UPAYA PENERAPAN MANAJEMEN PENGETAHUAN DI PERPUSTAKAAN STIKES ALIFAH PADANG

Pada saat sekarang, dunia telah memasuki era revolusi industri 4.0. Revolusi industri 4.0 merupakan digitalisasi di semua bidang kehidupan. Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih dan maju, fenomena tersebut perlahan masuk ke Indonesia. Arus globalisasi semakin tidak terbendung dan menjadi tantangan tersendiri di Indonesia. Untuk menghadapi fenomena tersebut kedudukan perpustakaan sangat berperan penting. Perpustakaan harus berani bertransformasi, mengingat perpustakaan adalah salah satu pusat layanan informasi. Yusup (2019:16) menjelaskan bahwa perpustakaan merupakan unit kerja disuatu lembaga yang bersama-sama dengan unit kerja lain, namun dalam fungsi dan peran berbeda, turtu serta menunjang tujuan lembaga induknya. Yusup (2019:23) berpendapat bahwa manajemen pengetahuan merupakan sebuah proses perencanaan dan pengontrolan kinerja aktivitas tentang pembentukan proses pengetahuan, yakni proses yang membantu suatu organisasi atau lembaga dalam mendapatkan, memilih, menyebarluaskan yang didapat dari beragam keahlian seorang seperti informasi yang muncul saat diskusi untuk menyelesaikan masalah organisasi agar lebih produktivitas dan efesiensi. Suwarno (2019:439) mengemukakan praktik manajemen pengetahuan yang dapat dilakukan di perpustakaan diantaranya adalah, Pengadaan koleksi, organisasi koleksi, jaringan informasi dan berbagi sumber koleksi, pemeliharaan koleksi dan arketing informasi. Berdasarkan observasi awal yang dilakukan di Perpustakaan STIKes Alifah Padang, peneliti menemukan beberapa masalah seperti prilaku pencarian informasi pemustaka, penerapan teknologi informasi, tata ruang dan jumlah SDMnya. Pada penelusuran informasi menunjukkan bahwa dalam penelusuran informasi pemustaka lebih menggunakan internet dibanding datang ke perpustakaan, karena dinilai lebih cepat dan efesien. Selain itu, pemustaka belum memanfaatkan sarana Online Public Accsess Catalog (OPAC) sebagai proses temu kembali. Pada Perpustakaan STIKes Alifah diketahui sistem layanan peminjaman buku yang masih bersifat manual. Selain di bidang teknologi dan informasi, juga ditemukan masalah gedung dan tata ruang perpustakaan yang kurang optimal. Disamping itu jumlah tenaga perpustakaan disana terbilang sedikit, hanya terdiri dari dua orang. Keduanya memiliki jenjang pendidikan yang berbeda. Dari beberapa masalah diatas, maka perlu diterapkannya manajemen pengetahuan di Perpustakaan STIKes Alifah Padang. Manajemen pengetahuan ini dapat dijadikan sebagai acuan untuk mengelola informasi dan pengetahuan sedemikian rupa sehingga dapat dikemas dan digunakan secara mudah dan cepat oleh pengguna. Dengan manajemen pengetahuan ini, pustakawan dan pemustaka juga dapat meningkatkan kompetensi sumber daya manusia dan kreativitas untuk meningkatkan kinerja perpustakaan. Selain itu juga dapat memperbaiki komunikasi di antara pemimpin dan karyawan. Menurut Suwarno (2016:50) manfaat manajemen pengetahuan (knowledge management) antara lain: penghematan waktu dan biaya, peningkatan aset pengetahuan, kemampuan beradaptasi, dan meningkatan produktivitas. Menurut Rodin (2013:38) langkah yang harus diperhatikan dalam implementasi manajemen pengetahuan adalah penerapan teknologi yang tepat, perubahan budaya, membangunan fasilitas untuk berbagi pengetahuan (knowledge sharing, sosialisasi manajemen pengetahuan untuk dapat dimanfaatkan oleh seluruh personal dan evaluasi keberhasilan penerapan manajemen pengetahuan sebagai pengukuran kinerja sebelum dan sesudah dilaksanakannya manajemen pengetahuan. Berdasarkan paparan diatas, maka tujuan dari penulisan jurnal ini adalah untuk mendeskripsikan implementasi manajemen pengetahuan (knowledge management) di Perpustakaan STIKes Alifah Padang.

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Nazir (2011:54) menyatakan bahwa metode penelitian deskriptif adalah metode dalam penelitian status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, maupun suatu kelas peristiwa pada manusia sekarang. Data dikumpulkan melalui observasi awal dengan lima orang pemustaka, pengamatan secara langsung di Perpustakaan STIKes Alifah Padang di Perpustakaan STIKes Alifah serta melakukan wawancara dengan dua orang selaku pustakawan di ke Perpustakaan STIKes Alifah Padang.

1. Penerapan Teknologi di Perpustakaan STIKes Alifah Padang Berdasarkan beberapa pernyataan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa, di Perpustakaan STIKes Alifah sebagian sudah menerapkan teknologi di beberapa bidang kegiatan di perpustakaan dan sebagiannya lagi masih ada yang belum. Penerapan teknologi yang sudah dijalankan pada Perpustakaan STIKes Alifah terdapat pada bidang kegiatan pengelolaan informasi dan akses temu kembali informasi. Pada kegiatan pengolahan informasi dan temu kembali informasi melibatakan teknologi aplikasi SIMPUS, komputer dan jaringan internet. Dukungan teknologi tersebut sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan pustakawan di Perpustakaan STIKes Alifah. Akan tetapi, terkadang koneksi jaringan internet yang tersedia di perpustakaan sering lambat, sehingga menyebabkan keterlambatan pada pengolahan informasi. Sedangkan yang belum menerapkan tekonologi terdapat pada bidang sistem layanan informasi dan pemanfaatan informasi. sudah menggunakan teknologi dalam setiap proses kegiatannya. Proses pelayanannya masih tergolong manual dan membutuhkan waktu yang lama. Selain itu, bahan pustaka yang dapat dimanfaatkan di perpustakaan hanya dalam bentuk tercetak saja. Oleh sebab itu diharapkan Perpustakaan STIKes Alifah dapat mengembangkan teknologinya dalam bidang pelayanan informasi dan pemanfaatan informasi. 2. Perubahan Budaya di Perpustakaan STIKes Alifah Padang Perubahan budaya yang terjadi dari dulu hingga saat ini adalah perubahan teknologi dalam bidang pengolahan bahan pustaka dan proses temu kembali informasi. Pada awal berdirinya perpustakaan kegiatan pengolahan bahan pustaka pada proses pengentrian bahan pustaka dilakukan secara manual. Kegiatan tersebut dilakukan dengan mencatat masing-masing bahan pustaka yang baru ke buku entri bahan pustaka secara manual. Kegiatan tersebut memakan waktu yang sangat lama. Selain itu, bidang proses temu kembali informasi awalnya menggunakan dengan katalog kartu. Katalog tersebut berasal dari kertas yang dicetak dengan mesin printer. Pemustaka yang ingin mencari bahan pustaka di perpustakaan dapat menggunakan katalog kartu untuk mendapatkan bahan pustaka yang dibutuhkan. Seiring dengan hadirnya perkembagan teknologi informasi proses pengentrian bahan pustaka baru dilakukan secara automasi. Proses pengentrian tersebut memanfaatkan teknologi aplikasi simpus. Aplikasi ini di bantu dengan fasilitas komputer dan jaringan internet. Prosesnya berlangsung dengan cepat dan mudah. Selain itu aplikasi ini juga bermanfaat dalam proses temu kembali informasi. Sejak itu, proses temu kembali informasi di Perpustakaan STIKes Alifah dapat menggunakan katalog online, sehingga dapat di akses oleh pemustaka dengan cepat dan mudah. Hal tersebut juga memberi kemudahan bagi pustakawan, pustakawan tidak perlu melakukan cetak katalog kartu lagi sehingga lebih hemat. 3. Berbagi Pengetahuan (Knowledge Sharing) di Perpustakaan STIKes Alifah Padang Jenis kegiatan knowledge sharing yang dilakukan di Perpustakaan Alifah seperti, berbagi pengetahuan antar petugas perpustakaan, menjalin hubungan kerjasama, adanya seminar atau workshop, dan pelatihan. Kegiatan berbagi pengetahuan antar petugas dilingkungan Perpustakaan STIKes Alifah sering dilakukan. Bentuk kegiatan berbagi pengetahuan antar petugas perpustakaan ini terlihat saat adanya persoalan saat pengelolaan perpustakaan. Kegiatan tersebut seperti saat seorang pustakawan mengalami kendala dan kesulitan, pustakawan lain akan membantu dan memberikan arahan untuk menyelesaikan persoalan tersebut. Mereka saling mengelurkan ide dan pendapat untuk mengatasi persoalan agar mencapai hasil yang diharapkan. Selain itu, kegiatan ini juga berfungsi untuk keberlangsungan perpustakaan STIKes Alifah. Perpustakaan STIKes Alifah Padang melakukan kerjasama dengan perpustakaan perguruan tinggi lainnya seperti Perpustakaan Mercu Buana Padang, Perpustakaan Kemenkes, Perpustakaan Kopertis, Perpustakaan Pustaka Daerah, Perpustakaan Akper Nabila Padang Panjang, Perpustakaan Stikes Amanah, Perpustakaan Stikes Baiturrahmah, Perpustakaan Keperawatan Unand dan Perpustakaan Kesmas Unand. Bentuk kerjasama antara Perpustakaan STIKes Alifah dengan 9 perpustakaan perguruan tinggi diatas dilakukan mulai dari kerjasama pembinaan koleksi, kerjasama layanan, hingga kerjasama penyediaan fasilitas. Perpustakaan STIKes Alifah Padang melakukan kerjasama pembinaan koleksi dengan Perpustakaan Mercu Buana Padang, Perpustakaan Kemenkes, Perpustakaan Kopertis, Perpustakaan Pustaka Daerah, Perpustakaan Akper Nabila Padang Panjang, Perpustakaan Stikes Amanah, Perpustakaan Stikes Baiturrahmah, Perpustakaan Keperawatan Unand dan Perpustakaan Kesmas Unand. Kegiatan dari kerjasama pembinaan ini dilakukan dengan pengadaan koleksi. Antar perpustakaan dapat saling bertukar bahan pustaka dalam jangka waktu yang ditentukan, sehingga masing-masing perpustakaan koleksinya saling melengkapi. Pepustakaan STIKes Alifah juga melakukan kerjasama layanan dengan Perpustakaan Mercu Buana Padang, Perpustakaan Kemenkes, Perpustakaan Kopertis, Perpustakaan Pustaka Daerah, Perpustakaan Akper Nabila Padang Panjang, Perpustakaan Stikes Amanah, Perpustakaan Stikes Baiturrahmah, Perpustakaan Keperawatan Unand dan Perpustakaan Kesmas Unand. Kegiatan dari kerjasama layanan ini dilakukan dengan kerjasama peminjaman antar perpustakaan dan kerjasama pemberian jasa informasi. Dalam hal ini perpustakaan yang menjalin kerja sama dengan Perpustakaan Alifah dapat berkunjung ke perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi dan dapat meminjamnya dan sebaliknya. Selain itu, Perpustakaan STIKes Alifah juga melakukan kerjasama fasilitas dengan dengan Perpustakaan Mercu Buana Padang, Perpustakaan Kemenkes, Perpustakaan Kopertis, Perpustakaan Pustaka Daerah, Perpustakaan Akper Nabila Padang Panjang, Perpustakaan Stikes Amanah, Perpustakaan Stikes Baiturrahmah, Perpustakaan Keperawatan Unand dan Perpustakaan Kesmas Unand. Kegiatan dari kerjasama fasilitas ini berupa pemanfaatan skripsi, baca koleksi di tempat, fotokopi, dan penelusuran informasi. Dan sebaliknya, Perpustakaan STIKes Alifah juga dapat memanfaatkan fasilitas dari 9 perpustakaan yang menjalin kerja sama dengan Perpustakaan STIKes Alifah. Dengan adanya berbagai kerjasama ini koleksi yang tadinya hanya dapat dinikmati oleh pengguna Perpustakaan STIKes Alifah saja dapat dinikmati oleh pengguna di luar Perpustakaan STIKes Alifah. Hal ini berarti adanya penyebaran pengetahuan yang lebih luas. Berbagi perngetahuan dalam bentuk lain adalah adanya mengikuti kegiatan seminar atau workshop. Dalam mengikuti kegiatan seminar ini biasanya bertemakan perpustakaan. Tema tersebut berkaitan dengan perkembangan dan kemajuan perpustakaan saat ini. Seminar yang pernah diikuti oleh pustakawan di Perpustakaan STIKes Alifah seperti seminar dengan bertemakan : “Meningkatkan Etika Pelayanan Guna Mewujudkan Pelayanan Prima Terhadap Pemustaka”, “Manajemen Informasi Perpustakaan Berbasis Kewirausahaan pada Era Revolusi Industri 4.0” dsb. Dengan adanya kegiatan seminar ini diharapkan pustakawan di Perpustakaan STIKes Alifah dapat menambah pengetahuan dan wawasannya dalam bidang perpustakaan, sehingga perpustakaan lebih berkembang. Selain seminar di Perpustakaan STIKes Alifah juga ada kegiatan pelatihan. Pelatihan tersebut bertujuan agara Perpustakaan STIKes Alifah dapat melakukan pengelolaan perpustakaan terbaru agar perpustakaan lebih maju dan modren. Pelatihan yang pernah diikuti oleh pustakawan di Perpustakaan STIKes Alifah adalah pelatihan dengan lembaga Bina Pustaka Jakarta. Pelatihan yang dilakukan dengan lembaga Bina Pustaka Jakarta ini membahas tentang pengelolaan perpustakaan ter-update. Materi yang dibahas dalam pelatihan tersebut seperti mengenal jenis bahan pustaka, registrasi dan inventarisasi koleksi, katalogisasi, klasifikasi, reference, pengenalan otomasi perpustakaan, pengenalan perpustakaan melalui teknologi internet, dsb. Akan tetapi, terkadang kegiatan seminar atau pelatihan ini jarang diikuti. Hal tersebut karena waktu yang terbatas akibat pekerjaan yang padat. Oleh karena itu diharapkan pustakawan di Perpustakaan STIKes Alifah dapat mengatur waktunya agar kegiatan berbagi pengetahuan sering dilakukan, karena hal tersebut akan berdampak pada kemajuan perpustakaan. 4. Sosialisasi Manajemen Pengetahuan di Perpustakaan STIkes Alifah Padang Setelah melakukan wawancara, dapat disimpulkan bahwa sosialisasi manajemen pengetahuan yang terdapat di Perpustakaan STIKes Alifah berupa sosialisasi dari hasil rapat. Sosialisasi hasil rapat yang dilaksanakan di Perpustakaan STIKes Alifah dilakukan secara hirarkis. Misalnya, terdapat persoalan dalam pengelolaan perpustakaan seperti penambahan koleksi bahan pustaka dan fasilitas komputer di perpustakaan. Menanggapi hal tersebut, kepala perpustakaan akan mengutarakan persoalan tersebut ke waket III. Selanjutnya waket III akan melaporkannya ke ketua STIKes. Setelah itu ketua STIKes, waket III, kepala perpustakaan dan staf perpustakaan akan mengadakan rapat. Mereka membahas tentang persoalan penambahan koleksi bahan pustaka dan fasilitas komputer perpustakaan, apakah akan dilaksanakan atau tidak. Selanjutnya, apabila akan dilaksanakan para anggota rapat akan membahas tentang apa saja bentuk penambahan koleksi bahan pustaka dan jumlah kompter perpustakaan yang akan ditambah. Setelah itu dilakukan perhitungan harga dan penetapan dana atau anggaran. Selama kegiatan rapat berlangsung ketua STIKes, waket III, kepala perpustakaan dan pustakawan akan saling mengeluarkan ide dan pendapat untuk menyelesaikan persoalan tersebut. Pelaksanaan rapat dilaksanakan secara adil dan saling menerima keputusan. Setelah saling berpendapat dan mengeluarkan ide, ketua STIKes akan menetukan hasil keputusan rapat tersebut. Notulen rapat juga akan menuliskan hasil rapat yang ia dengar. Ketua STIKes akan mengumumkan dengan jelas hasil dari rapat kepada anggota rapat yang hadir. Kegiatan sosialisasi hasil rapat tersebut dilakukan secara hirarkis, dari atasan ke bawahan melalui bentuk lisan dan tulisan. Setelah hasil rapat tersosialisasi secara keseluruhan kepala perpustakaan dan pustakawannya akan melaksanakan penambahan koleksi bahan pustaka dan fasilitas komputer sesuai dengan hasil rapat yang sudah disepakatai. Selanjutnya ketua STIKes Alifah akan mengawasi pelaksanaan kegiatan tersebut. Dari beberapa pernyataan diatas bentuk sosialisasi yang dilakukan di Perpustakaan STIKes Alifah hanya satu bentuk saja. Seharusnya perpustakaan dapat menambahkan bentuk sosialisasi lainnya seperti sosialisasi pendidikan pemustaka baru.

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan di Perpustakaan STIKes Alifah Padang dapat disimpulkan bahwa implementasi manajemen pengetahuan (knowledge management) di Perpustakaan STIKes Alifah Padang sebagai berikut. Pertama, Penerapan teknologi informasi di Perpustakaan STIKes Alifah diterapkan pada bidang kegiatan pengolahan informasi dengan menggunakan aplikasi SIMPUS dan bidang temu kembali informasi dengan memanfaatkan katalog online. Kedua, perubahan budaya yang terjadi di Perpustakaan STIKes yang dilihat dari perubahan struktur organisasi Perpustakaan STIKes Alifah yang penyusunannya berdasarkan tingkat SDM dan keahliannya dalam mengelola perpustakaan. Ketiga, bentuk kegiatan berbagi pengetahuan di Perpustakaan STIKes Alifah dilakukan dengan berbagi pengetahuan antar petugas perpustakaan mengenai persoalan dalam pengelolaan perpustakaan, menjalin hubungan kerjasama dengan 9 perpustakaan perguruan tinggi di Sumatra Barat dalam bidang saling melengkapi bahan pustaka, serta mengikuti kegiatan pelatihan pada lembaga Bina Pustaka Jakarta. Keempat, Sosialisasi manajemen pengetahuan di Perpustakaan STIKes Alifah dalam hal sosialisasi hasil rapat yang yang diputuskan oleh Ketua STIKes Alifah berdasarkan kesepakatan bersama anggota rapat, dengan penyampaian hasil rapat yang dilakukan secara hirarkis melalui atasan ke bawahan dalam bentuk lisan dan tulisan secara menyeluruh. 2. SARAN Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian yang dilakukan, saran yang dapat dikemukakan sebagai berikut. Pertama, diharapkan kepada pihak Perpustakaan STIKes Alifah Padang untuk menerapkan teknologi dalam sistem pelayanan pemustaka agar lebi teraoutomasi, selain itu juga perlu menambah sarana komputer dan kapasitas jaringan internet agar koneksi internet lancar sehingga pengolahan bahan pustaka berjalan dengan lancar. Kedua, penambahan SDM yang berkompeten dalam bidang ilmu perpustakaan dan teknologi. Ketiga, seharusnya pustakawan lebih mengatur waktu dan pekerjaan mereka, agar kegiatan berbagi pengetahuan (knowledge sharing) tidak terlewatakan. Keempat, seharusnya dilakukannya sosialisasi pendidikan pemakai bagi mahasiswa baru, sehingga pemustaka tahu bagaimana prilaku pencarian informasi dan proses layanan di perpustakaan.