Mekanisme sistem temu kembali arsip (studi deskriptif di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Kalimantan

Mencermati kegiatan di suatu lembaga atau instansi, pada dasarnya lembaga tersebut memerlukan sumber informasi yang menunjang proses kegiatan lembaga. Salah satu sumber informasi yang paling penting pada suatu lembaga adalah arsip. Arsip diciptakan dan diterima oleh lembaga untuk disimpan sebagai bukti kebijakan dalam menjalankan aktivitas organisasi. Tugas utama dari sebuah manajemen lembaga atau organisasi kaitannya dengan pengelola arsip adalah memberikan pelayanan informasi berupa arsip yang keberadaannya diperlukan oleh para pemangku kepentingan pada suatu organisasi (Sugiarto & Wahyono, 2014). Arsip berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi bagi sebuah lembaga atau organisasi tersebut. Arsip harus dikelola dengan manajemen kearsipan yang baik agar arsip bisa disimpan dan mudah ditemukan kembali jika diperlukan meskipun arsip itu sudah lama disimpan. Arsip tidak tercipta secara khusus, tetapi arsip ada secara tidak direncanakan. Arsip tercipta dari kegiatan administrasi yang terekam dalam berbagai bentuk media. Oleh sebab itu, sangat diperlukan mekanisme yang jelas dalam sistem penyimpanan arsip yang sistematis baik itu untuk arsip dinamis maupun arsip statis. Sistem penyimpanan yang diterapkan tentunya harus mempertimbangkan sistem temu kembali informasi yang efektif dan efisien dalam penggunaannya. Hal ini sejalan dengan tujuan utama dari pengelolaan kearsipan yaitu penemuan kembali arsip dengan mudah, baik itu dengan konsep pengelolaan arsip secara konvensional atau pun berbasis komputer. Konsep pengelolaan arsip konvensional pada dasarnya menjadi rujukan dalam membuat sistem pengelolaan arsip berbasis komputer atau dalam istilah lain disebut juga dengan sistem pengelolaan kearsipan elektronik yang menggunakan teknologi informasi. Hal ini menjadi solusi agar pengelolaan arsip terutama sistem temu kembali arsipnya dapat dilakukan dengan baik (Sholeh & Muhammad, 2018). Di dalam lingkup pekerjaan di sebuah lembaga juga sering ditemui masalah dalam pengelolaan arsip teurtama masalah kesulitan yang dialami oleh pengelola arsip dalam menemukan kembali atau mencari arsip pada saat diperlukan. Menurut Barthos (2005) kemungkinan yang terjadi di lapangan kesulitan itu terjadi karena belum adanya pegawai atau pengelola yang ahli bidang kearsipan, sistem penyimpanan arsip yang belum sesuai dengan kaidah penyimpanan arsip yang seharusnya, serta dana atau biaya pengadaan peratatan kearsipan yang kurang memadai. Selain itu, hal tersebut bisa juga dikarenakan pengelolaan arsip yang kurang diperhatikan dengan baik oleh lembaganya sendiri. Pengelola arsip atau pegawai yang kurang memahami dan belum menyadari akan pentingnya keberadaan arsip untuk administrasi lembaga khususnya dalam proses pengambilan keputusan atau kepentingan lainnya. Apalagi seperti dijelaskan sebelumnya sekarang seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, arsip semakin bertambah banyak yang menyebabkan problem dalam pengelolaan arsip semakin bertambah. Untuk mengatasi problem tersebut perlu dipikirkan bagaimana agar arsip itu terkelola dengan baik sehingga bisa ditemukan kembali. Beberapa penelitian terdahulu tentang sistem temu kembali arsip pernah dilakukan, seperti yang ditulis oleh Sholeh dan Muhammad dalam Prosiding Seminar Nasional Multimedia dan Artificial Intelligence (2018) tentang “Efektifitas Temu Kembali dalam Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi”. Hasil dari penelitian tersebut menjelaskan bahwa aplikasi arsip dengan basis teknologi informasi membantu sekali dalam hal proses pengelolaan arsip sehingga arsip bisa ditemukan kembali secara efektif. Penelitian lainnya oleh Latiar (2019) mengenai Efektifitas Sistem Temu Kembali Arsip Digital Universitas Lancang Kuning Pekanbaru. Penelitian ini sama dengan penelitian Sholeh dan Muhammad lebih menekankan kepada keefektifan sistem temu kembali arsip digital melalui software Digital Arsip 2.0. Selain itu Slamet Hariyanto (2015) mengangkat masalah penelitian tentang “Model Mekanisme Pengelolaan Arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung”, penelitian ini membahas secara luas tentang sistem mekanisme penyimpanan arsip, peralatan dan perlengkapan arsip dan prosedur pengelolaan arsip. Dilihat dari objek dan cakupannya berbeda dengan penelitian yang diteliti oleh penulis. Mekanisme yang dimaksud dalam penelitian ini adalah cara kerja yang digunakan untuk memudahkan suatu aktivitas dalam sebuah lembaga, dan sistem temu kembali arsip adalah sebuah sistem yang dirancang untuk menemukan kembali arsip yang sering disebut dengan kumpulan dokumen penting sebuah lembaga, dalam hal ini terdiri dari arsip dinamis maupun arsip statis. Jadi, yang dimaksud dari penelitian ini adalah meneliti tentang cara kerja sistem temu kembali arsip dinamis dan statis mencakup prosedur, proses penyimpanan, dan pencarian arsip yang digunakan dan diterapkan baik itu yang berbasis konvensional maupun berbasis elektronik sehingga dapat memudahkan aktivitas kerja di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan. Berkaitan dengan itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan berdasarkan pengamatan awal berkaitan dengan pengelolaan arsip merupakan lembaga pengelola arsip yang menjadi contoh bagi pengelolaan arsip di lembaga-lembaga arsip lain khususnya di Kalimantan Selatan. Mekanisme yang diterapkan juga bukan mekanisme sistem temu kembali yang sederhana. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan memiliki sistem temu kembali arsip tersendiri yang memiliki perbedaan dengan lembagalembaga arsip lainnya di Kalimantan Selatan. Berdasarkan informasi awal selama ini juga masih banyak masyarakat yang belum mengetahui secara teknis bagaimana mekanisme sistem temu kembali arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan, sehingga belum semua bisa memanfaatkan arsip untuk keperluannya. Selain itu penelitian tentang cara kerja sistem temu kembali arsip dinamis dan statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan juga belum pernah diteliti oleh peneliti sebelumnya. Oleh karena itu, peneliti menganggap perlu untuk melakukan penelitian mengenai “Mekanisme Sistem Temu Kembali Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan”.

Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif yaitu metode penelitian yang bertujuan menggambarkan sebuah fenomena atau kejadian mengenai objek tertentu. Kemudian data penelitian diperoleh menggunakan teknik pengumpulan data wawancara, observasi, dan dokumen sehingga hasil penelitian tersebut dapat menjawab masalah penelitian. Subjek peneltian dalam penelitian adalah para informan yang benar-benar mengelola arsip dan terlibat dalam pengelolaan arsip serta penggunaan arsip. Subjek pada penelitian ini meliputi pengelola arsip (arsiparis), tenaga teknis teknologi informasi (pengelola IT) Depo Arsip, dan pengguna arsip. Bogdan dan Taylor dalam Moleong (2013) menyatakan bahwa penelitian kualitatif merupakan penelitian dengan prosedur yang digunakan menghasilkan data deskriptif berupa katakata yang diungkapkan secara tertulis maupun lisan dari perilaku atau orang-orang yang menjadi objek pengamatan. Sugiyono (2016) menyebutkan metode kualitatif digunakan untuk memperoleh data yang mendalam yaitu suatu data yang mengandung makna dan digunakan untuk meneliti pada objek yang alamiah. Adapun kegunaan dari penelitian ini seperti yang dikemukakan Sugiyono (2009) adalah untuk memahami masalah, memecahkan masalah, dan mengantisipasi masalah. Konsep dasar dari metode penelitian deskriptif kualitatif yang digunakan pada penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan hasil penelitian dari data-data yang dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data wawancara, observasi, dan dokumen tentang mekanisme sistem temu kembali arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan secara spesifik dan mendalam. Wawancara yang dilakukan kepada satu orang pengelola arsip dinamis (aktif) di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan yang bertempat di Banjarmasin dan dua orang pengelola arsip dinamis (inaktif) dan arsip statis di dinas yang sama bertempat di Banjarbaru. Wawancara tersebut berupa pertanyaan-pertanyaan kunci mengenai cara kerja sistem temu kembali arsip dinamis dan arsip statis yang meliputi prosedur, proses penyimpanan, dan pencarian arsip yang digunakan; efektifitas penggunaan mekanisme sistem temu kembali arsip; kendala yang dihadapi dalam mengelola sistem temu kembali arsip; dan upaya yang dilakukan dalam meningkatkan sistem temu kembali arsip. Selain itu wawancara dilakukan juga kepada pengelola IT arsip. Hal ini dilakukan untuk mendalami dan memperkuat data tentang pencarian arsip secara online. Data tersebut dianalisis menjadi hasil penelitian akhir melalui tahapan reduksi data, penyajian data, dan verifikasi/penarikan kesimpulan (Miles et al., 2014). Data penelitian yang sudah ditemukan diseleksi sesuai dengan fokus dan tujuan penelitian; data yang sudah diseleksi tersebut disajikan dengan narasi yang dianalisis sesuai dengan fakta dan teori; kemudian mencari persamaan, perbedaan, hubungan agar bisa ditarik kesimpulan untuk menjawab fokus permasalahan penelitian dalam hal ini tentang cara kerja sistem temu kembali arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan. Dalam proses penelitian untuk memvalidasi data penulis menggunakan triangulasi teknik. Triangulasi teknik yang dimaksud seperti yang dinyatakan oleh Barlian (2016) untuk menguji kredibilitas data melalui teknik yang berbeda dari sumber yang sama.

A. MEKANISME SISTEM TEMU KEMBALI ARSIP DINAMIS Secara garis besar berdasarkan hasil wawancara, observasi dan, dokumen sistem temu kembali arsip dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan berkaitan dengan penyimpanan arsip, arsip disimpan berdasarkan sistem subjek. Sistem subjek ini berdarkan topik atau masalah yang terkandung dalam arsip tersebut atau seperti yang disebutkan oleh Sugiarto dan Wahyono (2015) sistem subyek adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan isi dari dokumen tersebut yang di dalamnya terdapat pokok masalah atau perihal mengenai apa dokumen tersebut. Penyimpanan arsip aktif tersebut berdasarkan nomor klasifikasi yang tercantum dalam dokumen Peraturan Gubernur Kalimantan Selatan No. 064 Tahun 2008 Tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan. Nomor klasifikasi arsip secara garis besar tersebut sebagai berikut: 000 Umum, 100 Pemerintahan, 200 Politik, 300 Keamanan dan Ketertiban, 400 Kesejahteraan, 500 Perekonomian, 600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan, 700 Pengawasan, 800 Kepegawaian, dan 900 Keuangan. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menerapkan daftar 10 kelas utama klasifikasi subjek Dewey Decimal Classification (DDC) untuk kearsipan (Wiyasa, 2005). Penyimpanan pertama kali dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan untuk arsip aktif. Arsip tersebut kemudian di simpan dalam rentang waktu 3 tahun sampai 5 tahun oleh pengelola Depo Arsip Banjarbaru diambil alih untuk dikelola selanjutnya secara khusus. Berdasarkan observasi, penyimpanan arsip dilakukan secara konvensional, arsip disimpan di lemari arsip, rak arsip dan menggunakan map ordner, map arsip/map folder, guide (penunjuk). Arsip yang disimpan di lemari arsip menggunakan map arsip (hanging map). Arsip yang disimpan pada rak arsip menggunakan map ordner. Gambar 1. Penyimpanan Arsip Aktif Arsip di Depo Arsip Banjarbaru untuk jenis arsip dinamis tidak hanya arsip aktif yang kemudian menjadi inaktif dalam prosesnya yang disimpan, tetapi ada juga arsip vital. Arsip vital ini disimpan pada ruangan khusus karena arsip ini walaupun termasuk arsip dinamis akan tetapi sesuai pengertiannya arsip ini arsip yang tidak bisa diperbaharui dan tidak tergantikan jika terjadi kerusakan atau pun hilang. Maka arsip vital ini diperlakukan khusus untuk menjaga keberadaannya agar tetap terpelihara dengan baik. Arsip ini berupa surat-surat penting yang berkaitan dengan pendirian lembaga dan lainnya. Sistem penyimpanan arsip dinamis tidak hanya secara manual tetapi juga disimpan secara elektronik dengan menggunakan sistem informasi Srikandi versi 2.1 untuk arsip dinamis jenis aktif yang dikategorikan berdasarkan naskah masuk dan naskah keluar untuk layanan pencarian arsip bagi pengguna. Pencarian arsip seperti berbantuan teknologi informasi dengan sistem Srikandi dengan memasukkan kata kunci pencarian menurut subjek/judul arsip. Jika memerlukan fisik arsip maka pencarian akan dibantu pengelola arsip dan dicopykan. Berikut tahapan penggunaan aplikasi Srikandi. Sebelum masuk atau login ke aplikasi Srikandi ini masuk ke link website http://srikandi.layanan.go.id. Tampak layar depan “Selamat Datang di Srikandi” pada layanan informasi arsip. Setelah itu dilanjutkan ke tahap proses login dan masuk ke beranda layanan. Setelah login ke sistem informasi Srikandi, maka akan tampak tampilan Beranda yang memperlihatkan fitur yang berisi naskah dinas (naskah masuk, naskah keluar), log naskah, agenda naskah, pengaturan, dan berkas. Pengguna arsip yang mencari arsip yang diperlukan untuk dipinjam dicarikan oleh pengelola Depo Arsip Banjarbaru pada surat masuk di aplikasi Srikandi. Sistem pencarian arsip untuk layanan peminjaman kepada pengguna arsip yang diterapkan adalah sistem pencarian tertutup. Gambar 2. Layar Depan Srikandi Gambar 3. Beranda Layanan Srikandi Pengguna arsip jika memerlukan atau ingin meminjam arsip tidak diperbolehkan menelusur atau mencari sendiri arsip tersebut, karena peraturan yang diterapkan di Dinas Arsip baik yang di Banjarmasin maupun Banjarbaru arsip tidak dipinjamkan. Jika ada yang mau meminjam maka pengguna arsip bertanya terlebih dahulu dengan arsiparis, setelah itu baru dicarikan di daftar arsip atau pada aplikasi Srikandi dibantu oleh pengelola arsip/IT untuk melihat arsip yang diperlukan. Jika sudah ketemu maka arsip tersebut dicopy-kan dan arsip diserahkan kepada pengguna. Arsip yang asli dikembalikan kepada tempat penyimpanan arsip. Arsip dinamis (aktif) yang sering dicari oleh pengguna arsip biasanya berupa SK-SK penting yang berkaitan dengan kegiatan, perjalanan dinas, atau yang berkaitan dengan keuangan. Pencarian arsip atau naskah surat di sistem Srikandi ditelusur berdasarkan tanggal. Klik tanggal pada fitur surat masuk maka akan ditemukan surat yang dicari. Ada juga fitur surat keluar di sana, yang menjelaskan bahwa naskah surat yang tersimpan dalam sistem Srikandi adalah naskah surat keluar. Naskah surat yang disimpan pada aplikasi Srikandi menggunakan tanda tangan syah dalam bentuk elektronik. Gambar 4. Layanan Tampilan Naskah Masuk Gambar 5. Sampel Hasil Pencarian Naskah Masuk Sistem penyimpanan dan pencarian arsip dinamis yang merupakan indikator dari mekanisme sistem temu kembali arsip dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan sudah sesuai dengan sistem pengelolaan arsip seharusnya karena sudah dikelola sesuai dengan ketentuan pelaksanaan kegiatan termasuk norma, standar, prosedur, dan kriteria teknis serta peraturan perundang-undangan yang berlaku (Indonesia, 2009). B. MEKANISME SISTEM TEMU KEMBALI ARSIP STATIS Sistem penyimpanan arsip statis di Depo Arsip Banjarbaru yang merupakan bagian dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaliamntan Selatan menerapkan sistem subjek, sistem kronologi, dan sistem nomor. Sistem subjek yang diterapkan dalam sistem penyimpanan arsip statis di Depo Arsip Banjarbaru berdasarkan pokok masalah arsip atau perihal arsip tersebut. Sistem kronologi yang diterapkan di Depo Arsip Banjarbaru adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan tahun, sedangkan sistem nomor yang diterapkan berdasarkan nomor urut. Ketiga sistem tersebut oleh Sugiarto dan Wahyono (2015) merupakan sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan pada lembaga arsip. Depo Arsip Banjarbaru memiliki ruang penyimpanan khusus. Arsip dalam bentuk fisik (berkas). Arsip dalam bentuk berkas tersebut disimpan di lemari besi dan diberi keterangan arsip statis apa pada periode tahun berapa. Pada baris lemari arsip di depannya diberi label utama mengenai subyek atau masalah arsip yang disimpan misalnya seperti gambar Arsip Permanen Badan Pembinaan dan Pengamalan Pancasila Propinsi Dati I Kalimantan Selatan tahun 1963-1999. Pada label tersebut diberi nomor urut boks yang disimpan dalam lemari yaitu Nomor Boks: 01-36. Gambar 6. Ruangan dan Lemari Gambar 7. Label Pada Lemari Arsip Arsip statis yang disimpan di lemari arsip lainnya contohnya arsip poto pada masa kepemimpinan para pejabat yang ada di Kalimantan Selatan. Misalnya arsip poto pada masa kepemimpinan Gubernur KalSel Drs. H. M. Said Periode 1984-1985, 1985-1990, dan 1990-1995. Arsip tersebut disimpan dalam Boks 01 Nomor 155-200 ukuran poto 8 R. Gambar 8. Deskripsi Arsip Foto Ada juga boks arsip statis berupa rekaman suara yang disimpan dalam media CD tentang peristiwa-peristiwa bersejarah khususnya yang berkaitan dengan Kalimantan Selatan. Pada boks tersebut diberi nomor urut Boks dan nomor urut CD. Arsip berupa peta dan piringan hitam juga disimpan pada lemari arsip khusus. Arsip peta dan piringan hitam ini diberi nomor urut yang memudahkan pencarian informasi arsip. Sama halnya dengan arsip-arsip lain. Cuma peta laci arsipnya lebih panjang karena ukuran peta yang lebar. Gambar 9. Boks Arsip Rekaman Suara Gambar 10. Lemari Arsip Peta dan Piringan Hitam Pengelola Depo Arsip Banjarbaru untuk memudahkan dalam temu kembali arsip membuat berbagai daftar yang berisi tentang arsip-arsip yang dimiliki. Setiap arsip yang disusun dalam lemari atau rak arsip dibuatkan daftar yang tercetak. Daftar tersebut dibuat sesuai topik arsip dengan keterangan tahunnya. daftar yang dibuat pengelola Depo Arsip Banjarbaru berupa inventaris, daftar, dan katalog arsip. Dalam menyusun inventaris arsip dimasukkan dalam pengelompokan subyek atau masalah misalnya ke subyek Umum kemudian baru disusun berdasarkan tanggal masuk surat dari 01 dan seterusnya. Kemudian pada daftar arsip disusun dengan susunan: nomor, perincian masalah, tahun, jumlah berkas, tingkat perkembangan (asli/copy/tembusan), keterangan boks. Susunan daftar arsip tersebut seperti itu kalau misalnya arsip permanen/sejenisnya dalam bentuk berkas. Jika arsip berupa poto, rekaman suara, peta (kartografi), piringan hitam maka rinciannya: nomor, jenis arsip, judul arsip, kurun waktu, jumlah lemari/laci, jumlah berkas, keterangan. Katalog arsip disusun dengan rincian: nomor, nama arsip, kurun waktu, nomor boks, jumlah berkas. Berkaitan dengan pencarian informasi arsip statis juga sama halnya dengan arsip dinamis menggunakan cara manual dan juga cara berbantuan teknologi informasi melalui situs Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) dengan memasukkan kata kunci pencarian menurut nama wilayah/subjek/judul. Fisik arsip juga hanya bisa dilihat tidak dipinjamkan dan jika pengguna memerlukan maka harus melalui pengelola arsip. Arsip statis dikelola secara terpusat, arsip-arsip statis dimasukkan ke sistem JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional). Layanan informasi arsip yang disediakan di JIKN adalah arsip yang bernilai sejarah. Akses untuk arsip statis tersebut melalui link website http://jikn.go.id. Fitur yang disajikan yaitu beranda, deskripsi arsip, pameran virtual, simpul jaringan, layanan akses. Karena bersifat jaringan nasional, maka arsip statis tersebut bisa diakses oleh masyarakat pengguna di seluruh Indonesia. Misalnya jika mencari wilayah geografis dan lambang-lambang yang menyertainya, maka akan lebih mudah menelusur melalui situs JIKN. Seperti yang dicontohkan oleh informan maka untuk lebih jelasnya bisa dilihat dari gambar berikut. Gambar 11. Deskripsi Arsip Foto Gambar 12. Pencarian Arsip Statis di JIKN Hasil pencarian institusi kearsipan di Kalimantan Selatan tadi setelah dipilih salah satunya contohnya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan maka akan menampilkan hasil pencarian yang menjelaskan alamat institusi kearsipan tersebut. Kemudian jika melakukan pencarian lebih lanjut tentang arsip statis di lembaga arsip tersebut maka dapat dipilih arsip statis di dinas tersebut pada pilhan pencarian dibagian bawah. Arsip statis yang terdapat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan yang tersimpan di JIKN berkaitan dengan pengelompokan arsip yaitu: umum, pemerintahan, kesejahteraan rakyat, pengawasan, kepegawaian, dan keuangan. Sebagaimana pengelompokan arsip untuk kelompok utama yang disebutkan sebelumnya ada 10 klasifikasi arsip. Klasifikasi arsip statis yang ada di JIKN khususnya untuk arsip di Kalimantan Selatan tidak dimasukkan semuanya, hanya 6 klasifikasi arsip statis seperti yang disampaikan sebelumnya. Klasifikasi arsip statis yang tidak dimasukkan ada 4 yaitu politik, keamanan dan ketertiban, perekonomian, pekerjaan umum dan ketenagaan. Tidak semua arsip statis yang dimasukkan ke sistem JIKN, ada proses pemilahan, arsip yang otentik bernilai sejarah yang dipilih agar bisa ditelusur dengan mudah pada website JIKN. Dokumen atau arsip yang penting dan bersifat rahasia tidak disebarluaskan informasinya. Arsip statis yang ditelusur dari situs JIKN tersebut hanya bisa dilihat, sebagaimana arsip dinamis (aktif) di sistem Srikandi. Arsip statis yang ingin dipinjam oleh pengguna, maka pengguna datang langsung ke Depo Arsip Banjarbaru untuk menemui pengelola arsip, maka pengelola arsip akan mencarikan dan mengcopy-kan berkas arsip statis yang diperlukan, yang asli tetap akan disimpan di Depo Arsip Banjarbaru. Sistem penyimpanan dan pencarian arsip statis yang menjadi indikator dari mekanisme sistem temu kembali arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan ini juga sudah sesuai dengan sistem pengelolaan arsip yang semestinya karena dalam pengelolaan arsipnya sudah menerapkan ketentuan, standar, prosedur yang berlaku dan undang-undang kearsipan (Indonesia, 2009: 3). C. KEEFEKTIFAN MEKANISME SISTEM TEMU KEMBALI ARSIP Efektif berarti mudah digunakan dan hasil yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan dan dapat digunakan tepat waktu. Cara kerja temu kembali arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan baik di Banjarmasin maupun di Depo Arsip Banjarbaru dilihat dari prosedur dan prosesnya termasuk kepada jenis layanan arsip yang tertutup. Berdasarkan pengamatan dan wawancara pengguna arsip dalam bentuk berkas/fisik tidak diperbolehkan mencari langsung ke lemari atau rak arsip baik itu arsip dinamis maupun statis. Hal ini diterapkan karena arsip merupakan dokumen-dokumen yang merupakan milik suatu lembaga. Arsip yang dibutuhkan akan dicarikan oleh pengelola arsip/arsiparis pada daftar arsip yang sudah tercatat. Adapun aplikasi Srikandi yang digunakan untuk mengelola arsip dinamis aktif adalah aplikasi yang memudahkan akses untuk mencari arsip yang dibutuhkan pengguna. Akan tetapi dalam pencarian di Depo Arsip Banjarbaru pengguna belum bisa menggunakan secara bebas harus didampingi oleh Tenaga IT Depo Arsip Banjarbaru untuk login ke sistem Srikandi. Pengguna tidak bisa meminjam arsip hanya bisa melihat arsip yang dicari. Pengguna yang memerlukan arsip harus menghubungi atau mendatangi langsung Dinas Arsip di Banjarmasin atau Depo Arsip Banjarbaru. Pengelola arsip akan mencarikan melalui daftar arsip jika diperlukan kemudian akan mengcopykan dan menyerahkan berkas copy kepada pengguna. Arsip asli tidak boleh dipinjamkan dan yang asli dikembalikan lagi ke tempat semula. Sistem pencarian arsip dengan aplikasi Srikandi yang diterapkan ini bisa dikatakan masih berbasis online tetapi belum berbasis web. Kemudian untuk mengakses arsip statis secara mudah Depo Arsip Banjarbaru sudah memasukkan 6 subyek arsip statis ke sistem Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Masyarakat pengguna bisa dengan mudah mencari informasi arsip statis melalui situs JIKN di mana saja. Sistem pencarian arsip statis menggunakan sistem JIKN ini dikategorikan sudah berbasis web. Akan tetapi pengguna juga hanya bisa mencari dan melihat saja, untuk memperoleh fisiknya pengguna harus datang langsung ke Depo Arsip Banjarbaru. Pengelola arsip akan mencarikan meggunakan daftar arsip jika memang diperlukan. Arsip yang diperlukan pengguna akan dicopykan dan diserahkan kepada pengguna. Arsip yang asli akan disimpan di tempatnya. Ditinjau dari segi keefektifan cara kerja sistem temu kembali informasi arsip dinamis dan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan cukup efektif bagi pengguna. Sistem temu kembali arsip oleh pengelola arsip/arsiparis secara manual sudah diterapkan dengan baik, begitu juga dengan sistem temu kembali arsip berbasis teknologi informasi dibantu oleh tenaga IT sudah diimplementasikan. Khusus sistem temu kembali berbasis teknologi informasi untuk arsip dinamis menggunakan aplikasi Srikandi dan untuk arsip statis menggunakan sistem JIKN. Penggunaan aplikasi tersebut cukup memudahkan pengguna dalam mencari informasi arsip sesuai kebutuhan dan pada waktu yang tepat. Hal ini selaras dengan apa yang dinyatakan oleh Sugiarto dan Wahyono (2014) bahwasanya dalam pengelolaan arsip elektronik dibuat untuk memberi kemudahan bagi semua pengguna (user) arsip, untuk itu perlu sistem yang berbasis ICT (Information and Communication Technologi (ICT) atau berbasis jaringan/web. Meskipun pada hasil pencarian pada kedua sistem tersebut (Srikandi dan JIKN) hanya bisa dilihat, dan untuk memperoleh fisiknya harus menemui pengelola arsip. Mengenai efektifitas cara kerja sistem temu kembali arsip juga bisa dilihat dari segi lama waktu pencarian sampai arsip itu ditemukan. Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan untuk pencarian arsip secara manual karena sistem penyimpanannya sudah tersusun dengan baik, berdasarkan pengamatan temu kembali arsipnya kurang lebih satu menit sudah bisa ditemukan. Sedangkan untuk temu kembali arsip dengan bantuan teknologi informasi melalui aplikasi, arsip yang dicari bisa ditemukan kurang dari satu menit karena arsip-arsip yang diperlukan sudah tersimpan dalam database. Jadi, bisa dinyatakan bahwasanya selama ini cara kerja sistem temu kembali arsipnya sudah cukup efektif. Hal ini sejalan dengan apa yang disampaikan Gie (2009) tentang pernyataan yang diungkapkan para ahli tentang lama waktu pencarian arsip sampai ditemukan adalah kurang dari satu menit. D. KENDALA YANG DIHADAPI DALAM MENGELOLA SISTEM TEMU KEMBALI ARSIP Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola Depo Arsip Banjarbaru gangguan jaringan internet menjadi kendala yang menyebabkan pengelolaan sistem temu kembali arsip menjadi terganggu untuk yang berbantuan teknologi informasi. Tidak hanya dalam pengelolaan arsip oleh pengelola arsip, ganggunan jaringan internet tersebut juga menjadi kendala dalam pencarian informasi arsip pada sistem aplikasi Srikandi untuk layanan arsip dinamis. Selain itu dalam pencarian informasi arsip statis di situs JIKN juga demikian, jika jaringan internet ada gangguan maka proses pencarian informasi arsip statis menjadi terkendala. E. UPAYA YANG DILAKUKAN UNTUK MENINGKATKAN SISTEM TEMU KEMBALI ARSIP Upaya atau usaha yang dilakukan untuk meningkatkan sistem temu kembali arsip berdasarkan observasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan sekarang tidak hanya mengelola arsip secara manual tetapi sudah berbantuan teknologi informasi bahkan sudah berbasis online (aplikasi Srikandi untuk arsip dinamis) dan berbasis website (sistem JIKN untuk arsip statis). Dalam hal Sumber Daya Manusia juga untuk arsiparis sudah bertambah begitu juga tenaga IT dalam mengelola arsip. Upaya lainnya melakukan kegiatan bimbingan teknis (bimtek) aplikasi Srikandi untuk mencerdaskan literasi digital bagi lembaga-lembaga maupun pengguna arsip dengan mendatangkan narasumber dari lembaga ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Mekanisme sistem temu kembali arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan sudah cukup efektif karena bagi pengguna untuk memperoleh arsip tidak memerlukan waktu yang relatif lama. Mekanisme sistem temu kembali arsip dinamis maupun statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan tidak hanya dilakukan secara manual tetapi juga secara online. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan merupakan lembaga yang benar-benar sudah menggunakan aplikasi Srikandi (http://srikandi.layanan.go.id) untuk temu kembali arsip dinamis dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional/JIKN (http://jikn.go.id) untuk temu kembali arsip statis. Sistem temu kembali arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan dilihat dari cara kerja sistemnya sudah memberi kemudahan dalam aktivitas kerja pengelola arsip di dinas tersebut dan bagi pengguna dalam temu kembali arsip. Mekanismenya meliputi sistem penyimpanan dan pencarian arsip. Sistem penyimpanan arsip dinamis menggunakan sistem subjek. Sistem penyimpanan arsip statis menggunakan sistem subjek, kronologi, dan nomor. Pencarian arsip dinamis secara online melalui aplikasi Srikandi dengan memasukkan kata kunci pencarian berdasarkan subjek/judul arsip. Pencarian arsip statis secara online yang sudah berbasis web melalui situs JIKN dengan memasukkan kata kunci penelusuran nama wilayah/subjek/judul. Pengguna yang memerlukan fisik arsip baik dinamis maupun statis harus melalui pengelola arsip. Pengelola arsip akan mencek pada inventaris/daftar/katalog arsip kemudian dicarikan, dicopykan, dan diserahkan kepada pengguna. Rekomendasi untuk sistem temu kembali arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Selatan perlu ditingkatkan lagi dari segi kapasitas jaringan internetnya agar akses online terhadao arsip berjalan dengan lancar, dan yang perlu sekali juga adalah sosialisasi penggunaan sistem temu kembali arsip kepada masyarakat pengguna yang selama ini membutuhkan arsip tetapi tidak mengetahui caranya baik untuk keperluan instansi/lembaga/organisasi atau pun pribadi.