Upaya Pengembangan Koleksi di Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah

Perpustakaan sebagai pusat informasi dan memiliki peran penting di tengah masyarakat. Karena itulah, dalam melayani pengguna tentunya perpustakaan harus memiliki struktur organisasi sehingga dapat memberi pelayanan dengan baik kepada pengguna. Pada institusi pendidikan, perpustakaan menjadi tulang punggung majunya suatu institusi dan sebagai pusat informasi dimana menjadi tempat tuntutan terhadap perkembangan informasi yang sangat tinggi. Karena institusi pendidikan dominan dari kalangan akademis yang kebutuhan informasinya sangat kuat sehingga perpustakaan dituntut harus berfikir dan berupaya dalam mengembangkan perpustakaan. (Suwarno, 2015). Untuk memenuhi kebutuhan pengguna tentunya pustakawan harus memahami akan kebutuhan yang diinginkan oleh pemustaka sehingga informasi yang diinginkan dapat ditemukan. Koleksi bahan pustaka merupakan komponen utama dalam perpustakaan baik berupa koleksi cetak dan non cetak. Koleksi bahan pustaka diseleksi, diolah, dilayankan dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Perpustakaan Universitas Nurdi Hamzah merupakan gabungan dari perpustakaan STMIK NH dan perpustakaan STISIP NH sehingga pengguna dan koleksi perpustakaan juga bertambah. Dengan kebutuhan informasi yang meningkat maka perpustakaan perlu memiliki kebijakan mengenai pengembangan koleksi. Koleksi yang sudah ada juga perlu kita kembangkan kerena kegiatan pengembangan koleksi merupakan salah satu sarana yang penting dalam sebuah perpustakaan perguruan tinggi. Dari paparan di atas peneliti tertarik mengangkat judul upaya pengembangan koleksi di Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah Jambi. Artikel ini menggunakan penelitian metode kualitatif deskriptif untuk menggambarkan pengembangan koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah Jambi. Data primer dalam artikel ini yaitu dari wawancara secara online dengan pustakawan dan data sekunder diperoleh dari analisis buku, jurnal dan artikel yang terkait. Kerangka teori Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang berada di bawah lembaga pendidikan tinggi. Fungsinya untuk mendukung proses belajar mengajar dan penelitian di perguruan tinggi yang bersangkutan. Contoh perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan Universitas, perpustakaan institut, perpustakaan sekolah tinggi, perpustakaan politeknik, perpustakaan fakultas dan perpustakaan jurusan. (Akbar, 2018) Kebijakan-kebijakan perguruan tinggi terkait dengan perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Perpustakaan yang diselenggarakan memenuhi standar nasional perpustakaan. 2. Perpustakaan memiliki koleksi guna mendukung pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 3. Perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. 4. Setiap perguruan tinggi mengalokasikan anggaran untuk pengembangan perpustakaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (Akbar, 2018) Perpustakaan perguruan tinggi harus memilik koleksi yang mencangkup buku referensi seperti encyclopedia, kamus, jurnal ilmiah, terbitan berseri lainnya, tugas akhir mahasiswa maupun buku teks yang dibutuhkan pengguna. (Soeatminah, 1992) Tujuan dan fungsi adalah memenuhi kebutuhan pemakai informasi di lingkungan perguruan tinggi, menyediakan buku-buku yang menjadi rujukan, menyediakan ruang baca dan diskusi untuk pemakai, menyediakan peminjaman buku kepada pemakai, menyediakan informasi yang tidak terbatas dan menyediakan literasi informasi kepada pemakai. (Sulistyo-Basuki, 1993). Koleksi Perpustakaan Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenui kebutuhan pengguna akan informasi. (Soejono, 1998) Adapun jenis bahan pustaka yaitu: 1. Karya cetak Karya cetak merupakan hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk buku cetak, seperti buku merupakan suatu kesatuan yang utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan diantaranya buku fiksi, buku teks dan buku rujukan. Bahan pustaka lainnya yaitu terbitan berseri yang diterbitkan secara terus-menerus dengan jangka waktu. Yang termasuk terbitan berseri yaitu surat kabar, majalah dan laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu. 2. Karya non cetak Karya non cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak seperti buku dan majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekam suara berbentuk pita kaset, rekam video, rekam gambar dan sebagainya. 3. Karya elektronik Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetic dan cakram atau disc. (Akbar, 2018) Pengembangan Koleksi Perpustakaan Pengembangan koleksi adalah sejumlah kegiatan yang berkaitan dengan penentuan dan koordinasi kebijakan seleksi, menilai kebutuhan pemakai, studi pemakai koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan kerjasama sumberdaya koleksi, pemeliharaan koleksi dan penyiangan koleksi perpustakaan. (Kohar, 2003) Tujuan pengembangan koleksi adalah untuk menambah jumlah koleksi, meningkatkan dan jenis bahan bacaan dan meningkatkan mutu koleksi sesuai dengan kebutuhan masyarakat pemakai. (Sutarno, 2006) Tujuan lain dari pengembangan koleksi yaitu menambah jumlah koleksi, memperoleh koleksi tertulis yang popular, mencapai tujuan lembaga, melakukan pengadaan bahan pustaka, memperoleh buku referensi yang mampu memenuhi informasi yang dibutuhkan dan melengkapi informasi dalam subjek yang masih kurang atau belum ada sama sekali atau belum mencukupi kebutuhan pemakai. (Winoto, 2018) Asas kebijakan pengembangan koleksi adalah sebagai berikut: 1. Kerelevanan. Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengambdian pada masyarakat sekolah. Karena itu, perpustakaan perlu memperhatikan jenis dan jenjang program yang ada. 2. Berorientasi kepada kebutuhan pengguna. Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. 3. Kelengkapan. Koleksi yang tersedia hendaknya meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap. 4. Kemutakhiran. Perpustakaan harus mengadakan dan memperbaruhi bahan perpustakaan sesuai dengan perkembangan informasi. 5. Kerjasama. Kerjasama yang dimaksud yaitu kerja sama antara pustakawan, tenaga pengajar dan mahasiswa dalam hal pengembangan koleksi. (Yulia, 1993) Ada beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam menyusun renacna pengembangan koleksi ini yakni: 1. Visi dan misi dari lembaga perpustakaan. 2. Proyeksi mengenai lingkup atau cakupan dari koleksi yang akan dikembangkan. 3. Karakteristik dari setiap koleksi atau bahan bacaan. 4. Anggaran. 5. Aspek koleksi yang akan diganti atau ditarik jika akan dilakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka. 6. Tim pengembangan koleksi. 7. Prioritas koleksi yang akan dikembangkan. 8. Masyarakat atau pengguna yang akan dilayani. (Winoto, 2018) Dalam pengembangan koleki terdapat enam tahapan yakni: a) Analisis Masyarakat (Community Analysis) b) Kebijakan pengembangan koleksi (Collection Development Policy) c) Seleksi (Selection) Bahan Pustaka d) Pengadaan (Acquisition) Bahan Pustaka e) Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka f) Evaluasi (Evaluation) Pengembangan Koleksi (Edward, 2000)

Analisis Masyarakat (Community Analysis) Tahapan analisis masyarakat atau analisis kebutuhan dapat dilakukan melalui dua cara yaitu secara formal dan non formal. Dari kegiatan ini dapat diperoleh profil pengguna perpustakaan secara lengkap beserta kebutuhan terhadap koleki perpustakaan. Dalam kegiatan ini pustakawan tetap harus memperhatikan pengguna secara menyeluruh. (Winoto, 2018) Dalam analisis masyarakat atau pengguna, pustakawan perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah melakukan survey terhadap statistik peminjaman yang dilakukan oleh pengguna, buku apa saja yang menjadi kebutuhan para pengguna dan yang sering dibutuhkan oleh pengguna hal ini berdasarkan wawancara dengan pustakawan di Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah. Dengan demikian pustakawan dengan mudah mengetahui dan merencanakan koleksi apa yang harus diadakan atau disediakan di perpustakaan sesuai dengan kebutuhan dan keinginnan pemustaka. Kebijakan pengembangan koleksi (Collection Development Policy) Setelah melakukan kegiatan analisis pengguna, maka kegiatan selanjutnya yang dilakukan yaitu membuat kebijakan mengenai pengembangan koleksi. Kebijakan yang dimaksud yaitu mengenai perencanaan pengembangan seperti apa, jenis koleksi yang akan dilakukan pengembangan, membutuhkan anggaran berapa banyak, kemudian tim yang akan melakukan pengembangan koleksi dan sebagainya. Untuk kebijakan pengembangan koleksi, hasil wawancara yang dilakukan dengan pustakawan mengatakan bahwa Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pengembangan koleksi, tetapi perpustakaan memiliki pedoman pengelolaan dan standar operasional prosedur perpustakaan yang di dalamnya berisi mekanisme pengadaan koleksi untuk mengelola perpustakaan itu sendiri. Sebaiknya dalam perpustakaan perlu adanya kebijakan secara tertulis mengenai kegiatan pengembangan koleksi guna untuk memberikan dan menyediakan informasi yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pengguna. Seleksi (Selection) Bahan Pustaka Setelah adanya kebijakan mengenai pengembangan koleksi maka tahap selanjutnya yaitu melakukan seleksi bahan pustaka yang akan di lakukan pengembangan. Dalam tahap ini tim yang terlibat akan melakukan pemilihan koleksi dan dalam melakukakn seleksi terhadap koleksi maka memerlukan alat bantu seleksi dan verifikasi. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam proses seleksi yaitu: 1. Tim pengembangan koleksi harus mampu mengidentifikasi kebutuhan koleksi baik berupa subjek maupun jenis materi yang spesifik. 2. Menentukan anggaran yang ada untuk pengembangan koleksi dan mengalokasikan sejumlah tertentu untuk setiap kategori atau subjek. 3. Mengembangkan rencana untuk mengidentifikasikan yang bermanfaat untuk diperoleh atau skala prioritas. (Agusta, 2019) Melakukan kegiatan seleksi bahan pustaka merupakan hal penting untuk mengetahui kebutuhan apa yang diperlukan pengguna karena berhubungan dengan kualitas dan mutu perpustakaan itu sendiri. Di Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah melakukan seleksi bahan pustakawan dengan menggunakan alat bantu internal maupun eksternal. Dalam wawancara dengan pustakawan, alat batu internal yang digunakan oleh Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah yaitu berupa daftar mata kuliah yang diberikan oleh setiap program studi dan usulan dari pemustaka. Sedangkan alat bantu ekternal yang digunakan yaitu berupa katalog penerbit, resensi buku dan bibliografi. Dengan demikian, melakukan seleksi bahan pustaka dengan baik dapat tercapainya pengembangan koleksi yang berkualitas dan relevan sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Pengadaan (Acquisition) Bahan Pustaka Setelah melukan seleksi bahan pustaka yang akan dibeli, selanjutnya yang akan dilakukan yaitu mengadakan bahan pustaka yang mencangkup kegiatan memesan bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka sampai dengan kegiatan administrasi yang berkaitan dengan kegiatan ini. Kegitan ini merupakan usaha untuk memberikan informasi kepada pengguna secara uptodate sehingga terpenuhinya kebutuhan yang diinginkan oleh pengguna. Dalam wawancara yang di lakukan dengan pustakawan, proses pengadaan koleksi di Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah melakukan dengan cara pembelian, sumbangan dari mahasiswa ataupun dosen dan melakukan kerjasama. Untuk pembelian bahan pustaka bisa melalui toko buku, agen buku maupun dari penerbit buku itu sendiri. Dalam pembelian buku, pustakawan meminta referensi dari para dosen dan mahasiswa, buku apa saja yg sering dibutuhkan. Untuk sumbangan mahasiswa, diperoleh dari mahasiswa akhir yang telah menyelesaikan program studi. Perpustakaaan Universitas Nurdin Hamzah juga melakukan kerjasama dalam pengembangan koleksi, di perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah melakukan kerjasama dengan FPPTI Provinsi Jambi maupun FPPTI pusat. Dan belum lama ini pihak FPPTI Provinsi Jambi akan dapat bantuan hibah buku dari pusat dan setiap anggota FPPTI bisa mengajukan buku yg diinginkan sesuai kebutuhan tapi untuk saat ini hibah tersebut sedang dalam proses. Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka Penyiangan adalah kegiatan menarik atau mengambil koleksi yang berada di tempatnya dengan mempertimbangkan ruangan yang tidak mencukupi, bahan pustaka yang rusak, edisi baru dari koleksi dan sebagainya. Berdasarkan hasil wawancara dengan pustakawan Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah, penyiangan dilakukan setahun sekali dan saat ada buku yang baru masuk pustakawan juga melakukan penyiangan. Dalam penyiangan pustakawan memili buku yang masih layak pakai dan masih sering digunakan. Jika tahunnya sudah tidak update maka akan ditarik dari rak, jika ada koleksi yang masih sering digunakan tetapi sudah ada yang rusak, sobek dan sebagainya maka akan diperbaiki, dijahit dan dijilid ulang. Untuk kegitan penyiangan putakawan juga meminta bantuan dengan dosen karena dosen yang tau buku apa yangg masih sering digunakan atau tidak digunakan lagi, apalagi di Universitas Nurdin Hamzah merupakan kampus dengan program studi mengenai manajemen informatika dan komputer. Dalam pelajaran komputer banyak buku-buku yang terbaru sehingga buku-buku lama terkadang tidak digunakan lagi. Evaluasi (Evaluation) Pengembangan Koleksi Kegiatan terakhir yang dilakukan dalam pengembangan koleksi yaitu melakukan evaluasi. Dalam hasil wawancara dengan pustakawan Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah, kegiatan evaluasi pernah dilakukan bahkan sering disaat waktu senggang pustakawan mencari buku yangg memang sering dipakai dan tidak pernah dipakai lagi. Bahkan pernah juga pustakawan menemui buku yg tidak sesuai dengan kurikulum perkuliahan di Universitas Nurdin Hamzah. Jika koleksi yang tidak digunakan lagi seperti tahunnya yang sudah lama atau tahun 2000 ke bawah, kemudian yang memang sudah tidak dipelajari lagi seperti buku linux karena di komputer sekarang programnya banyak yang update jadi untuk buku-buku yang program lama memang tidak digunakan lagi. Untuk buku yang tidak digunkan akan diletakkan di gudang. Anggaran Anggaran merupakan syarat penting dalam proses pengadaan bahan pustaka. Tanpa anggaran perjalanan, pengadaan bahan pustaka akan tersendat-sendat. Anggaran erat hubungannya dengan proses perencanaan pengadaan bahan pustaka. Dalam upaya menyeleksi koleksi perpustakaan yang tepat guna, banyak ditentukan oleh besar kecilnya anggaran yang dialokasikan untuk perpustakaan. Setelah adanya anggaran, selanjutnya yang harus dilakukan adalah mendayagunakannya dengan sebaik mungkin dan seefisien mungkin. Anggaran adalah laporan formal mengenai sumber-sumber keuangan yang disisihkan untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. (Rahma, 2015) Di Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah, anggarannya sendiri itu tergantung kebijakan dari yayasan setiap tahun berubah-ubah. Seperti tahun 2019 kemarin perpustakaan mendapat dana dari yayasan untuk pengembangan koleksi sebesar 40jt dan untuk tahun 2020 ini belum ada pengembangan koleksi. Kendala Setiap kegiatan tentunya ada kendala yang dihadapi terlebih lagi untuk perguruan tinggi swasta, perpustakaan selalu dinomor duakan. Jadi terkadang pengadaan koleksinya agak sedikit molor, menunggu acc dari yayasan dulu dan terkadangpun kita harus menjelaskan sedetail mungkin supaya mereka menyetujuinya. Selain itu sumber daya manusia yang terbatas, di perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah hanya memiliki 1 orang pustakawan yang merupakan lulusan sarjana ilmu perpustakaan jadi akan lebih sulit jika melakukan semua kegiatan di perpustakaan. Kemudian fasilitas yang kurang dan gedung yang tidak bisa menampung banyak koleksi menjadi hambatan dalam pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Uiversitas Nurdin Hamzah.

Kegiatan pengembangan koleksi merupakan hal yang penting di perpustakaan karena dengan adanya pengembangan koleksi maka akan terpenuhinya kebutuhan pengguna dan perpustakaan memiliki kualitas dan mutu yang lebih baik. Selain itu perlu adanya kerjasama untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Dari hasil dan analisis, Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah telah melakukan pengembangan koleksi dengan baik. Terlihat dari kegiatan yang dilakukan dalam pengembangan koleksi juga dilakukan di Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah. Meskipun di Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah belum memiliki kebijakan pengembangan koleksi secara tertulis akan tetapi kegiatan yang berkaitan koleksi telah dilakukan seperti analisis dari pengguna, membuat kebijakan pengembangan koleksi, melakukan seleksi bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, penyiangan bahan pustaka dan evaluasi pengembangan koleksi sering dilakukan setiap tahunnya di Perpustakaan Universitas Nurdin Hamzah.