PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA STASIUN KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN PONTIANAK

Dalam pelaksanaan kegiatan Instansi Pemerintahan yang semakin maju dan berkembang maka semakin banyak pula arsip.Arsip semakin hari semakin meningkat keberadaannya sesuai dengan fungsi dan tugas dari sebuah instansi. Masalah yang muncul dari kondisi ini apabila tidak tertata dengan baik dan sistematismakamenumpuknya arsip secara tidak terkontrol di unit pengolah dari masing-masing organisasi. Penataan arsip cenderung terabaikan, lebih diutamakanmenyelesaikan tugas pokok lainnya dari pada tugas menata arsip, namun sebenarnya informasi yang dibutuhkan ada keterkaitan dengan arsip itu sendiri serta dalam penemuan kembali arsip sangat tergantung dengan personil yang membidanginya. Dalam dunia kearsipan ataupun penataan surat-suratmemang dikenal istilah sistem. Sistem di sini biasanya dipakai untuk menyatakan model penyimpanan. Prosedur penyimpanan arsip adalah langkah langkah pekerjaan yang sehubungan dengan akan disimpannya arsip. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 menjelaskan bahwa pengertian arsip adalah “rekaman peristiwa atau kegiatan.yang diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, perusahaan, organisasi politik, lembaga pendidikan, dan perseorangan untuk pelaksanaan.kehidupan bermasyarakat yang berupa berbagai bentuk dan media sosial dengan perkembangan komunikasi dan perkembangan teknologi informasi”. Berdasarkan.pengertian arsip di atas diketahui bahwa arsip adalah naskah tertulis yang didalamnyamemuat keterangan-keterangan penting. Arsip sangat berperan penting dalam suatu lembaga, yaitu sebagai penyajian informasi maupun pusat ingatan bagi seorang pimpinan untuk dapat merumuskan kebijakan dan membuat keputusan, maka untuk dapat memberikan atau menyajikan informasi yang akurat dan lengkap harus memiliki prosedur tertentu dan sistem yang baik dalam pengelolaan kearsipannya. Proses yang sedemikian tersebut dapat menciptakan arsip apapun jenisnya baik yang tekstual maupun non tekstual.Arsip inilah yang suatu saat diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan unit kerja agar mudah dicari dan ditemukan kembali. Menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 3) arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalambentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy, dan lain-lain. Zulkarnain dan Sumarsono (2015:209) menyatakan, manajemen kearsipan adalah pelaksanaan fungsi-fungsimanajemen dalamrangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip (life cycle of a records) yang terdiri dari fase: penciptaan dan penerimaan (creation and receipt); pendistribusian (distribution); penggunaan (use); pemeliharaan (maintenance) dan penyusutan (disposition) suatu arsip. Setiap fase di dalam daur hidup arsip ini merupakan sub asas yang mempengaruhi sub asas yang lain. Jadi dengan kata lain tata kearsipanmerupakan suatu proses kegiatanmulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan dokumen menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat danmudah. Arsip Dinamis Inaktif yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi. Arsip inaktif ini disimpan di unit kearsipan dan dikeluarkan dari tempat penyimpanan yang sangat jarang, bahkan tidak pernah keluar dari tempat penyimpanan dalam jangka waktu lama. Jadi arsip inaktif ini hanya kadang-kadang saja diperlukan dalam proses penyelenggaraan kegiatan. Arsip inaktif setelah jangka waktu penyimpanan habis (nilai gunanya habis) segera diproses untuk disusutkan. Didalampenyusutan arsip ditentukanmana arsip yang segera dihapus danmana arsip yang harus disimpan terus. Prosedur atau pengelolaan arsip pada suatu kantor berbeda satu dengan yang lainnya. Namun demikian tidak tertutup kemungkinan terjadi kesamaan prosedur. Pada intinya semua prosedur bertujuan agar kegiatan kearsipan dapat berjalan secara teratur, efektif dan efisien.Namun sering terjadi permasalahan jika suatu organisasi tidak melaksanakan prosedur penataan arsip secara benar. Terkadang kurangnya ketelitian petugas arsip dalam menyimpan arsip mengakibatkan kesulitan dalam penemuan kembali arsip yang sudah lama disimpan. Dengan demikian prosedur penataan arsip harus lebih diperhatikan oleh organisasi untuk menunjang efektivitas administrasi perkantoran. Tujuan pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah menempatkan arsip dalam sistem kearsipan yang bisa ditemukan kemudian bila dibutuhkan. 2.MASALAH PENELITIAN Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, Penelitian ini pada pengumpulan datanya menggunakan teknik wawancara, dokumentasi, dan observasi. Dalam hal tersebut bagaimana dan upaya apa yang dilakukan Unit Kearsipan Instansi Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak dalam membenahi dan mengembangkan pengelolaan arsip dinamis inaktif baik dari segi saranamaupun prasarana. 3. TINJAUAN LITERATUR 3.1. Unit Kearsipan Adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola arsip yang sudah diselesaikan oleh unit pengolah / unit kerja untuk disimpan, dipelihara dan digunakan.Dalampekerjaan kantormaupun lembaga kearsipanmerupakan bagian yang sangat penting, yaitumenjadi sumber informasi, sebagai pusat kegiatan suatu kantor, dan sebagai ingatan kantor, sehingga perlu suatu sistem penyimpanan yang baik dan benar tetapi mudah ditemukan kembali pada saat dibutuhkan. Hal tersebut diungkapkan Sugiarto (2005: 51) sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan dokumen yang sudah disimpan dengan menciptakan danmenemukan dokumen dengan cepat ketika dokumen diperlukan sewaktu-waktu. Untuk mempermudah dalam menemukan kembali arsip jika diperlukan sewaktu-waktu maka diperlukan sistem penyimpanan arsip yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan instansi atau organisasi. 3.2. Fungsi Unit Kearsipan Unit kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 17 ayat (1) tentang kearsipan memiliki fungsi: a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya; b. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi; c. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya; d. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan 3.3. Aspek pengelolaan arsip dinamis inaktif Secara umum aspek arsip dinamis tidak lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip yaitu tahap penciptaan dan penerimaan (creation) tahap distribusi (distribution), tahap penggunaan (use), tahap pemeliharaan (maintenance) dan disposisi akhir (disposition).

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif yaitu dengan metode studi kasus yang bertujuan untuk mengkaji permasalahan pengelolaan arsip yang ada dilingkungan Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak meliputi Fasilitas kearsipan, pengumpulan data dan SDM kearsipan. Penggunaan pendekatan kualitatif ini dimaksudkan agar lebih peka dan lebih dapatmenyesuaikan diri dengan banyak penjelasan pengaruh bersama dan terhadap pola-pola nilai yang dihadapi peneliti. Alasan penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif karena permasalahan pengelolaan arsip inaktif dalam upaya mendukung layanan informasi di Instansi Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak, berkenaan dengan angka-angka pemakaian atau penerbitan sertifikat kesehatan karantina ikan dan mutu, tetapi mendeskripsikan secara jelas dan terperinci serta peroleh data yang mendalam dari fokus penelitian. Hasil dari penelitian kualitatif selalu berusaha mengungkap suatu masalah, keadaan atau peristiwa yang sebenarnya sebagaimana mestinya. Data yang diperoleh dari seluruh personil dan pihak yang berkepentingan dengan data dilingkup Stasiun Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak. 5. INFORMAN PENELITIAN Berdasarkan dengan dasar dari penelitian ini, yaitu studi kasus. Pengelolaan arsip dan dokumentasi yang mengurusi secara langsung pengelolaan arsip inaktif tersebut, antara lain : a. Orang yang ahli dalam bidang kearsipan; b. Orang yang terlibat dalam bidang kearsipan, misalnya arsiparis; c. Orang yang berkepentingan dalam bidang kearsipan,misalnya peminjam arsip. 6. TEKNIK PENGUMPULAN DATA Beberapa teknik pengumpulan data yang dilakukan sebagai berikut: a. Wawancara Wawancara adalah percakapan denganmaksud tertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yaitu pengolah arsip yangmengajukan pertanyaan dan terwawancara (interviewee) yaitu Unit Pengolah (dari masing-masing bidang) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu” (lexy jmoleong, 2007: 186).Wawancara dilakukan oleh peneliti terhadap para informan dalam bentuk tanya jawab dengan menggunakan pedoman wawancara. Teknik wawancara dalam penelitian ini berupa interview terhadap informan.Wawancara ini dilakukan untukmencari data-data yang adamengenai pengelolaan arsip inaktif dalam upaya mendukung layanan informasi di Instansi Stasiun Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak.Alat yang digunakan untuk wawancara ini meliputi alat perekam, kertas, kamera dan alat pendukung lainnya. Adapun wawancara yang dilakukan peneliti di masing-masing Unit pengolah antara lain: 1. Unit Pengolah di Bidang Tata Pelayanan 2. Unit Pengolah di Bidang Tata Usaha 3. Unit Pengolah di Bidang Pengawasan Pengendalian dan Informasi (P2I) b. Observasi Menurut sugiyono (2010:203), “metode observasi sebagai tehnik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner”.Observasi yang digunakan dalam penelitian ini dilakukan secara terbuka yaitu observasi yang menempatkan fungsi pengamat secara terbuka diketahui oleh subjek dan subjek memberikan kesempatan kepada pengamat untuk mengamati peristiwa yang terjadi. Hal-hal yang diobservasi dalam penelitian ini adalah situasi dan kondisimasing-masing subbagian yang menyimpan arsip dalampengelolaan arsip.Adapun hasil observasi yang dilakukan peneliti dilingkup Stasiun Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak bahwa fasilitas yang telah digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif sebagai berikut: Tabel 1. Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsipan lingkup Stasiun Karantina Ikan, PengendalianMutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak Tabel 2. Fasilitas PengelolaanArsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah Kepala Urusan Tata Usaha No Fasilitas Kearsipan Jumlah Kondisi 1 Ruang penyimpanan/ Record Center 1 Baik 2 Lemari Arsip 4 Baik 3 Rak Arsip 10 Baik 4 Boks Arsip 262 Baik 5 Meja Kerja 1 Baik 6 Kursi Kerja 1 Baik 7 Komputer 1 Baik 8 Printer 1 Baik No Fasilitas Kearsipan Jumlah Kondisi 1 Ruang penyimpanan 1 Baik 2 Lemari Arsip 1 Baik 3 Boks Arsip 10 Baik 4 Meja Kerja 1 Baik 5 Kursi Kerja 1 Baik 6 Komputer 1 Baik 7 Printer 1 Baik Tabel 3. Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah Kasubsie Tata Pelayanan No Fasilitas Kearsipan Jumlah Kondisi 1 Ruang penyimpanan 1 Baik 2 Lemari Arsip 1 Baik 3 Rak Arsip 2 Baik 4 Boks Arsip 180 Baik 5 Meja Kerja 1 Baik 6 Kursi Kerja 1 Baik 7 Komputer 1 Baik 8 Printer 1 Baik Tabel 4. Fasilitas PengelolaanArsipDinamis Inaktif padaUnit PengolahKasubsie Pengawasan Pengendalian dan Informasi No Fasilitas Kearsipan Jumlah Kondisi 1 Ruang penyimpanan 1 Baik 2 Lemari Arsip 1 Baik 3 Boks Arsip 10 Baik 4 Meja Kerja 1 Baik 5 Kursi Kerja 1 Baik 6 Komputer 1 Baik 7 Printer 1 Baik c. Dokumentasi Dokumentasi sebagai penunjang data hasil wawancara dan observasi, digunakan untuk memperoleh data atau informasi,misalnyamengenai jumlah atau frekuensi pemakaian sertifikat kesehatan karantina ikan lingkup Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak. Teknik dokumentasi dalam penelitian ini dilakukan dengan caramengambil data dan gambar/ fotomaupun grafik tentang kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip. 1. Frekuensi Pemakaian Sertifikat Kesehatan Ikan Tahun 2016 sampai dengan Tahun 2018 (tabel dan grafik) Tabel 5. Frekuensi Pemakaian Sertifikat Kesehatan Ikan Tahun 2016 sampai dengan Tahun 2018 Lingkup Stasiun Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak No Uraian Jumlah Pemakaian Sertifikat (Nomor) 2016 2017 2018 1 Sertifikat Pelepasan Domestik Masuk (KI-D12) 1396 1360 1174 2 Sertifikat Pelepasan SKLL (KI-D7) 328 126 3 Sertifikat Ekspor (KI-D1) 364 367 747 4 Sertifikat Kesehatan Domestik Keluar (KI-D2) 3367 3002 6162 5 Sertifikat Kesehatan Domestik Keluar SKLL (KI-D3) 4362 7368 Grafik 1. Frekuensi Pemakaian Sertifikat Kesehatan Ikan Tahun 2016 sampai dengan Tahun 2018 Lingkup Stasiun Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak 2. Fasilitas Kearsipan dilingkup Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak (gambar) a. GedungArsip Gambar 4. Gedung arsip lama Gambar 4. Gedung arsip baru Gambar 6. Rak Arsip Lama Gambar 6. Rak Arsip Baru c. Boks Arsip Gambar 8 3. KegiatanPenyusutan arsip dariTahun 1996 sampai dengan Tahun 2014 (table dan grafik) Tabel 6. Kegiatan Penyusutan Arsip dari Tahun 1996 sampai dengan Tahun 2014 di Lingkup Stasiun Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak No Uraian Jumlah Arsip Yang Disusutkan Jumlah Arsip Yang Disusutkan UPT (nomor) Wilayah Kerja (nomor) 1996-2012 2013 2006-2012 2013 2014 1 Sertifikat Ekspor 2.532 279 - - - 2 Sertifikat Kesehatan 40.658 6.541 11.594 611 1.223 3 Sertifikat Pelepasan 3.840 4.536 552 111 111 4 SKLL - - - - 4.124 5 Umum 1.614 - - 1.090 2.453 Grafik 2. Grafik Kegiatan PenyusutanArsip dari Tahun 1996 sampai dengan Tahun 2014 Di Lingkup Stasiun Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak

Berdasarkan hasil dari penelitian dilingkup Stasiun Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak adalah sebagai berikut: 1. Peningkatan penyelenggaraan sistem kearsipan melalui peningkatan kualitas sumber daya manusia; 2. Meningkatnya sarana dan prasarana untuk mendukung pengelolaan kearsipan; 3. Peningkatan layanan kearsipan. Instansi Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan KeamananHasilPerikanan Pontianak salah satu Unit Pelaksana Teknis Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Kementerian Kelautan dan Perikanan sebagai sarana pembangunan untuk meningkatkan sumber daya manusia dalamkearsipan. Instansi Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak secara garis besarnya bertugas untuk menangani arsip baikArsip Substantif maupun Arsip Pasilitatif. Instansi Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak adalah instansi yang dipimpin olek Kepala Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak dan bertanggung jawab kepada Badan Karantina Ikan, PengendalianMutu dan Keamanan Hasil Perikanan. Instansi tersebut memiliki 3 (tiga) struktural dibawahnya yaitu Kepala Urusan Tata Usaha, Kasubsie Tata Pelayanan dan Kasubsie Pengendalian Pengawasan dan Informasi (P2I). Pencatatan Arsip Pencatatan arsip yang ada di lingkungan Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak meliputi, penerimaan, penyortiran, registrasi, pendistribusian, pola klasifikasi arsip dan penataan arsip. Pencatatan arsip dilakukan karena arsip sewaktu-waktu pasti dibutuhkan.Apabila arsip tersebut tidak dicatat dan didata dengan baik dan benar maka saat arsip tersebut dibutuhkan kembalibsulit dicari dan yang akhirnya dalam pemenuhan kebutuhan informasi bagi yang membutuhkan akan terhambat. Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di lingkunganStasiun Karantina Ikan, PengendalianMutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak dengan sistem kodefikasi yang disimpan di Record Center Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak. Hal tersebut sesuai dengan Amsyah, (2005:71) “Sistem Penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuanwarkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Pengawasan Arsip Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak dalam setiap masing-masing subbagian harus memiliki tanggung jawab dalam hal penyelamatan atau pengamanan arsipnya masing-masing, tetapi penanggung jawab semuanya terpusatkan pada Kepala Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak.Ruang penyimpanan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memperhatikan beberapa ketentuan supaya arsip yang disimpan dapat terjaga dengan aman. Pemindahan dan Pemusnahan Arsip Penyusutan atau pemusnahan arsip di Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak dilakukan dengan cara khusus yaitu dengan cara dibakar yang sesuai peraturanMenteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/PERMEN-KP/2016 tentang Kearsipan Pasal 17 ayat (3) huruf a dan b. Pemindahan arsip aktif ke inaktif darimasingmasing unit pengolah secara rutin ditahun berikutnya.

Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian diantaranya adalah sebagai berikut: Fasilitas Kearsipan berupa kurangnya jumlah rak disebabkan karena pemusnahan belumdilaksanakan, fire alarmsystemdan alat pemadam kebakaran yang belum memadai karena kurangnya ketelitian petugas dalam pengecekan pemakaian alat pemadam kebakaran. Sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem pokok soal, hal tersebut sudah baik karena sesuai dengan karakteristik arsip yang disimpan. Sistempenyimpanan arsip haruslah sesuai dengan teori yang ada yaitu sistem penyimpanan arsip berdasarkan subjek agar Pengolah arsip Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak dapat dengan mudah melakukan pencarian informasi yang dibutuhkan Pengawasan arsipmasing-masing unit pengolah atau subbagian memiliki tanggung jawab untuk menyelamatkan ataupun mengamankan arsipnya sendiri. Akan tetapi yang bertanggung jawab penuh tetap Kepala Tata Usaha. Pemusnahan arsip ini berdasarkan jadwal retensi arsip dan berdasarkan nilai guna arsip. Arsip yang dimusnahkan tersebut dinilai terlebih dahulu atau diseleksi apakah arsip itu masih layak dipakai atau sudah tidak punya nilai guna lagi dan dilakukan setiap tahun secara rutin dengan mengacu kepada jadwal retensi arsip. 9. SARAN Dari kesimpulan di atas penelitian tersebut bisa menjadi masukan bagi para pembuat kebijakan dilingkungan Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan dalam pengelolaan anggaran dibidang kearsipan dan dapat dijadikan referensi penulisan selanjutnya dalamtopik yang sama serta dapatmenampilkan data-data yang lebih lengkap lagi sehingga penelitian ini lebih baik, diperlukan tenaga outsourcing terkait kearsipan sehingga dalam pengelolaan kearsipan seperti pemindahan dan pemusnahan arsip di InstansiStasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak sehingga dapat terkelola dengan baik dan dapat memberikan dukungan dan motivasi terhadap sistem kearsipan dilingkungan Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan KeamananHasilPerikanan sehingga pemahaman dan kesadaran dapat lebih baik dan sesuai standar kearsipan.