PENYUSUNAN INDEKS KARYA INTELEKTUAL MINANGKABAU DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA PADANG PANJANG

Perpustakaan merupakan salah satu lembaga yang berfungsi sebagai sarana informasi, edukasi, penelitian dan rekreasi dengan menyediakan koleksi tercetak maupun non cetak yang diberikan untuk melayani masyarakat dalam memenuhi kebutuhan informasi. Masyarakat yang menggunakan jasa perpustakaan disebut dengan pemustaka. Ada berbagai jenis perpustakaan, salah satunya adalah perpustakaan umum (public library).Menurut Hermawan (2006:30) perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan dan sebagainya. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang merupakan salah satu perpustakaan umum. Perpustakaan ini memiliki berbagai jenis layanan yang dapat dimanfaatkan oleh pemustakanya salah satunya adalah layanan Warintek (Warung informasi dan teknologi). Layanan ini disediakan oleh Dinas Perpustakaan Kota Padang Panjang berupa penggunaan komputer dan internet gratis untuk mempermudah penelusuran informasi yang dibutuhkan pemustaka. Selain itu, layanan Warintek juga dimanfaatkan sebagai sarana penelusuran informasi koleksi berupa kaset atau CD. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang sebagai pusat informasi dan pelestarian budaya, memiliki koleksi karya intelektual Minangkabau. Koleksi ini berasal dari Pusat Dokumentasi Sastra (PDS) H.B. Jassin berupa e-book atau buku elektronik yang disimpan dalam 250 keping CD. Koleksi karya intelektual Minangkabau ini berjumlah 637 koleksi. Didalamnya terdapat buku koleksi fiksi dan non fiksi. Koleksi karya intelektual Minangkabau yang disediakan oleh Perpustakaan Daerah Kota Padang Panjang berpotensi dan cukup memadai dalam memenuhi kebutuhan pemustaka khususnya berkaitan dengan Minangkabausiana akan tetapi secara penyusunannya masih belum rapi dan tidak beraturan sehingga proses temu kembali informasi membutuhkan waktu yang cukup lama. Pada penyusunan koleksi karya intelektual Minangkabau, diurutkan berdasarkan nomor pada CD yaitu 1-250. Urutan nomor pada CD yang disimpan dalam lemari penyimpanan menjadi tidak sesuai atau tidak berurutan setelah dilayankan kepada pemustaka. Selain itu, dalam cover CD tidak terdapat informasi mengenai deskripsi isinya. Dalam proses penelusuran informasi, pemustaka hanya bisa melihat daftar judul koleksi yang dibuat oleh salah satu pegawai perpustakaan dalam bentuk lembaran yang dijilid. Daftar judul tersebut dibuat berdasarkan isi dari masing-masing CD. Untuk itu koleksi karya intelektual Minangkabau memerlukan alat telusur yang bisa membantu pustakawan dan pemustaka dalam mencari informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Indeks merupakan salah satu alat telusur atau petunjuk informasi yang dapat digunakan pemustaka dalam menelusuri informasi. Tetapi kenyataannya pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang belum memiliki alat telusur seperti indeks. Maka dari itu, perlu dibuatkan indeks untuk koleksi karya intelektual Minangkabau dengan tujuan membantu pemustaka dan pustakawan dalam memudahkan temu kembali informasi. Indeks merupakan salah satu sarana penelusuran informasi yang dapat membantu pemustaka dalam menelusuri informasi. Sarana penelusuran memuat beberapa informasi yang diperlukan untuk referensi sehingga pemustaka dapat memperoleh informasi tertentu dalam bidang kajian tertentu. Menurut Sulistyo-Basuki (2004:163) indeks adalah nama, subjek, kata kunci atau topik lain yang disusun menurut urutan tertentu untuk memudahkan proses temu balik informasi. Sedangkan menurut Suwarno (2010:97) indeks merupakan daftar yang berisi petunjuk, lebih tepatnya indeks merupakan daftar yang sistematis, mengandung istilah atau frasa yang menyatakan nama pengarang, judul, konsep dan sebagainya yang dilengkapi petunjuk ke isi, atau ke lokasi dimana istilah atau frasa tersebut ditemukan. Indeks merupakan sarana penunjukan tempat informasi dapat ditemukan dan berupa daftar yang disusun secara alfabetis.Indeks terdiri dari beberapa jenis yaitu indeks beranotasi, indeks berantai, indeks nama pengarang, dan indeks kata kunci. Menurut Lasa (2009:111) beberapa macam indeks yaitu: (a) indeks analitik yaitu indeks yang disusun secara alfabetis diletakkan dibawah topik tertentu yang menunjukkan informasi yang terdapat pada artikel yang disusun dibawah subjek umum; (b) indeks beranotasi yaitu indeks yang memuat uraian data bibliografi dan menyajikan uraian singkat tentang isi; (c) indeks berantai merupakan indeks yang disusun untuk menghimpun beberapa entri pada catalog berkelas; (d) indeks belakang buku yaitu indeks yang disusun secara abjad; (e) indeks nama pengarang yaitu indeks yang disusun berdasarkan abjad nama pengarang; (f) indeks kata kunci (KWIC) merupakan jenis indeks yang kata kuncinya terdapat pada judul dengan susunan seperti aslinya. Semua jenis indeks tersebut dapat membantu pemustaka dalam menelusur informasi yang mereka butuhkan. Adapun fungsi indeks menurut Lasa (2009:110) yaitu a) pencapaian efisiensi; b) informasi lebih lengkap dan tepat; c) memerinci subjek menjadi unit-unit pengertian yang lebih kecil. Purwono (2010:125) juga menjelaskan secara garis besar bahwa fungsi indeks yaitu: a) alat penelusur informasi b) petunjuk tentang data atau informasi, petunjuk tersebut diperlukan karena setiap data atau informasi tersebut tidak mungkin diketahui oleh setiap orang karena jumlahnya sangat banyak dan setiap hari bertambah; c) indeks dapat menghubungkan subjek atau cabang-cabang ilmu pengetahuan, indeks dapat menghubungkan suatu penemuan dengan penemuan lainnya; d) indeks merupakan alat current awarness services; e) indeks merupakan alat seleksi bahan pustaka. Koleksi karya intelektual Minangkabau di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kota Padang Panjang berupa e-book atau buku elektronik yang disimpan dalam 250 keping CD dengan koleksi berjumlah 637 koleksi. Selama ini koleksi tersebut tidak memiliki alat telusur yang dapat mempermudah temu kembali informasi. Dalam proses penelusuran informasi, pemustaka hanya bisa melihat daftar judul koleksi yang dibuat oleh salah satu pegawai perpustakaan dalam bentuk lembaran yang dijilid. Sedangkan koleksi karya intelektual Minangkabau ini sangat berpotensi dalam pemenuhan kebutuhan pemustaka akan informasi yang berkaitan dengan Minangkabau. Selain dapat digunakan sebagai penunjang proses pembelajaran bagi pemustaka yang masih berada dalam jenjang pendidikan sekolah maupun perguruan tinggi, koleksi ini juga sangat berperan dalam pelestarian budaya Minangkabau sehingga dapat dinikmati oleh generasi mendatang. Permasalahan tersebut dapat dihindari jika Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang memiliki alat telusur seperti indeks. Sehingga pustakawan dan pemustaka dapat menelusuri informasi berkaitan dengan koleksi Minangkabau dengan mudah, cepat dan tepat. Oleh karena itu, berdasarkan uraian di atas maka tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan penyusunanindeks karya Intelektual Minangkabau di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang

Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan makalah tugas akhir adalah metode deskriptif dengan teknik pengumpulan data melalui pengamtan langsung ke ruangan Warintek di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang serta pengumpulan data dengan cara membaca dan mempelajari sumber-sumber berupa buku, literatur, dan bahan kuliah yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas dalam makalah ini. Menurut Nazir (2011:54) tujuan dari penelitian deskriptif adalah untuk membuat deskripsi, gambaran, atau lukisan secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai faktafakta, sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki.Adapun tahapan penyusunan indeks yaitu: 1) mengumpulkan koleksi; 2) menyeleksi koleksi yang akan dibuatkan indeks beranotasinya; 3) membuat deskripsi koleksi; 4) membuat anotasi; 5) menentukan kata kunci; 6) menyusun indeks, dan 7) mengetik indeks. Penyusunan indeks karya intelektual Minangkabau disusun berdasarkan abjad terdiri dari indeks judul, indeks pengarang, dan dilengkapi dengan indeks kata kunci.

1. Penyusunan Indeks Karya Intelektual Minangkabau Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunan indeks yaitu sebagai berikut. a) Pengamatan Awal Pengamatan awal dilakukan dengan tujuan untuk memastikan mengenai keberadaan koleksi karya intelektual Minangkabau disimpan di Ruang Warintek Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang. Langkah-langkah pengamatan dilakukan dengan cara menelusuri semua koleksi karya intelektual Minangkabau yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang yang akan dijadikan sebagai bahan dasar pembuatan indeks. Berdasarkan pengamatan awal, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang memiliki koleksi karya intelektual Minangkabau berasal dari koleksi Pusat Dokumentasi Sastra (PDS) H.B. Jassin yang disimpan dalam 250 keping CD. Koleksi karya intelektual Minangkabau dalam bentuk CD disimpan dalam sebuah lemari penyimpanan seperti gambar berikut. Gambar 1. Penyimpanan koleksi karya intelektual Minangkabau Penyimpanan CD koleksi karya intelektual seperti gambar diatas disusun berurutan dari kanan ke kiri berdasarkan nomor CD yaitu 1-250. Koleksi karya intelektual Minangkabau yang berjumlah 250 keping CD tersebut, memuat koleksi berupa buku yang disimpan dalam bentuk file pdf dan gambar. Terdapat koleksi buku-buku yang berkaitan dengan Minangkabau berjumlah 637 koleksi. Koleksi karya intelektual Minangkabau tidak boleh dipinjamkan untuk dibawa pulang tetapi hanya bisa dibaca di tempat menggunakan komputer yang ada di layanan Warintek. b) Penyeleksian Koleksi Tahapann selanjutnya yaitu melakukan penyeleksian terhadap koleksi. Contoh koleksi karya intelektual Minangkabau di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang seperti gambar berikut. Gambar 2. Koleksi karya intelektual Minangkabau Dari gambar diatas, dapat dijelaskan bahwa koleksi karya intelektual Minangkabau disimpan dalam bentuk CD. Didalamnya, terdapat koleksi berupa buku elektronik yang disimpan dalam bentuk file pdf. Untuk mengetahui koleksi apa saja yang terdapat dalam 250 CD tersebut dibuka satu persatu dan kemudian dilakukan pendataan koleksi yang ada dalam semua CD. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam penyeleksian koleksi yaitu: 1) mengumpulkan semua koleksi karya intelektual Minangkabau. Pada tahap ini, dikumpulkan terlebih dahulu koleksi karya intelektual Minangkabau yang disimpan dalam 250 keping CD; 2) melakukan pencatatan identitas koleksi yaitu judul buku, nama pengarang, tempat terbit, dan tahun terbit.; 3) penyeleksian koleksi yang akan diindeks. Setelah melakukan penyeleksian secara langsung, berikut ini adalah tabel hasil penyeleksian koleksi karya intelektual Minangkabau yang akan dibuatkan indeks beranotasinya. Tabel 1. Hasil seleksi koleksi karya intelektual Minangkabau No. Jenis Koleksi Jumlah Fiksi 1. Cerita Rakyat Minangkabau 16 2. Kaba Klasik Minangkabau 17 3. Novel 13 Non Fiksi 4. Agama 13 5. Arsitektur 3 6. Autobiografi 3 7. Biografi 13 8. Bahasa 11 9. Kesenian 6 10. Olahraga 3 11. Sastra 24 12. Sejarah 11 13. Sosial 51 Koleksi Referensi 14. Bibliografi 1 15. Ensiklopedia 2 16. Kamus 1 17. Katalog 1 Total 189 Berdasarkan tabel diatas dapat disimpulkan bahwa koleksi yang akan dibuatkan anotasinya berjumlah 189 koleksi yang terdiri dari koleksi fiksi, non fiksi dan koleksi referensi. Terdapat koleksi yang tidak dibuatkan indeks beranotasi yaitu jenis koleksi seperti terbitan berseri, karya ilmiah, koleksi berbahasa asing, dan koleksi yang menggunakan huruf Jawi. Koleksi terbitan berseri tidak dibuatkan indeks beranotasi karena pada koleksi tersebut terdapat beberapa pokok pembahasan yang dimuat dalam beberapa artikel. Koleksi karya ilmiah memiliki abstrak yang dapat dibaca oleh pemustaka yang berisi ringkasan dan pokok pembahasan pada suatu karya ilmiah. Sedangkan untuk koleksi berbahasa asing dan koleksi yang menggunakan huruf Jawi tidak dibuatkan indeks beranotasi karena keterbatasan dalam pemahaman bahasa asing dan tulisan Jawi. Terdapat beberapa tulisan yang belum diterbitkan secara resmi. Koleksi tersebut masih berbentuk tulisan tangan. Selain itu, terdapat koleksi yang tidak jelas tulisannya, dan tidak jelas urutan halamannya dan file koleksi yang rusak sehingga koleksi-koleksi tersebut tidak dibuatkan indeks beranotasinya. c) Pencatatan Deskripsi Koleksi Karya Intelektual Minangkabau Setelah pengumpulan data dan penyeleksian koleksi karya intelektual Minangkabau, proses selanjutnya yaitu membuat deskripsi dari masing-masing koleksi tersebut. Dalam pembuatan deskripsi koleksi, terdapat beberapa unsur penting yang harus diperhatikan yaitu menentukan tajuk entri utama, tahun terbit, judul koleksi, kota terbit dan penerbit. Contoh pembuatan deskripsi koleksi karya intelektual Minangkabau dapat dilihat sebagai berikut. Nama Pengarang Tahun terbit Judul Hadi, Wisran. 2000. Anggun Nan Tongga: Sandiwara Tiga Babak. Jakarta: Balai Pustaka. Tempat terbit Penerbit Penulisan deskripsi koleksi karya intelektual Minangkabau ini menggunakan gaya penulisan Modern Language Association (MLA) karena dibuat sangat sederhana dan cukup mudah bila dibandingkan gaya penulisan daftar pustaka lainnya. Selain itu, gaya MLA biasa digunakan dalam kutipan dan daftar pustaka dalam bidang:Seni, Bahasa dan Sastra, dan Humanities yang meliputi bidang agama, pancasila dan kewiraan (kewarganegaraan), ilmu sosial dasar, ilmu alamiah dasar dan ilmu budaya dasar sesuai dengan bidang koleksi yang ada pada koleksi karya intelektual Minangkabau. d) Pembuatan Anotasi Setelah membuat deskripsi koleksi, maka proses selanjutnya membuat anotasi koleksi. Anotasi berisikan gambaran singkat mengenai isi sebuah koleksi. Pembuatan anotasi bertujuan untuk memberikan gambaran isi kepada pemustaka, sehingga pemustaka tidak perlu membaca sebuah koleksi secara keseluruhan. Anotasi berisikan catatan yang berupa penjelasan, dan uraian ringkas mengenai topik yang dibahas dalam sebuah koleksi. Penyertaan anotasi dalam pembuatan indeks sangat berguna bagi pemustaka dalam memberikan gambaran topik yang dibahas. Contoh pembuatan anotasi koleksi karya intelektual Minangkabau adalah sebagai berikut. Buku ini berisi naskah drama dari sebuah cerita atau kaba yang populer di lingkungan masyarakat Minangkabau. Kaba ini bercerita tentang petualangan dan kisah cinta antara Anggun Nan Tongga dan kekasihnya Gondan Gondoriah. Anggun Nan Tongga berlayar meninggalkan kampung halamannya di Kampung Dalam, Pariaman. Ia mencari tiga orang pamannya yang lama tidak kembali dari merantau. Ketika akan berangkat Gondan Gondoriah meminta agar Anggun Nan Tongga membawa pulang 120 buah benda, hewan langka dan ajaib. Dalam pembuatan anotasi koleksi karya intelektual Minangkabau ini, dilakukan dengan cara membaca unsur-unsur penting yang dapat membantu dalam mempercepat penelusuran informasi mengenai isi atau pokok pembahasan pada buku seperti kata pengantar, daftar pustaka, dan membaca kesimpulan yang terdapat pada buku. Terkadang penulis juga membaca sekilas isi buku agar lebih memahami isi atau pokok pembahasan pada buku tersebut. Setelah membaca, kemudian isi dari suatu koleksi tersebut dianalisis dan disusun menjadi sebuah anotasi. e) Pembuatan Kata Kunci Kata kunci bisa diperoleh dari judul koleksi atau membaca pembahasan informasi yang ada di koleksi tersebut. Kata kunci terdiri dari satu kosa kata yang dapat mewakili keseluruhan pembahasan dalam informasi yang disampaikan. Tujuan pembuatan kata kunci pada indeks adalah untuk mempermudah dan mempercepat penemuan informasi. Kata kunci yang dibuat merupakan kata yang mudah dipahami secara umum. Contoh menentukan kata kunci adalah sebagai berikut. Kata kunci: drama; Anggun Nan Tongga; Pariaman Berdasarkan contoh diatas, pembuatan kata kunci melalui proses analisis berdasarkan anotasi yang dibuat. Anggun Nan Tongga merupakan judul dari buku dan tokoh utama pada cerita. Drama merupakan pokok pembahasan buku. Sedangkan Pariaman adalah tempat asal cerita pada buku tersebut. f) Penyusunan Indeks Koleksi Karya Intelektual Minangkabau Setelah melakukan pengamatan, pengumpulan dan penyeleksian, pencatatan deskripsi, membuat anotasi, dan membuat kata kunci, langkah selanjutnya adalah penyusunan indeks. Indeks yang akan dibuat kali ini adalah berupa indeks tercetak dalam sebuah media berbentuk buku yang terdiri dari indeks pengarang, indeks judul, dan indeks kata kunci. Contoh penyusunan adalah sebagai berikut. 1) Indeks pengarang Anwar, Khaidir Ayub, Asni Jufrizal 2) Indeks judul Antologi Kebahasaan Ikhwal Ketaktunggalan dala Bahasa Minangkabau 3) Indeks kata kunci adat drama pariaman Dari contoh diatas dapat diperhatikan bahwa indeks dibuat berupa daftar yang disusun secara alfabetis agar mempermudah pemustaka dalam menemukan informasi yang dibutuhkan ke dalam buku indeks yang terdiri dari indeks pengarang, indeks judul, dan indeks kata kunci tersebut. g) Pengetikan Indeks Proses terakhir dalam penyusunan indeks adalah pengetikan indeks. Indeks koleksi karya intelektual Minangkabau ini diketik menggunakan komputer. Dalam pengetikan indeks, hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut: a) judul koleksi; b) nama pengarang yang sudah dibalik; c) kota terbit; d) penerbit; e) tahun terbit; f) anotasi dan terakhir; g) menentukan kata kunci. Contoh pengetikan indeks adalah sebagai berikut. Nomor urut Pengarang Tahun terbit Judul Berdasarkan contoh diatas dapat dijelaskan bahwa nomor urut, merupakan nomor yang dibuat untuk mempermudah dalam temu kembali informasi. Dalam penyusunan indeks beranotasi ini dibuat menggunakan 3 digit angka dimulai dari 001 karena koleksi yang akan diindeks berjumlah 189 koleksi. Selanjutnya, dibuat indeks yang penyusunannya diawali dengan nama pengarang, tahun terbit, judul koleksi, tempat terbit dan penerbit. Selanjutnya indeks dilengkapi dengan anotasi merupakan gambaran isi dari koleksi dan kata kunci merupakan kosa kata yang dapat mewakili keseluruhan pembahasan dalam suatu koleksi. 2. Kendala dan Upaya dalam Penyusunan Indeks Karya Intelektual Minangkabau Adapun kendala dan upaya dalam penyusunan indeks karya intelektual Minangkabau koleksi Pusat Dokumentasi Sastra (PDS) H.B. Jassin di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang adalah sebagai berikut. a.Koleksi yang tidak jelas tulisan dan urutan halamannya Pada tahapan penyeleksian koleksi yang akan diindeks, penulis menemukan koleksi yang tidak jelas tulisan dan urutan halamannyasebanyak 18 koleksi. Ketidakjelasan tulisan kemungkinan terjadi pada kesalahan dalam proses alih media koleksi Minangkabau ke dalam bentuk digital. Selain itu, penulis menemukan koleksi yang tidak jelas urutan halaman per halamannya. Sehingga kesulitan dalam mengetahui deskripsi koleksi dan pembuatan anotasi. Upaya yang hendaknya dilakukan pada permasalahan adanya koleksi yang tidak jelas tulisan dan urutan halaman, dapat dilakukan dengan cara melakukan pengulangan proses scan atau alih media koleksi karya intelektual Minangkabau. b. File koleksi yang rusak Dalam proses penyeleksian koleksi, penulis menemukan file koleksi yang rusak berjumlah 8 koleksi. Kerusakan pada koleksi digital yang disimpan dalam bentuk CD ini mengakibatkan koleksi tidak dapat dibaca melalui komputer atau laptop. Hal ini bisa diartikan kehilangan sebuah koleksi. Kehilangan koleksi merupakan suatu kerugian bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang sebagai pemilik koleksi. Upaya yang hendaknya dilakukan pada permasalahan kerusakan file koleksi karya intelektual Minangkabau, selain melakukan pengulangan proses scan atau alih media koleksi, juga dibutuhkan adanya pembuatan ketetapan mengenai aturan atau tata cara perawatan dan pemeliharaan koleksi. Hal ini dilakukan agar terjaganya koleksi karya Intelektual Minangkabau yang dimiliki Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang. Perawatan dan pemeliharaan sangat penting untuk koleksi yang disimpan dalam bentuk digital menggunakan media CD. Terwujudnya koleksi yang dirawat dan dipelihara dengan baik, maka tujuan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang sebagai pusat informasi dan pelestarian budaya dapat terpenuhi.

Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan sebelumnya, dapat disimpulkan yaitu: Pertama, tahapan dalam penyusunan indeks ini adalah: 1) melakukan pengamatan awal terhadap karya intelektual Minangkabau disimpan dalam 250 keping CD, memuat koleksi berupa buku elektronik yang disimpan dalam bentuk file pdf dan gambar; 2) menyeleksi koleksi karya intelektual Minangkabau yang akan dibuatkan indeks beranotasinya; 3) melakukan pencatatan deskripsi koleksi karya intelektual Minangkabau; 4) membuat anotasi dengan cara membaca unsur-unsur penting yang dapat membantu dalam mempercepat penelusuran informasi kemudian dianalisis dan disusun menjadi sebuah anotasi; 5) menentukan kata kunci yang diperoleh dari judul koleksi atau membaca pembahasan informasi yang ada di koleksi tersebut; 6) menyusun indeks karya intelektual Minangkabau tercetak dalam sebuah media berbentuk buku yang terdiri dari indeks beranotasi, indeks pengarang, indeks judul, dan indeks kata kunci; 7) mengetik indeks koleksi karya intelektual Minangkabau ini diketik menggunakan komputer. Kedua, dalam penyusunan indeks karya intelektual Minangkabau terdapat kendala yang dihadapi yaitu: 1) terdapat koleksi yang tidak jelas tulisan dan urutan halamannya dapat diatasi dengan melakukan pengulangan proses scan atau alih media koleksi; 2) adanya file koleksi yang rusak dapat diatasi dengan melakukan pengulangan proses scan atau alih media koleksi dan membuat ketetapan mengenai aturan atau tata cara perawatan dan pemeliharaan koleksi. Perawatan dan pemeliharaan sangat penting bagi koleksi yang disimpan dalam bentuk digital menggunakan media CD. Terwujudnya koleksi yang dirawat dan dipelihara dengan baik, maka tujuan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang sebagai pusat informasi dan pelestarian budaya dapat terpenuhi.