Pelayanan Referensi di Perpustakaan Universitas Terbuka

Perkembangan informasi selalu diiringi dengan peningkatan kebutuhan manusia akan informasi. Informasi adalah sesuatu yang dibutuhkan setiap orang dalam skala besar. Karena adanya kebutuhan maka masyarakat diharapkan dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Manusia dapat menggunakan berbagai metode untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkannya. Karena itu pada saat ini informasi sudah tersebar di mana-mana dan sangat mudah sekali untuk diakses. Informasi yang kita butuhkan saat ini bisa dengan mudah kita peroleh dari pasar, sekolah, buku, majalah, perpustakaan, dan tempat lainnya (Riani, 2017). Layanan referensi merupakan salah satu layanan utama yang disediakan perpustakaan untuk membantu pengguna menemukan informasi dan mendapatkan jawaban atas pertanyaannya. Layanan referensi ini sangat berguna untuk bahan referensi seperti bibliografi, jurnal profesional, jurnal ilmiah, prosiding, kliping, ringkasan, bibliografi, direktori, dan lain-lain. Tujuan layanan referensi adalah untuk membantu pembaca menemukan informasi dengan cepat dan akurat, memungkinkan mereka menemukan informasi dengan pilihan pencarian yang lebih luas, dan membantu mereka menggunakan koleksi referensi dengan lebih efektif. Berbagai jenis layanan referensi yang biasa disediakan oleh perpustakaan diantaranya adalah layanan akses koleksi referensi, layanan permintaan untuk melakukan penelitian di bagian layanan referensi, layanan Online Public Access Catalogue (OPAC) khusus untuk mengakses koleksi, layanan koleksi karya Ilmiah atau Repository, layanan referensi digital yang terdiri dari e-book dan ejournal, dan layanan koleksi terbitan berkala. Universitas Terbuka (UT) merupakan pelopor pendidikan jarak jauh di Indonesia dan sampai sekarang UT masih menerapkan pendidikan jarak jauh. Melansir dari situs UT, istilah jarak jauh berarti pembelajaran tidak dilakukan secara tatap muka, melainkan menggunakan media, baik media cetak (modul) maupun non-cetak (audio/video, komputer/internet, siaran radio, dan televisi). Pendidikan jarak jauh memberikan kesempatan belajar bagi individu yang belum atau tidak memiliki akses untuk belajar di perguruan tinggi konvensional (Prinsloo & Uleanya, 2022). Pendidikan jarak jauh juga dapat memberikan kesempatan belajar bagi para individu walaupun berada di lokasi geografis yang terpisah (Ifenthaler, 2022). Meskipun UT menerapkan sistem pembelajaran jarak jauh, tetapi universitas ini tetap memiliki gedung fisik yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas guna mendukung pembelajaran para sivitas akademikanya. Sebagai contoh, sivitas akademika UT dapat menggunakan dan memanfaatkan fasilitas serta layanan yang ada di Perpustakaan UT. Dalam kegiatannya, Perpustakan UT memberikan layanan yang dapat diakses secara langsung maupun daring, pada situasi ini, layanan di Perpustakaan UT yang dapat diakses baik secara daring ataupun langsung adalah layanan referensi. Perpustakaan UT memberikan layanan referensi terhadap bahan koleksi dan konseling terkait penelitian (Reference and Research Consulting). Koleksi referensi yang dimiliki oleh Perpustakaan UT di antaranya; ensiklopedia, direktori, almanak, dan lain-lain. Selain koleksi fisik, Perpustakaan UT juga memiliki koleksi digital yang dapat diakses secara online, terdapat beberapa koleksi seperti e-journal, e-book, katalog online, repository, dan masih banyak lagi. Di luar layanan koleksi referensi, Perpustakaan UT juga menerima dan memberikan konseling terkait penelitian, seperti; pencarian sumber informasi, memastikan keabsahan sumber, sampai penerbitan artikel jurnal kepada sivitas akademika. Penelitian ini bertujuan untuk mengkaji proses layanan referensi, pemanfaatan koleksi layanan referensi serta tantangan layanan referensi pada Perpustakaan Universitas Terbuka. Sebelumnya, terdapat beberapa penelitian terdahulu tentang pemanfaatan layanan referensi. Penelitian pertama adalah penelitian yang dilakukan oleh Putra dan Irawati yang berjudul: “Layanan referensi sebagai representasi perpustakaan perguruan tinggi”. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah layanan referensi yang selama ini dimiliki dan dijalankan oleh Perpustakaan Universitas Indonesia (UI) dapat dijadikan sebagai representasi atau perwakilan dari perpustakaan perguruan tinggi lainnya. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa ternyata layanan referensi yang selama ini dilakukan di Perpustakaan UI dapat dijadikan sebagai representasi dari perpustakaan perguruan tinggi. Hal ini disebabkan karena Perpustakaan UI berhasil membuat layanan referensi mereka menjadi lebih aktif dan lebih inovatif. Berbagai inovasi dalam layanan referensi UI berhasil membuat Perpustakaan UI menjadi lebih dekat dengan para pengguna mereka (Putra dan Irawati, 2017). Penelitian berikutnya adalah penelitian yang dilakukan oleh Mardiyanto dan Syafrizal yang berjudul “Pelayanan Referensi Era Milenial di Perpustakaan Perguruan Tinggi: Perspektif Perubahan Sosial Pengguna Perpustakaan”. Penelitian ini menjelaskan tentang berbagai inovasi layanan referensi yang dilakukan oleh beberapa perpustakaan perguruan tinggi yaitu IPB, UPI dan UNAIR. Hasil penelitian menunjukan bahwa inovasi teknologi informasi dengan pembuatan aplikasi layanan referensi yang berjalan pada desktop dan mobile menjadi salah satu inovasi kekinian yang tepat sasaran dan sesuai dengan gaya hidup pengguna perpustakaan saat ini (Mardiyanto dan Syafrizal, 2021).

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Studi kasus merupakan penelitian yang mendalam terhadap program, kejadian, proses, aktifitas, tentang individu maupun kelompok dalam waktu tertentu dengan tujuan untuk memperoleh deskripsi yang utuh dan mendalam menggunakan berbagai prosedur pengumpulan data dan dalam waktu yang berkesinambungan (Creswell, 2009). Teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi dan wawancara mendalam. Informan dalam penelitian ini terdiri dari dua orang yaitu administrator dan pustakawan layanan referensi di Perpustakaan UT, objeknya adalah layanan referensi di Perpustakaan Universitas Terbuka. Pada saat melakukan observasi, peneliti secara langsung memperhatikan bagaimana proses layanan referensi dijalankan. Setelah proses observasi dirasa cukup, peneliti kemudian melakukan interview secara mendalam. Proses interview dilakukan beberapa kali sampai ditemukan data jenuh. Selanjutnya data yang diperoleh dari hasil observasi kemudian dianalisis. Analisis data dilakukan dalam tiga tahapan, yaitu reduksi data, penyajian data, untuk kemudian dilakukan penarikan kesimpulan.

Layanan Referensi Perpustakaan Universitas Terbuka Layanan referensi di Perpustakaan UT tersedia dalam bentuk layanan online dan layanan offline di perpustakaan. Dari kedua bentuk layanan tersebut memiliki peran yang sama yaitu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustakanya. Akan tetapi, mengingat UT merupakan perguruan tinggi yang menyelenggarakan layanan pendidikan dengan sistem Perguruan Tinggi Terbuka dan Jarak Jauh (PTTJJ), layanan referensi secara online lebih banyak dilakukan dibanding dengan layanan referensi secara offline di perpustakaan. Pernyataan tersebut merupakan pemaparan dari Bapak Pandu selaku salah satu pustakawan Perpustakaan UT. Berikut adalah pernyataan beliau: “Yang saya tahu pemanfaatan layanan referensi lebih banyak dilakukan secara online, karena mahasiswa UT tersebar di seluruh daerah…” Hal yang terjadi dalam Perpustakaan UT yaitu jarang ada pengunjung ke perpustakaan tersebut. Namun, layanan referensi secara offline di Perpustakaan UT tetap berjalan. Perpustakaan UT memiliki berbagai macam koleksi referensi dalam bentuk fisik, koleksi tersebut berada di lantai 3 Perpustakaan UT. Sebagai seorang pustakawan referensi, Bapak Pandu selalu memastikan terhadap kebutuhan informasi dari pemustakanya karena seorang pustakawan yang menjadi jembatan informasi dari perpustakaan kepada pemustaka. Upaya yang dilakukan yaitu memberi pelayanan yang terbaik terhadap pemustaka yang datang dan membutuhkan sebuah informasi. Berikut pernyataan Bapak Pandu: “Iya tentu, kami pastikan bahwa kebutuhan informasi mahasiswa dapat terpenuhi. Kebtuhan para pemustaka dapat dikira-kira dari materi kuliah atau pelaksanaan tutor” Universitas Terbuka merupakan universitas yang lebih mengedepankan layanan jarak jauh, maka Perpustakaan UT harus memaksimalkan layanan referensi secara online. Menurut pernyataan dari Bapak Pandu, banyak dari sivitas akademika UT menanyakan berbagai macam pertanyaan. “Yang saya alami, mahasiswa, terutama mahasiswa baru cukup aktif bertanya tentang cara menggunakan layanan, dimana dapat menemukan materi, cara mengakses jurnal gimana, dan lain-lain” Pertanyaan yang biasanya diajukan oleh pemustaka mulai dari pertanyaan umum seperti mengenai cara memanfaatkan layanan yang tersedia baik layanan offline maupun layanan daring melalui web. Selain itu, pertanyaan yang berkaitan dengan layanan referensi yaitu mengenai penelitian seperti pencarian sumber informasi, memastikan keabsahan sumber, dan penerbitan artikel jurnal. Pertanyaan referensi yang diajukan oleh pemustaka terkadang tampak seperti pertanyaan referensi biasa, namun ternyata suatu pertanyaan yang kompleks. Menurut Cassell & Hiremath (2018) bahwa pustakawan harus memandu pemustaka dalam menggunakan sumber bibliografi, basis data, dan bahan referensi lainnya. Sebagai pustakawan referensi, Bapak Pandu menjawab berbagai macam pertanyaan tersebut dengan pemahaman yang dimiliki dan pengetahuan tentang informasi yang mendukung kurikulum dan penelitian di lembaganya. Dalam menjawab pertanyaan, berbagai sumber dan sudut pandang dipertimbangkan terlebih dahulu sebelum menarik kesimpulan. “Saya usahakan jawab pertanyaan dengan baik. Saya pelajari dulu dari berbagai sumber yang ada, termasuk materi dan kurikulum. kalo sudah yakin baru saya jawab” Layanan referensi secara online yang dilakukan oleh pustakawan UT pastinya membutuhkan platform sebagai sarana. Agar pelayanan yang diberikan optimal dan memuaskan para pemustaka, pustakawan menampung pertanyaan pemustaka dari berbagai platform yang disediakan oleh Perpustakaan UT. Diantara platform yang digunakan adalah WhatsApp, E-mail, dan DM Instagram. Bapak Pandu mengungkapkan bahwa banyak dari sivitas akademika UT yang mengirim pesan melalui WhatsApp. Berikut pernyataan beliau: “Sejauh ini, mahasiswa yang tanya-tanya, lebih banyak pake WA” WhatsApp saat ini adalah salah satu media sosial yang dianggap memiliki kecepatan mengirim pesan dan kemampuan lebih dalam membangun komunikasi dan hubungan sosial (Mustar & Nashihuddin, 2020). Istilah referensi berasal dari Bahasa Inggris yaitu “to refer” yang artinya merujuk. Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah referensi mengacu pada sumber acuan untuk rujukan atau petunjuk (Kalsum, 2016). Sedangkan pelayanan perpustakaan merupakan semua kegiatan dalam menyampaikan bantuan kepada pemustaka melalui fasilitas, tata cara dan aturan tertentu pada sebuah perpustakaan. Hal tersebut bertujuan untuk mendorong pemustaka agar memanfaatkan seluruh koleksi perpustakaan secara maksimal. Layanan referensi adalah layanan perpustakaan di mana pustakawan merekomendasikan, menafsirkan, mengevaluasi, dan menggunakan sumber informasi serta menyediakan kegiatan konsultasi pengguna untuk membantu pengguna memperoleh informasi yang mereka butuhkan (RUSA, 2012). Oleh karena itu, layanan referensi merupakan layanan perpustakaan yang disediakan oleh pustakawan untuk memenuhi dan memuaskan kebutuhan informasi pemustaka dengan menyediakan referensi bahan pustaka yang berkaitan dengan kebutuhan informasi pemustaka. Perpustakaan harus menyediakan layanan yang sesuai dengan kebutuhan informasi pemustakanya. Selain itu, agar esensi dari perpustakaan tersebut tetap terjaga bisa dengan penyediaan layanan referensi. Pentingnya menjaga esensi sebuah perpustakaan yaitu untuk menarik pemustaka untuk berkunjung ke perpustakaan. Oleh karena itu, mutu suatu perpustakaan ditentukan oleh bagaimana seorang pustakawan memberikan pelayanan dan koleksi yang tersedia. Untuk itu pustakawan harus memberikan pelayanan yang maksimal kepada pemustaka yang membutuhkan informasi. Kebutuhan informasi itu sendiri menurut Sulistyo-Basuki (2004:393) adalah informasi yang dibutuhkan oleh seseorang untuk pekerjaan, penelitian, kepuasan psikologis, pendidikan dan lain-lain. Berdasarkan American Library Association (ALA), layanan referensi merupakan salah satu layanan perpustakaan yang berhubungan secara langsung dengan pembaca dalam memberikan informasi dan penggunaan sumber-sumber perpustakaan untuk kepentingan studi dan riset (Elnadi, 2018). Layanan referensi sebagai salah satu kegiatan pokok, didalamnya terdapat kegiatan melayani atau menyajikan koleksi referensi kepada pemustaka (Ardyawin, 2017). Hal yang sama juga disampaikan oleh oleh Putra dan Irawati (2017) bahwa layanan referensi adalah suatu layanan penting yang dimiliki oleh perpustakaan yang berfungsi untuk mempermudah pengguna dalam hal pencarian dan penelusuran informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka. Awalnya, layanan referensi ini berada di dalam perpustakaan dan menunggu pemustaka datang untuk memanfaatkan layanan tersebut. Namun, seiring dengan berkembangnya teknologi seperti sekarang ini, layanan referensi di suatu perpustakaan harus selalu dikembangkan, dimana petugas layanan referensi dapat lebih proaktif. Berdasarkan hasil interview dan sumber referensi yang telah disampaikan di atas, kita dapat melihat bahwa proses layanan referensi di Perpustakaan UT sudah cukup baik. Pustakawan referensi sudah memahami tugasnya dengan seksama. Hal ini dapat dilihat dari pengetahuannya tentang referensi dan kemampuannya dalam menjawab berbagai pertanyaan mahasiswa. Pustakawan juga memiliki alat-alat bantu untuk berkomunikasi dengan para pemustaka seperti WA, Email dan DM Instagram. Itu semua diadakan untuk memberikan layanan yang lebih cepat atau fast respond. Koleksi Layanan Referensi Perpustakaan Universitas Terbuka Koleksi referensi adalah koleksi perpustakaan yang disusun sedemikian rupa sehingga pemustaka dapat mencari informasi tertentu tanpa harus membaca sebagian dari koleksi secara keseluruhan (Gani, 2020). Karena itu, kumpulan referensi hanya digunakan dan dibaca oleh pemustaka untuk mencari informasi tertentu. Hubungan keterkaitan layanan referensi dengan koleksi referensi diharapkan pustakawan dapat dapat memberikan beberapa pelayanan di antaranya: 1. Memenuhi kebutuhan informasi pemustaka perpustakaan 2. Memudahkan akses koleksi perpustakaan 3. Memberikan panduan kepada sumber informasi di luar koleksi perpustakaan yang ada. Pada umumnya koleksi referensi yang disediakan pada perpustakaan di antaranya dapat berupa Katalog Perpustakaan, Bibliografi, Kamus, Direktori, Ensiklopedi, Buku Pegangan dan Manual, Indeks dan Abstrak, Sumber Biografi, Atlas, Pamphlet, Buku Tahunan dan Almanak. Pada Perpustakaan Universitas Terbuka, Bapak Pandu selaku pustakawan referensi menjelaskan terdapat koleksi layanan referensi tersebut yang disediakan baik secara online (digital) maupun secara offline (berbentuk fisik). Koleksi tersebut dapat diakses secara terbuka (open access) untuk bahan koleksi yang disajikan secara online melalui website perpustakaan. “Koleksi layanan referensi kami ada dalam bentuk. Ada yang bentuknya online dan offline. Yang online dapat diakses melalui website UT.” Untuk mengkonfimasi pernyataan Pak Pandu, peneliti mencoba melakukan observasi secara langsung. Dalam pengamatan peneliti, Koleksi tercetak / fisik di Perpustakaan UT dapat dikatakan cukup lengkap, diantaranya berupa ensiklopedia, kamus, direktori, peta, globe, almanak dan lain-lain. Namun, untuk jenis koleksi tersebut tidak diperkenankan untuk dipinjam dan hanya boleh digunakan sebatas untuk dibaca ditempat atau di area perpustakaan tersebut saja. Untuk koleksi referensi yang disajikan secara online dapat diakses melalui website perpustakan digital universitas terbuka yaitu https://pustaka.ut.ac.id/lib/ jenis koleksi digital yang tersedia yaitu e-journal, e-book dan karya-karya referensi lainnya, sebagaimana tampak pada gambar 1 dan gambar 2. Gambar 1. E-journal Perpus Digital UT Gambar 2. E-book Perpus Digital UT Selain koleksi layanan referensi yang telah disebutkan di atas, untuk menunjang layanan referensi yang lebih baik, maka UT juga telah menyediakan beberapa jenis layanan lainnya, yaitu layanan Inter Library Loan Database Perpustakaan UT, Ruang Baca Virtual (RBV), E-Resources dan kemas ulang informasi. Inter Library Loan dan Kerjasama Layanan Referensi Perpustakaan Keterbukaan akses dan transparansi informasi, khususnya keberadaan koleksi yang beragam antar perpustakaan, tentu diperlukan untuk meningkatkan kekayaan informasi perpustakaan mana pun. Pendekatan baru harus diambil untuk memenuhi kebutuhan dan persyaratan pengelolaan perpustakaan, yang dulunya merupakan konsep yang sudah tidak relevan lagi. Sebagai institusi yang berfokus pada pengguna, perpustakaan harus selalu berupaya memberikan layanan yang terbaik baik dari segi inovasi dan kemudahan penggunaan khususnya dalam pertukaran informasi seperti pengembangan layanan ILL (Inter Library Loan) (Rifqi, 2022). ILL (Inter Library Loan) merupakan sebuah terobosan dalam pengembangan layanan perpustakaan, khususnya dalam pemanfaatan sumber pinjaman antar perpustakaan. Secara konseptual, ILL bisa disebut layanan silang antar perpustakaan. Proses layanan ILL adalah meminta materi dari perpustakaan lain untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna, khususnya dalam kasus dimana perpustakaan tersebut tidak bisa memberikan informasi yang diperlukan. ILL juga mengembangkan document deliver berbasis digital yang tidak terbatas pada penggunaan fisik sumber daya antar perpustakaan dan Perpustakaan Universitas Terbuka merupakan salah satu yang menggunakan layanan ILL. Pak Pandu menjelaskan bahwa layanan ILL Perpustakaan UT melakukan kerjasama dengan beberapa pihak dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan pemustaka dengan cara melakukan kerjasama dengan forum FKP2TN (Forum Kerjasama Pustakawan Perguruan Tinggi Negeri), FKPTI (Forum Kerjasama Perguruan Tinggi Indonesia), dan juga bekerja sama dengan Perpusnas RI (Perpustakaan Nasional Republik Indonesia) dalam menciptakan “Kartu Sakti” yang dapat digunakan untuk mengakses bahan pustaka di Perpustakaan lain yang bekerja sama dengan Perpustakaan Universitas Terbuka. Database Perpustakaan Universitas Terbuka Database online adalah koleksi informasi terkomputerisasi atau data seperti artikel, buku, grafis dan multimedia yang dapat dicari untuk mencari informasi (Ristiyono, 2016). Dalam hasil observasi peneliti, Perpustakaan Universitas Terbuka memiliki database online yang disediakan untuk pemustaka mengakses bahan pustaka dan sumber informasi lainnya yang dibutuhkan. Database tersebut dapat diakses pada laman https://pustaka.ut.ac.id/lib/ untuk layanan Perpustakan Digital UT dan laman http://repository.ut.ac.id/ untuk layanan repository UT. Fitur-fitur yang terdapat di database online Perpustakaan UT ini di antaranya: 1. Open Educational Resources (SUAKA-UT) Sumber Pembelajaran Terbuka-Universitas Terbuka (SUAKA-UT) / Open Educational Resources (OER) merupakan salah satu layanan Universitas Terbuka dalam menyediakan materi pembelajaran yang dapat diakses secara gratis oleh masyarakat luas. Di dalam ‘SUAKA’-UT terdapat begitu banyak materi sumber pembelajaran berkualitas yang dibuat sendiri oleh para dosen baik secara individu maupun tim, dengan mengadopsi lisensi creative commons. Materi yang ada di dalam menu OER ini menggunakan lisensi Creative Commons CC-BY-NC-SA, SUAKA-UT berisi fitur: A. Materi pengayaan, fitur ini disediakan untuk menambah wawasan mahasiswa terkait mata kuliah yang dipilih, dikemas secara interaktif dalam format yang mudah dijalankan dengan harapan mahasiswa dapat memperoleh gambaran umum mengenai mata kuliah tersebut; B. UT Televisi. dikembangkan untuk mengakomodir penyiaran secara langsung dalam format streaming ataupun penyiaran produksi multimedia yang telah dibuat oleh UT; C. UT Radio, tercipta dari pemanfaatan teknologi internet untuk menunjang visi UT menjadi institusi PTTJJ, UT radio dijadikan sebagai sarana belajar, hiburan, dan upaya mendekatkan pelayanan kepada mahasiswa, Layanan ini dapat diakses melalui www.utradio.ut.ac.id; D. Guru pintar online. merupakan Forum Ilmiah yang didedikasikan bagi para guru dan mereka lainnya yang memiliki perhatian kepada upaya peningkatan mutu pendidikan guru dan mutu pembelajaran di Sekolah. Dalam fitur ini terdapat istilah Kata Pintar yang berarti “Pintu Interaksi Antar Guru”, dengan harapan media online tersebut dapat dijadikan sarana komunikasi interaktif dalam rangka menumbuhkan budaya belajar sepanjang hayat; E. Electronic Journal UT, berisi jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) UT yang memuat hasil penelitian ilmiah berupa kajian, baik secara teori maupun empiris bagi para peneliti UT maupun kontributor dari luar UT; F. MOOCs (Massive Open Online Courses) adalah salah satu program sertifikat yang dimiliki UT. program ini diselenggarakan secara online dan terbuka bagi masyarakat umum dimanapun berada. Program ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan atau keterampilan tentang materi yang dibahas dalam kursus; dan G. Perpustakaan digital, berisi bahan-bahan pustaka yang terdiri dari bahan-bahan tercetak dan non cetak. Gambar 3. Ruang Baca Virtual (RBV) RBV adalah ruang baca virtual sebagaimana yang terlihat pada gambar 3, yangberisi kurang lebih 1.350 judul BMP (Bahan Materi Pokok mata kuliah yang dikelola oleh unit perpustakaan. RBV UT terdiri dari ribuan koleksi bahan ajar dengan berbagai subjek ilmu yang dapat diakses masyarakat tanpa biaya atau persyaratan apapun Hayati et al (2022). Layanan ini mulai dilakukan pada awal tahun 2012, yang salah satu tujuannya membantu mahasiswa dalam mengakses informasi khususnya BMP berupa modul pembelajaran di UT (Ristiyono, 2016). Mahasiswa, dosen, maupun masyarakat umum yang ingin mengakses layanan RBV ini dapat mengunjungi laman https://pustaka.ut.ac.id/ lib/ruangbaca/. Pengunjung bisa mendapatkan akses bahan ajar RBV secara penuh (full text) dengan cara memasukkan username dan password yang telah tersedia di laman tersebut. Layanan RBV dapat dilihat pada gambar 4 di bawah ini. Gambar 4. Layanan RBV 2. E-Resources Perpustakaan UT melanggan berbagai bahan perpustakaan digital online (e-resources) untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Eresources yang dilanggan diantaranya, jurnal, e-book, dan karya-karya referensi online lainnya. Perpustakaan UT berlangganan jurnal-jurnal baik internasional maupun nasional, jurnal internasional tersebut seperti Sciencedirect, EBSCO, ProQuest, dan yang terbaru adalah Wiley. Layanan e-Resources Perpustakaan UT juga bekerjasama dengan Gramedia untuk pemustaka dapat membeli e-book bahasa Indonesia dari Smart Library Gramedia yang dapat diakses secara mobile. Pemustaka yang ingin layanan e-journal diharuskan mengisi form terlebih dahulu untuk mendapatkan username dan password eResources. Layanan ini terbatas untuk civitas akademika UT saja yaitu dosen, staf, dan mahasiswa. 3. Kemas Ulang Informasi Perkembangan informasi sangat pesat seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang menyebabkan terjadinya banjir informasi. Pemakai informasi dihadapkan kepada beberapa permasalahan yang disebabkan oleh perkembangan teknologi informasi, diantaranya yaitu banjir informasi, tidak sesuainya informasi yang disajikan, kurang tepatnya kandungan informasi yang diberikan, kurang relevannya informasi yang tersedia, selain itu juga adanya informasi yang belum tentu kebenarannya. Salah satu upaya yang dilakukan oleh perpustakaan untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan melakukan kemas ulang informasi koleksi perpustakaan (Santoso, 2021). Fatmawati (2009) dalam Santoso (2021) mendefinisikan kemas ulang informasi merupakan kegiatan penataan ulang yang dimulai dari menyeleksi berbagai informasi dari sumber yang berbeda, mendata informasi yang relevan, menganalisis, mensintesa, dan menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selaras dengan informasi mengenai layanan kemas ulang Perpustakaan UT yang peneliti dapatkan dari Pak Pandu, dalam melakukan proses kemas ulang oleh pustakawan, bahan koleksi serta informasi yang telah ada sebelumnya masih relevan akan diubah ke dalam format terkini guna menjaga kekinian dan kebaruan. Berikut pernyataan Pak Pandu: “Koleksi lama yang informasinya masih relevan, akan kami sortir dan kemudian dikemas ulang agar tampil lebih menarik dan kekinian.”Contohnya adalah video promosi layanan referensi perpustakaan yang akan dikemas ulang menyesuaikan perubahan situasi dan kondisi perkembangan zaman. Bahan-bahan yang telah dikemas ulang tersebut akan ditampilkan pada saat-saat tertentu seperti; seminar, webinar, dan kegiatan-kegiatan lainnya. Layanan Koleksi Referensi Perpustakaan Universitas Terbuka Koleksi yang dianggap baik adalah koleksi yang memiliki tingkat keterpakaian yang tinggi. Pemakaian kini menjadi ukuran kualitas dari sebuah perputakaan. Begitu juga dengan tingginya intensitas kunjungan ke perpustakaan, hal ini melambangkan kalau perpustakaan tersebut adalah perpustakaan yang baik. Pemanfaatan adalah proses kegiatan di mana pemustaka memanfaatkan seluruh koleksi perpustakaan (Shintawati, 2021). Koleksi referensi di Perpustakaan UT merupakan koleksi yang tingkat keterpakainnya cukup baik. Bapak Pandu menjelaskan, koleksi yang paling banyak digunakan adalah koleksi-koleksi berbasis digital. Seperti yang disampaikan Pak Pandu berikut: “terus terang saja, koleksi yang sering dipakai adalah koleksi-koleksi digital. Hal ini karena mahasiwa kita kebanyakan merupakan mahasiswa jarak jauh” Para pengguna, termasuk mahasiswa maupun dosen, lebih banyak memanfaatkan koleksi e-journal dan e-book yang tersedia pada website perpustakaan. Selain itu, para mahasiswa dan dosen juga melakukan perkuliahan melalui jarak jauh yang memungkinkan pengguna mengakses koleksi tersebut melalui digital. Koleksi tersebut tidak hanya dapat diakses atau dipergunakan oleh sivitas akademika UT saja, melainkan dapat juga diakses oleh berbagai kalangan. Penggunaan koleksi digital yang tinggi ini juga terkonfirmasi dari penelitian Irmayati (2011) yang menunjukan bahwa hits pada koleksi digital UT telah melewati angka 1,2 juta hits sejak tahun 2011. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh pemustaka kepada pustakawan terkait dengan pencarian referensi seperti koleksi almanak, bibliografi, direktori, ensiklopedi dan lain sebagainya sudah jarang sekali ditanyakan. Karena hal tersebut dapat dicari dengan mudah melalui internet atau mesin pencari seperti Google. Kalaupun ada, hanya beberapa saja pemustaka yang mencari dan hal tersebut hanya untuk kepentingan menyelesaikan tugas sekolah maupun kuliah. Jelas Pak Pandu sebagai berikut: “Yang nanya lebih banyak ke teknis, seperti cara mencari dan mengakses informasi. Untuk pertanyaan terkait istilah dan pengertian sudah jarang ditanyakan, mungkin lebih banyak pake google. Kalopun ada, ya, paling hanya untuk tugas sekolah saja” Pustakawan dituntut untuk mengetahui apa yang dibutuhkan pemustaka dalam pencarian informasi sebagai bentuk pelayanan informasi sebaik mungkin, sehingga dapat memuaskan pemustaka dalam pencarian informasinya (Listiani, 2001). Dalam Perpustakaan UT, sebagian besar pemustaka bertanya tentang materi perkuliahan dan hasil penelitian. Salah satu pertanyaan yang pernah diterima pustakawan yaitu materi pembelajaran (modul) suatu mata kuliah yang sedang dicarinya. Pertanyaan yang diajukan sebagian besar melalui online dengan E-mail, WhatsApp dan Instagram sebagai media. Meskipun adanya media dalam penyampaian pertanyaan, hal tersebut tidak menjadi alasan untuk tidak fast respond. Sebagai Pustakawan referensi, Bapak Pandu menjawab pertanyaan tersebut sesuai dengan koleksi yang dimiliki Perpustakaan UT. “Kalo mahasiswa, lebih banyak tanya tentang materi kuliah. Misalnya materi kuliah ini dapat dicari modul mana…” Selain itu, tidak sebatas dengan koleksi yang dimiliki Perpustakaan UT dalam menjawab berbagai pertanyaan dari pemustaka. Berdasarkan penuturan Bapak Pandu, banyak dari sivitas akademik yang bertanya mengenai penulisan artikel jurnal sampai cara menerbitkan artikel jurnal. Pertanyaan tersebut diajukan karena Bapak Pandu memiliki pengetahuan yang luas terkait proses penulisan sampai penerbitan artikel jurnal. Menurut Kim (2000), para profesional pengetahuan adalah orang-orang yang bekerja di lembaga berbasis pengetahuan, mereka terlatih dalam keterampilan khusus, mengerti sistem peredaran pengetahuan dalam lembaga, mengenali sumber pengetahuan hingga mampu memanfaatkan fasilitas kerja untuk memproduksi dan mengembangkan pengetahuan. Tantangan Layanan Referensi Perpustakaan Universitas Terbuka Koleksi layanan referensi di Perpustakaan UT terdiri dari layanan offline di perpustakaan, layanan online, dan juga layanan referensi digital. Dalam menyediakan dan melayankan koleksi-koleksi tersebut, Perpustakaan UT tidak lepas dari hambatan dan tantangan yang harus dihadapi. Berdasarkan pemaparan Bapak Pandu, layanan referensi yang ada di perpustakaan tidak banyak mengalami kendala dikarenakan UT sendiri merupakan Universitas yang lebih mengutamakan layanan jarak jauh. Koleksi referensi yang tersedia di perpustakaan UT cukup lengkap dan dapat memenuhi kebutuhan pemustaka maupun sivitas akademik yang datang langsung ke perpustakaan. Berikut pernyataan Bapak Pandu: “Untuk koleksi referensi kita tidak begitu terkendala. Koleksi kita cukup lengkap, baik cetak maupun digital. Kita lebih fokus ke koleksi digital, karena mahasiswa jarak jauh kita memang sangat butuh itu.” Sebagai perguruan tinggi yang menyelenggarakan layanan pendidikan dengan sistem Perguruan Tinggi Terbuka dan Jarak Jauh (PTTJJ), Perpustakaan UT juga lebih mengutamakan pengembangan sistem pelayanan jarak jauh kepada pemustaka. Sebagai perpustakaan perguruan tinggi, Perpustakaan UT berfungsi memberikan layanan kepada seluruh sivitas akademika UT yang berada di Indonesia dan luar negeri melalui Perpustakaan Digital UT tanpa memandang usia, latar belakang dan status sosialnya (Adji & Salim, 2019). Pemustaka yang terdiri dari sivitas akademik seperti dosen dan mahasiswa yang tersebar secara geografis di seluruh Indonesia, lebih banyak memanfaatkan layanan referensi Perpustakaan UT melalui online seperti email maupun chat dan digital melalui website perpustakaan. Hal-hal yang menjadi tantangan dalam layanan jarak jauh tersebut adalah bagaimana informasi dapat tersebar dengan cepat, tepat, dan bersifat global (Saleh, 2014). Perpustakaan Digital UT merupakan perpustakaan yang dapat diakses secara gratis, kapan saja dan dimana saja selama 24 jam. Meskipun begitu, akses ke sumber informasi masih menjadi kendala bagi mahasiswa dan sivitas akademik yang tersebar secara geografis. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Pratiwi A. A dan Tamara A.S (2019) dalam artikel yang berjudul “Transformasi Perpustakaan Universitas Terbuka Dalam Memenuhi Kebutuhan Informasi Mahasiswa”, kemudahan akses menjadi faktor yang dianggap penting oleh pemustaka, namun pada kenyataan belum sesuai dengan harapan. Hal tersebut menunjukkan bahwa Perpustakaan UT belum memenuhi harapan pemustaka untuk dapat mengakses informasi dalam Perpustakaan Digital UT tanpa kendala. Bapak Pandu juga menjelaskan bahwa kendala dalam pelayanan jarak jauh yang dilakukan Perpustakaan UT adalah adanya jaringan internet yang tidak merata di berbagai daerah. Akibatnya, hal tersebut mengakibatkan tidak meratanya Sesuai dengan hasil wawancara sebagai berikut: “Mahasiswa itu berasal dari berbagai daerah. Jaringan internet di setiap daerah berbeda-beda dan tidak merata. Akhirnya, hal ini ngaruh pada tidak meratanya penyeberan informasi Perpustakaan UT” Pemustaka yang kebanyakan adalah mahasiswa yang berasal dari berbagai daerah di Indonesia memiliki kendala pada akses sumber informasi, disebabkan kendala jaringan di daerah mereka masing-masing. Kendala ini banyak dirasakan terutama oleh pemustaka di daerah Indonesia timur seperti Ternate dan Maluku. Kendala inilah yang masih menjadi tantangan bagi Perpustakaan UT terutama bagian layanan referensi sebagai penyedia layanan informasi jarak jauh, untuk menjangkau lebih banyak pemustaka di berbagai waktu dan tempat.

Layanan referensi yang aktif dan efisien di perpustakaan, khususnya pada perpustakaan universitas menjadi salah satu faktor pendukung keberhasilan bagi sivitas akademik. Dengan memberikan layanan referensi, menjadikan perpustakaan universitas berhasil menerapkan fungsi tri dharma perguruan tinggi. Layanan referensi yang aktif dan efektif tidak hanya membantu sivitas akademik dalam memberikan informasi yang relevan, dan tentunya dapat membantu sivitas akademik, terutama mahasiswa, mengembangkan keterampilan literasi informasi yang krusial di era digital ini. Berdasarkan hasil pembahasan di atas maka dapat disimpulkan sebagai berikut: Pertama, Perpustakaan UT telah berhasil menjalankan tugasnya sebagai lembaga informasi yang memberikan layanan referensi guna membantu para sivitas akademika. Layanan referensi pada Perpustakaan UT berperan aktif guna membantu pemenuhan kebutuhan informasi para penggunanya. Selain itu, di tengan berkembangnya teknologi informasi dan adanya pembelajaran jarak jauh para sivitas akademika, layanan referensi Perpustakaan UT dapat diakses secara daring maupun luring. Kedua, layanan referensi secara daring paling banyak dimanfaatkan oleh para sivitas akademika, pasalnya para sivitas dapat mengakses layanan dengan mudah dan cepat, tanpa dibatasi waktudan tempat. Selain memanfaatkan bahan koleksi, para sivitas akademika juga dapat melakukan konseling referensi terkait penelitian dengan pustakawan. Ketiga, tantangan utama yang dihadapi Perpustakaan UT dalam pelaksanaan layanan referensi adalah adanya persebaran informasi yang masih belum merata. Hal ini disebabkan oleh kurang meratanya jaringan internet yang tersedia di beberapa daerah di Indonesia yang mengakibatkan sulitnya aksesibilitas pemustaka ke sumber informasi di Perpustakaan Digital UT. Selain beberapa kesimpulan di atas, ada juga beberapa hal yang perlu dipertimbangkan supaya layanan jarak jauh yang merupakan keunggulan Perpustakaan UT menjadi lebih baik. Diantaranya adalah penambahan fitur live chat pada website Perpustakaan Digital UT, yang dapat langsung menghubungkan pemustaka ke pustakawan. Hal ini dikarenakan tidak semua mahasiswa atau pemustaka memiliki sosial media seperti Instagram dan sosial media lainnya. Selain itu, pada website Perpustakaan Digital UT dapat juga mencantumkan kontak yang dapat terhubung ke WhatsApp pustakawan. Supaya memudahkan bagi pemustaka yang ingin berkonsultasi langsung dengan pustakawan. Terakhir, kendala utama dalam mengakses layana referensi dan sumber-sumber informasi lainnya di Perpustakaan UT adalah karena jaringan internet yang tidak merata di berbagai daerah. Akibatnya hal ini pun menyebabkan tidak meratanya sebaran informasi dari Perpustakaan UT. Oleh karena itu penting sekali Pemerintah Daerah di Indonesia untuk memperhatikan jaringan internet ini agar dapat mengurangi kesenjangan informasi. Selanjutnya perlu disampaikan bahwa penelitian tentang pelayanan referensi di UT ini masih sangat general. Oleh karena itu, penulis menyarankan agar untuk penelitian selanjutnya dapat dilakukan penelitian yang lebih spesifik. Diantaranya yang perlu diteliti lebih lanjut adalah tentang layanan referensi online. Tema tentang layanan referensi online ini sepertinya akan sangat aktual, terutama saat menyadari bahwa generasi sekarang adalah generasi yang sangat lekat dengan berbagai aktivitas online di internet. Beberapa perpustakaan juga sudah cukup banyak yang telah memiliki layanan referensi online. Salah satu manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian tentang layanan referensi online ini adalah akan munculnya kesadaran bagai para generasi Z bahwa selain Google, AI, atau chatgpt ada juga layanan referensi online yang dapat mereka gunakan untuk mendapatkan sumber informasi yang lebih relevan. Penelitian tentang referensi online ini dapat difokuskan pada aktivitas front end ataupun back end, serta kecepataan layanan referensi online di perpustakaan. Perlu diketahui Layanan online sejauh ini sudah banyak dikembangkan oleh berbagai perusahaan untuk memberikan layanan optimal kepada para pelanggan, sehingga layanan referensi di perpustakaan juga dapat dijadikan untuk meningkatkan layanan yang optimal.