Penggunaan Website Appsheet Sebagai Temu Balik Arsip Inaktif Foto

Informasi merupakan bagian penting dalam komunikasi yang dilakukan antar individu dan kelompok. Setiap informasi mengandung hal penting yang dapat digunakan untuk mengambil kebijakan. Semua organisasi dan instansi akan membutuhkan informasi agar sistem administrasi dapat berjalan dengan lancar. Salah satu jenis administrasi di organisasi dan instansi yaitu bidang kearsipan, di mana informasi yang masuk ke suatu organisasi dan instansi berperan sebagai pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi maupun instansi. Berdasarkan hasil survei di salah satu instansi kearsipan di Jawa Timur yaitu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo diketahui bahwa di instansi tersebut memiliki 3 jenis arsip yaitu arsip inaktif kertas, inaktif foto, dan inaktif video. Arsip inaktif foto di instansi tersebut diperoleh dari Hubungan Masyarakat dan Protokol Kabupaten Ponorogo. Arsip tersebut sudah diolah secara manual mulai dari pemilahan, pendeskripsian, serta penyimpanan dalam amplop dan boks arsip. Jumlah arsip inaktif foto yang sudah diolah adalah 126 foto. Arsip inaktif foto yang berada di instansi tersebut terdiri dari tahun 2005, 2010, 2012, 2013, dan 2014. Arsip inaktif foto yang diolah manual sudah dialih mediakan dan disimpan di Local Disk D pada komputer instansi. Temu balik arsip inaktif foto secara manual dilakukan dengan kartu deskripsi pada amplop dan kartu deskripsi pada Microsoft Excel yang disudah dicetak. Sedangkan temu balik pada arsip inaktif foto yang sudah dialih mediakan dengan mencocokan tahun dan nomor awal pada kartu deskripsi di Microsoft Excel. Era modern seperti sekarang ini kita ketahui bahwa banyak teknologi canggih dalam segala bidang terutama bidang kearsipan. Kecanggihan yang ada dapat membantu untuk mempercepat pekerjaan manusia. Di sini peneliti memberikan suatu inovasi dalam bidang teknologi kearsipan untuk membantu temu balik arsip inaktif foto di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo secara digital melalui website AppSheet. Inovasi ini dapat dibuka di laptop melalui browser dengan mendaftar melalui akun Google. Website AppSheet ini dapat digunakan dengan sistem gratis sehingga menekan biaya pengeluaran dari pengguna. Melihat latar belakang di atas di sini peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Penggunaan Website AppSheet sebagai Temu Balik Arsip Inaktif Foto di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo”.

Penelitian ini dirancang dan dilaksanakan dari tanggal 15 Agustus – 30 September 2022. Lokasi penelitian yaitu di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Bidang Kearsipan. Kamus Besar Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa populasi adalah sekelompok orang atau penduduk di suatu wilayah, jumlah orang atau individu dengan karakteristik yang sama, jumlah penduduk baik manusia maupun makhluk hidup lainnya dalam suatu satuan ruang tertentu; sekelompok orang, benda, atau yang menjadi sumber pengambilan sampel; atau kelompok yang memenuhi persyaratan khusus yang terkait dengan masalah penelitian. Sedangkan sampel adalah bagian dari populasi. Populasi pada penelitian ini yaitu pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo sedangkan sampelnya yaitu 4 arsiparis di instansi tersebut. Alat pada penelitian ini antara lain: Google, Google Drive, Spreadsheet, Website AppSheet dan daftar pertanyaan wawancara. Metode penelitian yaitu metode kualitatif. Teknik pengumpulan data antara lain: studi literature, observasi, dan wawancara. Jenis data antara lain: data primer dan data sekunder. Sedangkan analisis data menggunakan analisis kualitatif. Analisis data pada penelitian ini yaitu analisis data kualitatif. Miles dan Huberman menjelaskan bahwa analisis data kualitatif dilakukan dengan proses data reduction, data display, dan verification. Pada tahap reduction peneliti menyortir data, pada tahap data display peneliti menyajikan data dan yang terakhir verification yang mana peneliti menarik kesimpulan dari hasil penelitian.

Penggunaan Website AppSheet di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Peneliti melakukan sosialisasi mengenai pengenalan website AppSheet dan cara penggunaan sebagai temu balik arsip inaktif foto agar memberikan inovasi temu balik arsip inaktif foto kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo. Gambar 1. Sosialisasi Website AppSheeet Sumber: Dokumentasi Peneliti Berdasarkan hasil wawancara bersama 4 arsiparis setelah dilakukan sosialisasi pengenalan dan cara penggunaan website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto diperoleh hasil sebagai berikut: 1. Informan 1: Bapak Erwin Syahroni, SH. (Arsiparis Mahir). Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Erwin Syahroni, SH selaku arsiparis mahir dapat diketahui bahwa: a) Fitur-fitur pada website AppSheet sebagai inovasi temu balik arsip inaktif foto sederhana dan sebagai awalan sudah cukup. b) Komponen temu balik arsip elektronik yang meliputi pengguna, query, dokumen, indeks dokumen dan pencocokan . Sejauh ini memang yang belum ada adalah indeks dokumen karena indeks dokumen harus ada klasifikasi arsip sedangkan untuk melakukan klasifikasi harus mempelajari regulasi 2022 yang terbaru. Komponen lainnya sudah terpenuhi. c) Deskripsi yang terdapat pada website AppSheet sudah memenuhi sesuai Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik antara lain: informasi bersifat umum ke khusus, memuat informasi dengan deskripsi yang dikerjakan, tidak ada pengulangan informasi, dan adanya indikasi keterkaitan antara deskripsi. d) Metadata yang terdiri dari: kode unik, unit pengolah, nomor berkas, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah, dan keterangan pada arsip inaktif foto di website AppSheet kurang memenuhi sesuai Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik karena yang tersedia hanya unit pengolah, nomor berkas, nomor arsip, uraian informasi arsip, kurun waktu, dan jumlah. Sedangkan kode unik, kode klasifikasi, dan keterangan tidak ada. e) Langkah-langkah dalam temu balik arsip inaktif foto melalui website AppSheet sudah cukup mudah baik efisiensi waktu, penemuan, dan penyajian. f) Kendala dalam pengoperasian website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto sejauh ini belum ada. g) Solusi dalam pengoperasian website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto sejauh ini belum ada. h) Perbandingan website AppSheet dengan inovasi digital lainnya sebagai temu balik arsip inaktif foto yang diikuti di kabupaten atau kota lain inovasinya komplit dan lama. Perkembangan membutuhkan waktu lama dan perlu mempelajari dulu serta fiturnya cukup banyak. i) Kritik dan saran pengembangan website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto yaitu tidak lepas dari perkembangan teknologi maka harus mengikuti teknologi dan perkembangan regulasi dalam bidang politik dan hukum. Gambar 2 Wawancara Cara Penggunaan AppSheet Informan 1 Sumber: Dokumentasi Peneliti 2. Informan 2: Artian Pramika SE (Arsiparis Ahli Pertama). Berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Artian Pramika, SE selaku arsiparis ahli pertama dapat diketahui bahwa: a) Fitur-fitur pada website AppSheet sebagai inovasi temu balik arsip inaktif foto sudah cukup menjawab pertanyaan. Informasi yang tersedia jelas dan hanya tinggal membuka folder . b) Komponen temu balik arsip elektronik yang meliputi pengguna, query, dokumen, indeks dokumen dan pencocokan untuk sejauh ini memang yang belum ada adalah indeks dokumen. Pengguna sebagai akses juga baik sudah terbatas jadi tidak dibuka untuk umum. c) Deskripsi yang terdapat pada website AppSheet sudah memenuhi sesuai Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik antara lain: informasi bersifat umum ke khusus, memuat informasi dengan deskripsi yang dikerjakan, tidak ada pengulangan informasi, dan adanya indikasi keterkaitan antara deskripsi. Intinya deskripsi jelas dan informatif. d) Metadata yang terdiri dari kode unik, unit pengolah, nomor berkas, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah, dan keterangan pada arsip inaktif foto di website AppSheet kurang memenuhi sesuai Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik karena yang tersedia hanya unit pengolah, nomor berkas, nomor arsip, uraian informasi arsip, kurun waktu, dan jumlah. Sedangkan kode unik, kode klasifikasi, dan keterangan tidak ada. e) Langkah-langkah dalam temu balik arsip inaktif foto melalui website AppSheet cukup pendek karena yang pendek malah bagus. f) Kendala dalam pengoperasian website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto yaitu tidak semua pengguna dapat mengaksesnya akan tetapi itu bisa menjadi kelebihannya. g) Solusi dalam pengoperasian website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto yaitu nantinya user yang memang membutuhkan akses arsip inaktif foto ini akan diperbolehkan melihat untuk mendapatkan informasi dalam menunjang skripsi atau tugas akhirnya. h) Perbandingan website AppSheet dengan inovasi digital lainnya sebagai temu balik arsip inaktif foto belum ada, untuk saat ini website AppSheet sudah baik. i) Kritik dan saran pengembangan website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto yaitu untuk asal usul foto diberi keterangan kepanjangan instansi asalnya. Gambar 3. Wawancara Cara Penggunaan AppSheet Informan 2 Sumber: Dokumentasi Peneliti 3. Informan 3: Susiyanti, S.S.T.Ars (Arsiparis Ahli Pertama). a) Fitur-fitur pada website AppSheet sebagai inovasi temu balik arsip inaktif foto sudah cukup. b) Komponen temu balik arsip elektronik yang meliputi pengguna, query, dokumen, indeks dokumen dan pencocokan. Sejauh ini memang indeks dokumen belum terpenuhi. Penggunaan masih dengan query . c) Deskripsi yang terdapat pada website AppSheet cukup memenuhi sesuai Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik antara lain: informasi bersifat umum ke khusus, memuat informasi dengan deskripsi yang dikerjakan, tidak ada pengulangan informasi, dan adanya indikasi keterkaitan antara deskripsi. d) Metadata yang terdiri dari kode unik, unit pengolah, nomor berkas, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah, dan keterangan pada arsip inaktif foto di website AppSheet kurang memenuhi sesuai Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik karena yang tersedia hanya unit pengolah, nomor berkas, nomor arsip, uraian informasi arsip, kurun waktu, dan jumlah. Sedangkan kode unik, kode klasifikasi, dan keterangan tidak ada. e) Langkah-langkah dalam temu balik arsip inaktif foto melalui website AppSheet cukup baik. Akan tetapi query tadi menggunakan kata kunci dari deskripsi arsip inaktif foto mungkin bisa dibuat dengan berbagai opsi untuk kata kuncinya. f) Kendala dalam pengoperasian website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto sejauh ini belum ada. g) Solusi dalam pengoperasian website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto sejauh ini belum ada. h) Perbandingan website AppSheet dengan inovasi digital lainnya sebagai temu balik arsip inaktif foto untuk saat ini belum menemui untuk inovasi arsip inaktif foto. i) Kritik dan saran pengembangan website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto yaitu fitur-fitur ditambahi dan dibuat semenarik mungkin. Gambar 4. Wawancara Cara Penggunaan AppSheet Informan 3 (Sumber: Dokumentasi Peneliti 4. Informan 4: Rika Winda Tamana, A.Md (Arsiparis Terampil). a) Fitur-fitur pada website AppSheet sebagai inovasi temu balik arsip inaktif foto lengkap, bagus, dan deskripsinya jelas. b) Komponen temu balik arsip elektronik yang meliputi pengguna, query, dokumen, indeks dokumen dan pencocokan. Sejauh ini memang indeks dokumen belum ada. c) Deskripsi yang terdapat pada website AppSheet cukup memenuhi sesuai Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik antara lain: informasi bersifat umum ke khusus, memuat informasi dengan deskripsi yang dikerjakan, tidak ada pengulangan informasi, dan adanya indikasi keterkaitan antara deskripsi. d) Metadata yang terdiri dari kode unik, unit pengolah, nomor berkas, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah, dan keterangan pada arsip inaktif foto di website AppSheet kurang memenuhi sesuai Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik karena yang tersedia hanya unit pengolah, nomor berkas, nomor arsip, uraian informasi arsip, kurun waktu, dan jumlah. Sedangkan kode unik, kode klasifikasi, dan keterangan tidak ada. e) Langkah-langkah dalam temu balik arsip inaktif foto melalui website AppSheet cukup cepat karena ketika dilakukan pencarian langsung keluar folder . f) Kendala dalam pengoperasian website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto tidak bisa dibuka secara offline. g) Solusi dalam pengoperasian website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto secara manual perlu ditaruh di flashdisk. h) Perbandingan website AppSheet dengan inovasi digital lainnya sebagai temu balik arsip inaktif foto untuk saat ini belum menemui untuk inovasi arsip inaktif foto. Kalau arsip kertas sudah ada SIMAP yang berisi surat-surat dan deskripsinya. i) Kritik dan saran pengembangan website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto yaitu bisa dibuatkan indeks agar deskripsi lebih lengkap. Gambar 5. Wawancara Cara Penggunaan AppSheet Informan 4 Sumber: Dokumentasi Peneliti.

Penggunaan website AppSheet sebagai temu balik arsip inaktif foto di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo berdasarkan hasil wawancara dengan 4 arsiparis dapat disimpulkan bahwa fitur website AppSheet cukup sederhana, komponen temu balik indeks dokumen belum terpenuhi, deskripsi sudah memenuhi Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik, metadata kode unik, kode klasifikasi, dan keterangan tidak ada. Langkah-langkah dalam temu balik arsip inaktif foto melalui website AppSheet sudah cukup mudah baik efisiensi waktu, penemuan, dan penyajian. Kendala tidak bisa diakses offline . Solusi agar ditaruh backup data di flashdisk. Perbandingan dengan aplikasi temu balik arsip inaktif foto lainnya belum ada. Kritik dan saran bisa ditambahkan fitur dan indeks dokumen.