Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (Kajian Terhadap Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis pada Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”, Jakarta dan Universitas Padjadjaran, Bandung)

Penelitian ini berjudul Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (Kajian Terhadap Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis pada Universitas Pembangunan Nasional “Veteran, Jakarta dan Universitas Padjadjaran, Bandung). Tujuan dari penelitian ini adalah untuk meluaskan informasi kepada masyarakat khususnya masyarakat perguruan tinggi tentang kebijakan ini. Kebijakan ini merupakan satu dari empat pilar pengelolaan arsip dinamis di Indonesia yang diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Undang-undang ini diatur oleh pemerintah Republik Indonesia di era reformasi sebagai langkah pemerintah menghadapi era keterbukaan, transparan, akuntabilitas, dan layanan publik terhadap informasi berbasis arsip. Latar belakang keberadaan undang-undang ini didasari oleh tiga undang-undang yang mengatur tentang informasi, serta pelayanan kepada publik yaitu Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 sertaPelayanan Publik. Pelaksanaan terhadap undang-undang terkait informasi maupun informasi berbasis arsip saat ini diatur dalam : (1) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; (2) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; (3) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pelaksanaan terhadap undang-undang terkait informasi, informasi berbasis arsip, maupun pelayanan publik diatur oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Lembaga Negara Non Kementerian ini berdasar pada Pasal 8 huruf a Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 145 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedelapan atas Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian, memiliki kewenangan untuk menyusun kebijakan di bidang kearsipan. Lembaga negara ini mengatur tentang sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis ke dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Keberadaan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sangat penting karena arsip dinamis di era Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan tidak boleh dibuka untuk orang yang tidak memiliki kewenangan untuk mengakses arsip tersebut. Ketentuan ini diatur didalam undang-undang tersebut pada Pasal 11 ayat (1) dan (2). Akses terhadap isi informasi yang dikandung di dalam arsip dinamis tertentu dibatasi. Pembatasan terhadap akses arsip dinamis diatur dalam Pasal 44 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal tersebut mengatur pembatasan akses terhadap arsip dinamis apabila: “ (1) Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat: a. menghambat proses penegakan hukum; b. mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; c. membahayakan pertahanan dan keamanan negara; d. mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; e. merugikan ketahanan ekonomi nasional; f. merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri; g. mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum; h. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan i. mengungkap memorandum atau suratsurat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan. (2) Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsiptertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1). (3) Pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip.” Selanjutnya dalam Pasal 42 undang-undang yang sama telah diatur, bahwa lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD wajib melaksanakan ketentuan tentang pemberian layanan akses terhadap arsip dinamis. 2. Tinjauan Pustaka A. Klasifikasi Arsip Arsip merupakan satu basis media yang menyimpan informasi. Robek, Mary F. and Brown, Gerald F. and Maedke, Wilmer O. ( 1987:3) menyatakan, bahwa informasi merupakan peralatan penting yang diperlukan sehari-hari untuk memecahgkan masalah yang terjadi. Selain itu informasi diperlukan sebagai bahan referensi kita ketika akan mengambil keputusan. Pernyataan ini sangat beralasan, karena apabila kita mengambil keputusan tanpa didasari oleh informasi yang cukup, maka bisa jadi keputusan yang diambil dapat berakibat buruk secara mikro maupun makro. Robek, dkk (1987:3) mengutip definisi informasi dari sebuah kamus terpilih, sebagai “knowledge communicated by others or obtained by study and investigation” . Dari kutipan tersebut diketahui, bahwa informasi merupakan “sesuatu” yang mengandung “pengetahuan baru” bagi pihak yang belum pernah mengetahui sebelumnya. “Pengetahuan baru itu diperoleh melalui proses kajian dan penyelidikan. Kita bersentuhan dengan informasi dalam kehidupan kita sehari-hari. Informasi sangat kita perlukan untuk menjalani kehidupan sehari-hari dalam bersosial kemasyarakatan, pekerjaan, mauipun dalam penyelenggaraan pemerintahan. Media transmisi informasi di masa lalu berupa surat konvensional, telephon, telegram, siaran radio, siaran televisi, rekaman film, rekaman dalam cassette, positif foto, dan lain-lain. Tetapi media transmisi informasi di era teknologi informasi dewasa ini sudah sangat canggih, sehingga media surat konvensional, telegram, sudah mulai di tinggalkan beralih ke media elektronik seperti smartphone dan sejenisnya. Semua informasi yang dianggap penting dalam pelaksanaan kehidupan sehari – hari seseorang maupun organisasi diorganisir secara sistematis. Pengorganisasian terhadap arsip ditinjau dari bidang kearsipan merupakan pengorganisasi terhadap arsip yang diciptakan dengan cara dilakukan klasifikasi secara intelektual melalui proses analisis dan kajian terlebih dahulu sebelum diimplementasikan. Setiap informasi yang diciptakan dikategorisasi sesuai dengan subyek informasi yang diciptakan.Tujuannya adalah agar informasi tersebut mudah untuk ditemu kembali ketika suatu saat diperlukan kembali untuk suatu keperluan (Sulistyo-Basuki, 2003:127) B. Arsip Dinamis Arsip menurut Pasal 1 butir 2 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbegai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan , dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”. Sementara itu pengertian arsip dinamis menurut Pasal 1 butir 3 dalam undang-undang yang sama disebutkan sebagai “arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Dari kedua pengertian tersebut dapat diketahui, bahwa arsip merupakan salah satu media informasi yang diciptakan, dan harus dikelola secara sistematis agar mudah untuk ditemu kembali ketika dilakukan informasi yang dikandung di dalam arsip tersebut diperlukan. Kita mengenal dua jenis arsip dalam kategori arsip dinamis, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Ricks, Betty and Swafford, Ann J.. and Gow,Kay E. (1992:101) memberikan rumusan penyusutan nilaiguna informasi berbasis arsip sebagai berikut: (1) 10 persen arsip yang diciptakan oleh suatu organisasi akan memiliki nilaiguna informasi dalam jangka waktu lama (2) 25 persen arsip yang diciptakan oleh suatu organisasi akan disimpan di unit kerja pencipta arsip sebagai arsip aktif (3) 30 persen arsip yang diciptakan oleh suatu organisasi akan disimpan di record center sebagai arsip inaktif (4) 35 persen arsip yang diciptakan oleh suatu organisasi suatu saat tidak memilikinilaiguna informasi sehingga dimusnahkan. Dari paparan tersebut, diketahui bahwa terdapat 55 persen arsip yang diciptakan oleh suaru organisasi dengan kategori arsip dinamis. Arsip-arsip itulah yang kandungan informasinya diperlukan oleh penciptanya untuk digunakan sebagai (Ricks, Betty and Swafford, Ann J.. and Gow,Kay E. (1992:14): (1) Dasar untuk pengambilan keputusan (2) Sarana dokumentasi (3) Dasar dalam “menjawab pertanyaan” terhadap suatu fenomena atau peristiwa untuk dijelaskan sesuai dengan yang sebenarnya terjadi (4) Dasar pertimbangan (5) Dasar pembuktian secara hukum C. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis merupakan suatu “istilah baru” yang diciptakan sebagai sarana untuk mengatur kategori informasi berbasis arsip dinamis yang harus dilindungi secara hukum agar tidak dilayankan kepada seseorang, sekelompok orang, maupun organisasi yang tidak memiliki hak untuk mengetahui isi informasi yang dikandung di dalam arsip tersebut. Terlebih lagi untuk mendapatkan fisiknya dalan bentuk asli maupun copy nya (Humas UPI, Arsip Universitas Sosialisasikan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di Lingkungan UPI, http://berita.upi.edu/15567/ Diakses 7 Juni 2020). Istilah ini nampaknya hanya ada di Indonesia. Keberadaan istilah ini dimuat dalam Pasal 40 ayat (4) sebagai bagian dari dasar pedoman dalam pengelolaan arsip dinamis. Sementara itu dalam Pasal 1 butir 5 Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi disebutkan, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis merupakan aturan tentang pembatasan hak akses terhadap fisik maupun isi informasi yang direkam di dalam arsip dinamis. Pembatasan tersebut menjadi dasar dalam menentukan sifat keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka memberikan perlindungan terhadap hak dan kewajiban baik pencipta arsip maupun pengguna arsip dalam kegiatan pelayanan arsip dinamis. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2011 telah mengatur tentang hierarki peraturan perundang-undangan di Indonesia. Pedoman pembuatan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip diatur dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Keberadaan peraturan tersebut menjamin bahwa publik dapat mengakses informasi berbasis arsip ynag diciptakan. Kebijakan ini telah diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Namun, ketentuan tersebut dapat membahayakan keutuhan fisik arsip serta keamanan stabilitas negara apabila informasi yang direkam didalam arsip dinamis tidak datur penggunaannya untuk publik. Atas dasar dasar pertimbangan tersebut maka setiap organisasi harus menciptakan Sistem Kklasifikasi Keamanan dan akses Arsip.

Penelitian ini mengkaji tentang salah satu sistem yang digunakan sebagai pedoman dalam melayankan arsip dinamis kepada publik. Penulis menggunakan pendekatan kearsipan dari Ricks, Betty and Swafford, Ann J.. and Gow,Kay E., (1992), Robek, Mary F. and Brown, Gerald F. and Maedke, Wilmer O., (1987), Sulistyo-Basuki (2003) untuk melakukan kajian dalam penelitian ini. Sementara itu metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif. Herdyansyah (2011:9-10) telah merumuskan pengertian dari penelitian kualitatif menurut Denzin dan Lincoln (1994), Creswell (1998), Banister, et.al (1994), Moleong (2005). Dari keseluruhan definisi tersebut, Herdiansyah (2011:9) merumuskan, bahwa “penelitian kualitatif adalah suatu penelitian ilmiah yang bertujuan untuk memahami suatu fenomena dalam konteks sosial secara alamiah dengan mengedepankan proses interaksi komunikasi yang mendalam antara peneliti dengan fenomena yang diteliti” Peneliti melakukan observasi terhadap Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Peneliti mengamati dan menganalisis kedua perundang-undangan tersebut terutama yang mengatur tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Setelah melakukan observasi terhadap Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, maka peneliti mengamati dan menganalisis Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, serta Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Keduanya diobservasi karena Peraturan Kepala Arsip Nasional merupakan pedoman bagi seluruh organisasi di Indonesia dalam menyelenggarakan kearsipan. Sementara itu peraturan Menteri riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi diobservasi karena perguruan tinggi melakukan “break down” terhadap pedoman penyelenggaraan kearsipan yang diatur oleh kementerian tersebut. Hasil pengamatan dan analisis terhadap perundang-undangan kearsipan khususnya tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip digunakan untuk mengamati dan menganalisis Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip yang saat ini diberlakukan pada Universitas Pembangunan Negara “Veteran” di Jakarta, serta Universitas Padjadjaran di Bandung. Peneliti mengambil kedua perguruan tinggi negeri tersebut secara purposive sampling untuk diamati dan dianalisis kesesuaiannya dengan perundangundangan kearsipan yang berlaku.

A. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis menurut Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Kementerian yang memiliki fungsi mengorganisir perguruan tinggi di Indonesia telah menerbitkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip. Pada Pasal 3 peraturan tersebut memuat tentang tujuan dari pengaturan Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di lingkungan Kementerian. Tujuan dari keberadaan peraturan tersebut adalah agar terbentuk sistem pengelolaan arsip dinamis secara terintegrasi sejak penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga arsip disusutkan. Pada Pasal 12 ayat (4) disebutkan, bahwa keberadaan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Aresip Dinamis merupakan pedoman bagi kementerian yang mengorganisir perguruan tinggi maupun bagi perguruan tinggi negeri dalam memberlakukan pengamanan dan pemberian akses terhadap arsip dinamis di lingkungan kementerian tersebut maupun di lingkungan perguruan tinggi negeri yang adad di Indonesia. Pengaturan tentang struktur sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip diatur dalam Pasal 6 Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip. Struktur Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip menurut ketentuan tersebut berupa skema klasifikasi secara berjenjang. Merujuk pada ketentuan pasal tersebut, peraturan ini nampak mengikuti skema yang digunakan dalam pengelompokkan arsip atau klasifikasi arsip. Skema klasifikasi disusun berdasar pada proses analisis fungsi. Skema tersebut dibuat berjenjang berdasar urutan fungsi, kegiatan, dan transaksi. Fungsi mewakili subyek utama atau primer. Kegiatan mewakili subyek sekunder. Adapun transaksi mewakili subyek tersier. Kode klasifikasi arsip berdasar pada Pasal 7 Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip berupa gabungan antara huruf dengan angka. Kode tersebut merupakan identifikasi urusan sesuai dengan fungsi dan tugas pencipta arsip. Kode ini sekaligus menjadi pedoman dalam melakukan pemberkasan dan penataan arsip. Mengingat bahwa fungsi Kementerian yang mengorganisir perguruan tinggi ini, juga fungsi dari perguruan tinggi, maka klasifikasi arsip dikelompokkan berdasar fungsi substantif dan fungsi fasilitatif. Fungsi substantif adalah pengelompokkan arsip yang tercipta sebagai hasil dari kegiatan administrasi tugas pokok di lingkungan kementerian tersebut maupun perguruan tinggi. Sementara itu Fungsi fasilitatif adalah pengelompokkan arsip yang tercipta sebagai hasil dari kegiatan administrasi penunjang di lingkungan kementerian tersebut maupun di lingkungan perguruan tinggi. Arsip yang tercipta sebagai akibat dari kegiatan kearsipan terkategori menjadi jenis arsip. Jenis arsip menurut Pasal 9 ayat (3) Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip adalah arsip yang tercipta sebagai akibat dari pelaksanaan fungsi organisasi. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis secara khusus diatur dalam Pasal 12 dan 13 Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip. Pasal 12 peraturan in i mengatur bahwa jenis arsip digunakan sebagai dasar dalam penentuan sistematika Sistem Klasifikasi dan Keamanan Arsip Dinamis. Mengingat bahwa peraturan ini berlaku bagi lingkungan kementerian yang mengorganisir perguruan tinggi maupun bagi lingkungan perguruan tinggi negeri di Indonesia, maka Pasal 13 mengatur tentang dasar susunan sistem ini adalah fungsi substantidf dan fungsi fasilitatif kementerian tersebut maupun perguruan tinggi negeri. Berdasar pada paparan terdahulu telah disebutkan, bahwa klasifikasi arsip didasarkan pada fungsi substantif dan fungsi fasilitatif di lingkungan Kementerian yang mengorganisir perguruan tinggi maupun perguruan tinggi negeri di Indonesia. Kedua fungsi tersebut dimuat secara rinci dalam Lampiran II Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi sebagai berikut: 1. Fungsi Subtantif a. Penerimaan Mahasiswa (TM) b. Kurikulum (KR) c. Tenaga Pendidik (TD) d. Kemahasiswaan (KM) e. Perkuliahan (PK) f. Data, Informasi dan Pengembangan Akademik (DI) g. Penunjang Akademik (TA) h. Penelitian (PT) i. Pengabdian Kepada Masyarakat (PM) j. Publikasi Jurnal/Buku (PJ) k. Wisuda dan Alumni (WA) l. Penjaminan Mutu (JM) m. Tata Pamong (TP) 2. Fungsi Fasilitatif a. Perencanaan (PR) b. Hukum (HK) c. Organisasi dan Ketatalaksanaan (OT) d. Kearsipan (KA) e. Ketatausahaan (TU) f. Kerumahtanggaan (RT) g. Perlengkapan (PL) h. Hubungan Masyarakat (HM) i. Pendidikan dan Pelatihan (DL) j. Teknologi Informasi dan Komunikasi (TI) k. Pengawasan (PA) l. Kepegawaian (KP) m. Keuangan (KU) n. Badan Usaha (BU) Berdasar pada fungsi substantif maupun fungsi fasilitatif, maka keduanya kemudian dikembangkan ke dalam subyek pokok (primer), sub subyek (sekunder), sub sub subyek (tersier) sebagai Pola Klasifikasi Arsip. Klasifikasi tersebut selanjutnya digunakan sebagai dasar dalam penyusunan struktur Jadwal Retensi Arsip, serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis menurut Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi berupa tabel yang terdiri dari 13 kolom sebagaimana ditampilkan pada Tabel 1. Tabel 1. Contoh Kolom Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Substantif di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Lampiran II. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi) Merujuk pada kolom 5, 6, 7, 8, 9 diketahui terdapat lima kriteria pengguna yang memperoleh hak akses pada setiap sub sub subyek. Apabila isi informasi yang direkam di dialam arsip tersebut tidak memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja kementerian atau perguruan tinggi negeri pencipta arsip tersebut, maka seluruh kriteria pengguna dapat mengaksesnya. Namun pada sub sub syek tertentu yang isi informasinya dapat mengganggu kinerja kementerian maupun perguruan tinggi negeri pencipta arsip tersebut, maka hanya pengguna arsip tertentu yang dapat mengakses. Pengguna arsip dinamis yang memiliki hak akses arsip ditandai pada kolom-kolom kriteria pengguna arsip. B. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis menurut Peraturan Rektor Universitas Pembangunan “Veteran” Jakarta Nomor : 5 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Universitas Pembangunan Negara “Veteran” di Jakarta aktif dalam menyusun pedoman bagi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi negeri tersebut. Dari penelitian yang peneliti lakukan sejak tahun 2011 hingga 2017 tentang pedoman penyelenggaraaan kearsipan yang menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan harus dibuat oleh perguruan tinggi sebagai dasar bagi mereka dalam mengelola arsip yang diciptakan, ternyata baru nampak pada sekitar tahun 2013 dengan bermunculannya Peraturan pimpinan perguruan tinggi tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. Meskipun demikian dari 30 perguruan tinggi negeri yang diteliti, hanya 10 dari 30 perguruan tinggi negeri telah memiliki Tata Naskah Dinas. Sementara itu hanya tiga dari 30 perguruan tinggi negeri yang diteliti telah memiliki pedoman Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Tentu saja data ini harus di update lagi sesuai dengan perkembangan terbaru di tahun 2020. Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di lingkungan Universitas Pembangunan Negara “Veteran” Jakrta diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Pembangunan “Veteran” Jakarta Nomor : 5 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Merujuk pada angka tahun diberlakukannya peraturan tersebut diketahui bahwa peraturan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis pada perguruan tinggi tersebut dimulai pada tahun 2019. Merujuk pada lampiran peraturan tersebut diketahui, bahwa pedoman klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan Universitas Pembangunan Negara “Veteran” Jakarta dibagi menjadi dua, yaitu sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip substantif dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip fasilitatif, sebagai berikut: 1. Fungsi Subtantif a. Penerimaan Mahasiswa (TM) b. Kurikulum (KR) c. Tenaga Pendidik (TD) d. Kemahasiswaan (KM) e. Perkuliahan (PK) f. Data, Informasi dan Pengembangan Akademik (DI) g. Penunjang Akademik (TA) h. Penelitian (PT) i. Pengabdian Kepada Masyarakat (PM) j Publikasi Jurnal/Buku (PJ) k. Wisuda dan Alumni (WA) l. Penjaminan Mutu (JM) m.Tata Pamong (TP) 2. Fungsi Fasilitatif a. Perencanaan (PR) b. Hukum (HK) c. Organisasi dan Ketatalaksanaan (OT) d. Kearsipan (KA) e. Ketatausahaan (TU) f. Kerumahtanggaan (RT) g. Perlengkapan (PL) h. Hubungan Masyarakat (HM) i. Pendidikan dan Pelatihan (DL) j. Teknologi Informasi dan Komunikasi (TI) k. Pengawasan (PA) l. Kepegawaian (KP) m. Keuangan (KU) n. Badan Usaha (BU) Berdasar pada fungsi substantif maupun fungsi fasilitatif, maka keduanya kemudian dikembangkan ke dalam subyek pokok (primer), sub subyek (sekunder), sub sub subyek (tersier) sebagai Pola Klasifikasi Arsip. Klasifikasi tersebut selanjutnya digunakan sebagai dasar dalam penyusunan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Secara umum Pola Klasifikasi perguruan tinggi negeri ini merujuk pada menurut Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Meskipun demikian terdapat subyek utama, sub subyek, maupun sub sub subyek yang tidak sama karena tidak diselenggarakan secara utuh pada perguruan tinggi tersebut. Contoh pada Pola Klasifikasi di lingkungan kementerian yang mengkoordinir perguruan tinggi terdapat Subyek Kemahasiswaan (KM), sub subyek 00 Asrama. Klasifikasi tersebut tidak dimuat dalam Peraturan Rektor Universitas Pembangunan Neghara “Veteran” Jakarta. Dapat diduga, bahwa kegiatan administrasi tersebut memang tidak terjadi di perguruan tinggi negeri ini karena perguruan tinggi negeri ini tidak menyediakan fasilitas asrama bagi mahasiswa. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis menurut Peraturan Rektor Universitas Pembangunan “Veteran” Jakarta Nomor : 5 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis berupa tabel yang terdiri dari 13 kolom sebagaimana ditampilkan pada Tabel 2. Tabel 2. Contoh Kolom Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Substantif di Universitas Pembangunan Negara “Veteran” Jakarta NO. KLASIFIKASI CONTOH JENIS ARSIP KLASIFIKASI KEAMANAN PENGGUNA YANG BERHAK AKSES HAK AKSES DASAR PERTIM NBANG AN DASAR HUKUM (TERBATAS DAN RAHASIA) UNIT PENGOLAH 1 2 3 4 5 1 2 3333 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 I PENERIMAAN MAHASISWA 1 TM.00 Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) Biasa/Terbuka V V V V V Eselon III s/d Eselon IV Tidak memiliki dampak yang mengganggu kinerja Perguruan Tinggi Unit yang membidangi bidang akademik (Biro AKPK) Merujuk pada tabel 2 diketahui, bahwa sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip yang berlaku di lingkungan Universitas Pembangunan “Veteran” Jakarta sama dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip yang berlaku di lingkungan kementerian yang mengkoordinir perguruan tinggi. C. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis menurut Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor : 16 Tahun 2016 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Format Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis yang berlaku di lingkungan Universitas Padjadjaran menurut Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor : 16 Tahun 2016 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis tentu berbeda dengan format Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Substantif di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, karena peraturan yang berlaku di lingkungan Universitas Padjadjaran dua tahun lebih awal diatur oleh perguruan tinggi negeri tersebut dibandingkan dengan peraturan serupa yang diterbitkan oleh kementerian yang mengkoordinir perguruan tinggi di Indonesia. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran yang mengatur tentang Pola Klasifikasi dipisahkan dengan peraturan rektor yang mengatur tentang sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Peraturan rektor yang mengatur tentang ketentuan klasifikasi arsip diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 3 Tahun 2015 tentang Pola Klasifikasi Arsip Substantif di Lingkungan Universitas Padjadjaran. Peneliti belum menemukan peraturan rektor perguruan tinggi tersebut yang mengatur tentang Pola Klasifikasi Arsip Fasilitatif. Pola Klasifikasi Arsip Substantif perguruan tinggi negeri ini adalah sebagai berikut: 1. PP Pendidikan dan Pengajaran 2. PN Penelitian 3. PM Pengabdian Kepada Masyarakat 4. DT Tata Pamong Perguruan Tinggi 5. AK Data dan Informasi Akademik 6. KM Kemahasiswaan Dari pola klasifikasi tersebut kemudian dikembangkan menjadi sub subyek dan sub sub subyek. Misal klasifikasi Kemahasiswaan (KM) dikembangkan sebagai berikut KM KEMAHASISWAAN KM.00 Status Mahasiswa 00 Cuti/selang mahasiswa 01 Putus kuliah/drop out (DO) 02 Laporan status mahasiswa 03 Mahasiswa alih program 04 Mahasiswa pindahan PT. 05 Mahasiswa magang Dari pola klasifikasi tersebut di terapkan ke sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip yang diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 16 Tahun 2016 tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Lampiran III peraturan tersebut memuat klasifikasi keamanan dan akses arsip substantif. Kolom – kolom yang disediakan terdiri dari 10 Kolom. Kesepuluh kolom tersebut untuk masing-masing memuat: 1. Nomor 2. Kode Klasifikasi 3. Kode Pokok 4. Sub Kode 5. Kosong 6. Jenis Arsip 7. Klasifikasi Keamanan 8. Hak Akses 9. Dasar Pertimbangan 10. Unit Pengolahan Berdasar pada Pola Klasifikasi maupun Sistem Klasifikasi Kemanan dan Akses Arsip Dinamis diketahui, bahwa perguruan tinggi negeri ini gerak cepat dalam melindungi arsip dinamis yang diciptakan. Ketentuan tersebut juga telah didasarkan kepada peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang pendayagunaan informasi berbasis arsip yang telah diundangkan pada tahun 2016. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses merujuk pada : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis 6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UndangUndang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Hasil penelitian menunjukkan, bahwa Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip pada Universitas Pembangunan “Veteran” Jakarta diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Pembangunan “Veteran” Jakarta Nomor : 5 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sejalan dengan Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, karena peraturan rektor tersebut diterbitkan setelah peraturan menteri tersebut diberlakukan. Meskipun demikian perguruan tinggi negeri ini mengatur klasifikasi maupun sistem keamanan akses terhadap arsipnya menyesuaikan dengan kegiatan administrasi yang dilakukan pada perguruan tinggi negeri tersebut Format Pola Kasifikasi Arsip maupun Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip pada Universitas Padjadjaran yang merujuk pada Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor : 16 Tahun 2016 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis berbeda dengan format yang diatur dalam Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Hal ini dapat dimengerti larena peraturan yang diberlakukan di lingkungan Universitas Padjadjaran telah dua diterbitkankan daripada peraturan menteri tersebut. Meskipun demikian substansi peraturan rektor tersebut tidak mengurangi esensi dari ketentuan tentang menjaga keamanan fisik dan isi informasi yang direkam di dalam arsip yang diciptakan. Merujuk pada ketentuan dalam Pasal 7 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, maka Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor : 16 Tahun 2016 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis perlu dilakukan penyesuaian dengan perkembangan perundang-undangan terkait yang berlaku jika peraturan rektor tersebut saat ini masih berlaku