METODE PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

Berkembang atau tidaknya sebuah perpustakaan tergantung pada manajemen perpustakaan itu sendiri. Manajemen perpustakaan yang memadai akan mendorong pengembangan perpustakaan ke arah yang lebih baik. Perpustakaan sebagai pusat layanan informasi dituntut memiliki pandangan yang visioner dan dinamis dalam tanggung jawabnya menyebarkan informasi kepada masyarakat. Segala aktivitas di perpustakaaan harus mengacu kepada pedoman baku yang tertuang dalam perencanaan perpustakaan. Perencanaan adalah proses menilai dan menentukan tujuan yang diinginkan di masa yang akan datang serta mengembangkan dan menyeleksi kegiatan-kegiatan alternatif untuk mencapainya.1 1 Robert D. Stueart dan Barbara B. Moran, Library And Center Management, Sixth Edition (Westport, Connecticut: Library Unlimited, 2002), 67. Perencanaan adalah pijakan pertama dalam manajemen perpustakaan karena berupa pemikiran dan ide-ide yang digambarkan secara rinci untuk memulai suatu tindakan. Perencanaan adalah upaya yang ditempuh untuk merumuskan program yang akan dilaksanakan dengan strategi dan arah kebijakan yang jelas serta aksi nyata yang sangat memungkinkan untuk dilakukan. Kegiatan tersebut tidak dilakukan orang-orang tertentu di perpustakaan, misalnya Kepala Perpustakaan dan manager. Namun, melibatkan semua pihak yang mengemban pekerjaannya di perpustakaan, agar semua dapat menyampaikan aspirasinya dan pencapaian tujuan dapat dilakukan secara bersama. Pandangan kritis dan ide-ide kreatif yang dicurahkan semua pihak harus dituangkan dalam dokumen tertulis yang disebut rencana strategis atau Renstra. Renstra perpustakaan dirumuskan untuk memudahkan pustakawan tetap fokus pada apa yang dibutuhkan untuk mencapai visi misi perpustakaan yang dapat mendukung tridarma perguruan tinggi. Dalam Undang-Undang No. 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, maka setiap kementrian/lembaga harus memiliki dokumen Rencana Strategis (Renstra).2 Renstra adalah dokumen wajib yang harus dimiliki oleh setiap perpustakaan karena itu berupa petunjuk kerja terstruktur yang dapat mengawasi berhasil atau tidak target yang ingin dicapai. Penyusunan Renstra secara serius dan diimplementasikan secara maksimal di lapangan, akan membantu kemajuan perpustakaan kearah yang lebih baik. Keberadaan perpustakaan sudah diperhitungkan karena mampu memberi terobosan- terobosan terbaru dalam layanan informasi. Pekerjaan di perpustakaan tidak lagi dianggap hanya bertugas menjaga buku- buku dirak. Perpustakaan bersaing untuk mendapatkan predikat terbaiknya dengan cara meningkatkan kinerja yang berdasarkan pada program kerja yang jelas dan bersinergi. Disisi lain, tidak jarang pula kita temukan di lapangan, masih banyak perpustakaan hanya menjalankan tugas pelayanan informasi tanpa pedoman kerja tertulis yang jelas. Berbagai alasan penulis dapatkan, misalnya Renstra bukan suatu pedoman yang kebutuhannya mendesak di perpustakaan, penyusunan Resntra sangat sulit karena memuat arahan dan kebijakan pengembangan serta tidak memiliki anggaran khusus perpustakaan sehingga 2 Ibid, 11. mereka enggan menyusun program kerja. Beberapa argumen tersebut adalah hasil wawancara singkat penulis dibeberapa perpustakaan perguruan tinggi yang penulis telusuri. Fenomena tersebut memicu pengembangan perpustakaam berjalan lamban bahkan jalan di tempat. Penyusunan Renstra akan dimudah dilakukan jika semua pihak perpustakaan berkomitmen untuk berpartisipasi dalam pengembangan perpustakaan. Paper ini menganalisis tentang metode tentang penyusunan Renstra Perpustakaan Perguruan Tinggi. B. Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan salah satu jenis perpustakaan yang paling banyak memberikan kontribusi dalam hal penyebaran informasi ilmiah di bidang pendidikan.3 Basuki menyebutkan Perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Tujuan perguruan tinggi di Indonesia dikenal dengan nama Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat), maka perpustakaan perguruan tinggi pun bertujuan membantu melaksanakan ketiga darma perguruan tinggi.4 C. Rencana Strategis Renstra memuat program dan kegiatan indikatif yang akan dilaksanakan oleh instansi pemerintah di tingkat pusat dan daerah dalam rentang waktu lima tahunan. Kegiatan indikatif merupakan hasil dari analisis kebutuhan organisasi tentang kegiatan-kegiatan yang dinilai perlu dilaksanakan oleh instansi tersebut. Kegiatan indikatif tersebut kemudian menjadi bahan dalam perumusan kegiatan tahunan untuk rencana kerja. According to Matthews, strategic planning can be a significant opportunity to unify management, staff members, stakeholders, and costumers through a common understanding of where the library is going, how everyone can work to achieve a common purpose, and how libray will measure and report its progress and level of success.s Perencanaan strategis didefinisikan suatu istilah jangka panjang, proses penilaian yang berorientasi masa depan, penetapan tujuan, dan membangun strategi yang memetakan jalur eksplisit antara sekarang dan visi masa depan, yang bergantung pada pertimbangan cermat kemampuan organisasi dan lingkungan, dan menyebabkan alokasi sumber daya berbasis prioritas dan keputusan lainnya.” Dapat disimpulkan bahwa Renstra disusun untuk memudahkan pustakawan dalam menjalankan tanggung jawabnya yang bertujuan untuk mencapai visi misi perpustakaan. Renstra membantu pustakawan dalam memilah apa yang menjadi prioritas atau tidak serta mengantisipasi masa depan dengan berbagai tantangan-tangangan yang muncul sehingga kinerja menjadi lebih efektif dan efisien. D. Analisis Metode Penyusunan Renstra Perpustakaan Perguruan Tinggi Langkah awal yang dapat ditempuh dalam penyusunan Renstra adalah menyatukan semua pihak perpustakaan dan berkomitmen untuk merumuskannya secara bersama-sama. Semua pustakawan harus meluangkan waktu dan proaktif mencurahkan pikiran dan memberikan rekomendasi agar Renstra yang nanti digunakan sebagai pedoman kerja adalah murni hasil keputusan bersama. Dalam hal ini, pimpinan dan para pustakawan sesering mungkin untuk mengadakan pertemuan dan berdiskusi terkait perumusan petunjuk kerja tersebut. Semua pihak diharapkan dapat mengeluarkan pendapat dan ide-ide yang adaftif dan inovatif sehingga dalam pelaksanaan kerja nantinya akan menjadi terobosan baru dalam pengelolaan perpustakaan. Perumusan dan penyusunan Renstra dapat dimulai dengan melakukan analisis terhadap semua elemen atau komponen perpustakaan. Komponen-komponen perpustakaan meliputi komponen koleksi, SDM, fasilitas, gedung, tata kelola, dana dan stake holder. Analisis dapat dilakukan dengan analisis SWOT berikut ini: 1. Analisis SWOT Analisis SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, Threat) adalah suatu bentuk analisis didalam manajemen perusahaan didalam organisasi yang secara sistematis dapat membantu dalam usaha penyususnan suatu rencana yang matang untuk mencapai tujuan jangka pendek atau jangka panjang.8 Analisis SWOT adalah instrument perencanaan strategis yang klasik. Dengan menggunakan kerangka kerja kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman, instrumen ini memberikan cara sederhana untuk memperkirakan cara terbaik untuk melaksanakan sebuah strategi. Instrumen ini menolong para perencana apa yang bias dicapai, dan hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan oleh mereka.9 Analisis SWOT terhadap komponen-komponen perpustakaan dilakukan untuk menghadapai dan menjawab tantangan-tantangan internal (kekuatan dan kelemahan) dan eksternal (peluang dan kesempatan) dalam komponen-komponen tersebut. Hal itu dapat ditempuh melihat secara langsung kondisi real di perpustakaan terhadap Koleksi, SDM, Gedung, Fasilitas, Dana dan Stake Holder. Gambaran Analisis SWOT terhadap komponen perpustakaan sebagai berikut: Berdasarkan analisis SWOT tersebut, baru kemudian diperoleh gambaran untuk merumuskan strategi dan arah kebijakan pengembangan perpustakaan dalam waktu lima tahun mendatang. 2. Visi dan Misi sebagai Strategi Pencapaian Tujuan Menciptakan visi membutuhkan imajinasi dunia ideal yang ingin dicapai. Visi dirumuskan secara tepat, kliamat sederhana dan dapat membangkitkan semangat yang dapat mengarahkan pekerjanya melakukan tindakan dan perilaku sehari-hari ditempat kerja untuk mencapai tujuan.10 Ketika visi dirumuskan, para pekerja secar bersama-sama perlu benar-benar memahmi organisasi dan lingkungan secara keseluruhan serta semua kemungkinan sehingga dala visi juga tekandung nilai dan keyakinan organisasi.11 Visi kemudian dituangkan kedalam butir- butir misi perpustakaan. Misi harus menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu siapa (konsumen), apa (jasa/layanan) dan bagaimana (aktivitas).12 Merumuskan visi misi perpustakaan harus relevan dengan visi misi perguruan tinggi. Perumusan visi misi perpustakaan harus memasukkan query/kata kunci yang dirumuskan dalam visi misi perguruan tinggi. Hal itu dimaksud agar pencapaian visi misi perpustakaan yang dirumuskan dalam rencana strategis dan pelaksanaan program kerja nantinya dapat mendukung visi misi perguruan tinggi. Berikut ini adalah contoh visi dan misi perpustakaan UIN Sunan Kalijga Yogyakarta: Selanjutnya misi tersebut diwujudkan tujuan yang kemudian melahirkan sasaran-sasaran strategis agar tujuan tersebut tercapai. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merumuskan sasaran adalah pengguna, layanan, sumber daya, dana, teknologi informasi. According to Matthews, successful organizations have the ability to identify the four or five key areas of strategic focus, characterized by the following: a. Customers appreciate and value what the strategic focus provides. b. Resource are allocated to ensure the absolute best service is provided. c. Really excellent services are difficult for competitors to duplicate. d. Good strategies focus on what capabilities the library is really good at.13 Sasaran kemudian dirincikan dalam segala aktivitas yang akan dan harus dilaksanakan. Pelaksanaan aktivitas tersebut juga digambarkan sebagai strategi dan arah kebijakan pengembangan perpustakaan. Langkah terakhir ynag dilakukan adalah dituangkan dalam program kerja atau action plan sebagi kerja nyata yang bergantung pada timeline dalam kurun waktu lima tahunan.

Seperti yang telah dikemukakan di atas, penyusunan Renstra dari awal hingga akhirnya menjadi suatu dokumen tertulis yaitu melibatkan semua pihak perpustakaan. Semua pihak diwajibkan untuk mengambil andil dalam perumusan kerja yang fungsional untuk mendukung terwujud visi misi dan tujuan perpustakaan. Diskusi rutin wajib dilakukan sebagai ruang bagi semua pihak yang ikut serta untuk menyampaikan saran dan masukan bagi keberlangsungan penyusunan Renstra yang kredibel. Pendekatan yang umum dilakukan dalam perumusan Renstra adalah analisis SWOT terhadap elemen-elemen perpustakaan. Analisis Kekuatan dan peluang untuk mengevaluasi faktor-faktor positif sebagai keunggulan perpustakaan. Sedangkan analisis kelemahan dan ancaman adalah evaluasi terhadap faktor- faktor negatif yang dapat menghambat kinerja perpustakaan. Apabila telah mempunyai gambaran yang jelas terhadap tantangan-tantangan internal tersebut, maka akan memudahak semua pihak untuk menyusun merumuskan tujuan, strategi dan arah kebijakan pengembangan perpustakaan.