EVALUASI REPOSITORI INSTITUSI MENGGUNAKAN SELF-EVALUATION TOOL FOR DOCUMENTING BEST PRACTICES IN INSTITUTIONAL REPOSITORIES (STUDI KASUS PADA PERPUSTAKAAN O. NOTOHAMIDJOJO)

Repositori adalah tempat penyimpanan, dan dalam konteks kepustakawanan repositori adalah suatu tempat di mana dokumen, informasi atau data disimpan, dipelihara dan digunakan (Hasugian, 2012). Setiap institusi mempunyai dokumen yang perlu disimpan dan dipelihara untuk kemudian dapat dimanfaatkan kembali bagi kepentingan institusi tersebut. Pengelolaan menjadi dasar bagi terlaksananya kegiatan repositori. Repositori sebagai bagian dari perpustakaan, merupakan salah satu wujud nyata perpustakaan digital dalam rangka menyesuaikan kebutuhan informasi di era digital. Menurut Ranganathan dalam Wirawan, perpustakaan merupakan organisme yang tumbuh secara terus menerus menyesuaikan dengan pertumbuhan dan perkembangan masyarakat (Wirawan, 2012, p. 257). Pemberdayaan perpustakaan salah satunya adalah meningkatkan layanan untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat di era digital. Masyarakat dalam aspek kehidupannya membutuhkan informasi yang diharapkan dapat meningkatkan pola hidupnya, secara khusus dalam hal ini bagi masyarakat akademik. Seiring dengan berjalannya waktu, pengelolaan repositori institusi, yang difungsikan untuk menyimpan banyak karya dalam format digital perlu dievaluasi secara berkesinambungan untuk menilai kebermanfaatannya bagi sivitas akademika. Evaluasi perlu dilakukan terhadap repositori institusi dalam membangun kepercayaan pengguna dan mendukung keberlanjutan akses yang diberikan. Menurut Mulyono evaluasi merupakan suatu cara dalam mengukur hasil atau pengaruh suatu kegiatan, program, atau proyek dengan membandingkan pada tujuan yang telah ditetapkan, dan bagaimana cara perolehannya (Mulyono, 2009). Sedangkan Nugraha menyatakan bahwa evaluasi repositori diperlukan untuk mendukung keberlanjutan sistem repositori dalam memberikan pelayanan informasi intelektual, ilmiah, dan kebudayaan dalam berbagai ragam bentuk (multimedia) dan dari berbagai lokasi simpan (Nugraha, 2012, p. 10). Berdasarkan pengamatan awal, Perpustakaan O. Notohamidjojo belum pernah melakukan evaluasi terhadap pengelolaan repositori institusi baik dengan menggunakan alat evaluasi maupun yang tidak menggunakan. Oleh sebab itu, tujuan penelitian ini untuk mengetahui pengelolaan koleksi karya ilmiah melalui evaluasi yang dilakukan terhadap pengelolaan repositori institusi yang ada di Perpustakaan O. Notohamidjojo. Adapun alat evaluasi yang digunakan pada penelitian ini adalah Self-Evaluation Tool for Documenting Best Practices in Institutional Repositories, yang merupakan modifikasi dari Trustworthy Repositories Audit and Certification (TRAC) checklist dan dikembangkan oleh the Institutional Repositories Best Practices Workgroup of the Boston Library Consortium (Ulum, 2016). Hasil yang diharapkan dari penelitian ini berupa hasil evaluasi terhadap repositori institusi di Perpustakaan O. Notohamidjojo yang dapat menjadi masukan, kajian dan pertimbangan terkait pengambilan keputusan dalam pengelolaan repositori institusi di Perpustakaan O. Notohamidjojo untuk meningkatkan efektivitas dan kinerja. TINJAUAN PUSTAKA A. Penelitian Terdahulu Penelitian terdahulu oleh Amirul Ulum dengan judul Evaluasi Institutional Repository Menggunakan Trustworthy Repositories Audit and Certification (TRAC) (Studi Kasus Pada Institutional Repository Perguruan Tinggi di Surabaya). Tujuannya untuk mengadakan evaluasi institutional repository berdasarkan Self-Evaluation Tool for Documenting Best Practices in Institutional Repositories yang merupakan modifikasi dari TRAC pada perguruan tinggi di Surabaya. Hasil penelitian menyatakan bahwa kompatibilitas atas evaluasi sistem dan organisasi institutional repository mampu memberikan dampak pada kepercayaan (trustworthy) antara pemilik karya (depositor) dan pengguna (user) yang melakukan akses terhadap institutional repository tersebut dengan menyediakan jaminan atas akses organisasi dan kebijakan, keberlanjutan pendanaan, kebijakan akses, manajemen objek digital, serta faktor infrastruktur dan keamanan teknis (Ulum, 2016). Penelitian lain dilakukan oleh Muhammad Jamil yang berjudul Evaluasi Webometrics Repositori Institusi Universitas Islam Indonesia. Adapun penelitian ini adalah tentang evaluasi repositori institusi Universitas Islam Indonesia (UII) pada alamat URL: http://rac.uii.ac.id dan pada alamat URL: http://repository.uii.ac.id dari repositori institusi UII berdasarkan pada indikator-indikator pemeringkatan webometrics, yaitu size, visibility, rich files (pdf, doc,, docx, ppt, pptx, ps, eps), dan scholar. Hasil penelitian menerangkan nilai indikator Size (Ukuran) repositori institusi UII pada URL:http://rac.uii.ac.id sebesar 0,7648, indikator Visibility (Keterkaitan) sebanyak 0.8370, indikator Rich File, indikator Scholar bernilai 0 & nilai total sebanyak 0,6035 yang pada skala model range scale dikategorikan cukup baik. Sedangkan nilai indikator Size repositori institusi UII pada URL:http://repository.uii.ac.id sebesar 0,8286, indikator Visibility sebesar 0,6144, indikator Rich File sebesar 0,1436, indikator Scholar sebanyak 0,4599 & nilai total sebanyak 0,6040 yang dalam skala contoh range scale dikategorikan cukup baik (Jamil, 2013). Penelitian yang dilakukan di Perpustakaan O. Notohamidjojo ini secara keseluruhan berfokus pada evaluasi repositori institusi berdasarkan Self-Evaluation Tool for Documenting Best Practices in Institutional Repositories yang terdiri dari 6 komponen, yakni tata kelola dan organisasi, akuntabilitas dan kerangka kebijakan, keberlanjutan pendanaan, perjanjian, lisensi dan kewajiban, manajemen objek digital dan infrastruktur dan keamanan teknis. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Amirul Ulum, sekalipun alat evaluasi yang digunakan sama, namun objek penelitian hanya fokus pada repositori institusi Perpustakaan O. Notohamidjojo. Kemudian penelitian lain yang dilakukan oleh Muhammad Jamil sekalipun sama-sama mengevaluasi repositori institusi, namun terdapat perbedaan. Letak perbedaannya adalah Muhammad Jamil melakukan evaluasi hanya terbatas pada webometrics repositori institusi sedangkan penelitian ini mengevaluasi repositori institusi berdasarkan 6 komponen, yakni tata kelola dan organisasi, akuntabilitas dan kerangka kebijakan, keberlanjutan pendanaan, perjanjian, lisensi dan kewajiban, manajemen objek digital, dan infrastruktur dan keamanan teknis. B. Repositori institusi Komitmen seluruh unsur terkait yang terdapat pada perguruan tinggi menjadi dasar kehadiran repositori institusi atas proses mengelola bahan-bahan digital, termasuk ketepatan dalam pelestarian jangka panjang, penyediaan secara terpusat terhadap akses pengetahuan dalam pangkalan data, akses yang mudah secara cepat & murah, dan cakupan penyebaran informasinya (Fatmawati, 2013, p. 107). Menurut Swan repositori institusi merupakan media penyimpanan dokumen dan data penelitian dengan tingkat keamanan yang baik. Hal tersebut memberi kemudahan bagi peneliti untuk menelusuri kembali karya ilmiah yang pernah dihasilkan kapan pun dan di mana pun mereka berada. Selain itu, di beberapa negara, repositori institusi juga berfungsi sebagai media penyimpanan bagi seluruh karya yang dimiliki dosen sehingga memudahkan mereka untuk mengakses dokumen dan data guna mempersiapkan proses pembelajaran di kelas dan aktivitas penelitian lainnya ketika mereka sedang tidak membawa file tersebut (Swan & Brown, 2005). Menurut Fatmawati tempat pengelolaan dan pelestarian aset intelektual sivitas akademika di sebuah institusi yang dapat diakses secara online merupakan pengertian repositori institusi (Fatmawati, 2013, p. 106). Seiring dengan perkembangan teknologi, maka repositori institusi juga akan terus berkembang. Menurut Westell dalam Hartono, ada 8 faktor yang memengaruhi perkembangan repositori institusi (Hartono, 2017, p. 400), yaitu mandat dan legitimasi yang diperlukan dari pihak manajemen atas, kemudian integrasi dengan perencanaan lembaga, modal pendanaan, keterkaitan dengan program digitalisasi untuk mempercepat jumlah simpanan, kemudian interoperability atau keterbukaan metadata dan operasi yang memungkinkan integrasi berbagai repositori institusi, kemudian evaluasi dan pengukuran untuk mengetahui perkembangan repositori, promosi dan strategi preservasi digital. C. Evaluasi Repositori Institusi Repositori institusi berperan sebagai parameter nyata dari kualitas sebuah perguruan tinggi, sehingga menaikkan visibilitas (visibility), prestise (prestige), dan nilai publik (public value). Crow, dalam Fatmawati dalam The Scholarly Publishing and Academic Resources Coalition (SPARC) menyebutkan elemen penting dari repositori institusi (Fatmawati, 2013, p. 106) terdiri dari ditetapkan institusional (institutionally defined), kontennya bersifat ilmiah (scholarly content), interoperabilitas dan dapat diakses secara terbuka (interoperability and open access) dan kumulatif dan dapat digunakan dalam waktu yang lama (cumulative and perpetual). Sebagaimana pada program dan kegiatan perpustakaan lainnya, evaluasi untuk pembangunan repositori institusi perlu dilakukan secara terus menerus dalam suatu periode waktu tertentu untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan sudah tercapai. Kemudian melalui evaluasi tersebut, dapat diketahui apakah selama ini repositori institusi sudah berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan (Fatmawati, 2013, p. 12). D. Self-Evaluation Tool for Documenting Best Practices in Institutional Repositories Kegiatan mengevaluasi repositori memerlukan alat (tools) evaluasi. Salah satu diantaranya ialah Trustworthy Repositories Audit Certification (TRAC). Seiring berjalannya waktu TRAC dimodifikasi dan menghasilkan alat evaluasi lain, yakni Self-Evaluation Tool for Documenting Best Practices in Institutional Repositories. Penggunaan Self-Evaluation Tool for Documenting Best Practices in Institutional Repositories yang berbasis TRAC menjadi pertimbangan peneliti karena alat ini dikembangkan oleh Boston Library Consortium yang terdiri dari 18 anggota perpustakaan perguruan tinggi di wilayah Boston. Dengan demikian pemilihan alat ini sesuai untuk evaluasi institutional repository perguruan tinggi yang menjadi objek penelitian (Ulum, 2016). Melalui alat evaluasi diri dapat mendokumentasikan sejauh mana repositori institusi memenuhi serangkaian pedoman pelaksanaan terbaik, mengidentifikasi bidang-bidang yang kurang, dan merencanakan perbaikan berkelanjutan. Adapun fokus pada alat evaluasi ini adalah rekomendasi pelaksanaan terbaik di tingkat minimal dan mendasar terutama berkaitan dengan tata kelola, infrastruktur, kepegawaian dan keberlanjutan (Boston Library Consortium, 2014). 2.4.1 Infrastruktur organisasi Cornell dalam buku Trustworthy Repositories Audit Certification: Criteria and Checklist mengatakan bahwa sebuah infrastruktur organisasi paling baik diwujudkan dalam kebijakan dan prosedurnya dan dokumentasi infrastruktur organisasi diwujudkan dalam tiga tingkatan berbeda: kerangka kerja kebijakan, kebijakan dan prosedur, serta rencana dan strategi (Center & Libraries, 2007). Atribut organisasi adalah indikator dari repositori digital perencanaan yang komprehensif, kesiapan, kemampuan untuk mengatasi tanggung jawabnya, dan kepercayaan. Infrastruktur organisasi mencakup pada elemen-elemen, yaitu tata kelola, struktur organisasi, mandat atau tujuan, lingkup, peran dan tanggung jawab, kerangka kebijakan, sistem pendanaan, masalah keuangan, termasuk aset, kontrak, lisensi dan kewajiban, dan transparansi. Kriteria yang menangani elemen-elemen ini diorganisasikan dalam kelompok sebagai berikut: A1.Tata kelola dan organisasi Terlepas dari ukuran, ruang lingkup, atau sifat program pelestarian digital, repositori harus menunjukkan komitmen eksplisit, nyata, dan jangka panjang untuk kepatuhan terhadap standar, kebijakan, dan penerapan yang berlaku (Center & Libraries, 2007). A2. Akuntabilitas prosedural dan kerangka kerja kebijakan Repositori harus memberikan dokumentasi yang jelas dan eksplisit mengenai persyaratan, keputusan, pengembangan, dan tindakannya untuk memastikan pelestarian jangka panjang serta akses ke konten digital dalam perawatannya. Dokumentasi ini memastikan pengguna, manajemen, producers, dan pemberi sertifikasi bahwa repositori memenuhi persyaratannya dan sepenuhnya menjalankan perannya sebagai repositori digital terpercaya (Center & Libraries, 2007). A3. Keberlanjutan pendanaan Repositori digital terpercaya harus dapat membuktikan keberlanjutan pendanaannya dengan mematuhi semua pelaksanaan bisnis dan memiliki rencana bisnis yang berkelanjutan serta seperangkat dokumen umum yang mencerminkan aktivitas repositori masa lalu, sekarang, dan masa depan serta aktivitasnya. Rencana bisnis menggabungkan rencana manajemen dan implikasi keuangan yang berkaitan dengan pengembangan dan kegiatan repositori secara normal, dan dapat mencatat strategi dan/atau risiko yang dapat memengaruhi kerja. Keuangan yang normal harus ditinjau setidaknya setiap tahun. Prosedur akuntansi standar harus digunakan. Baik siklus perencanaan keuangan jangka pendek dan jangka panjang harus menunjukkan keseimbangan risiko, manfaat, investasi, dan pengeluaran yang berkelanjutan. Anggaran dan cadangan operasional harus memadai (Center & Libraries, 2007). A4. Kontrak, lisensi, dan kewajiban Kontrak, lisensi, dan kewajiban repositori harus eksplisit. Repositori perlu mendefinisikan istilah yang jelas dan terukur; gambaran peran, tanggung jawab, kerangka waktu, dan kondisi; dan mudah diakses atau tersedia bagi pemangku kepentingan sesuai permintaan. Kontrak, meliputi kontrak antara pemilik repositori dan konten (deposan, penerbit, dll) serta antara repositori dan penyedia layanannya sendiri (kontrak layanan/pemeliharaan sistem). Terlepas dari hubungannya, kontrak dan lisensi harus tersedia untuk audit sehingga kewajiban dan risiko dapat dievaluasi (Center & Libraries, 2007). 2.4.2 Manajemen objek digital Tanggung jawab manajemen objek digital dari suatu repositori mencakup beberapa “organisasi” dan aspek teknis yang terkait, seperti fungsi repositori, proses, dan prosedur yang diperlukan untuk ingest, mengelola, dan menyediakan akses ke objek digital untuk jangka panjang (Center & Libraries, 2007). 2.4.3 Teknologi, infrastruktur teknis, dan keamanan Persyaratan ini tidak menentukan perangkat keras dan lunak tertentu untuk memastikan Archival Information Package (AIP) dapat dilestarikan untuk jangka panjang, tetapi menggambarkan pelaksanaan terbaik untuk manajemen dan keamanan data. Secara total, kriteria ini mengukur kecukupan infrastruktur teknis repositori dan kemampuannya untuk memenuhi manajemen objek dan tuntutan keamanan repositori dan objek digitalnya (Center & Libraries, 2007).

Pada penelitian yang dilaksanakan menggunakan jenis penelitian kualitatif dan pendekatan deskriptif studi kasus. Menurut Satori penelitian kualitatif ialah suatu pendekatan penelitian yang menunjukkan subjek penelitian tertentu dengan menguraikan kenyataan secara benar, disusun oleh kata-kata berdasarkan teknik pengumpulan dan analisis data yang relevan ditemui dari situasi yang alamiah. Penelitian kualitatif tidak hanya sebagai upaya menjelaskan data tetapi deskripsi tersebut hasil dari pengumpulan data yang sah dan deskripsinya berdasarkan analisis data yang sah juga (Satori, 2010, p. 22). Pendekatan studi kasus merupakan suatu serangkaian aktivitas ilmiah untuk memperoleh pengetahuan mendalam tentang suatu program, peristiwa, dan aktivitas aktual (real-life events) yang sedang berlangsung yang dilakukan secara intensif, terinci dan mendalam baik dalam taraf individu, kelompok, lembaga, atau organisasi (Rahardjo, 2017). Penelitian dilaksanakan pada Januari 2020-Januari 2021 mengambil studi kasus di Perpustakaan O. Notohamidjojo yang belum pernah melakukan evaluasi pada pengelolaan repositori institusi. Adapun narasumber untuk penelitian ini ialah direktur Perpustakaan O. Notohamidjojo, kepala bagian Pelayanan Teknis (PT) dan dua staf repositori institusi. Metode pengumpulan data yang digunakan pada penelitian, yaitu studi kasus, observasi, wawancara mendalam dan penggunaan dokumentasi. Marshall, dalam Sugiyono mengungkapkan bahwa melalui observasi, peneliti tidak hanya belajar tentang perilaku, akan tetapi mengetahui makna dari perilaku tersebut (Sugiyono, 2019, p. 411). Observasi dilakukan dengan mengamati proses pengelolaan repositori institusi Perpustakaan O. Notohamidjojo dan ketersediaan sarana dan prasarana secara langsung dan diketahui oleh pihak yang dievaluasi. Susan Stainback dalam Sugiyono menyatakan bahwa peneliti akan mengetahui hal-hal yang lebih mendalam tentang partisipan dalam menginterpretasikan situasi dan fenomena yang terjadi dengan melakukan wawancara. Informasi yang diperoleh melalui wawancara lebih mendalam dibandingkan dengan hanya melakukan observasi (Sugiyono, 2019, p. 419). Dengan menggunakan wawancara semi terstruktur yang bersifat fleksibel, pertanyaan yang diajukan tidak sama persis untuk memahami informasi secara spesifik yang dapat dibandingkan dan dikontraskan dengan informasi lainnya yang terdapat dalam wawancara lain. Penggunaan dokumentasi memiliki arti penting untuk melengkapi data penelitian yang diperoleh dari observasi dan wawancara. Tanpa adanya dokumentasi hasil penelitian akan sulit dipercaya. Sebab hasil penelitian yang didukung oleh foto-foto atau karya tulis akademik dan seni yang telah ada akan lebih kredibel/dapat dipercaya (Sugiyono, 2019, p. 430). Pada penelitian ini dokumentasi yang digunakan berupa dokumen pendukung dari institusi terkait dan bukti foto saat melakukan wawancara. Analisis data menggunakan teori Miles & Huberman, yakni reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan

Data hasil penelitian evaluasi terhadap repositori institusi Perpustakaan O. Notohamidjojo berdasarkan Self-Evaluation Tool for Documenting Best Practices in Institutional Repositories yang terdiri dari 6 komponen, yakni dalam aspek tata kelola dan organisasi, akuntabilitas dan kerangka kebijakan, keberlanjutan pendanaan, perjanjian, lisensi dan kewajiban, manajemen objek digital, dan infrastruktur dan keamanan teknis akan diuraikan sebagai berikut: 1. Tata kelola dan organisasi Pengelolaan repositori institusi UKSW berada di bawah Perpustakaan O. Notohamidjojdo, yakni sebagai tempat penyimpanan terpusat dan pemeliharaan jangka panjang terhadap hasil karya ilmiah serta berbagai macam koleksi lainnya yang bersejarah dan penting bagi UKSW. Oleh karena itu, repositori institusi memiliki visi dan misi yang mendukung dengan Perpustakaan O. Notohamidjojo. Sesuai dengan tujuan utamanya, yakni pelayanan kepada pengguna dalam rangka membantu memperoleh informasi yang mereka perlukan sesuai dengan bidangnya guna mencapai keberhasilan akademis. Berkaitan dengan hal tersebut repositori institusi UKSW berupaya untuk terus memenuhi kebutuhan informasi pengguna melalui penyediaan koleksi yang dapat diakses dalam jangka panjang. Pada pelaksanaannya terdapat prosedur yang sudah ditetapkan dan berlaku dalam setiap proses penerimaan koleksi di repositori institusi UKSW. Perekrutan staf Perpustakaan O. Notohamidjojo mengacu pada kebutuhan setiap bagian, dengan menyampaikan kualifikasi kebutuhan staf yang selanjutnya diajukan ke yayasan, yakni Yayasan Perguruan Tinggi Kristen Satya Wacana (YPTKSW). Perekrutan staf akan dilakukan apabila pengajuan tersebut disetujui oleh yayasan. Pembagian tugas di bagian repositori secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni penerimaan dan penggunggahan TA dengan penerimaan dan penggunggahan karya ilmiah lainnya. 2. Akuntabilitas prosedural & kerangka kerja kebijakan Pengembangan repositori pada awalnya adalah untuk mengelola konten-konten digital karya ilmiah sivitas akademika UKSW, baik yang born digital maupun digitalized. Berkaitan dengan hal tersebut, terdapat beberapa kebijakan yang berlaku dan telah dilaksanakan pada proses penerimaan karya sampai pada aksesnya. Dalam prosedur penerimaan Tugas Akhir (TA) diterapkan lisensi bagi koleksi repositori di mana dalam tahapan unggah terdapat salah satu lisensi yang wajib disetujui oleh pemilik karya. Kemudian untuk koleksi repositori tersedia secara luas demi memenuhi kebutuhan pengguna, tidak hanya untuk sivitas akademika UKSW saja melainkan tersedia secara online bagi pengguna sekunder, yakni masyarakat umum. Para pengguna dapat dengan mudah mengakses melalui website repositori insitusi https://repository.uksw.edu/ maupun secara offline datang langsung ke Perpustakaan O. Notohamidjojo. Terdapat peninjauan yang dilakukan untuk mengetahui permasalahan terkait pelayanan di repositori dan mencari solusinya. 3. Keberlanjutan pendanaan Keberlanjutan pendanaan menjadi salah satu bagian penting bagi pengembangan dan pelaksanaan program-program repositori. Menyikapi hal tersebut peninjauan keuangan juga dilakukan di repositori institusi UKSW dan menjadi pedoman dalam pembuatan program tahunan. Adapun peninjauan dilakukan berdasarkan laporan keuangan dari tiap bagian layanan, sehingga laporan keuangan repositori institusi termasuk dalam laporan bagian PT. 4. Kontrak, lisensi dan kewajiban Rancangan kebijakan serah simpan yang terkait dengan repositori sudah dibuat dan diserahkan kepada pimpinan, akan tetapi belum disahkan. Pembuatan kebijakan diutamakan pada koleksi UKSW-ana, yakni penelitian-penelitian yang terkait tentang UKSW. Sejauh ini kebijakan yang sudah terlaksana ialah mahasiswa diwajibkan untuk menyerahkan koleksi TA ke repositori sebagai syarat kelulusan. Kebijakan tersebut berlaku bagi sivitas akademika UKSW dengan kontrak legal antara repositori dengan mahasiswa yang bersangkutan. Adapun untuk koleksi lainnya masih berupa himbauan. 5. Manajemen objek digital Pengelolaan objek digital didukung oleh perangkat lunak Dura-Space (DSpace) dengan metadata standar Dublin Core. Proses pengelolaan objek digital dilakukan mulai dari proses identifikasi, staf memeriksa sesuai dengan syarat dan ketentuan yang sudah ditetapkan, jika belum sesuai maka akan diminta untuk dilengkapi atau diperbaiki. Apabila sudah sesuai, maka langkah selanjutnya dilakukan pengolahan terhadap objek digital. Adapun untuk tampilan pembubuhan watermark pada file dapat dilihat pada Gambar 1. Gambar 1. Tampilan Watermark pada Files Pembubuhan watermark pada file dilakukan setelah staf menerima karya yang sudah diperiksa sesuai syarat dan ketentuan yang ditetapkan. Proses pembubuhan watermark berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan dengan dilengkapi panduan untuk membantu staf dalam pengerjaannya. Adapun aplikasi yang digunakan ialah Adobe Acrobat Pro. Proses selanjutnya setelah pembubuhan watermark ialah menggunggah berkas ke aplikasi Dspace. Setiap staf mempunyai akses sebagai administrator untuk menggunggah maupun mengedit. Koleksi yang telah diunggah dapat diakses melalui web browser di https://repository.uksw.edu/. Adapun tampilan aplikasi DSpace seperti pada Gambar 2. Gambar 2. Tampilan Menu Submit pada Dspace 6. Teknologi, infrastruktur teknis dan keamanan Kebutuhan akan teknologi repositori dikelola oleh bagian Teknologi & Sistem Informasi (TSI) bekerjasama dengan Biro Teknologi & Sistem Informasi (BTSI), yang bertanggungjawab mengembangkan dan melayani kebutuhan dalam bidang teknologi informasi, sistem informasi, multimedia di UKSW. Dalam mendukung berjalannya kegiatan repositori, terdapat update sistem operasi dan juga sudah menggunakan virtual server. Sehubungan dengan sistem virtual server repositori dimudahkan apabila membutuhkan server, tidak perlu membeli secara fisik akan tetapi bisa request ke BTSI, maka akan tersedia secara virtual. Sistem virtual server juga sudah menerapkan sistem backup raid apabila terdapat hard disk yang failed atau gagal akan langsung di backup oleh hard disk yang lainnya. Sejauh ini secara keseluruhan sistem virtual server dikelola oleh BTSI, akan tetapi tetap berkoordinasi dengan TSI.

A. Kesimpulan Berdasarkan evaluasi yang dilakukan pada repositori institusi Perpustakaan O. Notohamidjojo dengan menggunakan pedoman Self-Evaluation Tool for Documenting Best Practices in Institutional Repositories berikut analisis hasil penelitian dan pembahasan yang terdiri dari 6 komponen. 1. Sesuai dengan struktur organisasi repositori institusi UKSW berada di bawah pengelolaan Perpustakaan O. Notohamidjojo dengan orientasi pelayanannya kepada pengguna. Pada pelaksanaannya sudah memiliki visi, misi dan tujuan yang merupakan turunan dari Perpustakaan O. Notohamidjojo. 2. Berkaitan dengan akses pemanfaatan koleksi repositori cukup luas mencakup sivitas akademika dan juga umum karena tersedia secara online. Melihat hal tersebut, terdapat beberapa ketentuan bagi penyerahan karya ilmiah sivitas akademika, yakni dengan penerapan lisensi dan kebijakan tertulis yang disetujui ketika menyerahkan karya. 3. Terdapat peninjauan keuangan setiap tahun bagi repositori, yang juga digunakan sebagai panduan dalam pembuatan program. 4. Kebijakan serah simpan terkait koleksi UKSW-ana masih dalam proses pemeriksaan di pimpinan. Kebijakan yang telah terlaksana ialah mahasiswa diwajibkan untuk menyerahkan koleksi Tugas Akhir (TA) sebagai syarat kelulusan. Sejauh ini diberlakukan kontrak legal secara internal dengan mahasiswa yang menyerahkan TA. 5. Pengelolaan objek digital repositori institusi UKSW menggunakan aplikasi DSpace dengan metadata standar Dublin Core. Proses pengolahan dimulai dari staf menerima dan mengidentifikasi objek digital sampai pada menggunggahnya ke repositori institusi. 6. Teknologi & Sistem Informasi (TSI) bekerja sama dengan Biro Teknologi & Sistem Informasi (BTSI) dalam mengelola kebutuhan teknologi repositori, salah satunya penerapan sistem virtual server. B. Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah dipaparkan, terdapat beberapa saran yang mungkin dapat menjadi pertimbangan dalam pengambilan keputusan terkait repositori institusi UKSW, yaitu: 1. Para pengambil keputusan bagian pelayanan teknis sebaiknya dapat membuat contingency plan untuk mendukung keberlangsungan program repositori saat ini maupun dalam menghadapi risiko-risiko ke depan. Selain itu juga perlu mempersiapkan program pelatihan bagi staf sehingga dapat menyesuaikan dengan perkembangan teknologi yang terkait dengan proses kerja sehari-hari. 2. Perlu kebijakan yang berlaku secara formal dan ditinjau secara berkala sesuai dengan perkembangan teknologi bagi pengembangan repositori. 3. Pertimbangan pendanaan berkelanjutan sebaiknya disesuaikan dengan peningkatan kualitas biaya bahan, peralatan dan proses teknis yang diperlukan karena berkaitan dengan biaya pemeliharaan program repositori. 4. Kebijakan repositori perlu dibuat dengan jelas dan terarah sehingga dapat menjadi pedoman untuk membantu pengguna dalam menyerahkan karya maupun memenuhi kebutuhan informasi serta membantu staf dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari. 5. Pengelolaan repositori perlu diimbangi dengan strategi preservasi untuk mendukung akses jangka panjang terhadap koleksi. 6. Pengecekan terhadap perangkat maupun program repositori perlu dilakukan secara berkala guna menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi, khususnya di bidang perpustakaan.