Pengelolaan Penyuratan di Sub Bagian Pendidikan Fikom Universitas Padjadjaran

Sub Bagian Pendidikan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran telah menerapkan aplikasi E-Office sebagai langkah transformasi digital dalam proses administrasi, khususnya dalam pengelolaan surat masuk dan keluar . Sistem administrasi berbasis online ini memungkinkan peningkatan efisiensi dan efektivitas kerja melalui pemanfaatan jaringan komputer dan internet. Dengan menggunakan sistem EOffice, aktivitas surat menyurat yang sebelumnya dilakukan secara manual melalui pencatatan, pencetakan, dan pengarsipan fisik, beralih ke bentuk digital yang lebih sistematis, cepat, dan terdokumentasi secara real-time. Transformasi ini memberikan berbagai keuntungan, seperti efisiensi waktu, transparansi dalam pencatatan, serta kemudahan akses dan distribusi informasi antar unit kerja. Namun, sistem ini hanya dapat berfungsi optimal apabila terhubung dengan jaringan internet, karena E-Office merupakan aplikasi berbasis web atau mobile application. Berdasarkan (Peraturan Rektor Universitas Padjajaran Nomor 1 Tahun 2016 Tentang Sisem Perkantoran Elektronik, 20 C.E.) bahwa E-Office merupakan aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronik dengan memanfaatkan fasilitas LAN. Penggunaan sistem E-Office di lingkungan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran (Fikom UNPAD) hadir sebagai bagian dari upaya peningkatan kualitas pelayanan administrasi, Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas layanan administrasi dengan meminimalkan risiko kesalahan manual serta mempercepat proses distribusi dan penyampaian informasi secara internal maupun eksternal. Dalam kerangka kerja birokrasi modern, surat menyurat memegang peran penting sebagai media komunikasi tertulis yang tidak hanya menjadi sarana penyampaian pesan resmi, melainkan juga berfungsi sebagai dokumen autentik yang mendasari pengambilan keputusan administratif. Oleh karena itu, pencatatan dan pengorganisasian surat harus dilakukan secara benar dan konsisten.(Prasetya et al., 2023). Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis utama dalam organisasi, yang penting untuk pertukaran informasi rutin maupun formal, internal maupun eksternal (Pratiwi & Juniel, 2019). Maka dari itu, pengelolaan surat menyurat menjadi salah satu aspek krusial dalam organisasi karena frekuensi penggunaannya yang tinggi dan banyaknya data yang perlu diolah secara akurat dan efisien, sehingga pengelolaan surat menyurat tidak bisa dianggap sebagai aktivitas administratif biasa, melainkan harus diperlakukan sebagai proses strategis yang berkontribusi terhadap tata kelola organisasi yang efektif. Dalam hal ini, akurasi pencatatan, ketepatan distribusi, dan ketersediaan informasi menjadi indikator kinerja yang harus diperhatikan dalam pengelolaan surat. Dalam konteks pengelolaan arsip, termasuk surat menyurat, arsip dinamis menjadi komponen penting. Menurut McLeod & Lomas (2023), arsip dinamis merupakan entitas digital yang tidak terikat pada sebuah format atau lokasi tunggal, melainkan kumpulan komponen rekaman yang tersebar dan berubah seiring interaksi pengguna dan sistem. Sesuai dengan teori (Muhidin, 2016), pengelolaan arsip dinamis mencakup proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip secara efisien, efektif, dan sistematis. Surat termasuk ke dalam arsip dinamis aktif karena frekuensi penggunaannya tinggi dan masih sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari serta memiliki fungsi penting dalam operasional lembaga. Oleh karena itu, surat perlu dikelola dengan baik agar mendukung kelancaran administrasi serta menjamin ketersediaan informasi yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Melalui kajian ini, fokus penelitian diarahkan pada proses pengelolaan surat menyurat di Sub Bagian Pendidikan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjajaran dengan menggunakan pendekatan teori pengelolaan arsip dinamis menurut (Muhidin, 2016),yang mencakup 4 (empat) tahapan yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Teori ini memberikan struktur yang terorganisir dalam menelaah pengelolaan arsip surat secara menyeluruh, menganalisis hambatan yang muncul, serta mengidentifikasi tantangan dan peluang yang dihadirkan oleh penerapan teknologi E-Office. Dengan demikian, melalui penerapan teori ini, penulis dapat mengidentifikasi tingkat efektivitas keterpaduan antar tahapan yang berlangsung. Namun demikian, kajian ilmiah mengenai pengelolaan surat menyurat berbasis E-Office di lingkungan pendidikan tinggi, khususnya pada unit Sub Bagian Pendidikan Fikom UNPAD, masih terbatas. Penelitian sebelumnya lebih banyak berfokus pada aspek teknis implementasi E-Office secara umum, tanpa mengaitkannya secara mendalam dengan kerangka pengelolaan arsip dinamis. Oleh karena itu, penelitian ini hadir untuk mengisi kekosongan tersebut dengan menganalisis pengelolaan surat menggunakan teori pengelolaan arsip dinamis menurut Muhidin (2016). Kontribusi ilmiah dari studi ini adalah memberikan pemahaman holistik mengenai bagaimana teknologi E-Office memengaruhi tiap tahapan pengelolaan arsip dinamis serta menawarkan model evaluasi efektivitas penerapan digitalisasi administrasi surat di lingkungan fakultas. Kontribusi ilmiah dari penelitian ini terletak pada penerapan teori pengelolaan arsip dinamis dalam konteks digital melalui sistem E-Office, serta pada analisis mendalam terhadap efektivitas, tantangan, dan integrasi antar tahap pengelolaan surat menyurat di lingkungan pendidikan tinggi. Studi ini juga memberikan rekomendasi strategis yang dapat menjadi rujukan bagi institusi sejenis dalam mengimplementasikan sistem administrasi digital yang efisien dan akuntabel.

Menurut (Tilman, dkk., 2025), pendekatan kualitatif deskriptif bertujuan untuk menggambarkan secara mendalam fenomena, perilaku, atau pengalaman berdasarkan narasi dan kutipan langsung tanpa membuat generalisasi atau inferensi kausal. Data dikumpulkan melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi, dengan analisis induktif. Dalam penelitian ini, pendekatan tersebut digunakan untuk menggambarkan proses pengelolaan surat menyurat di Sub Bagian Pendidikan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran. Fokus utama terletak pada empat tahap pengelolaan yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip, termasuk tantangan dan solusi yang muncul dalam proses implementasinya. Menurut Lim (2024), penelitian kualitatif adalah metodologi ilmiah yang menekankan konteks, pengalaman, perspektif, makna, serta subjektivitas untuk memahami fenomena sosial. Sedangkan menurut Sugiyono (2016), sampel dalam penelitian kualitatif bersifat kecil dan dipilih berdasarkan kedalaman informasi yang dapat diperoleh. Oleh karena itu, teknik pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah purposive sampling, yakni pemilihan informan berdasarkan pertimbangan tertentu. Informan dipilih karena memiliki pemahaman mendalam tentang proses pengelolaan surat menyurat, yakni Sekretaris Wakil Dekan I dan seorang Arsiparis Muda. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi langsung, wawancara mendalam, dan studi dokumentasi pada tanggal 14 Mei 2025 hingga 20 Mei 2025 di lingkungan Sub Bagian Pendidikan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran. Analisis dan validasi data mengacu pada model triangulasi dari Meydan dan Akkaş (2024), yang mencakup penggabungan berbagai sumber informasi seperti wawancara, observasi, dan dokumentasi untuk memverifikasi temuan (triangulasi data), penggunaan beragam teknik pengumpulan dan analisis untuk memperkaya pemahaman (triangulasi metode), serta pelibatan lebih dari satu peneliti guna mengurangi bias subjektif (triangulasi peneliti). Strategi ini digunakan untuk meningkatkan keabsahan temuan dan memastikan bahwa hasil interpretasi mencerminkan kondisi nyata di lapangan.

Pengelolaan surat menyurat di lingkungan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran mengalami perkembangan yang signifikan seiring dengan kemajuan teknologi informasi. Berdasarkan hasil wawancara terhadap sejumlah pegawai yang berkaitan langsung dengan aktivitas administrasi menunjukkan bahwa proses administrasi surat, baik masuk maupun keluar, kini telah memanfaatkan sistem berbasis digital. Penerapan sistem informasi elektronik seperti E-Office, sudah mulai digunakan secara luas di lingkungan Fikom UNPAD, sejak tahun 2020. Keberadaan platform digital ini memungkinkan seluruh proses surat menyurat dilakukan secara online. Selain mengurangi ketergantungan pada arsip fisik, sistem ini juga mempercepat proses disposisi dan pengambilan keputusan. Dalam penelitian ini, pengelolaan surat menyurat di Fikom UNPAD dianalisis berdasarkan empat komponen utama yang dikemukakan oleh (Muhidin, 2016) yaitu proses penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis. Menurut (Muhidin, 2016), penciptaan arsip merupakan proses merekam informasi dalam media rekam untuk dikomunikasikan dalam rangka menjalankan fungsi dan tanggung jawab organisasi. Selain itu, pihak luar (organisasi atau individu) membuat dan menerima arsip. Oleh karena itu, penciptaan arsip terdiri dari pembuatan arsip dan penerimaan arsip dari pihak luar. Pada Sub Bagian Pendidikan Fikom Unpad, proses penciptaan surat dilakukan sesuai dengan (Peraturan Rektor Nomor 11 Tahun 2020 Tentang Tata Naskah Di Lingkungan Universitas Padjajaran, 2020) yang telah ditetapkan dalam sistem E-Office. Sebelum surat diajukan oleh program studi kepada dekan melalui sekretaris wakil dekan 1 untuk mendapatkan nomor surat dan tanda tangan digital, surat tersebut terlebih dahulu dicatat dalam daftar masuk E-Office agar terstruktur, terdokumentasi, dan mudah dicari. Temuan ini memperkuat hasil penelitian Amalia et al. (2019) yang menyatakan bahwa pengelolaan surat yang berbasis teknologi modern sangat penting untuk mengurangi beban administratif dan meningkatkan efisiensi pelayanan publik. Oleh karena itu, penciptaan arsip juga menjadi titik awal dari sistem pengarsipan elektronik yang terintegrasi, sehingga memerlukan pendekatan yang sistematis dan menggunakan standar metadata yang seragam agar proses selanjutnya seperti penyimpanan, penemuan kembali, dan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara efisien. Berbeda dengan studi (Wanyonyi et al, 2024) Ingesting digital archives into long-term storage system fokus pada isu obsolescensi perangkat keras dan format file, serta risiko gangguan keamanan dan human error dalam pengarsipan digital dalam konteks Afrika Selatan. Studi ini menekankan kebutuhan strategi migrasi dan penggunaan standar terbuka untuk menjamin keberlanjutan arsip digital jangka panjang. Dalam konteks ini, sistem seperti E-Office perlu terus dievaluasi dan diperbarui agar tidak hanya mengakomodasi efisiensi administratif, tetapi juga menjamin keberlangsungan informasi digital dengan pendekatan digital preservation. Komparasi ini menegaskan bahwa digitalisasi bukan solusi final, melainkan bagian dari siklus manajemen arsip digital yang harus berkelanjutan dan berorientasi pada masa depan. Pencatatan surat masuk dan keluar melalui E-Office akan tertulis dalam tabel daftar surat masuk dan keluar, seperti pada gambar dibawah ini. Gambar 1. Daftar Surat Masuk (Sumber : Dari Instansi, 2025) Gambar 2. Daftar Surat Keluar (Sumber : Dari Instansi, 2025) Gambar 2 merupakan laman E-Office Fikom UNPAD pada bagian laman surat masuk dan keluar yang memuat daftar surat masuk dan keluar yang telah dilakukan pencatatan. Hal ini sesuai dengan teori (Amalia et al., 2019), yang menyatakan bahwa pengelolaan surat yang berbasis teknologi modern sangat penting karena banyaknya surat yang masuk dan perlu dikelola seoptimal mungkin. Dengan demikian, pemerintah dapat membangun dasar pelayanan masyarakat yang lebih baik dengan menggunakan sistem surat digital. Dengan sistem yang terintegrasi, surat masuk dan keluar tercatat secara real-time dan dapat dimonitor oleh pihak yang berwenang, sehingga meminimalkan risiko kehilangan informasi penting dan mempercepat proses birokrasi internal. Penggunaan surat merupakan tahap yang dilakukan setelah tahap surat diciptakan. Tahap penggunaan surat menurut (Muhidin, 2016), penggunaan surat merupakan kegiatan untuk menyajikan atau pemanfaatan arsip bagi kepentingan organisasi dan kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Oleh karena itu, sangat penting untuk memperhatikan setiap tahap pengelolaannya. Dalam penggunaan surat menyurat di Fikom UNPAD mengikuti prosedur administratif yang terstruktur dan melibatkan koordinasi antara mahasiswa, program studi, dan pihak dekanat. Setiap surat yang digunakan dalam aktivitas akademik dan administratif melewati alur kerja yang telah ditetapkan guna menjamin validitas dan akuntabilitas surat. Mahasiswa yang membutuhkan surat, seperti surat penelitian, observasi, atau rekomendasi, harus mengajukan permohonan tertulis yang jelas kepada program studi. Permohonan ini kemudian ditindaklanjuti oleh program studi dengan menyusun draft surat melalui platform Google Drive. Setelah surat disusun, surat tersebut diperiksa dan direview oleh Sekretaris Wakil Dekan I guna memastikan bahwa isi surat telah sesuai dengan ketentuan akademik dan administratif yang berlaku. Kemudian, surat akan ditandatangani secara digital oleh pimpinan fakultas yang berwenang dan dibagikan kepada pihak yang bersangkutan dalam format PDF. Proses digitalisasi ini mencerminkan upaya fakultas dalam menerapkan prinsip efisiensi dan keberlanjutan dalam pelayanan administrasi. Untuk penggunaan surat dalam lingkup internal Unpad, sistem E-Office menjadi platform utama yang digunakan. E-Office berfungsi sebagai media distribusi surat resmi antara unit-unit internal, seperti bagian akademik, keuangan, maupun dekanat. sementara surat keperluan eksternal didistribusikan langsung melalui prodi. Proses ini menunjukkan sistem administrasi akademik yang kolaboratif, transparan, dan responsif terhadap kebutuhan mahasiswa. Gambar 3. Form Penggunaan Surat (Sumber : Dari Instansi, 2025) Gambar 3 merupakan laman form penggunaan surat untuk Sub Bagian Pendidikan. Pada Fakultas Ilmu Komunikasi, surat digunakan sebagai media resmi untuk menyampaikan instruksi, permohonan, laporan, keputusan, dan keperluan administratif lainnya. Form ini menjadi alat bantu untuk mencatat, memantau, dan mengevaluasi permohonan surat yang diajukan, serta menjamin bahwa setiap surat yang diterbitkan tercatat secara sistematis. Pendistribusiannya dilakukan melalui E-Office untuk kebutuhan internal Unpad dan WhatsApp untuk mahasiswa atau pihak eksternal, hal ini bertujuan untuk memastikan komunikasi yang efisien dan mudah diakses. Pemeliharaan surat merupakan upaya yang dilakukan Fikom UNPAD untuk menjaga keutuhan informasi keaslian, dan keterpercayaan informasi yang terkandung di dalam setiap surat resmi agar dapat dimanfaatkan secara optimal. Proses ini tidak hanya mencakup penyimpanan secara fisik maupun digital, tetapi juga melibatkan pengelolaan yang sistematis dan terstruktur, mulai dari penataan, pengamanan, hingga pemantauan kondisi surat secara berkala. Tujuan utamanya adalah agar informasi yang terdapat dalam surat tersebut tetap utuh, tidak rusak, dan mudah diakses pada saat dibutuhkan, baik untuk kepentingan administratif, maupun akademik. Pemeliharaan surat yang sesuai dengan teori Girish Rathod (2025) menyajikan analisis komprehensif mengenai preservasi dalam konteks koleksi perpustakaan, menekankan bahwa pemeliharaan arsip mencakup dokumentasi, konservasi, dan preservasi untuk menjamin keberlangsungan bahan pustaka tidak hanya sebagai sumber informasi, tetapi juga sebagai warisan budaya yang memiliki nilai historis, edukatif, dan sosial. Rathod menekankan bahwa praktik pemeliharaan tidak bisa dipisahkan dari pendekatan strategis jangka panjang yang berbasis teknologi dan kebijakan, guna mengantisipasi risiko kerusakan akibat faktor usia, lingkungan, maupun bencana yang dapat mengancam eksistensi fisik maupun isi informasi dari arsip tersebut. Sedangkan menurut Pinto de Brito & Carneiro de Brito (2024) membahas kebijakan preservasi di institusi pendidikan tinggi. Mereka melihat pemeliharaan arsip sebagai tindakan formal untuk merumuskan kebijakan, prosedur teknis, dan pedoman institusional demi menjamin keamanan dan integritas arsip digital dan fisik jangka Panjang. Proses pemeliharaan arsip dilakukan dengan menggabungkan sistem konvensional dan digital, sesuai kebutuhan dan jenis arsip yang dikelola. Beberapa jenis arsip akademik seperti dokumen persyaratan sidang diberkaskan secara fisik dan telah diserahkan ke record center sebagai bentuk pengelolaan konvensional. Sementara arsip lainnya seperti, arsip administrasi umum dan surat-menyurat lebih banyak dikelola secara digital dengan memanfaatkan media penyimpanan Google Drive, serta platform E-Office. Strategi pemeliharaan arsip secara hybrid di Fikom UNPAD mendukung pandangan Pinto de Brito & Carneiro de Brito (2024) yang menekankan perlunya kebijakan institusi dalam menjaga keberlanjutan arsip digital dan fisik. Selain itu, pendekatan konvensional dan digital ini juga mencerminkan fleksibilitas seperti yang dibahas oleh Girish Rathod (2025) dalam konteks preservasi koleksi. Namun, studi internasional oleh Leslie Johnston (2020) menunjukkan bahwa tanpa kebijakan teknis dan prosedur standar yang solid, sistem hybrid rentan terhadap duplikasi data, heterogenitas format, dan risiko kehilangan integritas arsip. Secara kelembagaan, Kegiatan pemeliharaan surat di lingkungan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran (Fikom UNPAD) dilaksanakan secara terarah dan konsisten berdasarkan regulasi yang berlaku di tingkat universitas, yang secara khusus merujuk pada pedoman Tata Naskah Dinas, Kode Klasifikasi Surat, dan keamanan surat. Sebagaimana telah ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor. Regulasi ini tidak hanya menjadi acuan normatif, tetapi juga memegang peran penting sebagai pedoman teknis dalam menjamin keseragaman, ketertiban, dan legalitas administrasi surat-menyurat. Setiap tahapan pengelolaan surat mulai dari proses penciptaan arsip, pendistribusian ke unit atau pihak terkait, penyimpanan yang sesuai standar kearsipan, hingga kegiatan pemeliharaan dan penyusutan arsip dilakukan dengan pendekatan yang sistematis dan terdokumentasi. Penerapan regulasi tersebut memungkinkan adanya pengawasan yang lebih baik terhadap siklus hidup arsip, sekaligus memastikan bahwa setiap arsip dikelola sesuai dengan prinsip efisiensi, transparansi, akuntabilitas, dan keamanan informasi. Dengan demikian, regulasi ini menjadi fondasi penting dalam mewujudkan tata kelola arsip surat yang profesional, responsif terhadap kebutuhan organisasi, serta selaras dengan perkembangan sistem informasi manajemen modern di lingkungan Fikom UNPAD. Dengan adanya aturan tersebut, Pengelolaan arsip surat di lingkungan Fikom UNPAD dilaksanakan secara sistematis dan terstandarisasi dengan mengacu pada prinsip-prinsip manajemen arsip modern, di mana setiap arsip diklasifikasikan berdasarkan tingkat urgensinya, derajat kerahasiaannya, serta hak akses yang dimiliki oleh pengguna terhadap informasi yang terkandung di dalamnya. Pendekatan ini tidak hanya dimaksudkan untuk menjamin keteraturan administratif dalam proses dokumentasi, tetapi juga berperan strategis dalam meningkatkan efisiensi operasional birokrasi, mempercepat pengambilan keputusan, serta meminimalisasi risiko kebocoran data yang bersifat sensitif atau strategis. Dalam konteks tersebut, regulasi yang diterapkan baik yang bersifat internal institusi maupun yang mengacu pada kebijakan universitas dan ketentuan nasional berfungsi sebagai instrumen utama untuk membangun tata kelola arsip yang profesional, akuntabel, dan selaras dengan standar tata kelola informasi publik. Dengan adanya regulasi ini, setiap tahapan pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan, dilakukan secara terintegrasi dan dapat dipertanggungjawabkan, sehingga mendukung terciptanya sistem informasi kelembagaan yang transparan, efektif, dan berkelanjutan. Menurut (Muhidin, 2016), pemeliharaan surat dilakukan dengan cara pengarsipan elektronik yang sistematis, pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, alih media arsip. Proses Pemeliharaan juga dilakukan melalui proses pemberkasan, yaitu pengelompokan arsip berdasarkan waktu (per tahun, per bulan) dan substansi (jenis kegiatan atau permasalahan). Hal ini penting untuk menjaga kelangsungan informasi dan mempersiapkan penyusutan arsip ke depan. Gambar 4. Daftar Berkas (Sumber : Dari Instansi, 2025) Gambar 5. Daftar Isi Berkas (Sumber : Dari Instansi, 2025) Dalam pengelolaan arsip di lingkungan perguruan tinggi, khususnya di Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran (FIKOM UNPAD), penyusutan arsip menjadi tahapan penting sekaligus penutup dari siklus arsip dinamis. Tahap ini dilakukan ketika surat sudah jarang digunakan atau tidak lagi memiliki nilai guna secara administratif, sehingga perlu dialihkan dari kondisi aktif menjadi inaktif. Tahapan ini juga tidak hanya berfungsi sebagai proses administratif semata, tetapi juga sebagai bentuk tanggung jawab institusional dalam memastikan bahwa hanya arsip yang relevan, bernilai, dan memiliki signifikasi jangka panjang yang dipertahankan dalam sistem pengarsipan. Dalam praktiknya, proses penyusutan diawali dengan penilaian nilai guna surat yang dilakukan secara sistematis berdasarkan kriteria tertentu, seperti usia arsip, urgensi informasi, relevansi terhadap fungsi kelembagaan, dan potensi nilai historis. Surat yang dinilai masih memiliki nilai sekunder, terutama dari segi hukum, bukti, atau sejarah, akan dialihkan ke status inaktif dan kemudian di nilai lebih lanjut untuk dipertimbangkan menjadi arsip permanen atau arsip statis yang disimpan di lembaga kearsipan sebagai bagian dari memori kolektif institusi. Sebaliknya, arsip yang telah kehilangan nilai gunanya secara total akan direkomendasikan untuk dimusnahkan sesuai prosedur yang sah dan terdokumentasi, guna menghindari akumulasi arsip yang tidak perlu serta mengoptimalkan ruang dan sumber daya penyimpanan. Penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang sudah ditetapkan oleh institusi. Misalnya, sebuah arsip akan berstatus aktif selama dua tahun, kemudian dialihkan menjadi arsip inaktif selama tiga tahun berikutnya sebelum akhirnya disusutkan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Dari data di lapangan, arsip fotokopi ijazah tahun 2011 hingga 2014 saat ini sedang dalam tahap penyusunan dan digitalisasi, dan direncanakan akan diserahkan ke pusat arsip (record center) pada akhir tahun 2025. Sementara itu, arsip syarat sidang sudah lebih dulu diserahkan pada tahun 2023. Menurut (Michelle Caswell, 2021) menekankan bahwa keputusan penghapusan arsip tetap berbasis appraisal manusia, memperhitungkan konteks sosial, etnis, dan nilai historis bagi keputusan disposal. (Franks, 2018), dalam bukunya Records and Information Management menyatakan bahwa manajemen arsip masa kini mengharuskan adanya integrasi sistem elektronik, termasuk dalam tahap retensi dan penyusutan. Seperti proses yang dilakukan Fikom UNPAD terkait pemberkasan digital dan pelabelan sebelum dipindahkan merupakan bentuk implementasi prinsip ini. Sementara itu, (Belovari, 2019) menawarkan pendekatan workflow MPC-type untuk koleksi hybrid yang secara struktural mengurangi duplikasi data dan efisiensi proses pemusnahan sebuah praktik yang perlu dipertimbangkan untuk ditingkatkan di Fikom UNPAD. Sistem digital memainkan peran yang sangat krusial dalam proses penyusutan arsip, khususnya dalam memastikan efisiensi, akurasi, dan akuntabilitas setiap tahapan pengelolaan arsip. Di lingkungan Universitas Padjadjaran (Unpad), penerapan Sistem E-Office menjadi solusi strategis dalam memodernisasi tata kelola arsip, terutama dalam pencatatan surat masuk dan keluar secara elektronik. Melalui sistem ini, setiap arsip dapat didaftarkan, diklasifikasikan, dan dipantau secara real-time, sehingga memudahkan proses identifikasi terhadap arsip yang telah melewati masa aktifnya dan siap untuk dilakukan penyusutan. Digitalisasi melalui E-Office tidak hanya meningkatkan kecepatan akses informasi, tetapi juga memperkuat kontrol terhadap siklus hidup arsip. Sistem ini memungkinkan pemetaan otomatis terhadap dokumen berdasarkan parameter waktu, kategori substansi, serta frekuensi penggunaan. Dengan demikian, pengelola arsip dapat menentukan dengan lebih akurat arsip mana yang masih memiliki nilai guna administrasi, hukum, atau informasi, dan mana yang sudah dapat di alih media, dipindahkan ke penyimpanan jangka panjang, atau dimusnahkan sesuai dengan regulasi. Selain itu, penggunaan E-Office secara signifikan mengurangi risiko kehilangan, kerusakan fisik, dan duplikasi data karena seluruh proses terdokumentasi secara elektronik dan dapat diaudit sewaktu-waktu. Fitur notifikasi, histori akses, dan pengelompokan otomatis juga mendukung transparansi serta mempercepat pengambilan keputusan dalam proses penyusutan arsip. Lebih jauh lagi, sistem digital seperti E-Office membuka peluang integrasi dengan platform arsip nasional maupun sistem informasi akademik lainnya, sehingga mendukung interoperabilitas dan konsistensi data antar unit kerja di dalam institusi. Oleh karena itu, digitalisasi dalam konteks penyusutan arsip bukan sekadar transformasi teknologi, tetapi merupakan pilar penting dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang profesional, efisien, dan berkelanjutan. Menurut (Muhidin, 2016), penyusutan surat mengikuti prosedur digitalisasi dan pemindahan arsip inaktif ke record center. Keempat tahapan tersebut sejalan dengan pelaksanaan pengelolaan surat menyurat di Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip yang disebabkan oleh frekuensi penggunaannya telah menurun atau jarang digunakan dan sudah tidak memiliki nilai guna. Instrumen yang dibutuhkan dalam kegiatan penyusutan arsip adalah Jadwal Retensi arsip (JRA). Kegiatan penyusutan arsip meliputi pemindahan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyerahan arsip statis. Penyusutan arsip sendiri didefinisikan sebagai kegiatan pengurangan jumlah arsip aktif yang dilakukan secara sistematis karena frekuensi penggunaannya telah menurun secara signifikan, atau arsip tersebut telah melewati masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna administratif, hukum, maupun finansial. Proses ini bukan sekedar penghapusan fisik arsip, tetapi merupakan bagian penting dalam menjaga ketertiban sistem kearsipan dan efisiensi ruang penyimpanan, serta mendukung pengambilan keputusan berbasis data yang valid dan terkini. Kegiatan penyusutan arsip di Fikom UNPAD meliputi tiga bentuk tindakan utama. Pertama, pemindahan arsip inaktif ke record center, yaitu unit penyimpanan khusus yang dirancang untuk mengelola arsip dengan tingkat akses yang rendah, namun masih memiliki kemungkinan digunakan. Kedua, pemusnahan arsip, yang dilakukan terhadap arsip yang telah habis masa retensinya dan dinyatakan tidak memiliki nilai guna sekunder, dengan prosedur yang mengacu pada regulasi kelembagaan serta ketentuan perundang-undangan, guna menjamin keamanan informasi dan mencegah penyalahgunaan data. Ketiga, penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan internal atau nasional, yakni arsip yang memiliki nilai historis, evidensial, atau kultural tinggi, yang akan dilestarikan sebagai bagian dari memori kolektif institusi dan bangsa. Dengan demikian, integrasi teknologi digital dan penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) secara konsisten menjadikan pengelolaan arsip lebih tertata dan efisien, sekaligus menjaga keamanan dan keutuhan arsip sepanjang siklus hidupnya. Hambatan Pengelolaan Surat Pelaksanaan pengelolaan surat di Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran menghadapi sejumlah hambatan, baik dari sisi teknis maupun operasional. Salah satu permasalahan utama adalah kurangnya sumber daya manusia (SDM). Pegawai yang bertanggung jawab dalam pengelolaan surat kerap kali disibukkan oleh aktivitas pelayanan harian yang padat, seperti pelayanan akademik, administratif, serta tugas-tugas rutin lainnya yang bersifat mendesak. sehingga waktu dan tenaga yang tersedia untuk melakukan kegiatan pemberkasan fisik surat menjadi sangat terbatas. Akibatnya, terjadi penundaan dalam proses pemberkasan surat, yang kemudian berdampak pada penumpukan surat lama yang belum diberkaskan secara optimal. Kondisi tersebut tidak hanya mengganggu keteraturan sistem kearsipan yang ideal, tetapi juga menurunkan efisiensi dalam proses pencarian atau penemuan kembali informasi saat dibutuhkan. Idealnya, pengelolaan surat dan dokumen harus ditopang oleh sistem manajemen arsip yang terstruktur dan didukung oleh ketersediaan tenaga kerja yang memadai, baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Menurut (Rinny Dharma Diani, 2024) Peran SDM dalam Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan tentang mengubah sumber daya manusia menjadi kekuatan utama yang mendorong pertumbuhan dan keberlanjutan organisasi melalui strategi manajemen yang efektif dan adaptif. Selain itu, terbatasnya Sarana dan Prasarana. Meskipun penerapan sistem E-Office telah memberikan kemajuan signifikan dalam proses digitalisasi administrasi, terutama dalam pengelolaan surat menyurat, efektivitas implementasinya di lingkungan Fakultas Ilmu Komunikasi masih menghadapi hambatan yang cukup serius, terutama terkait dengan keterbatasan sarana dan prasarana, salah satu kendala utama terletak pada perangkat komputer yang digunakan sebagai media utama dalam proses tanda tangan digital dan manajemen dokumen elektronik. Performa perangkat tersebut mengalami penurunan signifikan akibat usia pemakaian yang sudah cukup lama, sehingga menyebabkan gangguan seperti sistem menjadi tidak responsif atau mengalami hang saat digunakan untuk proses administrasi. Hal ini menyebabkan proses pengelolaan surat mengalami keterlambatan dalam pemrosesan sehingga menghambat efesiensi kerja dan waktu penyelesaian surat. Idealnya, pembaruan perangkat komputer dilakukan secara berkala setiap dua tahun untuk memastikan kinerja yang optimal. Namun, Fakultas Ilmu Komunikasi belum memiliki anggaran yang memadai untuk melakukan pembaruan perangkat secara menyeluruh. Namun, penyelenggaraan arsip juga membutuhkan peralatan untuk menyimpan arsip dan efisiensi dalam pemakaian peralatan tersebut. Dengan demikian, kegiatan tersebut hanya dapat berhasil jika didukung oleh peralatan yang memadai (Atmaja, B, S.; Oktarina, 2017). Solusi dari Hambatan Pengeloaan Surat Pelaksanaan pengelolaan surat di Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjajaran menghadapi hambatan terutama dalam hal sumber daya manusia yang masih kurang, sehingga menyebabkan keterbatasan waktu dalam melakukan pemberkasan surat secara fisik, dan menimbulkan penumpukan surat serta menghambat sistem kearsipan. Di sisi lain, terbatasnya sarana dan prasarana, terutama perangkat komputer yang sudah usang, memperlambat proses digitalisasi dan penandatanganan surat melalui sistem E-Office. Kedua hambatan ini menunjukkan pentingnya peningkatan kapasitas SDM serta pembaruan infrastruktur teknologi secara berkala guna mendukung kelancaran tata kelola surat dan pelayanan administrasi yang optimal di lingkungan fakultas. Untuk mengatasi hambatan dalam pengelolaan surat di Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjajaran, diperlukan upaya strategis berupa penataan ulang tupoksi kerja dan penambahan sumber daya manusia yang khusus menangani administrasi surat, sehingga proses pemberkasan dapat dilakukan secara lebih teratur dan efisien. Selain itu, perlu dilakukan perencanaan anggaran yang terstruktur untuk pembaruan perangkat teknologi secara bertahap, khususnya komputer yang digunakan dalam proses administrasi digital. Dengan dukungan SDM yang memadai dan perangkat yang andal, pengelolaan surat dapat berjalan lebih lancar, tepat waktu, dan sesuai standar layanan administrasi modern.

Pengelolaan surat menyurat di Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran telah mengalami kemajuan signifikan melalui penerapan sistem digital E-Office sejak tahun 2020. Pendekatan ini, bila dikaji melalui teori pengelolaan arsip dinamis, menekankan pentingnya integrasi sistem digital dengan praktik pengarsipan yang sistematis guna mendukung kelancaran layanan administrasi. Proses pengelolaan surat menyurat yang mencakup penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip telah berjalan sesuai prinsip-prinsip pengelolaan arsip dinamis. Sistem E-Office terbukti mampu mendukung pengelolaan arsip secara real-time, terdokumentasi, dan akuntabel. Namun demikian, penerapan E-Office belum sepenuhnya optimal karena masih dihadapkan pada hambatan, seperti keterbatasan sumber daya manusia dan kurangnya dukungan sarana teknologi. Hambatan ini mengindikasikan perlunya strategi penguatan kapasitas SDM serta pembaruan infrastruktur digital yang berkelanjutan. Implikasi ilmiah dari temuan ini menunjukkan bahwa transformasi digital dalam tata kelola administrasi tidak hanya bergantung pada adopsi teknologi, tetapi juga pada kesiapan institusional dalam hal kompetensi pengguna, tata kelola informasi, serta kebijakan internal yang adaptif. Hal ini membuka ruang untuk penelitian lanjutan mengenai model implementasi E-Office yang kontekstual dan berorientasi pada penguatan kapasitas kelembagaan. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem E-Office memiliki potensi besar dalam mendorong efisiensi dan efektivitas tata kelola surat di lingkungan perguruan tinggi. Namun, potensi tersebut hanya dapat tercapai secara optimal apabila didukung oleh peningkatan kompetensi SDM, infrastruktur digital yang memadai, serta komitmen kelembagaan dalam membangun budaya kerja digital yang berkelanjutan.