STRATEGI PEMINDAHAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN YANG EFEKTIF DAN EFISIEN

Dalam suatu organisasi perpustakaan baik perpustakaan umum maupun perpustakaan khusus, sering terjadi perubahan suatu unit organisasi yang disebabkan oleh berbagai macam kondisi di suatu perpustakaan. Kondisi perubahan tersebut akan berakibat pada pemindahan gedung atau barangbarang baik pemindahan yang jaraknya dekat misalnya pemindahan dari lantai ke lantai yangmasih dalam satu gedung,maupun pemindahan jarak jauh misalnya antar gedung, antar wilayah, bahkan antar kota yang disebabkan oleh kondisi alam seperti banjir, longsor, kebakaran, gempa bumi dan lain sebagainya, yangmengharuskan suatu perpustakaan dipindahkan. Penentuan lokasi organisasi berkaitan dengan proses penyediaan barang dan jasa jugamenentukan keberhasilan suatu organisasi (Julyanthry, 2020). Dalam hal ini penentuan lokasi gedung perpustakaan harus tepat agar perpustakaan tersebut dapat berjalan dengan baik dalam memberikan pelayanan dalam jangka panjang tanpa terkendala dengan masalah pemindahan. Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalambentuk karya tulis, karya cetak, dan/ atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan yang dihimpun, diolah, dan dilayankan (Yusup, 2016). Pemindahan koleksi perpustakaan adalah proses yang penting dalam pengelolaan perpustakaan. Proses ini meliputi pengangkatan, pengemasan, transportasi, dan penataan ulang koleksi perpustakaan dari satu lokasi ke lokasi yang baru. Pemindahan koleksi perpustakaan biasanya dilakukan ketika perpustakaanmengalami perluasan ruang atau pembangunan gedung baru, atau saat terjadi pembaruan sistem pengelolaan perpustakaan. Pemindahan koleksi perpustakaan bukanlah hal yangmudah dilakukan. Dalam proses ini, dibutuhkan perencanaan yang matang dan persiapan yang teliti agar koleksi perpustakaan dapat dipindahkan dengan aman dan terjaga keutuhannya. Perencanaan yang baik dalam sebuah kegiatan pada suatu organisasi ataupun lembaga membantu kelancaran dan keberhasilan pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Ibrahim, 2016). Persiapan yang baik meliputi pemeriksaan terhadap koleksi perpustakaan, pembuatan sistempenomoran, pengorganisasian tim pemindahan, penyiapan anggaran, peralatan dan bahan kemasan, serta rencana penataan ulang setelah pemindahan selesai dilakukan. Pemindahan koleksi perpustakaan dapat memberikanmanfaat bagi pemustaka. Koleksi yang telah dipindahkan ke lokasi yang baru dapat diatur dengan lebih baik dan efisien, sehingga pemustaka dapat denganmudahmenemukan danmemanfaatkan sumber informasi yang tersedia. Selain itu, pemindahan koleksi perpustakaan juga dapat meningkatkan citra perpustakaan sebagai lembaga yang profesional dan dapat diandalkan. Dalam melakukan pemindahan koleksi perpustakaan, diperlukan koordinasi yang baik antara tim pemindahan dan pengelola perpustakaan, sehingga pemindahan koleksi perpustakaan dapat dilakukan dengan aman, efektif, dan efisien. Adanya berbagai faktor pemicu yang sangat mempengaruhi kemudahan perpindahan dalamruang, baik proses pemindahan manusia gagasan dan informasi ataupun proses interaksi yang berhubungan dengan: a. Jarak mutlak dan relatif antar tiap-tiap wilayah b. Biaya angkutan atau biaya transportasi yang memudahkan manusia, barang, gagasan dan informasi dari suatu tempat ke tempat lain dan; c. Kemudahan dan kelancaran prasarana transportasi antar wilayah, seperti kondisi jalan, relief yang dilewati jumlah kendaraan dan sebagainya (Matheus, 2022) Ada beberapa alasan yang dapat menjadi latar belakang dilakukannya pemindahan perpustakaan, di antaranya: 1. Kondisi bangunan perpustakaan yang tidak memadai Bangunan perpustakaan yang tidak layak dapat mempengaruhi kualitas dan kuantitas pelayanan perpustakaan. Pemindahan perpustakaanmenjadi solusi jika kondisi bangunan perpustakaan tidak memadai atau tidak dapat diperbaiki lagi. 2. Ketersediaan ruang yang lebih luas Kesan nonverbal dalam layanan perpustakaan dapat dilihat dari gedung dan ruang. Tampilan fisik perpustakaan ganti kulit: indah, rapi, tertata dan teratur, prasarana yang ramah serta legibilitas tinggi (pemakai mudah mengetahui fungsi dan arah) (Rahmah, 2018) hal terswebut dapat terwujud jika memiliki ruangan yang luas. Ketersediaan ruang yang lebih luas dapatmenjadi alasan dilakukannya pemindahan perpustakaan, khususnya jika perpustakaan membutuhkan tempat yang lebih luas untuk menampung koleksi perpustakaan dan melayani pengunjung. 3. Lokasi yang strategis Lokasi perpustakaan dapat memengaruhi aksesibilitas dan keterjangkauan bagi pengunjung. Pemindahan perpustakaan ke lokasi yang lebih strategis, misalnya di tengah kota atau dekat dengan stasiun atau terminal, dapat memudahkan pengunjung dalam mengakses perpustakaan. 4. Perpindahan institusi atau organisasi Jika institusi atau organisasi yang mengelola perpustakaan berpindah tempat, maka perpindahan perpustakaanmenjadi hal yangwajib dilakukan. Hal ini untuk memastikan kontinuitas pelayanan perpustakaan bagi pengunjung. 5. Perluasan layanan dan pengembangan koleksi Pemindahan perpustakaan juga dapat dilakukan untuk memperluas layanan dan pengembangan koleksi perpustakaan. Pemindahan ini dapat dilakukan ke lokasi yang lebih luas atau dengan fasilitas yang lebih lengkap untuk memungkinkan pengembangan layanan dan koleksi. Dalam menjalankan proses pemindahan perpustakaan, perlu dilakukan perencanaan dan persiapan yang matang agar pemindahan dapat dilakukan dengan efisien dan efektif. Hal ini penting agar pelayanan perpustakaan tetap optimal dan koleksi perpustakaan tidak rusak selama proses pemindahan. Koleksi yang diperlukan penanganan khusus seperti koleksi langka, peralatan elektronik, koleksi digital harus benar-benar diperhatikan penanganannya, sebab jika salah sedikit misalnya jatuh, terkena benturan, terkena air yang menyebabkan koleksi atau peralatan tersebut tidak bisa digunakan lagi, sehingga dapat mengurangi pelayanan perpustakaan, padahal tujuan utama dari pemindahan tersebut untuk menambah pelayanan agar lebih baik.

Proses operasi logistik merupakan proses pemindahan barang dimana dalampemindahan ini ada sebuah pergerakan yaitu pergerakan barang dari suatu tempat ke tempat lainnya, sehingga barang tersebut mempunyai nilai tambah atau lebih bermanfaat dari sebelumnya (Suntoro, 2020). Hampir sama dengan perpindahan bidang logistik, dilakukannya pemindahan perpustakaan biasanya memiliki tujuan untuk meningkatkan fungsi perpustakaan agar menjadi lebih baik.Ada beberapa factor yangmempengaruhinya antara lain: 1. Untuk lebih mendekatkan ke pemustakanya 2. Adanya kebijakan dari organisasi induk 3. Adanya kerjasama dengan perpustakaan lain Sebelum melakukan pemindahan koleksi perpustakaan, ada beberapa persiapan yang harus dilakukan. Berikut adalah beberapa di antaranya: 1. Menentukan tujuan dan lokasi pemindahan Menentukan tujuan dan lokasi yang jelas untuk pemindahan koleksi perpustakaan akan memudahkan petugas dalam melakukan perencanaan dan pengorganisasian pemindahan perpustakaan 2. Menyiapkan tim pemindahan tim pemindahan biasanya terdiri dari orang-orang yang berpengalaman dan terlatih dalam menangani koleksi perpustakaan. anggota tim harus memiliki kemampuan untuk merawat, mengemas, dan memindahkan koleksi perpustakaan dengan aman. Pembuatan unit-unit dan bagian pada sebuah lembaga bertujuan untuk menjalankan fungsifungsi dari setiap bagian atau departemen. Fungsifungsi yang dijalankan setiap orang yang terlibat dalam bagian tersebut dilakukan berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang telah ditentukan untukmencapai tujuan organisasi. (Ibrahim, 2016). Organisasi dalam hal ini adalah unit perpustakaan yang membentuk unit kerja untuk melaksanakan pemindahan perpustakaan baik untuk seluruh unit organisasimaupun hanya perpustakaanya saja. 3. Menyiapkan anggaran Hal yang sangat penting dalamproses perpindahan adalah memiliki anggaran yang cukup untuk melakukan pemindahan koleksi perpustakaan. Anggaran tersebut biasanya digunakan untuk biaya transportasi, peralatan, dan tenaga kerja. 4. Memeriksa koleksi perpustakaan pemeriksaan dilakukan terhadap koleksi perpustakaan dan identifikasi buku-buku yang rusak atau hilang, dan segera memperbaiki atau mengganti buku-buku tersebut sebelum melakukan pemindahan. 5. Menyiapkan peralatan dan bahan kemasan peralatan dan bahan kemasan yang harus disiapkan antara lain: kotak (bok), kantong, kardus, dan bahan pelindung lainnya. Serta memastikan bahan kemasan yang digunakan cukup kuat untukmelindungi koleksi perpustakaan dari kerusakan selama pemindahan. 6. Mengatur sistem penomoran Membuat sistem penomoran untuk koleksi perpustakaan agarmudah diatur saat pemindahan. Sebisa mungkin menggunakan nomor urut yang jelas danmudah diingat untuk masing-masing buku atau koleksi. 7. Membuat rencana penataan ulang Membuat rencana penataan ulang koleksi perpustakaan setelah pemindahan selesai dilakukan.Danmemastikan rencana inimencakup sistem penataan, kategori, dan label untuk memudahkan pemustaka dalam mencari dan menemukan buku. Untuk perpustakaan yang sudah menggunakan system otomasi perpustakaan penataan ulang cukup dengan menyesuaikan dengan posisi yang ada pada aplikasi tersebut. Dengan melakukan persiapan ini, diharapkan pemindahan koleksi perpustakaan dapat dilakukan dengan lebih lancar dan aman, sehingga koleksi perpustakaan dapat terjaga dengan baik. Dalam pemindahan koleksi perpustakaan juga harusmemperhatikan proses transportasinya. Jangan sampai terjadi masalah dalam perjalanan. Untuk perpustakaan yang besar biasanya banyak sekali barang-barang yang harus dipindahkanya seperti rak buku, lemari, meja baca, kursi, peralatan komputer dan lain sebagainya. Untuk itu harusmemperhatikan keamanan pengangkutan barangnya apa lagi biasanya tempat lokasi pemindahannya berada di dalam kota, yang mempunyai banyak sekali aturan untuk transportasinya. Seperti larangan kendaraan berat masuk kedalam kota, larangan ganjil genap, batasan muatan dan aturan lainnya. Hal ini harus benar-benar di perhatikan baik kitamengelola sendiri tranportasinya maupun yang dilakukan dengan menyewa jasa angkutan barang. Dalam proses pemindahan bahan pustaka perpustakaan, digunakan beberapa alat transportasi untuk memudahkan proses pemindahan. Beberapa alat transportasi yang umumnya digunakan dalam pemindahan bahan pustaka perpustakaan antara lain: 1. Kendaraan pengangkut barang Kendaraan pengangkut barang seperti truk atau mobil box seringkali digunakan untukmengangkut bahan pustaka perpustakaan dari satu lokasi ke lokasi lain. Kendaraan ini biasanya dilengkapi dengan sistem pengaman agar bahan pustaka tidak bergeser saat dalam perjalanan. 2. Pallet atau troli Pallet atau troli dapat digunakan untuk memudahkan proses pemindahan bahan pustaka di dalam gedung perpustakaan. Alat ini biasanya digunakan untuk memindahkan bahan pustaka yang berat atau berukuran besar dari satu rak ke rak lainnya atau dari satu lantai ke lantai lainnya. 3. Lift barang Lift barang digunakan untuk memindahkan bahan pustaka dari lantai satu ke lantai lainnya dalam gedung perpustakaan. Lift barang harus cukup kuat dan tahan beban agar dapat mengangkut bahan pustaka yang berat. 4. Kereta dorong Kereta dorong atau trolley juga dapat digunakan untuk memindahkan bahan pustaka dari satu lokasi ke lokasi lainnya di dalam gedung perpustakaan. Alat ini cocok digunakan untuk memindahkan bahan pustaka dalam jumlah yang sedikit atau dengan ukuran yang lebih kecil. Dalam memilih alat transportasi yang digunakan untuk pemindahan bahan pustaka, perlu memperhatikan faktor keamanan, kenyamanan, dan efisiensi agar proses pemindahan dapat dilakukan dengan lancar dan tidak membahayakan bahan pustaka. Selain itu, alat transportasi yang digunakan harusmemenuhi standar keselamatan dan keamanan yang berlaku. Proses penanganan kiriman dokumen/barang harus direncanakan dan dirancang dengan tepat dan dievaluasi supaya efektif dalammemperlancar proses operasi kurir. (Putro, 2022). Demikian juga dengan proses pemindahan bahan pustaka perpustakaan juga di perlukan perencanaan dan penataan yang baik. Berikut ini adalah teknis packing bahan pustaka dalam rangka perpindahan perpustakaan: 1. Menyiapkan peralatan Sebelum memulai proses packing, pastikan untuk menyiapkan peralatan yang diperlukan seperti karton box, bubble wrap, kertas koran, pisau cutter, gunting, dan perekat. Pastikan juga untuk memastikan bahwa ukuran dan kapasitas karton box yang dipilih sesuai dengan kebutuhan. 2. Mempersiapkan daftar inventaris Sebelum melakukan packing, penting untuk membuat daftar inventaris bahan pustaka yang akan dipindahkan. Daftar inventaris ini akan membantumemudahkan proses pengurutan dan packing. 3. Mengurutkan bahan pustaka Setelah daftar inventaris selesai dibuat, mulailah mengurutkan bahan pustaka berdasarkan jenis dan kategori. Misalnya, buku pelajaran, buku referensi, majalah, jurnal, dan sebagainya. Pengurutan ini akanmemudahkan proses packing dan pengembalian di perpustakaan baru. 4. Melindungi bahan pustaka Sebelum dimasukkan ke dalam karton box, pastikan untuk melindungi bahan pustaka dengan bubble wrap atau kertas koran. Bahan pelindung ini akan membantu mencegah kerusakan atau goresan pada bahan pustaka selama proses perpindahan. 5. Menempatkan bahan pustaka ke dalamkarton box Setelah bahan pustaka terlindungi, tempatkan ke dalamkarton box dengan hati-hati. Pastikan untuk tidak menumpuk bahan pustaka terlalu tinggi dan tetap menjaga keseimbangan. Gunakan filler seperti kertas koran atau bubble wrap untuk mengisi ruang kosong antara bahan pustaka. 6. Menandai karton box Setelah karton box terisi penuh, pastikan untuk menandai setiap box dengan kategori bahan pustaka yang ada di dalamnya dan nomor urut box tersebut. Hal ini akan memudahkan proses pengembalian bahan pustaka di perpustakaan baru. 7. Mencatat dan memeriksa Setelah semua karton box terisi penuh, catat nomor urut karton box dan isinya di dalam daftar inventaris. Selain itu, lakukan juga pemeriksaan terakhir untuk memastikan tidak ada bahan pustaka yang tertinggal atau rusak selama proses packing. Dengan mengikuti teknis packing bahan pustaka yang tepat, perpindahan perpustakaan dapat dilakukan dengan aman dan efisien. Dalam proses pemindahan perpustakaan, bahan pustaka harus diberi penanganan khusus agar tidak rusak atau hilang. Beberapa bahan pustaka yang harus diberi penanganan khusus dalam proses pemindahan perpustakaan antara lain: 1. Buku langka atau koleksi khusus Yang termasuk dalam buku langka atau koleksi khusus biasanya berupa naskah kuno, buku-buku yang sudah tidak terbit, atau koleksi khusus yang memiliki nilai sejarah, seni, atau budaya, harus diberi perlakuan khusus. Sebaiknya bahan pustaka tersebut dipindahkan secara manual oleh tenaga ahli dan disimpan dalam kotak yang tahan air dan debu. 2. Buku yang rapuh atau rusak Pelestarian sesungguhnya tidak mengubah sesuatu apapun yang ada pada bahan pustaka tersebut, namun justrumelindungi bahan pustaka dari kemusnahan dan kerusakan yang terjadi karena factor internal dan factor eksternal (Riska, 2023). Buku yang rapuh atau rusak memerlukan penanganan khusus agar tidak semakin rusak selama proses pemindahan. Sebaiknya bahan pustaka tersebut diikat dengan tali atau karet dan diberi label peringatan agar diperlakukan secara hati-hati. Selain itu, bahan pustaka tersebut dapat disimpan dalam kotak yang khusus untuk melindunginya dari debu dan air. 3. Buku dengan kertas khusus Buku dengan kertas khusus seperti buku dengan kertas korosi atau buku dengan kertas yang berubah warna jika terkena sinar matahari, harus diberi perlakuan khusus agar tidak rusak selama proses pemindahan. Bahan pustaka tersebut sebaiknya disimpan dalam kotak khusus yang dilengkapi dengan alat pengatur kelembaban agar tidak rusak. 4. Bahan pustaka elektronik Pengelolaan Dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan yang dapat kita simpulkan dalam proses digitalisasi, penyimanan, pengaksesan/temu kembali dokumen (Habibburahman, 2021) Bahan pustaka elektronik seperti CD,DVD, dan kaset audio visual juga memerlukan penanganan khusus. Bahan pustaka elektronik tersebut sebaiknya disimpan dalamwadah yang khusus dan tahan banting serta ditempatkan dalam ruangan yang tidak terkena sinar matahari langsung. 5. Bahan pustaka dengan berat dan ukuran besar Bahan pustaka dengan berat dan ukuran besar seperti atlas, peta, atau gambar, memerlukan perlakuan khusus dalam proses pemindahan. Sebaiknya bahan pustaka tersebut dipindahkan oleh tenaga ahli dan disimpan dalam kotak yang tahan air dan debu. Dalam menjalankan proses pemindahan perpustakaan, sebaiknya dilakukan pengawasan dan monitoring secara terusmenerus agar semua bahan pustaka dapat dipindahkan dengan baik dan tidak terjadi kerusakan atau hilangnya bahan pustaka selama proses pemindahan. Beberapa tujuan umum dari pemindahan perpustakaan antara lain: 1. Memperluas atau memperkecil ruang perpustakaan. 2. Menyediakan ruang yang lebih sesuai untuk koleksi perpustakaan dan layanan yang ditawarkan. 3. Mengatasimasalah dengan fasilitas atau bangunan lama yang sudah tidak memadai atau tidak aman. 4. Mengoptimalkan aksesibilitas dan kenyamanan pemustaka. 5. Mengikuti arah atau fokus pengembangan koleksi perpustakaan yang baru. 6. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan koleksi perpustakaan. 7. Menyediakan kesempatan untuk mengatur ulang koleksi perpustakaan dan menghapus atau menambahkan bahan pustaka yang sudah tidak relevan atau dibutuhkan. Pemindahan perpustakaan memang merupakan tugas yang memerlukan perencanaan yang matang dan dapat menimbulkan tantangan, namun dapat membawa manfaat jangka panjang bagi pengelola perpustakaan dan pemustaka

Pemindahan koleksi perpustakaan menjadi penting ketika perpustakaan mengalami perluasan atau pengurangan ruang, peningkatan kebutuhan akan pengumpulan sumber daya informasi, atau perubahan arah pengembangan koleksi. Pemindahan koleksi perpustakaan dapat menjadi tugas yang sangat menantang dan memerlukan perencanaan yang matang. Namun, dengan melakukan persiapan yang tepat, termasuk pemilihan alat transportasi yang sesuai dan teknik packing yang aman, serta memberikan penanganan khusus untuk bahan pustaka yang memerlukan perlindungan khusus, proses pemindahan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pemindahan perpustakaan dapatmemiliki banyak tujuan, sepertimemperluas ataumemperkecil ruang perpustakaan,menyediakan ruang yang lebih sesuai untuk koleksi perpustakaan dan layanan yang ditawarkan,mengatasimasalah dengan fasilitas atau bangunan lama yang sudah tidakmemadai atau tidak aman, danmengikuti arah atau fokus pengembangan koleksi perpustakaan yang baru. Dengan memperhatikan semua ketentuan dalam proses pemindahan, diharapkan bahwa proses pemindahan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien dan memberikanmanfaat jangka panjang bagi pengelola perpustakaan dan pengguna perpustakaan