PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN POLITEKNIK PERTANIAN UNIVERSITAS ANDALAS PAYAKUMBUH

Pengadaan bahan pustaka di perpustakaan sangat berperan penting dalam meningkatkan mutu perpustakaan karena diharapkan mampu memberikan informasi yang dibutuhkan pengguna secara mudah, cepat dan tepat.Perencanaan pengadaan bahan pustaka adalah suatu proses berfikir menentukan usaha-usaha yang akan dilakukan pada masa yang akan datang untuk memperoleh bahanbahan pustaka dalam rangka terselenggaranya perpustakaan sekolah dengan sebaik-baiknya. Menurut Bafadal (2009: 32) secara umum, perencanaan berarti suatu proses berpikir menentukan tindakan-tindakan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Jadi dapat disimpulkan bahwa perencanaan pengadaan bahan pustaka merupakan suatu proses berpikir. Sesuatu yang dipikirkan tersebut adalah usaha-usaha atau langkah-langkah apa yang akan ditempuh untuk memperolah bahan-bahan pustaka. Adapun langkah-langkah dalam perencanaan pengadaan bahan-bahan pustaka sebagai berikut a. Inventarisasi bahan-bahan pustaka yang harus dimiliki Untuk menginventarisasi bahan-bahan pustaka seorang pustakawan bisa berpedoman kepada buku-buku yang memuat daftar bahan pustaka. Untuk memperoleh daftar buku tersebut pustakawan bisa langsung menghubungi penerbit, baik itu penerbit dalam negeri maupun luar negeri. Untuk menginventarisasi bahan-bahan pustaka yang sudah ada, pustakawan bisa melihat buku induk yang ada di perpustakaan itu, apabila perpustakaan itu belum memiliki buku induk maka pustakawan harus menginventarisasi semua bahan-bahan pustaka, dan tentunya akan membutuhkan waktu yang cukup lama. b. Analisis kebutuhan bahan-bahan pustaka Adapun cara untuk menganalisis bahan-bahan pustaka yang sedang dibutuhkan adalah membandingkan antara inventarisasi bahan-bahan pustaka yang harus dimiki dengan hasil inventarisasi bahan-bahan pustaka yang sudah dimiliki. c. Menetapkan prioritas Apabila hasil analisis kebutuhan bahan-bahan pustaka menunjukkan bahwa bahan-bahan pustaka yang dibutuhkan sangat banyak, sementara dana tidak cukup, perlu dibuatkan prioritas dari seluruh bahan-bahan pustaka yang mana yang harus segera diusahakan. Dalam perencanaan khusunya pada waktu menentukan prioritas, pustakawan harus memilih buku yang baik. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan untuk menentukan baik atau tidaknya suatu buku adalah sebagai berikut: 1) Isi atau ruang lingkup isinya 2) Sistematika penyajian 3) Kemampuan pengarang 4) Penerbitnya 5) Kelengkapan di dalam buku, misalnya indek, ilustrasi, lampiran 6) Kualitas sampul dan kertasya Edisi atau tahun terbitnya d. Menentukan cara pengadaan bahan-bahan pustaka Langkah terakhir dalam pengadaan bahan pustaka yaitu dengan cara menentukan cara pengadaan bahan-bahan pustaka. Cara pengadaan bahanbahan pustaka bisa dari pembelian, hadiah, tukar menukar ataupun titipan. Dengan adanya pengadaan bahan pustaka yang maksimal akan memudahkan perpustakaan tersebut dalam mencari, menyimpan, dan menyebarkan informasi hingga dapat mengikuti laju perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk itu perpustakaan dituntut untuk selalu mengadakan koleksinya dengan mengetahui perkembangan informasi. Pengadaan bahan pustaka merupakan awal kegiatan dari suatu perpustakaan, pengadaan harus memperhatikan kepentingan pengguna. Sebagai sumber informasi dan ilmu pengetahuan masyarakat, perpustakaan harus dapat menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Untuk itu perpustakaan perguruan tinggi membutuhkan pengadaan bahan pustaka untuk penambahan koleksi agar banyak dikunjungi oleh pemustaka. Untuk terlaksananya kegiatan pengadaan dengan baik maka perlu adanya sumber pengadaan bahan-bahan pustaka. Sumber pengadaan bahan-bahan pustaka bisa berupa pembelian, sumbangan, tukar menukar dan titipan. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan jika pustakawan ingin menambah atau melakukan kegiatan terhadap pengadaan bahan pustaka a. Pembelian Pembelian merupakan salah satu kegiatan pengadaan bahan pustaka yang paling ideal karena dengan membeli bahan pustaka, pustakawan bebas memilih koleksi yang yang dikehendaki. Biasanya anggaran untuk pengadaan bahan pustaka sudah ditentukan oleh perpustakaan itu dengan baik, baik itu jangka panjang maupun untuk jangka pendek. Lasa (1994: 25) mengatakan bahwa selain anggaran, perpustakaan juga harus menentukan macam dan jenis bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan dengan memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut: (1) tersedianya anggaran atau dana, (2) mengetahui bidangbidang yang tercakup di dalamnya, (3) mengetahui minat baca, (4) memperhatikan dan mencek lebih dahulu judul-judul buku yang telah dimiliki. b. Hadiah atau Sumbangan 1) Hadiah atas permintaan Menurut Yulia (2009: 5.29) ada beberapa langkah yang harus dilakukan untuk mendapatkan hadiah atas permintaan a) Mempersiapkan daftar donator yang akan diminta sumbangannya b) (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan, dan sebagainya). c) Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak lain. d) Mengirimkan surat permohonan disertai daftar buku yang dibutuhkan. e) Menerima buku-buku sumbangan apabila diterima permohonannya. f) Memeriksa buku yang datang dan mencocokkannya dengan daftar pengantar. g) Mengirimkan ucapan terima kasih. h) Mengolah buku sumbangan sesuai dengan prosedur. 2) Hadiah tidak atas permintaan Sangat sering terjadi pemberian buku ke sebuah perpustakaan baik itu dari pribadi maupun instansi atau lembaga. Hal itu bisa terjadi karena pribadi atau instansi tersebut sudah mempunyai niat ingin menyumbangkan buku atau bahan pustaka ke perpustakaan. Selain itu ada juga sebagian dari Instansi menyumbangkan buku ke perpustakaan karena rasa simpati. Adapun cara yang dapat ditempuh untuk mendapatkan hadiah tidak atas permintaaan sebagai berikut: a) Buku yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar. b) Mengirimkan ucapan terima kasih. c) Buku yang diterima diperiksa terlebih dahulu subjeknya sesuai dengan pengembangan koleksi yang ada. Bila sesuai dapat segara diproses. d) Tukar Menukar Perpustakaan bisa melakukan tukar menukar bahan pustaka dengan perpustakaan lain apabila perpustakaan tersebut mempunyai sejumlah bahan pustaka yang ingin ditukarkan dengan perpustakaan lain. Dengan melakukan tukar menukar bahan pustaka dengan perpustakaan lain secara spontan itu sudah menambah koleksi perpustakaan tersebut. Adapun manfaat dari tukar menukar sebagai berikut: pemerataan dalam penyebaran Informasi, memupuk kerja sama antar pustakawan dalam pelayanan Informasi, saling membantu sesama pusat Informasi, (Lasa 1994: 37). Berdasarkan pengamatan Penulis selama Praktik Kerja Lapangan (PKL) dan wawancara dengan pustakawan di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh bahwa pengadaan bahan-bahan pustaka belum berjalan menurut semestinya. Hal ini terlihat dari bahan-bahan pustaka yang tersedia masih banyak dengan terbitan usang. Selain itu ketika ada mahasiswa meminjam bahan pustaka yang sedang di butuhkan untuk menyelesaikan tugas dari dosennya, Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh juga tidak bisa memberikan apa yang sedang di butuhkan oleh pengguna. Berdasarkan uraian di atas, tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan sumber pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh, mendeskripsikan kendala yang dihadapi di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh dalam pengadaan bahan pustaka dan pemecahannya.

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode penelitian yaitu metode kualitatif. Metode kualitatif digunakan penulis untuk mengetahui pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas payakumbuh. Adapun metode pengumpulan data dilakukan melalui: 1. Obserervasi atau pengamatan Observasi merupakan cara atau langkah yang diambil peneliti untuk mengumpulkan data guna mengetahui pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas payakumbuh. 2. Wawancara atau Interview Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui percakapan dan berhadapan muka dengan orang yang dapat memberikan keterangan pada sipeneliti (Mardalis, 2006:64), wawancara ini dapat dipakai untuk melengkapi data yang diperoleh. Dalam penulisan data ini, penulis menggunakan analisis data. Analisis data adalah proses penyederhanaan data ke dalam yang lebih mudah dibaca. Teknik analisis data dilakukan dengan menganalisis hasil pengamatan dan wawancara untuk menggambarkan pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas payakumbuh, rumus yang digunakan menggunakan teknik persentase sebagai berikut: Keterangan: P = hasil persentase F = frekuensi hasil jawaban N = jumlah responden

Adapun hasil wawancara dan observasi dengan pustakawan di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh bahwa sumber pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh yaitu melalui sumbangan atau hadiah. Sumbangan atau hadiah tersebut di peroleh dari mahasiswa yang mau menamatkan atau yang akan wisuda. Adapun bentuk sumbangan yang diberikan dapat berupa buku atau uang. Sumbangan dalam bentuk uang perlu adanya kontrol, sebab dana tersebut bisa disalahgunakan. Dalam pelaksanaannya mahasiswa memberikan sumbangan, terlebih dahulu diawali usulan perpustakaan yang mengusulkan buku yang akan disumbangkan. Selain itu, Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh juga memperoleh hadiah berupa buku dari DIKTI. Hadiah yang diberikan tidak berdasarkan atas permintaan Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh tetapi berdasarkan kehendak DIKTI itu sendiri yang berkeinginan untuk membantu Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh untuk meningkatkan koleksinya. Berdasarkan hasil pengamatan penulis di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh jumlah koleksi yang dimilikinya sebagai berikut. Tabel 1 Jumlah Koleksi No No klassifikasi Frekuensi (koleksi) Prosentase (%) 1 000 – 099 306 2.919847328 2 100 – 199 146 1.393129771 3 200 – 299 294 2.805343511 4 300 – 399 1236 11.79389313 5 400 – 500 169 1.61259542 6 500 – 599 1111 10.60114504 7 600 – 699 6621 63.17748092 8 700 – 799 405 3.864503817 9 800 – 899 143 1.364503817 10 900 – 999 49 0.467557252 Total 10.480 100 Dari ke sepuluh nomor klassifikasi tersebut dapat di simpulkan bahwa koleksi dengan klassifikasi nomor 000-099 berjumlah 306 yaitu 2, 91 % dari 10.480 merupakan urutan ke lima terbanyak dari seluruh koleksi di Perpustakaan Politeknik pertanian Universitas Andalas payakumbuh. Koleksi klassifikasi nomor 100 berjumlah 146 yaitu 1, 39 % dari 10.480 merupakan urutan ke delapan terbanyak dari seluruh koleksi di Perpustakaan Politeknik pertanian Universitas Andalas payakumbuh. Koleksi klassifikasi nomor 200 berjumlah 294 yaitu 2, 80 % dari 10.480 merupakan urutan ke enam terbanyak dari seluruh koleksi di Perpustakaan Politeknik pertanian Universitas Andalas payakumbuh. Koleksi klassifikasi nomor 300 berjumlah 1236 yaitu 11, 79 % dari 10.480 merupakan urutan ke dua terbanyak dari seluruh koleksi di Perpustakaan Politeknik pertanian Universitas Andalas payakumbuh. Koleksi klassifikasi nomor 400 berjumlah 169 yaitu 1, 61 % dari 10.480 merupakan urutan ke enam terbanyak dari seluruh koleksi di Perpustakaan Politeknik pertanian Universitas Andalas payakumbuh. Koleksi klassifikasi nomor 500 berjumlah 1111 yaitu 10, 60 % dari 10.480 merupakan urutan ke tiga terbanyak dari seluruh koleksi di Perpustakaan Politeknik pertanian Universitas Andalas payakumbuh. Koleksi klassifikasi nomor 600 berjumlah 6621 yaitu 63, 17 % dari 10.480 merupakan urutan pertama terbanyak dari seluruh koleksi di Perpustakaan Politeknik pertanian Universitas Andalas payakumbuh. Koleksi klassifikasi nomor 700 berjumlah 405 yaitu 3, 86 % dari 10.480 merupakan urutan ke empat terbanyak dari seluruh koleksi di Perpustakaan Politeknik pertanian Universitas Andalas payakumbuh. Koleksi klassifikasi nomor 800 berjumlah 143 yaitu 1, 36 % dari 10.480 merupakan urutan ke dua terbanyak dari seluruh koleksi di Perpustakaan Politeknik pertanian Universitas Andalas payakumbuh. Koleksi klassifikasi nomor 900 berjumlah 49 yaitu 0, 46 % dari 10.480 merupakan urutan ke dua terbanyak dari seluruh koleksi di Perpustakaan Politeknik pertanian Universitas Andalas payakumbuh. Dapat juga dilihat pada tabel berikut urutan jumlah koleksi dari yang terkecil sampai yang terbesar. Tabel 2 Urutan jumlah koleksi No No klassifikasi Frekuensi (koleksi) Persentasi (%) 1 900 – 999 49 0.467557252 2 800 – 899 143 1.364503817 3 100 – 199 146 1.393129771 4 400 – 500 169 1.61259542 5 200 – 299 294 2.805343511 6 000 – 099 306 2.919847328 7 700 – 799 405 3.864503817 8 500 – 599 1111 10.60114504 9 300 – 399 1236 11.79389313 10 600 – 699 6621 63.17748092 Total 10480 100 Berdasarkan hasil wawancara dan observasi dengan pustakawan di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh, dapat di ketahui kendala yang dihadapi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengadaan Bahan Pustaka di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh dan pemecahannya 1. Kurangnya anggaran dana yang tersedia. Pada Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh sangat sedikit sekali pemasukan dana dalam pengadaan bahan pustaka atau bisa dikatakan tidak ada karena anggaran dana pada pengadaan bahan pustaka hanya di peroleh dari Dikti semata. Seharusnya Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh menambah masukan dana dari pihak lain yaitu dengan cara bekerja sama dengan orang tua mahasiswa atau mengajukan proposal ke lembaga-lembaga lain untuk mendapatkan dana tambahan 2. Kurangnya perhatian pimpinan terhadap pengadaan bahan pustaka. Untuk menunjang perpustakaan yang baik dan ideal maka sangat dibutuhkan perhatian dari semua pihak terutama dari pimpinan itu sendiri karena dana pengadaan pada Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh hanya dari dikti semata tidak ada inisiatif lain untuk memperoleh dana dari yang lainnya. Hal ini Mengakibatkan di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh memiliki keterbatasan koleksi bahan-bahan pustaka, baik dalam hal jumlah, variasi. Seharusnya Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh meningkatkan perhatian dari pimpinan, dengan adanya perhatian yang khusus dari pimpinan maka akan terlihat apa-apa saja kebutuhan dan kepentingan dari perpustakaan karena dana untuk pembelian koleksi hanya berasal dari dikti. 3. Koleksi yang tersedia terbitan lama sehingga ketika mahasiswa menanyakan terbitan baru, perpustakaan tidak bisa memberikan sesuai permintaan pemustaka. Seharusnya Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh Menyediakan koleksi terbitan baru, agar pengadaan bahan pustaka bisa berjalan dengan lancar perlu dipilih bahan pustaka yang akan dikoleksi yaitu dengan cara memeperhatikan kebutuhan pemakai.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh belum berjalan dengan baik, hal ini terlihat dari sumber pengadaan hanya melalui pembelian dan sumbangan. Untuk melakukan pembelian bahan pustaka di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh, dana diperoleh dari Dinas Pendidikan Perguruan Tinggi (DIKTI). Namun dana yang diperoleh tersebut masih kurang untuk melakukan pembelian hal ini terlihat dari 3 tahun terkhir ini DIKTI tidak ada lagi memberikan dana ke Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh. Oleh sebab itu Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh tidak ada melakukan pembelian. Adapun Hadiah atau sumbangan di Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh, didapatkan dari sumbangan mahasiswa yang akan diwisuda dan sumbangan dari Dinas Pendidikan Perguruan Tinggi (DIKTI). Sumbangan yang diberikan mahasiswa bisa berupa uang dan buku. Uang yang diberikan oleh mahasiswa bisa saja disalahgunakan untuk kepentingan pribadi, selain itu sumbangan yang diberikan oleh Dinas Pendidikan Perguruan Tinggi (DIKTI) ke Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh tidak berdasarkan atas keingingan Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh tetapi berdasarkan keinginan Dinas Pendidikan Perguruan Tinggi (DIKTI) itu sendiri untuk membantu Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh dalam meningkatkan koleksinya. 2. Kendala yang dihadapi Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh dalam pengadaan bahan pustaka antara lain: kurangnya anggaran dana yang tersedia terhadap pengadaan bahan pustaka, kurangnya perhatian pimpinan terhadap pengadaan bahan pustaka, Koleksi yang tersedia terbitan lama sehingga ketika mahasiswa menanyakan terbitan baru, perpustakaan tidak bisa memberikan sesuai permintaan pemustaka. Sebaiknya Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh mengadakan berbagai cara terhadap pengadaan bahan pustaka agar bahan pustaka semakin banyak, hendaknya Pimpinan Perpustakaan Politeknik Pertanian Universitas Andalas Payakumbuh menjalin kerja sama dengan pihak lain baik itu dengan instansi pemerintah maupun swasta atau dengan perpustakaan lain, sehingga membuka peluang untuk Perpustakaan Politeknik Payakumbuh menambah koleksi bahan pustaka, seharusnya sebuah perpustakaan menyediakan kotak saran kepada pustakawan tentang buku yang dibutuhkan oleh pemustaka.