PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA SEBAGAI SUMBER COPY CATALOGING

Pengatalogan salin adalah terjemahan dari istilah copy cataloging. Pengatalogan salin adalah proses menyalin metadata dari suatu cantuman bibliografi. Kegiatan ini sangat membantu bagi perpustakaan yang terbatas sumber daya manusianya. Dengan pengatalogan salin, pustakawan di perpustakaan tersebut dapat melakukan proses pengatalogan dokumen dengan lebih cepat selama metadata cantuman bibliografi dari dokumen yang sedang diolah ada dalam lembaga informasi atau perpustakaan yang memang menyediakan layanan pengatalogan salin. Kegunaan pengatalogan salin ini tidak hanya berlaku bagi perpustakaan yang terbatas sumber daya manusianya; perpustakaan yang cukup dalam hal sumber daya manusia juga akan mendapatkan kegunaan pengatalogan salin. Pengatalogan salin ini membuat proses pengatalogan dari suatu perpustakaan menjadi lebih efektif dan efisien. Efektif karena tidak perlu melakukan pekerjaan yang memang sudah dikerjakan oleh orang lain, dalam hal ini perpustakaan lain. Efisien karena akan memangkas biaya pengatalogan, misalnya tidak diperlukan terlalu banyak pustakawan untuk melakukan pengolahan. Pengatalog dapat memfokuskan pada hal lain yang mungkin belum dikerjakan karena masalah waktu. Hess (2015) melakukan penelitian tentang pengatalogan salin untuk koleksi DVD di perpustakaan University of San Diego. Hess menyatakan setelah memberlakukan prosedur baru pengatalogan salin, pengatalog tidak lagi menghabiskan seharian penuh untuk mengerjakan satu DVD. Pengatalog sekarang dapat membantu pengatalogan original untuk koleksi tesis dan disertasi yang mulai menumpuk. Pemangkasan biaya pengatalogan dan juga kelebihan lain pengatalogan salin juga dimungkinkan di Indonesia. Hal ini terjadi karena salah satu sumber pengatalogan salin, yaitu Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (selanjutnya ditulis Perpusnas), memang membuka metadata cantuman bibliografinya secara gratis di katalog online. Selain itu, Perpusnas juga membangun jejaring katalog yang dimiliki perpustakaan-perpustakaan yang ada di Indonesia, yaitu melalui Katalog Induk Nasional (KIN) online dan Bibliografi Nasional Indonesia (BNI) online. Pengatalogan salin ini menarik perhatian peneliti yang sebenarnya dapat dikatakan sebagai ‘pustakawan layanan’ karena sehari-hari ditempatkan di bagian layanan. Ketertarikan ini disebabkan kondisi bahwa walaupun pengatalogan berada di belakang meja, namun hasilnya ikut menentukan kondisi layanan suatu perpustakaan. Hess (2015) menyatakan bahwa: “The catalog truly is the foundation of the library. When any change is made, whether to the interface or to the policy underlying it, it affects everyone who works at or uses the library.”

Penelitian dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Setelah mengidentifikasi sumber pengatalogan salin yang disediakan oleh Perpusnas, pengumpulan data dilakukan melalui penggambaran secara kualitatif terhadap sumber tersebut. Pengumpulan data juga dilakukan melalui wawancara kepada beberapa informan yang dinilai mampu menjelaskan mengenai pengatalogan salin di Perpusnas. Informan dipilih berdasarkan prinsip snowball sampling. Informan awal ditentukan peneliti, namun informan selanjutnya didasarkan pada rujukan dari informan awal dan informan selanjutnya. Selain itu, juga dilakukan studi dokumentasi, terutama dokumentasi online yang terdapat dalam web terkait pengatalogan salin yang dikelola Perpusnas. Keterbatasan penelitian ini adalah untuk melihat sejauh mana sumber pengatalogan salin Perpusnas telah digunakan hanya merujuk berdasarkan informasi dari Perpusnas. Dalam penelitian ini tidak dilakukan pengecekan pada perpustakaan yang disebutkan telah menggunakan sumber pengatalogan salin Perpusnas. Hal ini dilakukan berdasarkan keterbatasan peneliti. Selain itu, kajian ini tidak bersifat teknis bagaimana melakukan pengatalogan salin yang membutuhkan kemampuan teknis tersendiri.

Perpusnas merupakan lembaga perpustakaan yang berada di level nasional. Salah satu fungsi dari Perpusnas adalah sebagai perpustakaan deposit. Melalui Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, Perpusnas menjadi lembaga deposit karya cetak dan karya rekam Indonesia. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan juga menguatkan fungsi Perpusnas sebagai perpustakaan deposit. Dengan berdasarkan dua undang-undang ini, Perpusnas menjadi lembaga yang bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan bibliografi nasional. Undang-Undang tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, atau yang sering disebut sebagai UU Deposit, merupakan kekuatan hukum yang paling kuat bagi Perpusnas untuk melakukan pengawasan bibliografi nasional. Terlepas dari beberapa penilaian untuk melakukan peninjauan kembali UU Deposit yang dinilai sudah tidak mampu mengakomodasi perkembangan yang ada, UU Deposit yang sudah ada ini sendiripun belum terlaksanakan secara maksimal (Maryam, 2007). Pengawasan bibliografi nasional dinilai belum dilaksanakan secara maksimal. Para penerbit dan pengusaha rekaman belum banyak tersosialisasikan dan tersadarkan akan fungsinya pengawasan bibliografi nasional. Melalui dua undang-undang ini, Perpusnas dimungkinkan mempunyai seluruh judul terbitan baik tercetak maupun terekam dari seluruh penerbit dan pengusaha rekaman yang ada di Indonesia. Perpusnas juga dimungkinkan mempunyai seluruh judul karya warga negara Indonesia yang diterbitkan di luar negeri dan dimungkinkan mempunyai seluruh karya mengenai Indonesia yang diimpor. Kemungkinan-kemungkinan ini sudah diatur dalam dua undang-undang ini. Dengan kemungkinan dimilikinya seluruh terbitan seperti yang diungkap, sudah selayaknya Perpusnas menjadi sumber dari pengatalogan salin. Saat ini, Perpusnas membuka metadata cantuman bibliografi hasil dari pengatalogannya. Siapa pun, baik organisasi atau individu, dapat mengunduh metadata dari setiap cantuman bibliografi koleksi Perpusnas. INLIS, sistem otomasi perpustakaan yang digunakan Perpusnas saat ini, memungkinkan untuk membuka metadata cantuman bibliografi. Gambar 2 menunjukkan tampilan detail dari katalog online Perpusnas. Katalog online ini dapat diakses melalui alamat opac.perpusnas.go.id. Dari gambar di atas terlihat, di sisi kanan, terdapat menu untuk mengunduh metadata katalog dengan berbagai format, yaitu format MARC, MOD, dan Dublin Core. Tiga format data ini dipilih karena tiga format data yang banyak digunakan oleh perpustakaan. Dengan demikian, keterbukaan Perpusnas dalam metadata ini dapat digunakan oleh perpustakaan, khususnya perpustakaan di Indonesia untuk melakukan pengatalogan salin. Selain itu, Perpusnas juga menyediakan KIN online. Dalam pengantar di web KIN online, disebutkan bahwa KIN merupakan gabungan data katalog koleksi seluruh perpustakaan di Indonesia. Lalu disebutkan pula bahwa: “Tujuan pembangunan KIN adalah agar masyarakat dapat menemukan data bahan perpustakaan yang diperlukannya, sekaligus mengetahui lokasi bahan perpustakaan tersebut. Dalam lingkup nasional, KIN diharapkan dapat mencerminkan kondisi koleksi bahan perpustakaan dalam skala nasional. KIN dapat terwujud secara lengkap dan akurat jika seluruh perpustakaan di Indonesia bersedia berpartisipasi untuk memberikan atau menyediakan akses ke pangkalan data katalog koleksi perpustakaan.” Melihat penjelasan ini, maka jelas bahwa KIN bertujuan untuk menggabungkan katalog dari berbagai perpustakaan seluruh Indonesia. Hal ini memungkinkan terjadinya cantuman bibliografi yang kaya. Walaupun ditemukan dokumen yang sama di beberapa perpustakaan, namun dengan kekhasan masing-masing kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan di Indonesia seharusnya banyak akan ditemukan cantuman bibliografi yang tidak akan ditemukan di perpustakaan lain. Dengan demikian, KIN dapat menjadi sumber pengatalogan salin. Hal ini diperjelas oleh Isyanti (2011) yang menyatakan bahwa salah satu tujuan dari adanya KIN adalah menyediakan layanan pengatalogan salin bagi perpustakaan yang membutuhkan. Dari gambar 3 (a) dan (b) di atas memperlihatkan tampilan detail dari cantuman bibliografi KIN online. KIN online dapat diakses melalui alamat kin.perpusnas.go.id. Di bagian atas terdapat pilihan sheet format MARC dan XML. Data yang di atas merupakan data dari katalog Perpustakaan Kabupaten Kulon Progo. Setelah memilih salah satu sheet tersebut, maka di sisi kanan atas terdapat pilihan untuk mengunduh format yang diinginkan. Satu lagi yang dapat digunakan adalah BNI online. Dalam web BNI online disebutkan bahwa “BNI merupakan kumpulan data bibliografis terbitan atau publikasi yang diterbitkan di Indonesia.” Disebutkan lebih lanjut bahwa: “BNI berfungsi sebagai sarana kendali bibliografis (bibliographic control) di Indonesia. Tujuan pembangunan BNI adalah untuk mengetahui kondisi penerbitan di Indonesia, mencakup jumlah penerbit yang ada, kuantitas terbitan dari waktu ke waktu, subjek atau topik atau genre yang paling banyak ditulis atau diproduksi. Tegasnya, kendali bibliografis dalam bentuk BNI ini diperlukan untuk mengetahui khazanah intelektual bangsa.” Gambar 4 merupakan tampilan detail cantuman bibliografi BNI online. Dalam gambar di atas, cantuman bibliografi tersebut merupakan cantuman bibliografi dari perpustakaan umum Sulawesi Tenggara. Mirip dengan tampilan di KIN, terdapat sheet MARC yang dapat dipilih. Ketika dipilih, akan keluar metadata dengan format MARC. Kekurangannya dalam BNI online ini tidak terdapat fasilitas unduh format. ### Sosialisasi Pengatalogan Salin Penulis mendapatkan masukan dari seorang teman yang bekerja di Bagian Pengolahan Bahan Pustaka Perpusnas, bahwa terdapat pustakawan senior yang merupakan ahli pengatalogan salin. Untuk itu, pada tanggal 9 Mei 2016, penulis melakukan wawancara dengan pustakawan senior tersebut. Memang benar Perpusnas mempunyai metadata cantuman bibliografis yang diberikan secara gratis. Perpustakaan lain dapat mengambil metadata tersebut lalu mengubahnya sedikit sesuai dengan kebijakan organisasi lokal dan memasukkannya ke dalam pangkalan data mereka. Terkait sosialisasi, merupakan hal yang kompleks karena ada faktor pembagian tugas dalam struktur di Perpusnas. Perpusnas—dalam hal ini Bagian Pengolahan Bahan Pustaka—sudah melakukan sosialisasi pengatalogan salin. Sosialisasi dilakukan melalui jalur formal maupun tidak formal. Tidak formal di sini maksudnya sosialisasi dalam komunikasi informal dengan pustakawan yang bekerja di berbagai perpustakaan. Sementara, untuk sosialisasi formal, Bagian Pengolahan bekerja sama dengan Bagian Kerja Sama Perpustakaan dan Otomasi. Kedua bagian ini bekerja sama dalam melakukan Bimbingan Teknis E-Library, di mana salah satu muatannya adalah mengajarkan penggunaan sistem otomasi perpustakaan yang dikelola Perpusnas, yaitu INLIS (Integrated Library System) Lite yang digunakan oleh perpustakaan daerah . Dalam INLIS Lite ini, terdapat fasilitas untuk menggunakan pengatalogan salin. Dengan demikian, sosialisasi dilakukan satu paket dengan sistem otomasi perpustakaannya. Ketika ditanya lebih lanjut, bagaimana rencana sosialisasi ke depan, peneliti dirujuk kepada atasannya. Setelah digambarkan secara garis besar bahasan pembicaraan peneliti sebelumnya, dinyatakan bahwa sosialisasi pengatalogan salin bukan merupakan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) Bagian Pengolahan Bahan Pustaka. Kegiatan tersebut merupakan Tupoksi Bagian Kerja Sama Perpustakaan dan Otomasi. Atas dasar ini, peneliti mewawancarai Kepala Bidang Kerja Sama Perpustakaan dan Otomasi. Ketika dikonfirmasi tupoksi sosialisasi pengatalogan salin, diiyakan bahwa kegiatan tersebut merupakan tupoksi bagiannya. Dijelaskan bahwa pengatalogan salin merupakan bagian dari pengembangan e-library yang dicanangkan oleh Perpusnas. Perpusnas dalam rencana kerja pengembangan e-library 2010-2014 memfokuskan pada integrasi pangkalan data dari sebanyak mungkin dari seluruh perpustakaan di Indonesia. Hal ini dapat dilihat dalam KIN dan BNI yang sudah online. Dengan mendorong pengintegrasian pangkalan data dari berbagai perpustakaan, Perpusnas menawarkan pangkalan data yang besar yang diharapkan mampu mencakup bibliografi yang ada di Indonesia. Dengan demikian, dengan fasilitas di KIN dan BNI yang dapat mengunduh metadata dari suatu dokumen, maka pengatalogan salin dapat dilakukan oleh banyak perpustakaan. Sosialisasi yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. **Workshop** Kegiatan workshop dilakukan untuk memfokuskan pada urusan teknis. Target pesertanya adalah para pustakawan dari berbagai perpustakaan di seluruh Indonesia. Dalam workshop, materi yang diberikan tidak berhenti pada level konseptual. Di sini juga diberikan keterampilan teknis yang diperlukan dalam pengembangan e-library yang merupakan paket dari pengatalogan salin. 2. **Lokakarya** Kegiatan lokakarya dilakukan untuk memfokuskan pada urusan kebijakan dan pengambilan keputusan. Target pesertanya adalah para pimpinan perpustakaan termasuk pimpinan organisasi yang membawahi unit perpustakaan. Jika para pustakawan yang berada di level operasional sudah memahami dan mampu mengoperasikan e-library, maka pimpinan harus mendukung dan menelurkan kebijakan yang sesuai. Faktor pimpinan sangat berpengaruh, karena kuasa anggaran, kegiatan, sumber daya manusia dan lain-lainnya berada di bawah kendalinya. Harapannya melalui lokakarya yang dilakukan, pimpinan akan mendukung penuh pengembangan e-library nasional dengan pemahaman dan didasari kesadaran kebutuhan pengembangan e-library yang kuat. 3. **Bimbingan Teknis** Kegiatan bimbingan teknis dilakukan sebagai supervisi dari jalannya pengembangan e-library. Jadi bimbingan teknis diberikan kepada perpustakaan yang sudah memutuskan untuk mendukung dan menerapkan pengembangan e-library dalam perpustakaannya. Bimbingan teknis inilah yang merupakan kerja sama dari Bidang Kerja Sama Perpustakaan dan Otomasi dengan Bidang Pengolahan Bahan Pustaka. Selanjutnya, pada tahap rencana kerja 2015-2019, pengembangan e-library memfokuskan pada tahap menciptakan interoperabilitas dari pangkalan data yang dipunyai perpustakaan di Indonesia. Interoperabilitas dilakukan sebagai lanjutan dari integrasi. Integrasi memerlukan kemampuan membaca berbagai format metadata yang digunakan oleh perpustakaan. Kemampuan membaca ini yang dikenal dengan istilah interoperabilitas. Di awal dari rencana kerja ini, Perpusnas sudah meluncurkan Indonesia OneSearch. Indonesia OneSearch ini merupakan tampilan kedua dari KIN dan BNI dengan sudah ditambahkan pangkalan data yang full-text. Indonesia OneSearch ini menggunakan protokol OAI-PMH atau the Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting. OAI-PMH ini memungkinkan untuk mengambil metadata dari berbagai format yang digunakan pangkalan data. Menurut Pendit (2007), OAI-PMH ini adalah semacam standar yang dapat diikuti oleh para pembuat antarmuka web bagi kepentingan penyimpanan dan penemuan kembali e-print (dokumen digital). Sebagai suatu standar, OAI-PMH merupakan salah satu contoh upaya interoperabilitas yang cukup berhasil. Jika pangkalan data dokumen digital mengikuti standar OAI-PMH, maka mesin pengumpul (harvesters) dapat menarik informasi metadata dokumen digital tersebut. ### Penggunaan Sumber Pengatalogan Salin Sumber pengatalogan salin sudah diberikan dan juga telah dilakukan sosialisasi serta bimbingan teknis. Lalu bagaimana penggunaan sumber pengatalogan salin yang telah disediakan oleh Perpusnas Berdasarkan informasi yang diberikan, nampak beberapa pustakawan menggunakan Perpusnas sebagai sumber pengatalogan salin. Hal ini diketahui melalui komunikasi informal yang dilakukan oleh beberapa pustakawan Bagian Pengolahan Bahan Pustaka Perpusnas dengan berbagai pustakawan di perpustakaan yang menanyakan bagaimana penggunaan sumber pengatalogan salin Perpusnas, contohnya Perpustakaan Institut Pertanian Bogor. Namun tidak diketahui apakah pengatalogan salin ini telah menjadi kebijakan lembaga perpustakaan atau hanya menjadi inisiatif individual dari pustakawan di bagian pengolahan saja. Peneliti sendiri ketika menjadi pustakawan di perusahaan swasta juga melakukan pengatalogan salin dengan sumber dari Perpusnas. Proses yang dilakukan oleh pustakawan dalam melakukan pengatalogan salin tersebut adalah mengunduh format MARC lalu memasukkannya dalam pangkalan data di perpustakaannya. Selanjutnya mereka melakukan beberapa penyesuaian berdasarkan kebijakan perpustakaannya. Penyesuaian metadata yang telah disalin termasuk melakukan pengeditan jika ada kesalahan pengetikan. Menurut Beall dan Kafadar (2004), perpustakaan yang melakukan pengatalogan salin dapat juga menyalin kesalahan pengetikan yang telah dibuat dalam cantuman. Kesalahan pengetikan yang terjadi dalam pengatalogan umumnya pada pengetikan deskripsi dan pengetikan coding (Bade dalam Beall dan Kafadar, 2004). Dari 500 cantuman bibliografis yang dijadikan sampel, Beall dan Kafadar menemukan sebesar 35,8% cantuman bibliografis dibenarkan dari kesalahan pengetikan. Sementara 64,2% cantuman bibliografis lainnya tidak pernah dibenarkan dari kesalahan yang ada. Dengan demikian, penggunaan sumber pengatalogan salin dari Perpusnas memberikan kemudahan bagi perpustakaan untuk memperkaya koleksi mereka, meskipun tetap diperlukan perhatian terhadap kualitas metadata yang digunakan. Penggunaan sumber pengatalogan salin dari Perpusnas memberikan kemudahan bagi perpustakaan untuk memperkaya koleksi mereka, meskipun tetap diperlukan perhatian terhadap kualitas metadata yang digunakan. Selain itu, penting bagi perpustakaan untuk melakukan evaluasi berkala terhadap metadata yang diunduh agar kesalahan pengetikan atau informasi yang tidak akurat dapat diminimalisir. Pustakawan juga disarankan untuk berkolaborasi dan berbagi pengalaman dalam penggunaan sumber pengatalogan salin ini, sehingga dapat saling memberikan masukan dan perbaikan. Dengan adanya forum atau komunitas pustakawan, diharapkan dapat tercipta standar yang lebih baik dalam pengatalogan salin di seluruh perpustakaan di Indonesia. Keberadaan sumber pengatalogan salin ini juga dapat mendorong perpustakaan untuk lebih aktif dalam mengembangkan koleksi mereka, serta meningkatkan layanan kepada pengguna. Dengan memanfaatkan metadata yang tersedia, perpustakaan dapat lebih cepat dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat. Akhirnya, pengembangan sistem dan teknologi informasi yang mendukung pengatalogan salin juga perlu diperhatikan. Perpustakaan harus terus beradaptasi dengan perkembangan teknologi agar dapat memanfaatkan sumber daya yang ada secara optimal. Hal ini akan berkontribusi pada peningkatan kualitas layanan perpustakaan dan kepuasan pengguna.

Sumber pengatalogan salin yang disediakan Perpusnas, yaitu katalog online yang dapat diakses di opac.perpusnas.go.id, katalog induk nasional yang dapat diakses di kin.perpusnas.go.id, dan bibliografi nasional Indonesia yang dapat diakses di bni.perpusnas.go.id. Ketiga sumber ini merupakan keluaran dari fungsi pengawasan bibliografi yang dilakukan Perpusnas. Fungsi pengatalogan salin tergabung dalam fungsi e-library yang dikembangkan Perpusnas. Saat ini, pengembangan e-library masuk dalam tahap kedua, yaitu tahap yang memfokuskan pada interoperabilitas setelah sebelumnya dalam tahap pertama memfokuskan pada integrasi. Sosialisasi termasuk dalam pengembangan e-library. Sosialisasi menyasar kepada ke setiap level dalam perpustakaan, yaitu level pengambil kebijakan dan pelaksana kebijakan. Pengembangan ini di Perpusnas dilakukan oleh Bidang Kerja Sama Perpustakaan dan Otomasi. Sumber pengatalogan salin Perpusnas sudah digunakan oleh beberapa perpustakaan perguruan tinggi. Penggunaan ini dipengaruhi kebijakan perpustakaan di mana pustakawan bekerja. Walaupun secara teori pengatalogan salin mempunyai banyak keuntungan, aplikasinya secara umum, baik di Indonesia maupun di luar Indonesia, ternyata masih jarang perpustakaan yang melakukan pengatalogan salin.