustakaan, kemudian menerapkan pengayaan fitur laporan SLiMS di Perpustakaan President University. 1) Analisis Kebutuhan Hal-hal yang dilakukan adalah melakukan pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul, mempelajari sistem yang diusulkan dan modifikasi. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara; dengan pemilihan sampling yang dipilih (Purposive Sampling) kepada bagian-bagian perpustakaan; bagian pengolahan, sirkulasi, teknis perpustakaan yang memelihara sistem informasi perpustakaan dan Kepala Biro Pengembangan President University. Teknik wawancara dilakukan dengan wawancara langsung dan tertutup sehingga dapat mencapai tujuan penelitian. Data yang diperoleh akan dikumpulkan untuk dikelompokkan ke dalam kategori-kategori kebutuhan sistem berdasarkan kebutuhan yang ditemui, antara lain: kebutuhan fungsional, pengembangan dan kebutuhan tambahan apabila belum tercakup dari kategori kebutuhan sistem yang ada (Rosa & Shalahuddin, 2013). 2) Pengkajian SLiMS Pengkajian SLiMS dilakukan dengan observasi ke dalam sistem untuk mendapatkan keputusan kelayakan sistem yang akan digunakan oleh Perpustakaan President University. Observasi yang dilakukan dengan melakukan penelitian terhadap modul-modul yang tersedia dalam sistem dengan kriteria kinerja sistem untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis yang dikerjakan. Langkah-langkah yang dilakukan untuk pengkajian SLiMS ini adalah dengan: Mempelajari modul-modul SLiMS. Membuat matriks ketersediaan sistem sesuai dengan kategori analisis kebutuhan sistem. Mengkaji fitur-fitur modul laporan SLiMS. 3) Pengayaan Fitur Laporan Metode yang digunakan adalah sebagai berikut: Melakukan wawancara kepada responden bagian perpustakaan, terhadap atasan terkait dalam hal ini Kepala Biro Pengembangan, kemudian bersama-sama mendiskusikan dan mendefinisikan format seluruh kebutuhan sistem dan pengayaan fitur laporan. Membuat perencanaan cepat, di mana kepala perpustakaan mengumpulkan dokumen analisis kebutuhan dan menyusun kebutuhan laporan perpustakaan sesuai standar pengukuran kinerja perpustakaan menurut standar ISO 11620 dan mengikuti pedoman yang disusun oleh Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI, 2005). Kemudian menyusun kebutuhan laporan perpustakaan yang harus dilengkapi dalam modul laporan yang belum dimiliki SLiMS agar memenuhi kebutuhan untuk pembuat keputusan di level manajemen yaitu dengan menerapkan standar pengukuran kinerja perpustakaan. Standar-standar yang akan dibuat sistem tersebut disesuaikan dengan proses input data yang sudah dijalankan pada SLiMS. Membuat perencanaan model yang cepat, yaitu dengan merancang model sistem tampilan cepat yang akan digunakan oleh pengguna berupa interface yang terlihat dalam layar yang menampilkan laporan yang dibutuhkan kepala perpustakaan. Untuk memudahkan pengembangan fitur laporan dilakukan dengan cara membuat tata letak antarmuka pengayaan fitur laporan atau format tampilan keluaran yang mudah dilihat pengguna. Perancangan interface mengarah ke dalam pengembangan prototipe. Menurut Sommerville (2011), bahwa sebuah prototype adalah sebuah versi awal dari sistem perangkat lunak yang digunakan untuk memperlihatkan konsep, mencoba pilihan rancangan dan menemukan masalah dan kemungkinan pemecahannya. Membangun prototipe dengan membuat model UML menggunakan diagram use case, diagram activity dan membuat relasi tabel pada basis data SLiMS untuk memudahkan membuat query data pengayaan fitur laporan. Memberikan umpan balik, di mana prototipe yang dibangun diserahkan kepada perpustakaan untuk dievaluasi apakah sudah sesuai dengan analisis kebutuhan sebelumnya dan memberikan umpan balik yang akan digunakan untuk memperbaiki spesifikasi kebutuhan fitur laporan. 4) Evaluasi Sistem dan Uji Coba Evaluasi dilakukan oleh kepala perpustakaan dengan bagian-bagian proses bisnis perpustakaan, untuk mengetahui apakah prototipe sudah sesuai dengan kebutuhan. Jika masih ditemukan kekurangan akan direvisi. Prototipe akan diuji coba menggunakan metode black box. Kemudian dilakukan proses migrasi data ke dalam sistem untuk mengukur hasil uji coba data dengan data sebenarnya. Selanjutnya setelah fitur laporan sudah lengkap dan sesuai yang direncanakan dalam analisis kebutuhan maka fitur laporan ini siap untuk digunakan dan diterapkan dalam sistem perpustakaan. 5) Penerapan Sistem Dalam penerapan sistem pada penelitian ini yang dilakukan adalah melakukan instalasi sistem, kemudian memulai penggunaan pengayaan fitur laporan yang baru. Penerapan sistem ini menghasilkan laporan berisi pedoman mengenai petunjuk pengoperasian sistem dan jangka waktu pengoperasian sistem yang dapat diterapkan untuk dapat dioperasikan dalam SLiMS. Kemudian dilakukan pembandingan proses pembuatan laporan kinerja perpustakaan antara menggunakan sistem manual dengan sistem pengayaan yang menggunakan fitur laporan SLiMS.

Berdasarkan wawancara dengan bagian perpustakaan yang terkait proses bisnis di perpustakaan yaitu bagian pengolahan, bagian sirkulasi, dan bagian teknis komputer perpustakaan, diperoleh informasi mengenai sistem informasi perpustakaan yang dipakai selama ini. Informasi yang diperoleh kemudian dibuat kategori kebutuhan sistem seperti pada Tabel 1. Tabel 1 Kategori Analisis Kebutuhan Sistem Kategori Sistem Deskripsi Bagian Proses Bisnis Fungsional Penambahan laporan kinerja perpustakaan Kepala Perpustakaan, Kepala Biro Pengembangan Membuat laporan kinerja setiap staf Kepala Perpustakaan, Kepala Biro Pengembangan Pengembangan Modul Stock Opname Bagian Pengolahan Menambahkan tipe jenis koleksi Bagian Pengolahan Hak akses user harus dibuat berdasarkan bagian proses bisnis untuk manajemen staf Bagian Sistem Informasi Field database ID Member dapat di edit Bagian Sirkulasi Pencatatan kunjungan perpustakaan (Visitor) Bagian Sirkulasi Penambahan bahasa pengantar Bagian Sirkulasi Penambahan pengelolaan koleksi Audio Visual Bagian Pengolahan Modul khusus pemustaka mengetahui pinjaman buku Bagian Sirkulasi Tagihan keterlambatan buku dipinjam Bagian Sirkulasi Pengembalian buku dengan Id buku Bagian Sirkulasi Fitur peminjaman harus menampilkan buku yang dipinjam Bagian Sirkulasi Tambahan Akses koleksi online Kepala Biro Pengembangan Opac harus interaktif; menampilkan cover buku, dan link koleksi ebook Kepala Biro Pengembangan Sistem tidak user friendly Bagian Pengolahan Sistem yang berjalan memiliki kendala yaitu sudah tidak mencukupi kebutuhan proses bisnis perpustakaan yang dinamis. Untuk itu diperlukan pengembangan sistem informasi perpustakaan dalam menjawab kebutuhan dan mengatasi permasalahan yang dihadapi. Perpustakaan President University membutuhkan informasi penambahan laporan yang cepat dan lengkap. Sistem yang ada saat ini kurang cepat dan responsif dalam pengambilan keputusan pimpinan, dalam menyajikan laporan dan statistik perpustakaan, yang didasarkan pada pengukuran standar kinerja perpustakaan perguruan tinggi. Pengkajian SLiMS Salah satu karakteristik sistem informasi adalah seberapa jauh efektivitas yang dihasilkan oleh kinerja sistem informasi tersebut terhadap fungsinya selaku pendukung manajemen dalam menjalankan bisnisnya. SLiMS memiliki modul utama berperan dalam memenuhi proses bisnis perpustakaan; Bibliografi, Sirkulasi, Keanggotaan, Stock Opname, Master File, Sistem, Laporan dan Serial Control. SLiMS mampu menjalankan fungsi administrasi yang ada di perpustakaan dan dapat membantu pihak manajemen karena kegiatan-kegiatan ini dilakukan oleh fitur-fitur yang tersedia pada SLiMS (Hakim, 2011). Di luar menu utama terdapat modul Visitor yaitu pencatatan data pengunjung dan pengguna OPAC yang didukung berbagai bahasa pengantar: bahasa Inggris, Indonesia, Arab, Jerman, Bengali, Malaysia, Brasil, China, Korea, Persia, Thailand, dan Spanyol menurut Senayan Developer Community (SDC). Penambahan laporan kinerja perpustakaan sebagai kebutuhan fungsional sistem belum ada dalam SLiMS sehingga memerlukan pengayaan fitur laporan dengan tidak terjadi pengulangan (reduplication) laporan. Pengayaan Fitur Laporan SLiMS Laporan yang akan diwujudkan adalah sesuai dengan standar dalam mengukur kinerja perpustakaan pada ISO 11620 dalam mengukur kinerja perpustakaan dan mengikuti buku Pedoman Pengukuran Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi (FPPTI, 2005) seperti pada Tabel 2. Tabel 2. Pengayaan Fitur Laporan SLiMS No Pengayaan Fitur Laporan Keterangan 1. Annual Circulation Jumlah buku yang dipinjam keluar perpustakaan selama satu tahun. 2. Circulation per Capita Mengukur jumlah item yang disirkulasikan oleh perpustakaan terhadap pemustaka selama satu tahun. 3. Membership Report Jumlah Anggota civitas akademik dan jumlah anggota melakukan registrasi pertahun, serta Total civitas akademik dan Total civitas akademik yang aktif. 4. Registration as a Percentage of Population Pengukuran persentase civitas yang mendaftarkan kembali ke perpustakaan pertahun. 5. Visitor per Year Jumlah pengunjung pertahun 6. Library Visit per Capita Mengukur jumlah pengunjung pertahun terhadap jumlah civitas akademik. 7. Growing of Collection Jumlah pertumbuhan judul buku dan eks yang diterima perprogam studi pertahun. Membangun Prototipe Untuk memudahkan dalam membangun prototipe dilakukan dengan cara membuat Diagram Use Case, Relasi Tabel pada Basis Datadan Activity Diagram. 1. Definisi Use case Deskripsi pendefinisian use case pada sistem pengayaan fitur laporan seperti pada Tabel 3. Tabel 3 Definisi Use CasePengayaan Fitur Laporan No Use Case Deskripsi 1 Login Merupakan proses pengecekkan hak akses siapa yang berhak mengakses proses pengelolaan data dan pembuatan laporan, yaitu staf perpustakaan dan kepala perpustakaan. 2 Mengelola laporan Mengelola pemilihan laporan dengan memasukantanggalawal (date from), tanggalakhir (until date), menentukan pemilihan laporan atau memilih select all report; Visitor perYear, Library Visit perCapita, Annual Circulation, Circulation perCapita, Membership Report, Registration as a Percentage of Population, Growing of Collection, menyetujui Apply, dan menentukan keluaran laporan pdf atau spreadsheet.Gambar 1 Diagram Use CasePengayaan Fitur Laporan Gambar 2. Relasi Tabelpada Basis Data Pengayaan Fitur Laporan Gambar 3 Activity diagram pengayaan fitur laporan Laporan yang diusulkan yaitu: Annual Circulation, Circulation per Capita, Membership Report, Registration as a Percentage of Population, Visitor per Year, Library Visit per Capita, Growing of Collection. Semua fitur tersebut ditampilkan dengan menekan sub menu All Performance Report pada SLiMS. Tombol fitur yang disediakan yaitu: Date from, Date until, Check all, Annual Circulation, Circulation per Capita, Membership Report, Registration as a Percentage of Population, Visitor per Year, Library Visit per Capita, Growing of Collection, Apply filter, Print to PDF, dan Print to Excel dapat berjalan dengan baik dan benar. Seluruh pengayaan fitur laporan keluaran telah dapat memenuhi permintaan sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Proses pengujian ini dilakukan terhadap seluruh sistem pengayaan fitur laporan dengan lengkap untuk menjamin bahwa persyaratan sistem telah dipenuhi. Penerapan Sistem Pengayaan Laporan pada SLiMS Proses yang dilakukan dengan melakukan instalasi program pengayaan fitur laporan agar program yang sudah dibangun dipindahkan ke dalam server sistem perpustakaan SLiMS. Untuk menghindari kegagalan penggunaan sistem, langkah dibuat manual penggunaan menu laporan yang baru yaitu dengan cara menggunakan pengayaan fitur laporan. Pembuatan manual penggunaan sistem pengayaan fitur laporan dilakukan untuk menjamin kelancaran pemakaian sistem di lingkungan Perpustakaan President University. Dengan demikian, kegagalan penggunaan sistem dapat dihindari. Keseluruhan bagian perpustakaan dapat menggunakan pengayaan fitur laporan dengan mudah dan cepat karena didasari pada perancangan yang berupaya untuk membangun sistem yang memberikan kepuasan yang lebih informatif akan spesifikasi kebutuhan fungsional, memenuhi target, memenuhi kebutuhan dari segi performansi maupun penggunaan sumber daya, serta kepuasan terhadap batasan pada proses disain yaitu dari segi biaya, waktu, dan perangkat. Perbandingan Proses Pembuatan Laporan Kinerja Perpustakaan Sistem Manual dan Sistem Pengayaan Fitur Laporan SLiMS Proses pembuatan laporan dengan sistem lama pada Perpustakaan President University memiliki perbedaan dengan proses pembuatan laporan dengan pengayaan fitur laporan SLiMS (lihat Tabel 4). Tabel 4 Perbandingan Proses Pembuatan Laporan Sistem Lama dan Pengayaan Fitur Laporan SLiMS Deskripsi Sistem lama Pengayaan Fitur Laporan SLiMS Waktu pembuatan laporan Lambat lebih dari satu minggu Cepat dan mudah, real time dapat disajikan setiap saat sesuai kebutuhan Standar pengukuran kinerja perpustakaan Tidak memiliki standar laporan pengukuran kinerja perpustakaan Laporan berbasis pengukuran kinerja perpustakaan perguruan tinggi Akses penyajian laporan Harus dicetak dan dikirim via email Dapat disajikan online Pengambilan Keputusan Sulit dilakukan, memerlukan perhitungan data Dapat dilakukan pengambilan keputusan dan berguna dalam merencanakan program kerja mendatang Jenis Laporan Memenuhi kebutuhan bagian proses bisnis pada level staf Memenuhi kebutuhan bagian proses bisnis dan level pimpinan Pemanfaatan data Belum sepenuhnya menggunakan data yang sudah terekam sistem Memanfaatkan data mining dan telah dilakukan analisis data Format keluaran Tidak baku, belum memenuhi kebutuhan, masih dalam format tabel Sudah dibuat dalam format PDF dan Excel Kemudahan Pemakaian sistem laporan Tidak user friendly, tidak memberikan kemudahan penggunaan laporan User friendly dan mudah penggunaan sistem

Penelitian ini menghasilkan sistem pengayaan fitur laporan pada SLiMS yang berisi laporan pengukuran kinerja perpustakaan (library performance) sesuai standar untuk mengukur kinerja perpustakaan perguruan tinggi. Laporan yang disajikan adalah laporan sirkulasi tahunan (Annual Circulation), sirkulasi perkapita (Circulation perCapita), laporan keanggotaan (Membership Report), populasi yang melakukan registrasi kembali pertahun (Registration as a Percentage of Population), laporan pengunjung pertahun (Visitor perYear), kunjungan pemustaka perkapita (Library Visit perCapita) danpertumbuhan koleksi (Growing of Collection). Fitur laporan tersebut sudah diterapkan padaSLiMS versi Cendana. Dari kajian ini ada beberapa saran yang harus disampaikan untuk memenuhi laporan kinerja perpustakaan yang memadai, yaitu: pertama, pengayaan fitur laporan ini tidak mencakup laporan In Library Material in Use per Capita untuk mengukur frekuensi rata-rata koleksi yang digunakan di dalam perpustakaan dan Turnover Rate untuk mengukur frekuensi rata koleksi yang digunakan baik keluar maupun didalam perpustakaan. Hal ini perlu di lakukan untuk pengembangan SLiMS selanjut-nya. Kedua, Pengayaan fitur laporan dapat terus dikembangkan untuk menampilkan keluaran laporan dalam format DOC dengan penambahan visual/ grafik.