AKSES DAN LAYANAN ARSIP STATIS DI ERA KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK

Era reformasi yang telah di gulirkan beberapa waktu yang lalu, telah mendorong berbagai elemen masyarakat untuk menuntut hak dasar mereka khususnya hak untuk memperoleh informasi. Informasi merupakan hak pokok setiap orang, baik dalam rangka mengembangkan kualitas pribadinya maupun dalam rangka menjalani kehidupan sosialnya. Pada masyarakat modern, kebutuhan akan informasi semakin mendesak dan semakin penting. Informasi pada dasarnya dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan, menerima, dan menggunakan informasi itu untuk memastikan pemahaman umum manusia, dan menggunakannya sebagai sarana penambah pengetahuan. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, informasi dengan mudah bisa didapatkan dan hadir menyapa kita setiap saat. Meskipun perkembangan teknologi telah memudahkan manusia untuk mendapatkan informasi, namun masih ada beberapa informasi yang juga dibutuhkan oleh masyarakat, terutama informasi yang berkaitan dengan publik. Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) menjadi momen penting dalam mendorong keterbukaan informasi di Indonesia. Bagi masyarakat Undang-Undang Keterbukaan informasi Publik (KIP) merupakan bentuk pengakuan akan hak atas informasi dan bagaimana hak tersebut harus dipenuhi dan dilindungi oleh negara. Sedangkan bagi pemerintah dan Badan Publik Undang-Undang KIP merupakan pedoman hukum untuk memenuhi dan melindungi hak atas informasi masyarakat. Berkaitan dengan hal tersebut maka sudah selayaknyalah Badan Publik untuk bisa mengelola informasi dan dokumentasi agar publik dapat dengan mudah, cepat, dan murah untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Keterbukaan informasi publik memberikan dampak terhadap akses informasi pada berbagai aspek terutama pada bidang arsip. Perkembangan arsip saat ini seiring dengan berkembangnya teknologi informasi yang didasarkan pada meningkatnya kebutuhan akan informasi baik lembaga maupun individu. Perkembangan teknologi informasi memunculkan istilah baru yaitu era digital hal inilah yang melatarbelakangi keterbukaan informasi publik, sehingga lembaga kearsipan harus melakukan sebuah transformasi yang awalnya akses arsip hanya dapat ditelusuri secara manual dan saat ini sudah banyak yang melakukan transformasi akses arsip kedalam bentuk format elektronik (digital) sesuai dengan undang-undang keterbukaan informasi publik (KIP), dan Undang-Undang nomor 42 Tahun 2009 tentang kearsipan, sehingga dalam hal ini pemerintah perlu menerapkan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yaitu sistem yang akan membuat arsip masyarakat terkoneksi atau terhubung satu sama lain. SIKS merupakan sistem informasi kearsipan nasional yang dibangun ANRI untuk mengelola arsip statis dan SIKD untuk sistem informasi kearsipan dinamis. Hal ini terdapat dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2009 pasal 2. Layanan arsip terbagi menjaadi dua bagian yaitu layanan kearsipan yang bersifat terbuka dan layanan kearsipan yang bersifat tertutup. Layanan yang bersifat terbuka meliputi layanan arsip statis, namun walaupun sifatnya terbuka pada sisi layanan tidaklah semudah meminjam buku di perpustakaan. Layanan kearsipan ini masih memerlukan surat administrasi jika untuk peminjaman yang dikeluarkan oleh institusi dimana arsip itu berasal. Sedangkan layanan kearsipan yang bersifat tertutup meliputi layanan instansi yang berjenis inaktif. Layanan jenis in i mengharuskan adanya surat administrasi dan surat izin peminjaman arsip dari instansi asal pencipta arsip, sehingga hal ini akan membutuhkan waktu yang lama karena pengguna harus menghubungi instansi yang berhubungan untuk meminta izin penggunaannya. Dengan adanya format arsip yang berbasis elektronik/digital sehingga arsip dapat diakses lebih luas. Hal demikian akan mengurangi tingkat kerusakann serta menghindari kehilangan arsip. Dengan tersedianya data arsip elektronik dapat mengurangi mobilitas keluar masuknya arsip dari tempat penyimpanan. Disamping itu, hal ini juga menjadi tantangan baru bagi lembaga kearsipan, dimana orang akan lebih mudah untuk mendapatkan serta menyebarkan informasi di era keterbukaan informasi saat ini. Dari paparan diatas penulis ingin mengkaji lebih jauh mengenai tantangan dalam akses layanan arsip di era keterbukaan informasi publik saat ini yaitu dengan penerapannya Undang-Undang keterbukaan Informasi Publk (KIP) dan Undang-Undang Kearsipan.

Penelitian yang dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif deskriptif dengan pengumpulan data menggunakan Library Research, yaitu dengan menggunakan sumber-sumber rujukan seperti buku-buku, jurnal-jurnal dan sumber rujukan lainnya yang berhubungan dengan penelitian.

1. Akses dan Layanan Arsip Statis Menurut ANRI Layanan arsip bertujuan untuk memberikan akses arsip kepada publik guna untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan masyarakat sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini pelayanan akses arsip tersedia dalam 2 jenis layanan yaitu: pertama, layanan arsip statis secara langsung. Kedua, layanan arsip statis tidak langsung. Tidak semua arsip dapat diakses secara langsung seperti arsip-arsip yang memeuat informasi pribadi seseorang atau infoemasi yang bersifat rahasia.2 Oleh karena itu pembatasan akses dalam layanan perlu dilakukan untuk mengetahui arsip seperti apasaja yang seharusnya tidak dilayankan kepada masyakarat umum agar tidak ada pihak yang merasa dirugikan. Menurut International Council on Archives dalam kegiatan akses arsip terdapat 10 prinsip yang harus diperhatikan yaitu: 1. Masyarakat memiliki hak akses ke arsip badan-badan publik. Entitas publik dan swasta harus membuka arsip mereka semaksimal mungkin. Karena arsip dari entitas publik bersifat terbuka untuk umum kecuali mereka jatuh dikecualikan berdasarkan hukum 2. Lembaga pemegang arsip memberitahukan keberadaan arsip baik keberadaan arsip yang tertutup maupun arsip yang terbuka, serta menjeleskan pembatasan dalam akses arsip 3. Lembaga pemilik arsip menggunakan pendekatan proaktif untuk akses. Arsiparis bertanggungjawab untuk mempromosikan akses ke arsip. informasi dapat diberikan melalui internet, publikasi berbasis web, materi cetak, dll 4. Lembaga pemegang arsip memastikan bahwa pembatasan akses yang jelas berdasarkan Undang-undang yang bersangkutan,mengakui hak privasi dan menghormati hak pemilik koleksi rahasia 5. Arsip yang dibuat tersedia secara setara dan adil. Arsiparis menyediakan pengguna hanya dengan akses yang adil dan tepat waktu untuk arsip tanpa diskriminasi 6. Lembaga pemegang arsip memastikan korban kejahatan berat di bawah hukum internasional memiliki akses ke arsip yang memberikan bukti yang dibutuhkan untuk menegakkan hak asasi manusia 7. Pengguna memiliki hak untuk appeal (meminta penjelasan atau banding) terhadap penolakan akses. Sehingga setiap lembaga harus mempunyai kebijakan dan prosedure yang jelas untuk penolakan akses 8. Lembaga pemegang arsip memastikan bahwa kendala operasional tidak mencegah akses terhadap arsip. Bukan hanya perlakuan yang sama tetapi juga meliputi hak yang sama dalam mengakses arsip. 9. Arsiparis memiliki akses ke semua arsip baik yang tertutup dan melakukan pekerjaan arsip yang diperlukan pada mereka. arsiparis juga bertugas untuk menganalisis, melestarikan, mengatur dan menggambarkan arsip agar keberadaan arsip dan alasan pembatasan yang bisa diketahui 10.Arsiparis berpartisipasi dalam pengambilan keputusan pada akses. Arsiparis membantu lembaga untuk mementukan kebijakan akses dan prosedure serta meninjau arsip yang akan dilayankan dengan berdasarkan peraturan akses dan pedoman yang ada.3 Selain prinsip-prinsip tersebut arsip juga memiliki prosedure dalam Aksesnya yang meliputi:4 1. Layanan Langsung atau manual Layanan ini dilakukan melalui prosedure: pengguna mengisi absensi kunjungan, pengguna mengisi formulir yang disediakan, pengguna melihat daftar untuk mencari arsip yang mereka cari, dan pengguna dapat melakukan penggandaan arsip yang mereka inginkan. Layanan secara langsung adalah pemberian layanan arsip statis kepada pengguna arsip yang datang langsung ke lembaga kearsipan. layanan ini dilakukan oleh unit kerja yang melaksanakan fungsi layanan arsip statis. 2. Layanan Tidak Langsung Layanan ini dapat dilakukan dengan prosedure: pengguna dapat mencari arsip menggunakan aplikasi pencarian arsip atau SIKS yang disediakan secara online, layanan dapat dilakukan melalui email, telfon, atau media komunikasi lain, pengguna dapat meminta hasil penggandaan arsip yang akan dikirim setelah menyelesaikan proses administrasi. Untuk pengguna secara tidak langsung harus melampirkan alamat dan nomor telepon. Layanan arsip secara tidak langsung adalah layanan arsip statis kepada pengguna arsip yang tidak datang secara langsung ke lembaga kearsipan tetapi melalui korespondensi (konvensional elektronik) atau bentuk komunikasi elektronik lainnya. Layanan penelusuran tidak langsung dapat dilakukan melalui SIKS (sistem informasi kearsipan statis). Dalam SIKS ini arsip statis yang dimuat dalam bentuk tekstual, audio visual (foto, kaset, cd, dvd) dan kartografi. Sistem informasi kearsipan statis merupakan suatu sistem yang digunakan pada umumnya oleh arsip perguruan tinggi. Cara kerja SIKS sangat mudah sehingga memudahkan bagi para pengguna arsip maupun arsiparis untuk mencari arsip yang dibutuhkan karena dengan SIKS pencari arsip maupun arsiparis dapat melakukan pencarian arsip. Pencarian pada SIKS akan memunculkan lokasi simpan arsip, sehingga akan memudahkan dalam temu kembali informasi. Arsip statis dikelola dengan berbagai tahapan agar dapat diakses oleh publik yaitu meliputi: Akuisisi arsip, pengolahan arsip, preservasi atau pelestarian arsip dan layanan akses pemanfaatan arsip. Pengguna arsip dapat memanfaatkan layanan arsip secara elektronik dengan atau tanpa bantuan dari arsiparis. Apabila data tentang informasi arsip dari suatu lembaga kearsipan telah diunggah atau di upload di jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN), maka layanan arsip statis secara elekronik dapat diakses oleh pengguna arsip diluar dari lingkungan lembaga kearsipan yang bersangkutan. Untuk tata cara mendapatkan arsip statis melalui layanan arsip secara elektronik selanjutnya diatur melalui ketentuan dari lembaga kearsipan yang bersangkutan. Dalam meningkatkan akses dan layanan arsip statis kepada publik lembaga kearsipan harus meningkatkan upayanya. Oleh karena itu kepala lembaga kearsipan harus menetapkan sumber daya pendukung guna memenuhi visi dan tujuan dari akses dan layanan arsip statis dilingkungannya. Sumber daya pendukung yang dibutuhkan dalam akses dan layanan arsip statis di lembaga kearsipan meliputi: unit layanan arsip statis, sumber daya manusia (SDM), serta sarana dan prasarana untuk kegiatan akses dan layanan arsip statis yang akan diuraikan pada penjelasan dibawah ini:5 1. Unit Layanan Arsip Statis Unit kerja pada lembaga kearsipan memiliki fungsi dan tugas untuk memberikan layanan arsip statis kepada publik yang meliputi layanan peminjaman, penelusuran, penggandaan, transkripsi arsip dan transliterasi arsip statis 2. Sumber Daya Manusia Dalam rangka memberikan akses dan layanan arsip statis kepada pengguna arsip diperlukan sumber daya manusia atau arsiparis yang kompeten, handal, serta memiliki kemampuan teknis dalam pelayanan. Sumber daya manusia atau arsiparis memberikan akses dan layanan arsip statis kepada lembaga kearsipan adalah pejabat struktural, arsiparis dan tenaga administrasi. 3. Sarana dan Prasarana Kualitas akses dan layanan arsip statis kepada publik juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana. Sarana layanan arsip statis mencakup adanya peralatan atau sarana yang digunakan untuk memberikan akses dan layanan arsip statis baik secara maual maupun secara elektronik. Sedangkan prasarana layanan arsip statis meliputi: adanya organisasi atau unit yang dipilih dan bertanggungjawab sebagai unit layanan arsip statis, fasilitas ruangan akses layanan arsip statis. 2. Era Keterbukaan Informasi Publik Keterbukaan informasi publik semakin nyata dengan disahkannya Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik (UU KIP). Secara konferensif UU KIP mengatur tentang kewajiban badan/pejabat untuk memberikan akses informasi, dokumen dan data diintegrasikan sebagai bagian inheren dari fungsi birokrasi pemerintahan, yang diperkuat dengan sanksi-sanksi yang tegas bagi yang melanggar. Adapun tujuan disahkannya UU KIP yang terdapat dalam pasal 3 UU KIP meliputi:6 1. Menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan, serta alasan pengambilan keputusan publik 2. Mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik 3. Meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan dan pengelolaan badan publik yang baik 4. Mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, transparan, efektif dan efesien, akuntabel dan dapat dipertanggungjawabkan 5. Mengetahui alasan kebijakan publik yang mempengaruhi hidup banyak orang 6. Mengembnagkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa 7. Meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi dilingkungan badan publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas. Undang-Undang KIP memberikan kepastian hukum tentang informasi yang wajib di publikasikan dan informasi apasaja yang bisa dikecualikan dalam batas waktu tertentu dengan adanya UU KIP ini memberikan peluang bagi kalangan jurnalis, peneliti dan masyarakat yang mengalami kendala dalam menesuri informasi dengan mengklaim rahasia negara, rahasia instansi, atau rahasia jabatan ketika mengakses dokumen di badan publik.7 Informasi publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan undang-undang, dan informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. Selain UU KIP terdapat beberapa dasar hukum kearsipan yang digunakan di Indonesia yaitu Undang-Undang, Peraturan Pemerintah (keputusan presiden dan keputusan kepala arsip nasional), atau dalam belum peraturan lain. Hal ini membuktikan bahwa pemerintah menaruh perhatian terhadap arti penting arsip dalam berkehidupan bernegara dan sebagai bentuk pertanggungjawaban pemerintah terhadap generasi yang akan datang.9 3. Tantangan Akses Layanan Arsip Di Era Keterbukaan Informasi Publik Tantangan keterbukaan informasi publik di era digital dalam bidang arsip bagaikan dua belah mata pisau yang memiliki kekurangan dan kelebihan. Kelebihannya adalah kemudahan dalam mencari dan menelusuri informasi. Sedangkan kekurangannya, dengan adanya keterbukaan informasi publik saat ini memudahkan terjadinya tindakkan plagiarisme. Sejak teknologi dan komunikasi mengalami perkembangan yang sanga pesat. Kini informasi semakin mudah di akses dan didapatkan kapanpun dan dimanapun. Internet sebagai alat penghubung yang memungkinkan terjaadinya pertukaran informasi dan penyebaran informasi. Informasi merupakan hal yang penting dan berharga, arsip merupakan salah satu sumber informasi. Tingginya kebutuhan masyarakat akan sebuah informasi menjadikan informasi dapat diakses dengan mudah melalui media, baik media cetak, elektronik dan media sosial yang berbasis internet. Dalam kehidupan berbangsa dan bernegara masyarakat sejatinya membutuhkan informasi yang yang bersifat terbuka untuk publik. Keterbukaan informasi ini memicu terjadinya tindakan plagiarisme atau lebih dikenal dengan istilah plagiat yaitu suatu tindakan penjilakan atau mengambil karangan, pendapat, ide dan sebagainya dan mengklaim sebagai karyanya. Arsiparis dalam isu plagiarisme mempunyai peran yang cukup penting. Karena arsiparis merupakan salah satu sumber informasi dalam bidang arsip. Dengan keterbukaan informasi ini tentunya akan memiliki dampak positif dan negatif terutama dalam informasi yang akan diserahkan ke publik. Dampak positif meliputi kemudahan dalam mengakses sumber informasi yang dibutuhkan, setra kemudahan dalam temu kembali informasi. Selain itu juga terdapat dampak negatif dari keterbukaan informasi publik terutama dalam akses dan layanan arsip akan meningkatnya tindak plagiarisme.

Perkembangan teknologi informasi telah memberikan perubahan yang sangat pesat dalam berbagai bidang kehidupan tidak terkecuali bidang arsip. arsip sebagai salah satu sumber yang menyediakan informasi saat ini telah mengalami berbagai perubahan terutama dalam akses dan layanan arsip statis. Layanan arsip saat ini tidak hanya bersifat langsung atau manual tetapi juga menyediakan layanan arsip secara tidak langsung yaitu dengan memanfaatkan teknologi dan dapat dilakukan melalui sistem informasi kearsipan statis (SIKS). Dalam meningkatkan akses dan layanannya kepada publik. Lembaga kearsipan harus menetapkan sumber daya pendukung yang dibutuhkan seperti unit layanan arsip statis, sumber daya manusia (SDM), serta sarana dan prasarana untuk kegiatan akses dan layanan arsip statis. Era keterbukaan informasi publik semakin nyata dengan disahkannya UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik (UU KIP). Dengan adanya keterbukaan informasi maka akan memudahkan dalam akses informasi dan temu kembali informasi. Selain itu hal ini juga akan memunculkan tantangan baru yaitu memicu terjadinya tindakan plagiarisme.