Analisis Perbandingan Tokoh Perpustakaan Paul Otlet Dan Sulistyo-Basuki Tentang Dokumentasi

Istilah dokumentasi yang digunakan dalam Bahasa Indonesia berasal dari kata documentatie (Belanda), yang sebenarnya berasal dari kata dasar document. Dari kata dasar tersebut terbentuklah kata turunan seperti documentalist, documenten, documentatie, documenteren. Dalam bahasa Inggris, dikenal juga istilah documentation berasal dari kata document yang sebenarnya merupakan kata kerja dan kata benda.bila document merupakan kata benda, maka artinya ialah setiap benda yang memuat atau berisi rekaman informasi. Bila merupakan kata kerja, maka to document berarti mencatat, mereka, membuat menjadi dokumen. Kata documentation sendiri sudah dikenal sejak abad 18 seperti dimuat dalam Oxford English Dictionary¹ Walaupun istilah dokumentasi sudah dikenal sejak abad 18, istilah itu sendiri baru populer pada abad 19. Istilah tersebut muncul pada tahun 1895 untuk pertama kali dikemukakan di Brussel oleh Paul Otlet dan Henri la Fontaine, kedua-duanya dari Belgia. Sebelumnya mereka telah melakukan pertemuan pada tahun 1892 di rumah Otlet di rue de Florence, Brussel membahas tentang kegiatan bibliografi. Mereka mendirikan Office International de Bibliographie. Sebagai perkembangan lebih lanjut maka pada tahun 1895 di ibukota Belgia Brussel berdirilah sebuah organisasi bernama Institut Internationale de Bibliographie (IIB) yang bergerak dalam bidang dokumentasi. Pendirian organisasi tersebut dilakukan beberapa saat setelah usai International Bibliographical Conference yang berlangsung di Brussel pada tahun 1895. Ketika dikemukakan pertama kali pada tahun 1895, istilah dokumentasi bermakna sama dengan istilah pengawasan bibliografi artinya pengawasan dan pencatatan terhadap luaran literer yang berasal dari berbagai negara. Kalau dalam bahasa Inggris definisinya berbunyi "documentation is equivalent to bibliographic control of the complete literary output of different countries" atau dokumentasi ekuivalen dengan pengawasan bibliografis atas luaran literer lengkap dari berbagai negara. Dengan kata lain dokumentasi berusaha mencatat semua buku yang terbit di semua tempat dari segala abad. Dengan pengertian dokumen sama dengan pengawasan bibliografis, maka pada tahun 1895 itu dokumentasi juga identik artinya sama dengan bibliografi universal yaitu daftar buku dan bahan perpustakaan lain yang tidak terbatas pada sebuah tempat yang disusun menurut subjek. Penyusunan menurut subjek ini memerlukan klasifikasi artinya penggolongan menurut klas yang sama. Mengapa saya mengambil pemikiran Paul otlet karena dialah yang mengemukakan apa itu dokumentasi dan mengapa saya menganggat pemikiran sulistyo basuki karena dialah guru besar pertama orang Indonesia yang menjadi guru besar ilmu perpustakaan. Hal ini menjadi menarik untuk dibahas melihat dia adalah orang yang setiap buku menjadi pedoman dalam perkuliahan ilmu perpustakaan dan informasi. Tulisan ini akan memberikan pengetahuan mengenai biografi dan bagaimana penjelasan mengenai definis Dokumentasi. B. Biografi Paul Otlet Paul Marie Ghislain Otlet Perancis: 23 Agustus 1868 - 10 Desember 1944) adalah seorang penulis Belgia, pengusaha, visioner, gacara dan aktivis perdamaian; dia adalah salah satu dari beberapa orang yang telah dianggap sebagai bapak ilmu informasi, bidang yang ia sebut "dokumentasi". Otlet menciptakan Universal Decimal Classification, salah satu contoh yang paling menonjol dari klasifikasi faceted. Otlet bertanggung jawab atas adopsi luas di Eropa dari standar Amerika 3x5 inci kartu indeks yang digunakan sampai saat ini di sebagian besar katalog perpustakaan di seluruh dunia (sekarang sebagian besar pengungsi oleh munculnya secara online katalog akses publik (OPAC)). Otlet menulis banyak esai tentang cara mengumpulkan dan mengatur pengetahuan dunia, yang berpuncak pada dua buku, yang Traité de Dokumentasi (1934) dan Monde: Essai d'universalisme (1935). Pada tahun 1907, setelah konferensi internasional besar,² Otlet dan Henri La Fontaine menciptakan Kantor Pusat Asosiasi Internasional, yang berganti nama dengan Uni Asosiasi Internasional pada tahun 1910, dan yang masih terletak di Brussels. Mereka juga menciptakan pusat internasional besar yang disebut pada awalnya Palais Mondial (World Palace), kemudian, Mundaneum untuk rumah koleksi dan kegiatan berbagai organisasi dan lembaga mereka. Otlet dan La Fontaine adalah aktivis perdamaian yang mendukung politik internasionalis dari Liga Bangsa-Bangsa dan yang International Institute of Intellectual Kerjasama (cikal bakal UNESCO). Otlet dan La Fontaine menyaksikan proliferasi belum pernah terjadi sebelumnya informasi, sehingga dalam penciptaan jenis baru dari organisasi internasional. Mereka melihat dalam organisasi ini merupakan global yang muncul pemerintahan, dan berharap untuk membantu memperkuat itu. La Fontaine memenangkan Hadiah Nobel Perdamaian pada tahun 1913. Pada tahun 1910, Otlet dan La Fontaine pertama membayangkan sebuah "kota ilmu", yang Otlet awalnya bernama "Palais Mondial" ("World Palace"), yang akan berfungsi sebagai pusat repositori untuk informasi dunia. Pada tahun 1919, segera setelah akhir Perang Dunia I, mereka yakin pemerintah Belgia untuk memberi mereka ruang dan pendanaan untuk proyek ini, dengan alasan bahwa hal itu akan membantu meningkatkan Belgia penawarannya untuk rumah Liga Bangsa-Bangsa markas. Mereka diberi ruang di sayap kiri Palais du Cinquantenaire, sebuah gedung pemerintah di Brussels. Mereka kemudian menyewa staf untuk membantu menambah mereka Universal bibliografi Repertory. Palais Mondial sempat ditutup pada tahun 1922, karena kurangnya dukungan dari pemerintah Perdana Menteri Georges Theunis, tapi dibuka kembali setelah melobi dari Otlet dan La Fontaine. Otlet berganti nama menjadi Palais Mondial ke Mundaneum pada tahun 1924. The RBU terus tumbuh menjadi 13 juta kartu indeks pada tahun 1927; tahun akhir 1934, telah mencapai lebih dari 15 juta. Kartu indeks disimpan di lemari yang dirancang khusus, dan diindeks menurut Universal Decimal Classification. Koleksi ini juga tumbuh dengan menyertakan file (termasuk surat- surat, laporan, artikel surat kabar, dll) dan gambar, yang terkandung dalam kamar terpisah; kartu indeks dimaksudkan untuk katalog semua ini juga. The Mundaneum akhirnya terdapat 100.000 file dan jutaan gambar. Pada tahun 1934, pemerintah Belgia lagi memotong pendanaan untuk proyek tersebut, dan kantor ditutup. (Otlet protes dengan menjaga berjaga di luar kantor terkunci, tetapi tidak berhasil.) Koleksi tetap tak tersentuh dalam kantor mereka, namun, sampai tahun 1940, ketika Jerman menginvasi Belgia. Requisitioning perempat Mundaneum untuk mengadakan koleksi Reich Ketiga seni dan menghancurkan sejumlah besar koleksinya dalam proses, Jerman dipaksa Otlet dan rekan-rekannya menemukan rumah baru untuk Mundaneum. Dalam sebuah bangunan besar tapi jompo di Taman Leopold mereka dilarutkan dengan Mundaneum sebaik yang mereka bisa, dan ada itu tetap sampai terpaksa pindah lagi pada tahun 1972, baik setelah kematian Otlet ini. C. Biografi Sulistyo-Basuki Sulistyo Basuki adalah Guru besar Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya dan Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan Program Pascasarjana Universitas Indonesia, Depok.3 Sulistyo-Basuki, atau akrab dipanggil Pak Sulis (lahir di Sumbawa Besar, Nusa Tenggara Barat, 11 September 1941) merupakan putra pertama almarhum Bapak Hardjito dan Ibu Moeridjah Hardjito, yang kedua-duanya merupakan pensiunan guru Sekolah Rakjat di Blitar. Ibunda Moeridjah sempat merangkap pustakawan ketika menjadi guru bantu di Meisjes Vervolgschool Wlingi. Menikah dengan V. Wiwiek Sulistyo, SH., LLM, dan dikaruniai putri bernama L. Iswi Hapsari Sulistyo. Pendidikannya di mulai di Frobel School di Sumbawa Besar (1948), Sekolah Rakjat di Blitar (1954), SMP bagian B (Blitar, 1957), SMA bagian C (Blitar, 1960) kemudian melanjutkan ke Sekolah Perpustakaan, cikal bakal pendidikan arsiparis di Indonesia. Ia memperoleh gelar Sardjana Muda (Universitas Indonesia, 1963), Sarjana Sastra (Universitas Indonesia 1974), Master of Science in Library Science (Case Western reserve University, Cleveland, Ohio, USA 1980), Master of Arts (Case Western reserve University, 1980). Ia menjadi putra Indonesia pertama yang meraih gelar doktor dalam bidang Information and Library Science dan juga gelar profesor bidang Ilmu Perpustakaan (sejak tahun 1995). Gelar doktor diraihnya akhir Juni 1984 di Case Western Reserve University Cleveland, Ohio, Amerika Serikat. Ia mempertahankan disertasi yang berjudul: A Citation Analysis of Agricultural and Medical Journal Published in Less Developed Countries, With Special Reference to the Regions of Africa Sub-Sahara, Latin America, and Southeast Asia. Pendidikan lain pernah diperolehdi Singapore National Library (1974), Georgia Institute of Technology (1977), dan University of Wales (1988). Beliau diangkat sebagai professor di Universitas Indonesia pada tahun 1995. Pak Sulis merupakan pengajar dan penulis yang aktif. Buku-buku terbitannya telah menjadi pegangan dasar bagi mahasiswa jurusan ilmu perpustakaan dan informasi di universitas seluruh Indonesia, antar lain. 1. Guru Besar, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia (1995-sekarang) 2. Pengajar Program Ilmu Perpustakaan, Program Pascasarjana Universitas Indonesia (1990- sekarang) 3 Pengajar, Jurusan Ilmu Perpustakaan (Perpustakaan) Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia (1975-sekarang) Buku 1. Administrasi Arsip: Sebuah Pengantar. Jakarta: [], 2001 2. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia, 2003 3. Metode Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra bekerjasama dengan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya UI, 2006 4. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991 5. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1994

Menurut Paul Otlet Dokumentasi adalah kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau buku yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebarluaskan kepada pemakai informasi tersebut. Menurut Paul otlet dalam International Economic Conference 1905 dokumentasi ialah kegiatan khusus berupa pengumpulan pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen. Bisa disimpulkan berarti kumpulan dari berbagai dokumen dapat memberikan keterangan ataupun bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan serta pengelolaan dokumen secara sistematis dan menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut, atau bisa juga disimpulkan dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mengumpulkan, menyusun, mencari, menyelidiki, meneliti, dan mengolah serta memelihara dan juga menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang bermanfaat contoh Kegiatan dokumentasi: 1. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan 2. Mencatat dokumen 3. Mengolah dokumen 4. Memproduksi dokumen 5. Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen 6. Menyimpan dan memelihara dokumen Perbedaan antara dokumen & dokumentasi Inilah perbedaan dokumen dengan dokumentasi: Dokumen: 1. Di fokuskan kepada benda atau informasinya. 2. Tak merupakan unit kerja. 3. Memiliki sifat atau bersifat pasif. 4. Dapat dipakai sebagai alat bukti. 5. Sangat menunjang penelitian. Dokumentasi: 1. Di fokuskan kepada kegiatannya. 2. Merupakan unit kerja. 3. Memiliki sifat atau bersifat aktif. 4. Mengolah serta menyiapkan dokumen baru. 5. Menyiapkan keterangan-keterangan untuk penelitian. E. Dokumentasi menurut Sulistyo-Basuki Definisi dokumentasi dapat dibagi menjadi definisi yang berkaitan dengan kepustakawanan serta definisi yang tidak ada kaitannya dengan kepustakawanan. Definisi yang berkaitan dengan kepustakawanan dapat dirinci lagi menjadi 3 bagian besar yaitu definisi supraposisi, definisi paralel dan definisi infraposisi.definisi berdasarkan supraposisi menganggap bahwa dalam dokumentasi termasuk pula perpustakaan. Maksudnya segala kegiatan yang menyangkur dokumen (segala satuan materi yang memuat informasi) dianggap sebagai fungsi dokumetnasi sepanjang kegiatan tersebut menyangkut masalah pengadaan, pengolahan, penyusunan, penerbitan serta penyebaran dokumen.4 Definisi ini dipengaruhi oleh definisi dari Paul Otlet dan Jesse Shera. Paul Otlet mendefinisikan dokumentasi sebagai pengumpulan, penyusunan, dan penyaluran setiap jenis dokumentasi dlam setiap bidang kegiatan manusia. Sedangkan Jesse Shera memberikan definisi bahwa dokumentasi sebagai organisasi bibliografi, yaitu penyaluran bahan grafis, untuk semua tingkat pemakaian sedemikian rupa agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin aktivitas sosial pengalaman manusia terekam. Definisi paralel disebut pula definisi juxtaposisi artinya dokumentasi dan perpustakaan menduduki tempat yang sejajar atau paralel. Yang termasuk kelompok ini antara lain ilmuwan Pietsch dan Fill, Komisi Dokumentasi Ikatan Pustakawan Belanda. Pietsch mengatakan pustakawan mengolah sedangkan dokumentalis mengeksploitasi koleksi. Fill mengatakan perpustakaan berkaitan dengan administrasi dokumen sedangkan dokumentasi berkaitan dengan eksploitasi dokumen. Komisi Dokumentasi Ikatan Pustakawan Belanda jga berpendapat demikian. Definisi infraposisi atau definisi subordinasi artinya dokumentasi merupakan bagian dari perpustakaan. Perpustakaan lebih luas dari pada dokumentasi. Yang termasuk kelompok ini adalah Kunze dan Bjorkbom. Kunze melihat dokumentasi sebagai perluasan fungsi kepustakawan. Bagi Bjorkbom dokumentasi merupakan pekerjaan informasi perpustakaan dan bibliografi yang disesuaikan dengan situasi pada perpustakaan khusus.sedangkan definisi dokumentasi berada di luar bidang kepustakawanan merupakan pendapat dari Picard dan Scotecci. Mereka berdua menganggap dokumentasi sebagai pengumpulan atau kumpulan dokumen dalam subyek tertentu. Di Indonesia definisi dokumentasi lebih mengacu kepada definisi paralel akibat pengaruh dokumentasi Belanda. Hal ini merupakan akibat dari Belanda yang pernah menjajah Indonesia hingga tahun 1942. penjajahan itu berpengaruh pada berbagai bidang, termasuk pula bidang dokumentasi.Pada hakekatnya perbedaan antara dokumentasi dan perpustakaan terletak pada fungsinya. Berikut ini merupakan tabel perbedaan antara dokumentasi dan perpustakaan menurut fungsinya. Tabel: Perbedaan antara dokumentasi dan perpustakaan menurut fungsinya. No Kegiatan informasi/ komunikasi Perpustakaan Dokumentasi 1 Menciptakan atau menghasilkan - Kegiatan tambahan 2 Menerbitkan atau menghimpun Menyunting - Kegiatan tambahan Kegiatan tambahan 3 Pengembangan koleksi Temu balik dokumen Pemilihan dokumen Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan tambahan Kegiatan tambahan Kegiatan tambahan 4 Pengolahan informasi Katalogisasi Klasifikasi Pembuatan indeks Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan tambahan Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama 5 Analisis dan pendayagunaan dokumen Pembuatan abstrak Pembuatan anotasi Penyusunan bibliografi Analisis data Penyusunan literature - Kegiatan tambahan Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama 6 Penyimpanan dokumen Kegiatan utama Kegiatan utama 7 Penelusuran dokumen Kegiatan utama Kegiatan utama 8 Pemberian jasa Menjawab pertanyaan rujukan Peminjaan dokumen untuk pemustaka Reproduksi dokumen Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama 9 Jasa operasional dan administrasi Kegiatan utama Kegiatan utama Tabel: perbandingan dokumentasi No Pembeda Paul otlet Sulistyo-Basuki 1 Pengertian Dokumentasi Kegiatan khusus berupa pengumpulan pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen. Definisi yang berkaitan dengan kepustakawanan serta definisi yang tidak ada kaitannya dengan kepustakawanan. 2 Pengertian di Indonesia Definsi Paralel 2 Perbedaan Dokumentasi dengan Perpustakaan Pengolahan Fungsinya

F. Perbandingan Paul Otlet dan Sulistyo Basuki Tentang Dokumentasi Penulis akan mencoba untuk membandingkan dokumentasi menurut Paul Otlet dengan Sulisto Basuki. Menurut Sulistyo basuki, dokumentasi dapat dibagi menjadi definisi yang berkaitan dengan kepustakawanan serta definisi yang tidak ada kaitannya dengan kepustakawanan. Definisi yang berkaitan dengan kepustakawanan dapat dirinci lagi menjadi 3 bagian yaitu definisi supraposisi, definisi paralel dan definisi infraposisi.definisi berdasarkan supraposisi menganggap bahwa dalam dokumentasi termasuk pula perpustakaan. Maksudnya segala kegiatan yang menyangkur dokumen (segala satuan materi yang memuat informasi) dianggap sebagai fungsi dokumetnasi sepanjang kegiatan tersebut menyangkut masalah pengadaan, pengolahan, penyusunan, penerbitan serta penyebaran dokumen.Di Indonesia istilah dokumentasi sering digunakan dalam arti yang sering berbeda dengan pengertian dokumentasi yang berlaku dalam pengolahan informasi. Pengertian dokumentasi dalam konteks panitia ialah kegiatan foto termasuk pengambilan foto, reproduksi foto dan penyebaran foto. Sulistyo-Basuki berpendapat bahwa Di Indonesia definisi dokumentasi lebih mengacu kepada definisi paralel akibat pengaruh dokumentasi Belanda. Hal ini merupakan akibat dari Belanda yang pernah menjajah Indonesia hingga tahun 1942. penjajahan itu berpengaruh pada berbagai bidang, termasuk pula bidang dokumentasi. Pada hakekatnya perbedaan antara dokumentasi dan perpustakaan terletak pada fungsinya. Ketika dikemukakan pertama kali pada tahun 1895, istilah dokumentasi bermakna sama dengan istilah pengawasan bibliografi artinya pengawasan dan pencatatan terhadap luaran literer yang berasal dari berbagai negara. Kalau dalam bahasa Inggris definisinya berbunyi "documentation is equivalent to bibliographic control of the complete literary output of different countries" atau dokumentasi ekuivalen dengan pengawasan bibliografis atas luaran literer lengkap dari berbagai negara. Dengan kata lain dokumentasi berusaha mencatat semua buku yang terbit di semua tempat dari segala abad. Dengan pengertian dokumen sama dengan pengawasan bibliografis, maka pada tahun 1895 itu dokumentasi juga identik artinya sama dengan bibliografi universal yaitu daftar buku dan bahan perpustakaan lain yang tidak terbatas pada sebuah tempat yang disusun menurut subjek. Penyusunan menurut subjek ini memerlukan klasifikasi artinya penggolongan menurut klas yang sama. Dengan itu penulis melihat perbedaan dokumentasi Paul otlet adalah dokumentasi merupakan Kegiatan khusus berupa pengumpulan pengolahan penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen serta menurut sulistyo basuki dokumentasi dapat dibagi menjadi definisi yang berkaitan dengan kepustakawanan serta definisi yang tidak ada kaitannya dengan kepustakawanan. Definisi yang berkaitan dengan kepustakawanan dapat dirinci lagi menjadi 3 bagian besar yaitu definisi supraposisi, definisi paralel dan definisi infraposisi.

Dari semua penjelasan tersebut Sulistyo-Basuki dalam menjelaskan dokumentasi dan perpustakaan dari perbandingan fungsi atau tugas hampir sama dengan Paul otlet. Karena definisi