TRANSFORMASI DIGITALISASI ARSIP SEBAGAI DUKUNGAN MEWUJUDKAN PELAYANAN KARANTINA IKAN “PASTI” DI BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN SEMARANG

Kemajuan Teknologi digital memberi manfaat diberbagai sektor kehidupan seperti pendidikan, kedokteran, komunikasi, kegiatan produksi sampai pemasaran. Perkembangan teknologi digital juga menumbuhkan berbagai hal barumisalnya: koran digital, perpustakaan digital, tidak terkecuali dokumen atau arsip digital. Kebutuhan masyarakat terhadap layanan arsip berbasis teknologi informasi kini semakin tinggi, hal ini bisa dimengerti karena masyarakat menuntut untuk dapat mengakses informasi dengan cepat, mudah danmurah. Manusiamemasuki tahapan baru darimasyarakat yang disebut masyarakat informasi. Masyarakat informasi (information society) adalah masyarakat yangmelakukan kegiatan distribusi, penggunaan, dan manipulasi informasi dalam aktivitas Ekonomi, Politik, dan Budaya secara signifikan. Tujuannya untuk mendapatkan keuntungan kompetitif secara internasionalmelalui penggunaan Teknologi Informasi dengan cara kreatif dan produktif. Pengetahuan ekonomi adalah mitra dimana kekayaan diciptakan melalui eksploitasi pemahaman tentang Ekonomi. Orang-orang yangmemiliki sarana dalammasyarakat tersebut disebut sebagai warga Digital (https:// id.wikipedia.org/wiki/Masyarakat_informasi). Informasi menurutUU Nomor 14 tahun 2008 adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda tanda yang mengandung nilai,makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun non elektronik. Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan KeamananHasilPerikanan Semarangmerupakan unit kerja penyelenggara pelayanan publik yang berada di lingkungan institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga independen yang dibentuk berdasarkan undang-undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan badan hukumlain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan publik. Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundangundangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik (UU Nomor 25 tahun 2009). Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang sebagai Unit Pelaksana Teknis juga telah mentransformasi digitalisasi arsip sebagai dukungan Pelayanan Karantina Ikan “PASTI. Pelayanan Karantina Ikan PASTI adalah suatu simbol budaya pelayanan yang bertujuan untuk melayanai dengan PASTI yaitu : - P = PROFFESIONAL (selalu melayani pengguna jasa secara profrsional sesuia kompetensi keahliannya). - A=AKUNTABEL (senantiasa bekerja sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku dan dapat dipertanggungjawabkan). - S=SANTUN (menjunjung tinggi nilai luhur untuk menciptakan perilaku etis dan sopan santun saat bekerja dengan berpondasikan nilai-nilai budaya organisasi). - T=TRANSPARAN (ketersediaan informasi yang lengkap yang diperlukan untuk bekerja sama atau berkolaborasi dan dapat dipertanggungjawabkan). - I=INOVATIF (senantiasa berfikir inovatif yang menghasilkan solusi dan gagasan baru yang bermanfaat bagimasyarakat dan lingkunganya). Kinerja dari Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang sendiri telah mendapatkan berbagai pengakuan berupa penghargaan antara lain pada tahun 2013 mendapat penghargaan Juara IAdibakti Mina Bahari Pelayanan, Tahun 2013mendapat penghargaan Unit berpredikat WBK yang pertama kali di KKP, tahun 2015 masuk dalam Top 9 Inovasi Pelayanan Publik PASTI yang diselenggarakan MENPANRB, pada tahun 2018 juga telah mendapat predikat ke II Unit Kearsipan UPT terbaik tingkat KKP. Prestasi yang diperoleh tersebut tidak lepas dari pembuktian berupa ketersediaan dan kecepatan dalam penyediaanarsipyangdiperlukansebagaipenunjangsyarat dan pembuktian lain saat penilaian. Hal tersebut adalah karena Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan KeamananHasilPerikananSemarangtelahmemanfaatkan teknologi digital sebagai alat untuk pelayanan,mengolah surat serta dokumen dari kegiatan, pengelolaan akses, penyediaan data yang ditunjang dengan dokumen dan penyebaran serta pelestarian arsip. TINJAUAN PUSTAKA Sejarah Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu danKeamananHasilPerikananSemarangmerupakan UPT (Unit Pelaksana Teknis) dari Badan Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan, Kementerian Kelautan dan Perikanan, adalah : 1. Pos Karantina Ikan Tanjung Emas berdasarkan Surat KeputusanMenteri Kelautan dan Perikanan No. Kep 29/MEN/2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Karantina Ikan adalah Unit Pelaksana Teknis yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Pusat Karantina Ikan. 2. Stasiun Karantina Ikan Kelas I Tanjung Emas berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan No. KEP.32/MEN/2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Karantina Ikan adalahUnit Pelaksana Teknis yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Pusat Karantina Ikan. 3. Balai Karantina Ikan Kelas II Tanjung Emas Semarang berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan No. PER.21/MEN/2008 tentangOrganisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana TeknisKarantina Ikan adalahUnit PelaksanaTeknis yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Pusat Karantina Ikan. 4. Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Kelas II Semarang berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan No. PER.25/MEN/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Karantina Ikan PengendalianMutu dan Keamanan Hasil Perikanan adalah Unit Pelaksana Teknis Badan Karantina Ikan,pengendalian Mutu, dan Keamanan Hasil Perikanan berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu, dan Keamanan Hasil Perikanan. 5. Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan KeamananHasilPerikananSemarang berdasarkan PeraturanMenteri Kelautan dan Perikanan No. 54/ PERMEN-KP/2017, tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Karantina Ikan Penegndalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan. Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang dalam menjalanakan tugas dan fungsi yang diamanatkan memiliki semangat bersama yaitu hasil perikanan yang sehat, bermutu, aman konsumsi dan terpercaya akan mewujudkan pencegahan penyebaran Hama Penyakit Ikan Karantina (HPIK) serta pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan sehinggamampu menjamin lalu lintas hasil perikanan yang sehat, bermutu, aman konsumsi dan terpercaya. Susunan organisasi Balai Karantina Ikan PengendalianMutu, dan Keamanan Hasil Perikanan, sebagaimana tersebut didalamPeraturanMenteriKKP No. 54 tahun 2017, adalah Sub bagian Tata Usaha, Seksi Tata Pelayanan, Seksi Pengawasan, Pengendalian dan Informasi dan Kelompok Jabatan Fungsional, adapun tugas dan fungsi setiap bagian adalah sebagai berikut: 1. Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha dan rumah tangga 2. Seksi Tata Pelayanan mempunyai tugas pencegahan masuk, tersebarnya Kama Penyakit Ikan Karantina (HPIK) dan keluarnya Hama Penyakit Ikan (HPI) yang dipersyaratkan negara tujuan melalui tindakan karantina, pengujian terhadap Hama Penyakit Ikan Karantina (HPIK) tertentu,mutu dan keamanan hasil perikanan, dan keamanan hayati ikan, sertifikasi kesehatan ikan, sertifikasi mutu dan keamanan hasil perikanan, dan sertifikasi keamanan hayati (biosecurity), pengelolaan dan pelayanan laboratorium dan instalasi, serta pembuatan koleksi media pembawa dan/atau HPIK tertentu. 3. Seksi Pengawasan, Pengendalian dan Informasi mempunyai tugas melakukan pemantauan, terhadapHama dan Penyakit Ikan Karantina,mutu dan keamanan hasil perikanan, dan keamnan hasil hayati ikan, pengawasan dan surveilans terhadap Hama Penyakit Ikan Karantina (HPIK) dan keamanan hayati ikan, inspeksi, verifikasi, surveilans, audit dan pengambilan contoh ikan hasil perikanan diUnit Pengolah Ikan dalamrangka sertifikasi penerapan program manajemen mutu terpadu, penerapan sistem manajemen mutu pelayanan operasional dan laboratorium, penindakan pelanggaran, pengumpulan, pengolah data dan informasi perkarantinaan ikan, pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan, dan keamanan hayati ikan. Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang sebagai unit kerja yang menjalankan fungsi pelayanan publik, secara umum terdapat 3 (tiga) layanan utama antara lain: 1. Layanan Permohonan dan Penerbitan Health Sertificate (HC) Produk Perikanan yaitu Sertifikat Ekspor, Impor, Domestik Masuk dan Domestik Keluar. 2. Layanan Pemeriksaan Fisik dan Laboratoris 3. Layanan Jasa Ispeksi CKIB, IKI dan HACCP Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU Nomor 43 tahun 2009). Pada pelaksanaannya, seringkali dianggap bahwa arsip itu hanyalah dokumen yang terbentuk dari kegiatan surat menyurat saja padahal seharusnya adalah semua dokumen yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai negara. Dan Kementerian Kelautan dan Perikanan berkewajiban untukmenjamin ketersediaan arsip.Hal ini adalah untuk menjamin bahwa informasi yang tercipta dari kegiatan kementerian mempunyai data dukung berupa arsip. Pemanfaatan dan penyimpanan arsip oleh sebagian orang, masih dianggap tugas arsiparis dan itupun hanya dibatasi dokumen surat menyurat sedangkan dokumen lain dianggap non-arsip. Sebagian besar masyarakat arsip masih dianggap kurang penting, dan bila dilakukan pun cukup dengan pengelolaan secara konvensional. Pada dasarnya, untuk dapat dianggap sebagai arsip suatu dokumen harus memiliki isi, konteks dan struktur yang jelas. Suatu arsip dianggap bisa berfungsi sebagaimana tujuan untuk apa arsip tersebut diciptakan apabila memiliki karakteristik otentik, andal, utuh, dan dapat digunakan. The archival function is that group of related activities contributing to, and necessary for accomplishing the goals of safeguarding and preserv-ing archival records, and ensuring that such records are accessible and understandable. Recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity. (ICA, Electronic Records: AWorkbook for Archivists, 2005) Dari kegiatan pelayanan di Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang yang cukup padat volume arsip yang tercipta semakin tinggi, sehingga dalam pengelolaan arsip dibutuhkan Sumber Daya Manusia Kearsipan yangmumpuni sehingga dalampengelolaan arsip bisa terlaksana dengan baik sesuai peraturan yang berlaku. Kondisi eksisting SDM Kearsipan terbatas yaitu hanya terdapat 1 (satu) orang fungsional Arsiparis Muda. Adapun produksi arsip rata-rata yang harus dikelola setiap tahun secara garis besar sebagaimana telah disajikan dalam Laporan Tahun 2020 berasal dari: 1) kegiatan suratmasuk dan keluar sebanyak 1.500 berkas, 2) arsip keuangan sebanyak 394 berkas, 3) dokumen sertifikat Ekspor sebanyak 4.609 berkas, 4) dokumen sertifikat Impor sebanyak 225, 5) dokumen sertifikat domestik masuk sebanyak 222 berkas, dan 6) dokumen sertifikat domestik keluar sebanyak 1.635 berkas, Dokumen tersebut tentu memiliki retensi arsip berbeda sebagaimana dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 9 tahun 2021, keragaman retensi antara lain seperti surat masuk dan keluar berkisar 3 s.d. 5 tahun, keuangan 10 tahun, dokumen sertifikat 2 tahun. Dengan demikian, potensi pengelolaan arsip sesuai siklus mulai berkas kerja kemudianmenjadi arsip aktif, in-aktif dan pemusnahan harus dikelola dengan baik. Selain itu, pengelolaan arsip berupa sertifikat juga mengandung informasi yang harus diolah untuk disajikan sebagai akuntabilitas publik. Kondisi sumber daya kearsipan yang jauh dari cukup tersebut, bukan tidak diupayakan pemenuhannya, namun seiring dengan kebijakan moratorium pengangkatan pegawai yangmerupakan kebijakan yang harus didukung dan sebagai kementerian teknis lebih direkomendasikan untuk perekrutan tenaga teknis, maka perlu dicari solusi atas permasalahan tersebut. Salah satunya adalah dengan mendayagunakan seluruh SDM yang ada, dengan cara memanfaatkan teknologi informasi pelayanan yang dilakukan secara elektronik, beserta pengelolaan dokumennya. Dimana peran arsiparis adalahmerencanakan danmembuat pola pengarsipan dan pemberkasan sesuai ketentuan dengan pendekatanmanfaat. (gunakan kalimat pasif) Pendistribusian beban kerjamerupakan hal sangat penting sehingga pelaksana teknis mendapatkan manfaat, secara kehumasan memilki informasi yang valid dan secara kearsipan terpenuhinya pengelolaan kearsipan. Jadi kata kunci permasalahan tersebut, SDM Arsiparis berkolaborasi dengan Jabatan Fungsional lain dengan pendekatan teknis untuk mengelola arsip, dengan melakukan terobosan digitalisasi arsip, pemanfaatan suatu sistem informasi yang bisamengendalikan pengelolaan arsip. Transformasi pengelolaan secara digital di Kementerian Kelautan dan Perikanan telah dimulai sejak era 2000-an di semua unsur pelayanan dan pengadministrasian. Sebagai contoh, untuk urusan persuratan kemudian diatur dalamPeraturanMenteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.18/MEN/2005 tentangTataNaskahDinas di LingkunganDepartemen Kelautan dan Perikanan yang didalamnya mengatur tentang persuratan dan kearsipan elektronik dengan proses bisnis pembuatan surat, distribusi sampai dengan pengelolaan arsipnya.

Metode yang dilakukan pada jurnal ini melalui pendekatan Kualitatif dengan jenis studi kasus yang memusatkan pada suatu kasus secara intensif dan rinci, jurnal ini disusun dengan maksud dan tujuan untukmengetahui secaramendalamtentang kegiatan pengelolaan arsip di Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang telahmentransformasi arsip konvensional menjadi arsip digital. Data skunder diperolehmelalui data pada aplikasi SIDAT (Sistem Informasi Data Statistik Semarang), analisis data dilakukan melalui data dari aplikasi Sidat kemudian membandingkan data fisik arsip yang dikelola oleh pengelola arsip untuk menciptakan produk kearsipan yaitu penyusunan daftar arsip, kemudian menilai data sesuia fokus dan selanjutnya membuat kesimpulan padamasing-masing temuan fokus.

Peta jalan transformasi digital di Kementerian Kelautan dan Perikanan sebagaimana telah diuraikan sebelumnya bahwa telah dimulai sejak era 2000an dan kemudian ditegaskan kembali pada periode pertama Presiden Joko Widodo, dalam Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 48/KEPMEN-KP/2016, Tentang Road Map Reformasi Birokrasi Kementerian Kelautan dan Perikanan 2015-2019, yaitu : Tabel 1. Tahapan Perkembangan dari 2015-2019 Persiapanmenuju Persuratan dan Kearsipan 2015 - Sistem informasi dan manajemen persuratan elektronik (fungsi pencatatan dan distribusi surat diteriman, pencatatan dan penomoran secara elektronik oleh surat yang di tandatangani menteri, sekjen dan kepala boro umum) - Sistem Informasi Kearsipan - Sistem informasi disposisi elektronik berfungsi (disposisi surat yang diikuti notifikasi pemberitahuan, template surat) 2016 - Pelaksanaan sistem informasi di lingkungan KKP - Metadata 2017 - Pemaparan kepada Kemenpan - Sistem Informasi Disposisi Elektronik digunakan pada unit kerja lingkup sekjen dengan metode “kloning” 2018 - Perancangan pembangunan integrasi aplikasi persuratan, disposisi dan kearsipan - Migrasi data dari aplikasi sebelumnya 2019 - Penggunaan e-Layar di lingkup KKP, untuk proses surat masuk dan disposisi - Fitur kearsipan belum Masuk Dalammendukung upaya transformasi digital,KKP melakukanmetadata danmelaksanakan seluruhnya melalui Masterplan Sistem Informasi yang akan dikembangkan dimasamendatang secara garis besar arsitektur sistem informasi terbagimenjadi beberapa katagori antara lain manajemen organisasi, blok ini menfasilitasi proses bisnis pendukung terkait kesekretariatan dan pengawasan internal, yang termasuk proses kesekretariatan antara lain perencanaan dan monitoring kontrol atas proyek strategi, sumberdaya manusia aparatur, keuangan, pengadaan, sarana dan prasarana, laboratoriumserta otomasi perkantoran (tata persuratan, workflow kegiatan, dan pengelolaan dokumen). Pengawasan internalmeliputimanajemen audit,manajemen resiko, dan pengaduanmasyarakat, diskripsiAplikasi tersebut adalah SistemInformasi Layanan Perkantoran, untuk tranformasimenuju Persuratan dan Kearsipan Digital 2020-2024 sebagai berikut : Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik,tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, KodeAkses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. Teknologi Informasi adalah suatu teknik untuk mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses, mengumumkan, menganalisis, dan/atau menyebarkan informasi. Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, KodeAkses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampumemahaminya. Penyelenggaraan Sistem Elektronik adalah pemanfaatan Sistem Elektronik oleh penyelenggara negara, Orang, Badan Usaha, dan/ataumasyarakat. Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsimempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik. Penciptaan dokumen secara elektronik atau otomasi adalahmenciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer 1. Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Keluar Pengelolaan arsip elektronik di Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang dilakukan mulai penciptaan sampai dengan pemusnahan, sebagai berikut: a. Penciptaan naskah dinas Penciptaan naskah dinas dilakukan dengan dua acara yaitu: 1) Konvensional (tanda tangan basah) Yaitu penciptaan naskah dinas secara manual sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan RI Nomor 26/PERMEN-KP/2019, tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, kemudian cetak dan dibubuhi tanda tangan cap basah, naskah dinas tersebut kemudian discan dan diinputmelalui aplikasi SIMAWAR, untuk aplikasi tingkat Kementerian Kelautan dan Perikanan adalah E-Layar. Tabel 2. Tahapan Perkembangan dari 2020-2024 Persiapanmenuju Persuratan dan Kearsipan Digital 2020 - Identifikasi arsip - Pemberkasan arsip aktif - Penyusunan daftar arsip aktif - Penataan arsip inaktif - Penyusutan arsip - Proses kearsipan secara digital diharapkan untuk segera berjalan di KKP dengan menggunakan e-Layar semua unit kerja - Pengajuan akreditasi 2021 - Pemberkasan dan daftar arsip aktif - Penataan dan penyusutan arsip inaktif - Penggunaan e-Layar semua unit kerja - Pengelolaan dan pengendalian arsip secara digital melalui e-Layar - Proses akreditasi 2022 - Pemberkasan dan daftar arsip secara digital - Penataan dan penyusutan arsip inaktif - Penggunaan e-Layar semua unit kerja - Pengelolaan dan pengendalian arsip secara digital - Terakreditasi 2023 - Identifikasi arsip vital yang harus dikelola KKP - Identifikasi dan perencanaan ruang penyimpanan arsip vital KKP - Pemberkasan aktif secara digital - Arsip digital 2024 - Alih media arsip vital - Ruang arsip Vital KKP - Modem Record Managamen - Arsip digital Tabel 3. Proses tranformasi digitalisasi di Balai Karantina Tahun 2017 - Pencatatan surat masuk dan keluar secara manual menggunakan buku agenda - Pendistribusian surat manual melalui penggandaan surat (Penggunaan kertas volume tinggi) - Data Penyimpanan arsip melalui media komputer dalam bentuk exel Tahun 2018 - Penggunaan Aplikasi SIMAWAR lingkup Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang untuk proses surat masuk, surat keluar serta disposisi - Pendistribusian arsip melalui media WhatsApp, sehingga pengguna kertas berkurang. Tahun 2019 - Trial penggunaan E-Layar lingkup KKP untuk proses surat masuk dan disposisi - Migrasi data dari aplikasi SIMAWAR ke aplikasi E-Layar, tingkat Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang - Perancangan aplikasi SIDAT untuk pengelolaan arsip digital, Pencatatan daftar arsip yang dipindahkan dihitung manual Tahun 2020 - Penggunaan e-Layar lingkup KKP proses surat masuk dan disposisi - Penggunaan aplikasi SIDAT lingkup Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang untuk pengelolaan arsip digital dalam hal pemindahan arsip inaktif, pembuatan daftar arsip yang dipindahkan melalui digital 2) TTDE Yaitu naskah dinas yang diciptakan langsung melalui aplikasi E-Layar oleh pengonsep naskah dinas kemudian akan dikirim ke pimpinan untuk verifikasi dan pemberian tanda tangan elektronik melalui aplikasi E-Layar dan akan dikirim kembali oleh pengonsep yang selanjutnya akan di distribusikan. b. Distribusi naskah dinas 1) Distribusi naskah dinas antar unit kerja di lingkungan KKP Proses pendistribusian naskah dinas antar unit kerja melalui aplikasi e-Layar, pengonsep surat akan mengirim ke operator yang kemudian akan di kirim secara elektronik melalui aplikasi e-Layar, dan otomatis akanmasuk kedalam akunmasingmasing unit kerja sesuai alamat yang di tuju. 2) Distribusi naskah dinas ditujukan diluar lingkungan KKP Pendistribusian naskah dinas diluar lingkungan KKP melalui email. c. Pengelolaan suratmasuk 1) Penerimaan naskah dinas dari unit kerja di lingkungan KKP Naskah dinas yang diterima melalui aplikasi eLayar, akan diverifikasi oleh sekretarismelalui akun sekretaris, setelah diverifikasi surat akan masuk kedalam akun pimpinan yang selanjutnya akan didisposisi oleh pimpinan kepada staf di bawahnya. 2) Penerimaan naskah dinas dari luar lingkunganKKP Naskah dinas yang diterima akan diinput oleh akun operator melalui aplikasi e-Layar dengan uploud naskah dinas tersebut yg sudah discan, kemudian akan dikirim ke akun sekretaris untuk verifikasi, ketika selesai verifikasi otomatis akan masuk ke dalam akun pimpinan yang selanjutnya akan disiposisi ke staf di bawahnya. d. Disposisi Pimpinan yang menerima naskah dinas akan mendisposisi kepada staf di bawahnya, melalui akun masing-masing, staf yang menerima disposisi surat secara otomatis akan mendapat notifikasi melalui pesan dalamselulermasing-masing, untukmembuka disposisi dari pimpinan penerima disposisi akan masuk kedalame-Layarmelalui akunmasing-masing. e. Kearsipan Dalam pengelolaan kearsipan elektronik pada dasarnyamemiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional, jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting, maka sistem kearsipan pada e-Layar arsip yang sudah dikelompokkan secaramemberkas akan secara otomatis usianya akan berjalan sesuai JRA kapan arsip tersebut aktif, inaktif dan akhirnya habis masa JRA nya dengan keteranganmusnah,masingmasing kode klasifikasi yang sebelumnya sudah diinput dalam sistem. f. Penyusutan Dalam penyusutan arsip konvensional di Kementerian Kelautan dan Perikanan berpedoman pada Peraturan KepalaANRI No. 37 Tahun 2016, Bab III Tentang PemusnahanArsip, denganmelaksankan langkah langkah sebagai berikut : - Pembentukan Panitia PenilaiArsip - Penyeleksian arsip - Pembuatan DaftarArsip UsulMusnah - PenilaianArsip - Permohonan Persetujuan/pertimbangan kepala ANRI - Penetapan Arsip yang akan di musnahkan dari lembaga kearsipan kementerian - Pelaksanaan Pemusnahan (Berita Acara Pemusnahan danDaftarArsip yang dimusnahkan) Sedangkan arsip elektronik yang ada dalam aplikasi otomatis akan dimusnahkan apabila JRA sudah habis dengan keterangan musnah, sehingga yang tersimpan dalam aplikasi hanya daftarnya saja. Aplikasie-Layar digunakan dalamrangkamemenuhi kebutuhan perkantoran, persuratan, disposisi dan kearsipan di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikananagar lebihmudah, lebihcepat,danlebihefisien dalam kearsipan. Secara sederhanaAplikasi E-Layar mengakses arsipmenjadi digital, sehingga disposisi asli tetap berada di Sub Bagian Tata Usaha. Untuk dapat menjalankan aplikasi E-layar lingkup Direktorat Jasa kelautan, seluruh pejabat dan staff diwajibkan untuk mengupdate alamat email KKP pada masing-masing akun e-pegawai untuk selanjutnya melakukan proses registrasi pada aplikasi tersebut Setelah seluruh Pejabat dan Staff teregistrasimaka seluruh sistem persuratan baik surat masuk maupun keluar diharapkan dapat mengakses dan menggunakan aplikasi E-Layar. Dengan adanya aplikasi E-Layar ini akan mempermudah informasi persuratan di lingkup Kementerian Kelautan dan Perikanan serta memudahkan dalam pemantauan progres pekerjaan masing-masing pegawai dan tentunya mendukung upaya pemerintah dalam mengurangi penggunaan kertas. 2. PengelolaanArsip Kegiatan Pelayanan a. Dokumen Tindak Karantina Ekspor Dokumen yang tercipta pada kegiatan tindak karantina ikan Ekspor dengan pemanfaatan Sistem InformasiPermohonan Pemeriksaan Karantina (PPK) Online antara lain: 1) Dokumen Packing list, Invoice, Bill Of loading/ Airway bill, Certificate of origin, PEB dari Bea Cukai, dan dokumen yg dipersyaratkan berdasarkan komoditi produk perikanannya. 2) Surat Perintah Pemeriksaan Kelengkapan dan Keabsahan dokumen 3) Laporan Hasil Pemeriksaan Kelengkapan dan Keabsahan Dokumen 4) Surat Perintah Pemeriksaan Kebenaran isi Dokumen/Pemeriksaan fisik jenis, dan jumlah Media Pembawa 5) Laporan Hasil Pemeriksaan Kebenaran isi Dokumen/Pemeriksaan fisik jenis, dan jumlah Media Pembawa 6) Surat PerintahAnalisa ResikoMedia pembawa 7) Laporan HasilAnalisa Resiko Media Pembawa 8) Surat Perintah Pemriksaan Klinis 9) Laporan Hasil Pemeriksaan Klinis 10)Surat Perintah Pengambilan Sample 11) Laporan Hasil Pengambilan Sampel 12)Surat Perintah Pemeriksaan Laboratoris 13)Laporan Hasil Pemeriksaan Laboratoris 14)Healt Certificate (KI-D1) 15)Surat Persetujuan Muat (KI-D4) 16)Kwitansi PNBP 17)Billing PNBP dari Aplikasi Simponi Dapat kami sajikan data arsip yang tercipta di Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang yang bisa diaksesmelalui aplikasi SIDAT, ini terbukti bahwa pengelolaan kearsipan di Balai Karantina Ikan, PengendalianMutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang tetap berjalan dengan keterbatasan SDM, karena adanya kolaborasi dengan fungsioanl lain seperti fungsional pranata komputer, fungsional PHPI dan Tim PIC (Tim Humas), tranformasi digitalmenjadi pengolahan data dan bisa disajikan sebagai informasi publik, serta bisa melayani dengan menembus ruang dan waktu, bisa kapan saja dan dimana saja pelayanan itu diberikan, seperti kita kutip dalam “tweeter BKIPM Semarang PASTI” Pelayanan Karantina Ikan PASTI : Diatas adalah data arsip dokumen tindak karantina ekspor tahun 2018 s.d 2020, dari data diatas, dapat dilihat bahwa pengelolaan data arsip digital dapat dikelola dan dimanfaatkan dalam kearsipan, arsip bukan hanya surat masuk atau surat keluar, tapi seluruh dokumen yang tercipta, tranformasi digital jugamendukung pengelolaan arsip yang berkualitas dan mudah diakses menjadi data statistik yang bisa disajikan informasinya kepada publik Gambar 1. Kegiatan pengelolaan arsip “penyusutan arsip” Gambar 2. Kegiatan pelayanan penerbitan HC di hari sabtu minggu Gambar 3.Data digitalisasi arsip sebagai bahan informasi publik Tabel 4. Pengelolaan Arsip Dokumen Tindak Karantina Ekspor Tahun 2020 catatan : Jumlah item setiap berkas adalah 17 NO PERIODE FREKUENSI JUMLAH ARSIP AKTIF ONLINE PENYUSUTAN (JRA 2 tahun) (= Jumlah Berkas) (Jumlah Berkas x Jumlah item) AKTIF (1 tahun) INAKTIF (1 tahun) Usul Musnah 1 Januari 448 7616 2021 2022 2023 2 Februari 434 7378 2021 2022 2023 3 Maret 463 7871 2021 2022 2023 4 April 375 6375 2021 2022 2023 5 Mei 221 3757 2021 2022 2023 6 Juni 249 4233 2021 2022 2023 7 Juli 268 4556 2021 2022 2023 8 Agustus 358 6086 2021 2022 2023 9 September 468 7956 2021 2022 2023 10 Oktober 445 7565 2021 2022 2023 11 November 488 8296 2021 2022 2023 12 Desember 392 6664 2021 2022 2023 Tabel 5. Pengelolaan Arsip Dokumen Tindak Karantina Ekspor Tahun 2019 Tabel 6. Pengelolaan Arsip Dokumen Tindak Karantina Ekspor Tahun 2018 catatan : Jumlah item setiap berkas adalah 17 NO PERIODE FREKUENSI JUMLAH ARSIP AKTIF ONLINE PENYUSUTAN (JRA 2 tahun) (= Jumlah Berkas) (Jumlah Berkas x Jumlah item) AKTIF (1 tahun) INAKTIF (1 tahun) Usul Musnah 1 Januari 492 8364 2020 2021 2022 2 Februari 480 8160 2020 2021 2022 3 Maret 486 8262 2020 2021 2022 4 April 480 8160 2020 2021 2022 5 Mei 618 10506 2020 2021 2022 6 Juni 338 5746 2020 2021 2022 7 Juli 534 9078 2020 2021 2022 8 Agustus 626 10642 2020 2021 2022 9 September 584 9928 2020 2021 2022 10 Oktober 616 10472 2020 2021 2022 11 November 598 10166 2020 2021 2022 12 Desember 626 10642 2020 2021 2022 NO PERIODE FREKUENSI JUMLAH ARSIP AKTIF ONLINE PENYUSUTAN (JRA 2 tahun) KET (= Jumlah Berkas) (Jumlah Berkas x Jumlah item) AKTIF (1 tahun) INAKTIF (1 tahun) Usul Musnah 1 Januari 340 5780 2019 2020 2021 Proses usul musnah (pengajuan Permohonan pemusnahan ke UK1) 2 Februari 257 4369 2019 2020 2021 3 Maret 426 7242 2019 2020 2021 4 April 440 7480 2019 2020 2021 5 Mei 492 8364 2019 2020 2021 6 Juni 268 4556 2019 2020 2021 7 Juli 362 6154 2019 2020 2021 8 Agustus 423 7191 2019 2020 2021 9 September 504 8568 2019 2020 2021 10 Oktober 618 10506 2019 2020 2021 11 November 600 10200 2019 2020 2021 12 Desember 632 10744 2019 2020 2021 catatan : Jumlah item setiap berkas adalah 17 Tabel 7. Presentase frekuensi dokumen Tindak Karantina Ekspor Tahun 2020 Tabel 8. Presentase volume Tindak Karantina Ekspor Tahun 2020 NO PERIODE FREKUENSI JUMLAH ARSIP AKTIF ELEKTRONIK Deskripsi Arsip (= Jumlah Berkas) (Jumlah Berkas x Jumlah item) 1 Januari 448 7616 2 Februari 434 7378 3 Maret 463 7871 4 April 375 6375 5 Mei 221 3757 6 Juni 249 4233 7 Juli 268 4556 8 Agustus 358 6086 9 September 468 7956 10 Oktober 445 7565 11 November 488 8296 12 Desember 392 6664 NO PERIODE FREKUENSI JUMLAH ARSIP AKTIF ONLINE Deskripsi Arsip (= Jumlah Berkas) (Jumlah Berkas x Jumlah item) 1 Januari 448 7616 2 Februari 434 7378 3 Maret 463 7871 4 April 375 6375 5 Mei 221 3757 6 Juni 249 4233 7 Juli 268 4556 8 Agustus 358 6086 9 September 468 7956 10 Oktober 445 7565 11 November 488 8296 12 Desember 392 6664 Pengelolaan Kearsipan dengan metadata data tersebut bisa menjadi informasi publik,memberikan informasi frekuensi, volume, jenis ikan serta nilai ekspor produk perikanan di Jawa Tengah. b. Dokumen Tindak Karantina Impor Dokumen yang tercipta pada kegiatan tindak karantina ikan Ekspor antara lain: 1) Dokumen Packing list, Invoice, Bill Of loading/ Airway bill, Certificate of origin, PEB dari Bea Cukai, dan dokumen yg dipersyaratkan berdasarkan komoditi produk perikanannya. 2) Surat Perintah Pemeriksaan Kelengkapan dan keabsahan Dokumen 3) Laporan Hasil Pemeriksaan Kelengkapan dan Keabsahan Dokumen 4) Surat Perintah Pemeriksaan Kebenaran isi Dokumen/Pemeriksaan fisik jenis, dan jumlah Media Pembawa 5) Laporan Hasil Pemeriksaan Kebenaran isi Dokumen/Pemeriksaan fisik jenis, dan jumlah Media Pembawa 6) Surat PerintahAnalisa ResikoMedia pembawa 7) Laporan HasilAnalisa Resiko Media Pembawa 8) Surat Persetujuan Pengeluaran Media Pembawa dari Kawasan Pabean (KI-D7) 9) Surat Persetujuan Pemasukan Media Pembawa ke instalasi Karantina Ikan 10)Surat Perintah Pengawalan Media Pembawa 11) Laporan Hasil Pengawalan Media Pembawa 12)Surat Perintah Pemriksaan Klinis 13)Laporan Hasil Pemeriksaan Klinis 14)Surat Perintah Pengambilan Sample 15)laporan hasil Pengambilan Sampel 16)Surat Perintah Pemeriksaan Laboratoris 17)Laporan Hasil Pemeriksaan Laboratoris 18)Sertifikat Pelepasan (KI-D12) 19)Kwitansi PNBP 20)Billiing PNBP dari Aplikasi Simponi c. Dokumen Tindak Karantina Domestik Keluar Dokumen yang tercipta pada kegiatan tindak karantina ikan domestik keluar antara lain: 1) Dokumen yg dipersyaratkan lainnya tergantung komoditi yg akan dilalulintaskan 2) Surat Perintah Pemeriksaan Kelengkapan dan keabsahan Dokumen 3) Laporan Hasil Pemeriksaan Kelengkapan dan Keabsahan Dokumen 4) Surat Perintah Pemeriksaan Kebenaran isi Dokumen/Pemeriksaan fisik jenis, dan jumlah Media Pembawa 5) Laporan Hasil Pemeriksaan Kebenaran isi Dokumen/Pemeriksaan fisik jenis, dan jumlah Media Pembawa 6) Surat PerintahAnalisa ResikoMedia pembawa 7) Laporan HasilAnalisa Resiko Media Pembawa 8) Surat Perintah Pemeriksaan Klinis 9) Laporan Hasil Pemeriksaan Klinis 10)Surat Perintah Pengambilan Sampel 11) Laporan Hasil Pengambilan Sampel 12)Surat Perintah Pemeriksaan Laboratoris 13)Laporan Hasil Pemeriksaan Laboratoris 14)Sertifikat Kesehatan Domestik (KI-D2) 15)Surat Keterangan Lalu Lintas Media Pembawa (SKLL) jika produknya berupa barang tentengan penumpang dan Analisa resiko membawa HPIK rendah. 16)Kwitansi PNBP 17)Biliing PNBP dari Aplikasi Simponi Tabel 9. Dokumen Tindak Karantina Impor Tahun 2020 NO PERIODE FREKUENSI JUMLAH ARSIP AKTIF ELEKTRONIK PENYUSUTAN (JRA 2 tahun) (= Jumlah Berkas) (Jumlah Berkas x Jumlah item) AKTIF (1 tahun) INAKTIF (1 tahun) Usul Musnah 1 Januari 22 440 2021 2022 2023 2 Februari 7 140 2021 2022 2023 3 Maret 22 440 2021 2022 2023 4 April 20 400 2021 2022 2023 5 Mei 14 280 2021 2022 2023 6 Juni 16 320 2021 2022 2023 7 Juli 34 680 2021 2022 2023 8 Agustus 10 200 2021 2022 2023 9 September 27 540 2021 2022 2023 10 Oktober 14 280 2021 2022 2023 11 November 16 320 2021 2022 2023 12 Desember 23 460 2021 2022 2023 catatan : Jumlah item setiap berkas adalah 20 Tabel 10. Dokumen Domestik Keluar Tahun 2020 NO PERIODE FREKUENSI JUMLAH ARSIP AKTIF ELEKTRONIK PENYUSUTAN (JRA 2 tahun) (= Jumlah Berkas) (Jumlah Berkas x Jumlah item) AKTIF (1 tahun) INAKTIF (1 tahun) Usul Musnah 1 Januari 173 2941 2021 2022 2023 2 Februari 280 4760 2021 2022 2023 3 Maret 111 1887 2021 2022 2023 4 April 187 3179 2021 2022 2023 5 Mei 25 425 2021 2022 2023 6 Juni 42 714 2021 2022 2023 7 Juli 38 646 2021 2022 2023 8 Agustus 31 527 2021 2022 2023 9 September 39 663 2021 2022 2023 10 Oktober 40 680 2021 2022 2023 11 November 59 1003 2021 2022 2023 12 Desember 51 867 2021 2022 2023 catatan : Jumlah item setiap berkas adalah 17 d. Dokumen Tindak Karantina Domestik Masuk Dokumen yang tercipta pada kegiatan tindak karantina ikan domestik masuk antara lain : 1) Sertifikat kesehatan dari daerah asal Dokumen yg dipersyaratkan lainnya tergantung komoditi yg akan dilalulintaskan 2) Surat Perintah Pemeriksaan Kelengkapan dan keabsahan Dokumen 3) Laporan Hasil Pemeriksaan Kelengkapan dan Keabsahan Dokumen 4) Surat Perintah Pemeriksaan Kebenaran isi Dokumen/Pemeriksaan fisik jenis, dan jumlah Media Pembawa 5) Laporan Hasil Pemeriksaan Kebenaran isi Dokumen/Pemeriksaan fisik jenis, dan jumlah Media Pembawa 6) Sertifikat Pelepasan (KI-D12) 7) Surat Persetujuan Pengeluaran media pembawa (KI-D7) jika dari daerah asalmenggunakan SKLL 8) Kwitansi PNBP 9) Biliing PNBP dari SImponi Dalam pengelolaan arsip yangmasih aktif dalam bentuk konvensional dikelola pada ruang arsip khusus untuk penyimpanan dokumen tindak karantina, karena volume dokumennya tinggi penyimpanan arsip aktif pelayanan terpisah dengan arsip aktif lain, karena SDMKearsipan terbatas untuk pengelolaan arsip aktif berada pada funsional lain yang ada pada bagian Tata pelayanan, arsip dokumen tersebutmempunyai JRA 2 Tahun (1 tahun aktif 1 tahun inaktif), dokumen tersebut disimpan dalam boks arsip yang di susun pada lemari arsip kemudian akan dibuatkan Daftar Arsip Inaktif, sebagai sarana untuk menemukan kembali arsip tersebut apabila dibutuhkan. Ketika masa aktif habis arsip konvensional tersebut akan dipindahkan pada record center yang dikelola oleh arsiparis, dengan dokumen lampiran Berita Acara PemindahanArsip danDaftarArsip yang dipindahkan. Arsip digital yang ada pada aplikasi SIDAT, bisa digunakanuntukmengambildatauntukmenyusundaftar arsip yang akan dipindahkan, sehinggamempermudah arsiparis, tidak harusmendata secaramanual. Selain bisa digunakan dalam pengelolaan kearsipan aplikasi SIDAT bisa digunakan untuk mengolah data menjadi Informasi seperti : Volume komoditi perikanan yang dilalulintaskan pada provinsi Jawa Tengah, produk perikanan dikirim ke Negara mana saja, bahkan bisa untuk mengetahui berapa nilai ekspor produk perikanan melalui provinsi Jawa Tengah, dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Pengelolaan dokumenmelalui suatu aplikasi yaitu SIDAT (SistemData Statistik) adalah andeminformasi untuk mempermudah pengolahan data lalu lintas produk perikanan di propinsi JawaTengah, baik ekspor, impor, andemic masuk dan andemic keluar. Sistem kerjanya adalah terintegrasi dari aplikasi sisterkarolin, aplikasi tersebutmempermudah dalampelaporan data andemic dan pengelolaan arsip aktif dan inaktif. Tabel 11. Dokumen Domestik Masuk Tahun 2020 NO PERIODE FREKUENSI JUMLAH ARSIP AKTIF ELEKTRONIK PENYUSUTAN (JRA 2 tahun) (= Jumlah Berkas) (Jumlah Berkas x Jumlah item) AKTIF (1 tahun) INAKTIF (1 tahun) Usul Musnah 1 Januari 47 423 2021 2022 2023 2 Februari 49 441 2021 2022 2023 3 Maret 69 621 2021 2022 2023 4 April 2 18 2021 2022 2023 5 Mei 0 0 2021 2022 2023 6 Juni 10 90 2021 2022 2023 7 Juli 10 90 2021 2022 2023 8 Agustus 2 18 2021 2022 2023 9 September 6 54 2021 2022 2023 10 Oktober 4 36 2021 2022 2023 11 November 6 54 2021 2022 2023 12 Desember 2 18 2021 2022 2023 catatan : Jumlah item setiap berkas adalah 9 Aplikasi SIDAT tersebut di dikembangkan oleh fungsional pranata andemic, sedangkan fungsional PHPI bertugas menganalisa data, pengelompokan jenis ikan. Apa peran serta Arsiparis pada aplikasi tersebut ? Menggunakan sidat sebagai dasar untuk mengelola arsip berdasarkan data andemic. Dalam aplikasi tersebut juga bisa di gunakan oleh Arsiparis dalam penyusunan daftar arsip yang dipindahkan untuk lampiran BeritaAcara Pemidahan arsip Inaktif, menggelompokkan arsip sesuai dengan permasalahannya (memberkas). Secara tidak langsung karena keterbatasan SDM Kearsipan tersebut Arsiparis dapat membagi pekerjaan dalam pengelolaan arsip. Di dalam aplikasi tersebut terdapa data-data dokumen secara elektronik sedangkan arsip konvensionalnya di kelola olehArsiparis, Sesuai Peraturan yang diamanatkan olehMenteri PendayagunaanAparatur Negara RI Nomor 13/KEP/ M.PAN/I/2003, tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronik Lingkup Internet di Lingkungan Instansi Pemerintah, Dalam rangka meningkatkan produktifitas dan efisiensi di lingkungan internal setiap instansi pemerintah, perlu diaplikasikan suatu andem yang terintegrasi dengan menerapkan teknologi komunikasi dan informasi pada setiap unit yang ada dalam lingkungan operasionalnya sehinggamenjadi sarana utama media pertukaran data di lingkungannya. Salah satu alat yang digunakan dalam penerapan andem informasi di instasi pemerintah adalah perkantoran elektronis. Selaian keterbatasan Sumber Daya Kearsipan sehingga dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya harus bekerjasama dengan jabatan fungsional lain, kendala lain dalam pemanfaatan digitaisasi arsip yang terintegrasi tersebut adalah jaringan internet yang terputus, solusi yang harus di laksanakan adalah penambahan bandwith, Dengan kemajuan teknologi pada Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang juga telah mentransformasi digitalisasi arsip sebagai dukungan Pelayanan Karantina Ikan PASTI, yaitu andem pelayanan permohonan pemeriksaan Karantina Ikan untuk penerbitan sertifikat Kesehatan Ikan secara online, dapalagi dalam kondisi sekarang ini terjadi andemic Covid-19, pengguna layanan bisa memanfaatkan pelayanan online tersebut.

Keterbatasan Sumber Daya Kearsipan tidak menyurutkan semangat dalam mengelola Kearsipan, makalah ini membahas tentang Pengelolaan arsip digitalisasi di Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Semarang, sebagai (Unit Pelaksana Teknis) Pelayanan di bawah Badan Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan, Kementerian Kelautan dan Perikanan, telahmentranformasiDigitalisasiArsip sebagai dukunganmewujudkan pelayanan karantina ikanPASTI, bekerjasama dengan JFT lainmembangun aplikasi yang bisamempermudah dalampengelolaan arsip, sehinggamasih tetap bisamelaksanakan tugas pokok dan fungsinya sesuai peraturan yang berlaku. SARAN Berdasarkan kesimpulan yang telah disebutkan diatas, saran dari penyusun adalah untuk memaksimalkan pengelolaan kearsipan digital dan menyelesaikan tugas pokok dan fungsi sesuai dengan jenjang jabatannya maka perlu adanya pengadaan sumber daya kearsipan khususnya tingkat trampil. Dalam penyusunan makalah ini masih banyak kekurangannya sehingga diharapkan masukannya yangmembangun.