Implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2000 pada Perpustakaan Khusus (Studi Kasus pada Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Seni dan Budaya Yogyakarta)

A. Latar Belakang. Era globalisasi ditandai dengan pesatnya kemajuan di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi. Globalisasi membawa dampak persaingan di berbagai bidang dan kebebasan arus informasi, modal, tenaga kerja, dan budaya. Tantangan terbesar bagi lembaga di era globalisasi adalah kemampuannya untuk menjamin kepuasan konsumen dan mitra kerja. Globalisasi mempengaruhi berbagai sektor baik swasta maupun pemerintah. Organisasi pemerintah maupun swasta dituntut untuk mempersiapkan diri agar mampu bertahan (survive) menghadapi kondisi tersebut. Oleh karena itu, baik lembaga pemerintah maupun sektor swasta perlu mempersiapkan kerangka sistem mutu lembaganya berdasarkan sasaran dan tujuan akhir lembaga. Tujuan dan sasaran akhir lembaga disusun sesuai dengan harapan dan keinginan konsumen serta mitra kerja. Perpustakaan Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Seni dan Budaya Yogyakarta merupakan khusus yang mempunyai tugas pokok melakukan kegiatan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pendayagunaan bahan pustaka bidang ilmu pengetahuan tertentu untuk memenuhi misi lembaga yang harus diemban dalam rangka mendukung organisasi induknya dan masyarakat yang berminat mengkaji/mempelajari disiplin ilmu bidang yang menjadi misi perpustakaan. Kebutuhan pemustaka terhadap perpustakaan di lingkungan lembaga diklat pada umumnya masih sangat rendah yang disebabkan oleh keterbatasan sumber daya yang dimiliki oleh perpustakaan. Disamping itu cara pengajaran serta sumber-sumber pengetahuan masih terbatas pada modul dan belum beroirentasi pada buku-buku dan kegiatan membaca. Menurut Saefudin dan Setyawan (2007) masalah umum yang dihadapi perpustakaan khusus adalah keterbatasan dana, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, pustakawan kurang merasa percaya diri, kurangnya perhatian komunikasi antara pustakawan dengan pemustaka dan pengambil kebijakan. Penerapan Standard Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 : 2000 merupakan program yang tepat dalam rangka mempertahankan dan meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan dalam menghadapi masalah-masalah tersebut di atas. Penerapan SMM ISO 9001: 2000 merupakan tuntutan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan dalam memberikan jasa dan produk yang prima kepada pemustaka dan pemangku kepentingan (stakeholder) Selain itu diharapkan penerapan Standard Smem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 : 2000 dapat meningkatkan citra perpustakaan di mata pemustakanya. Beberapa hal yang dapat mempengaruhi keberhasilan Implementasi ISO 9001 : 2000 yaitu apabila seluruh karyawan menjalankan kewajiban dan komitmen terhadap sistem, konsisten terhadap janji/pekerjaan yang dilakukan, senantiasa mempergunakan data untuk pengambilan keputusan, serta memegang teguh dan menerapkan budaya mutu yang telah ditetapkan. Beberapa permasalahan yang dapat menimbulkan kegagalan implementasi ISO 9001 : 2000 dalam suatu organisasi antara lain adanya komitmen pada seluruh anggota organisasi, keengganan untuk berubah mengikuti sistem yang memerlukan kecermatan dalam bertindak, keengganan untuk mempelajari hal baru, dan kurangnya pengertian dan komunikasi di dalam melakukan aktifitas berdasarkan ISO dan layanan, prima. B. Perumusan Masalah. Berkaitan dengan implementasi ISO 9001 : 2000 muncul beberapa permasalahan seperti yang menjadi fokus perhatian peneliti sebagai penelitian diantaranya adalah bagaimanakah implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 pada Perpustakaan PPPPTK Seni dan Budaya Yogyakarta, seberapa jauh kesiapan sumber daya yang dimiliki, apakah faktor-faktor pendukung dan penghambat dalam implementasi tersebut, serta bagaimana cara-cara yang ditempuh perpustakaan guna mengatasi hambatan dalam implementasi tersebut. C. Tujuan Penelitian Mengacu pada perumusan masalah tersebut diatas, dalam penclitian ini ada beberapa hal yang dapat dicapai. Secara umum yaitu dapat memberikan gambaran mendalam mengenai hal-hal yang berkaitan dengan implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 : 2000. Secara khusus, penelitian ini bertujuan mendeskripsikan, menganalisis, dan menginterpretasikan implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 pada Perpustakaan PPPPTK Seni dan Budaya Yogyakarta, kesiapan sumber daya, faktor-faktor pendukung dan penghambat dalam implementasi tersebut, serta cara- cara yang ditempuh guna mengatasi hambatan dalam implementasi tersebut. D. Manfaat Penelitian 1. Dari segi praktis yakni (a) Sebagai masukan bagi pemegang dan pengelola perpustakaan dalam upaya meningkatkan manajemennya, (b) sebagai masukan bagi perpustakaan dalam melihat fenomena yang ada untuk mengoptimalkan perpustakaannya, dan (c) Sebagai masukan bagi perpustakaan dalam menentukan skala prioritas dalam mengambil kebijakan. 2. Dari segi teoritis, sebagai bahan pertimbangan untuk penelitian lebih lanjut terutama yang berkaitan dengan perpustakaan khusus E. Kerangka Pemikiran Perkemblngun teknologi telah merubah sosial dan masyarakat dunia. Pola hidup muylnht tidak hanya mengandalkan komunikasi primer, namun sudah merambah pada penggunaan komunikasi sekunder seperti internet. Kehadiran internet mengakibatkan batas-batas geografis kian memudar. Setiap anggota masyarakat semakin bebas bergerak, menerima, mengirim, dan mengakses informasi. Kemajuan teknologi informasi sangat berpengaruh terhadap fungsi dan peran perpustakaan. Pada tingkatan organisasional terjadi perubahan mendasar yang berkaitan dengan transformasi menuju era globalisasi. Kompetensi-kompetensi baru dibutuhkan oleh para pelaku organisasi. Kehadiran teknologi yang semakin canggih mengarah pada efisiensi dan efektivitas kerja. Hal tersebut mengakibatkan kompetisi antar organisasi menjadi semakin ketat sehingga mau tidak mau organisasi harus merubah sistem manajemennya agar dapat bertahan (survive). Terjadi perubahan pada pelaksanaan suatu pekerjaan yang semula tidak mengandalkan ketrampilan, kini pekerjaan tersebut menjadi berbasis pengetahuan yang membutuhkan ketrampilan, pengetahuan, dan kecakapan. Para pemustaka merupakan landasan bagi kemajuan sebuah perpustakaan. Oleh karena itu sifat dasar dalam perubahan organisasi perpustakaan adalah the drive for quality. Seiring dengan perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang begitu cepat, maka kebutuhan pemustaka terhadap informasi juga semakin meningkat, yakni kebutuhan informasi yang cepat, tepat, mudah, dan murah. Perpustakaan sebagai institusi transfer informasi ini juga harus dapat melihat fenomena pergeseran orientasi kebutuhan pemustaka akan informasi ini. Oleh karena itu perpustakaan harus memiliki kepekaan yang tinggi terhadap kebutuhan informasi pemustaka. Keberadaan perpustakaan tanpa pemustaka atau dengan pemustaka yang tidak puas akan menempatkan perpustakaan tersebut pada keadaan yang berbahaya yaitu ditinggalkan oleh pemustakanya. Untuk mempertahankan pemustaka dan membuat mereka puas maka jasa informasi harus memiliki persyaratan mutu. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 adalah salah satu alternatif sistem manajemen yang dapat diterapkan dalam upaya untuk meningkatkan mutu perpustakaan. Total Quality Management menganggap bahwa usaha pendidikan adalah sebagai industri jasa yang menghasilkan produk jasa dalam pelayanan kepada para pelanggan. Pcrpumknanpun sejak lama dikenal sebagai suatu orgamsm yang menyediakan dan menawarkan jasa kepada masyarakat baik secara perorangan maupun organisasi. Masyarakat disini adalah sebagai pelanggan. Dalam suatu organisasi lembaga diklat, pelanggan perpustakaan sama dengan pelanggan jasa pendidikan. Pendekatan dengan konsep TQM bertujuan untuk meningkatkan dan mengendalikan mutu yang didasarkan pada filosofi bahwa pemenuhan kebutuhan pelanggan dengan sebaik-baiknya adalah yang utama. Perpustakaan sama halnya seperti usaha bisnis pada umumnya, dimana sasaran pokoknya adalah mengusahakan agar produknya diserap oleh pelanggan. Oleh karena itu, perpustakaanpun harus meningkatkan mutu pelayanannya secara terpadu dan berkesinambungan jika tidak mau ketinggalan dengan pesaing-pesaingnya. Konsep Sistem Manajemen Mutu sangat cocok dan tepat untuk dipakai sebagai acuan dalam upaya meningkatkan dan mengendalikan mutu pelayanan perpustakaan. Semua prinsip-prinsip TQM dapat diimplementasikan dalam penyelenggaraan suatu organisasi perpustakaan. Perpustakaan khusus sebagai unsur penunjang dan bagian integral dari sistem lembaga penyelenggara diklat bersama-sama dengan unit kerja lainnya secara berkesinambungan dituntut untuk dapat memberikan kontribusi aktif guna meningkatkan mutu total pelayanan lembaga induknya. Gambar 1.3. Model Sistem Manajemen Mutu berdasarkan Proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 menyediakan kerangka kerja yang telah dicoba dan dites untuk mengambil pendekatan yang sistematis dalam mengatur proses kegiatan organisasi sehingga dapat konsisten menyampaikan jasa pelayanan yang sesuai dengan proses maupun produknya. Penerapan Standard Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 memberikan manfaat yang besar dalam meningkatkan kinerja perpustakaan dalam upaya mewujudkan pelayanan prima kepada pemustakanya. Dengan demikian Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 merupakan perangkat yang tepat untuk mempertahankan dan meningkatkan kepuasan pemustaka, sehingga pada akhirnya akan meningkatkan citra perpustakaan. Pendekatan proses secara vertikal : a) Organisasi perpustakaan yang ingin mencapai tujuannya diawali dengan manajemen puncak memberikan arahan mengenai tujuan organisasi perpustakaan yang diwujudkan dalam visi-misi kebaikan mutu dan sasaran mutu. Pimpinan puncak harus mengetahui harapan dan keinginan pemustaka dan mengkomunikasikannya ke seluruh personil perpustakaan. b) Untuk dapat merealisasikan persyaratan pemustaka maka diperlukan ketersediaan sumber daya dan perlu dipastikan komitmen pimpinan puncak untuk menyediakan sumber daya. c) Adanya perencanaan strategis, dan ketersediaan sumber daya, maka dapat dilakukan proses realisasi jasa layanan dengan mendapatkan masukan persyaratan pemustaka. Persyaratan-persyaratan tersebut diubah menjadi urutan proses internal perpustakaan yang harus dikendalikan dengan memperhatikan keterkaitan dan ketergantungan antar proses. Misalnya dengan membuat rencana mutu, prosedur mutu, dan instruksİ kerja. d) Jasa layanan yang dihasilkan akan diterima pemustaka. Pada fase ini akan teğadi proses perbandingan antara harapan pemustaka dengan jasa layanan yang diterima yang akan melahirkan kondisi puas/tidak puas. Perpustakaan harus mengetahui kepuasan pemustakanya. c) Sebagai tindak lanjut dari pengukuran kepuasan pemustaka, efektifitas, dan efisiensi proses penerapan sistem manajemen, proses dan prodük tersebut perlu analisis terhadap data tersebut. Hasil analisis data harus ditindaklanjuti dengan suatu program peningkatan. Program-progam peningkatan akan menuntut arahan dan tersedianya sumber daya dan berarti dibutuhkan kembali komitmen dari pimpinan puncak untuk menjalankannya. Dengan demikian proses perbaikan berkesinambungan akan terus berlanjut tanpa berhenti dengan tujuan akhir meningkatkan kinerja perpustakaan dan citra perpustakaan. Pendekatan proses secara horizontal: mendemonstrasikan persyaratan maşukan pelabuhan yang dikonversi ke dalam output

Sesuai dengan pertanyaan penelitian, maka metode yang tepat untuk penelitian ini adalah studi kasus. Yin (1984) mendefinisikan penelitian studi kasus sebagai penelitian empiris yang menyelidiki suatu fenomena (gejala) kontemporer dalam konteks senyatanya (real-life) dimana batas-batas antara fenomena dan konteks tersebut belum jelas. Penelitian ini dilakukan di Unit Perpustakaan Pusat Pengembangan dan Pembcrdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Seni dan Budaya Sleman. Yogyakarta. Waktu penelitian dilaksanakan mulai bulan Oktober sampai dengan Desember 2008. Teknik pengumpulan data yang relevan untuk digunakan dalam penelitian ini meliputi malisis dokumen dan catatan yang meliputi dokumen, catatan arsip dan bukti-bukti fisik lain yang relevan. Wawancara, dalam penelitian ini menggunakan teknik wawancara mendalam (in-depth interview); dan pengamatan langsung. Salah satu karakteristik dan kekuatan utama dari studi kasus adalah dimanfaatkannya berbagai sumber dan teknik pengumpulan data. Informan kunci (key informan) dipilih secara purposive (purposive sampling). Schingga, yang menjadi subjek penelitian adalah mereka yang dianggap dapat memberikan informasi yang memadai berkaitan dengan pertanyaan penelitian. Sedangkan informan selanjutnya ditentukan dengan cara "snowball sampling", yaitu dipilih scam bergulir şampai menunjukkan tingkat kejenuhan informasi. Penulis menetapkan informan sejumlah 10 orang yaitu Wakil Manajemen Mutu, Document Controller, Kepala Unit Perpustakaan, Petugas Perpustakaan, Widyaiswara, dan Mahasiswa 2 orang. Teknik analisis data dan penafsiran data dalam penelitian ini mengikuti langkah-langkah yang direkomendasikan Yin (2008) yang menyatakan bahwa analisis data dilakukan dengan penelaahan, Kebijakan Mutu PPPPTK Seni Budaya kategorisasi, tabulasi data, dan atau maddi dasar dalam penyusunan tujuan dan mengkombinasikan bukti untuk menjawab pertanyaan sasaran mutu masing-masing Unit. Dalam penelitixł. Prosedur ini senada dengan prosedur rangka mendukung upaya peningkatan Moleong (2006), bahwa proses analisis data dimulai keprofesionalan dan akuntabilitas PPPPTK dengan : I) menelaah seluruh data yang tersedia dari Seni dan Budaya sebagai lembaga berbagai sumber, dalam hal ini adalah hasil pengemban, pengembang, pemanfaatan wawancara, kuesioner maupun analisis dokumen; 2) seni dan budaya bagi pendidikan berdasarkan setelah ditelaah maka langkah selanjutnya adalah standar dan internasional maka apa yang dinamakan reduksi data yang Perpustakaan PPPPTK seni dan Budaya dilakukan dengan jalan membuat rangkuman inti, menetapkan Sasaran Mutu sebagai berikut : kunci yang perlu dijaga agar tetap berada didalamnya; 3) langkah berikutnya adalah menyusunnya ke dalam satuan untuk kemudian dikategorisasikan; 4) melakukan pemeriksaan keabsahan data dengan teknik dan 5) diakhiri dengan penafsiran data. Menurut Winston (1997), studi kasus merupakan strategi penelitian yang bersifat triangulasi. Triangulasi tersebut meliputi triangulasi data, penyelidik, teori dan metodologi. Oleh karenanya, pemeriksaan keabsahan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara triangulasi. Pemeriksaan keabsahan data lain, seperti yang direkomendasikan Moleong (2006), dilakukan cara 1) uraian rinci, 2) kecukupan referensial, dan 3) auditing. Tahap ini merupakan tahap akhir dari penelitian sebagai upaya melaporkan hasil penelitian. Setelah data dianalisis dan ditafsirkan, peneliti segera mengembangkan kesimpulan yang akan dijadikan dasar dalam pengembangan implikasi dan saran yang relevan

A. Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO dituangkan dalam bentuk Prosedur Mutu, 9001 : 20CM) pada Perpustakaan PPPPTK Seni dan Budaya Yogyakarta Dokumen tersebut disusun dengan mengacu I. Mekanisme Implementasi SMM ISO 9001 pada Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, serta 2000 Standard Perpustakaan Khusus. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 dilaksanakan dengan pendekatan siklus PDCA (Plan-Do-Check-Action) pada proses penyelenggaraan perpustakaan a. Perencanaan Mutu (Plan) Plan berkaitan dengan Perencanaan mutu, meliputi penetapan kebijakan mutu PPPPTK Seni dan Budaya, penetapan sasaran mutu serta indikator sasaran pencapaiannya, serta penetapan prosedur untuk mencapai sasaran mutu, Pelaksanaan (DO) Untuk menjamin mutu pelayanan perpustakaan, maka seluruh proses kegiatan perpustakaan, baik pelayanan teknis maupun pelayanan non teknis dilaksanakan sesuai dengan Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja yang telah ditetapkan Kepala Unit Perpustakaan bertanggung jawab dalam mengendalikan seluruh proses kegiatan pelayanan yang ada di perpustakaan berdasarkan prosedur Kerja dan Instruksi Kerja tersebut, memantau pelaksanaannya, Pelaksanaan Audit Mutu Internal dan memberikan umpan balik kepada pihak terkait (Widyaiswara, Dosen, Peserta Diklat, Pegawai dan Mahasiswa) serta memantau audit ke Unit-Unit kerja. Tim Audit mungkin pemberian reward dan penalty sesuai ketentuan yang berlaku, Seluruh staf perpustakaan memberikan masukan dan bantuan kepada Kepala Unit Perpustakaan. Ketidaksesuaian tersebut kemudian dicatat dalam laporan hasil Audit. Auditor Internal akan melaporkan kepada Wakil Manajemen Mutu beberapa temuan komponen yang terlibat, Hal tersebut menuntut komitmen seluruh komponen yang terkait, termasuk Peserta Diklat, Mahasiswa, Dosen, Widyaiswara, Pegawai, pemustaka dan Tenaga Perpustakaan pada fungsi dan tugasnya masing-masing. Ketersediaan sarana dan prasarana yang diperlukan juga minimal dilakukan satu tahun sekali. Rapat Tinjauan Manajemen yang dipimpin langsung Oleh Top Manajemen, Karena hubungannya dengan keterlibatan seluruh personel maka Rapat Tinjauan Pembiayaan seluruh kegiatan yang biasanya diikuti oleh seluruh Kepala Unit berkenaan dengan hasil temuan Audit dan implementasi/operasional ada dalam Unit-Unit Kerja. Rapat Tinjauan Manajemen juga dihadiri oleh WMM, Tim ISO, Tim Audit Mutu Internal, dan Evaluasi pelaksanaan SMM ISO 9001 2000 paling penting keberadaannya adalah Top Manajemen sebagai pemimpin itu sendiri, dilaksanakan dengan 3 cara yaitu analisa data terhadap sasaran mutu yang telah ditetapkan (1) Hasil Audit Internal, (2) Umpan balik oleh Unit Perpustakaan sendiri, (3) Rekapitulasi hasil temuan Audit oleh pihak eksternal, dalam hal ini Oleh Lembaga Sertifikasi Internasional S. Evaluasi pencapaian target diri dengan Status sasaran tindak koreksi yang dan distandarkan, Pencegahan dan menyusun laporan pelaksanaan rencana program Perpustakaan dilaksanakan dan Budaya dan melalui Media Audit kepada Eksternal Pembelajaran. Koordinator Kepala PPPPTK maka Pengajaran Sebelum terlebih dahulu dibahas), Eksternal yang belum atau Tidak selesai Surveillance lanjut permasalahannya dari temuan Audit. Audit Urutan dulunya dilakukan Audit Mutu Internal oleh Tim Audit Mutu Internal yang terdiri dari 20 atau 25 orang. d. Tindak Lanjut (Action). Prosedur Mutu Pengembangan Setelah Audit Mutu Internal selesai dilaksanakan maka Unit Perpustakaan akan menerima laporan hasil Audit Internal melalui WMM. Unit Perpustakaan kemudian mempelajari temuan yang telah diidentifikasi dan rekomendasi auditor yang disampaikan dalam laporan hasil temuan audit. Apabila rekomendasi auditor dipandang baik untuk ditindaklanjuti, maka Kepala Unit Perpustakaan segera membuat rencana perbaikan. Namun apabila Unit Perpustakaan mempunyai cara lain yang lebih baik, maka Unit Perpustakaan dapat merencanakan perbaikan tersebut dengan terlebih dahulu memberitahukan kepada Auditor agar mendapat masukan. Setelah rencana perbaikan disetujui oleh Auditor, maka Kepala Unit Perpustakaan melakukan koordinasi perbaikan dengan melibatkan staf perpustakaan. Wakil Manajemen Mutu perlu mengevaluasi untuk menilai apakah tindakan perbaikan yang diambil telah berjalan efektif dan mengeliminasi ketidaksesuaian yang ditemukan sebelumnya. Auditor kemudian melakukan verifikasi terhadap perbaikan yang telah dilakukan oleh Unit Perpustakaan untuk mengecek apakah permasalahan sudah diselesaikan dengan baik. Apabila dalam verifikasi dinyatakan sudah efektif, maka permasalahan dianggap selesai. Namun apabila dinilai belum efektif, permasalahan dinyatakan belum selesai dan Unit Perpustakaan tetap berkewajiban untuk menyelesaikannya. Setelah verifikasi selesai dilakukan maka Auditor harus membuat laporan hasil perbaikan kepada Kepala PPPPTK Seni dan Budaya melalui WMM. 2. Program Kegiatan Perpustakaan PPPPTK Seni dan Budaya Yogyakarta a. Kegiatan Teknis Kegiatan Teknis Perpustakaan PPPPTK Seni dan Budaya meliputi Pembinaan dan Pengembangan Koleksi, Pengolahan, Pemeliharaan dan Perawatan Bahan Pustaka dan Penyusunan Kliping. 1) Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Unit Perpustakaan yang memuat: Tujuan, Ruang Lingkup, Referensi, Penanggung Jawab dan Rincian Prosedur dan Lampiran. Adapun rinciannya sebagai berikut: Unit Perpustakaan mendistribusikan format usulan pengadaan Pustaka tahun berjalan ke setiap unit kerja, urusan dan seksi pada pelaksanaan Pra Workshop RO 2. Berdasarkan usulan tersebut, pustakawan merekap usulan pustaka 3. Rekapitulasi usulan diseleksi, untuk penyeleksiannya meliputi: sudah tersedia, relevan dan akurat. 4. Format usulan Pustaka dikoordinasikan dengan Bidang Program dan Informasi melalui Seksi Program untuk mengusulkan Pustaka 5. Usulan pengadaan pustaka dikoordinasikan dengan Bagian umum melalui Subbag Tata Usaha dan Rumah Tangga dalam hal ini adalah Urusan Keuangan dan Urusan Perlengkapan 6. Pelaksanaan pengadaan dilakukan oleh Bagian Umum bekerja sama dengan Unit Perpustakaan, meliputi a. Urusan Keuangan kaitannya dengan biaya belanja b. Urusan Perlengkapan kaitannya dengan sistem pengadaan c. Unit Perpustakaan adalah yang mengetahui kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pengguna 7. Pustaka yang telah dibeli diserahkan ke Unit Perpustakaan 8. Petugas Perpustakaan mengecek Pustaka meliputi Judul, pengarang, penerbit, halaman dan fisik cetakan a. Jika sesuai dengan spesifikasi usulan, diserahkan ke bagian pengolahan di perpustakaan b. Jika tidak sesuai dikembalikan ke Tim Pengadaan untuk ditindaklanjuti 9. Pustaka yang sesuai oleh Pustakawan kemudian diolah meliputi a. Dicatat di buku inventaris Koleksi, b. Data dientri, meliputi subjek, klasifikasi, pengarang, penerbit, fisik buku dan sinopsis C. Bahan pustaka diberi perlindungan 1. dengan sampul buku plastik 10. Pustaka yang sudah lengkap, diatur di almari display, siap digunakan oleh User Prosedur dilengkapi dengan Formulir Usulan Pengadaan Buku 2) Pemeliharaan dan Perawatan Bahan Pustaka Instruksi Kerja Pelestarian Pustaka memuat Tujuan, Ruang Lingkup, Referensi, Penanggung Jawab, dan Rincian Instruksi Kerja. Adapun Rincian Instruksi Kerja adalah sebagai berikut: 1. Pustaka yang sudah selesai diolah diberi plastik pelindung (sampul) 2. Setiap Hari Senin, Rabu dan Jumat pustaka dibersihkan dari debu (vacuum cleaner) 3. Setiap hari jam 15.30 WIB, dilakukan pergerakan rak jajaran 4. Pada rak jajaran maupun gudang (stock opname pustaka) diberi kapur barus 5. Penyiangan pada rak jajaran dilakukan setahun sekali pada bulan Januari 6. Pustaka yang rusak: a. Ringan: diperbaiki/dirawat b. Sedang: diperbaiki/difumigasi c. Berat: di museumkan (disimpan pada lemari khusus) 5. Kegiatan Non Teknis Kegiatan Non Teknis meliputi pelayanan sirkulasi, layanan referensi, pelayanan fotokopi, pemasaran dan promosi, pelayanan administrasi, dan pembuatan statistik dan laporan. PPPPTK Seni dan Budaya telah menetapkan Standar Keramahan Layanan yang terdiri dari: Pakaian rapi, Awali layanan dengan senyum, Ucapkan salam, Tawarkan Bantuan Layanan, Fokus pada Pelanggan, Terima Masukan Pelanggan, Kecepatan dan ketepatan Pelayanan, Akhiri dengan terima kasih. Pustakawan mengawasi keluar masuk pemustaka Pustakawan mengawasi entri data kunjungan pemustaka Pustakawan membantu pemustaka dalam pemakaian pustaka seperti • a. Penelusuran informasi di ruang baca b. Petugas memfotokopi, pesanan pemustaka Pustakawan melakukan proses peminjaman bagi anggota perpustakaan sebagai berikut • a. Pustaka dicatat (buku/dokumen) peminjaman, untuk kolom keterangan digunakan untuk mencatat bila ada suatu kasus b. Pustaka dicatat di kartu anggota c. Pustaka dicatat di kartu kendali buku d. Pustaka dicatat di kartu kendali peminjam e. Pustaka dicatat di kartu buku f. Kartu kendali peminjam dan kartu buku dimintakan tanda tangan tangan. Pustaka diserahkan pada pemustaka yang meminjam Pustakawan melakukan proses pengembalian bagi anggota sebagai berikut: a. Mencocokkan data di kartu anggota dengan kartu kendali peminjam serta data buku b. Pustaka dicatat (buku/dokumen) pengembalian c. Mengisi tanggal kembali dan menandatangani kartu anggota dan kartu kendali peminjam d. Memberi sanksi apabila terjadi keterlambatan e. Mengembalikan kartu buku ke dalam buku f. Mengembalikan kartu anggota ke Instruksi Kerja Layanan Perpustakaan memuat: Tujuan, Ruang Lingkup, Referensi, ilmu Perpustakaan peminjam - Volume Nomor2, 6. Pustakawan melakukan proses peminjaman bagi non anggota sebagai berikut: a. Meminta kartu pengenal yang berlaku sebagai jaminan b. Pustaka dicatat (buku/dokumen) peminjaman, untuk „kolom keterangan digunakan untuk mencatat bila ada suatu kasus c. Pustaka dicatat di kartu kendali d, Pustaka dicatat di kartu buku e. Kartu buku dimintakan tanda tangan peminjam f. Kartu buku disimpan g. Pustaka diserahkan pada user yang meminjam 7. Pustakawan melakukan proses pengembalian bagi non anggota sebagai berikut: a. Mencocokkan data di kartu buku dengan data buku b. Pustaka dicatat (buku/dokumen) pengembalian c. Memberi sanksi apabila terjadi keterlambatan d, Mengembalikan kartu buku ke dalam buku e. Mengembalikan kartu pengenal ke peminjam Permasalahan dalam pelayanan sirkulasi adalah masih minimnya pemahaman dan ketaatan terhadap peraturan tata tertib peminjaman, Perpustakaan melakukan kontrol peminjaman bahan pustaka setiap satu bulan sekali dengan membuat rekapitulasi peminjaman buku dan peminjaman yang terlambat mengembalikan buku, Bagi peminjam yang terlambat akan mendapat denda dan surat pemberitahuan untuk segera mengembalikan buku-buku pinjaman. Kontrol Peminjaman Pustaka & Penanganannya Perpustakaan PPPPTK Seni dan Budaya Yogyakarta; 1. Jangka Waktu pinjam ditetapkan 1 mėnggu per pustaka, untuk Instruktur, Widyaiswara dan Pejabat Fungsional/Struktural tergantung kesepakatan dengan pustakawan 2. Pustakawan melakukan pengecekan danar/data Ilmu • Volume pinjaman setiap bulan 3, Memasukkan nama peminjam dan jenis pustaka bagi yang terlambat mengembalikan ke format keterlambatan atau Print Out peminjam yang belum mengembalikan (sistem otomasi perpustakaan) 4. Pustakawan memberitahukan keterlambatan kepada peminjam dengan langkah-langkah sebagai berikut: a, Informasi secara lisan kepada peminjam dengan batas toleransi 2 bulan b, Mengedarkan surat pemberitahuan keterlambatan pada peminjam c. Melakukan rekapitulasi keterlambatan peminjaman dengan batas waktu 3 bulan diinformasikan di Papan Pengumuman 5. Untuk point 4 (c) apabila tetap tidak memperhatikan rekapitulasi tersebut dikoordinasikan dengan Bapak Kepala PPPPTK Seni dan Budaya untuk ditindaklanjuti (mengganti pustaka melalui Kabag Umum yang dilaksanakan oleh urusan keuangan). 3, Aspek Sumber Daya Perpustakaan PPPPTK Seni dan Budaya Guna mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan, Perpustakaan PPPPTK Seni dan Budaya mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki untuk senantiasa dapat memberikan pelayanan prima kepada pengguna. Perpustakaan PPPPTK Seni dan Budaya dipimpin Kepala Unit Perpustakaan dan didukung 6 (enam) orang tenaga perpustakaan. Penyadaran mutu bagi tenaga perpustakaan dalam rangka implementasi SMM ISO 9001 2000 dilakukan dengan mengikutsertakan workshop, koordinasi secara rutin setiap dua bulan sekali dan menyampaikan hasil sosialisasi yang diselenggarakan lembaga. Sarana Dan prasarana Perpustakaan cukup memadai Pengadaan Barang oleh Unit Perlengkapan PPPPTK Seni dan Budaya setiap tahun memungkinkan Perpustakaan melengkapi kebutuhan sarana dan prasarana yang ada. Perpustakaan dilengkapi dengan Sumber Daya Informasi sebagai berikut: (1) buku sejumlah 13.474 eksemplar 3,890 judul terdiri dari 10.495 buku berbahasa Indonesia dan 2.979 berbahasa asing, (2) CD sejumlah 115 buah 68 judul terdiri dari 83 buah berbahasa Indonesia dan 32 buah berbahasa asing, (3) Buku Fotocopy 79 eksemplar 74 judulș (4) Kurikulum 108 eksemplar 83 judul, (5) Penelitian 24 judul, (6) Nomor 2, TA•'Skripsi Tesis 1 S 1 judul, (7) Majalah per lima tahun pendokumenta.sian, pengelolaan dan pendayagunaan eksemplar 21 judul, dan (8) Surat Kabar per tahun 2007 254 eksemplum•r 3 judul, Dana perpustakaan langsung diperoleh melalui usulan yang diajukan kepada bagian yang membawahi yaitu Pengajaran Umum dan Media Pembelajaran. Besar kecilnya dana yang dibutuhkan Perpustakaan PPPPTK Seni dan Budaya dalam setiap tahunnya tergantung dengan kebutuhan, Pct-pustakaan Seni dan Budaya menempati lantai Gedung Multimedia dengan luas mangan kurang lebih l") meter Sistem tata di Perpustakaan PPPPTK Seni dan Budaya menggunakan sistem tata 4. Peluang dan Tantangan. Beberapa peluang dan tantangan yang dapat motivasi Perpustakaan ppppTk Seni dan Budaya untuk mengoptimalkan Layanannya adalah Sebagai berikut: (a) Semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan internet terutama yang dapat menunjang proses dan pelatihan, khususnya di bidang seni dan budaya (seperti situs situs pendidikan, seni dan budaya, e-book, e-jurnal. elearning), (b) Perkembangan perangkat komputer (hardware/software) dan telekomunikasi yang semakin pesat, (c) Semakin meningkatnya jenis koleksi dalam bentuk CD-ROM, Audio Visual, Grafik un jenis elektronik Lainnya seperti grey literatur dimanfaatkan secara maksimal di perpustakaan, (dan) Jaringan perpustakaan (ekstranet) akan sangat membantu perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan infomasi pemustakanya, (e) Peningkatan kompetensi tenaga perpustakaan dan (e) Perubahan paradigma 5. Kelemahan dan Ancaman Beberapa kendala yang dihadapi perpustakaan Seni dan Budaya dalam memberikan Pelayanannya secara optimal adalah sebagai berikut (a) Keterbatasan gedung perpustakaan yang menjadi hambatan dalam segi pengembangan koleksi dan daya tampung layanan baca ditempat, (b) Keterbatasan sumber dan informasi yang yang dibutuhkan oleh pemustaka menunjang proses penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, (c) Ketersediaan majalah atau jurnal inti yang menjadi sumber acuan kegiatan proses pendidikan dan Pelatihan dalam bidang Seni dan Budaya yang masih terbatas, (d) Pemahaman terhadap SMM ISO: karya ilmiah (tugas akhir mahasiswa Poliseni, karya tulis ilmiah dosen widyaiswara, hasil" kajian lembaga dan beberapa local content lainnya) masih mengalami kendala dan apabila hal ini tidak tertangani dengan baik maka perpustakaan akan kehilangan sumber informasi yang sangat berharga yang dapat dimanfaatkan oleh pemustaka. 6. Cara-cara yang ditempuh P«pustakaan PPPPTK Seni dan Budaya Yogyakarta untuk mengatasi hambatan dalam implementasi SMM: agar berjalan dengan baik yakni: (a) Pengembangan organisasi yang hemat dan terstruktur, kaya fungsi manajemen proaktif, (b) Peningkatan efisiensi sumber daya, (c) peningkatan kualitas dan pemberdayaan SDM secara profesional (dan) pendekatan Manajemen Mutu Terpadu. Sistern Mutu Perpustakaan mengacu pada SMM yang diimplementasikan di PPPPTK Seni dan Budaya yaitu SMM ISO 9001 2000. I)dokumentasi yang diperlukan dalam rangka implementasi SMM ISO 9001; Unit Perpustakaan adalah sebagai berikut: (I) Struktur Organisasi yang disesuaikan dengan perkembangan PPPPTK Seni dan Budaya, (2) Job description: gerigi wewenang, tanggung jawab, dan kompetensi yang harus dimiliki tenaga perpustakaan, ( 3) Sasaran Mutu: berisi sasaran yang akan dicapai dalam jangka waktu satu tahun, (4) Prosedur Ketia: berisi proses kegiatan di Unit Perpustakaan yang dilaksanakan dengan mengadakan koordinasi dengan Unit lain yang terkait, (5) Instruksi Kerja berisi urutan kegiatan yang dilakukan agar luaran mempunyai mutu baik. (6) Formulir yang dipakai sebagai pendukung instruksi kerja, (7) Analisa Data berisi analisa terhadap pencapaian sasaran mutu.

B. Kesimpulan 1. Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di PPPPTK Seni dan Budaya sudah optimal. Hal ini didukung dengan adanya bukti-bukti berupa Manual Mutu dan pelaksanaannya. PPPPTK Seni dan Budaya Yogyakarta memiliki Manual Mutu yang lengkap meliputi Pernyataan Mutu, Kebijakan Mutu, Standar Mutu, prosedur kerja, Instruksi kerja, Sasaran Mutu yang terintegrasi dalam suatu dokumen. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 sudah berjalan di seluruh Unit Kerja yang mencakup siklus perencanaan, pelaksanaan, analisa dan evaluasi, tindakan perbaikan yang dibuktikan dalam bentuk laporan Monitoring dan Evaluasi atau Audit. 2. Perpustakaan sebagai salah satu Unit Pendukung PPPPTK Seni dan Budaya telah mengimplementasikan SMM ISO 9001 terbukti dengan kepemilikan Sasaran Mutu Perpustakaan, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, formulir-formulir kerja dan Analisa Data. Dokumen-dokumen tersebut diimplementasikan dalam penyelenggaraan kegiatan perpustakaan yang meliputi pengembangan bahan pustaka, pelayanan teknis maupun kegiatan pelayanan pemustaka. C. Saran Pengembangan karir sumber daya manusia di PPPPTK Seni dan Budaya hendaknya mengarah kepada Jabatan Fungsional dengan mengacu pada Keputusan Presiden Nomor 87 Tahun 1999 tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil. Pengembangan koleksi Perpustakaan hendaknya mengacu kepada kurikulum diklat yang diselenggarakan PPPPTK Seni dan Budaya. Perpustakaan PPPPTK Seni dan Budaya hendaknya melengkapi koleksinya dengan berlangganan jurnal elektronik (e-jurnal) serta mengemas ulang artikel-artikel bidang seni dan budaya dalam bentuk CD. Promosi perpustakaan dapat ditingkatkan untuk menarik kunjungan peserta dan Widyaiswara ke Perpustakaan dengan cara mengumpulkan dan mendisplay koleksi-koleksi dengan topik khusus dalam setiap event penyelenggaraan diklat sesuai dengan jenis diklat yang diselenggarakan. Perpustakaan diharapkan dapat melakukan pendokumentasian dan pengarsipan bentuk karya ilmiah mahasiswa, karya ilmiah dosen, widyaiswara, hasil-hasil pengkajian dan local content lainnya ke dalam bentuk elektronik. Perpustakaan perlu memperluas sistem jaringan informasi perpustakaan dengan menyediakan layanan jaringan berbasis internet dengan menyediakan fasilitas internet dan situs perpustakaan yang dapat diakses baik dari dalam lingkungan PPPPTK Seni dan Budaya Yogyakarta maupun dari tempat asal peserta diklat. Perpustakaan hendaknya dalam mengimplementasikan SMM ISO 9001:2000 di dalam pengelolaan perpustakaan lebih maksimal. Unit Perpustakaan hendaknya melengkapi Instruksi Kerja yang telah ada dengan Instruksi Kerja Pengolahan Bahan Pustaka, Instruksi Kerja Pelestarian CD, Instruksi Kerja Stock Opname, Instruksi Kerja Penyiangan Bahan Pustaka, Instruksi Kerja Pelayanan Referensi, Instruksi Kerja Pengajuan Menjadi Anggota Perpustakaan, Instruksi Kerja Layanan Internet, dan Instruksi Kerja Pelayanan Bebas Pinjam Pustaka. Instruksi Kerja tersebut sebaiknya ditempel di dinding pada lokasi dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan. Perpustakaan hendaknya melakukan survei kepuasan pelanggan minimal satu tahun sekali untuk memahami tingkat kepuasan pemustaka atau menyediakan Kotak kepuasan pemustaka.