KOMPETENSI ARSIPARIS PADA ERA DISRUPSI DI UNIVERISTAS NEGERI SEMARANG (UNNES)

Kompetensi arsiparis saat ini perlu ditingkatkan. Era saat ini menuntut orang untuk berlaku “cepat” dan “tanggap”. Termasuk, dalam bidang kearsipan. Mengelola arsip tak cukup dengan manual saja, tetapi dengan cara digital. Berdasarkan hasil wawancara peneliti yang dilakukan kepada penata arsip di UNNES diketahui bahwa mengelola arsip di zaman ini tidak cukup dengan menggunakan map dan box saja, tetapi juga menggunakan komputer. Komputer menjadi alat yang sangat dibutuhkan. Terlebih, komputer tersebut sudah di-online-kan. Oleh karenanya, penggunaan media elektronik berupa website dan android menjadi sesuatu yang harus dimiliki oleh seseorang saat ini. Siapa yang tidak memiliki komputer saat ini? Dan, siapa yang tidak memiliki android saat ini? Jawabannya hampir dipastikan setiap orang pasti memiliki kedua alat ini. Sekitar 20 tahun yang lalu/1997, Clayton M. Christensen dalam Kasali (2017) memperkenalkan teori yang kelak dikenal sebagai disruption. Kata disruption ini menjadi amat populer karena bergerak sejalan dengan muncul dan berkembangnya aplikasi-aplikasi teknologi informasi dan mengubah bentuk kewirausahaan biasa menjadi startup. Kata ini bergeser dari istilah yang dikenal setelah perang dunia, yaitu “destruction” yang diperkenalkan Schumpeter. Disrupsi adalah suatu proses. Ia tidak terjadi seketika. Dimulai dari ide, riset atau eksperimen, lalu proses pembuatan, pengembangan bussiness model. Ketika berhasil, pendatang akan mengembangkan usahanya pada titik pasar terbawah yang diabaikan incumbent, lalu perlahan-lahan menggerus ke atas, ke segmen yang sudah dikuasai incumbent. Memasuki pasar dengan business model baru, yang berbeda dengan yang sudah dilakukan pemain-pemain lama. Karena itu, inovasi business model menjadi penting. Tidak semua disruption sukses menjadi pelaku disruption atau menghancurkan posisi incumbent. Incumbent tak harus selalu berubah menjadi disruptor. Ada banyak strategi yang bisa ditempuh incumbent, termasuk meneruskan sustainable innvoation dan membentuk unit lain yang melayani disruptor. Teknologi bukan disruptor, tapi enabler. Selain TI, alat-alat baru lain dibutuhkan untuk mendukung keberhasilan. Disruption dapat menyebabkan deflasi, harga turun, karena disruptor memulai low cost strategy (Kasali, 2017:162). Demikian juga, penata arsip/arsiparis pasti memilikinya. Lalu, muncullah pertanyaan, bagaimana mengelola arsip dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih? Bagaimana pula, kompetensi arsiparis di era disrupsi? Oleh karenanya, kompetensi arsiparis di era disrupsi, tidak bisa dihindari dari sistem informasi. Sehingga, berdasarkan penjelasan di atas, permasalahannya adalah (1) apa dampak era disrupsi dalam pengelolaan kearsipan? (2) kompetensi apa yang harus ada dalam diri seorang arsiparis di era disrupsi? Dan, (3) Bagaimana cara agar sebuah lembaga memiliki arsiparis yang berkompeten di era disrupsi? Tujuan dari penelitian ini adalah untuk (1) mengetahui dampak era disrupsi dalam pengeloaan kearsipan, (2) mengetahui kompetensi yang dimiliki oleh seorang arsiparsi di era disrupsi, dan (3) mengetahui cara agar sebuah lembaga memiliki arsiparis yang berkompeten di era disrupsi. Kajian Teori Menurut Mulyono, dkk (2011:39) mengatakan bahwa seorang petugas kearsipan harus memenuhi beberapa persyaratan agar dapat mengurus arsip secara profesional (sebagai arsiparis). Jadi, jangan sampai petugas di bagian arsip justru orang-orang atau petugas yang tidak dipakai atau tidak disenangi di bagian lain. Pendapat ini serupa sebagaimana yang dikatakan oleh Tarigan (2018) bahwa salah satu hambatan Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan yaitu masih adanya pandangan orang Indonesia mengenai SDM kearsipan sebagai orang-orang yang terbuang dan ‘diarsipkan’. Hal-hal tersebut di atas mengharuskan petugas kearsipan memenuhi keempat syarat sebagai arsiparis (keterampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan). Keterampilan merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh arsiparis (orang yang bertugas di bagian arsip), ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip. Demikian pula, seorang petugas kearsipan harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki, diharapkan petugas dapat menyajikan data tepat waktu. Dengan kecekatan arsiparis dalam setiap penyajian data yang diperlukan, Sistem Informasi Manajemen (SIM) di organisasi tersebut dapat berjalan lancar karena kearsipan salah satu mata rantai dari sekian banyak mata rantai dalam jaringan sistem informasi manajemen. Jadi, penempatan seseorang di bagian arsip, tidak sekadar dapat mengurus arsip, tetapi harus terampil dalam menjalankan tugas pekerjaan kearsipan. Untuk meyakinkan bahwa petugas yang ditempatkan dibagian arsip tersebut memiliki keterampilan,perlu diuji coba. Setelah ujicoba untuk menangani kegiatan kearsipan dan ternyata terampil, tidak diragukan lagi bahwa petugas tersebut dapat ditempatkan di bagian arsip. Selain melalui ujicoba tentang keterampilan yang harus dimilikinya perlu dilaksanakan tes keterampilan. Ketelitian, dimaksudkan bahwa petugas kearsipan harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tetapi sebenarnya tidak sama. Arsiparis harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesalahan sekecil apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang dihasilkan menjadi kurang akurat. Dengan demikian, ketelitian bagi petugas dibagian arsip, tidak saja diperlukan, tetapi merupakan keharusan, agar Sistem Informasi Manajemen berjalan lancar. Kerapian adalah suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan, ketertiban dan ke-api-kan. Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan, ketertiban, dan keapikan. Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur, beres, tertib, dan apik. Implikasi kerapian seorang petugas, maka arsip, map atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci peyimpanan akan ditata secara teratur, tertib, dan apik dipandang. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan. Jadi, kerapian arsiparis berdampak positif terhadap ketepatan penyajian informasi. Dengan ketepatan penyajian, kegiatan organisasi dapat berjalan lancar dan berkembang sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Kecerdasan, tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi. Cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuai dengan porsi dan tugas pekerjaaannya. Seorang yang cerdas dapat mengurai masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat. Seorang petugas yang cerdas tentu memiliki daya pikir yang tajam sehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi, petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan terjadi. Seseorang yang memiliki kecerdasan biasanya bekerja tidak semata-mata melaksanakan tetapi ikut andil memajukan organisasi. Dalam memajukan organisasi ia selalu aktif baik melalui usulan, himbauan maupun tindakan dalam keikutsertaan memperbaiki cara pelaksanaan yang lebih baik. Saat ini sudah waktunya, dipertimbangkan persyaratan yang harus dipenuhi seorang petugas kearsipan. Karena maju mundurnya organisasi sangat bergantung pada cepat dan tepatnya informasi sebagai bahan pengambilan keputusan. Arsip sebagai sumber data harus dapat diandalkan dalam menyajikan informasi. Hal ini dapat terlaksana apabila petugas memenuhi persyaratan yang ditetapkan (Mulyono, dkk, 2011:40). Keberadaan kompetensi arsiparis tak terlepas dari era saat ini yaitu disrupsi. Christensen dalam Kasali (2017:35) mengatakan bahwa disrupsi menggantikan ‘pasar lama’, industri, teknologi, dan menghasilkan suatu kebaruan yang lebih efesien dan menyeluruh. Ia bersifat destruptif dan kreatif. Kondisi ini sangat sesuai dengan Permenristekdikti Nomor 78 Tahun 2018 bahwa salah satu penyelenggaran kearsipan harus didukung oleh SDM yang berkompeten. Hal ini dijelaskan dalam pasal 4 pada Permenristekdikti tersebut. Dampak dari pengelolaan arsip secara elektronik adalah keterbukaan informasi yang akuntabel. Ini pula sesuai dengan RPJMN 2015-2019 bahwa arah kebijakan dan strategi pemerintah yaitu penerapan e-goverment untuk mendukung bisnis proses pemerintahan dan pembangunan melalui strategi kearsipan berbasis TIK (Sulistiyowati, 2018:8). Oleh karenanya, kompetensi arsiparis di era disrupsi, tidak bisa dihindari dari sistem informasi. Sehingga, berdasarkan penjelasan di atas, permasalahannya adalah (1) apa dampak era disrupsi dalam pengelolaan kearsipan? (2) kompetensi apa yang harus ada dalam diri seorang arsiparis di era disrupsi? Dan, (3) Bagaimana cara agar sebuah lembaga memiliki arsiparis yang berkompeten di era disrupsi?

Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode studi literatur. Dalam pengumpulan data dengan menggunakan metode wawancara. Studi literatur adalah salah satu metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian social untuk menelusuri data histories (Bungin, 2015:83). Adapun literatur yang digunakan adalah buku-buku tentang kearsipan, Perundang-Undangan dan Peraturan mengenai kearsipan, dan buku manajemen SDM/personalia. Sedangkan, wawancara digunakan untuk mengambil data awal saat penelitian dengan mewancarai beberapaarsiparis PerguruanTinggi untuk mengetahui keberadaan SDM kearsipan di UNNES.

Dampak era disrupsi dalam pengelolaan kearsipan yaitu masyarakat menjadi terbuka terhadap suatu informasi. Arsip yang selama ini dikelola secara manual, untuk saat ini tidak cukup dengan menyimpan arsip di mobile fle. Tetapi, arsip tersebut harus dikelola secara digitalisasi. Proses digitasasi membutuhkan payung hukum yang jelas. Jangan sampai arsip yang bersifat rahasia menjadi terbuka informasinya. Dibutuhkan hak akses informasi kearsipan. Jadi, tak semata-mata arsip yang dikelola lalu di-upload ke website, kemudian orang bisa mengaksesnya. Hal ini sangat tidak tepat. Dampak pengelolaan arsip di era disrupsi berikutnya adalah membutuhkan sofware dan hadware yang besar untuk menyimpan file-file arsip. Arsip yang berwujud kertas akan menjadi sebuh file. Direktorinya pun akan berubah seperti pdf, docx, jpeg, dan lainnya. File-file tersebut disimpan dalam folder-folder. Oleh karenya, kapasitas sebuah sistem pun besar. Termasuk komputernya. Saat ini, informasi mengenai kearsipan sangat dibutuhkan, sehingga ANRI/Arsip Nasional Republik Indonesia dalam rangka mewujudkan e govermant dibutuhkan sistem satu pintu, seperti Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional. Sistem-sistem ini dirancang dalam rangka manajemen kearsipan yang berbasis TIK. Saat orang membutuhkan informasi dari suatu arsip, maka dapat menggunakan sistem-sistem tersebut. Pastinya, sistemsistem tersebut diciptakan berdasarkan pada kaidah manajemen kearsipan. Dimana, harus didukung instrument pokok kearsipan seperti tata naskah dinas, pola klasifikasi kearsipan, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan sistem keamanan serta hak akses arsip. Pengelola sistem-sistem ini, pastinya berasal dari orang yang berkepentingan dengan kearsipan dan berkompeten. Sehingga, user dari sistem tersebut berasal bukan orang yang tidak diketahui identitasnya. Sehingga, mereka harus login terlebih dahulu. Karena, tidak semua arsip dapat diakses secara umum. Ada arsip yang bersifat rahasia/sangat rahasia. Peranan TIK dalam kearsipan dibutuhkan dalam kecapatan dan ketepatan dalam pengelolaan informasi. Informasi kearsipan dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Inilah penekanan dari TIK di era disrupsi. Dulu, memang sudah ada computer. Namun, penggunaan akan kecepatan informasi kearsipan belum secepat saat ini. Oleh karenanya, pada saat ini dibutuhkan kecepatan informasi kearsipan sangat dibutuhkan. Akibat dari pengelolaan yang bertambah di bidang TIK ini, maka kompetensi yang harus dimiliki arsiparis di era disrupsi juga harus meningkat. Minimal di bidang TIK atau sistem informasi manajemen. Arsiparis harus terampil dalam mengelola komputer. Tak cukup men-save suatu dokumen saja. Tetapi, harus mampu meng-upload file-file kedalam sebuah website. Dimana file tersebut adalah sebuah arsip. Sehingga, masyarakat pun akan ’menikmati’ sebuah informasi arsip Era disrupsi menuntut keterbukaan dalam informasi, oleh karenanya arsiparis harus mampu ’merajik’ setiap arsip untuk mengolah menjadi sebuah informasi. Jangan sampai, arsip itu disimpan di mobile file saja, tetapi harus memberi dampak kepada masyarakat berupa informasi dari arsip tersebut. Setelah itu, diinformasikan melalui website. Cara agar sebuah lembaga memiliki arsiparis yang berkompeten di era disrupsi adalah memberikan ilmu kepada arsiparis di bidang teknologi. Teknologi termasuk faktor lingkungan dalam keputusan personalia. Menurut Handoko (2012:17) mengatakan faktor-faktor lingkungan dalam keputusan personalia yaitu teknologi. Ada 10 faktor. Namun, di era disrupsi teknologi menjadi faktor yang paling berpengaruh. Termasuk arsiparis. Sangat tepat, jika arsiparis kompenten dalam pengelolaan arsip secara manual dan elektronik. Menjadi imbang. Manualnya bagus, elektroniknya juga bagus. Jadi, ada arsip yang dikelola secara manual dan elektronik. Lembaga sangat perlu untuk meningkatkan SDM dalam bidang TIK bagi arsiparsinya melalui pelatihan atau workshop elektronik arsip. Sehingga, arsiparsip yang dikelolanya dapat diselamatkan pula melalui digitalisasi kearsipan.

Simpulan dalam penelitian ini adalah (1) Dampak era disrupsi dalam pengelolaan kearsipan yaitu masyarakat menjadi terbuka terhadap suatu informasi dan pengelolaan arsip membutuhkan sofware dan hadware yang besar untuk menyimpan file-file arsip;(2) Kompetensi yang harus dimiliki arsiparis di era disrupsi yaitu terampil di bidang TIK atau sistem informasi manajemen; (3) Cara agar sebuah lembaga memiliki arsiparis yang berkompeten di era disrupsi adalah memberikan ilmu kepada arsiparis di bidang teknologi. Saran dalam penelitian ini adalah lembaga sangat perlu untuk meningkatkan SDM dalam bidang TIK bagi arsiparsinya melalui pelatihan atau workshop elektronik arsip.