PEMANFAATAN LEMBARAN DAERAH SEBAGAI TERBITAN RESMI PEMERINTAH DI PERPUSTAKAAN KANTOR GUBERNUR PROVINSI SUMATERA BARAT

Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat merupakan suatu lembaga yang melakukan proses kegiatan pemerintahan daerah dan menghasilkan berbagai bentuk informasi resmi dari hasil rapat maupun sidang yang dilakukan oleh anggota perundang-undangan atau sekretaris daerah dengan persetujuan kepala daerah (gubernur atau walikota). Lembaran daerah dapat dimanfaatkan oleh masyarakat umum ataupun pegawai instansi sebagai bahan referensi, bahan pertimbangan, sebagai bahan perbandingan, sebagai pengambilan keputusan, sebagai bahan laporan, dan bahan penelitian. Mengingat pentingnya lembaran daerah semestinya dimanfaatkan oleh masyarakat sebagai sebuah informasi yang perlu diketahui oleh setiap kelompok masyarakat tertentu yang berupa hasil sidang kabinet, sensus penduduk, pajak, peraturan daerah, peraturan daerah tentang lalu lintas, peraturan daerah tentang perkawinan, peraturan daerah tentang pendidikan, dan lain-lain. Pemanfaatan lembaran daerah sangat penting karena di dalam lembaran daerah terdapat beberapa peraturan-peraturan daerah dalam satu tahun yang harus diketahui oleh masyarakat, baik peraturan baru ataupun peraturan yang sudah tidak berlaku lagi. Dilihat dari pentingnya pemanfaatan lembaran daerah yang melatar belakangi penulis untuk lebih dalam meneliti sejauh mana pemanfaatan lembaran daerah di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat. Berdasarkan latar belakang dapat dirumuskan permasalahan, yaitu: (1) bagaimana pemanfaatan lembaran daerah di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat; (2) apa sajakah kendala yang terdapat pada saat proses pemanfaatan lembaran daerah di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat. Berdasarkan rumusan masalah yang akan dibahas tujuan penulisan, yaitu: (1) mendeskripsikan pemanfaatan lembaran daerah di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat; (2) mendeskripsikan kendala yang terdapat pada saat proses pemanfaatan lembaran daerah di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat. Beberapa manfaat yang dapat diambil dari penelitian, yaitu: (1) bagi pihak instansi di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat, dapat dijadikan salah satu masukan tentang pemanfaatan lembaran daerah secara optimal; (2) bagi penulis khususnya, agar dapat menambah wawasan penulis tentang pemanfaatan lembaran daerah; (3) bagi peneliti selanjutnya, agar dapat memanfaatkan makalah ini sebagai bahan acuan atau pedoman. Dalam bahasa Inggris terbitan pemerintah adalah terbitan yang sah dengan pembiayaan dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) yang berisi tentang pemerintahan. Menurut pengertian terminologi, istilah terbitan pemerintah merupakan dokumen dan informasi yang diterbitkan oleh pemerintah atau organisasi pemerintah daerah dan pusat. Secara etimologi, istilah terbitan pemerintah terdiri dari dua suku kata yang berbeda dan memiliki arti masing-masing, yaitu terbitan merupakan kata benda (nouns) dari kata dasar “terbit” yang dapat diartikan sebagai lahir, bangkit, keluar, naik, dan tenggelam. Sedangkan pemerintah adalah perihal mengurus atau mengatur (memimpin, mengelola). Pemerintah berarti badan tertinggi yang memerintah suatu negara ataupun sistem yang menjalankan wewenang dan kekuasaan yang mengatur kehidupan sosial, ekonomi, dan politik suatu negara. Disimpulkan bahwa pengertian terbitan pemerintah adalah terbitan yang dicetak atas biaya pemerintah, diterbitkan oleh badan-badan pemerintah yang termasuk bahan pustaka sebagai rujukan yang pada umumnya berisi hal-hal yang berkaitan dengan masalah-masalah pemerintahan atau masalah-masalah untuk kepentingan umum. Fungsi terbitan pemerintah digunakan sebagai bahan rujukan, bahan pertimbangan, bahan perbandingan, bahan pengambil keputusan, bahan laporan, dan bahan penelitian yang sangat bermanfaat sebagai dasar kekuatan hukum bagi instansi ataupun masyarakat umum yang sedang mengalami suatu kasus atau permasalahan dan memanfaatkan terbitan pemerintah sebagai bahan acuan atau pedoman dalam memberikan solusi dalam suatu permasalahan. Jenis terbitan pemerintah adalah semua terbitan yang mencakup kegiatan pemerintahan seperti lembaran daerah, peraturan yang harus diketahui oleh masyarakat umum ataupun pegawai instansi dan menjadi dasar kekuatan hukum bagi perorangan ataupun instansi yang membutuhkan terbitan pemerintah. Lembaran negara dan daerah merupakan lembaran yang mencakup suatu negara secara luas dan lembaran daerah bagian kecil dari lembaran negara yang mencakup daerah tertentu. Lembaran negara dan daerah berbentuk kertas atau selembaran yang di dalamnya berisi sekumpulan peraturan pemerintah yang telah diundangkan dalam satu tahun yang berguna sebagai bahan penelitian, pedoman, sebagai bahan rujukan dalam mengambil suatu keputusan dan kebijakan serta perlu disosialisasikan atau diketahui oleh masyarakat terhadap kebijakan baru yang akan dilaksanakan. Manfaat lembaran daerah merupakan proses, cara atau perbuatan memanfaatkan koleksi yang mencakup semua bidang ilmu pengetahuan sebagai bahan penelitian dan bahan ajar bagi pengguna yang membutuhkan informasi serta bermanfaat untuk menambah wawasan dan intelektual tentang segala sesuatu yang bermanfaat dalam kultural, pendidikan ataupun dalam kehidupan bermasyarakat. Lembaran daerah merupakan salah satu koleksi referensi di perpustakaan dan termasuk koleksi arsip di lembaga kearsipan. Oleh sebab itu, fungsi lembaran daerah sejalan dengan fungsi koleksi referensi di perpustakaan dan koleksi arsip di lembaga kearsipan, fungsi lembaran daerah terdiri atas : a) Sebagai fungsi koleksi referensi di perpustakaan, b) Fungsi arsip di lembaga kearsipan, Peraturan daerah adalah suatu peraturan yang disepakati oleh kepala daerah (gubernur atau walikota) yang semestinya dipahami oleh masyarakat ataupun pegawai instansi dalam menjalankan tugas pemerintahan daerah dan sebagai dasar kekuatan hukum terhadap suatu permasalahan serta sebagai bahan pengambil keputusan dalam melaksanakan kegiatan pemerintahan daerah. Peraturan daerah berfungsi untuk menyelenggarakan otonomi daerah di tingkat provinsi dan kabupaten atau kota dalam menjalankan tugas pembantuan dalam rangka mengurus kepentingan rakyat serta sebagai alat pembangunan dalam meningkatkan kesejahteraan daerah, menyelenggarakan ketentuan anggaran dalam menetapkan APBD agar roda pemerintahan daerah berjalan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Penulisan ini menggunakan metode kualitatif dan metode deskriptif, yaitu dengan menggunakan obeservasi dan wawancara yang dilakukan berdasarkan pada fakta yang ada atau fenomena yang secara empiris hidup pada penuturpenuturnya sehingga dihasilkan bahasa seperti apa adanya karena penulisan ini bertujuan untuk mendeskripsikan data yang diperoleh dari informan. Metode penulisan dilakukan dengan cara bertanya secara langsung dengan Kepala Bagian dan Staf di Perpustkaan Kantor Gubernur Sumatera Barat untuk mengetahui pemanfaatan lembaran daerah. Penulisan mengkaji dan mendeskripsikan pemanfaatan lembaran daerah sebagai terbitan resmi pemerintah di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat.

Pemanfaatan Lembaran Daerah di Perpustakaan Kantor Gubernur Povinsi Sumatera Barat Peraturan daerah yang telah ditetapkan oleh gubernur atau walikota yang akan dihimpun ke dalam komputer oleh bagian Dokumentasi dan Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat menjadi satu buku lembaran daerah dan sebagai arsip pemerintahan daerah. Lembaran daerah dicetak setiap tahun sesuai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Pengelompokan produk hukum pemerintahan daerah dapat dimanfaatkan untuk mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan dalam mencari informasi mengenai suatu kebijakan pemerintahan daerah dalam satu tahun. Lembaran daerah dimanfaatkan oleh instansi ataupun masyarakat sebagai bahan rujukan, bahan pertimbangan, bahan perbandingan, sebagai bahan pengambil keputusan, sebagai bahan laporan, dan bahan penelitian. 1. Sebagai Bahan Rujukan Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat bahwa lembaran daerah dimanfaatkan sebagai bahan rujukan terhadap suatu kasus atau permasalahan yang membutuhkan dasar kekuatan hukum sebagai acuan atau pedoman dalam mengambil suatu kebijakan. Lembaran daerah dimanfaatkan untuk merujuk kepada peraturan daerah bila terjadi revisi atau perubahan peraturan daerah lama dengan mengacu kepada UUD 1945 sebagai dasar hukum tertinggi. Disimpulkan bahwa lembaran daerah sebagai bahan rujukan dimanfaatkan oleh instansi pemerintah sesuai dengan kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan. Lembaran daerah dimanfaatkan sebagai bahan acuan atau pedoman terhadap suatu kasus atau permasalahan dalam melaksanakan kegiatan pemerintahan daerah maupun masyarakat umum. Lembaran daerah dapat dimanfaatkan sebagai suatu rujukan serta dasar kekuatan hukum dalam mengambil suatu kebijakan atau keputusan yang dilaksanakan oleh pemerintahan daerah. Misalnya, Lembaran Daerah tahun 2008 mengenai Perda No 6 tahun 2008 tentang Tanah Ulayat dan Pemanfaatanya. 2. Sebagai Bahan Pertimbangan Berdasarkan Kabag Pepustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat setelah lembaran daerah dimanfaatkan sebagai bahan rujukan atau acuan dalam mengambil suatu keputusan dan lembaran daerah yang dimanfaatkan sebagai bahan pertimbangan agar kebijakan yang terdapat dalam peraturan daerah lama dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan atas peraturan daerah baru dalam menentukan suatu kebijakan hokum Disimpulkan bahwa lembaran daerah sangat bermanfaat sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil suatu keputusan dalam kegiatan pemerintahan daerah. Setiap keputusan yang dilakukan pemerintahan daerah harus menimbang kepada UUD 1945 sebagai dasar hukum tertinggi terhadap suatu revisi peraturan daerah. 3. Sebagai Bahan Perbandingan Berdasarkan Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat manfaat lembaran daerah saling berkaitan satu sama lain. Setelah lembaran daerah dimanfaatkan sebagai bahan rujukan atau pedoman dan telah dilakukan sebagai bahan pertimbangan terhadap kebijakan yang dikeluarkan Pemerintah daerah dapat dimanfaatkan sebagai bahan perbandingan dalam mengambil suatu keputusan. Lembaran daerah sebagai bahan perbandingan, yaitu suatu peraturan daerah lama dibandingkan, dinilai, diteliti, sehingga terjadi perbedaan antara peraturan daerah yang satu dengan yang lainya. Berdasarkan beberapa pendapat tentang pemanfaatan lembaran daerah sebagai bahan perbandingan, disimpulkan bahwa peraturan daerah yang telah diundangkan dalam lembaran daerah dimanfaatkan sebagai bahan perbandingan dalam mengambil suatu kebijakan dalam kegiatan pemerintahan daerah. Tidak semua peraturan daerah dapat dimanfaatkan sebagai bahan perbandingan dalam mengambil suatu keputusan. Hal tersebut disebabkan oleh, keadaan dan kondisi daerah masing-masing. Misalnya, Lembaran Daerah tahun 2008 mengenai Perda No 8 tahun 2012 tentang Kawasan Tanpa Rokok. 4. Sebagai Bahan Pengambil Keputusan Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis bahwa pemanfaatan lembaran daerah saling berkaitan antara yang satu dengan yang lain. Setelah dimanfaatkan sebagai bahan rujukan atau pedoman, dilakukan pertimbangan dan perbandingan dan setelah dimanfaatkan secara efektif lembaran daerah akan menjadi suatu produk hukum yang dapat dijadikan sebagai bahan pengambil keputusan terhadap suatu kasus dan permasalahan serta menjadi dasar kekuatan hukum yang mengikat. Disimpulkan bahwa lembaran daerah dimanfaatkan oleh instansi pemerintah daerah sesuai dengan kebutuhan. Lembaran daerah sangat bermanfaatkan sebagai bahan pengambil suatu keputusan, karena di dalam lembaran daerah berisi beberapa peraturan daerah dalam satu tahun terhadap suatu kasus dalam kegiatan instansi ataupun masyarakat umum yang menjadi dasar kekuatan hukum. 5. Sebagai Bahan Laporan Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang penulis lakukan di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat lembaran daerah dimanfaatkan sebagai bahan laporan atas semua kegiatan yang dilakukan pada pemerintahan daerah sebagai bentuk laporan pertanggungjawaban atas kebijakankebijakan yang dikeluarkan pemerintahan daerah. Disimpulkan bahwa peraturan daerah yang telah dikeluarkan pemerintahan daerah harus memiliki laporan kegiatan dalam bentuk inventaris dan menghimpun data ke dalam komputer. Hal tersebut bermanfaat untuk memberikan informasi tentang peraturan daerah dalam satu tahun kepada pihakpihak yang berkepentingan atau memberikan informasi kepada masyarakat luas tentang kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan pemerintahan daerah dalam bentuk inventaris ke dalam buku agenda dan menghimpun data ke dalam komputer serta menyebarluaskan melalui media elektronik. 6. Sebagai Bahan Penelitian Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat lembaran daerah tergolong sangat jarang dimanfaatkan sebagai bahan penelitian. Lembaran daerah dimanfaatkan oleh instansi atau masyarakat umum terhadap suatu kasus dan permasalahan yang memanfaatkan lembaran daerah sebagai dasar kekuatan hukum yang mengikat sesuai dengan keadaan dan kebutuhan. Disimpulkan bahwa lembaran daerah sangat jarang dimanfaatkan sebagai bahan penelitian bagi instansi pemerintahan. Pemerintahan daerah ingin menciptakan suatu peraturan daerah baru dan peraturan daerah lama akan dirujuk dan melakukan pertimbangan sesuai dengan dasar hukum tertinggi sesuai UUD 1945 sehingga sangat jarang dilakukan suatu penelitian terhadap lembaran daerah. Kendala Dalam Pemanfaatan Lembaran Daerah di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat Dalam memanfaatkan lembaran daerah memiliki beberapa kendala yang dihadapi oleh pemerintahan daerah. Lembaran daerah yang terdapat di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat dimulai dari tahun 1969sekarang memiliki beberapa kendala dalam memanfaatkan lembaran daerahsebagai bahan rujukan, bahan pertimbangan, bahan perbandingan, bahan pengambil keputusan, bahan laporan dan bahan penelitian yang bermanfaat dalam melaksanakan kegiatan pemerintahan daerah. 1. Sebagai bahan rujukan Kendala yang dihadapi dalam memanfaatkan lembaran daerah sebagai bahan rujukan adalah banyaknya koleksi yang hilang atau tidak dikembalikan menyebabkan banyaknya lembaran daerah yang tidak terdapat di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat. Hal tersebut disebabkan oleh, banyaknya pengunjung yang tidak mengembalikan lembaran daerah menyebabkan koleksi lembaran daerah semakin berkurang. Selain itu, pada saat terjadi gempa bumi bulan Desember tahun 2009 banyak lembaran daerah yang hilang dan rusak sehingga pihak-pihak yang berkepentingan mengalami kesulitan dalam memanfaatkan lembaran daerah sebagai bahan rujukan. 2. Bahan Pertimbangan Berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan tentang kendala dalam pemanfaatan lembaran daerah sebagai bahan pertimbangan di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat lembaran daerah masih belum tertata rapi. Banyaknya lembaran daerah yang hilang dan rusak sejak bencana gempa bumi tahun 2009 menyebabkan koleksi lembaran daerah tidak tersusun rapi. Semenjak terjadinya gempa pada tahun 2009 menyebabkan penyusunan koleksi di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat menjadi tidak terperhatikan. Banyaknya bangunan gedung yang rusak menyebabkan pustakawan menjadi enggan dalam memperhatikan koleksi terbitan pemerintah. 3. Bahan Perbandingan Berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan tentang kendala dalam pemanfaatan lembaran daerah sebagai bahan perbandingan di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat bahwa lembaran daerah merupakan salah satu produk hukum pemerintahan daerah yang dimanfaatkan sebagai bahan perbandingan. Banyaknya lembaran daerah yang hilang dan rusak serta tidak dihimpun ke dalam komputer menyebabkan lembaran daerah sulit dibandingkan. Salah satu penyebabnya yaitu kurangnya sumber daya manusia.Pada umumnya pegawai yang bekerja pada bagian perpustakaan tidak berlatar belakang pendidikan ilmu perpustakaan sehingga penyusunan koleksi tidak sesuai dengan ketentuan ilmu perpustakaan. Banyaknya lembaran daerah yang sulit ditemukan dan tidak dapat dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan sebagai bahan perbandingan. 4. Bahan Pengambil Keputusan Kendala lembaran daerah sebagai bahan pengambil keputusan di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat tidak tersusun rapi menyebabkan bila diperlukan dalam mengambil suatu keputusan akan mengalami kesulitan karena tidak semua lembaran daerah disusun pada rak koleksi. Lembaran daerah di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat terjadi penumpukan karena kurangnya sarana dan prasarana menyebabkan pengunjung kesulitan dalam menemukan informasi yang dibutuhkannya. 5. Sebagai Bahan Laporan Berdasarkan hasil observasi yang penulis dilakukan tentang kendala pemanfaatan lembaran daerah sebagai bahan laporan di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat adalah banyaknya peraturan daerah yang belum dihimpun menjadi satu lembaran daerah dan menyebabkan pegawai instansi mengalami kesulitan dalam melaporkan kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintahan daerah selama satu tahun. Peraturan daerah tidak dihimpun ke dalam komputer menyebabkan masyarakat kesulitan dalam mengakses kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan pemerintahan daerah selama satu tahun. Kurangnya tanggungjawab petugas perpustakaan menjadi penyebab pengelolaan perpustakaan menjadi lambat. 6. Bahan Penelitian Berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan tentang pemanfaatan lembaran daerah sebagai bahan penelitian di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat adalah kurangnya sarana dan prasarana yang terlihat dari jumlah rak koleksi di perpustakaan menyebabkan koleksi tidak tersusun rapi. Hal tersebut disebabkan, peneliti yang ingin mengamati lembaran daerah mengalami kesulitan dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkanya. Sebagian lembaran daerah yang masih disimpan pada rak koleksi karena keterbatasan sarana dan prasarana. Dari hasil observasi pada bagian Dokumentasi dan Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat terdapat tenaga perpustakaan sebanyak 7 orang dan tidak ada yang berlatar belakang pendidikan perpustakaan dan kearsipan menyebabkan koleksi perpustakaan menjadi terkelola dengan baik. Namun pada kenyataannya, di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat tenaga perpustakaan yang bertugas masih belum mencurahkan kemampuan dan perhatiannya secara penuh terhadap perpustakaan.

Berdasarkan pembahasan yang telah dibahas disimpulkan, yaitu: (1) Pemanfaatan lembaran daerah di Perpustakaan Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Barat dimanfaatkan sesuai dengan keadaan dan kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan mengenai lembaran daerah. Dilihat dari segi pemanfaatan lembaran daerah dimanfaatkan sebagai bahan rujukan, sebagai bahan pertimbangan, sebagai bahan perbandingan, sebagai bahan pengambil keputusan, sebagai bahan laporan dan sebagai bahan penelitian yang saling berkaitan antara satu dengan yang lain dalam kegiatan pemerintahan daerah; (2) Kendala dalam pemanfaatan lembaran daerah sebagai bahan rujukan, bahan pertimbangan, bahan perbandingan, bahan pengambil keputusan, bahan laporan, dan bahan penelitian adalah banyaknya koleksi lembaran daerah yang hilang, kurangnya sumber daya manusia dalam mengelola perpustakaan, koleksi tidak tertata rapi menyebabkan informasi sulit didapatkan, kurangnya sarana dan prasarana seperti rak koleksi, banyak data yang belum dihimpun ke dalam komputer sehingga masyarakat belum dapat mengakses kebijakan yang dikeluarkan pemerintahan daerah dalam satu tahun. Dari simpulan ada beberapa saran yang dapat dikemukakan, yaitu: (1) pegawai instansi diharapkan agar lebih bertanggungjawab terhadap tugasnya sehingga perpustakaan terkelola dengan baik; (2) menambah sumber daya manusia yang berlatar belakang ilmu perpustakaan agar perpustakaan terkelola dengan baik; (3) hendaknya peraturan daerah dapat dihimpun secara cepat sehingga peraturan daerah dapat diakses oleh masyarakat umum yang ingin mengetahui kebijakan pemerintahan daerah.