PENYEDIAAN KOLEKSI DALAM MEMENUHI KEBUTUHAN INFORMASI PENGGUNA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA PADANG

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang adalah lembaga teknis daerah yang didirikan pada 12 Desember 1998. Lembaga ini merupakan bagian dari pelaksana pemerintahan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan. Dipimpin oleh seorang kepala kantor, lembaga ini berada di bawah koordinasi sekretariat daerah dan bertanggung jawab langsung kepada walikota. Perpustakaan Kota Padang adalah perpustakaan umum yang terbuka untuk masyarakat. Berlokasi di Jalan Batang Anai, GOR H. Agus Salim Padang, perpustakaan ini menjadi tempat favorit bagi berbagai kalangan, termasuk pelajar, mahasiswa, pegawai, dan masyarakat umum lainnya. Keberadaannya bertujuan untuk memfasilitasi kebutuhan informasi masyarakat Kota Padang. Perpustakaan umum adalah jenis perpustakaan yang berfungsi melayani masyarakat dengan menyediakan beragam ilmu, pengetahuan, dan informasi. Berdasarkan Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, perpustakaan umum merupakan fasilitas yang diselenggarakan oleh pemerintah, pemerintah daerah, atau masyarakat, dengan layanan yang ditujukan untuk masyarakat luas di wilayahnya masing-masing. Tujuan utama perpustakaan umum adalah menjadi pusat informasi, sumber pengetahuan, tempat penelitian, sarana rekreasi, serta pelestarian bahan pustaka. Untuk meningkatkan layanan dalam menyediakan ilmu pengetahuan dan informasi, perpustakaan harus terus mengembangkan koleksinya. Upaya pengembangan koleksi ini dilakukan guna meningkatkan kualitas layanan dengan menyediakan bahan informasi yang mampu memenuhi kebutuhan pengguna, sesuai dengan informasi yang mereka cari. Kegiatan pengembangan koleksi dilakukan untuk memastikan koleksi perpustakaan menjadi lebih efektif. Efektivitas koleksi tersebut disesuaikan dengan kebutuhan informasi pengguna perpustakaan. Pemenuhan kebutuhan informasi ini dicapai melalui proses pengadaan koleksi. Menurut Perpustakaan Nasional RI (2021), pengadaan koleksi adalah upaya sistematis dalam menghimpun dan menambahkan bahan pustaka yang akan menjadi bagian dari koleksi perpustakaan. Tujuan utama pengadaan bahan pustaka adalah memastikan koleksi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan pengguna, sehingga dapat meningkatkan tingkat pemanfaatannya. Koleksi perpustakaan harus melalui proses seleksi yang terarah dan sistematis, dengan memperhatikan tujuan, rencana, dan anggaran yang tersedia. Dengan pengadaan bahan pustaka yang terencana, koleksi perpustakaan dapat dikelola secara optimal, sehingga tujuan perpustakaan dalam mendukung kebutuhan informasi masyarakat dapat tercapai. Fungsi utama pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang relevan untuk menjadi bagian dari koleksi. Bagian pengadaan juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa bahan pustaka yang dibutuhkan benar-benar tersedia dalam koleksi. Pembentukan koleksi dilakukan dengan cara mengevaluasi koleksi yang sudah ada dan menganalisis kebutuhan koleksi baru. Pustakawan bertugas membangun koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, dengan memilih bahan pustaka yang relevan, bernilai informasi tinggi, dan mudah dipahami oleh pemustaka. Proses ini bertujuan memastikan koleksi yang tersedia mampu memenuhi kebutuhan informasi secara efektif dan tepat sasaran. Sistem perolehan koleksi memegang peranan penting dalam pengelolaan perpustakaan, karena koleksi yang lengkap merupakan produk utama yang ditawarkan kepada pemustaka. Koleksi perpustakaan harus selalu relevan dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, sebab ketersediaan koleksi yang memadai menjadi daya tarik utama serta faktor penting dalam meningkatkan pemanfaatan perpustakaan. Oleh karena itu, perpustakaan harus membangun koleksi yang kuat dan sesuai dengan kebutuhan informasi pemustaka. Agar pengadaan koleksi bahan pustaka berjalan dengan efektif, diperlukan perencanaan yang terstruktur. Menurut Perpustakaan Nasional RI (2022), perencanaan pengadaan bahan pustaka melibatkan langkah-langkah berikut: a) Mengidentifikasi kebutuhan bahan pustaka yang harus dimiliki. b) Menginventarisasi koleksi bahan pustaka yang sudah tersedia. c) Melakukan analisis mendalam terhadap kebutuhan informasi pemustaka. d) Menetapkan prioritas pengadaan sesuai dengan urgensi. e) Memilih metode pengadaan bahan pustaka yang paling efektif untuk melengkapi koleksi. Langkah-langkah tersebut bertujuan untuk memastikan pengadaan koleksi dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna secara optimal dan mendukung fungsi perpustakaan. Dalam proses pengadaan bahan pustaka, pustakawan harus mengikuti prosedur tertentu agar bahan pustaka yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Pengadaan koleksi dilakukan dengan tujuan untuk memperluas dan meningkatkan variasi jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Seiring waktu, kebutuhan koleksi terus berkembang karena kebutuhan informasi setiap pengguna perpustakaan beragam. Kebutuhan informasi ini menjadi acuan bagi pustakawan untuk menyediakan koleksi yang relevan dan bermanfaat. Agar kebutuhan informasi pengguna dapat terpenuhi, perpustakaan perlu memperhatikan beberapa aspek dalam pengadaan koleksi. Berdasarkan Standar Nasional Perpustakaan (2011: 3), jenis koleksi yang harus tersedia di perpustakaan umum mencakup berbagai kategori untuk memenuhi kebutuhan informasi secara komprehensif. Jenis-jenis koleksi tersebut meliputi: 1. Koleksi untuk anak, remaja, dewasa, termasuk koleksi referensi untuk setiap kelompok usia, koleksi khusus, surat kabar, majalah, dan koleksi non-cetak. 2. Koleksi yang mampu mengakomodasi kebutuhan masyarakat secara umum, termasuk kebutuhan penyandang disabilitas. 3. Koleksi terbitan lokal dan muatan lokal yang relevan dengan kebutuhan wilayah setempat. 4. Koleksi yang mencakup berbagai bidang ilmu pengetahuan sesuai dengan kebutuhan masyarakat. 5. Komposisi dan jumlah setiap jenis koleksi disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat serta kebijakan pembangunan daerah. Dengan mengikuti pedoman ini, perpustakaan dapat menyediakan koleksi yang beragam, relevan, dan mencerminkan kebutuhan informasi masyarakat secara menyeluruh. Dalam menyediakan koleksi, perpustakaan memiliki mekanisme evaluasi khusus dalam proses pemilihannya. Pemilihan koleksi harus selaras dengan visi, misi, dan tujuan perpustakaan. Oleh sebab itu, pustakawan sebagai pengelola bertanggung jawab untuk terlebih dahulu mengidentifikasi kebutuhan informasi para pengguna. Setiap individu memiliki kebutuhan informasi yang berbeda, yang dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti tingkat pendidikan, usia, pekerjaan atau profesi, serta tujuan pribadi. Selain itu, karakteristik unik setiap orang, seperti sikap, kebiasaan, kemampuan, tingkat kecerdasan, dan minat, juga memengaruhi kebutuhan informasi mereka. Perbedaan ini mendorong seseorang untuk mencari dan mengakses informasi yang relevan guna memenuhi kebutuhan mereka. Oleh karena itu, pustakawan sebagai pengelola perpustakaan perlu terlebih dahulu memahami dan mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemustaka. Menurut Katz, Guravitch, dan Haas dalam Yusup (2009: 206), kebutuhan informasi seseorang dapat dikelompokkan menjadi lima kategori utama, yaitu: 1) Kebutuhan kognitif, maksudnya Kebutuhan ini berkaitan dengan keinginan untuk memperluas pengetahuan, memperkuat informasi, dan memahami lingkungan di sekitarnya. Hal ini didorong oleh rasa ingin tahu yang mendorong seseorang untuk memahami dan menguasai lingkungannya, sehingga memberikan kepuasan atas hasrat untuk mengetahui sesuatu yang baru. 2) Kebutuhan afektif yaitu Kebutuhan afektif berhubungan dengan aspek emosional, estetika, dan pengalaman yang menyenangkan. Jenis kebutuhan ini sering kali menjadi sarana bagi seseorang untuk mencari hiburan, kesenangan, atau pengalaman emosional tertentu yang memberikan kepuasan. 3) Kebutuhan integrasi personal yaitu Kebutuhan ini muncul dari keinginan seseorang untuk memperkuat harga diri, kredibilitas, dan stabilitas pribadi. Kebutuhan ini juga terkait dengan upaya untuk mempertahankan status dan kepercayaan diri individu dalam lingkungannya. 4) Kebutuhan integrasi sosial yaitu Kebutuhan integrasi sosial melibatkan keinginan untuk mempererat hubungan dengan keluarga, teman, atau orang lain, serta hasrat untuk menjadi bagian dari kelompok tertentu. Kebutuhan ini mendorong seseorang untuk bersosialisasi dan terlibat dalam interaksi sosial. 5) Kebutuhan berkhayal yaitu Kebutuhan ini berkaitan dengan keinginan untuk mengalihkan perhatian dari kenyataan, mengurangi stres, atau mencari hiburan melalui aktivitas yang bersifat imajinatif. Kebutuhan ini dapat membantu seseorang melepaskan diri dari tekanan sehari-hari. Kelima kategori ini menunjukkan beragam alasan yang mendorong seseorang mencari informasi sesuai dengan kebutuhan dan konteks pribadinya. Kebutuhan informasi pada pemustaka timbul ketika mereka merasa penasaran untuk mengetahui lebih dalam tentang suatu topik. Rasa ingin tahu ini mendorong pemustaka untuk mencari, memahami, dan menguasai informasi yang tersedia di perpustakaan guna memenuhi kebutuhan informasi mereka.

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi literatur, yaitu tinjauan pustaka. Tinjauan pustaka merupakan langkah awal yang sangat penting dalam penelitian, karena hampir semua jenis penelitian, baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif, memerlukan tahap ini. Tujuan dari tinjauan pustaka adalah untuk memberikan konteks terhadap topik yang sedang diteliti serta menggambarkan bagaimana topik tersebut telah dibahas atau dipelajari oleh peneliti sebelumnya. Metode penelitian ini dipilih karena dianggap paling sesuai untuk mengidentifikasi fenomena yang dibahas dalam penelitian ini dan untuk membandingkan perbedaan atau kesenjangan dengan penelitian sebelumnya. Subjek penelitian ini adalah ketersediaan koleksi untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pekalongan. Sementara itu, objek penelitian dipilih oleh penulis dengan merujuk pada berbagai sumber referensi yang relevan.

1. Kebutuhan Informasi Pemustaka Kebutuhan dapat diartikan sebagai sesuatu yang diperlukan oleh seseorang, baik berupa benda, makanan, atau hal lain yang mampu memenuhi keinginan atau kebutuhannya. Kebutuhan informasi, di sisi lain, merupakan salah satu bentuk kekurangan atau ketidaktahuan pengguna akan suatu informasi tertentu. Kekurangan ini sering kali mendorong rasa ingin tahu pengguna untuk mencari dan memahami informasi yang mereka perlukan. Seperti yang dijelaskan oleh Lasa HS (2009:150), kebutuhan informasi muncul dari dorongan untuk memahami, menguasai lingkungan sekitar, memuaskan rasa ingin tahu, serta mengeksplorasi informasi yang ada. Dalam konteks ini, kebutuhan informasi pengguna dapat dijelaskan melalui lima kategori kebutuhan informasi yang diuraikan oleh Yusup (2009:206), yaitu kebutuhan kognitif, kebutuhan afektif, kebutuhan integrasi personal, kebutuhan integrasi sosial, dan kebutuhan berkhayal. Berikut adalah penjelasan mengenai berbagai jenis kebutuhan informasi pemustaka: 1) Kebutuhan Kognitif, Kebutuhan ini muncul dari keinginan pemustaka untuk memperoleh informasi baru, memperkuat pengetahuan yang sudah dimiliki, dan memperluas wawasan. Rasa ingin tahu terhadap informasi yang lebih mendalam sering kali menjadi alasan utama pemustaka datang ke perpustakaan untuk mencari sumber informasi yang relevan. 2) Kebutuhan Afektif, Kebutuhan afektif timbul ketika pengguna merasa puas dan senang dengan layanan yang diberikan oleh perpustakaan. Perasaan ini mendorong mereka untuk kembali menggunakan fasilitas perpustakaan, menjadikannya sebagai tempat untuk memperoleh hiburan dan menemukan ketenangan. 3) Kebutuhan Integrasi Personal, Kebutuhan ini berkaitan dengan keinginan seseorang untuk memperdalam ilmu yang telah dimiliki dan mencari informasi terbaru. Hal ini juga berhubungan dengan status individu yang mendorong mereka untuk terus meningkatkan pengetahuan dan kemampuan. 4) Kebutuhan Integrasi Sosial, Kebutuhan integrasi sosial muncul dari keinginan seseorang untuk bersosialisasi dengan orang lain dan menjadi bagian dari kelompok dalam masyarakat. Perpustakaan sering dimanfaatkan sebagai ruang untuk berinteraksi, baik dengan individu maupun kelompok, sehingga memenuhi kebutuhan sosial tersebut. 5) Kebutuhan Berkhayal, Kebutuhan ini muncul ketika seseorang ingin melarikan diri dari rutinitas atau ketegangan. Pemustaka biasanya mencari jenis koleksi yang bersifat menghibur, seperti buku fiksi atau karya kreatif lainnya, yang membantu mereka merasa rileks dan mendapatkan hiburan. 2. Ketersediaan Koleksi Ketersediaan koleksi di perpustakaan merupakan tanggung jawab utama perpustakaan dalam menyediakan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemustaka serta sesuai dengan kondisi lingkungan sekitar. Dengan menyediakan koleksi yang tepat, perpustakaan dapat menjalankan fungsinya secara optimal sekaligus bertanggung jawab dalam mendukung peningkatan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan masyarakat. Oleh karena itu, pustakawan perlu memperhatikan empat aspek penting dalam menyediakan koleksi guna memenuhi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan. Penjelasan mengenai keempat aspek ini dijelaskan oleh Darmono. 3. Relevansi Pemilihan dan pengadaan koleksi di perpustakaan harus didasarkan pada kebutuhan informasi pemustaka serta perkembangan ilmu pengetahuan. Proses pemilihan koleksi berfokus pada kebutuhan pengguna, sehingga koleksi yang disediakan tidak hanya terdiri dari jenis tertentu, tetapi beragam dan bervariasi. Perhatian yang sama diberikan pada setiap jenis koleksi, tanpa ada diskriminasi, untuk memastikan bahwa koleksi yang dimiliki sesuai dengan prioritas kebutuhan pemustaka. 4. Kemutakhiran Koleksi yang dimiliki perpustakaan harus selalu mutakhir atau terkini. Jenis koleksi yang up-to-date mencerminkan perkembangan terbaru dalam ilmu pengetahuan. Oleh karena itu, perpustakaan perlu memilih dan menyediakan koleksi terbaru yang relevan dengan kebutuhan informasi pengguna serta mengikuti prioritas yang telah ditentukan. 5. Kerja Sama Pustakawan perlu menjalin kerja sama dengan pihak-pihak yang memiliki keahlian untuk memastikan koleksi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Kolaborasi ini bertujuan untuk mendukung proses pemilihan bahan pustaka yang tepat, sehingga menghasilkan koleksi yang berkualitas dan relevan. Dengan adanya kerja sama, perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi pemustaka secara optimal. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang terus meningkatkan ketersediaan koleksinya dengan menambah koleksi cetak. Upaya ini dilakukan untuk mengembangkan layanan koleksi yang mampu memenuhi kebutuhan informasi pemustaka yang semakin beragam. Pengadaan koleksi dilakukan dengan metode yang sama seperti tahun sebelumnya, yaitu berdasarkan analisis persentase jenis buku yang paling sering dipinjam pemustaka, sehingga dapat menyesuaikan dengan kebutuhan mereka. Hasil analisis peneliti mengenai ketersediaan koleksi di Dinas Perpustakaan dan informasi Islam menunjukkan bahwa perpustakaan telah melaksanakan empat tahapan penting dalam menyediakan koleksi yang dibutuhkan oleh pemustaka. Berdasarkan pembahasan terkait kebutuhan informasi pemustaka, perpustakaan telah mampu menyediakan koleksi yang relevan. Selain itu, aspek kelengkapan koleksi dan ketepatan waktu dalam pengadaan juga menjadi perhatian utama dalam proses penyediaan koleksi. Ketersediaan koleksi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang sangat bergantung pada pembelian koleksi yang dikelola oleh pustakawan. Dalam proses ini, pustakawan juga aktif menjalin kolaborasi dengan berbagai pihak untuk memastikan ketersediaan koleksi yang lengkap dan mutakhir. Salah satu pustakawan menyampaikan bahwa kolaborasi ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka secara optimal

Ketersediaan koleksi lokal bermuatan melayu di 13 sekolah yang menjadi sampel dalam penelitian ini secara umum perpustakaan sudah memiliki koleksi tersebut baik untuk buku pegangan guru, buku untukpegangan murid dan buku penunjang. Hanya saja untuk buku penujang untuk tiap sekolah masih bervariasi baik dari sisi judul maupun jumlah koleksi Kajian ini masih dapat dikembangkan menjadi lebih maksimal karena sampel sekolah yang masih sedikit mengingat seluruh sekolah menggunakan kurikulum muatan lokal Budaya Melayu. Selain itu perpustakaan hendaknya terus memperbaharui koleksi-koleksi budaya melayu baik dari segi jumlah judul maupun eksamplar