PENELUSURAN INFORMASI REKAM JEJAK ALUMNI (TRACER STUDY) PROGRAM STUDI INFORMASI, PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN UNIVERSITAS NEGERI PADANG

Perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan tinggi yang bertujuan menyiapkan lulusan yang siap bersaing dalam masyarakat. Perguruan tinggi melalui penyelenggaraan pendidikan serta pengajaran diharapkan dapat menghasilkan lulusan yang memiliki spesifikasi serta kemampuan yang dibutuhkan oleh pasar. Kemampuan serta keterampilan lulusan dapat dikembangkan melalui penyelenggaraan pendidikan serta pengajaran yang baik. Proses penyelenggaraan pendidikan serta pengajaran dikatakan baik apabila lulusannya mampu bersaing di dunia kerja. Universitas Negeri Padang (UNP) merupakan perguruan tinggi negeri yang memiliki tujuan salah satunya menghasilkan lulusan yang berdaya saing dan adaptif terhadap perubahan lingkungan global (UNP: t.thn). Untuk mencapai tujuan tersebut UNP menyelenggarakan pendidikan dalam berbagai bidang ilmu melalui berbagai program studi. Salah satunya ialah Program Studi Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan yang selanjutnya disingkat dengan PS IPK UNP. PS IPK UNP memiliki tujuan salah satunya menghasilkan Ahli Madya yang kompeten di bidang informasi, perpustakaan dan kearsipan serta mampu bersaing di tingkat nasional, regional, dan internasional (Jurusan Bahasa dan Seni:t.thn). Untuk mencapai tujuan tersebut, PS IPK UNP harus mampu mewarisi kemampuan serta keterampilan menyangkut bidang informasi, perpustakaan dan kearsipan tersebut kepada setiap lulusannya. Selain itu PS IPK UNP juga harus mampu menghasilkan lulusan yang memiliki daya saing di dunia kerjanya. Indikator daya saing ini dapat dilihat dari daya serap lulusan di dunia kerja, keterpakaian ilmu yang didapat di dunia kerja, serta kepuasan pemangku kepentingan atau stakeholders pengguna lulusan. Untuk mengetahui daya saing tersebut, PS IPK UNP perlu menghimpun informasi alumni PS IPK UNP. Hal tersebut dapat dilakukan dengan kegiatan penelusuran informasi rekam jejak alumni. Kegiatan ini biasa disebut dengan tracer study atau studi penelusuran. Wijaya (2017:177) mengemukakan bahwa “tracer study adalah suatu penelitian untuk melacak keberadaan lulusan (alumni) dan mengukur keberhasilan institusi dalam menghasilkan lulusan yang dapat memenuhi tuntutan kualitas pelayanan yang tinggi”. Selain berguna mengetahui keberadaan alumni, tracer study juga penting bagi pengembangan program pendidikan di perguruan tinggi. Sukardi (2010: 197) mengemukakan bahwa tracer study memiliki peran penting dalam memberikan informasi bagi pengembangan perguruan tinggi, alat evaluasi relevansi pendidikan tinggi dengan dunia kerja, sebagai masukan dalam peningkatan kinerja dosen dan administrator, serta masukan bagi orang tua dalam Berdasarkan Ristekdikti (t.thn) yang dikutip dari http://pkts.belmawa.ristekdikti.go.id/index.php/site/about, tracer study dinilai penting khususnya karena telah dijadikan syarat kelengkapan akreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Berdasarkan standar 3 pada pedoman akreditasi program studi oleh BAN-PT, terdapat borang yang harus diisi oleh alumni. PS IPK UNP sendiri sudah pernah melakukan kegiatan penelusuran informasi rekam jejak alumni ini yaitu pada tahun 2012 dan 2016. Sedangkan untuk tahun 2017 hingga 2019 kegiatan tersebut belum dilakukan. Hal ini berarti alumni lulusan 3 tahun terakhir belum terdata. Dari informasi yang didapat, 3 tahun terakhir ini banyak dari alumni PS IPK UNP yang diterima bekerja baik di instansi atau lembaga pemerintah maupun swasta.

Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini ialah metode deskriptif dengan pendekatan kuantitatif. Pengumpulan data melalui penyebaran instrumen kepada alumni PS IPK UNP mulai dari tahun lulus 2004 sampai tahun 2019. Pemilihan sampel dalam penelitian ini menggunakan teknik pengambilan sampel secara acak atau disebut dengan random sampling. Dalam penelitian ini instrumen penelitian akan disebarkan kepada sejumlah alumni PS IPK UNP, mereka yang mengembalikan instrumen penelitian akan dijadikan sebagai sampel.

1. Profil Alumni PS IPK UNP Instrumen penelusuran disebarkan kepada Alumni PS IPK UNP. Berdasarkan hasil penelusuran, didapatkan 105 tanggapan dari para alumni. Profil alumni yang menanggapi instrumen dapat dilihat dari identitas yang diisi alumni. Dilihat dari jenis kelamin, alumni yang menanggapi instrumen didominasi oleh alumni perempuan. Dimana 81 orang alumni berjenis kelamin perempuan dan 24 orang berjenis kelamin laki-laki. Data ini sesuai dengan data alumni yang ada pada PS IPK UNP, dimana berdasarkan data tersebut sebagian besar alumni berjenis kelamin perempuan. Dari 105 alumni yang menanggapi instrumen, sebagian besar alumni lulus pada tahun 2018. Dimana jumlah alumni yang lulus pada tahun ini yaitu 32 orang alumni. Hal ini dipengaruhi karena saat penyebaran instrumen sebagian besar alumni yang masih mudah ditemui ialah alumni tahun lulus 2018. Sebagian besar alumni yaitu 83 orang memiliki lama masa studi 3 tahun. Hal ini juga didukung dengan kurikulum yang telah disusun sedemikian rupa, sehingga memungkinkan mahasiswa PS IPK UNP dapat lulus dalam waktu 3 tahun bahkan kurang dari 3 tahun. Berdasarkan hasil penelusuran tersebut, dapat dijelaskan bahwa sebagian besar Alumni PS IPK UNP dapat mencapai gelar A.Md (Ahli Madya) sesuai dengan standar waktu yang telah ditetapkan. Standar waktu untuk menyelesaikan program D3 (Diploma) di UNP adalah 3 tahun dengan jumlah SKS yang harus dipenuhi sekitar 110-120 SKS. Dilihat dari alamat alumni, sebagian besar alumni beralamat di Kota Padang dan hanya sebagian kecil yang berada di luar kota. Hal ini dipengaruhi beberapa faktor diantaranya wilayah pekerjaan, tempat tinggal asal dan lain sebagainya. Alumni yang bersal dari luar kota namun memiliki pekerjaan yang beralamat di Kota Padang terpaksa harus menetap di Kota Padang. Semua data menyangkut profil alumni tersebut berfungsi memperkuat hasil dari penelitian ini. Data tersebut juga menjadi bukti keaslian dari penelitian ini. Selain itu, bagi PS IPK UNP profil alumni tersebut dapat digunakan untuk memperbarui data alumni PS IPK UNP yang ada pada program studi. 2. Daya Serap Alumni PS IPK UNP di Dunia Kerja Salah satu tujuan program pendidikan tinggi ialah menghasilkan lulusan yang memiliki daya saing di dunia kerja. Indikator daya saing ini dapat dilihat dari berbagai unsur. Pertama dapat dilihat dari lamanya waktu tunggu alumni mendapatkan pekerjaan mereka. Semakin singkat waktu yang dibutuhkan alumni untuk mendapatkan pekerjaan, semakin tinggi tinggat daya serap alumni di dunia kerja. Sebagian besar alumni PS IPK UNP menghabiskan waktu 1-3 bulan untuk mendapatkan pekerjaan pertama mereka sebelum lulus ujian. Waktu ini relatif cepat, mengingat para alumni masih menjalani pendidikannya di bangku perkuliahan. Sedangkan untuk lama waktu tunggu mendapat pekerjaan setelah lulus, sebagian besar dari alumni membutuhkan waktu <3 bulan untuk mendapatkan pekerjaan pertama mereka. Waktu yang relatif singkat ini menyatakan bahwa kompetensi yang dimiliki alumni sesuai dengan kebutuhan pasar kerja. Selain itu hal ini juga membuktikan bahwa sebagian besar alumni yang telah lulus dari PS IPK UNP telah siap kerja. Sebagian alumni memilih untuk tidak bekerja setelah lulus. Hal ini dikarenakan sebagian alumni memilih untuk melanjutkan pendidikan mereka. Alasan tersebut dapat menjadi masukan serta peluang bagi PS IPK UNP untuk membuka program ekstensi dari D3 ke S1. Hal ini karena jarang perguruan tinggi yang membuka jalur transfer D3 ke S1. Selain melanjutkan pendidikan, sebagian alumni juga memilih memulai bisnis sendiri. Namun secara keseluruhan berdasarkan hasil penelusuran menyangkut situasi alumni saai ini, sebagian besar alumni PS IPK UNP menyatakan bahwa mereka saat ini telah bekerja. Diagram 1. Daya Serap Alumni Alumni PS IPK UNP yang bekerja, bekerja pada tingkat wilayah, sektor dan bidang pekerjaan yang berbeda-beda. Sebagian besar alumni yaitu 60,9% bekerja pada tingkat wilayah bekerjaan lokal. Sedangkan 39,1% alumni bekerja pada tingkat wilayah nasional. Namun belum ada alumni PS IPK UNP yang bekerja pada tingkat wilayah multinasional. Hal ini dapat menjadi masukan bagi program studi untuk meningkatkan kualitas alumni agar memiliki spesifikasi yang dapat menjangkau tingkat wilayah pekerjaan multinasional. Dilihat dari sektor pekerjaan, sebagian besar Alumni PS IPK UNP yaitu 57,10 % bekerja pada sektor pemerintah. Hal ini membuktikan bahwa keterserapan alumni pada pekerjaan di sektor pemerintah cukup tinggi. Sedangkan untuk bidang pekerjaan, sebagian besar Alumni PS IPK UNP yaitu 55,50% bekerja pada bidang pendidikan. Latar belakang pendidikan perpustakaan memungkinkan alumni bekerja pada perpustakaan SD, SMP, SMA maupun perguruan tinggi. Selain itu, kurangnya tenaga pustakawan pada bidang pendidikan juga menjadi peluang bagi alumni PS IPK UNP dalam mencari pekerjaan. Dalam hal mencari informasi pekerjaan, alumni memiliki cara tersendiri untuk mendapatkan informasi menyangkut pekerjaan yang menjadi tujuan mereka. Sebagian besar alumni yaitu 66,7% menyatakan bahwa mereka memilih mencari informasi pekerjaan melalui internet/iklan online/milis. Kelengkapan informasi yang disediakan internet memungkinkan alumni mudah dalam mencari informasi pekerjaan. Namun, semakin beragamnya pilihan pekerjaan yang tersedia membuat alumni perlu menimbangnimbang pekerjaan yang sesuai dengan kriteria mereka. Tidak sedikit dari para alumni menetapkan standar yang sesuai dengan background pendidikan dan passion pribadi untuk pekerjaan pertama mereka. Berdasarkan hasil penelusuran, sebagian besar alumni mempertimbangkan kenyamanan(26,70%) serta gaji (25,70%) sebagai aspek yang menjadi pertimbangan dalam memilih pekerjaan. Demi mendapatkan pekerjaan yang mereka inginkan, Sebagian besar dari Alumni PS IPK UNP yaitu 55,2% mendapatkan pekerjaan melalui kompetesi atau mengikuti tes. Hal ini membuktikan bahwa sebagian besar alumni memiliki kompetensi yang dapat bersaing dengan yang lain. PS IPK UNP juga dapat meningkatkan pembelajaran karena berdasarkan hasil penelusuran tersebut kompetesi alumni sangat berpengaruh terhadap cara alumni mendapat pekerjaan. Salah satu hal yang hendak diperoleh alumni yang bekerja ialah penghasilan. Besar kecilnya penghasilan seseorang dipengaruhi berbagai faktor seperti jenis pekerjaan, jabatan pekerjaan, kebijakan perusahaan/tempat kerja dan lain sebagainya. Berdasarkan hasil penelusuran, sebagian besar alumni memiliki penghasilan untuk pekerjaan pertama mereka < Rp. 1.000.000,-. Penghasilan ini tergolong rendah jika dibandingkan dengan upah minimum Provinsi Sumatera Barat (UMR) yaitu Rp. 2.289.228,- per bulan untuk tahun 2019. Namun untuk pekerjaan saat ini, penghasilan alumni mengalami peningkatan daripada penghasilan untuk pekerjaan pertama. Jumlah alumni yang memiliki pendapatan > Rp. 4.000.000,- mengalami peningkatan dari sebelumnya 11,1% menjadi 20,8%. Sedangkan alumni yang memiliki pendapatan < Rp.1.000.000 menurun dari 34,3% menjadi 16,7%. Hal ini menunjukan bahwa sebagian besar alumni telah memiliki penghasilan sesuai bahkan melebihi UMR Provinsi Sumatera Barat yaitu Rp. 2.289.228,per bulan untuk tahun 2019. Selain beberapa hal di atas, kesesuaian bidang pekerjaan dengan latar belakang pendidikan alumni juga merupakan salah satu indikator dalam menentukan daya saing alumni di dunia kerja. Sebagian besar alumni yaitu 55,1% menyatakan bahwa bidang pekerjaan mereka selama 3 tahun setelah lulus sangat sesuai dengan latar belakang pendidikan mereka pada PS IPK UNP. Selain kesesuaian bidang pekerjaan alumni 3 tahun setelah lulus, kesesuaian pekerjaan alumni saat ini juga perlu diketahui. Berdasarkan hasil penelusuran, sebagian besar alumni yaitu 57,6% menyatakan bahwa bidang pekerjaan mereka saat ini sangat sesuai dengan latar belakang pendidikan mereka pada PS IPK UNP. Hal ini berarti sebagian alumni mendapatkan pengalaman bekerja di bidang pekerjaan lain sebelum akhirnya bekerja pada bidang pekerjaan yang sesuai dengan latar belakang pendidikan mereka. Meskipun demikian, masih terdapat Alumni PS IPK UNP menyatakan bahwa pekerjaan mereka tidak sesuai dengan latar belakang pendidikan mereka pada PS IPK UNP. Namun mereka tetap bertahan pada pekerjaan tersebut karena alasan tertentu. Sebagian besar Alumni PS IPK UNP yaitu 43,40% menyatakan bahwa alasan mereka tetap bekerja meskipun tidak sesuai dengan latar belakang pendidikan mereka pada PS IPK UNP adalah bahwa mereka belum mendapat pekerjaan yang lebih sesuai. Selain itu, prospek karir yang lebih baik pada pekerjaan mereka saat ini membuat alumni yang bersangkutan lebih memilih untuk tetap bekerja pada pekerjaan mereka saat ini. Indikator lain dalam menentukan daya serap alumni di dunia kerja yaitu kebutuhan dunia kerja atau pasar kerja akan alumni. Banyaknya alumni yang bekerja pada satu instansi/perusahaan menunjukan bahwa perusahaan tersebut membutuhkan alumni yang bersangkutan. Namun berdasarkan hasil penelusuran, sebagian besar alumni yaitu 54,10% menyatakan tidak ada Alumni PS IPK UNP yang bekerja pada satu instansi/perusahaan. Hal ini berarti masih terdapat alumni yang belum terserap pada instansi/ perusahaan tersebut karena kebutuhan pasar akan alumni sangat tinggi. Hal ini dapat dilihat dari hasil penelusuran bahwa sebagian besar alumni yaitu 72,6% menyatakan bahwa tempat kerja mereka membutuhkan Alumni PS IPK UNP. Berdasarkan hal tersebut maka dapat diketahui bahwa daya serap serta peluang alumni untuk dapat bekerja sangat tinggi. Berikut diagram tingkat kebutuhan instansi pengguna terhadap Alumni PS IPK Diagram 3. Kebutuhan Instansi/Perusahaan terhadap Alumni PS IPK Secara keseluruhan, berdasarkan hasil penelusuran Alumni PS IPK UNP menginginkan adanya peningkatan terhadap karir mereka serta dapat melanjutkan pendidikan mereka. Hal ini juga dilatar belakangi oleh PS IPK UNP yang masih merupakan program studi D3. Alumni sangat berharap adanya program ekstensi D3 ke S1 agar alumni yang memiliki keterbatasan baik dari segi biaya, waktu dan lainnya dapat melanjutkan studi tanpa harus jauh-jauh ke universitas seperti USU, Universitas Airlangga, dan lain sebagainya. Harapan alumni ini juga dilatarbelakangi karena sebagian alumni telah memiliki pekerjaan, sehingga dengan adanya kelas eksistensi ini, alumni tetap dapat menjalankan perkuliahan tanpa mengganggu pekerjaan mereka. Harapan lain alumni terhadap PS IPK UNP ialah adanya penambahan pembelajaran praktik, baik itu praktik di dalam kelas maupun praktik lapangan (PKL). Hal ini karena sebagian besar alumni yang telah bekerja menyadari bahwa pembelajaran praktik khususnya PKL sangat berpengaruh pada pekerjaan mereka saat ini. 3. Keterpakaian Ilmu yang didapat Alumni PS IPK UNP di Dunia Kerja Kompetensi pengetahuan yang didapat alumni selama perkuliahan memiliki peran serta kontribusi yang besar terhadap pekerjaan alumni. Secara umum, semua ilmu memiliki kontribusi serta peran terhadap pekerjaan alumni. Namun ada beberapa pengetahuan yang sangat berperan serta berkontribusi dalam pekerjaan alumni ialah pembelajaran kerja lapangan, keterampilan penguasaan teknologi informasi, kemampuan bekerjasama dalam tim serta kontribusi pendidikan. Berikut diagram keterpakaian ilmu alumni di dunia kerja. Diagram 4. Keterpakaian ilmu yang didapat alumni pada program studi Berdasarkan hal tersebut dapat disarankan beberapa hal kepada program studi. Pertama, dalam hal pembelajaran praktik lapangan, program studi dapat menjalin kerjasama dengan instansi-instansi terkait dalam penyebaran mahasiswa PKL. Kedua, Selain praktik lapangan, penguasaan teknologi peserta didik harus ditingkatkan karena pekembangan dunia saat ini tidak terlepas dengan namanya teknologi. Pengembangan kurikulum yang mengacu pada perkembangan teknologi khususnya di bidang perpustakaan dan kearsipan juga dapat dilakukan sehingga peserta didik memiliki bekal setelah lulus dari PS IPK UNP. Ketiga, Menyangkut kerja sama dalam tim, program studidapat memaksimalkan metode pembelajaran diskusi atau pembuatan kelompok belajar di setiap mata kuliah. 4. Penilaian (Stakeholders) Pengguna Alumni terhadap kemampuan Alumni PS IPK UNP Tingkat kepuasan pengguna alumni terhadap kemampuan alumni sudah baik. Dimana berdasarkan 10 indikator kemampuan pada instrumen, sebagian besar pengguna alumni memberi penilaian yang baik. Bererapa kemampuan alumni yang dinilai baik oleh pengguna alumni ialah integritas, kompetensi utama, penggunaan teknologi, kerjasama tim, serta kemampuan kerja. Berikut diagram penilaian stakeholder terhadap kemampuan alumni PS IPK. Diagram 5. Penilaian Pengguna Alumni Penilaian ini sesuai dengan keterpakaian ilmu yang didapat alumni pada PS IPK UNP di dunia kerja, dimana sebagian besar alumni juga menyatakan bahwa penggunaan teknologi, kerjasama tim, serta kemampuan kerja memiliki peran serta kontribusi yang besar terhadap pekerjaan alumni. Adapun beberapa saran serta harapan yang diberikan pengguna Alumni PS IPK UNP terhadap program studi ialah pertama adanya pengembangan kemampuan peserta didik baik itu kemampuan, iman, sikap, komunikasi serta lainnya yang berguna bagi peserta didik dalam menjalankan kehidupan khususnya di dunia kerja. Kedua, sebaiknya program studi perpustakaan dan kearsipan dipisah guna memaksimalkan tersampaikannya masing-masing ilmu tersebut kepada peserta didik. Ketiga,perlu penambahan mata kuliah tentang bahasa, komunikasi serta sikap (karakter).

Berdasarkan analisis dan pembahasan dapat disimpulkan pertama, profil alumni PS IPK yang menanggapi instrumen penelusuran didominasi oleh alumni perempuan. Sebagian besar alumni merupakan alumni tahun lulus 2018. Dilihat dari lama masa studi, rata-rata alumni memiliki lama masa studi 3 tahun. Selain itu sebagian besar alumni PS IPK saat ini berada di Kota Padang. Kedua, daya serap alumni di dunia kerja cukup tinggi. Daya serap yang tinggi ini dapat dilihat dari tanggapan sebagian besar alumni yang menyatakan bahwa mereka saat ini telah bekerja dengan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan pekerjaan tersebut <3 bulan. Hal ini juga didukung oleh kebutuhan pasar yang tinggi terhadap alumni PS IPK, dimana sebagian besar alumni menyatakan bahwa instansi tempat kerja mereka membutuhkan alumni PS IPK. Ketiga, sebagian besar alumni menyatakan bahwa keterpakaian ilmu yang didapat alumni pada PS IPK dalam pekerjaan sangat tinggi khususnya pembelajaran kerja lapangan, keterampilan penguasaan teknologi, dan kemampuan bekerjasama dalam tim. Keempat, penilaian pengguna alumni (stakeholders) terhadap kemampuan alumni di dunia kerja juga sudah baik. Kemampuan alumni yang dinilai baik oleh pengguna alumni (stakeholders) ialah integritas, keahlian berdasarkan bidang ilmu, penguasaan teknologi informasi, dan kerjasama tim. Beberapa hal yang dapat disarankan untuk Program Studi Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan: pertama, PS IPK dapat membuka program ekstensi D3 ke S1 bagi para alumni PS IPK khususnya bagi alumni yang memiliki keterbatasan biaya dan waktu. Selain itu, sebagian besar alumni yang saat ini berada di Padang juga menjadi peluang bagi PS IPK untuk membuka program ekstensi ini. Kedua, dalam hal meningkatkan daya serap alumi di dunia kerja, PS IPK dapat meningkatkan mutu pembelajaran guna menghasilkan alumni yang berkualitas. Selain itu PS IPK dapat menyesuaiakan kurikulum sesuai perkembangan ilmu dan zaman pada saat ini guna menghasilkan alumni yang sesuai dengan kebutuhan pasar. Ketiga, berdasarkan hasil penelusuran pembelajaran praktik lapangan memiliki kontribusi yang besar terhadap pekerjaan alumni, untuk itu PS IPK dapat membangun lebih banyak relasi dalam hal penyebaran mahasiswa magang ke instansi yang lebih sesuai agar pembelajaran praktik lapangan dapat terlaksana dengan maksimal. Selain itu PS IPK dapat meningkatkan pembelajaran menyangkut teknologi di bidang perpustakaan dan kearsipan. Keempat, dalam hal mendapatkan penilaian yang baik dari stakeholder atau pengguna alumni, PS IPK dapat menjalin kerjasama dengan pengguna alumni dalam hal berbagi informasi mengenai spesifikasi yang dibutuhkan pengguna dalam penerimaan alumni yang hendak bekerja. Sehingga PS IPK dapat mempersiapkan kemampuan alumni sesuai kebutuhan stakeholder tersebut.Beberapa hal yang dapat disarankan untuk Program Studi Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan: (1) PS IPK UNP dapat meningkatkan mutu pembelajaran guna menghasilkan alumni yang berkualitas. (2) PS IPK UNP dapat menyesuaikan kurikulum sesuai perkembangan ilmu dan zaman pada saat ini guna menghasilkan alumni yang sesuai dengan kebutuhan pasar. (3) PS IPK UNP dapat membangun lebih banyak relasi dalam hal penyebaran mahasiswa magang ke instansi yang lebih sesuai. (4) PS IPK UNP dapat meningkatkan pembelajaran menyangkut teknologi di bidang perpustakaan dan kearsipan. (5) PS IPK UNP dapat membuka program ekstensi D3 ke S1 bagi para alumni PS IPK UNP. (6) PS IPK UNP dapat menjalin kerjasama dengan pengguna alumni dalam hal berbagi informasi mengenai spesifikasi yang dibutuhkan pengguna dalam penerimaan alumni yang hendak bekerja. (7) Sebaiknya PS IPK UNP menyediakan lebih banyak referensi khususnya yang berhubungan dengan perpustakaan dan arsip.