Pelayanan terbitan berseri dan manfaat jurnal bagi pemustaka perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya

Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya memiliki fungsi utama sebagai sumber belajar bagi pemustaka dalam proses pembelajaran dan penelitian. Oleh karena itu, perpustakaan telah menyediakan berbagai jenis koleksi sebagai sumber belajar baik tercetak maupun elektronik/digital, di antaranya adalah terbitan berseri atau terbitan berkala. Jenis koleksi yang memiliki karakteristik khusus, seperti tingkat kemutakhiran yang tinggi dibanding dengan koleksi monograf, terbit secara berkesinambungan. Penyediaan layanan koleksi terbitan berseri mendapat perhatian serius, khususnya jenis prosiding dan jurnal dari pengelola perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya untuk mendukung dan memfasilitasi kegiatan proses pembelajaran dan penelitian bagi pemustaka. Pemustaka dapat memanfaatkan prosiding dan jurnal ilmiah untuk mengetahui peta jalan (roadmap) penelitian sesuai dengan bidang kajiannya. Pemahaman pemustaka terhadap peta jalan bidang yang akan diteliti merupakan hal penting untuk menentukan topik penelitian terbaru. Oleh karena itu, kualitas penelitian pemustaka bergantung pada pemahaman pemustaka terhadap peta jalan bidang yang diteliti. Layanan terbitan berseri Berdasarkan di atas, Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya telah memprioritaskan penyediaan layanan terbitan berseri baik dalam bentuk tercetak maupun elektronik. Di bawah ini akan dijelaskan tentang pengertian, jenis koleksi dan bentuk layanan terbitan berseri di UIN Sunan Ampel Surabaya. Pengertian terbitan berseri Ada beberapa pengertian tentang terbitan berseri di antaranya: 1. Terbitan yang keluar dalam bagian secara berturut-turut dengan menggunakan nomor urut dan/atau secara kronologi, serta dimaksudkan untuk terbitan dalam waktu yang ditentukan. (Sulistyo-Basuki, 1991.) 2. A Publication issued in successive parts, usually at regular intervals, and, as a rule, intended to be continued indefinitely. (ALA Glossary of Library and Information Science). 3. A Publication (as newspaper, journal, yearbook, or bulletin) issued as one of a consecutively numbered and indefinitely continued series. (Evans, G. Edward, 2000.) 4. Kata “periodicals” diartikan sebagai majalah, terbitan berkala, berisi banyak artikel yang ditulis beberapa orang, diterbitkan oleh lembaga, instansi, yayasan maupun perkumpulan yang membentuk susunan redaksi sebagai penanggungjawab penerbitan ini dan terbit dalam frekuensi tertentu seperti mingguan, bulanan, dwibulanan, triwulan maupun semesteran. (Lasa HS, 1990.) Dari berbagai pengertian terbitan berseri tersebut di atas maka dapat dilihat bahwa layanan terbitan berseri merupakan layanan perpustakaan yang memberikan akses kepada terbitan yang diterbitkan secara berkesinambungan dalam suatu masa tertentu dan dikelola oleh sebuah institusi, organisasi, atau kelompok tertentu. Terbitan berseri yang dimaksudkan di dalam pengertian di atas termasuk di dalamnya terbitan non cetak yang berupa elektronik /digital. Terbitan berseri mempunyai karakteristik yang membedakan dengan publikasi atau koleksi lain yakni (Lasa HS, 1994): 1. Dalam satu kali terbit memuat beberapa tulisan yang ditulis oleh beberapa orang dengan topik dan gaya bahasa yang berbeda. 2. Artikel atau tulisan pada umumnya tidak terlalu panjang sebagaimana pada buku teks. 3. Menyampaikan berita, peristiwa, penemuan dan ide baru atau sesuatu yang dianggap menarik perhatian masyarakat pada umumnya. 4. Dikelola oleh sekelompok orang, yang kemudian membentuk perkumpulan, organisasi maupun susunan redaksi. 5. Merupakan bentuk arsip ilmiah yang telah diketahui oleh masyarakat umum 6. Terbit terus menerus dengan memiliki kala, waktu, frekuensi terbit tertentu. Jenis koleksi terbitan berseri Dilihat dari bentuk fisik, lembaga yang mengelola dan juga model isi dari terbitan, maka terbitan berseri ini dapat dibagi ke dalam beberapa jenis: 1. Majalah. Dapat dibedakan menjadi berbagai macam jenis seperti ilmiah, popular, ilmiah popular, teknis, dan sekunder. 2. Jurnal. Merupakan terbitan dalam bidang tertentu khususnya ilmiah yang diterbitkan oleh badan/lembaga/instansi/organisasi yang ingin mempublikasikan hasil-hasil penelitiannya. 3. Terbitan berseri. Merupakan suatu terbitan yang diterbitan secara berseri yang dinyatakan dengan angka atau huruf. Bentuk terbitan ini dapat berupa buku, majalah atau prosiding. 4. Buletin. Biasanya diterbitkan lembaga / badan tertentu untuk memberikan informasi kepada khalayak mengenai kegiatan/program atau pemikiran dari lembaga tersebut. 5. Pamflet. Biasanya diterbitkan secara isidentil dalam satu lembaran informasi yang berisi pemberitahuan, pengumuman, maupun berita. 6. Ringkasan, Sari Karangan, Abstrak. Merupakan inti dari sebuah artikel atau tulisan atau hasil penelitian yang biasanya dikumpulkan dan disusun secara sistematis berdasarkan bidang tertentu. 7. Laporan tahunan & laporan bersejarah. Diterbitkan tahunan yang biasanya berisi tentang perjalanan sebuah institusi/badan atau catatan peristiwa yang terjadi dalam satu tahun, dan biasanya terbatas dalam bidang tertentu. 8. Surat Kabar, harian, Koran. Merupakan terbitan yang berupa lembaran-lembaran yang diterbitkan setiap hari, berisi berita, pengumuman, laporan, pemikiran yang actual, atau hal-hal yang perlu diketahui masyarakat secara cepat. 9. Leaflet. Merupakan terbitan yang berisi informasi tertentu dan biasanya berupa lembaran yang dilipat menjadi dua atau tiga lipatan. 10. Brosur. Merupakan terbitan atau karya cetak pendek yang diterbitkan dalam beberapa halaman saja sesuai dengan kebutuhan. 11. Warta singkat. Terbitan suatu instansi, lembaga pada waktu tertentu berisi berita maupun laporan kegiatan secara ringkas. Biasanya diterbitkan hanya dalam beberapa halaman saja. Berbagai jenis terbitan tersebut kadangkala hanya beberapa saja yang “masuk” ke dalam layanan terbitan berseri di perpustakaan. Hal ini biasanya dikarenakan keterbatasan dari sumber daya yang ada di perpustakaan. Selain terbitan tercetak dari berbagai jenis yang telah disebutkan di atas, saat ini terbitan berseri juga telah banyak hadir dalam bentuk elektronik atau online digital. Perkembangan inilah yang semakin menyuburkan dan memperluas jangkauan layanan terbitan berseri. Hal ini karena dengan teknologi komputer dan internet, pengguna saat ini sudah cukup familiar dengan apa yang disebut dengan e-journal, e-database, portal, online newspaper, kliping elektronik, dan lain sebagainya yang dapat diakses dari manapun. Bentuk layanan Pada kebanyakan layanan yang ada di perpustakaan saat ini, layanan terbitan berseri biasanya merupakan layanan yang cukup “terbatas” khususnya bagi koleksi cetak terutama dari segi aksesnya. Pengguna hanya dapat menggunakan koleksi yang ada untuk kemudian di baca di tempat. Akan tetapi, dengan teknogi informasi saat ini, koleksi dalam bentuk elektronik atau online digital sudah dapat diakses “tanpa batas” oleh pengguna tanpa harus datang ke perpustakaan. Beberapa bentuk layanan yang ada dalam sebuah layanan terbitan berseri adalah: 1. Layanan baca. Layanan ini “hanya” memberikan kesempatan kepada pengguna untuk menggunakan koleksi yang ada di tempat saja. Ini yang banyak dilakukan oleh berbagai perpustakaan yang ada saat ini. 2. Layanan penelusuran/temu kembali informasi. Layanan ini berupa penyediaan alat-alat temu kembali / penelusuran bagi koleksi yang ada di suatu layanan terbitan berseri, biasanya berupa katalog cetak maupun online. 3. Layanan informasi terpilih. Layanan ini biasanya disediakan dengan menyajikan informasiinformasi terpilih yang dapat diakses oleh pengguna untuk menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Perpustakaan dalam hal ini menyajikan koleksi ataupun informasi sekunder yang akan membawa pengguna kepada informasi utama, contohnya adalah indeks majalah, indeks artikel terpilih, indeks surat kabar bidang tertentu, dan artikel-artikel yang terpilih dan diperbarui setiap saat. 4. Layanan informasi cepat. Layanan ini dikhususkan untuk menyajikan informasi koleksi / artikel terbaru dari sebuah koleksi secara cepat. Tujuan layanan ini adalah memberikan informasi cepat atau segera kepada pengguna mengenai isi sebuah koleksi yang baru saja diterima. 5. Layanan koleksi elektronik dan online digital. Tidak semua perpustakaan memberikan layanan ini. Namun perkembangan saat ini sudah semakin baik dengan terlihat semakin banyaknya perpustakaan yang memanfaatkan koleksi terbitan berkala dalam bentuk elektronik dan juga online digital. Layanan ini disajikan dengan memberikan fasilitas akses ke dalam sumber elektronik baik yang disediakan melalui media Floppy Disk, Compact-Disk, Digital Video Disc maupun online. Pengelola dapat menyediakan fasilitas komputer yang terhubung ke dalam server sumber-sumber elektronik. Selain itu pengelola dapat menyediakan sebuah website atau alamat URL yang dapat diakses oleh pengguna dimanapun dan kapanpun. Layanan ini salah satu layanan yang “tidak berbatas”. 6. Layanan bimbingan / bantuan. Layanan ini merupakan layanan tambahan yang tidak semua perpustakaan memperlakukannya. Layanan ini memberikan kesempatan kepada pengguna untuk mendapatkan bimbingan dari “pustakawan khusus” yang dapat membantu pengguna dalam menemukan sumber-sumber informasi yang relevan baginya terutama hubungannya dengan sebuah penelitian, studi kasus, dan kegiatan ilmiah lainnya. Layanan ini banyak diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi. Manfaat layanan jurnal Jurnal sangat bermanfaat bila digunakan oleh mahasiswa semester akhir dalam penyusunan skripsi, tesis atau disertasi. Berikut adalah manfaat jurnal dalam menyusun skripsi atau tesis : 1. Bermanfaat dalam menyusun latar belakang masalah. Dalam jurnal-jurnal yang baru, biasanya akan dibahas tentang masalah-masalah yang actual. Ini dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa dengan mencari masalah-masalah yang relevan. Kemudian dibuat sub identifikasi masalah. Selanjutnya mahasiswa memilih masalah yang sesuai atau yang ingin ditelitinya dan terakhir dispesifikkan ke dalam rumusan masalah. 2. Bermanfaat dalam menyusun dasar teori. Di jurnal terdapat ringkasan-ringkasan teori yang berhubungan dengan tema yang ditelitinya. Ini dapat kita manfaatkan menjadi dasar kita untuk mengembangkan teori daripada dari awal mencari teori dari buku-buku tanpa arah. Kita dapat menggabungkannya dengan sumber-sumber lainnya seperti buku, jurnal lainnya (international dan Indonesia), dan sebagainya. 3. Bermanfaat dalam penelitian terdahulu. Jurnal dapat kita masukkan menjadi penelitian terdahulu. Dimana biasanya berisikan tema, variabel, metode yang digunakan, hasil dan kesimpulan. 4. Bermanfaat dalam metode penelitian. Dalam mengerjakan skripsi tentunya juga dibahas mengenai metode penelitian yang akan digunakan. Bila kita bingung, kita bisa melihat contoh pola penggunaan metode penelitian ini di jurnal-jurnal yang sejenis dengan tema yang kita bahas. 5. Bermanfaat dalam kesimpulan. Terkadang kesimpulan yang kita dapat berbeda dengan kesimpulan penelitian terdahulu. Hal ini harus bisa dijelaskan oleh mahasiswa. Apakah yang menjadi sebab perbedaannya tersebut. Kendala dan permasalahan Layanan terbitan berseri memerlukan penanganan yang serius mengingat koleksi ini sering dimanfaatkan oleh pengguna dalam penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan. Informasi yang terkandung di dalamnya berkembang secara cepat sesuai dengan perkembangan waktu sehingga koleksinya lebih muktahir dari koleksi lain yang berbentuk buku. Namun pada kenyataannya ternyata layanan terbitan berseri di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya sering “kalah” ramai dan berkembang dibandingkan dengan layanan lainnya di perpustakaan, seperti layanan sirkulasi buku misalnya. Hal ini menimbulkan pertanyaan, apa sebenarnya kendala dan permasalahan dalam layanan terbitan berseri ini? Berikut adalah beberapa masalah yang dapat diidentifikasikan sebagai kendala dan permasalahan bagi pengguna dan juga perpustakaan dalam rangka pemanfaatkan sumber yang ada di layanan terbitan berseri: Dari sisi perpustakaan 1. Perpustakaan sering menghadapi kendala dalam kontinyuitas berlangganan terbitan berseri yang ada karena permasalahan biaya berlangganan yang tinggi, jarak yang jauh dari penerbit, cara pembayaran yang tidak diketahui, kurangnya informasi, tidak teraturnya masa terbit dan masalahmasalah teknis lainnya. 2. Kurangnya tenaga ahli dalam bidang-bidang tertentu pada layanan ini sehingga kurang efektifnya pemanfaatan koleksi yang ada. Misalnya masih terlihat banyaknya artikel atau isi dari koleksi berseri yang mudah ditemukan oleh pengguna namun justru banyak pengguna perpustakaan merasa kesulitan dalam menemukan informasi yang relevan. Dari sisi pengguna 1. Kurangnya pengetahuan pengguna dalam mendapatkan informasi yang sesuai dan relevan 2. Kurangnya informasi yang tepat bagi pengguna menyangkut koleksi yang ada dan cara mendapatkannya 3. Keterpaksaan penggunaan koleksi ini karena tuntutan penyelesaian tugas akhir saja menyebabkan minat terhadap koleksi ini hanya pada waktu tertentu. 4. Kurangnya alat telusur yang bisa dimanfaatkan oleh pengguna seperti katalog cetak, indeks artikel, katalog online, komputer sumber elektronik, dan lain-lain. Koleksi terbitan berseri merupakan koleksi yang mempunyai kedudukan penting dalam perpustakaan. Koleksi ini membantu di dalam penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan yang dapat berfungsi sebagai sumber informasi. Hal penting lainnya adalah terbitan berseri ini merupakan sarana komunikasi muktahir bagi pengguna perpustakaan. Untuk itu maka perlu penanganan serius dan inovasi-inovasi yang dilakukan secara terus menerus sehingga kandungan informasi yang terdapat dalam terbitan berseri ini dapat dimanfaatkan secara baik. Hal ini juga mengingat “cost” yang tinggi yang harus dikeluarkan oleh perpustakaan atau lembaga yang menaunginya dalam mengadakan dan menyediakan koleksi terbitan berseri ini. Karenanya merupakan “pekerjaan rumah” bagi pengelola perpustakaan untuk terus memberikan yang terbaik bagi pemanfaatan koleksi terbitan berseri melalui layanan terbitan berseri yang inovatif dan berkelanjutan.

Dari penjelasan di atas, bahwa jenis koleksi yang harus mendapat perhatian serius dari pengelola perpustakaan adalah jenis koleksi terbitan berseri yang memiliki tingkat kemutahiran tinggi dan memberikan ruang untuk penyampaian ide/gagasan secara cepat, mendukung dan memfasilitasi penelitian untuk pengembangan suatu bidang keilmuan bagi pemustaka UIN Sunan Ampel Surabaya.