SILANG LAYAN: PERSPEKTIF PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ESA UNGGUL

Perpustakaan sebagai pintu utama keluar masuknya informasi memerlukan kualitas layanan yang baik dalam memenuhi setiap kebutuhan penggunanya. Pemenuhan kebutuhan informasi dinilai tidaklah mudah. Hal ini dikarenakan kebutuhan informasi pengguna yang semakin beragam dan kompleks seiring perkembangan zaman. Oleh sebab itu guna memaksimalkan keberadaan suatu perpustakaan, perlu dilakukannya kerja sama. Bentuk kerja sama di perpustakaan dapat dilakukan dalam berbagai hal, salah satunya ialah kegiatan silang layan atau resource sharing. “Resource sharing is the activities that result from an agreement, formal or informal, among a group of libraries (usually a consortium or network) to share collections, data, facilities, personnel, etc., for the benefit of their users and to reduce the expense of collection development.” (Muthu, 2013). Pendapat di atas mendefinisikan bahwa silang layan merupakan kegiatan baik formal maupun informal yang dilakukan oleh sekelompok perpustakaan untuk berbagi sumber daya yang dimiliki. Dampak positif dari kegiatan silang layan ialah mengurangi biaya pengembangan koleksi. Sehingga kegiatan ini memberikan kemudahan bagi perpustakaan terutama perpustakaan yang mengalami keterbatasan anggaran dalam penyediaan koleksi, serta tenaga profesional yang kurang memadai. Saat ini, objek dari berbagi sumber daya telah mengubah konsep lama. Hal ini dikarenakan pertumbuhan dokumen-dokumen yang diterbitkan multi dimensi pada masa lalu. Di samping itu juga meningkatnya biaya buku dan majalah, serta kemajuan teknologi untuk memproses dan menyebarkan informasi, merupakan hal-hal mendasar dalam bentuk silang layan. Di dalam sejarah perpustakaan, kegiatan silang layan telah berlangsung lama di perpustakaan-perpustakaan. Sebuah pergeseran mendasar terlihat dari strategi pengembangan koleksi perpustakaan yang awalnya hanya sebatas penyimpanan, tetapi sekarang sudah berada pada tingkat diseminasi informasi. Hal ini membantu pengguna dalam mendapatkan akses, khususnya penyediaan informasi di luar perpustakaan yang bersangkutan. Di era saat ini, silang layan telah menjadi bentuk layanan yang dinamis dan semakin strategis. Di mana layanan yang disediakan mencerminkan lansekap informasi yang terus berubah. Lewat kegiatan silang layan, perpustakaan berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pengguna agar setiap pengguna dapat menemukan serta mengakses informasi secara mudah, cepat dan akurat. Bentuk layanan semacam ini ini sudah dilakukan oleh beberapa perpustakaan di Indonesia, baik itu perpustakaan umum, perpustakaan khusus, maupun perpustakaan akademik, termasuk Perpustakaan Universitas Esa Unggul (UEU) yang menjadi objek penelitian ini. Para pustakawan di Perpustakaan UEU berpendapat bahwa tidak ada satupun perpustakaan dalam jenis apapun yang mampu memenuhi kebutuhan informasi setiap penggunanya. Oleh karena itu Perpustakaan EUE memerlukan bantuan dari perpustakaan lain untuk bekerja sama dalam hal penyediaan koleksi, peningkatan kualitas sumber daya manusia maupun efisiensi anggaran perpustakaan. Mayoritas pustakawan sudah mengerti bagaimana idealnya bentuk silang layan di sebuah perpustakaan. Kendati demikian dalam pelaksanaannya, bentuk kegiatan ini masih mengalami ketidakserasian. Perpustakaan UEU lebih banyak memberi dukungan dalam penyediaan sumber daya informasi dibandingkan Perpustakaan STIKES maupun Perpustakaan SMK Kesehatan. Keadaan ini seharusnya tidaklah terjadi. Silang layan merupakan kegiatan saling berbagi antar perpustakaan secara seimbang. Jika dalam kegiatan silang layan hanya terdapat satu pihak yang lebih dominan dalam memberi tentulah kerja sama tersebut tidak akan maksimal. Di samping itu juga masih ditemui beberapa ketimpangan. Salah satu kasus yakni pustakawan di Perpustakaan UEU tidak percaya untuk memberi pinjaman koleksi buku yang harganya mahal dan eksemplarnya terbatas kepada pengguna dari Perpustakaan STIKES maupun Perpustakaan SMK Kesehatan. Pustakawan berpendapat bahwa hal ini didasari oleh pertimbangan keamanan dan pengawasan koleksi apabila hilang atau rusak. Keadaan di atas menjadi hal yang menarik untuk diteliti oleh peneliti. Studi kasus ini bertujuan untuk mengidentifikasi bentuk silang layan dalam perspektif Perpustakaan Universitas Esa Unggul.

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif untuk menentukan cara mencari, mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data hasil penelitian. Penelitian kualitatif adalah jenis penelitian di mana peneliti sangat tergantung terhadap informasi dari objek/partisipan pada ruang lingkup yang luas, pertanyaan yang bersifat umum, pengumpulan data yang sebagian besar terdiri atas kata-kata/teks dari partisipan, menjelaskan dan melakukan analisa terhadap kata-kata dan melakukan penelitian secara subyektif (Creswell J. , 2008). Setiap penelitian kualitatif memiliki obyek dan subyek penelitian. Subyek dalam penelitian ini yaitu 3 orang pustakawan yaitu 2 orang pustakawan bidang manajemen koleksi, dan seorang kepala perpustakaan. Sedangkan obyek penelitiannya ialah bentuk silang layan di Perpustakaan UEU. Penelitian ini dilaksanakan di Perpustakaan UEU yang berlokasi di Jakarta dan dilakukan pada bulan september. Pengumpulan data menurut Creswell (2009) merupakan usaha membatasi penelitian, mengumpulkan informasi melalui observasi dan wawancara baik terstruktur maupun tidak, serta usaha merancang protokol untuk merekam dan mencatat informasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan pengumpulan data melalui tiga tahap yaitu observasi, wawancara, dan studi kepustakaan. Data primer dikumpulkan melalui observasi lapangan dan wawancara terhadap para informan tentang bentuk silang layan di Perpustakaan UEU. Perpustakaan UEU memiliki lima orang pustakawan, namun hanya tiga di antaranya dijadikan sebagai informan. Adapun data sekunder dikumpulkan dari berbagai literatur dan laporan, keduanya baik yang dipublikasikan maupun yang tidak dipublikasikan.

Bentuk Silang Layan Data dalam penelitian ini diperoleh dari hasil wawancara terhadap tiga orang pustakawan di Perpustakaan UEU. Data tersebut kemudian menjadi dasar untuk menjawab masalah penelitian mengenai bentuk silang layan di Perpustakaan UEU. Kegiatan silang layan melingkupi banyak hal. Salah satu contoh bentuk kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan UEU ialah dalam pemanfaatan repositori. Tidak hanya berbagi sumber daya koleksi perpustakaan saja, kerja sama pun dilakukan dalam perkembangan mutu perpustakaan. Hal ini didukung dengan adanya studi banding yang dilakukan oleh perpustakaan STIKES maupun Perpustakaan SMK Kesehatan terhadap perpustakaan UEU. Kegiatan silang layan dimaknai sebagai kegiatan yang positif oleh pustakawan. Melalui kegiatan ini pustakawan berkomitmen untuk selalu memperbaharui koleksi yang dimiliki terkhusus di bidang kesehatan guna memberikan pelayanan yang maksimal bagi pengguna dari pihak Perpustakaan STIKES maupun Perpustakaan SMK Kesehatan. Pengguna di luar civitas akademika UEU juga dapat mengakses katalog online perpustakaan. Pengguna di luar civitas akademika UEU diperbolehkan untuk menyalin (fotocopy) koleksi yang mereka butuhkan. Selain itu, pengguna juga dapat meminta informasi kepada pustakawan melalui email tanpa harus datang langsung ke perpustakaan. Untuk pengiriman fisik koleksi buku maupun jurnal yang diperlukan oleh Perpustakaan STIKES maupun Perpustakaan SMK Kesehatan biasanya dilakukan melalui jasa pengiriman. Motivasi Silang Layan Motivasi merupakan keinginan yang terdapat dalam diri setiap individu sehingga menyebabkan individu tersebut melakukan suatu tindakan. Silang layan memiliki manfaat untuk memenuhi kebutuhan informasi yang tidak hanya terbatas pada civitas akademika UEU saja melainkan juga pengguna lainnya. Melalui kegiatan silang layan dapat memperluas jaringan Perpustakaan UEU. Bahkan Perpustakaan UEU dijadikan sebagai perpustakaan rujukan. Motivasi Perpustakaan UEU dalam melakukan kegiatan silang layan selain untuk menyediakan kebutuhan informasi pengguna, juga untuk memenuhi komponen penilaian akreditasi perpustakaan yang dilakukan oleh Perpustakaan Nasional. Dengan adanya kerja sama, maka poin penilaian akan semakin baik. Dukungan Staf Perpustakaan Pustakawan ialah “A professionally trained person responsible for the care of a library and its contents, including the selection, processing, and organization of materials and the delivery of information, instruction, and loan services to meet the needs of its users.” (Reitz, 2004). Singkatnya, pustakawan merupakan ujung tombak dari perpustakaan. Kegiatan perpustakaan dapat dikatakan berhasil bila setiap pustakawan ikut ambil bagian di dalamnya. Pemberikan dukungan oleh pustakawan terlihat dalam kegiatan silang layan yang dilakukan oleh perpustakaan UEU. Pustakawan merasa bahwa kegiatan ini memberikan banyak manfaat serta dapat meningkatkan kinerja pustakawan itu sendiri. Bahkan penyediaan layanan kepada pengguna di luar civitas akademika UEU terkait kegiatan silang layan tidak membebani pustakawan. Dengan demikian, terlihat bahwa pekerjaan rutin pustakawan tetap dilakukan. Sekalipun pustakawan melayani pengguna di luar civitas akademika UEU, tidak menggangu jam kerja mereka. Setiap pengguna dilayani sama mulai pukul 09.00 WIB hingga 17.00 WIB. Namun pada bentuknya, ternyata masih terdapat beberapa kendala yaitu perpustakkaan belum menyediakan akses peminjaman langsung bagi pengguna di luar civitas akademika UEU. Pengguna hanya diperbolehkan membaca koleksi di perpustakaan, dan tidak diperkenankan untuk dipinjam. Di sisi lain ada juga rasa tidak percaya kepada pihak Perpustakaan STIKES yang menyebabkan pustakawan di Perpustakaan UEU tidak memperbolehkan koleksi yang harganya mahal dan tidak banyak jumlahnya untuk dibawa pulang. Ironisnya, rasa tidak percaya tersebut disebabkan karena Perpustakaan STIKES baru melakukan akreditasi. Hal ini sungguh sangat disayangkan. Seharusnya dalam kegiatan silang layan antar perpustakaan saling memiliki pemahaman yang sama yaitu berbagi demi memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Perubahan yang Terjadi Setelah Silang Layan Dampak dari kegiatan silang layan yang dilakukan oleh Perpustakaan UEU terlihat dari peningkatan kunjungan pengguna ke perpustakaan. Pengguna yang datang tidak hanya berasal dari civitas akademika UEU, melainkan juga pengguna dari Perpustakaan STIKES maupun Perpustakaan SMK Kesehatan. Keadaan ini menjadi kesempatan bagi perpustakaan UEU untuk meningkatkan layanan dan koleksinya guna memenuhi kebutuhan informasi pengguna yang beragam. Selain itu juga, meningkatnya kunjungan pengguna dapat berpengaruh pada laporan kinerja perpustakaan yang setiap bulan dilaporkan kepada Rektor UEU. Laporan tersebut dimaksudkan untuk memenuhi standar penilaian akreditasi perpustakaan oleh Perpusnas. Hal ini menjadi poin plus bagi Perpustakaan UEU karena semakin banyaknya pengunjung di suatu perpustakaan maka poin penilaian yang diperoleh semakin tinggi. Silang Layan Sebagai Kegiatan Berbagi Kegiatan silang layan yang dilakukan Perpustakaan UEU tentulah merupakan kegiatan yang positif. Kegiatan ini tidak hanya sebatas penyimpanan informasi saja, namun juga penyebarannya kepada setiap pengguna. Sekalipun memang dalam implikasinya, kegiatan ini bukanlah merupakan hal yang mudah untuk dilakukan. Selain kegiatan silang layan merupakan kegiatan yang positif, kegiatan ini juga memberikan banyak manfaat seperti memperluas jaringan, pertukaran informasi, serta pengembangan koleksi perpustakaan bahkan menambah penilaian dalam indikator akreditasi. Oleh sebab itu pustakawan akan terus memberi dukungan. Bahkan dengan adanya kegiatan ini, pustakawan merasa tertantang untuk semakin meningkatkan kualitas dalam melayani pengguna. Dukungan Pihak Manajemen Suatu perpustakaan dapat melaksanakan kegiatan silang layan secara maksimal tidak terlepas dari dukungan pihak manajemen universitas. Dukungan ini menjadi peran utama keberlangsungan layanan perpustakaan. Ditambah lagi keadaan di saat ini, belum banyak perpustakaan menjadi prioritas utama di suatu universitas. Pihak Universitas Esa Unggul mendukung kegiatan silang layan yang dilakukan oleh perpustakaan. Baik pustakawan maupun pihak universitas selalu melakukan komunikasi terkait kegiatan ini. Hal ini ditandai dengan pemberlakukan MoU antar perpustakaan yang saling bekerja sama. Bagi pustakawan, dampak dari MoU menjadikan jaringan Perpustakaan UEU semakin luas. Di samping itu juga, kegiatan ini menjadi salah satu bentuk promosi perpustakaan pada siswa-siswi dibangku Sekolah Menengah Atas yang ingin melanjutkan studi sarjana, maupun mahasiswa-mahasiswi yang ingin melanjutkan studi profesi atau magister di Universitas Esa Unggul. Universitas Esa Unggul juga mendukung kegiatan ini melalui penyediaan dana dan fasilitas. Pihak universitas membantu penyediaan sumber daya informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna secara maksimal. Selain itu, pihak manajemen UEU juga menyediakan dana tambahan untuk menjamu perwakilan pihak perpustakaan lain yang datang bahkan tidak mempersulit administrasi bagi perpustakaan yang ingin melakukan silang layan. Kondisi Pustakawan Dari hasil wawancara yang dilakukan terhadap informan, sesuatu hal yang menarik yaitu kesediaan pustakawan dalam mendukung kegiatan silang layan. Pustakawan tidak merasa dirugikan dengan kegiatan ini. Hal tersebut dikarenakan pustakawan berpikir bahwa kegiatan ini merupakan kegiatan bersama, dan dalam pelaksanaannya setiap pustakawan memiliki bagian masing-masing sehingga tidak adanya rasa terbebani antar pustakawan. Dari hasil wawancara juga terlihat bahwa kegiatan silang layan tidak banyak menyita waktu pustakawan. Pustakawan tetap dapat melakukan pekerjaanya dengan baik. Hal ini dikarenakan pengguna sudah mandiri dalam memanfaatkan sumber daya elektronik. Di samping itu, setiap pustakawan mendapatkan pembagian kerja masing-masing sesuai bidangnya. Kendala yang Dialami Pustawan Tentulah tidak dapat dipungkiri, setiap kegiatan yang dilakukan di perpustakaan pasti mengalami beberapa kendala. Kendala ini juga ditemui dalam bentuk silang layan yang dilakukan oleh Perpustakaan UEU dengan Perpustakaan STIKES maupun Perpustakaan SMK Kesehatan. Salah satu kendala yang ditemui ialah fasilitas. Hal tersebut disebabkan tidak diperbolehkan pengguna dari Perpustakaan STIKES maupun Perpustakaan SMK Kesehatan untuk membawa pulang buku yang dipinjam. Pengguna dari kedua perpustakaan tersebut hanya diperbolehkan untuk menggunakan dan meminjam buku di kawasan sekitar Perpustakaan UEU. Selain daripada kurangnya penyediaan fasilitas, kendala lain yang dihadapi ialah belum tersedianya katalog bersama. Hal ini menyebabkan pustakawan sedikit kewalahan untuk mengkoordinir bahan perpustakaan yang hendak dipinjam oleh pengguna. Selain itu, kendala lainnya belum adanya sistem silang layan yang terpadu antara Perpustakaan UEU dengan Perpustakaan STIKES.

Silang layan atau resource sharing merupakan salah satu solusi terbaik bagi perpustakaan guna memenuhi kebutuhan informasi pengguna secara maksimal. Ada beberapa motivasi dalam bentuk silang layan yang dilakukan oleh Perpustakaan UEU. Kegiatan ini diadakan selain untuk menyediakan informasi bagi pengguna dari setiap pengguna perpustakaan yang saling bekerja sama, tetapi juga guna memenuhi nilai akreditasi yang dilakukan oleh Perpustakaan Nasional. Hal ini menjadi poin penilaian yakni jika suatu perpustakaan memiliki kerja sama ataupun kegiatan silang layan, ditambah lagi dengan peningkatan jumlah kunjungan pengguna. Maka poin penilaian akan baik atau bertambah. Silang layan yang selama ini dilakukan Perpustakaan UEU dengan Perpustakaan STIKES maupun Perpustakaan SMK Kesehatan hanya menitikberatkan pada penyediaan sumber daya informasi yang diperlukan oleh pengguna dari kedua belah pihak. Padahal sebenarnya silang layan itu tidak hanya berbicara tentang penyediaan sumber daya informasi, tetapi juga bentuk_x0002_bentuk kerja sama lainnya. Dalam bentuknya, jelas terlihat bahwa kegiatan ini belum ideal. Hal tersebut dikarenakan penyediaan sumber informasi lebih banyak dilakukan oleh satu pihak, yakni Perpustakaan UEU, sedangkan secara teori dikatakan bahwa silang layan merupakan kegiatan saling berbagi sumber daya informasi antar perpustakaan. Kegiatan saling berbagi ini jelas seharusnya dilakukan secara seimbang. Pihak Universitas Esa Unggul memberikan dukungan kepada perpustakaan UEU dalam melakukan silang layan. Dukungan ini baik berupa dana maupun fasilitas. Tentu saja hal ini memberi efek positif terhadap kinerja pustakawan. Sehingga setiap pustakawan di Perpustakaan UEU tidak merasa dibebani dengan kegiatan ini. Para pustakawan tetap berkomitmen memberikan pelayanan yang sama kepada setiap pengguna, baik itu pengguna civitas akademika UEU maupun pengguna dari perpustakaan yang diajak kerja sama. Jelas terlihat bahwa dukungan pihak universitas memiliki peran penting dalam berlangsungnya kegiatan suatu perpustakaan