OPEN JOURNAL SYSTEM (OJS) UNTUK MENGELOLA PUBLIKASI ILMIAH

Open Journal System (OJS) adalah sistem manajemen jurnal dan penerbitan online yang telah dikembangkan oleh Public Knowledge Project melalui upaya yang didanai pemerintah federal untuk memperluas dan meningkatkan akses pada penelitian. Proyek ini merupakan hasil kerjasama antara Faculty of Education di University of British Columbia, The Simon Fraser University Library, The School of Education at Stanford University, dan The Canadian Centre for Studies in Publishing at Simon Fraser University. OJS adalah perangkat lunak open source yang tersedia bebas untuk jurnal di seluruh dunia, sebuah pilihan yang layak untuk pengelolaan jurnal, dengan akses terbuka dapat meningkatkan pembaca sebuah jurnal dan juga kontribusinya terhadap kepentingan publik dalam skala global. OJS merupakan GNU Public License yang berarti seluruh salinan dokumennya bebas digunakan dengan tetap mempertahankan lisensi yang sama. Selain untuk penerbitan jurnal secara online, OJS juga menyediakan fitur untuk Ready to Publish (Jurnal yang siap dipublikasikan). Fitur-fitur yang Tersedia Sebelum mengoperasikan OJS perlu diketahui fitur-fitur yang tersedia, yaitu: 1. Dapat diinstal, dikonfigurasikan dan digunakan secara lokal maupun berbasis web. 2. Editor dapat menggunakan perannya untuk mengkonfigurasi persyaratan, mengelola bagian, proses review, dan lain-lain. 3. Pengajuan artikel dan pengelolaan kontennya dapat dilakukan secara online (real time). 4. Tersedia pilihan untuk menunda masa tayang setiap artikel yang diajukan. 5. Pengindeksan isi jurnal secara komprehensif menjadi bagian dari system global. 6. Editor dapat menentukan artikel mana saja yang dapat dibaca secara penuh atau hanya sebagian (abstak). 7. Setelah mengirimkan artikel, setiap penulis akan mendapatkan notifikasi melalui email yang dapat ditambahkan komentar. 8. Tersedia Online Help Support untuk setiap permasalahan yang timbul ketika sistem digunakan. Untuk mengelola Jurnal menggunakan OJS yang perlu diperhatikan adalah peran pengguna, yaitu : 1. Journal Manager : sebagai pengelola jurnal berhak atas pengaturan kelengkapan, kebijakan, proses pengiriman artikel, pengaturan jurnal, pengaturan tampilan. 2. Subscription Managers : berperan dalam pengaturan jurnal yang dilanggan. 3. Editors : memulai aplikasi, proses pengiriman artikel, menetapkan status artikel, mengatur edisi, membuat edisi baru, dan mempublikasikannya, mengirimkan notifikasi kepada pengguna. 4. Section Editors : menetapkan reviewers, bekerjasama dengan para reviewers, membuat keputusan tentang artikel yang akan diterbitkan, Copyediting, Layout editing, dan mengoreksi artikel/Proofreaders. 5. Reviewers : meninjau artikel yang dikirimkan, dan berhak mengunggah lampiran yang akan digunakan oleh Editor dan Author, Reviewer ditentukan oleh Section Editors sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh pengelola jurnal/Journal Manager. 6. CopyEditors : berperan dalam melakukan penyuntingan artikel yang dikirimkan dan bekerjasama dengan penulis untuk memperbaiki tata bahasa dan kejelasan isi jurnal serta memastikan aturan penulisan jurnal secara bibliografi dan tekstual sudah sesuai dengan aturan Tentu, ini adalah transkripsi teks dari gambar yang Anda berikan: yang ditetapkan sebelum kemudian ditempatkan dalam galley dan dipublikasikan. 7. Layout Editors: berperan untuk mengubah format artikel menjadi HTML, PDF, PS, dan lain-lain, sesuai dengan ketentuan jurnal yang telah disepakati. OJS tidak menyediakan converter otomatis sehingga Layout Editor harus memiliki software yang dibutuhkan dan melakukannya secara manual kemudian meletakkan file tersebut dalam Galley. 8. Proofreaders: berperan dalam mengoreksi artikel dalam hal tipografi dan kesalahan format untuk setiap artikel yang tersimpan dalam Galley, kemudian menyerahkan kepada Layout Editor untuk diperbaiki, peran ini dapat pula dilakukan oleh Editor dan Section Editor. 9. Authors: penulis dapat langsung mendaftarkan diri secara online di halaman website Jurnal yang menggunakan OJS dan langsung mengunggah artikel yang akan dipublikasikan dalam jurnal tersebut dengan terlebih dahulu mengisi informasi metadata atau pengindeksian yang terkait dengan artikel tersebut sehingga dapat dengan mudah ditemukan melalui mesin pencari. Hal ini akan sangat berguna untuk penelitian dan pengajuan beasiswa. Penulis juga dapat melakukan cross check terhadap artikel yang sudah dikirimkan melalui proses editorial, copyediting, dan proofreading, karena setiap aktivitas selalu dilengkapi dengan notifikasi melalui email kepada penulis. Pengelola Jurnal dapat juga mengatur apakah penulis diminta untuk membayar biaya publikasi atau tidak melalui notifikasi yang dikirimkan. 10. Readers: pembaca dapat mendaftarkan diri sebagai langganan atau sekedar menjadi pembaca setelah jurnal dapat dibaca secara bebas tanpa biaya. Pelanggan yang mendaftar akan mendapatkan notifikasi untuk setiap jurnal yang dipublikasikan termasuk daftar isi dan jurnal penuh melalui email. Ada lima tahap yang harus dilakukan dalam membuat Jurnal Online dengan OJS, yaitu : Detail Diisi dengan informasi umum tentang Jurnal Langkah Pengisian : Jurnal Title : Nama Jurnal -> Jurnal Pustakawan Indonesia Jurnal Initial : Inisial Jurnal -> JPI Jurnal Abbreviation : ISSN : Nomor ISSN ISSN Online : Nomor Online ISSN DOI Prefix : Digital Object Identifier DOI Suffix : Digital Object Identifier Mailing Address : Alamat untuk berkorespondensi. Journal Policies a. Diisi dengan kebijakan-kebijakan yang berlaku dalam jurnal yang akan dipublikasikan, misalnya bidang kajian jurnal atau focus materi b. Langkah Pengisian : Guiding Submission a. Diisi dengan Panduan bagi penulis b. Langkah pengisian: Langkah 2: Entering the Submission's Metadata Isi dengan nama penulis dan data pribadinya terutama yang diberi tanda *, judul, abstrak, dan keywords dari artikel tersebut. Jika terdapat lebih dari satu penulis/Author maka klik tombol Add Author dan isi kembali metadata seperti penulis pertama. Peran Editor untuk mempublikasikan artikel, Peran Author untuk submit artikel, walaupun demikian penulis dapat mendaftarkan diri sebagai Author secara langsung. Contoh : Pengaturan User oleh Journal Manager Jurnal Manager dapat menambahkan user lain dalam Jurnal atau Author dapat mendaftarkan diri secara mandiri, kemudian Journal Manager dapat menambahkan peran terhadap setiap user yang mendaftar. Berikut daftar user yang perannya diatur oleh Journal Manager : The Look a. Diisi dengan teks atau gambar untuk ditampilkan sebagai head banner jurnal dan pengaturan lain yang berhubungan dengan tampilan. b. Langkah Pengisian : Siapkan dulu file image dengan extension .jpg/.png dengan ukuran kurang lebih 650x100 pixel. Kemudian pilih menu Browse dan Upload. Management a. Diisi dengan hak akses dan keamanan jurnal, jadwal publikasi dan formatnya. b. Langkah pengisian : Langkah Publikasi Jurnal yang sudah siap diterbitkan (Ready to publish Journal) User harus berperan sebagai Author dan Editor (bisa dilakukan oleh Journal Manager untuk melakukan enrollment terhadap user yang bersangkutan). Setelah Login Klik Peran sebagai Author untuk mengupload artikel. Selanjutnya ikuti 5 langkah proses Upload Articles Langkah 1 : Starting the Submission Pilih Section : Article, dan beri checklist pada semua pilihan Submission Checklist lalu klik Save and Continue Langkah 2: Entering the Submission's Metadata Isi dengan nama penulis dan data pribadinya terutama yang diberi tanda *, judul, abstrak, dan keywords dari artikel tersebut. Jika terdapat lebih dari satu penulis/Author maka klik tombol Add Author dan isi kembali metadata seperti penulis pertama. Langkah 3: Uploading the Submission Klik Browse, lalu pilih file yang akan diupload dari direktori anda. Setelah ditampilkan lokasi file kemudian klik Upload, tunggu sampai file ditampilkan dalam menu tersebut dengan nama file berupa pengkodean. Kemudian klik Save and Continue. Langkah 4: Uploading Supplementary Files Selanjutnya masukkan file tambahan jika ada baik dalam bentuk pdf, doc, html, dll, kemudian klik Save and Continue walaupun tidak ada file tambahan dalam proses ini. Langkah 5: Confirming The Submission Langkah terakhir adalah Konfirmasi file yang sudah disubmit. Klik Finish Submission Selanjutnya Windows akan memberikan pilihan Active Submission untuk proses jurnal yang belum siap dipublikasikan dan membutuhkan tahapan review lebih lanjut. Dalam hal jurnal yang siap dipublikasikan klik pada menu teks berwarna merah CLICKING HERE. Selanjutnya artikel sudah tersimpan dalam Galley dan siap untuk dipublikasikan pada edisi jurnal yang sudah dibuat sebelumnya (Lihat langkah Create Issue). Klik Salah satu Issues pada menu Schedule kemudian klik Record. Maka artikel akan dipublikasikan pada Edisi Jurnal yang dipilih tersebut dan sudah dipublikasikan. Klik Save and Continue Membuat Issue / Edisi Jurnal : Login sebagai Editor Klik menu User Home Klik Editor Pada menu Issues, klik Create Issue Pada kotak isian Identification isi dengan data edisi jurnal; volume, number, year, cover dalam bentuk image jika ada. Kemudian Klik Publish Issues jika Daftar Isi telah lengkap diisi dengan artikel.