Kegiatan Katalogisasi dalam Pengolahan Koleksi DVD Film di Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung

Perpustakaan merupakan sumber informasi dan sumber pengetahuan bagi para penggunanya. Menurut Pawit M. Yusuf, fungsi utama perpustakaan yaitu sebagai sumber informasi bagi pengguna (Yusuf 2010) . Aktivitas dalam perpustakaan yang dilakukan pengguna utamanya adalah pencarian informasi dari bahan pustaka atau koleksi yang terdapat di perpustakaan. Dalam pencarian informasi, pengguna terlebih dahulu mencari letak dari informasi yang dibutuhkan. Untuk memudahkan pengguna dalam mencari koleksi yang dibutuhkan, sebelumnya pengolahan koleksinya harus tepat dan sesuai agar dapat memudahkan temu kembali informasi. Dalam kegiatan pengolahan koleksi perpustakaan, terdapat dua kegiatan yang utamanya dilakukan oleh seluruh perpustakaan yaitu katalogisasi dan klasifikasi. Kegiatan katalogisasi ini menghasilkan katalog yang merupakan data bibliografis dari bahan pustaka atau koleksi. Katalog akan memudahkan pengguna untuk mencari koleksi dan mengenali bahan pustaka atau koleksi yang dibutuhkan. Seperti yang dikatakan oleh Taylor, katalogisasi ini perlu dilakukan karena merupakan kegiatan penting dalam pengawasan bibliografi (informasi tentang bahan pustaka) yang bertujuan untuk memberikan kemudahan temu kembali bahan pustaka (Taylor 2004). Menurut Suwarno, hal itu dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin oleh pemustaka (Suwarno 2010) . Kegiatan katalogisasi menghasilkan kartu katalog yang berisi informasi bahan pustaka. Dalam era perkembangan teknologi, kegiatan katalogisasi juga ikut berkembang. Dalam perkembangan ini, kegiatan katalogisasi sudah menggunakan komputer dan jaringan internet untuk mendukung prosesnya. Perpustakaan Pusat Data dan Dokumentasi (PDDI) Kawasan Bandung yang dinaungi oleh Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) merupakan salah satu perpustakaan khusus yang juga melakukan katalogisasi dalam pengolahan koleksinya. Kegiatan katalogisasi di Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung sudah menggunakan teknologi dalam prosesnya. Koleksi yang akan diolah sebagian besar adalah koleksi elektronik DVD Film, karena Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung terfokus pada pengadaan dan pengembangan koleksi elektronik dan digital untuk menyeimbangi perkembangan teknologi saat ini. Kegiatan katalogisasi yang dilakukan menggunakan pedoman RDA (Resource Descripction and Access) yang merupakan pengembangan dari pedoman katalogisasi sebelumnya yaitu AACR2 (Anglo American Cataloging Rule 2). Belum banyak perpustakaan yang menggunakan pedoman RDA (Resource Descripction and Access) karena prosesnya yang lebih banyak dibandingkan dengan AACR2 (Anglo American Cataloging Rule 2). Hal itulah yang mebuat perpustakaan ini menarik untuk dibahas dan diketahui mengenai proses dalam kegiatan katalogiasi dalam pengolahan koleksi DVD Film yang dimiliki oleh Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung

Kegiatan katalogisasi dalam pengolahan koleksi DVD film berbasis Resource Description and Access (RDA) di Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung, tidak hanya melewati satu tahapan tetapi melewati beberapa tahapan baik secara konvensional maupun online. Berikut penjabaran tahapan kegiatan katalogisasi: Tabel 1. Tahapan Kegiatan Katalogisasi Tahapan Kegiatan Pengisian Form RDA Rincian Kegiatan- Menentukan subjek dari koleksi film yang akan di entri datanya.- Melengkapi kolom – kolom form RDA yang telah disediakan.- Menentukan nomor klasifikasi UDC Tahapan Kegiatan Validasi form Entri Data Form RDA Rincian Kegiatan- Memeriksa kelengkapan form yang telah diisi dengan rincian koleksi film- Memvalidasi form katalog yang sudah sesuai.- Penginputan data form katalog ke dalam aplikasi inlislite Tahapan kegiatan diatas merupakan prosedur katalogisasi dan tahapan yang saling berhubungan satu sama lain. Berikut merupakan penjelasan rincian kegiatan dari tahapan–tahapan kegiatan yang sudah disebutkan, yaitu: Pengisian Form Katalog RDA 1. Menentukan subjek koleksi film Menentukan subjek dari koleksi film adalah tahapan yang mengawali bagian dari proses katalogisasi. Kegiatan ini dilakukan dengan menonton keseluruhan film dan membaca sinopsis yang tertera di bagian belakang kemasan koleksi film. Penentuan subjek film ini tidak hanya dilakukan satu kali tetapi bisa beberapa kali menonton film yang sama untuk mendapatkan subjek yang tepat dan mewakili isi dari koleksi film tersebut. Kegiatan menentukan subjek ini akan menguras waktu karena satu f ilm bisa ditonton berulang kali tidak seperti koleksi buku atau koleksi tercetak lain yang dapat dibaca sekali dan mendapatkan inti dan menjadi sebuah subjek. Proses penentuan subjek ini membutuhkan ketelitian dan kesabaran yang baik karena prosesnya yang panjang bergantung pada durasi f ilm dan jalan cerita film untuk mendapatkan subjek yang paling tepat. 2. Melengkapi kolom - kolom form RDA Proses ini merupakan proses kedua setelah mengidentifikasi subjek dari koleksi film. Dalam form katalog ini terdiri dari beberapa kolom yang harus dilengkapi sesuai dengan kebijakan dan kesepakatan pustakawan di Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung yang melakukan kegiatan pengolahan koleksi. Dalam pengisian form, terdapat beberapa kolom atau entitas yang sudah dipilih karena kebijakan dan kesepakatan yang dibuat oleh Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung sesuai dengan kebutuhan dan pengolahan koleksi. Alasan lain juga dikarenakan, koleksi yang diproses adalah koleksi film sehingga kolom – kolom form yang diisi tertentu saja. Berikut penjabaran kolom yang dilengkapi dalam form katalog pemroresan koleksi DVD film: Tabel 2. Form RDA Untuk Katalogisasi Field 020 (R) RDA Element Penomoran Standar 040 (NR) Sumber Pengkatalogan 043 (NR) Kode Bahasa 082 (NR) Nomor Panggilan Desimal (UDC) 110 (NR) Kreator (Badan Korporasi) Keterangan Penomoran standar yang sudah ditentukan International Standard Audiovisual Number (ISAN) Diisi dengan sumber atau tempat pengkatalogan dengan kode “JBPKBJI” Diisi dengan kode bahasa sesuai dengan bahasa film. Diisi dengan nomor klasifikasi UDC sesuai dengan tajuk subjek. Diisi dengan badan atau lembaga yang membuat film 245 (NR) Judul dan Keterangan Penanggung Jawab 250 (NR) Pernyataan Edisi 264 (R) Publikasi (Penerbit/ Distributor/Produksi/Hak Cipta) Diisi dengan judul film dan keterangan lembaga yang membuat. Diisi dengan edisi film jika tersedia. Diisi dengan nama lembaga penerbit/ distributor/produser dari film. 300 (R) 336 (R) 337 (R) 338 (R) Deskripsi fisik (Jangkauan, Ilustrasi, Dimensi) Jenis Isi Jenis Media Jenis Wadah 520 (NR) Catatan Ringkasan 542 (R) Catatan Informasi Hak Cipta Diisi dengan deskripsi warna, dimensi f ilm, jenis cakram dan durasi film. Diisi dengan pernyataan “Citra bergerak dua dimensi “ Diisi dengan jenis media yaitu Video Diisi dengan jenis wadah dari film yaitu Cakram Video Diisi dengan ringkasan dari isi film. Diisi dengan “Hak Cipta Pengarang” dan “Hak Cipta Penerbit Field 650 (R) 651 (R) 700 (R) 710 (R) 850 (R) 856 (R) 990 (R) RDA Element Subjek (topik) Subjek (Nama Geografis) Kontributor (Nama Orang) Kontributor (Badan Korporasi) Badan Yang Memiliki Akses dan Lokasi Elektronik Nomor Induk Keterangan Diisi dengan tajuk subjek yang sesuai dengan isi film. Minimal mencantumkan tiga subjek terkait dengan isi film. Diisi dengan letak geografis sesuai dengan lokasi isi film. Diisi dengan keseluruhan nama orang yang berkontribusi di dalam film tersebut. Diisi dengan lembaga yang ikut berpartisipasi dalam film tersebut. Diisi dengan “Kepustakaan Kawasan Bandung” Diisi dengan alamat akses elektronik koleksi film yaitu “digilib.bit.lipi.go.id/sme” Diisi dengan nomor induk koleksi film sesuai urutan yang diberikan staff. 3. Menentukan nomor klasifikasi dengan Universal Decimal Classification (UDC) Setelah melakukan kedua tahap awal, dilakukanlah untuk menentu kan penomoran klasifikasi UDC dengan melihat tajuk subjek yang sudah ditentukan sebelumnya. Menggunakan indeks klasifikasi UDC, dapat mencari subjek yang dituju penomorannya untuk selanjutnya dicari pada pedoman klasifikasi UDC. Dalam pencarian nomor klasifikasi ini, yang memenuhi adalah tajuk subjek yang spesifik sehingga nomor klasifikasi yang didapatkan adalah nomor klasifikasi istilah utama dari film. Karena memakai pedoman UDC, sehingga nomor klasifikasi subjek pendukung dapat ditambahkan di belakang nomor klasifikasi utama dengan simbol titik dua (:). Jika ada keterangan tempat dan jenis media juga dapat ditambahkan setelah subjek tambahan dengan tanda kurung (). Dalam kegiatan klasifikasi ini, kuncinya adalah dari langkah per tama yaitu penentuan subjek harus tepat dan sesuai dengan isi dari film. Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung memiliki alasan mengapa mereka menggunakan UDC karena, tajuk subjek dalam film itu cukup spesifik hingga ke media yang digunakan sehingga, UDC dianggap paling tepat untuk menjadi pedoman klasifikasi untuk koleksi DVD film. Tajuk subjek yang utama tidak harus panjang, namun dapat mewakili keseluruhan isi f ilm, sehingga penomoran klasifikasinya menjadi singkat dan tepat. Subjek tambahan, letak geografis dan jenis media juga dicantumkan agar spesifik. Validasi Form Katalog RDA Sebelum dilakukan entri data ke dalam sistem secara online, perlu dilakukan oleh validasi dan pengecekan ulang isi dari form. Pengecekan ini bertujuan agar informasi yang dimasukkan ke dalam kolom – kolom form katalog sudah benar sesuai dengan deskripsi film. Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, jika masih belum tepat harus diperbaiki lagi kemudian divalidasi lagi sampai benar – benar tepat. Ketika informasi dalam kolom – kolom form sudah tepat, maka Pustakawan Madya, sebagai petugas yang memvalidasi akan memberikan tanda tangan pada form dan masuk ke tahap selanjutnya yaitu entri data secara online dengan sistem inlislite. Entri Data Form Katalogisasi ke dalam Inlislite (Integrated Library System) Langkah terakhir dalam kegiatan katalogisasi koleksi DVD film berbasis RDA ini adalah menginput atau memasukkan data dari hasil entri pada form katalog ke aplikasi Inlislite. Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung menggunakan inlinslite ini sebagai sistem otomasi perpustakaan. Inlislite (Integrated Library System) merupakan perangkat lunak yang diciptakan dan dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas) pada tahun 2011. Proses penginputan data katalog dilakukan dengan membuka situs yang telah disediakan. Setelah terbuka, tampilan utama inlislite backoffice serta terdapat informasi log in ke dalam sistem menggunakan username dan password. Setelah melakukan log in, tampilan selanjutnya adalah informasi mengenai data statistic koleksi yang sudah diinput datanya ke dalam sistem inlislite serta data kunjungan yang terintegrasi dengan komputer pengunjung. Untuk melakukan entri data katalog, klik katalog di sisi kiri untuk menampilkan form katalog online. Setelah memilih entri katalog untuk menjadi pedoman klasifikasi untuk koleksi DVD film. Tajuk subjek yang utama tidak harus panjang, namun dapat mewakili keseluruhan isi f ilm, sehingga penomoran klasifikasinya menjadi singkat dan tepat. Subjek tambahan, letak geografis dan jenis media juga dicantumkan agar spesifik. Validasi Form Katalog RDA Sebelum dilakukan entri data ke dalam sistem secara online, perlu dilakukan oleh validasi dan pengecekan ulang isi dari form. Pengecekan ini bertujuan agar informasi yang dimasukkan ke dalam kolom – kolom form katalog sudah benar sesuai dengan deskripsi film. Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, jika masih belum tepat harus diperbaiki lagi kemudian divalidasi lagi sampai benar – benar tepat. Ketika informasi dalam kolom – kolom form sudah tepat, maka Pustakawan Madya, sebagai petugas yang memvalidasi akan memberikan tanda tangan pada form dan masuk ke tahap selanjutnya yaitu entri data secara online dengan sistem inlislite. Entri Data Form Katalogisasi ke dalam Inlislite (Integrated Library System) Langkah terakhir dalam kegiatan katalogisasi koleksi DVD film berbasis RDA ini adalah menginput atau memasukkan data dari hasil entri pada form katalog ke aplikasi Inlislite. Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung menggunakan inlinslite ini sebagai sistem otomasi perpustakaan. Inlislite (Integrated Library System) merupakan perangkat lunak yang diciptakan dan dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas) pada tahun 2011. Proses penginputan data katalog dilakukan dengan membuka situs yang telah disediakan. Setelah terbuka, tampilan utama inlislite backoffice serta terdapat informasi log in ke dalam sistem menggunakan username dan password. Setelah melakukan log in, tampilan selanjutnya adalah informasi mengenai data statistic koleksi yang sudah diinput datanya ke dalam sistem inlislite serta data kunjungan yang terintegrasi dengan komputer pengunjung. Untuk melakukan entri data katalog, klik katalog di sisi kiri untuk menampilkan form katalog online. Setelah memilih entri katalog untuk menjadi pedoman klasifikasi untuk koleksi DVD film. Tajuk subjek yang utama tidak harus panjang, namun dapat mewakili keseluruhan isi f ilm, sehingga penomoran klasifikasinya menjadi singkat dan tepat. Subjek tambahan, letak geografis dan jenis media juga dicantumkan agar spesifik. Validasi Form Katalog RDA Sebelum dilakukan entri data ke dalam sistem secara online, perlu dilakukan oleh validasi dan pengecekan ulang isi dari form. Pengecekan ini bertujuan agar informasi yang dimasukkan ke dalam kolom – kolom form katalog sudah benar sesuai dengan deskripsi film. Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, jika masih belum tepat harus diperbaiki lagi kemudian divalidasi lagi sampai benar – benar tepat. Ketika informasi dalam kolom – kolom form sudah tepat, maka Pustakawan Madya, sebagai petugas yang memvalidasi akan memberikan tanda tangan pada form dan masuk ke tahap selanjutnya yaitu entri data secara online dengan sistem inlislite. Entri Data Form Katalogisasi ke dalam Inlislite (Integrated Library System) Langkah terakhir dalam kegiatan katalogisasi koleksi DVD film berbasis RDA ini adalah menginput atau memasukkan data dari hasil entri pada form katalog ke aplikasi Inlislite. Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung menggunakan inlinslite ini sebagai sistem otomasi perpustakaan. Inlislite (Integrated Library System) merupakan perangkat lunak yang diciptakan dan dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas) pada tahun 2011. Proses penginputan data katalog dilakukan dengan membuka situs yang telah disediakan. Setelah terbuka, tampilan utama inlislite backoffice serta terdapat informasi log in ke dalam sistem menggunakan username dan password. Setelah melakukan log in, tampilan selanjutnya adalah informasi mengenai data statistic koleksi yang sudah diinput datanya ke dalam sistem inlislite serta data kunjungan yang terintegrasi dengan komputer pengunjung. Untuk melakukan entri data katalog, klik katalog di sisi kiri untuk menampilkan form katalog online. Setelah memilih entri katalog RDA dan muncul data bibliografis, langkah selanjutnya memasukkan data form katalog yang sudah dibuat manual dan divalidasi sebelumnya dan memindahkannya sesuai dengan field. Jika field yang akan diisi tidak tersedia di form online, maka harus menambahkan tag yang berada di bawah tulisan “Data Bibliografis”. Setelah semua data yang berada pada form sebelumnya dipindahkan dan diinput ke dalam katalog online dalam inlislite, maka langkah selanjutnya adalah menyimpan data katalog yang sudah diinput dengan menekan “simpan” dan data yang sudah diinput akan otomatis tersimpan dalam database. Setelah disimpan, hasil dari entri data katalog DVD film yang diinput ke dalam database inlislite dan dapat dilihat hasilnya di OPAC. Oleh karena itu, kegiatan katalogisasi ini sangat penting untuk memudahkan pengguna mencari informasi terkait dengan koleksi DVD film di Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung. Walaupun, pada saat entri katalog RDA ini lebih rumit daripada AACR2 namun, hasilnya pengguna dapat lebih mudah mencari informasi dari satu ke yang lain karena dalam sistem ini, mendukung untuk mencari informasi yang berkaitan satu sama lain

Katalogisasi merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting di perpustakaan sebagai entri bibiliografis dan sebagai sarana temu kembali informasi bagi para pengguna. Kegiatan katalogisasi koleksi DVD Film di Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung sangat baik, karena dalam penyelenggaraannya, pedoman dan sistem otomasi yang digunakan sangat mengedepankan kepentingan dari pengguna. Berbeda dengan AACR2, RDA memiliki lebih banyak entri data dan kolom untuk mengisi informasi namun, hal ini bermanfaat untuk temu kembali informasi agar lebih spesifik dalam mencari informasi yang dibutuhkan. Dalam kegiatan ini, kegiatan katalogisasi koleksi DVD Film banyak memakan waktu selain isi form katalogisasi yang lebih banyak, dari penilihan tajuk subjek film juga memakan waktu karena harus menonton film dan memahami isi film agar dapat menarik subjek. Tetapi, selain kekurangan itu kelebihannya adalah informasi dapat lebih mudah dicari dan pedoman dan sistem yang digunakan Kepustakaan PDDI LIPI Kawasan Bandung juga menyeimbangkan dengan perkembangan teknologi informasi yang saat ini digunakan