Implementasi Knowledge Management pada Pengelolaan Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Manajemen pengetahuan sebagai basis pengelolaan suatu organisasi tentu sangat dibutuhkan, termasuk di perpustakaan. Perpustakaan merupakan salah satu organisasi dinamis yang bergerak di bidang penyediaan dan pelayanan informasi. Manajemen pengetahuan di perpustakaan menjadi bagian integral yang saling melengkapi (Putri Primawanti & Ali, 2022). Perpustakaan membutuhkan manajamen pengetahuan untuk mengomunikasikan dan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki, baik untuk kepentingan organisasi atau kepentingan pihak eksternal. Manajemen pengetahuan menyiratkan ikatan yang kuat antara tujuan atau visi misi organisasi dengan melibatkan pengelolaan pengetahuan yang bernilai bagi organisasi yang bersangkutan (Asari, 2023). Organisasi di era society 5.0 harus berupaya secara adaptif dalam menerima perkembangan teknologi. Kemampuan perpustakaan untuk menciptakan inovasi baru di bidang teknologi adalah hal mutlak yang harus diupayakan (Igbinovia & Ikenwe, 2017). Perpustakaan sebagai sebuah organisasi harus mampu menjembatani kebutuhan informasi pengguna, misalnya dalam mengakses sumber literatur. Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai salah satu perpustakaan perguruan tinggi memiliki tanggung jawab besar dalam melayankan informasi yang beragam kepada civitas akademika. Dalam hal ini, Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta membangun sebuah database yang disebut dengan Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk memberikan sumber rujukan yang akurat kepada mahasiswa khususnya di bidang karya tulis ilmiah, seperti skripsi (Lolytasari, 2017). Manajemen pengetahuan pada Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta lahir sebagai jawaban atas tingginya kompetisi dari resource based competitiveness dan beralih menjadi knowledge based competitiveness. Jika ditinjau secara mendalam, kedua konsep tersebut memiliki perbedaan yang sangat signifikan. Konsep pertama berfokus pada keberadaan sumber daya alam dan kondisi geografis, sedangkan konsep kedua lebih berfokus kepada penempatan SDM (sumber daya manusia) sebagai basis pengelola IPTEK (Ilmu Pengetahuan dan Teknologi) di era modern. Pengembangan konsep kedua inilah yang saat ini sedang gencar dilakukan oleh tiap-tiap organisasi, termasuk di perpustakaan. Jika perpustakaan ingin menjadi garda terdepan dalam menyediakan informasi, maka perpustakaan harus mampu mengelola manajemen pengetahuan SDMnya dengan sebaik mungkin. Oleh karena itu, manajamen pengetahuan SDM di bagian Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta mendapatkan posisi strategis untuk dikaji. Lolytasari (2017) pernah melakukan penelitian sejenis dengan judul “Pengelolaan Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge Pusat Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta”. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta belum memiliki SDM yang khusus menangani masalah manajemen pengetahuan. Penelitian ini lebih menekankan pada model-model kegiatan manajemen pengetahuan yang harus diterapkan di Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Selanjutnya, Sari (2019) melakukan penelitian seputar manajemen pengetahuan di Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dengan fokus kajian pada koleksi grey literature dengan Judul “Manajemen Koleksi Grey Literature pada Pusat Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta”. Hasil penelitian mengungkapkan bahwa manajemen pengetahuan pada koleksi grey literature dilakukan dengan mengikuti prosedur SK Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta mengenai karya penelitian yang wajib disimpan (didepositkan di perpustakaan). Pada penelitian ini dijelaskan bahwa salah satu cara manajemen pengetahuan pada koleksi grey literature yakni dengan menginstruksikan seluruh peneliti di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk menyerahkan karyanya ke pihak perpustakaan. Namun sayangnya, berdasarkan hasil penelusuran peneliti di pelbagai artikel jurnal, belum ada yang meneliti seputar implementasi knowledge management (manajemen pengetahuan) pada Pengelola Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Penelitian ini penting untuk dikaji karena jika ditilik di laman www.uinjkt.ac.id, pihak Rektorat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta rutin merotasi para staf akademik maupun staf administrasi untuk menuju World Class University sejak tahun 2009 silam. Akibatnya, pengelola Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai salah satu staf adminisrasi terkena imbas mutasi pegawai. Hal ini tentu akan mendatangkan kerugian bagi pihak UIN Syarif Hidayatullah Jakarta karena pengelola Repository UIN Syarif Hidayatulah Jakarta pergi dengan membawa bekal pengetahuan (tacit dan explicit knowledge) yang dimiliki semasa bekerja. Selain itu, pihak UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pun akan dirugikan jika pengelola Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta berhenti bekerja tanpa menyalurkan, mendokumentasikan, atau mentransfer pengetahuannya kepada pengelola Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang baru. Berkaca pada penjabaran di atas, maka penting sekali untuk menggagas urgensi knowledge management di kalangan pengelola Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, sehingga pengetahuan tacit dan eksplisit di bidang pengelolaan repository dapat dimanfaatkan oleh siapa pun dan kapan pun dibutuhkan. Maka menarik untuk dilakukan kajian lebih lanjut tentang pengeloaan manajemen pengetahuan atau dalam istilah Bahasa Inggris disebut dengan Knowledge Management di lingkungan pengelola Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, sehingga pengetahuan yang dimiliki dapat terekam dan terkelola secara sistematis dan dapat menjadi aset pengetahuan atau sumber informasi bagi pengelola-pengelola Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta di generasi selanjutnya.

Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif. Penelitian kualitatif akan mengkaji makna-makna yang bersumber dari masalah sosial dan kemanusiaan. Pendekatan kualitatif memberikan kesempatan untuk melihat aspek kunci dari kasus secara lebih jelas (Rijali, 2018). Desain penelitian ini adalah tinjauan literatur. Literature research atau kajian literatur adalah penelitian yang mengkaji atau menelaah secara kritis terkait pengetahuan, gagasan, atau temuan yang terkandung dalam tubuh literatur yang berorientasi akademik, serta merumuskan kontribusi teoritis dan metodologis untuk topik tertentu, dalam hal ini yaitu tentang pengimplementasian knowledge management pada pengelola Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Sifat penelitian ini adalah analisis deskriptif, yaitu penguraian secara teratur dari data yang telah diperoleh, kemudian diberikan pengertian dan penjelasan agar dapat dipahami dengan baik oleh pembaca. Proses kerja ini dimulai dari perumusan masalah, perumusan hipotesis, pengumpulan data, analisis data, dan penyajian laporan penelitian. Pengumpulan data bersifat interaktif dengan menggunakan analisis data, reduksi data dengan menyimpulkan data kemudian memilahnya menurut kategorisasi tertentu (Fadli, 2021). Selanjutnya, reduksi data diolah untuk menekankan konsep, memudahkan pemaparan, dan memudahkan penarikan kesimpulan. Sedangkan teknik pengumpulan data menggunakan metode studi pustaka dan dokumentasi yaitu dengan memperoleh informasi dari jurnal, buku, dan sumber lainnya.

Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan) Sebelum berbicara mengenai manajemen pengetahuan, maka perlu dipahami terlebih dahulu definisi pengetahuan secara jelas. Pengetahuan memiliki arti yang beragam. Pengetahuan dapat didefinisikan sebagai seperangkat nilai, pengalaman, dan wawasan yang berguna (Abubakar et al., 2019). Dalam dunia perpustakaan, pengetahuan tidak hanya terwujud dalam bentuk repository atau dokumen, tetapi juga dalam bentuk norma, rutinitas, dan praktik dalam aktivitas perpustakaan. Pengetahuan dibagi dalam dua jenis, pertama explicit knowledge atau pengetahuan eksplisit, yaitu pengetahuan yang dapat dikodifikasikan, dicatat, direkam, dan disimpan dalam basis data sebuah organisasi. Sedangkan tacit knowledge atau pengetahuan implisit, yakni pengetahuan yang terletak pada pikiran masing-masing individu selaku pengelola pengetahuan (Audretsch et al., 2020). Selanjutnya, manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses untuk menciptakan, membagikan, dan memanfaatkan pengetahuan sebagai sarana pembelajaran dan untuk meningkatkan kinerja sebuah organisasi (Mikalauskiene & Atkociuniene, 2019). Menurut Wahyudi & Sunarsi (2021), manajemen pengetahuan lebih menekankan pada aspek pengelolaan pengalaman, keterampilan, dan wawasan untuk membuat formulasi atau kebijakan baru. Dalam prosesnya, manajemen pengetahuan melakukan transformasi sumber daya informasi dengan cara mendistribusikannya melalui dokumentasi atau rekaman dan pengajaran (Supriyadi, 2017). Di perpustakaan, manajemen pengetahuan menjadi salah satu hal niscaya yang harus diimplementasikan. Pasalnya, pengetahuan yang dimiliki dan hanya disimpan di benak pustakawan akan hilang. Sedangkan pengetahuan yang berhasil dikelola atau dimanajemen dengan baik maka akan berguna untuk keberlangsungan perpustakaan (Salsabila & Aziizah, 2020)s. Salah satu tantangan dalam manajemen pengetahuan ini adalah mengubah pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit yang mampu didokumentasikan dan disebarluaskan secara merata. Oleh sebab itu, Hensen dalam Asari (2023) memformulasikan dua strategi manajemen, yakni: 1. Strategi kodifikasi Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI, 2023), kodifikasi yaitu himpunan berbagai peraturan menjadi kitab tertentu. Pengetahuan harus dikodifikasi atau dihimpun dengan sangat hati-hati dalam sebuah database agar mampu diakses dan digunakan oleh anggota organisasi maupun non anggota organisasi. Salah satu jalan untuk mengodifikasi pengetahuan adalah mendokumentasikannya, Dokumentasi dapat berbentuk repository elektronik yang memungkinkan seseorang untuk memanfaatkannya tanpa harus menghubungi pihak awal sebagai pengembang pengetahuan tersebut. Peranan teknologi menjadi sangat vital dalam strategi kodifikasi, karena sukses tidaknya proses kodifikasi tergantung pada ketersediaan teknologi, database, dan jaringan. 2. Strategi personalisasi Seperti yang lazim diketahui bahwa pengetahuan berasal dari benak seseorang. Pengetahuan biasanya dikembangkan kemudian didistribusikan oleh pemilih pengetahuan. Oleh karena itu, strategi personalisasi menghendaki adanya komunikasi ilmiah dalam proses transfer pengetahuan (Shahmoradi et al., 2017). Pertukaran pengetahuan dapat dicapai melalui jaringan yang mendorong komunikasi ilmiah secara tatap muka atau non tatap muka, baik dalam bentuk formal maupun non formal seperti dalam komunitas, loka karya, konferensi, dan lain sebagainya. Dalam tataran praktisnya, manajemen pengetahuan memiliki tujuan khusus yakni sebagai sarana untuk menangkap keterampilan dan pengetahuan kolekif di lingkup organisasi dan didistribusikan agar mendapatkan hasil yang diinginkan (Wijayanti & Sundiman, 2017). Organisasi yang sukses ditentukan dari seberapa efektif mereka melakukan manajemen informasi, yakni menciptakan pengetahuan lalu membagikannya kepada pegawai dalam organisasi yang membutuhkan. Manajemen pengetahuan dalam sebuah organisasi sering diistilahkan dengan aset intelektual. Pada hakikatnya, aset intelektual sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi untuk merespons tantangan dalam mengelola informasi di organisasi yang semakin kompleks. Manajemen pengetahuan akan membantu setiap individu atau kelompok dari sebuah organisasi untuk bekerja secara efektif dan efisien sehingga mampu menhasilkan keputusan yang terbaik. Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Secara umum, perpustakaan dapat diartikan sebagai sebuah institusi yang menyimpan koleksi hasil khazanah pengetahuan manusia kemudian dilayankan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Merujuk Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2007 Pasal 4 menyebutkan bahwa tujuan perpustakaan yaitu memperluas wawasan dan melayankan bahan pustaka untuk mencerdaskan anak bangsa. Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai salah satu perpustakaan tinggi berperan dalam memenuhi Tri Dharma Perguruan Tinggi, yakni penelitian, pendidikan, dan pengabdian kepada masyarakat (Rahayu, 1991). Kriswibowo & Prathama (2019) menjabarkan beberapa tujuan perpustakaan perguruan tinggi, antara lain: 1. Menyediakan kebutuhan informasi para sivitas akademika di perguruan tinggi yang bersangkutan 2. Memastikan ketersediaan sumber referensi (bahan rujukan) bagi seluruh sivitas akademika, terutama para mahasiswa 3. Memberikan jasa atau pelayanan yang prima kepada pemustaka, seperti jasa peminjaman buku dan jasa fotokopi 4. Memberikan fasilitas lengkap kepada pemustaka, seperti WiFi dan ruang diskusi yang nyaman 5. Menyediakan jasa informasi yang tidak terbatas pada lingkup perguruan tinggi 6. Menjembatani perguruan tinggi sebagai lembaga induk yang menaungi untuk mencapai visi misi Agar beberapa tujuan di atas dapat termanifestasikan secara sempurna, maka perpustakaan perguruan tinggi harus memahami fungsinya dengan baik. Beberapa fungsi perpustakaan perguruan tinggi. Pertaman, Fungsi edukasi. Perpustakaan perguruan tinggi memiliki peranan vital dalam menyediakan pelbagai sumber bahan bacaan bagi setiap program studi. Perpustakaan seyogianya menyediakan bahan belajar dalam format dan jenis koleksi yang beragam, mulai dari koleksi tercetak, elektronik, video, film, koleksi bahan ajar, materi pendukung, bahan referensial, dan lain sebagainya. Hal ini dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika dalam mencapai tujuan perguruan tinggi. Kedua, Fungsi informasi. Perpustakaan berfungsi untuk menyediakan pelbagai informasi yang dibutuhkan oleh sivitas akademika di perguruan tinggi yang menaunginya. Terlebih di perpustakaan perguruan tinggi yang memiliki lebih dari 1 program studi, tentu perpustakaan harus mampu menyediakan sumber informasi yang tepat guna. Ketiga Fungsi riset. Perpustakaan perguruan tinggi harus menyediakan pelbagai literatur yang dapat digunakan untuk kepentingan riset, baik di bidang teknologi, seni, agama, maupun riset sosial. Keempat, Fungsi rekreatif. Koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan sejatinya tidak hanya koleksi yang sifatnya mendidik, tetapi perpustakaan pun harus memiliki koleksi yang dapat menghibur pemustaka. Perpustakaan sebaiknya mampu membangun dan mengembangkan kreativitas dan minat pemustaka. Kelima, Fungsi publikasi. Tidak hanya berfungsi untuk mengelola koleksi dari hasil pembelian dan hadiah, perpustakaan pun berfungsi untuk mempublikasikan karya yang dihasilkan dari sivitas akademika di perguruan tinggi yang bersangkutan. Keenam Fungsi deposit. Sesuai dengan namanya, yakni deposit, maka perpustakaan berfungsi untuk menyimpan seluruh karya yang dihasilkan oleh sivitas akademika. Misalnya skripsi mahasiswa, artikel jurnal hasil penelitian dosen, buku-buku atau publikasi lainnya. Penjabaran mengenai fungsi-fungsi perpustakaan di atas menyiratkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi menjadi salah satu sarana untuk mengembangkan dan menyediakan koleksi yang berguna bagi sivitas akademika, sehingga perpustakaan bisa memberikan kualitas layanan yang maksimal, termasuk Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (Rodin, 2018a). Perpustakaan ini berdiri sejak tanggal 1 Juni 1957 bersamaan dengan lahirnya ADIA (Akademi Dinas Ilmu Agama) yang saat ini berganti nama menjadi UIN (Universitas Islam Negeri). Pada saat itu, Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta masih sangat sederhana, hanya memiliki 1 ruangan yang berisi 2000 eksemplar koleksi dan hanya memiliki seorang pustakawan. Pelbagai upaya perbaikan telah dilakukan, hingga akhirnya kini Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki banyak program, koleksi, serta layanan yang menarik. Beberapa layanan yang dimiliki oleh Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yakni: layanan sirkulasi, referensi, multimedia, corners, literasi informasi, ruang baca, ruang khusus riset, keanggotaan, loker, bebas pustaka, dan digital repository atau yang lebih familiar dengan Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (Irfan, 2018). Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menjadi bukti konkrit bahwa perpustakaan menjalankan fungsinya sebagai pusat informasi dan pusat riset bagi sivitas akademika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Perkembangan teknologi dan informatika membawa perubahan di pelbagai lini kehidupan, termasuk di perpustakaan. Teknologi membuka peluang-peluang baru bagi perkembangan sistem informasi di perpustakaan agar lebih murah dan mudah. Penggunaan teknologi sudah menjadi keharusan bagi perpustakaan, terlebih untuk memenuhi tuntutan zaman yang mengarah ke ranah digital. Oleh sebab itu, repository menjadi salah satu pilihan bagi Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam memenuhi tantangan zaman tersebut. Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta merupakan wadah karya ilmiah dari seluruh sivitas akademika yang diekelola dengan baik. Repository UIN jakarta memiliki nama domain yaitu repository.uinjkt.ac.id. Basis pemograman yang digunakan yakni Dspace versi 5.5. Jumlah total koleksi repository UIN Jakarta sampai saat ini kurang lebih telah mencapai 40.000 judul. Koleksi yang disimpan dan dikelola pada Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yaitu skripsi, tesis, disertasi, artikel populer, artikel jurnal, buku, laporan penelitian dan karya ilmiah lainnya yang berasal dari sivitas akademika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (Hidayat, 2019). Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menyediakan layanan upload karya ilmiah mandiri ke dalam repository. Para mahasiswa, staff, maupun dosen yang ingin mengupload karya ilmiah ke repository harus membuat akun terlebih dahulu. Setelah karya ilmiah berhasil diupload, pengelola repository akan melakukan verfikasi pada koleksi tersebut. Jika verifikasi sudah selesai, maka karya ilmiah tersebut dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkan karena sifat koleksi dari repository ini yaitu open access (akses terbuka). Pada esensinya, Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tidak hanya berfungsi untuk menyediakan koleksi digital, tetapi juga berfungsi untuk meningkatkan pemeringkatan webometrics. Implementasi Knowledge Management Pada Pengelola Repository Uin Syarif Hidayatullah Jakarta Knowledge Management menjadi salah satu tugas pokok pengelola perpustakaan. Oleh sebab itu, kepala perpustakaan harus memahami bahwa eksis tidaknya sebuah perpustakaan tergantung pada pengimplementasian manajemen pengetahuan di perpustakaannya. Sani (2018) menegaskan pentingnya penerapan manajemen pengetahuan di lingkungan perpustakaan. Kunci sukses untuk membangun manajemen pengetahuan yang efektif tidak terletak pada perangkat teknologinya, melainkan pada sumber daya manusia yang dalam hal ini adalah pustakawan. Bambang Setiarso dalam Rodin (2018) menjelaskan beberapa bentuk manajemen pengetahuan di perpustakaan, antara lain: 1. Manajemen pengetahuan dalam bentuk penyusunan koleksi, seperti klasifikasi, mengorganisasi dan menyebarluaskan informasi dari perpustakaan pusat ke unit organisasi 3. Manajemen pengetahuan dalam bentuk kebijakan atau prosedur dan teknologi yang digunakan untuk mengoperasikan database yang terhubung dengan jaringan internet 4. Menggunakan bantuan teknologi untuk menangkap buah pikiran dari masing-masing peneliti atau pegawai agar pengetahuan tersebut dapat dipakai secata bersama-sama di dalam organisasi 5. Mengorganisasi dan menganalisis informasi yang terdapat dalam database organisasi sehingga hasil analisis tersebut dapat dipakai secara bersama oleh anggota organisasi 6. Mengkategorisasikan pengetahuan untuk membuat program yang menarik, kegiatan penelitian, monitoring, dan untuk mentrasnformasikan pengetahuan ke database organisasi baru yang lebih mapan. Berdasarkan penjelasan di atas, maka akan dijabarkan bentuk implementasi manajemen pengetahuan yang dilakukan oleh pengelola Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, yaitu: 1. Berbagi pengetahuan antar pengelola repository Proses sharing knowledge antar pustakawan atau pengelola repository sangat penting dilakukan sebagai sarana komunikasi ilmiah. Kegiatan ini secara implisit akan menambah wawasan para pengelola repository untuk melakukan tupoksi atau kegiatan-kegiatan dalam pengelolaan repository. Kegiatan sharing knowledge antar pegawai dapat dilakukan secara rutin. Berbagi pengetahuan ini membawa dampak positif bagi keberlangsungan hidup perpustakaan, dalam hal ini yakni di bidang pengelolaan Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Selain berdampak pada meningkatnya pengetahuan pustakawan, kegiatan berbagi pengetahuan pun akan menguatkan komunikasi antar pustakawan sehingga chemistry antar pustakawan terbangun lebih erat. Oleh sebab itu, pimpinan perpustakaan harus memahami hal ini dengan baik. Kegiatan berbagi pengetahuan seyogianya mampu menjadi agenda rutin yang terjadwal secara matang dan sistematis. 2. Melakukan pengelolaan tacit knowledge yang dimiliki oleh pengelola repository Mengelola tacit knowledge bukan pekerjaan mudah, perlu keahlian khusus agar pengetahuan yang dimiliki dapat berwujud secara eksplisit dan dipahami oleh banyak orang. Jika dipersentasekan, aset pengetahuan intelektual di dalam organisasi tersimpan dengan komposisi: 42% di dalam otak pegawai, 26% di dalam dokumen kertas, 32% pada dokumen elektronik. Persentase tersebut menunjukkan bahwa aset pengetahuan terbesar berkenaan pengelolaan organisasi tersimpan dalam pikiran pegawai yakni sebesar 42%. Para pengelola Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tentu memiliki keahlian, pengetahuan, dan keterampilan khusus yang masih tersimpan dalam alam pikirannya. Untuk mengeluarkan tacit knowledge tersebut, maka pengelola Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dapat melakukan beberapa kegiatan berikut: 1) Mendelegasikan pengelola repository untuk aktif mengikuti kegiatan seminar, workshop, atau perlombaan tertentu yang diiringi dengan proses transfer pengetahuan, sehingga ilmu yang diperoleh dari kegiatan yang diikuti tidak hanya melekat pada diri pengelola repository, tetapi juga dapat didokumentasikan dan dimanfaatkan oleh pengelola repository di generasi selanjutnya; dan 2) Mengelola dan mendokumentasikan pengalaman pengelola repository ketika menghadapi tantangan tertentu. Pengalaman dan ilmu ini dapat dituangkan dalam buku pedoman tertulis sehingga dapat diakses dengan mudah oleh pengelola repository di generasi selanjutnya. Pengalaman yang terdokumentasi ini sangat penting sebagai rujukan jika terjadi rotasi pegawai di lingkup Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Melakukan pengelolaan explicit knowledge di kalangan pengelola repository Pengelola Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta hendaknya membentuk forum diskusi antar pengelola repository, baik di lingkup internal UIN Syarif Hidayatullah Jakarta maupun lingkup eskternal. Tidak hanya itu, pengelola repository di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pun dapat membuat koleksi khusus yang berisi sejarah repository, bioografi pengelola repository, instruksi penggunaan repository, tantangan dan peluang dalam pengimplementasian repository, dan lain sebagainya sebagai bahan panduan jika terjadi rotasi pegawai, sehingga pegawai yang baru akan lebih mudah mengelola repository. Ketiga langkah yang telah dipaparkan di atas dapat diterapkan dengan mengikuti Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan yang dirilis oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi melalui 3 tahapan, di antaranya: Tahap 1: Merencanakan implementasi Manajemen Pengetahuan dengan beberapa agenda berikut: Mengidentifikasi makna manajemen pengetahuan dalam organisasi; Mengetahui prosedur praktik manajemen pengetahan dalam organisasi; Melakukan analisis terhadap para pemangku kepentingan; Memformulasikan strategi manajemen pengetahuan yang tepat untuk diimplementasikan; dan membuat strategi manajemen perubahan; Tahap 2: Mengimplementasikan manajemen pengetahuan melalui: Pembentukan kebiasaan; Menyediakan regulasi yang spesifik; Memanfaatkan keberadaan teknologi; dan menyelaraskan strategi manajemen perubahan Tahap 3: Mengevaluasi proses manajemen pengetahuan dengan cara: Menentukan mekanisme berkala untuk mengembangkan dan menyempurnakan pengetahuan; Membangun Community of Practices; dan menyempurkan tata kelola serta strategi manajemen pengetahuan. Analisis Kognitif Sosial Terhadap Pengimplementasian Knowledge Management Pada Pengelola Repository Uin Syarif Hidayatullah Jakarta Kognitif sosial merupakan cabang ilmu sosiologi yang mempelajari hubungan timbal balik antara masyarakat dan pemikiran. Kognitif sosial memberikan perhatian pada ide-ide yang disusun secara sistematis dan semua ilmu pengetahuan adalah interdependen, artinya ilmu pengetahuan itu dipengaruhi oleh kondisi sosial. Asumsi dari kognisi sosial yaitu bahwa kesadaran manusia ditentukan oleh keberadaan sosialnya (Marhayati et al., 2020). Kognitif sosial menjadi sebuah teori yang dikembangkan lebih lanjut oleh Peter L. Berger dan Thomas Luckman dalam bukunya The Social Construction of Reality: A Treatise in The Sociology of Knowledge. Kognitif sosial berpijak pada “realitas” dan “pengetahuan”. “realitas” (Yanuardianto, 2019). Hal ini dapat dipahami bahwa “realitas” adalah fakta sosial yang bersifat umum dan eksternal atau terdapat pada kesadaran masing-masing individu. Sedangkan “pengetahuan” diartikan sebagai keyakinan bahwa suatu fenomena itu riil dan mereka mempunyai karakteristik tertentu. Dapat disimpulkan bahwa pengetahuan yaitu realitas yang muncul pada kesadaran individu, jadi realitas pada hakikatnya bersifat subjektif. Setiap anggota masyarakat berpartisipasi dalam pengetahuannya melalui cara-cara tertentu. Kognitif sosial memahami bahwa pengetahuan yang dimiliki oleh manusia merupakan suatu kenyataan yang dibangun secara sosial dan kontinu (dalam jangka waktu tertentu). Pengimplementasian knowledge management yang dilakukan oleh Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada pengelola repositorynya berangkat dari adanya realoya bahwa kebutuhan informasi anggota masyarakat yang diiringi dengan perkembangan teknologi informasi semakin tajam dan beragam. Hal ini secara implisit menunjukkan bahwa terjadi realitas sosial yang berada di luar kehendak manusia. Perkembangan teknologi dan informasi saat ini sudah tidak dapat terbendung, sehingga manusia membutuhkan sarana-sarana khusus untuk mendapatkan infromasi secara efektif. Dalam hal ini, Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta mengambil peran atas kesadaran pengetahuannya terhadap realitas sosial yaitu dengan membuat Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, tetapi keberadaan repository saja tidak cukup jika tidak diiringi dengan penerapan knowledge management yang baik terhadap pengelola repositorynya. Oleh sebab itu, pengimplementasian strategi manajemen pengetahuan yang sudah dijabarkan pada bagian sebelumnya dapat menciptakan iklim pengetahuan yang baik pada Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, sehingga pelayanan informasi yang diberikan terasa efektif dan efisien.

Penerapan knowledge management (manajemen pengetahuan) menjadi sangat penting dalam sebuah organisasi, tidak terkecuali pada perpustakaan. Hal ini sejalan dengan fungsi perpustakaan sebagai sebuah organisasi dinamis yang bergerak di bidang informasi. Perpustakaan Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki repository sebagai basis pengetahuan yang bersifat elektronik. Keberadaan repository akan menjadi maksimal jika dikelola dan dimanajemen dengan baik, terutama oleh pengelola sebagai penggerak roda aktivitas repository. Salah satu jalan untuk melestarikan efektivitas dan efisiensi Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yakni dengan melakukan manajemen pengetahuan yang menitikberatkan pada pengelola sebagai SDM yang mumpuni. Langkah tersebut dapat diwujudkan dengan cara: 1) Sharing knowledge antar pengelola repository; 2) Melakukan pengelolaan tacit knowledge yang dimiliki oleh pengelola repository, misalnya dengan mendelegasikan pengelola repository untuk mengikuti seminar; dan 3) Melakukan pengelolaan explicit knowledge di kalangan pengelola repository, salah satunya dengan membuat buku pedoman kerja yang berisi sejarah, instruksi, biografi, dan tantangan yang dihadapi dalam mengelola repository agar jika terjadi rotasi pegawai di lingkup UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, pengelola repository yang baru tidak merasa kesulitan.