Peran Arsiparis dalam Pengelolaan Otomasi Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh

Pada era digital saat ini, kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) meningkat dengan sangat cepat. Transformasi digital mencerminkan pelaksanaan berbagai tugas melalui platform digital secara online (Wahyuntini, 2021, hlm. 2-3). Pada prinsipnya, setiap organisasi atau lembaga memerlukan informasi sebagai elemen penting untuk menunjang tugas administratif. Salah satu sumber informasi yang amat penting adalah koleksi arsip. Sesuai dengan Undang-Undang No. 43 tahun 2009, Arsip merujuk pada dokumentasi kegiatan atau peristiwa yang berkembang seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip ini diterima oleh lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, dan kelompok masyarakat, serta juga digunakan dalam aktivitas sosial, nasional, dan negara. (Basuki, 2018). Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi sebagai alat dalam manajemen arsip, terkhusus pada jenis arsip konvensional (non-elektronik), dikenal dengan istilah "Otomasi Kearsipan". Mulyantono (2021) menjelaskan bahwa penerapan otomasi kearsipan sangat erat kaitannya dengan penggunaan sistem informasi lainnya di dalam suatu organisasi. Pada dasarnya, sistem informasi dibuat dan dijalankan untuk mendukung pelaksanaan proses suatu bisnis yang menghasilkan suatu dokumen yang memiliki potensi untuk menjadi arsip. Dikarenakan sistem informasi ini menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dalam operasionalnya, sehingga dokumen yang tercipta cenderung berbentuk digital atau elektronik. Maka dari itu, diperlukan sistem manajemen arsip yang berbasis teknologi dan informasi. Basuki (2023) menyatakan bahwa manajemen arsip adalah pengelolaan yang terorganisir terhadap semua rekod sejak dibuat atau diterima, melalui proses, distribusi, organisasi, penyimpanan, pencarian, hingga pemusnahan akhir. Dikarenakan informasi merupakan sumber daya krusial bagi institusi atau organisasi, fungsi manajemen arsip juga mencakup pengelolaan informasi. Oleh karena itu, manajemen arsip juga dikenal dengan istilah manajemen arsip dan informasi, atau dalam bahasa Inggris disebut Information and Records Management (RIM). Mulyadi (2016) mengungkapkan bahwa manajemen arsip dengan penerapan sistem otomasi berkaitan dengan penyimpanan arsip yang melibatkan pemrosesan data secara digital dengan menggunakan perangkat komputer dan teknologi informasi lainnya. Kemajuan teknologi yang kian berkembang membuka peluang untuk menerapkan otomatisasi dalam pengelolaan arsip. Implementasi otomasi arsip ini berimplikasi pada kompleksitas dalam klasifikasi atau pengelompokan arsip. Dari pengertian tersebut, dapat peneliti simpulkan bahwa melalui penerapan manajemen arsip, pengelolaan arsip dapat diarahkan secara lebih efisien, dimulai dari saat penerimaan arsip hingga saat arsip dimusnahkan. Dalam penelitian berjudul "Peran Arsiparis dalam Pengelolaan Otomasi Arsip di Era Digital" yang dilakukan oleh Putri (2022), dijelaskan bahwa otomasi arsip berperan sebagai pendukung aktivitas arsiparis yang dapat dilakukan secara online. Hal ini memungkinkan mereka untuk bekerja secara fleksibel dari berbagai lokasi dan waktu, menangani beberapa dokumen setiap harinya, menyimpan dokumen dengan aman, serta efisien dalam pengelolaan waktu. Kemudian, Penelitian yang dilakukan oleh Tyas (2023) mengenai transformasi peran pustakawan dalam pengelolaan koleksi digital di perpustakaan kabupaten Bandung menunjukkan bahwa keterampilan pustakawan dalam teknologi informasi memiliki peran krusial dalam manajemen koleksi digital. Dengan memiliki kumpulan koleksi yang bervariasi dan menarik, perpustakaan dapat memberikan kenyamanan dan kepuasan kepada para pengunjung. Hal ini juga berdampak pada meningkatnya minat kunjung dan membaca masyarakat secara signifikan. Selain itu, penelitian sebelumnya dilakukan oleh Saleh, Warouw, dan Runtuwene (2021) tentang peran sistem otomasi untuk meningkatkan pelayanan bagi pengguna perpustakaan dan kearsipan Kota Tidore Kepulauan, yang mana hasil penelitian menunjukkan bahwa Katalog Komputer (OPAC) yang berperan sebagai alat pencarian berbasis komputer dapat meningkatkan kenyamanan para pengguna perpustakaan, karena penelusuran makin efisien, sehingga layanan perpustakaan dirasakan lebih memuaskan. Dapat disimpulkan bahwa sistem otomasi mempercepat proses sirkulasi. Penelitian ini berbeda dari penelitian sebelumnya karena fokusnya yaitu mengevaluasi peran arsiparis profesional dalam mengelola otomasi arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh. Sebaliknya, kesamaannya dengan penelitian sebelumnya terletak di objeknya yang sama, yakni peran arsiparis. Menurut peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/3/M. PAN /3/2009 Pasal 1 bahwa (1) Arsiparis merupakan posisi yang mencakup lingkup, tugas, tanggung jawab, dan kewenangan dalam pelaksanaan manajemen arsip dan pembinaan kearsipan oleh Pegawai Negeri Sipil (PNS) dengan hak dan kewajiban dibebankan sepenuhnya oleh pejabat yang memiliki wewenang; (2) Arsiparis tingkat terampil merupakan seorang arsiparis yang memiliki kualifikasi teknis atau keahlian profesional yang mendukung, melibatkan penguasaan pengetahuan teknis di bidang manajemen arsip, dan penerapan keahlian pada pelaksanaan tugas dan fungsi arsip; (3) Arsiparis tingkat ahli adalah seorang arsiparis dengan kualifikasi profesional, di mana pelaksanaan tugas dan fungsinya memerlukan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam bidang manajemen arsip serta pembinaan kearsipan (Kristanto, Lestari, & Subekti., 2020, p. 4.1). Jadi, sudah jelas bahwa arsiparis yang memahami teknologi informasi dan memiliki pengetahuan dan keahlian khusus dalam manajemen kearsipan diperlukan untuk mengelola arsip yang dioperasikan secara otomasi. Dalam mengelola arsip elektronik, memilih sumber daya yang tepat sudah menjadi tantangan tersendiri bagi lembaga arsip. Oleh sebab itu, pada penulisan karya ilmiah ini dibahas mengenai peran arsiparis dalam pengelolaan otomasi arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi sebagai alat dalam manajemen arsip, terkhusus pada jenis arsip konvensional (non-elektronik), dikenal dengan istilah "Otomasi Kearsipan". Mulyantono (2021) menjelaskan bahwa penerapan otomasi kearsipan sangat erat kaitannya dengan penggunaan sistem informasi lainnya di dalam suatu organisasi. Pada dasarnya, sistem informasi dibuat dan dijalankan untuk mendukung pelaksanaan proses suatu bisnis yang menghasilkan suatu dokumen yang memiliki potensi untuk menjadi arsip. Dikarenakan sistem informasi ini menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dalam operasionalnya, sehingga dokumen yang tercipta cenderung berbentuk digital atau elektronik. Maka dari itu, diperlukan sistem manajemen arsip yang berbasis teknologi dan informasi. Basuki (2023) menyatakan bahwa manajemen arsip adalah pengelolaan yang terorganisir terhadap semua rekod sejak dibuat atau diterima, melalui proses, distribusi, organisasi, penyimpanan, pencarian, hingga pemusnahan akhir. Dikarenakan informasi merupakan sumber daya krusial bagi institusi atau organisasi, fungsi manajemen arsip juga mencakup pengelolaan informasi. Oleh karena itu, manajemen arsip juga dikenal dengan istilah manajemen arsip dan informasi, atau dalam bahasa Inggris disebut Information and Records Management (RIM). Mulyadi (2016) mengungkapkan bahwa manajemen arsip dengan penerapan sistem otomasi berkaitan dengan penyimpanan arsip yang melibatkan pemrosesan data secara digital dengan menggunakan perangkat komputer dan teknologi informasi lainnya. Kemajuan teknologi yang kian berkembang membuka peluang untuk menerapkan otomatisasi dalam pengelolaan arsip. Implementasi otomasi arsip ini berimplikasi pada kompleksitas dalam klasifikasi atau pengelompokan arsip. Dari pengertian tersebut, dapat peneliti simpulkan bahwa melalui penerapan manajemen arsip, pengelolaan arsip dapat diarahkan secara lebih efisien, dimulai dari saat penerimaan arsip hingga saat arsip dimusnahkan. Dalam penelitian berjudul "Peran Arsiparis dalam Pengelolaan Otomasi Arsip di Era Digital" yang dilakukan oleh Putri (2022), dijelaskan bahwa otomasi arsip berperan sebagai pendukung aktivitas arsiparis yang dapat dilakukan secara online. Hal ini memungkinkan mereka untuk bekerja secara fleksibel dari berbagai lokasi dan waktu, menangani beberapa dokumen setiap harinya, menyimpan dokumen dengan aman, serta efisien dalam pengelolaan waktu. Kemudian, Penelitian yang dilakukan oleh Tyas (2023) mengenai transformasi peran pustakawan dalam pengelolaan koleksi digital di perpustakaan kabupaten Bandung menunjukkan bahwa keterampilan pustakawan dalam teknologi informasi memiliki peran krusial dalam manajemen koleksi digital. Dengan memiliki kumpulan koleksi yang bervariasi dan menarik, perpustakaan dapat memberikan kenyamanan dan kepuasan kepada para pengunjung. Hal ini juga berdampak pada meningkatnya minat kunjung dan membaca masyarakat secara signifikan. Selain itu, penelitian sebelumnya dilakukan oleh Saleh, Warouw, dan Runtuwene (2021) tentang peran sistem otomasi untuk meningkatkan pelayanan bagi pengguna perpustakaan dan kearsipan Kota Tidore Kepulauan, yang mana hasil penelitian menunjukkan bahwa Katalog Komputer (OPAC) yang berperan sebagai alat pencarian berbasis komputer dapat meningkatkan kenyamanan para pengguna perpustakaan, karena penelusuran makin efisien, sehingga layanan perpustakaan dirasakan lebih memuaskan. Dapat disimpulkan bahwa sistem otomasi mempercepat proses sirkulasi. Penelitian ini berbeda dari penelitian sebelumnya karena fokusnya yaitu mengevaluasi peran arsiparis profesional dalam mengelola otomasi arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh. Sebaliknya, kesamaannya dengan penelitian sebelumnya terletak di objeknya yang sama, yakni peran arsiparis.

Penelitian ini termasuk dalam kategori penelitian kualitatif dengan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif. Tujuan dari pendekatan deskriptif ini adalah untuk menjelaskan peran arsiparis dalam mengelola otomasi arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh. Karena jarak, waktu, dan lokasi yang jauh, peneliti tidak dapat melakukan observasi langsung di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh. Oleh karena itu, peneliti melakukan pengamatan melalui situs web https://arpus.acehprov.go.id/. Studi ini berfokus pada peran arsiparis, dan subjeknya adalah arsiparis yang bekerja di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh. Metode pengumpulan data didasarkan pada tinjauan situs web dan tinjauan literatur di beberapa jurnal. Metode pengumpulan data yang dikenal sebagai evaluasi literatur bertujuan untuk memberi pembaca pemahaman tentang temuan penelitian yang berkaitan dengan penelitian yang sedang dilakukan. Ini mencakup tinjauan, ringkasan, dan pendapat penulis dari jurnal, buku, dan sumber lainnya yang membahas topik yang relevan (Cooper sebagaimana dikutip dalam Tyas, 2023). Pemanfaatan tinjauan literatur pada penelitian ini bermaksud untuk memahami kontribusi arsiparis dalam memperbanyak koleksi digital di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh. Dalam metode ini, pengumpulan data yang dipakai peneliti yaitu situs web Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh serta telaah literatur pada sejumlah jurnal. Prosedur umum penelitian ini melibatkan (1) Pengumpulan data yang berkaitan dengan koleksi digital yang ada pada situs web resmi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh, (2) analisis data dari situs web serta literatur guna mengevaluasi dan mendeskripsikan peran arsiparis dalam pelaksanaan otomasi arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh.

Berdasarkan temuan penelitian pada website Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh (2023) yang diakses dalam https://arpus.acehprov.go.id/, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh memiliki visi “Terwujudnya Aceh yang damai dan sejahtera melalui pemerintahan yang bersih, adil dan melayani” dan untuk mewujudkan visi tersebut, terdapat sejumlah misi yang dirancang, terutama pada bagian kearsipan, diantaranya: (1) Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen dan bukti akuntabilitas kinerja pemerintah aceh, (2) Meningkatkan pelayanan dan fasilitas di bidang kearsipan dan perpustakaan, (3) Meningkatkan kemampuan serta profesionalisme aparatus kearsipan dan perpustakaan, (4) Membangun kolaborasi di sektor kearsipan dan perpustakaan, baik di dalam maupun di luar negeri. Selain itu, untuk koleksi, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh memiliki perpustakaan digital yang dapat diakses melalui aplikasi yang disebut iPustaka Aceh, yang dapat ditemukan di appstore atau google playstore. Dilansir dari https://arpus.acehprov.go.id/ (2023) dalam https://arpus.acehprov.go.id/?page_id=2444, aplikasi iPustaka Aceh ini memiliki kemampuan untuk menghubungkan pengguna dengan fitur-fitur menarik yang ditampilkan. Salah satu fitur istimewa dalam aplikasi ini adalah "feed", yaitu memberikan peluang kepada pengguna untuk melihat aktivitas pemakai lainnya, termasuk informasi mengenai buku yang dipinjam atau pembaruan terkait buku terkini. Gambar 1. Tampilan Website Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh (Sumber: https://arpus.acehprov.go.id/) Dari data yang terangkum dalam situs web tersebut, disimpulkan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh sudah mampu mengembangkan perpustakaan berbasis digital. Ini disebabkan oleh fakta bahwa teknologi informasi dan komunikasi telah diintegrasikan ke dalam sistem pelayanan, selain koleksi yang mereka miliki. Sesuai dengan teori yang diusulkan oleh Mulyadi (2016), Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh telah mengadopsi berbagai koleksi dalam bentuk elektronik atau digital. Koleksi ini meliputi buku pengetahuan umum, biografi, kesehatan, agama, ensiklopedia, novel, pustaka anak, dan buku untuk anak berkebutuhan khusus. Selain itu, kemudahan dihadirkan oleh Aplikasi iPustaka Aceh memungkinkan pemakai untuk melakukan peminjaman buku, termasuk novel dan beberapa jenis buku lainnya, tanpa perlu datang langsung ke perpustakaan, cukup diakses melalui smartphone saja. Berdasarkan analisis data dari situs web https://arpus.acehprov.go.id/ (2023) yang dapat diakses pada laman https://telusurarsip.acehprov.go.id/ , terlihat bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh terus berkomitmen untuk meningkatkan koleksi arsip digital dan pelayanan kepada masyarakat. Langkah-langkah ini melibatkan pengembangan dan peningkatan manajemen serta koleksi arsip dengan memanfaatkan teknologi melalui fitur telusur arsip. Gambar 2. Tampilan Fitur Telusur Arsip (Sumber: https://telusurarsip.acehprov.go.id/) Pada laman ini, terdapat berbagai fitur yang setiap fiturnya memiliki fungsi yang berbeda-beda pula, seperti fitur Arsip Publik yang menampilkan koleksi arsip masyarakat Aceh, fitur Arsipku di mana pengguna dapat menggunggah arsip pribadi untuk disimpan pada laman tersebut, serta fitur Dokumen yang dapat digunakan oleh pemakai untuk mengupload arsip atau dokumen yang ingin disimpan pada situs tersebut. Adanya berbagai fitur tersebut sangat memudahkan pemakai dalam mengakses koleksi digital. Ini sejalan dengan pandangan yang diungkapkan oleh Putri (2022) bahwa situasi ini tertuju pada penciptaan dan penyimpanan informasi mengenai kegiatan lembaga yang berbasis digital. Dengan cara ini, lembaga pengelola arsip dapat memastikan bahwa dokumen digital dapat diakses sepanjang waktu dan memberikan kesempatan lebih besar untuk mengelola arsip. Sebagai hasil dari penelitian yang dilakukan pada situs web https://arpus.acehprov.go.id/(2023), yang dapat diakses melalui tautan https://arpus.acehprov.go.id. Gambar berikut menunjukkan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh. Gambar 3. Tampilan Tugas dan Fungsi (Sumber: https://arpus.acehprov.go.id/?page_id=116) Pernyataan ini sesuai dengan konsep yang diperkenalkan oleh Kristina seperti yang diutarakan dalam Hidayat (2016). Hal ini disebabkan oleh transformasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh yang mengonversi berbagai koleksi menjadi format digital. Oleh karena itu, pustakawan dan arsiparis perlu memiliki keahlian dalam manajemen koleksi yang terdigitalisasi. Mereka juga diharapkan dapat bertindak sebagai perantara antara pustakawan dan arsiparis, memenuhi kebutuhan informasi, dan memungkinkan akses terhadap pengetahuan global. Selain itu, dalam era globalisasi saat ini, tugas pustakawan dan arsiparis tidak hanya terbatas pada penyediaan layanan akses informasi, melainkan melibatkan aspek yang lebih luas, mencakup penyediaan layanan yang dinamis, kemampuan publikasi, dan regenerasi pengetahuan melalui pemanfaatan teknologi. Berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang ada, pustakawan dan arsiparis diharapkan memiliki sejumlah keahlian, di antaranya adalah kemampuan dalam mengelola koleksi digital yang menjadi parameter pendukung kegiatan layanan di perpustakaan. Selain itu, kemampuan komunikasi dan sikap yang kreatif serta inovatif juga dianggap penting sebagai penyeimbang untuk melengkapi kompetensi mereka (Rudianto sebagaimana disebut dalam Rodin, 2018). Melalui berbagai inisiatif peningkatan layanan berbasis teknologi yang diperkenalkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh, kemahiran akan teknologi informasi pustakawan dan arsiparis menjadi sangat penting dan memiliki peran kunci dalam usaha untuk meningkatkan koleksi digital. Fokusnya adalah mendukung layanan dalam memenuhi kebutuhan informasi pengguna serta memberi kepuasan dalam menggunakan sumber daya digital. Selanjutnya, pustakawan dan arsiparis memainkan peran penting dalam mempromosikan dan mengembangkan minat baca masyarakat, terutama terkait dengan koleksi yang ada pada perpustakaan. Sebagai contoh, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh mengumpulkan koleksi bahan bacaan dalam aplikasi digital bernama iPustaka Aceh, dan staf perpustakaan secara intensif mengelola dan mengembangkannya. Diharapkan hal ini dapat membangun serta mengembangkan minat baca masyarakat. Namun, masih ada sebagian masyarakat yang tidak familiar dan terbuka terhadap perkembangan digital. Akibatnya, mereka kurang berminat untuk memanfaatkan aplikasi perpustakaan digital. Kendala-kendala seperti masalah jaringan, aplikasi, keterbatasan akses internet di beberapa tempat tinggal, dan lain sebagainya turut menjadi faktor yang mempengaruhi persepsi tersebut.

Berdasarkan analisis terhadap situs web Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh (2023), dapat disimpulkan bahwa lembaga ini memiliki visi mewujudkan Aceh damai dan sejahtera melalui pemerintahan yang bersih, adil, serta pelayanan yang baik. Misi-misi yang terkait mencakup pemberdayaan arsip untuk menjadi fondasi manajemen dan bukti akuntabilitas, meningkatkan layanan dan fasilitas kearsipan, meningkatkan keterampilan profesionalisme pegawai kearsipan, serta membangun hubungan kerja antara perpustakaan dan kearsipan di dalam dan di luar negeri. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh telah merespons perkembangan teknologi dengan menghadirkan aplikasi iPustaka Aceh, sebuah perpustakaan digital berbasis aplikasi yang memungkinkan pemustaka untuk mengakses koleksi dan melakukan peminjaman buku melalui smartphone. Fitur "feed" dalam aplikasi ini memungkinkan pemustaka melihat aktivitas pengguna lain, menciptakan pengalaman berbagi informasi dan memperluas interaksi antaranggota. Dalam upaya meningkatkan koleksi arsip digital, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh memanfaatkan fitur Telusur Arsip. Fitur ini mencakup Arsip Publik, Arsipku, dan Dokumen, yang memudahkan pengguna dalam mengakses koleksi digital dan mengunggah arsip pribadi. Tindakan ini sesuai dengan upaya penyesuaian lembaga kearsipan terhadap perubahan dinamika masyarakat, memastikan ketersediaan akses publik tanpa batasan waktu, dan membuka peluang besar dalam pengelolaan arsip. Tanggung jawab dan peran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh mencakup pengelolaan koleksi digital dengan memanfaatkan teknologi. Pustakawan dan arsiparis dituntut untuk memiliki keahlian dalam bidang IT, komunikasi, kreativitas, dan inovasi sebagai penyeimbang kompetensi lainnya. Selain itu, peran mereka juga melibatkan upaya promosi dan pengembangan minat baca masyarakat, terutama melalui aplikasi iPustaka Aceh. Dengan demikian, keberadaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh sebagai lembaga perpustakaan digital memainkan peran kunci dalam menyediakan akses informasi, memanfaatkan teknologi, dan meningkatkan minat baca masyarakat, sesuai dengan tugas dan fungsi yang diemban. Kemudian untuk website dan aplikasi yang telah ada mungkin dapat ditingkatkan menjadi aplikasi yang lebih baik dengan penambahan fitur-fitur khusus lainnya