UPT Perpustakaan USU Siap Bersaing Memberi Layanan Bermutu

1. Sejarah dan Latar Belakang Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) sebagai perpustakaan sentral berdiri pada tahun 1970, tiga belas tahun setelah lembaga induknya berdiri. Bila ditelusur kembali sejarah USU, perpustakaan pertama didirikan di lingkungan USU adalah Perpustakaan Fakultas Kedokteran pada tahun 1952 dan kemudian disusul oleh Perpustakaan Fakultas Hukum pada tahun 1954. Ketika itu, USU masih merupakan sebuah yayasan yang kemudian diserahkan kepada pemerintah dan diresmikan sebagai perguruan tinggi negeri ketujuh di Indonesia pada tanggal 20 Nopember 1957. Perpustakaan memiliki karakteristik dengan cakupan pelayanan yang luas baik dalam arti keragaman subjek maupun strata pendidikan. Perpustakaan melayani 90 program studi, terdiri dari 39 program sarjana, 8 program magister, 2 program doktor, dan 25 program diploma, serta 16 program spesialisasi/profesi. Jumlah mahasiswa lebih dari 20.000 orang dan jumlah tenaga dosen sebanyak 1.646 orang, tersebar pada sepuluh fakultas dan satu program pascasarjana, tidak termasuk Politeknik USU. Dibandingkan dengan dua dekade sebelumnya, Perpustakaan USU mengalami perkembangan pesat sejak sepuluh tahun terakhir. Pada tahun 1987, Perpustakaan pindah ke gedung baru disertai dengan bergabungnya sejumlah perpustakaan fakultas. Empat tahun kemudian, Perpustakaan mulai melakukan perubahan mendasar dalam berbagai aspek pelayanannya dengan menerapkan manajemen baru dengan motto memberdayakan sivitas akademika USU. Disamping perpustakaan sentral, USU memiliki sejumlah perpustakaan tingkat fakultas dan jurusan yang secara hirarkis merupakan bagian dari organisasi fakultas atau jurusan. Perpustakaan tersebut pada umumnya bekerjasama dan memperoleh supervisi perpustakaan sentral. 2. Misi dan Tujuan Sebagai bagian integral dari USU, Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang Tridharma memiliki peranan yang besar dalam mewujudkan Visi 2018 USU yaitu sebagai pusat pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan berkualitas, mampu bersaing secara global, dan mampu mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan lingkungan kerja; sebagai pusat penelitian mampu mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni; dan sebagai pusat pengabdian pada masyarakat mampu berperan sebagai pusat konsultasi dan rujukan bagi dunia usaha/industri, aktif dalam pengembangan wilayah, dan mampu menggerakseratakan masyarakat dalam proses pembangunan nasional. Berkaitan dengan itu, Perpustakaan terus berupaya untuk menyelaraskan peranannya mengikuti dinamika perkembangan USU sebagai lembaga induknya. Misi Perpustakaan Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma USU melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka dan membantu mahasiswa dan dosen sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka. Tujuan Perpustakaan (a) Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memroses dan menjadikan bahan pustaka tersedia dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan pemeliharaan koleksi. (b) Menyediakan fasilitas yang memudahkan penggunaan koleksi dan pelayanan perpustakaan. (c) Mencapai perencanaan keuangan yang efektif untuk pengembangan perpustakaan. (d) Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan mengevaluasi kegiatan Perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU. (e) Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi informasi. (f) Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan. (g) Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dan meningkatkan karir. (h) Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda. (i) Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun ke luar perpustakaan. (j) Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional. (k) Mengevaluasi perkembangan proses rencana strategis perpustakaan. 3. Keuangan Pendanaan kegiatan perpustakaan berasal dari universitas yang bersumber dari anggaran rutin, pembangunan dan dana masyarakat. Jumlah terbesar biasanya bersumber dari dana masyarakat yaitu sumbangan pembinaan pendidikan (SPP) dan dana kelengkapan mahasiswa baru (DKM). Pendanaan yang bersumber dari anggaran rutin biasanya hanya untuk pembayaran gaji PNS, tagihan listrik dan air dan anggaran pembangunan untuk pengadaan buku teks luar negeri dan jurnal. Sejak tahun anggaran 1995-96, pendanaan yang bersumber dari DKM menempati porsi terbesar dan sekaligus menjadikan anggaran pendapatan dan belanja Perpustakaan (APBP) meningkat sebesar 200% dari tahun sebelumnya. APBP 1998-99 berjumlah sebesar Rp. 651 juta (sekitar 4% dari recurrent expenditure USU) tidak termasuk gaji PNS. Jumlah tersebut bersumber dari dana masyarakat sebesar Rp. 561 juta (86,2%) dan anggaran pembangunan sebesar Rp. 90 juta (13,8%). Pembelanjaannya mengikuti pola yang ditetapkan oleh Perpustakaan yaitu minimal 40% untuk pengadaan bahan pustaka, maksimal 25% untuk pembayaran upah, termasuk gaji tenaga honorer, lembur, tunjangan jabatan dan insentif, dan sisanya sekitar 25% untuk biaya operasional lainnya seperti pengadaan bahan habis pakai/ATK, pemeliharaan gedung, peralatan dan taman termasuk cleaning service, dan pengadaan perabotan dan peralatan termasuk komputer. 4. Akomodasi Perpustakaan menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas lantai 6.090 meter persegi. Gedung ini dibangun di atas lahan seluas 2,9 Ha, terletak di tengah-tengah kegiatan kampus Padang Bulan yang memiliki luas seluruhnya 94 Ha. Di atas lahan yang sama direncanakan akan dibangun sebuah gedung baru Perpustakaan sebagai perluasan gedung lama untuk mengatasi kekurangan ruang saat ini dan untuk memenuhi kebutuhan hingga 20 tahun mendatang. Di lahan ini tersedia fasilitas umum pendukung kegiatan Perpustakaan dan unit-unit disekitarnya, seperti lapangan parkir yang dapat berkapasitas 200 kendaraan roda empat dan 300 kendaraan roda dua, toko stationary, kantin, musala dan taman. Tata ruang Perpustakaan ditata untuk memenuhi beberapa kriteria seperti efisiensi pengguna, pencahayaan, kenyamanan, efisiensi staf, pemeliharaan, dan sekuriti. Pada lantai dasar yang dapat diakses melalui lobby tersendiri terdapat ruang KPS dan sirkulasi, ruang baca, audio-visual terminal internet, dan ruang konferensi. Di lantai yang sama juga terdapat ruang pengatalogan, pencetakan, dan ruang koleksi Deposit USU yang hanya bisa diakses melalui lantai-2. Lobby utama gedung Perpustakaan terdapat pada lantai-2. Di lantai ini terdapat sirkulasi utama, referens umum, layanan digital, ilmu-ilmu kedokteran dan kesehatan (IKK), pengadaan, kepala Tentu, saya akan menyalin teks dari gambar yang Anda berikan. perpustakaan, tatausaha, dan sentral komputer. Pada lantai-3 terdapat ruang ilmu-ilmu sosial dan humaniora (ISH), dan serial umum. Lantai-4 adalah untuk ruang ilmu-ilmu dasar, keteknikan dan pertanian (IDKP). 5. Organisasi dan Staf Perpustakaan sebagai salah satu unit penunjang utama kegiatan akademik dan penelitian di lingkungan USU merupakan organisasi dengan otonomi yang luas dalam arti perencanaan dan penyelenggaraannya, sama seperti fakultas-fakultas dan unit-unit tingkat universitas lainnya. Kepala perpustakaan diangkat dan bertanggung-jawab langsung kepada rektor, dengan masa jabatan selama tiga tahun. Kepala Perpustakaan terlibat dalam berbagai forum dan kegiatan pada tingkat universitas seperti antara lain forum rapat kerja universitas, kegiataan tim SP4, pengembangan sumberdaya informasi, penyusunan dan penyesuaian rencana strategis, pembukaan program studi baru, dan pelaksanaan akreditasi. Struktur organisasi internal perpustakaan disusun dan dievaluasi setiap dua tahun sekali dan ditetapkan dengan SK Rektor. Susunannya dirancang lebih bersifat fungsional dengan pendelegasian kewenangan yang lebih besar ke tingkat lebih rendah. Dalam struktur 1998-99 terdapat 18 jabatan, terdiri dari Kepala dan Wakil Kepala pada level pertama; Kasubag Tata Usaha, Kaur Pengadaan, Kaur Pengatalogan dan Perawatan, dan Kaur Pelayanan Pengguna pada level kedua; Kasi Pengadaan Buku, Kasi Pengadaan Jurnal, Kasi Pengadaan Bahan Digital, Kasi Pengatalogan Buku, Kasi Pengatalogan Non-Buku, Kasi Perawatan Pustaka, Kasi Koleksi Khusus, Kasi Sirkulasi Utama, Kasi Referens Umum dan IKK, Kasi Serial Umum dan ISH, Kasi IDKP, dan PUMK pada level ketiga. Jumlah seluruh staf Perpustakaan saat ini adalah sebanyak 73 orang dengan status 48 orang PNS dan 25 orang tenaga honorer. Dari jumlah tersebut 18 orang diantaranya memiliki latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan, terdiri dari satu orang magister, enam orang sarjana dan sebelas orang diploma; dan sisanya 55 orang terdiri dari 16 sarjana dan diploma dalam berbagai bidang, dan selebihnya adalah setingkat SMU ke bawah. Jumlah rata-rata jam kerja setiap staf adalah 48 jam seminggu, kecuali yang bertugas hingga pukul 10 malam bisa mencapai 54 jam seminggu. 6. Koleksi Jumlah koleksi Perpustakaan hingga 31 Desember 1998 adalah sebanyak 395.429 item dengan jumlah judul 97.999. Bahan-bahan tersebut terdiri dari buku 298.815 eksemplar, jurnal 889 judul (21.347 volume), mikrofilm 61.140 lembar, kaset audio/video 350 buah, disket komputer 494 buah, CD database 124 buah, CD multimedia 28 buah, CD full-text 39 buah, Deposit USU 11.893 eksemplar, dan Deposit ADB 1.199 eksemplar. Jumlah perolehan baru selama tahun 1998 adalah sebanyak 14.841 item dengan jumlah judul 5.619. (a) Kebijakan umum pengadaan antara lain: (a) Membeli semua buku terbitan dalam negeri untuk tingkat perguruan tinggi, masing-masing lima eksemplar; (b) Melanggan semua judul jurnal terbitan dalam negeri; (c) Membeli buku teks terbitan luar negeri berdasarkan pesanan dosen, masing-masing satu eksemplar; (d) Melanggan jurnal luar negeri berdasarkan rekomendasi Ketua Jurusan/ Program Studi/Bagian; (e) Membeli bahan audio-visual dan multimedia berdasarkan pesanan pengguna; dan (f) Menambah jumlah eksemplar buku berdasarkan pesanan dosen. Pengguna dapat setiap saat mengusulkan pengadaan bahan pustaka dengan mengisi formulir usulan pengadaan yang disediakan pada beberapa konter pelayanan. Untuk mengantisipasi perkembangan pesat penerbitan elektronik dan sekaligus untuk mengatasi keterbatasan anggaran untuk pengadaan bahan-bahan terbitan luar negeri, Perpustakaan mengandalkan penggunaan Internet sebagai alternatif. Untuk itu, sejak 1997, dibentuk satu Seksi Layanan Digital yang bertugas antara lain untuk mengidentifikasi, mendownload, merestrukturisasi dan menyimpan ke dalam CD serta menyebarluaskan informasi berbagai bahan elektronik. Tugas lainnya dari seksi ini adalah membantu dan membimbing sivitas akademika dalam penelusuran dan mendigitalisasi bahan-bahan khas USU untuk dipublikasikan secara elektronik. 7. Pelayanan Jam Perpustakaan selama masa kuliah: (a) seluruh fasilitas Senin s.d Jumat pukul 08.00-16.00, Sabtu 08.00-13.00; (b) KPS dan Ruang Baca, Audio-visual, dan Terminal Internet Senin s.d. Jumat 08.00-22.00, Sabtu 08.00-16.00. Pelayanan yang tersedia adalah: sirkulasi utama dan KPS, referens, layanan digital, audio-visual, document delivery (DDS), dan fotokopi. Perpustakaan memberikan kursus singkat orientasi perpustakaan kepada semua mahasiswa baru termasuk pascasarjana, dan menyelenggarakan praktek kerja lapangan (teaching library) mahasiswa jurusan perpustakaan selama tiga bulan setiap semester. Jumlah buku yang dapat dipinjam oleh mahasiswa dan dosen adalah sebanyak 7 eksemplar masing-masing lima dari koleksi biasa dan dua dari KPS, untuk jangka waktu masing-masing 2 minggu dan 2 hari. Perpanjangan pinjaman dapat dilakukan melalui telepon. Keterlambatan pengembalian dikenakan denda per hari masing-masing Rp. 200 untuk koleksi biasa dan Rp. 500 untuk KPS. Kartu anggota (KTA) diberikan secara cuma-cuma dan berlaku selama masa studi bagi mahasiswa dan lima tahun bagi dosen. KTA diperlukan sebagai tiket masuk (sistem id scanning) dan untuk transaksi peminjaman. Beberapa jenis layanan dikutip pembayaran antara lain penggunaan terminal Internet Rp. 1.000 per jam, penggunaan printer matrix 500 rupiah per lembar, printer deskjet 3.000 rupiah per lembar dan fotokopi Rp. 100 per lembar. Permintaan dokumen keluar dikenakan biaya sesuai tarif dari penyedia jasa ditambah dengan ongkos kirim. Tarif normal pada umumnya adalah sekitar US$ 9 per artikel. Secara keseluruhan, pelayanan perpustakaan meningkat rata-rata sekitar 30% per tahun. Berikut ini adalah angka-angka pelayanan selama tahun 1998. Jumlah anggota terdaftar sebanyak 16.131 orang, kunjungan ke perpustakaan sebanyak 427.197, peminjaman 167.129 buku, layanan referens 3.858 orang, fotokopi dokumen 314.599 lembar, penggunaan layanan digital 2.354 orang, audio-visual 5.099 orang, DDS diterima 280 dan dikirim 39 dokumen. 8. Automasi Penggunaan komputer untuk sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) mulai dikembangkan sejak 1992. Pada awalnya, penggunaan komputer hanya untuk mencetak katalog dalam bentuk kartu. Kemudian, dengan menggunakan perangkat lunak CDS/ISIS dari Unesco, Perpustakaan mulai membangun database katalog sambil terus mencetak katalog kartu hingga akhir 1994. Format cantuman mengikuti standar internasional ISO-2709. Sejak awal 1995, setelah sebagian besar cantuman katalog berhasil dikonversi ke dalam database, perpustakaan mulai memperkenalkan katalog online untuk publik dengan sebutan katalog akses umum talian (KAUT) dengan sistem yang sangat sederhana. Peralihan menyeluruh dari katalog kartu ke online dilakukan pada awal 1996. Selain modul KAUT, aplikasi sistem kerumahtanggaan yang telah berjalan adalah modul pengadaan (SISDA) termasuk pencetakan label barcode buku, pengatalogan (SISKA) termasuk DDC online, pengawasan sirkulasi (SISIS) termasuk pencetakan KTA dan label barcodenya, pengawasan serial (SISER), informasi perolehan baru (SIBAR), dan informasi literatur mata kuliah (SIMAK). Modul SISIR yang sejak 1992 menggunakan perangkat lunak clipper kemudian pada awal 1999 digantikan dengan program modifikasi dari SISIRIS yang dikembangkan oleh Perpustakaan IPB Bogor. Dengan demikian seluruh modul sistem telah terintegrasi dengan perangkat lunak generik CDS/ISIS. Sistem client-server ini menghubungkan 30 terminal yang tersebar di dalam gedung perpustakaan. Selain jaringan sistem kerumahtanggaan, Perpustakaan juga memiliki jaringan internet dengan sejumlah terminal baik untuk pengguna maupun staf perpustakaan. Jaringan ini merupakan bagian dari jaringan kampus USUnet yang menghubungkan semua unit kerja dengan menggunakan kabel fiber optic. Host USUnet yang berpusat di Pusat Komputer USU terhubung ke backbone internet melalui IndosatNet. Disamping itu, Perpustakaan memiliki web server untuk melayani pengguna dan masyarakat luas baik dari dalam maupun luar kampus. Untuk itu, berbagai sumberdaya informasi termasuk katalog perpustakaan dan berbagai informasi lainnya sedang dikembangkan untuk dimuat atau dihubungkan melalui host perpustakaan.