AKSES TERBUKA TERHADAP KOLEKSI MUATAN LOKAL PERPUSTAKAAN IPB DAN PERPUSTAKAAN UGM

Banyak studi yang telah menunjukkan bahwa keberadaan repositori (dalam bentuk perpustakaan digital atau repositori institusi) yang menampilkan artikel konten lokal dengan tautan langsung (direct download) telah memberikan dampak langsung terhadap jumlah artikel penelitian yang dikutip. Bagi perpustakaan atau pusat informasi perpustakaan saat ini menghadapi kendala dalam pengadaan jurnal elektronik terutama dalam hal pendanaan. Seperti diketahui bersama bahwa biaya berlangganan jurnal elektronik setiap tahunnya semakin tinggi, pada akhirnya, perpustakaan dengan dana terbatas, terpaksa melanggan jurnal yang berharga lebih murah atau terpaksa menghentikan langgan dan mengalihkan pendanaan ke hal yang lainnya. Kondisi ini telah membuat para pustakawan menjadi garda terdepan dalam menyuarakan akses terbuka (open access). Di beberapa belahan dunia, perpustakaan mendukung akses terbuka dengan membuat kesepakatan bersama dan penandatangan petisi. Beberapa cara yang telah dilakukan melalui institusi oleh perpustakaan, antara lain: memberikan sosialisasi kepada civitas akademika dan pengelola institusi pendidikan membangun repositori digital atau perpustakaan digital dan mendukung jurnal berbasis akses terbuka (open access journals). Repositori dengan akses terbuka merupakan koleksi digital yang tersedia secara gratis di internet. Sebagian besar repositori dilakukan oleh institusi pendidikan tinggi. Sebagian dari repositori tersebut dinamakan repositori institusi (institutional repository), yang mengumpulkan hasil-hasil penelitian dari seluruh civitas akademika dan mendukung pelestarian jangka panjang dari hasil karya intelektual. Tulisan ini bertujuan untuk memberikan gambaran betapa pentingnya akses terbuka bagi kepentingan berbagai fihak seperti penulis, peneliti, institusi, penerbit, lembaga, instansi, pelajar, mahasiswa ataupun masyarakat umum. Dengan adanya akses terbuka, diharapkan penelitian-penelitian akan semakin berkembang, inovasi-inovasi terus bermunculan yang akhirnya dapat meningkatkan kecerdasan dan kesejahteraan bangsa. Tinjauan Pustaka Akses terbuka adalah ketersediaan artikel penelitian tertelaah secara bebas melalui internet sehingga siapa pun dapat membaca, mengunduh, menyalin, membagikan, mencetak, menelusur, membuat tautan (link) ke teks lengkap artikel tanpa halangan biaya, hukum atau teknis yang tidak terkait dengan pemerolehan akses ke internet Pada awalnya, sebagian peneliti khawatir dengan adanya akses terbuka, dimana para penulis, pengarang, dan peneliti khawatir akan kehilangan hak kekayaan intelektual (HAKI). Pada bulan Oktober 2003 muncul prakarsa "Berlin declaration on open access to knowledge in the sciences and humanities" dan "Unesco statement on open access to scholarly information" yang dirilis pada tahun 2011. Prakarsa tersebut mampu mendorong kesadaran para penulis, peneliti dan banyak kalangan mengenai manfaat dan kelebihan akses terbuka. Menurut Agus Permadi, Pustakawan Madya dari LIPI, dengan adanya akses terbuka, keterlihatan karya akan naik, sehingga meningkatkan penggunaan dan menambah dampak berbentuk sitiran. Gerakan penggunaan Akses terbuka memberikan banyak manfaat bagi peneliti karena pencarian artikel menjadi lebih mudah dan efisien. Akses terbuka akan menambah jumlah akses dan penyebaran sekaligus juga menurunkan biaya penerbitan dan mempercepat proses penerbitan bagi penerbit non-komersial. Menurut Totok Soefijanto, Deputi Rektor Akademik, Riset dan Kemahasiswaan Universitas Paramadina, Akses terbuka memiliki nilai positif meski ada kelebihan dan kelemahannya. Secara umum akses terbuka mendorong siapapun yang menulis menjadi makin kreatif, jujur dan bertanggung jawab. “Seseorang tidak bisa lagi menulis sembarangan karena sadar akan banyak orang yang akan membaca”. Membagi ilmu, memacu seseorang untuk tidak mengulangi apa yang sudah ditulis oleh orang lain, membagi ilmu akan meningkatkan praktek integritas dan membangun kepercayaan di masyarakat Argumentasi menarik tentang akses terbuka juga dikemukakan oleh Direktur Riset Perpustakaan Director of Research Library Max Planck Institute for the History of Science Urs Schoepflin dalam sebuah seminar di Perpustakaan di UK Petra Surabaya yang bertemakan "open access: the future of repositories and scholarly publishing". Urs Schoepflin menyebut gerakan Akses terbuka sebagai gerakan untuk menghabisi monopoli penerbit jurnal komersial. "Peneliti selama ini harus membayar mahal untuk memasukkan hasil penelitian ke dalam jurnal ilmiah yang dikelola penerbit jurnal ilmiah secara komersial". Urs Schoepflin menegaskan bahwa kondisi ini memunculkan respons berupa munculnya berbagai penerbit jurnal akses terbuka yang mengupayakan agar biaya tidak lagi menjadi penghalang bagi penyebaran informasi dan hasil-hasil penelitian demi pengembangan Iptek. Tulisan di bawah ini akan memberikan gambaran tentang Akses terbuka yang dikemas dalam Repository di Perpustakaan IPB dan Perpustakaan UGM, yang memiliki kesamaan status sebagai PT BHMN dan kemiripan dalam proses pengolahan repository dan sistem pelayanannya. Keduanya juga merupakan penunjang universitas yang ikut serta mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi Akses Terbuka di Perpustakaan IPB Perpustakaan IPB, sebagai salah satu perpustakaan terkemuka di negeri ini, mulai merintis sistem akses terbuka melalui program KMS (Knowledge Management System). Setiap penulis, ataupun peneliti dari kalangan Tenaga Pendidik maupun Tenaga Kependidikan di Lingkungan IPB, dianjurkan untuk mempublikasikan tulisan tulisannya melalui program KMS. Kini, program tersebut terus dikembangkan, diperbanyak kontennya dan diperbaiki sistemnya sehingga mudah diakses oleh pengguna. Kini KMS telah dikemas menjadi IPB Scientific Repository. Saat ini IPB Scientific Repository sudah dapat diakses, namun masih terbatas bagi sivitas akademika IPB yang memiliki username dan password yang dapat diperoleh di DIDSI (Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi) IPB. Adapun dokumen yang dapat diakses di IPB Scientific Repository adalah (dalam judul, diakses Januari 2014): Dissertations and Theses [42137] IPB E-Journal [2966] IPB General [5] IPB's Books [2646] Publications (IPB-ana) [5489] Research and Community Empowerment (LPPM) [859] Research and Strategic Issue Studies (RKS) [248] Research Center [76] Scientific Orations [33] Student Papers [1448] Dokumen di atas dapat diakses dengan mengunjungi alamat : repository.ipb. ac.id. Contoh tampilan IPB Scientific Repository, ditampilkan dalam gambar di bawah ini. Gambar 1. Menu Penelusuran Gambar 2. Hasil Penelusuran Gambar 3. Abstrak Hasil Penelusuran Dokumen hasil-hasil penelitian/ Karya Ilmiah staf IPB, dapat dibaca PDF nya, sehingga apakah karyanya asli atau bajakan, dapat dideteksi dengan mudah. Setiap orang yang memiliki kepentingan dan keterkaitan dengan tulisan tersebut, tentunya dapat membaca, membandingkan, atau bahkan menjadikan tulisan tersebut sebagai sumber literatur. Jika ditelaah lebih dalam, kasus plagiasi salah satu penyebabnya adalah tidak terbukanya akses informasi, sehingga seseorang/ institusi/lembaga/Negara bisa saja mengklaim itu sebagai karyanya atau budayanya. Jadi, ketika akses terbuka tidak dilakukan, plagiasi sulit untuk dilacak dan diketahui, dan ketika akses terbuka sudah tersistem dengan baik, maka kasus kasus plagiasi, akan dapat dideteksi dan diketahui sejak dini. Perpustakaan IPB, sudah mulai merintis akses terbuka, walau belum sepenuhnya terealisasi. Untuk Civitas IPB, dapat dikategorikan sudah dapat menikmati layanan akses terbuka, karena dapat mengakses konten lokal yang terdapat di Repository IPB. Hal ini memberikan dampak yang menguntungkan baik bagi pengelola perpustakaan yang mendapatkan tugas menelusur informasi, maupun bagi tenaga Pendidik yang sedang melakukan penelitian. Bagi pengelola perpustakaan, upload data/ hasil penelitian/karya ilmiah penulis, banyak memberikan point angka kredit, misalnya, membuat kata kunci dalam bahasa Inggris, membuat tajuk subyek, membuat katalog, membuat bibliografi, menyunting, scaning dokumen, dan lain sebagainya. Bagi Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan, dapat melihat rekam jejak karyanya, daftar mahasiswa bimbingannya, karya karya tulis apa yang sudah dibuat dan sudah diunggah, sehingga ketika mengajukan kenaikan pangkat, data yang ada di repository dapat digunakan untuk dijadikan bukti, ketika proses pengusulan kenaikan pangkatnya. Akses Terbuka di Perpustakaan UGM Perpustakaan Universitas Gadjah Mada (UGM) saat ini telah mengembangkan sistem informasi perpustakaan terintegrasi dengan informasi yang dapat diakses/ditelusur melalui OPAC. Sistem ini memuat: artikel ilmiah, jurnal, skripsi, tesis, disertasi dan dokumentasi UGM. Perpustakaan UGM merupakan unit penunjang universitas yang ikut serta mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Karena itu, perpustakaan dituntut mampu menunjang atau menyediakan informasi dan layanan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kebutuhan pengguna akan terus berkembang seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dengan adanya perkem-bangan ilmu pengetahuan dan teknologi akan mendorong civitas akademika untuk lebih mengetahui informasi yang up to date guna menunjang berbagai tuntutan perkembangan zaman. Dalam menunjang kebutuhan pengguna Perpustakaan UGM diharuskan untuk menyediakan berbagai pelayanan yang berkualitas. Salah satu jenis layanan yang ada adalah layanan repository civitas UGM berupa kumpulan semua dokumen artikel, makalah, tugas kuliah, presentasi, materi kuliah, video, gambar, skripsi, dan jurnal pada satu portal. Saat ini Repository civitas UGM sudah dapat diakses pada alamat repository.ugm.ac.id dan untuk tesis/disertasi dapat diakses dengan alamat etd.ugm.ac.id, pengguna dari luar civitas akademika UGM dapat mengaksesnya tanpa harus memiliki username dan password. Namun untuk dapat berkontribusi hanya untuk civitas akademika UGM dengan mengisi username dan password dengan mengirim surat via email ugm.ac.id. Adapun dokumen yang dapat diakses di Repository UGM diantaranya :  Disertasi se UGM: 5494 judul  Tesis se UGM: 84.822 judul  Digitasi laporan penelitian 943, tesis 59.529, disertasi 2.113 judul  e-book 7.225 judul  TA 6.518 judul  VCD 3.668 judul Selain itu pengguna juga dapat mengakses koleksi video melalui laman media.ugm.ac.id yang berisi tentang video kegiatan yang sudah dilaksanakan di lingkungan UGM. Pengguna dapat mengakses koleksi video tersebut secara free tanpa harus memiliki username dan password dari UGM. Dokumen di atas dapat diakses dengan mengunjungi alamat : repository.ugm.ac.id. Tampilan Repository UGM seperti gambar di bawah ini. Gambar 4. web repository civitas UGM Gambar 4. Menunjukkan menu awal repository civitas UGM yang memuat database jurnal, skripsi, thesis, makalah, presentasi, artikel bebas, tugas kuliah, video dan gambar. Juga disediakan informasi yang dapat membantu pengguna jika menemui kesulitan dalam mengakses informasi yang terdapat dalam repository civitas UGM. Jika informasi yang dicari telah di dapat, pengguna dapat mengunduh hasil temuannya dan mencetaknya/print hasil temuannya. Fasilitas untuk mengunduh ataupun mencetak, disediakan juga oleh Perpustakaan UGM. Gambar 5. Hasil penelusuran Gambar 6. Hasil penelusuran minimum pdf Keuntungan Akses Terbuka Sekarang banyak terjadi kasus plagiasi oleh peneliti. Ada pula klaim sebuah kekayaan ilmiah suatu bangsa oleh bangsa lain disebabkan oleh tidak terbukanya akses informasi mengenai konten lokal yang dimiliki oleh seseorang, lembaga, atau negara. Sehingga membuat tidak dikenalnya sebuah budaya, penelitian atau pun kekayaan ilmiah yang dimiliki suatu bangsa. Selain tidak terbuka, konten lokal itu pun tidak atau jarang dipublikasikan sehingga mendorong pihak-pihak lain untuk meng-klaim kekayaan tersebut sebagai hasil karya miliknya, tanpa kekuatiran akan diketahui. Konten lokal dapat dikatakan sebuah warisan, harta, bahkan sebuah bentuk kekayaan yang dimiliki oleh sebuah bangsa. Keterbukaan konten lokal dirasa sangat penting, karena ada beberapa alasan diantaranya: 1.) Mencegah plagiasi. Tidak seperti yang diperkirakan sebelumnya, mempublikasikan konten lokal secara full text justru dapat menekan upaya plagiarisme, karena seseorang tidak akan begitu berani untuk menjiplak karya ilmiah orang lain yang telah terpublikasikan dan terakses secara luas, oleh banyak orang. Akses terbuka memungkinkan terbentuknya kontrol publik. 2.) Mencegah duplikasi penelitian. Berbeda dengan usaha plagiasi yang sejak awal jelas-jelas berniat untuk menjiplak karya orang lain, terjadinya duplikasi penelitian disebabkan justru ketidaksengajaan seorang penulis karena minimnya akses terhadap informasi yang terbuka mengenai penelitian-penelitian yang telah dilakukan oleh penulis-penulis sebelumnya. Dengan dibukanya akses full- text, terutama penelitian yang bersifat konten lokal, duplikasi penelitian semacam itu, dapat dihindari. 3.) Media promosi. terbukanya akses konten lokal akan menjadi sebuah media promosi tersendiri bagi penulis atau pun institusi yang bersangkutan. Banyak orang yang lebih mengenal karya-karya kita, yang mungkin mengundang kita untuk menjadi pembicara atau bahkan melakukan kolaborasi dengan kita. 4.) Meningkatkan ranking webometric. Sebuah institusi pendidikan tinggi dapat terlihat keberadaannya di dalam dunia web, dan mempromosikan publikasi dengan akses terbuka dari hasil-hasil penelitian yang dilakukan. Semakin banyak akses informasi yang dibuka, semakin banyak orang akan mengakses website kita, dan semakin naik pula peringkat webometrics kita di jajaran universitas lainnya. UGM masuk Ranking ke 1 dan IPB masuk ranking ke 8 di Universitas/Perguruan Tinggi Indonesia http://www.webometrics. info/en/Asia/Indonesia, diakses Juni 2014. 5.) Meningkatkan analisis sitasi dari sebuah karya/tulisan. Banyaknya akses terhadap suatu karya penelitian, memungkinkan penulis lain untuk mengutip tulisan kita. Semakin banyak yang mengutip dan menjadikan tulisan kita sebagai referensi mereka, maka dapat dikatakan bahwa tulisan kita tersebut sebagai tulisan yang berkualitas terutama untuk para pengajar ataupun akademisi lainnya, citation analysis ini berguna menaikkan pamornya di mata akademisi dunia lainnya (scholar.google.com). Menurut open access scholarly information sourcebook (www.openoasis.org) ada beberapa keuntungan dalam penyebaran karya penelitian dalam bentuk akses terbuka terutama bagi penulis atau peneliti, bagi institusi, bagi perpustakaan atau pusat informasi, dan publik/umum, bahkan pelajar dan mahasiswa. Dari paparan di atas dapat ditarik kesimpulan, bahwa keuntungan terbesar bagi sebuah institusi dengan adanya akses terbuka ini, antara lain: 1. meningkatkan visibilitas dan ketersediaan di web; 2. meningkatkan dampak dari suatu penelitian. Koleksi dengan akses terbuka yang dikemas di dalam repostori akan membentuk sebuah arsip penelitian yang lengkap dari sebuah institusi dengan bentuk yang mudah diakses; 3. menyediakan sarana bagi institusi untuk mengelola program penelitian dengan lebih efektif; 4. menyediakan sarana bagi institusi untuk mengukur dan mengevaluasi program-program penelitian; 5. koleksi akses terbuka merupakan sarana pameran hasil aktivitas penelitian dan menjadi alat promosi dan pemasaran strategis dari institusi yang bersangkutan. Hambatan/Kendala Akses terbuka, bukannya tidak mengalami hambatan. Selalu ada saja hambatan yang harus dihadapi ketika terjadi suatu perubahan. Dahulu, setiap dokumen/ karya tulis/karya ilmiah dari penulis ataupun peneliti, sedemikian diproteksi dengan ketat, kini mulai berubah menjadi terbuka dan siapapun dapat mengakses tulisan yang ada, sepanjang tulisan tersebut sudah dipublish melalui media internet, baik melalui repository institusi atau melalui portal yang tersedia di internet. Hambatan yang umumnya terjadi adalah masalah finansial dan masalah administrasi. Karena umumnya dokumen yang diunggah ke internet melalui beberapa tahap/proses yang cukup panjang, dimana staf pengelola umumnya dibayar untuk setiap dokumen yang diunggah. Semakin banyak dokumen yang diunggah semakin banyak dana yang dibutuhkan. Demikian pula dengan masalah administrasi yang berkaitan dengan kesepakatan dan regulasi yang berlaku. Hal-hal tersebut di atas, umumnya menjadi kendala yang menghambat berkembangnya informasi melalui akses terbuka. Disamping kendala di atas, ada juga kendala kecepatan akses dokumen, sehingga seringkali pengguna harus menunggu lama untuk mengunduh dokumen yang dicarinya. Hal-hal tersebut seringkali membuat pengguna tidak puas, karena lamanya proses pencarian, penemuan hingga pengunduhan dokumen yang dibutuhkan. Solusi Untuk mengatasi hambatan tersebut, diperlukan kebijakan dan perhatian dari pimpinan mengenai pendanaan. Harus ada anggaran khusus yang memadai untuk mengelola dokumen yang dihasilkan oleh suatu institusi ataupun lembaga, sehingga dokumen hasil hasil penelitian ataupun tulisan lainnya yang bernilai informasi penting bagi masyarakat luas, dapat diakses dengan mudah, murah dan cepat. Disamping itu, perlu dibuat regulasi dan administrasi yang memudahkan bagi semua fihak dalam proses pengunggahan hasil hasil tulisan ke media internet. Perlu juga dibuatkan payung hukum yang dapat melindungi kepentingan/hak-hak penulis dan pengguna. Untuk mempercepat proses pencarian, penemuan hingga pengunduhan dokumen yang dibutuhkan, perlu diperhatikan bandwith yang menunjang jaringan internet. Hal ini harus benar-benar diperhatikan dengan serius, dengan mempertimbangkan jumlah pengguna dan jumlah dokumen yang disediakan oleh lembaga/institusi tersebut, sehingga tidak ada lagi keluhan pengguna mengenai proses pencarian, penemuan hingga pengunduhan dokumen yang lambat.

Melihat perkembangan akses terbuka yang ada di perpustakaan IPB dan Perpustakaan UGM, dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan repository institusi masih diperlukan perbaikan terus menerus. Perbaikan yang berkelanjutan dalam hal pengayaan koleksi yang diunggah di Repository, pendanaan yang memadai, sistem administrasi yang menunjang perkembangan open akses dan payung hukum yang jelas yang dapat melindungi hakhak penulis dan pengguna informasi, sehingga manfaat akses terbuka dapat dirasakan oleh segenap sivitas akademika dan masyarakat luas. Disamping itu bandwith jaringan internetnya harus diperbesar, sehingga proses temu kembali open akses dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.