PEMBUATAN INDEKS KASET BERBASIS WEB APLICATION PADA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI SUMATERA BARAT

Perkembangan teknologi sekarang ini banyak menunjukkan kemajuan yang luar biasa. Banyak hal dari sektor kehidupan yang telah menggunakan keberadaan dari teknologi itu sendiri. Keberadaan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat memiliki peran penting dalam kehidupan masyarakat. Salah satunya adalah koleksi yang dimiliki oleh Bidang Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatra Barat adalah koleksi kaset. Keberadaan kaset memiliki nilai penting bagi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatra Barat, karena merupakan salah satu koleksi rekam suara dan memiliki nilai sejarah serta sumber informasi bagi para pengunjung. Layanan yang diberikan berupa peminjaman kaset yang hanya dipergunakan dalam ruangan saja. Saat ini jumlah koleksi kaset yang dimiliki oleh bidang kearsipan adalah 311 judul kaset dengan total 520 buah koleksi. Keberadaan daftar pencarian kaset pada umumnya tidaklah efektif, hal ini terlihat dari layanan yang diberikan oleh pihak kearsipan dalam melayani permintaan pengunjung, pihak kearsipan mengalami kesulitan dalam temu balik informasi kaset dalam daftar pencarian kaset pada depo penyimpanan. Tidak hanya itu, kesulitan lainnya adalah keanekaragaman judul kaset yang menyerupai satu sama lain dalam daftar pencarian kaset yang menyulitkan petugas kearsipan dalam temu balik informasi kaset bagi kebutuhan pengunjung kearsipan. Agar informasi seputar koleksi kaset dapat disajikan dengan cepat, maka informasi tersebut perlu dioleh dalam bentuk elektrik, juga lebih menarik dibandingkan dengan informasi yang disajikan dalam bentuk manual/daftar pencarian kaset yang memakan waktu yang lama dalam prosedur temu kembalinya. Menurut Sulistyo-Basuki (2004:163), indeks adalah nama, subjek, kata kunci atau topik lain yang disusun menurut urutan tertentu untuk memudahkan proses temu balik dokumen/informasi. Sedangkan menurut Lasa (2009:110), indeks adalah petunjuk yang berupa angka, huruf, maupun tanda lain untuk memberikan pengarahan kepada pencari informasi bahwa informasi yang lebih lengkap maupun informasi yang terkait dapat ditemukan di sumber informasi tadi. MenurutSulistyo-Basuki (1992:93),mengatakan indeks berfungsi sebagai sarana pilih atau temu balik bagi kepentingan pemakai. Sulistyo-Basuki (1992:96), juga memaparkan tujuan indeks adalah menjawab pertanyaan pemakai mengenai tujuan sebuah dokumen serta apa manfaat baginya Sulistyo-Basuki (2004:47), mengatakan setiap kata dalam judul dokumen merupakan kata kunci yang potensial sebagai alat untuk temu balik dokumen. Dengan bantuan komputer, judul dan pengarang dapat dimanipulasi sehingga menghasilkan indeks jenis baru, diantarannya (1) indeks permutasi, menurut Lasa (2009:112), indeks permutasi adalah indeks yang disusun berdasarkan judul dan lainnya digunakan dalam komunikasi keilmuan. Penyususnan indeks ini dengan bantuan komputer yang akan memiliki katakunci dan menghilangkan bentuk kata seperti preposisi, kata benda, dan kata sifat; (2) indeks sintiran; (3) KWIC (Key Word In Context), pada KWIC bagi setiap kata kunci yang terdapat pada setiap segmen texs akan dibuat entri terpisah dengan bantuan algoritma komputer;(4) KWOC (Key Word Out of Context), penyempurna dari KWIC kata kuncinya berada di luar judul; (5) SLIC (Selective Listing In Combination), mencakup kombinasi elemen namun hanya satu arah saja; (6) PRECIS (PREserved Context Index System), dari namanya tersirat bahwa indeks tersebut memungkinkan seorang pemakai mencari indeks subjek salah satu kata yang signifikan (maknawi) dan pada titik akses tersebut tersusun konteks lengkap dari istilah yang dipilih oleh pemakai. Dengan demikian pernyataan lengkap tersedia bagi pemakai pada setiap istilah yang diangap maknawi oleh pengindeks sehingga dapat digunakan sebagai kata kunci. Menurut Rosa (2012:115), dalam Riyana (2013), indeks terbagi atas dua yaitu: (1) Indeks Subjek, indeks ini menggambarkan isi sebuah dokumen. Indeks disusun secara terpisah pada tiga tingkat. Istilah-istilah dalam suatu dokumen seperti buku, objek dalam koleksi, seperti perpustakaann, dan dokumen (seperti buku dan artikel) dalam suatu bidang ilmu.Indeks subyek digunakan untuk penelusuran informasi terutama dalam pembuatan pangkalan data bibliografi untuk menelusur dokumen tentang subjek tertentu; (2) Indeks Web (Internet indexing), kegiatan ini disebut pula pengindeksan internet, termasuk gaya indeks belakang buku pada setiap situs atau internet, dan pembuatan metadata kata kunci guna memberikan kosakata yang lebih bermanfaat untuk internet atau mesin pencari. Pengindeksan web metadata melibatkan penetapan sebuah bidang penanda-meta (meta-tag field), oleh karena itu halaman web atau situs web dapat ditelusur dengan mesin pencari yang disesuaikan untuk mencari bidang kata kunci. Ini bisa atau tidak melibatkan penggunaan kata kunci terbatas pada daftar kosakata terkendali. Seorang pengindeks yang baik adalah ketika mengikuti langkah-langkah yang sistematis sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.Sulistyo-Basuki (1992: 95), menguraikan langkah-langkah menyusun indeks diantarannya: (1) pengamatan awal terhadap dokumen; (2) identifikasi sabjek pertama; (3) identifikasi relevansi istilahistilah yang dideskripsikan dan ekstraksi istilah berkaitan; (4) verifikasi relevansi istilah-istilah tersebut; (5) konversi istilah dari bahasa sehari-hari ke bahasa dokumenter (bila diperlukan); (6) verifikasi relevansi deskripsi; (7) pengaturan deskripsi sesuai dengan ketentuan formal yang dianut oleh sistem informasi bersangkutan. Sulistyo-Basuki (2004:234), mengatakan bahwa bahasa temu balik informasi merupakan komponen utama dalam sistem temu balik informasi. Setiap bahasa temu balik harus memenuhi beberapa syarat, yaitu: (1) setiap ciri atau pengertian harus diungkapkan oleh satu dan hanya satu kata (simbol tertentu) dan sebaliknya setiap satu kata hanya mengungkapkan satu ciri atau satu pengertian saja; (2) tata bahasa yang diformalkan menyatakan bahwa setiap pertanyaan yang dirumuskan dalam bentuk istilah sebuah bahasa temu balik hanya memungkinkan saru penafsiran saja. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi ketiga, kaset adalah pertama wadah plastik dengan pita magnetik yang dapat berputar dari satu gelombang yang lain, kedua wadah tertutup untuk menyimpan film atau bahan yang peka cahaya. Menurut Agus (1996:22), Kaset adalah media audio, media audio dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan yang berkaitan dengan komunikasi pesan dan informasi, misalnya: (1) mendokumentasikan pidato seorang pemimpin atau ahli dalam bidang tertentu; (2) merekam diskusi panel tentang suatu topik; (3) menyajikan rangkuman pengetahuan dan informasi tertentu; (4) merekam hasil wawancara; (5) menjelaskan prosedur untuk mengerjakan suatu aktivitas; (6) melatih keterampilan memahami pesan (verbal). Menurut C. J Date dalam (Kadir, 2001), mengatakan bahwa database dapat diangap sebagai tempat untuk sekumpulan berkas data terkomputerisasi. Melalui sistem basis data seorang pemakai dapat melakukan berbagai fungsi seperti: (1) menambah data; (2) menghapus data; (3) mengambil data. Abdul Kadir, (2001), menambahkan implementasi database sendiri pada dasarnya dibagi menjadi dua: (1) sebuah database disimpan pada sebuah direktori yang terdiri atas sejumlah berkas tabel; (2) sebuah database dinyatakan dengan sebuah berkas. Menurut Riyanto (2011), Xamppmerupakan paket PHP dan MySQL berbasis open source, yang dapat digunakan sebagai tool pembantu pengembangan aplikasi berbasis PHP. Xampp mengkombinasikan beberapa paket perangkat lunak berbeda ke dalam satu paket. Xampp menyediakan antar muka control panel tersendiri yang dapat digunakan untuk menjalankan keseluruhan layananannya. Manurut Randi (2015), Fungsi Xampp adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program ApacheHTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. Berdasarkan uraian di atas, tujuan dari penulisan adalah mendeskripsikan bagaimana pembuatan indeks kaset berbasis web aplication pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatra Barat.

Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif. Yaitu menguraikan temuan dan data penelitian sesuai dengan kegiatan penelitian di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provisi Sumatra Barat. Lokasi penelitian ini yaitu pada pada seksi Pelestarian dan Perawatan Arsip Bidang Kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, yang menjadi objek dalam penelitian ini adalah kepala seksi Pelestarian dan Perawatan Arsip dan kumpulan koleksi kaset pada depo penyimpanan

Proses Pembuatan Indeks Kaset Berbasis Web Aplication pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat Pengumpulan data koleksi kaset yang akan dioleh adalah keseluhuran jumlah koleksi kaset yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. Pengumpulan data dilakukan secara langsung dengan datang ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat pada bagian Seksi Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip Statis, melakukan wawancara serta memantau langsung pada depo penyimpanan koleksi kaset tersebut. Setelah data terkumpul maka langkah selanjutnya yaitu mengentri data ke dalam aplikasi pembuatan indeks kaset yang akan dibuat dengan menggunakan PHP dan berbasis web aplication. Pembuatan Indeks Kaset Berbasis Web Aplication pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat dilakukan agar dapat mempermudah petugas kearsipan dalam pencarian koleksi kaset yang tersedia untuk kebutuhan pengunjung. Proses Pembuatan Indeks Kaset Berbasis Web Aplication pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan data yang telah dikumpulkan pada saat melakukan penelitian, pembuatan indeks kaset berbasis web aplication tersebut bersifat offline. Berikut ini adalah lagkah-langkah pembuatan aplikasi di antaranya: 1)penginstalan codeigneterpada komputer; 2) melakukan extrack filecodeigniter yang telah didownload ke C:\xampp/htdocs; 3) pembuatan database pada Xampp (localhost) agar aplikasi dapat dijalankan secara offline pada menu browser, dengan menggunakan phpMyadmin. Setelah membuat database di Xampp mengenai database yang dibuat; 4) menghubungkandatabase dan PHPdengan cara mengubah file database.php yang ada dalam folder aplication/config/ pada sublime/notepad, sublime merupakan editor teks untuk berbagai bahasa pemograman, termasuk pemograman PHP yang mendukung banyak bahasa pemograman yang akan dimasukan. PHP (PHP-Hypertext Preprocessor) merupakan bahasa pemograman pada sisi server yang memperbolehkan programmer menyisipkan perintah-perintah perangkat lunak web server (Apache, IIS, atau apapun) akan dieksekusi sebelum perintah itu dikirim oleh halaman ke browser yang me-request-nya. Setelah penghubungan database dan Url, selanjutnya menjalankan aplikasi dengan alamat alamat http://localhost/kaset/pada menu browser. Berikut penjelasan mengenai Pembuatan Indeks Kaset Berbasis Web Aplication pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. Pembuatan indeks kaset berbasis web aplication yaitu menggunakan tiga software aplikasi pendukung diantarannya Xampp versi 3.2.2, Google Chrome atau Mozila Firefox dan Text Editor Sublime Text 3 (Notepad). 1. Instal CodeIgniter Codeignetermerupakan aplikasi sumber terbuka yang berupa frameworkPHP dengan model MVC (Model, View, Controller) untuk membangun website dinamis dengan menggunakan PHP. CodeIgniter memudahkan developer untuk membuat aplikasi web dengan cepat mudah dibandingkan dengan membuatnya dari awal. 2. Extract FileCodeigniter Setelah codeIgniter terinstal. Langkah selanjutnya mengekstrak file codeigniter yang telah di download ke C:\xampp\htdocs. 3. Pembuatan Database pada Xampp Langkah selanjutnya dalam pembuatan indeks kaset berbasis web aplicationdengan menggunakan PHP yaitu membuat pangkalan data atau database menggunakan Xampp, lalu menginstal Xampp pada komputer dan sebelum membuka menu browser lakukan hal berikut untuk menjalankan xampp. Gambar 1: Menjalankan Xampp Langkah selanjutnya yaitu dengan membuka menu browser dan membuka menu locallhost, dan membuat tabel baru pada klik new untuk membuat tabel baru dalam menu database. Selanjutnya menentukan nama database yang akan dibuat, yaitu database “db_kaset” tanpa spasi. Nama tabel yang dibuat harus sesuai dengan nama database yang akan dibuat.Setelah itu klik buat tabel, untuk membuat tabel dan tentukan berapa jumlah kolom yang dibutuhkan, tabel tersebut merupakan tabel untuk pengisian data koleksi kaset, dengan nama tabel “indeks_kaset”. Lalu klik kirim untuk memulai mengisi tabel yang telah dibuat, setelah itu isi tabel sesuai dengan data koleksi kaset yang telah diperoleh sebelumnya dalam melakukan penelitian, dan tentukan jenisnya diantara INT yang mencakup haruf dan angka dalam pengisian data koleksi kaset, VARCHAR, CHAR dan TIMESTAMP, dan tentukan jumlah karakter dalam penulisan data pasien nantinya, dan tentukan premery key untuk tabel tersebut. Gambar 2: Tabel Indeks Kaset Setelah pengisian kolom untuk pembutan tabel lalu klik simpan untuk menyimpan tabel, pada “kode_pencarian”, terdapat tanda kunci yang menandakan primary key, tabel dapat diubah jika terdapat kesalahan. 4. MenghubungkanDatabase dan PHP Langkah selanjutnya menghubungkan database dengan PHP pada ODBC yaitu Open Database Conectivity.ODBC merupakan standar terbuka untuk kenektivitas antar basis data. Standar ini menyediakan API (Application Programming Interface) yang dapat digunakan untuk menjalankan sebuah aplikasi dengan sebuah sistem managemen database. Untuk menghubungkan database dan PHP tersebut dengan cara mengubah file database.php yang ada dalam folder aplication/config/ pada teks editor (sublime), sublime atau notepadmerupakan editor teks untuk berbagai bahasa pemograman, termasuk pemograman PHP yang mendukung bahasa pemograman yang akan dimaksukan. Sedangkan coding merupakan pengisian bahasa pemograman yang berisikan suatu kumpulan kata (perintah) yang digunakan untuk menulis suatu kode program, sehingga kode program yang ditulis tersebut akan dapat dikenali oleh komplikator yang sesuai. Coding dilakukan agar program dapat terkoneksi dengan database yang telah dibuat pada aplikasi Xampp.Selanjutnya, untuk berinteraksi dengan database adalah dengan menggunakan library database CodeIgniter. dengan mengubah file autoload.phpdi baris nomor 63 pada sublime. 5. Membuat File Model Selanjutnya membuat file model dengan namamodel_kaset.php pada folder aplikation/model/admin/ pada teks editor, di dalam file tersebut terdapat class model dengan mana kaset_model.php. Setelah diketik pada teks editor, selanjutnya tekan CTRL+P untuk menyimpan file models dengan nama kaset_model.php di direktori. 6. Membuat File View Langkah selanjutnya membuat file views, yaitu kaset_view.php, berbeda dengan file sebelumnya, kaset_view.phpyang digunakan untuk menampilkan data sebelum menggunakan fitur searching, yang letaknya pada folder aplication/view/admin/. 7. Membuat File Controller Setelah melakukan perintah-perintah di atas, langkah selanjutnya adalah membuat file controller yang berfungsi untuk mengontrol jalannya aplikasi dengan nama kaset.php pada folder aplication/controller/admin/. Di dalam File Controller terdapat sebuah class controller yang memiliki dua metode yaitu indeks dan cari. Metode indeks digunakan untuk memproses data sebelum melakukan searching dan meload file kaset_view.php. yang digunakan untuk menampilkan data. Sedangkan metode cari digunakan untuk memproses fitur searchingberdasarkan parameter yang diambil dari form pencarian sebagai keyword dan meload file kaset_view.php untuk menampilkan hasil pencarian. Dari hasil di atas, maka hasil dari pemongraman adalah tampilan pada aplikasi indeks kaset berbasis web aplication yang bisa diakses secara offline dengan alamat http://localhost/kaset/pada menu pencarian browser. 8. Menjalankan Aplikasi Aplikasi ini digunakan oleh petugas kearsipan dalam temu balik koleksi kaset untuk pengunjung kearsipan. Setelah melakukan mengkoneksikan database yang telah dibuat ke PHP. langkah selanjutnya adalah menjalankan aplikasi dengan cara membuka menu browser pada Google Chrome atau Mozila Firefoxdengan alamat http://localhost/kaset/. Berikut adalah tampilan gambar dalam dalam menjalankan aplikasi tersebut. Gambar 3:Open Pada Menu Browser Selanjutnya akan tampil halaman utama pada browser yang berisi informasi yang dibutuhkan oleh petugas kearsipan. Berikut adalah tampilan halaman utama pada http://localhost/kaset/. Gambar 4: Tampilan searching Kaset 9. Prosedur Pencarian Selanjutnya dalam pencarian koleksi kaset yang dibutuhkan oleh pengunjung kearsipan, petugas kearsipan bisa langsung mencari pada menu “pencarian” yang telah tersedia pada menu utama. Contoh: pencarian koleksi kaset tentang “pidato presiden”, maka akan keluar kata tersebut dalam pencarian. Berikut adalah gambar tentang pencarian koleksi kaset: Gambar 5: Tampilan Hasil Pencarian Pada gambar tersebut tertera uraian “Pidato Presiden dengan Sidang Umum MPR 1983” dengan kode pencarian 100. Kode pencarian 100 tersebut adalah kode pencarian pada koleksi kaset dengan nomor urut 100 pada lemari penyimpanan kaset yang hanya boleh diambil oleh petugas kearsipan. Namun untuk lebih mengetahui informasi lain tentang uraian “Pidato Presiden dengan Sidang Umum MPR 1983”, petugas kearsipan bisa langsung mengklik uraian tersebut. Berikut adalah tampilan informasi lebih lanjut tentang koleksi kaset. Gambar 6: Informasi Koleksi Kaset Pada tampilan diatas berisi informasi-informasi mengenai koleki kaset tersebut: 1) kede pencarian, adalah kode dalam pencarian koleksi pada lemari penyimpanan yang hanya boleh diambil oleh petugas kearsipan; 2) uraian isi, adalah sekilah isnformasi yang terdapat dalam kaset tersebut; 3) jumlah, merupakan jumlah dari suatu uraian kaset; 4) tahun adalah tahun uraian isi kaset tersebut diciptakan; 5) ukuran kaset; 6) katagori, merupakan kelompok dari jenis kaset tersebut contoh: katagori pemilihan umum (PEMILU) dan kepartaian; 7) rewind, merupakan tanggal perawatan ulang kaset tersebut; 8) keterangan, merupakan gambaran terakhir dari kondisi kaset tersebut. Untuk petugas kearsipan yang akan melakukan penambahan, penghapusan ataupun mengeditan ulang pada informasi koleksi kaset, maka petugas kearsipan bisa membuka menu “koleksi kaset” pada halaman utama. berikut tampilan pada menu “koleksi kaset”. Gambar 7: Tampilan pada Koleksi Kaset Pada tampilan tersebut terdapat informasi-informasi mengenai jumlah koleksi kaset yang tersedia, juga tindakan yang akan dilakukan pada koleksi tersebut. Untuk malakukan penambahan pada koleksi kaset maka petugas kearsipan dapat menekan perintah “Tambah Kaset” maka akan tampil halaman penambahan kaset, berikut adalah tampilan dalam penambahan koleksi kaset. Gambar 8: Tambah Kaset Sedangkan untuk melakukan pengeditan pada koleksi kaset, petugas kearsipan dapat menekan perintah “edit” yang tertera pada layar koleksi kaset, maka akan tampil halaman pengeditan kaset, berikut adalah tampilan dalam pengeditan informasiinformasi pada kaset. Gambar 9: Edit Kaset Aplikasi Indeks Kaset berbasis web aplication ini hanya boleh digunakan oleh petugas kearsipan yang bertujuan untuk temu balik koleksi kaset yang dibutuhkan oleh pengunjung sekaligus untuk menjaga informasi-informasi seputar koleksi kaset yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat.

Berdasarkan hasil Pembuatan Indeks Kaset Berbasis web aplication pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat dapat disimpulkanadalah proses pembuatan indeks kaset berbasis web aplication dilakukan berdasarkan data yang telah dikumpulkan pada saat melakukan penelitian, pembuatan indeks kaset berbasis web aplication tersebut bersifat offline berikut adalah tahapan-tahapan dalam pembuatan indeks kaset berbasis web sebagai berikut: penginstalanCodeigneterpada komputer, setalah melakukan pengintalan selanjutnyamelakukan ektractfilecodeigniter yang telah didownload ke C:\xampp\htdocs, selanjutnya pembuatan database pada Xampp (localhost) dibuat tabel atau pangkalan data, langkah selanjutnyamenghubungkan database dengan PHPdengan cara mengubah file database.php yang ada dalam folder aplication/config/ pada sublime/notepad. Pembuatan indeks berbasis web aplication dapat mempermudah dalam temu balik informasi bagu petugas kearsipan dalam melayani pengunjung.Berdasarkan simpulan, disarankan kepada petugas kearsipan pada Bidang Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat supaya: (1) menggunakan program indeks berbasis web aplication ini sebagai alat bantu temu balik informasi koleksi kaset bagi petugas kearsipan dalam melayani kebutuhan informasi untuk pengunjung kearsipan; (2) kepada petugas kearsipan yang bertugas di Seksi Pemeliharaan dan Perawatan Arsip agar menggunakan “kode pencarian” yang tertera dalam program aplikasi untuk digunakan dalam pencarian kaset di lemari penyimpanan kaset.