Grand Design Pembinaan SDM Kearsipan di Lembaga Pendidikan Tinggi (Studi Dokumen Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2017 Tentang Grand Design Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan)

Arsip dapat dipandang sebagai memori kolektif sebuah lembaga dan bahkan dapat menjadi basis pengetahuan tentang identitas lembaga. Arsip tercipta di dalam setiap lembaga besar maupun kecil. Perguruan tinggi yang memiliki fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi pasti menghasilkan banyak arsip karya akademis maupun karya administratif. Dalam rangka mendukung terlaksananya fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi tersebut diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar sebagaimana amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. UU RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 6 ayat 4 menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT). Tujuan akhirnya adalah bahwa arsip-arsip yang tercipta di perguruan tinggi dapat dikelola dengan sistem yang standar, dan disimpan pada tempat yang representatif dan dapat ditelusuri serta dimanfaatkan oleh lembaga yang bersangkutan maupun oleh pihak lain yang memerlukan. Mengingat mutlaknya penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi, maka penyiapan Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan yang kompeten menjadi harga mati. “Keberadaan sumber daya manusia merupakan faktor sentral dalam suatu organisasi termasuk lembaga pendidikan, apapun bentuk dan tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan visi misi yang telah ditetapkan” (Nitisemito, S., 1997:34). Di beberapa lembaga pendidikan tinggi saat ini mulai menggalakkan pengelolaan kearsipan lembaga. Berbagai upaya dilakukan dari menyiapkan SDM kearsipan dengan pelatihan atau studi lanjut, menyiapkan sarana prasarana kearsipan, membangun gedung/ruang arsip, membuat pedoman dalam pengelolaan kearsipan. Namun tak jarang juga perguruan tinggi yang masih belum menganggap penting kehadiran Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT). Hal itu dibuktikan dari sebuah penelitian yang dilakukan oleh Tri Handayani (https://www.researchgate.net) yang menyatakan bahwa terdapat 1 (satu) dari 11 (sebelas) PTN Badan Hukum (PTNBH) yang tidak diketahui, apakah PTNBH tersebut memiliki unit kerja tugas dan fungsi sebagai LKPT atau tidak. Selanjutnya pada PTN-Badan Layanan Umum (PTN-BLU) terdapat 14 (empat belas) dari 24 (dua puluh empat) PTN-BLU, yang memiliki unit kerja dengan tugas dan fungsi sebagai LKPT. Terdapat 5 (lima) dari 52 (lima puluh dua) PTN-Satuan Kerja (PTN-SatKer) memiliki unit kerja dengan tugas dan fungsi sebagai LKPT. Data terakhir menunjukkan bahwa terdapat 1 (satu) dari 36 (tiga puluh enam) PTN- Baru memiliki unit kerja yang memiliki tugas dan fungsi sebagai LKPT. Hasil penelusuran terhadap PTN-Baru tersebut melalui internet hanya menampilkan gambar papan nama LKPT. Aktifitas kerja sebagai LKPT sebagaimana LKPT lainnya yang telah beroperasional sama sekali tidak tampak dipublikasikan. Selain masih belum menganggap penting kehadiran Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT), masih disinyalir perguruan tinggi/lembaga belum sepenuhnya menganggap pentingnya kompetensi arsiparis. Dilansir dalam situs Kompas.com, tanggal 14 Mei 2012, diakui bahwa profesi arsiparis (ahli arsip) belum dianggap penting di Indonesia. Mereka yang mengurusi tata kelola arsip, tidak mengerti seluk beluk pengarsipan. Padahal arsip merupakan asset penting milik negara. Kondisi semacam ini sangat berpengaruh pada sulitnya publik mengakses informasi data dari arsip-arsip yang disimpan. Selain itu, penanganan arsip yang tidak benar menyebabkan arsip menjadi rusak, terselip, tidak terawat dan bahkan hilang. Peneliti Utama Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Mona Lohanda, Senin (14/5/2012), mengatakan, kearsipan adalah bidang profesional yang membutuhkan tenaga ahli spesialis (https://ekonomi.kompas.com/read/2012/05/14/21374911/Profesi.Arsiparis). Sejalan dengan pentingnya pengembangan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dan SDM kearsipan, tentunya pemerintah tidak tinggal diam. Terkait kompetensi SDM, pemerintah mengeluarkan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2018 Tentang Pengembangan Kompetensi Pegawai Negeri Sipil. Yang pastinya dapat juga diterapkan disemua lembaga yang ada di Indonesia dalam rangka pengembangan kompetensi SDM. Selanjutnya terkait dengan pembinaan SDM kearsipan, pemerintah menerbitkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2017 Tentang Grand Design Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan. Kedua peraturan tersebut dibuat dengan tujuan sebagai pedoman dalam menyelenggarakan Pengembangan Kompetensi PNS; memberi arah, acuan dan persamaan persepsi mengenai prioritas langkah - langkah operasional dalam meningkatkan kualitas dan profesionalitas SDM Kearsipan; memantapkan arah kebijakan dan strategi pembinaan SDM kearsipan yang berbasis kompetensi; mengoptimalkan pola dan koordinasi pembinaan SDM kearsipan; dan mempercepat kerangka dasar dalam menyusun langkah yang lebih rinci (road map) pembinaan SDM kearsipan.

Metodologi Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Sumber data yang digunakan adalah berupa dokumen yaitu Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2017 Tentang Grand Design Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan. Hal itu sejalan dengan yang disampaikan Moleong (2010:216-219) “menyebutkan dokumen yang digunakan dalam kegiatan penelitian mencakup dokumen pribadi dan dokumen resmi. Dokumen pribadi mencakup: buku harian, surat pribadi dan otobiografi. Dokumen resmi terdiri dari dokumen internal dan dokumen eksternal. Dokumen internal meliputi: memo, pengumuman, instruksi, kebijakan internal, laporan rapat, keputusan pimpinan kantor, dan lain-lain. Sementara itu dokumen eksternal mencakup materi publikasi yang diterbitkan oleh masing-masing institusi”.

Dalam Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2018 Tentang Pengembangan Kompetensi Pegawai Negeri Sipil pasal 4 (1) disebutkan bahwa Setiap PNS memiliki hak dan kesempatan yang sama untuk mengikuti Pengembangan Kompetensi dengan memperhatikan hasil penilaian kinerja dan penilaian Kompetensi PNS yang bersangkutan. Selain itu dalam pasal 4 (2) Hak dan kesempatan untuk mengikuti Pengembangan Kompetensi sebagaimana dimaksud ayat (1) dilakukan paling sedikit 20 (dua puluh) JP dalam 1 (satu) tahun. Itu artinya arsiparis di lembaga pendidikan tinggi juga berhak mendapatkan kesempatan yang sama. Tahapan dalam pengembangan kompetensi SDM menurut Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2018 Tentang Pengembangan Kompetensi Pegawai Negeri Sipil adalah sebagai berikut: Penyusunan Kebutuhan dan Rencana Pengembangan Kompetensi; Pelaksanaan Pengembangan Kompetensi dan Evaluasi Pengembangan Kompetensi. Sementara itu di dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2017 Tentang Grand Design Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan, disebutkan bahwa Ruang lingkup Grand Design Pembinaan SDM Kearsipan meliputi: Strategi Pembinaan SDM Kearsipan, Pola dan Pelaksanaan Pembinaan SDM Kearsipan dan Target Kinerja dan pendanaan. Adapun tujuan Kebijakan Pemerintah di Bidang Kearsipan ini adalah tampak dalam bagan di bawah ini: 1. Strategi Pembinaan SDM Kearsipan Strategi pembinaan SDM Kearsipan dilaksanakan sebagai berikut: a. peningkatan manajemen kinerja; Pelaksanaan peningkatan manajemen kinerja melalui kegiatan: 1) penguatan regulasi di bidang Kearsipan; 2) koordinasi dan hubungan kerjasama secara sinergi antar pemangku kepentingan; 3) mempercepat program kerja yang terkait dengan kebutuhan dan pengembangan karier SDM Kearsipan; 4) membangun database pembinaan SDM Kearsipan; 5) pelaksanaan sertifikasi SDM Kearsipan berbasis teknologi informasi; 6) memberikan fasilitas layanan akses pembinaan SDM Kearsipan; dan 7) monitoring dan evaluasi pengembangan pembinaan SDM Kearsipan. b. peningkatan mutu SDM Kearsipan. Pelaksanaan peningkatan mutu SDM Kearsipan melalui kegiatan: 1) pelaksanaan bimbingan teknis yang bertumpu kepada standar kompetensi bidang kearsipan; 2) meningkatkan kompetensi SDM Kearsipan melalui kegiatan pelatihan dan pelatihan Kearsipan yang terukur; 3) menjalin kerjasama dengan kementerian, pemerintah daerah provinsi, pemerintah daerah kabupaten/kota, serta perguruan tinggi negeri untuk menyediakan sarana dan prasarana dalam pelaksanaan pembinaan SDM Kearsipan melalui pembangunan Tempat Uji Kompetensi (TUK) dengan melakukan kerjasama; 4) melaksanakan sertifikasi dalam jabatan bagi seluruh Arsiparis, sertifikasi dalam bidang teknis tertentu sesuai lingkup pekerjaan bagi SDM Kearsipan, sertifikasi tim penilai kinerja dan sertifikasi dalam assesordi bidang Kearsipan; 5) kaderisasi assesordi bidang Kearsipansecara terbuka dengan mengikutsertakan SDM Kearsipan, Asosiasi Arsiparis Indonesia/AAI; 6) memberikan bantuan beasiswa; dan 7) mempercepat layanan penilaian prestasi kerja SDM Kearsipan. Berikut Bagan model analisis kebijakan pembinaan SDM Kearsipan: Hal-hal lain yang diatur dalam peningkatan mutu SDM Kearsipan adalah: a. SDM Kearsipan wajib melaksanakan peningkatan manajemen kinerja sejak dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan secara efektif, efisien, dan terpercaya melalui manajemen kinerja yang handal, komprehensif, dan terpadu. b. SDM Kearsipan wajib melaksanakan peningkatan mutu dengan tujuan terciptanya kualitas SDM Kearsipan yang profesional sesuai kebutuhan dan standar kompetensi bidang kearsipan melalui penerapan manajemen Aparatur Sipil Negara yang transparan, kompetitif, dan berbasis kompetensi. Keberhasilan pembinaan SDM Kearsipan diukur dari pencapaian sasaran sebagai berikut: a. terwujudnya peningkatan manajemen kinerja, melalui penguatan kapabilitas dan akuntabilitas kinerja ANRI dalam rangka pembinaan dan pengembangan SDM Kearsipan; dan b. terwujudnya peningkatan mutu SDM Kearsipanmelalui terciptanya kualitas dan kuantitas SDM Kearsipan yang proporsional dan right sizing, serta terkelola arsip sebagai pilar good governance dan integrasi memori kolektif bangsa. 2. Pola dan Pelaksanaan Pembinaan SDM Kearsipan Pola pembinaan SDM Kearsipan diarahkan untuk: a. menghadapi tantangan strategis di bidang Kearsipan; b. pergeseran dalam wacana tata kelola pemerintahan (governance issues); c. kebijakan desentralisasi dan otonomi daerah; dan d. prinsip reformasi birokrasi /penataan kelembagaan yang efektif dan efisien. Pola Pembinaan SDM Kearsipan Berbasis Kompetensi dilaksanakan untuk mengembangkan manajemen kompetensi secara terintegrasi mulai dari rekruitmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan, penilaian, remunerasi, dan karier. Pola Pembinaan SDM Kearsipan Berbasis Kompetensi yang dilakukan ANRI seperti dalam gambar sebagai berikut: Prinsip Pola Pembinaan SDM Kearsipan Berbasis Kompetensi, meliputi: a. profesional, bahwa penyelenggara harus dilaksanakan oleh SDM Kearsipan yang profesional dan memiliki kompetensi di bidang penyelenggaraan Kearsipan; b. antisipasif, bahwa penyelenggaraan pembinaan SDM Kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan; c. kemandirian dan independen, bahwa SDM Kearsipan berpegang pada kompetensi yang dimiliki, bebas dari pengaruh pihak manapun dalam melaksanakan kewenangannya; d. akuntabilitas, bahwa dalam pelaksanaan pembinaan SDM Kearsipan menekankan pada pertanggungjawaban pada implementasi; dan e. responsif, bahwa penyelenggara pembinaan SDM Kearsipan harus tanggap atas permasalahan terkait penyelenggaraan kearsipan. Berikut Bagan Pola Pembinaan SDM Kearsipan Berbasis Kompetensi sebagai sistem, sebagai berikut: Proses pembinaan SDM Kearsipan dilaksanakan melalui tahapan: a. perencanaan; b. pengorganisasian; c. pelaksanaan; dan d. pengawasan. Selain proses pembinaan SDM Kearsipan sebagaimana dimaksud diatas, ANRI melaksanakan penguatan komponen kompetensi yang meliputi: a. standar kompetensi; b. kurikulum dan pembelajaran; c. sarana dan prasarana; d. assesor; e. sertifikasi; dan f. penilaian prestasi kerja. Pelaksanaan dalam melakukan pembinaan SDM Kearsipan dikelompokkan menjadi: a. secara makro dilaksanakan dengan penyempurnaan regulasi dan menjalankan fungsi manajerial di tingkat pusat dan wilayah binaan; dan b. secaramikro dilaksanakan melalui implementasi program/kegiatan pembinaan SDM Kearsipan. Program Pembinaan SDM Kearsipan yang disusun ANRI adalah sebagai berikut: Pelaksanaan pembinaan SDM Kearsipan dilakukan melalui program/kegiatan yang berorientasi pada hasil kegiatan. Pelaksanaan pembinaan SDM Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dengan Peraturan Kepala ini. Metode yang dilakukan dalam Pembinaan SDM Kearsipan: a. Metode yang digunakan dalam pembinaan SDM Kearsipan dilakukan secara: langsung dan tidak langsung b. Metode langsung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilaksanakan dengan bertemu langsung dengan pihak yang dibina melalui tatap muka di kelas dan praktik lapangan. c. Metode tidak langsung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilaksanakan melalui jarak jauh dengan menggunakan sarana teknologi informasi dan komunikasi. Jenis pembinaan SDM Kearsipan yang diberikan kepada pihak yang dibina dapat berupa: a. bimbingan; b. konsultasi; c. penyuluhan; d. pendidikan dan pelatihan; e. apresiasi; dan f. sosialisasi. 3. Target Kinerja dan pendanaan ANRI menyusun target kinerja pembinaan SDM Kearsipan yang diukur dan di evaluasi secara berkala pada akhir tahun berjalan. Sumber pendanaan pembinaan SDM Kearsipan berasal dari APBN yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pendanaan pembinaan SDM Kearsipan juga dapat dilakukan melalui dukungan dana dari pemerintah daerah, BUMN/BUMD, dan perguruan tinggi negeri. Sebagai gambaran, berikut penyusunan target kinerja pembinaan SDM Kearsipan: Sedangkan Roadmap SDM kearsipan dan Assesor yang tersertifikasi adalah sebagaia berikut:

Pengembangan SDM kearsipan bukan hanya menjadi tanggung jawab pemerintah dan lembaga perguruan tinggi, namun lebih dari itu pribadi SDM kearsipan mempunyai tanggung jawab yang besar pula. Selama ini pemerintah telah memberikan regulasi yang pada intinya bertujuan untuk mengangkat derajad arsiparis dan memberikan kemudahan arsiparis dalam hal pengembangan diri. Hadirnya Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2017 Tentang Grand Design Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan setidaknya dapat digunakan sebagai pedoman dalam mewujudkan SDM kearsipan yang berkualitas dan memiliki kompetensi dalam pelaksanaan tugas melaksanakan penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan dan unit kearsipan lingkungan pencipta arsip. Sedangkan lembaga pendidikan tinggi juga sudah memberikan sarana prasarana pendukung dan kesempatan untuk mengembangkan diri dalam bidang kearsipan. Lembaga kearsipan perguruan tinggi walaupun jumlahnya belum memadai seperti jumlah perguruan tinggi yang ada, namun setidaknya ada upaya perguruan tinggi dalam memberikan fasilitas dan kemudahan dalam pelatihan dan pendidikan bagi arsiparis. Maka arsiparis harus berjiwa besar untuk mengejar kompetensi teknis, manajerial, dan sosio kultural yang dipersyaratkan. Tidak hanya mengerjakan pekerjaan rutinitas, namun sebagai sebuah profesi, arsiparis harus mengembangkan kegiatan yang mendukung keprofesionalannya.