LIBRARIANS COMPETENCE IMPROVEMENT THROUGH OUTBOUND STAFF MOBILITY (OSM) IN INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOVEMBER

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan mengamanahkan bahwa perpustakaan merupakan institusi pengelola karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Agar masyarakat mampu bertahan dalam menghadapi persaingan era globalisasi, untuk itu diperlukan lembaga ataupun institusi yang mampu dan bisa memberikan informasi yang cukup mengenai perkembangan IPTEK yang telah terjadi. Salah satu lembaga yang tepat dalam memenuhi kebutuhan informasi masyarakat tersebut yaitu perpustakaan. Perpustakaan perguruan tinggi sebagai salah satu jenis perpustakaan memiliki peranan penting dalam menyediakan berbagai macam sumber informasi dan pengetahuan yang diperlukan untuk menunjang proses kegiatan belajar-mengajar (pendidikan), penelitian dan juga sumber referensi untuk kegiatan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh sivitas akademika (Nurlistiani, 2017). Perpustakaan perguruan tinggi bisa dikatakan mampu mencapai tujuan dan fungsinya dengan baik jika didukung oleh sumber daya manusia (pustakawan) yang berkualitas dan berkompetensi di bidang perpustakaan. Profesionalisme pustakawan dilihat dari karakteristiknya seperti menjunjung kode etik, memiliki ilmu dan keahlian, mandiri, berkolaborasi, bekerjasama dan selalu berorientasi ke depan (Mustika, 2017). Pustakawan memiliki kompetensi tertentu dalam meningkatkan keprofesionalitasan dan prospek di organisasi atau lembaga tempat bekerja. Perpustakaan untuk mewujudkan keinginan memiliki pustakawan yang berkompetensi tentu tidak bisa didapatkan secara instan. Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh November (ITS) Surabaya, berkomitmen dalam mewujudkan kualitas pelayanan yang baik melalui implementasi program Outbound Staff Mobility (OSM) yang diselenggarakan oleh International Office ITS (IO-ITS). Program OSM merupakan salah satu kegiatan internship (magang) di berbagai universitas luar negeri yang berada di Malaysia dan Thailand dengan tujuan menginternasionalisasikan tenaga kependidikan (tendik) dan meningkatkan kapasitas/kompetensi sumber daya manusia yang telah ada. Program OSM diperuntukkan kepada para tendik di ITS baik yang berada di fakultas/departemen, perpustakaan, ataupun lembaga lainnya di ITS yang telah lolos melewati tahap administrasi, tahap desk evalution, dan tahap upgrading dengan jangka waktu lama magang selama 7 (tujuh) hari. Berdasarkan pemaparan di atas, penelitian bertujuan untuk mendeskripsikan dan menganalisis implementasi Program OSM ITS Surabaya serta faktor pendukung dan penghambatnya. Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan sumbangsih keilmuan serta memperkaya rujukan dan program pengembangan kompetensi kepustakawan di Indonesia

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif. Penelitian kualitatif adalah penelitian yang mengungkapkan fakta apa adanya tentang suatu objek, gejala, keadaan dengan pencandraan, menggambarkan, menguraikan, mengintepretasikan dalam suatu kesimpulan dan dalam bentuk tulisan yang sistematis (Moleong, 2006). Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Adapun informan dalam penelitian ini yaitu pegawai dari IO-ITS yang menjadi penanggung jawab program OSM, Kepala unit perpustakaan ITS, dan pustakawan yang telah lolos dan berhasil berangkat untuk mengikuti program OSM ke luar negeri dari tahun 2013-2018. Analisis data menggunakan model analisis data Creswell (2013) yang meliputi pengumpulan data mentah, mengatur dan menyiapkan data analisis, membaca semua data, pengkodean data, tema/deskripsi yang berkaitan, dan menafsirkan makna tema/deskripsi.

Tahap Pengorganisasian a) Pelaksana Kebijakan/Program Implementasi program Outbound Staff Mobility (OSM) merupakan program yang diselenggarakan oleh International Office ITS (IO-ITS) sejak tahun 2013. Program yang memiliki kegiatan memagangkan tenaga kependidikan yang berada di unit atau departemen ITS ke universitas luar negeri Thailand dan Malaysia guna meningkatkan kapasitas ataupun kompetensi sumber daya manusianya dan mengejar ITS untuk ke WCU. Perpustakaan ITS salah satu unit yang mewakilkan pustakawannya untuk mengikuti program tersebut. Hal tersebut bisa dilihat dari visi perpustakaan yang salah satunya mendukung ITS mencapai WCU. Tujuan diadakannya program Outbound Staff Mobility (OSM) yaitu; (1) memberikan wawasan dan pengalaman baru kepada tenaga pendidik untuk bekerja secara profesional di tempat kerja yang beragam dengan berstandar internasional; (2) membangun jejaring profesional antara staf non-akademik dari kedua universitas; (3) memperkuat kerjasama antara kedua belah pihak dengan meningkatkan jumlah mobilitas staf. Sehingga tendik ITS mampu memperluas wawasan dan pengalaman mengenai bidang pekerjaannya di level Internasional serta dapat menggali hal-hal inovatif yang dapat diterapkan di ITS. b) Standart Operating Procedure (SOP) Secara khusus Perpustakaan ITS tidak mempunyai aturan /landasan hukum dalam pelaksanaan program OSM, namun kegiatan tersebut dilaksanakan berdasarkan kebutuhan instansi guna meningkatkan kualitas dan kapasitas tenaga pendidik yang bertaran internasional. Terdapat beberapa ketentuan yang berhasil peneliti himpun, terkait persyaratan yang harus dipenuhi oleh peserta agar dapat mengikuti program OSM, antara lain: a) Persyaratan administrasi b) Tes Tulis c) Tes Wawancara d) Upgrading Persyaratan tersebut harus dipenuhi, terutama tahapan uprading, dimana upgrading merupakan kegiatan salah satu tahapan seleksi peserta OSM sebelum mereka dinyatakan lolos untuk berangkat magang. Kegiatan yang sifatnya pembelajaran ini dianggap sangat penting sekali guna untuk bekal para tendik magang di luar. Materi yang diberikan pada kegiatan ini yaitu mengenai bahasa Inggris, materi kebudayaan, materi mengenai latar belakang ITS, dan materi tentang office. c) Sumber Daya 1) Sumber Daya Keuangan/Finansial. Dalam pelaksanaan program Outbound Staff Mobility (OSM) alokasi dana sepenuhnya ditanggung oleh International Office ITS (IO-ITS), dimana alokasi anggaran diperuntukkan bagi peserta yang telah lulus seleksi akan dibiayai pemberangkatan ke luar negeri. Selain itu pihak International Office ITS (IO-ITS) juga menyediakan sedikit alokasi anggaran untuk uang saku bagi peserta yang telah lulus seleksi untuk mengikuti magang ke luar negeri. 2) Sumber Daya Peralatan/Fasilitas. Upaya pemenuhan fasilitas dilakukan oleh International Office ITS untuk mendukung program OSM antara lain seperti penyediaan materi upgrading, pemateri dari dalam dan luar negeri, hingga sarana dan prasarana untuk pemberangkatan peserta OSM ke instansi luar negeri seperti 10 Universitas di Thailand dan 2 Universitas di Malaysia yang telah menjalin kerjasama dengan pihak ITS. Selain itu, untuk pemenuhan fasilitas sarana prasarana yang berupa penginapan dan transportasi bisa disediakan melalui kerjasama dengan pihak kampus tempat magang. Namun, untuk mulai tahun kemarin tidak semua peserta ditanggung oleh IO karena program ini telah dibuka dengan 2 jalur yaitu buttom up dan mandiri. d) Penetapan Manajemen Pelaksana Pelaksanaan program Outbound Staff Mobility (OSM), sepenuhnya di kelola/ manajemen oleh pihak International Office ITS (IO-ITS), dan juga beberapa unit dan departemen di ITS yang akan memberangkatkan peserta untuk ikut program Outbound Staff Mobility (OSM). e) Penetapan Jadwal Kegiatan Pelaksaan program Outbound Staff Mobility (OSM) dilaksanakan pada tiap satu tahun sekali dan telah dimulai sejak 2013 hingga 2019. Dimana kegiatan akan dilakukan dengan beberapa agenda, dimulai dari seleksi administrasi, tes tulis, tes wawancara dan upgrading. Kegiatan upgrading sendiri dilaksanakan pada sore hari sebelum jam kerja berakhir dan kegiatan tersebut dilaksanakan pada durasi 2 jam. Kemudian untuk kegiatan magang internasional dilakukan selama 7 hingga 14 hari. Tahap Interpretasi Tahap interpretasi merupakan tahap penjabaran kebijakan yang masih abstrak menjadi teknis operasional. Terdapat dua agenda pada tahapan ini, antara lain sebagai berikut: Pertama, transmisi Perintah kepada Para Pelaksana yang dilakukan melalui komunikasi dengan pendekatan berupa instruksi, sosialisasi, dan koordinasi melalui beberapa kegiatan yang terdiri dari himbauan hingga strategi uprading demi meningkatkan kapasitas dan profesionalisme pustakawan agar dapat bersaing dan memberikan pelayanan dengan standart internasional. Kedua, penyampaian dan Pemahaman Mengenai Tujuan Program sesuai dengan tujuan yang di amanatkan bahwa program Outbound Staff Mobility (OSM) ini dibuat dalam rangka menginternasionalisasikan tenaga pendidik yang dimiliki ITS dan untuk meningkatkan kompetensi ataupun kapasitas mereka. Peningkatan kompetensi profesional pustakawan seperti peningkatan pengetahuan, wawasan, aktifitas perpustakaan, serta mampu dalam penggunaan teknologi informasi. Sehingga kompetensi individu pustakawan dapat meningkat dan hal tersebut bisa dilihat cara kerja mereka dan pola pikir mereka menjadi lebih terbuka dan bisa mengikuti perkembangan jaman yang lebih modern. Tahap Pelaksanaan/Aplikasi Pada tahap pelaksanaan program Outbound Staff Mobility (OSM), pihak International Office ITS (IO-ITS) melaksanakan beberapa agenda kegiatan, dimulai dari seleksi administrasi, tes tulis, tes wawancara hingga kegiatan upgrading bagi peserta yang dinilai lolos ke tahap berikutnya. Di dalam kegiatan upgrading, peserta wajib menunjukkan antusias serta kecakapan yang selanjutnya akan menjadi penilaian untuk memperoleh sertifikat dan SK dari rektor untuk memperoleh rekomendasi mengikuti program OSM yakni berupa kegiatan magang internasional. Di dalam tahapan pelaksanaan terdapat dua aspek yang turut mempengaruhi, antara lain; a) Sikap pelaksana/disposisi, dimana dalam menjalankan program Outbound Staff Mobility (OSM), pihak International Office ITS (IO-ITS) memiliki komitmen yang sangat baik, terbukti dengan keseriusan mereka dalam mempersiapkan peserta OSM sebelum berangkat magang ke luar negeri diberikan bekal materi dengan melakukan kerjasama dengan seseorang yang ahli di bidangnya, seperti pelaksanaan OSM pada tahun 2019 yang menggunakan jasa dari negara Kanada. Selain dari pihak penyelenggara OSM, antusias dan komitmen juga ditunjukkan oleh peserta yang ingin mengikuti program magang ke luar negeri, terbukti dengan keseriusan mereka yang rela membiayai proses kegiatan magang secara mandiri demi meningkatkan kompetensi tenaga pendidik. b) Policy Output, dimana pada awalnya program OSM tidak memberikan indikator khusus untuk menilai keberhasilan program, namun tingkat keberhasilan/kualitas program dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain; 1) Tenaga pendidik yang telah mengikuti magang sudah banyak melakukan perubahan mulai dari cara mereka bekerja, lebih aktif dalam kegiatan internasional ITS, dan mereka bisa melakukan hal-hal inovatif yang terinspirasi dari tempat magang. Begitupun dengan unit perpustakaan ITS, pustakawannya merasa program tersebut berjalan efektif dalam rangka untuk meningkatkan kompetensi mereka. 2) Peserta yang sudah mengikuti program OSM menjadi tahu dalam hal-hal penggunaan teknologi di perpustakaan seperti pengklasifikasian koleksi bisa menggunakan komputer, penggunaan barcode untuk koleksi jurnal, dan sebagainya. 3) Peningkatan terhadap pengetahuan dan keterampilan mereka dalam berkomunikasi terutama bahasa Inggris menjadi meningkat. Selain itu ada perbedaan antara pustakawan yang belum mengikuti program tersebut dengan pustakawan yang belum mengikuti program tersebut. 4) Cara kerja dan pola pikir peserta yang telah mengikuti program OSM menjadi lebih terbuka dan bisa mengikuti perkembangan jaman yang lebih modern. Faktor Pendukung dan Penghambat Implementasi Program OSM Pengaruh dari faktor pendukung terdiri dari adanya dukungan dari pihak ITS dengan menjalin kerjasama dengan 10 Universitas di Thailand dan 2 Universitaas di Malaysia. Kemudian penyediaan materi dan pemateri ahli baik dari dalam maupun luar negeri. Sedangkan pengaruh dari faktor penghambat terdiri dari, masalah anggaran terkait uang saku peserta OSM yang dinilai kurang, jumlah peserta yang pada awal daftar begitu banyak namun setelah melalui tahap uprading turun, dan masalah yang terakhir adalah jadwal pelaksanaan magang yang dinilai sangat singkat yakni hari

Implementasi program OSM dinilai sudah cukup berhasil dalam pelaksanaannya. Terdapat tiga tahapan implementasi melalui pendekatan proses dalam implementasi program OSM, yakni tahapan pengorganisasian yang melibatkan pihak International Office ITS (IO-ITS), serta kerjasama dengan 10 Universitas di Thailand dan 2 Universitas di Malaysia, kemudian tahapan interpretasi yang dilaksanakan melalui instruksi, sosialisasi, dan koordinasi melalui beberapa kegiatan upgrading, dan yang terakhir adalah tahapan pelaksanaan yang dapat dinilai berdasarkan sikap para pelaksana dan kualitas policy output. Peningkatan kompetensi tenaga pendidik yang telah mengikuti magang mulai dari cara bekerja, aktif dalam kegiatan internasional ITS, inovatif, berwawasan terhadap penggunaan teknologi di perpustakaan, peningkatan keterampilan dalam berkomunikasi menggunakan bahasa Inggris serta cara kerja dan pola pikir peserta yang telah mengikuti program OSM menjadi lebih terbuka dan bisa mengikuti perkembangan jaman yang lebih modern. Dalam pelaksanaannya adapun yang menjadi faktor pendukung, yaitu adanya kerjasama dengan 10 universitas di Thailand dan 2 universitas di Malaysia, serta ketersediaan pemateri yang ahli di bidangnya, sedangkan faktor penghambat yaitu masalah ketidaksiapan anggaran program, ketidaksiapan peserta dalam mengikuti kegiatan magang dan yang terakhir adalah masalah jadwal kegiatan magang diluar negeri yang dinilai cukup singkat yakni hari saja.