ANALISIS PROSEDUR PELAKSANAAN ALIH MEDIA ARSIP DI SUBBAGIAN KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI UNIVERSITAS NEGERI PADANG

Pertumbuhan teknologiiyang bertambahipesat menyodorokan efek yang tajam pada karakter masyarakat di Indonesia. Salah satu yang terkenai efek teknologii adalah instansiinegeriimaupuniswasta. Hampirimendekati diberaneka ragamibidang, baik itu pada disiplin ilmu servis, bidang layanan.berpengalaman, dan di beraneka ragam aktivitas telah mengoptimalkan rangkaian dunia digital. Penerapan informatika benar-benar menyokong terlaksananya pekerjaan secara ampuh. Rifauddin (2016) mengemukakan arsip adalah sebuah informasi yang dihasilkan oleh sebuah instansi yang berisi peristiwa yang benar-benar ada bersama dengan adanya bukti yang akurat yang tersusun, disimpan dan disebarkan. Pendapat Zubaidah & Sanjaya (2020) menjelaskan bahwa manfaat arsip memiliki keutungan bagi pegawai, pimpinan, serta organisasi. Pendapat yang dikemukan oleh Fakubun (2019) bahwa wujud utama arsip adalah mengusahakan bahwa pengelolaan arsip itu benar-benar bermutu dengan adanya manajemen yang berdaya guna terhadap sebuah organisasi. Pendapat Fitri (2015) alih media arsip adalah aktivitas pengalihan bukti keterangan mulai dalam bentuk tradisional ke modern dengan tidak mengubah makna yang terkandung di dalamnya. Manfaat yang diperoleh terhadap aktivitas alihimedia yaitu proses temu kembaliiinformasi lebihicepat, keabsahan dokumen bertambah terlindungi, sumber daya manusia yangidigunakan beranjak minim akibatnya dapat menghematkanidana (Fitri, 2015). Berdasarkan kasus dilapangan Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang masih tidak sepenuhnya sadar akan pentingnya bagaimana melakukan alih media sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Diterapkan kegiatan alih media yang maksimal diharapkan pegawai mampu menyeleksi masing-masing arsip yang ada didalam map ketika melakukan kegiatan penyimpanan arsip berdasarkan jangka waktunya, apabila telah diberantas digunakan lagi, arsip tersebut bisaidicetakilagi.

Pendekatan yang digunakan dalam pembuatan artikel ilmiah ini adalah deskriptifi kualitatif (Sujarweni, 2015). Subjek dalami penelitian ini adalah pegawai yang ada di bagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang. Penelitian ini dilaksanakan pada Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang yang beralamat di Gedungi Rektorati Baru Universitasi Negeri Padangi Lantai 1. Adapun teknik pengambilan data dalam penelitianm ini menggunakan teknik wawancara, observasi, dan dokumentasi

Tahapan Awal Memulai Alih Media di Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang Tahapan langkah awal yang harus diperhatikan apabila suatu instansi hendak melaksanakan alih media adalah melaksanakan perkiraaan retensi arsip, terlepas nantinya arsipiyangisudah berubah bentuk hendak dipakai dan apa saja yang dapat dibutuhkan agar dapat mendepak supaya data rekaman bisa dipakai. Waktu kegiatan preservasi dan konservasi arsipi digital dapat jauh berlainan dengan waktu kegiatan preservasi dan konvervasi media teknologi informasi tersebut. Oleh karena itu, sangat harus dilakukan tersendiri karena adanya tahapan pelaksanaan media arsipielektronik tersebut dikemas dengan. informasiielektronik. Pertama-tama melakukan proses evaluasi yang berhubungan pada suatu instansi yang meliputi SDM, uang, bahan baku kerja, metode organisasi dan informasi lainnya untuk melakukan proses alih media. Buatlah rencana cadangan untuk penerapan kegiatanialih mediaiarsip yangidikelola yang direkomendasikan cocok dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 tentang tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi. Adapunitatacara peralihan dokumen menurut Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 tentang tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi pada pasal 6 adalah sebagai berikut: 4) Melaksanakan kegiatan pengalihan terlebih dahulu, instansi yang bertaut diharuskan melaksanakan ancang-ancang dan riset dari beraneka ragam segi atas arsip instansi yangihendak dipindahkan. 5) Koordinator instansi yang bertaut bisa menentukan segala sesuatu berisi petunjuk internaliketika pemindahan arsip instansi. 6) Koordinator instansi bisa menentukan siapa saja pegawai pada cakupan suatu instansi yang bertaut yang ditunjuk dapat bertugas semaksimal mungkin untuk kegiatan riset dan menentukan arsip instansi yang hendak dipindahkan. Perlengkapan yang dipakai selaku cara alihimediaiyang semestinya dapat melengkapi persyaratan serasi denganipasal 10idani11 yaitu sebagai berikut: 3) Pasal 10 (a) Pemindahan arsip suatu instansi dilaksanakan dengan memakai perlengkapan digital yang memadati Standar Operasional Prosedur akibatnyaidapat membuktikan pandangan pemindahan yang sinkron denganiarsip yang ingin dipindahkan. (b) Ketika melakukan kegiatan pemindahan dokumen instansi, koordinator instansi ataupun pegawai yang dipilih harus memastikan ketenteraman prosedur pemindahan arsip supaya arsip instansi hasilipemindahan, yangi dikemas kedalam suatu sarana yang memadai, adalah arsip penukar yangiseutuhnya setaraidengan draft aslinya. (c) Saranaimikrofilmiatauimediailainnya dipastikan benar-benar berguna agar bisa diretensikan agar sinkron dengan ketepatan yang disusun ketikaiperaturan perundang-undanganiyang sah dan arsip hasil pemindahanidapatidibacaidan dicetakikembali. 4) Pasal 11 Instansi lain memiliki wewenang bisa instansi yang dipilih dalam melakukan suatu kegitan transfer arsip begitu juga yang dimaksudkanipadaiayat (1) wajibimemenuhiisyaratisebagaiiberikut: (a) instansi yang dimaksudkan harus berlandasakanihukum, (b) mendapatkan iziniusaha. Langkah-langkah prosedur alih media arsip pada Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang sebagai berikut: 6) Melaksanakan kegiatan pengalihan terlebih dahulu, Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang yang bertaut langsung diharuskan melaksanakan rencana dan riset dariiberaneka ragam segi terhadap arsip yang hendak dipindahkan, 7) Kepala Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang dapat menyusun petunjuk internal terlebihidahulu yang berhubungan pemindahaniarsip. 8) Kepala Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang dapat mengoptimalkan seberapa besar volume kemampuan danibesaran arsip yang dapat dialihmediakan. 9) Divisi preservasi dan konservasi dapat bisa menyuplai kelengkapan dalam kegiatan alihimedia. 10) Menyiapkan kelengkapan alih media dan media yang digunakan dalam alih media seperti, CD-ROM dan Worm. Proses memindai suatu dokumen diperlukanya media berupa komputer dan juga perangkatipemindai (scanner). Sebelum memulai tahapan memindai meski diperhatikan terlebihidahuluiperangkatipemindaii(scanner) yang tepat. Peralatan yang diperlukan dalam alih media arsip yaitu: (a) Komputer Sistem operasi pada Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang menggunakan sistem penyimpanan arsipnya memakai fromat microsoft windows, PDF, tift, jpg dan jpeg. (b) Komponen utama Melaksanakan kegiatan pengelolaan gambar menggunakan alat bantu dengan memperhatikan kualitasiprocessor.yangsmemadai. (c) Memori Kapasitas memori harus diperhatikan guna menyokong ruang yang cukup layak guna untuk memperlihatkan dan memprosesimultimedia. (d) AlatiMonitor Monitor sama dengan televisi yang bisa memperlihatkan suatu informasi yang mau ditampilkan. (e) Flatbed scanner Wujud dan penggunaanya seperti mesinifotokopi, terdapatnya sensor yang berjalanidibawah asahanikacaitempatisumberidokumen atauinaskahiyang akanidialihmediakanitersebutidisimpan. Beraneka ragam kapabilitas untuk melaksanakan alih media dari beraneka ragam bentuk draft, kertas cetak transparan dan film slide 35mm. Ukuranifisikipemindai (scanner)iharus mencocokan beserta kadar naskah yangiakanidialihmediakan, misalnya berukurani kertas A4 dan A3. (f) Media alih media seperti CD-ROM, Worm dan hardisk internal dan eksternal Tahapan proses pelaksanaan alih media arsip di Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang sebagai berikut: 12) Pastikan peralatan yang akan digunakan pada proses alih media dalam keadaan menyala atau siap untuk dioperasikan seperti mesin scanner dan komputer. Gambar 1. Komputer dan Scanner 13) Pilih aplikasi scanner yang terhubung pada komputer yang terdapat pada Subbagian Kemahasiswaaan dan Alumni Universitas Negeri Padang menggunakan mesin scanner dan aplikasi book pavilion (kodak i2900 scanner). Gambar 2. Mesin scanner 14) Pilih format apa yang akan digunakan untuk menyimpan arsip tersebut apakah arsip tersebut akan disimpan dalam bentuk file atau PDF. Gambar 3. Arsip sebelum disimpan ke folder 15) Terdapat empat pilihan yang akan digunakan dalam melakukan scanner apakah “teks” untuk media lembaran teks, “color” untuk media warna (gambar) atau preview untuk melihat hasil scan sebelum melaksanakan scanner dan graysclay scan. Gambar 4. Pilihan format hasil scanner Gambar 5. Saat melakukan scanner 16) Lakukan scanner pada arsip yang akan di alih media. 17) Secara otomatis hasil scanner akan tersimpan pada dokumen setelah melakukan transfer data terlebih dahulu. Gambar 6. Hasil scanner 18) Untuk melihat hasil scanner pilih dokumen yang diinginkan. Gambar 7. Hasil scan arsip yang telah disimpan 19) Hasil scan dalam bentuk format JPEG Gambar 8. Hasil scan dalam bentuk format jpeg 20) Buatkan folder baru pada komputer untuk mengelompokan arsip yang sudah di alih mediakan Gambar 9. Folder Arsip 21) Pilihlah media penyimpanan arsip sesuai dengan ketentuan alih media seperti CD- ROM, Worm dan hardisk internat dan eksternal. 22) Legalitas Hukum Hasil Alih Media Terkait adanya peraturan dan legalitas alih media arsip/Dokumen pada Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang mengacu pada Undang-Undang RI No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan Dan UndangUndang RI No 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lain, yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung dalam mikrofilm atau media lain tersebut sesuai naskah aslinya (pasal 1 angka 3 PP RI No 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau media Lainnya dan legalisasi). (3) Pasal 12 ayat 1 UU RI No 8 Tahun 1997 tentang dokumen perusahaan yang bunyinya setiap arsip instansi dapat dipindahkan ke dalam bentuk mikrofilm atau sarana lainnya. (4) Pasal 2 PP No 88 Tahun 1999 yang bunyinya setiap instansi dapat memindahakan dokumen instansi yangididesain pada mediailainnya ke dalamibentukimikrofilm.

Berdasarkanihasilipembahasanidiatas, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan alih media di Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang meliputi sebagai berikut: Tahapan langkah awal alih media Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang. Tahapan langkah awal yang harus diperhatikan apabila suatu instansi hendak melaksanakan alih media adalah melaksanakan perkiraaan retensi arsip dan melakukan proses evaluasi yang berhubungan pada suatu instansi yang meliputi SDM, uang, bahan baku kerja, metode organisasi dan informasi lainnya untuk melakukan proses alih media. Langkah Langkah prosedur alih media di Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang yaitu sebagai berikut: 1) Melaksanakan rencana dan riset dariiberaneka ragam segi terhadap arsip yang hendak dipindahkan, 2) Menyusun petunjuk internal terlebihidahulu yang berhubungan pemindahaniarsip, 3) Mengoptimalkan seberapa besar volume kemampuan danibesaran arsip yang dapat dialihmediakan, 4). Menyuplai kelengkapan dalam kegiatan alihimedia., 5) Menyiapkan kelengkapan alih media dan media yang digunakan dalam alih media seperti, CD-ROM dan Worm. Proses pelaksaan alih media arsip di Subbagian Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Negeri Padang yaitu sebagai berikut: 1) Pastikan peralatan dalam keadaan hidup, 2) Pilih perangkat yang mendukung, 3) Menentukan format penyimpanan, 4) Menentukan pilihan metode scanner yang diinginkan, 5) Lakukan scanner pada arsip yang akan di alih media, 6). Hasil scan otomatis tersimpan, 7) Melihat hasil scanner pilih dokumen yang diinginkan, 8) Hasil scan dalam bentuk format JPEG, 9) Arsipkan dokumen, 10) Menentukan media penyimpanan arsip sesuai dengan ketentuan, 11) Legalitas alih media.