PENGELOLAAN E - CONFERENCE DENGAN APLIKASI OPEN CONFERENCE SYSTEM; PENGEMBANGAN PENERBITAN PROSIDING ONLINE DI INDONESIA

Selain jurnal, makalah hasil konferensi atau seminar juga menjadi salah satu publikasi ilmiah yang menjadi output lembaga, khususnya di institusi pendidikan tinggi dan lembaga penelitian dan pengembangan (litbang). Pada lembaga tersebut, kegiatan konferensi, seminar, dan pertemuan ilmiah sejenisnya telah menjadi agenda kegiatan rutin tahunan (minimal satu tahun sekali). Saat ini, berbagai institusi pendidikan dan litbang di Indonesia berlomba-lomba menyelenggarakan konferensi dan pertemuan ilmiah sejenisnya guna meningkatkan kerjasama penelitian ataupun kegiatan ilmiah lainnya, baik dalam skala nasional maupun internasional. Selain itu, publikasi hasil konferensi juga menjadi salah satu indikator suatu lembaga itu masih eksis. Ketika hasil konferensi diterbitkan dan dipublikasikan ke media cetak dan elektronik, animo masyarakat untuk menggali informasi publikasi hasil konferensi akan semakin tinggi. Dalam hal ini menemukan sumber informasi yang ada di makalah/prosiding untuk bahan penelitian atau penulisan ilmiah. Pada penyelenggaraan konferensi, tentunya institusi/lembaga tidak hanya menginginkan kegiatannya berjalan lancar dan sukses, tetapi juga menghasilkan suatu publikasi ilmiah yang berkualitas, apakah berupa kumpulan makalah lengkap ataupun prosiding yang dibukukan. Hal tersebut tentunya akan membutuhkan anggaran kegiatan yang relatif besar dan sumber daya organisasi yang memadai guna kelancaran dan kenyamanan pelaksanaan konferensi. Sebagai output lembaga diharapkan setiap informasi yang tercantum prosiding dapat diakses seluas-luasnya oleh masyarakat global dengan mudah dan cepat serta memberikan dampak besar dalam kemajuan iptek. Agar konten informasi prosiding dapat diakses lebih luas, mudah, dan cepat oleh masyarakat, maka harus diterbitkan secara elektronik dan online. Terkait dengan penyelenggaraan konferensi dan penerbitan makalah/prosiding ini sudah ada suatu aplikasi online untuk hal tersebut, yaitu Open Conference System (OCS). Software OCS bersifat open source dan open access, serta mudah dikelola konten dan fiturnya sesuai kebutuhan penyelenggara konferensi. OCS merupakan salah satu sistem online yang terinstal secara tunggal tetapi dapat digunakan untuk berbagai host kegiatan konferensi, misalnya “PKP Scholarly Publishing Conference” and “Special Topics in Computing” atau “PKP Scholarly Publishing Conference 2007” and “PKP Scholarly Publishing 2008”. Melalui OCS, sistem penjadwalan kegiatan konferensi juga dapat diatur sesuai waktu dan kebutuhan yang telah ditetapkan oleh pihak penyelenggara konferensi. Terkait dengan pengelolaan situs dan konten e-conference, sudah ada administrator situs (site administrator) dan manajer konferensi (conference manager). Administrator situs bertanggung jawab menginstal dan menciptakan situs konferensi, sedangkan manajer konferensi bertanggung jawab mengatur jadwal kegiatan konferensi (PKP, 2008). Melalui OCS, informasi penyelenggaraan konferensi dan penerimaan naskah/makalah call for paper dapat dilakukan secara online. Permasalahannya adalah pengelolaan e-conference di Indonesia belum semarak seperti pengelolaan e-journal. Hal tersebut tentunya menjadi tugas kita bersama, baik pemerintah maupun penyelenggara konferensi. Pemerintah, dalam hal ini Kementerian Riset dan Teknologi-DIKTI; Perpustakaan Nasional; atau Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, perlu berupaya semaksimal mungkin untuk menggalakkan program e-conference untuk penerbitan prosiding elektronik (e-proceeding). Hal tersebut dapat dilakukan sebagaimana mewajibkan pengelola jurnal untuk menerbitkan e-journal jika ingin terakreditasi terbitannya. Upaya ini perlu dilakukan mengingat publikasi jurnal dan prosiding memiliki beberapa persamaan, yaitu sama-sama hasil kajian atau penelitian yang melalui proses editing dan peer-review; serta memiliki informasi mutakhir di bidang iptek. Sedangkan perbedaannya hanya pada waktu terbitnya, jurnal harus terbit secara periodik (berkala) dan prosiding tidak harus terbit secara periodik (tergantung pada kemampuan lembaga/organisasi). Berdasarkan uraian di atas, kajian ini membahas empat hal, yaitu: (1) apa saja yang menjadi ketentuan penyelenggaraan konferensi dan penerbitan prosiding hasil konferensi; (2) berapa jumlah prosiding ber-ISSN yang terbit di Indonesia; (3) bagaimana upaya untuk mengembangkan kegiatan konferensi di Indonesia dengan sistem e-conference?; dan (4) bagaimana pengelolaan e-conference dengan OCS. Agar bahasan lebih fokus untuk menjawab dua hal tersebut, ditetapkan pembatasan kajian, yaitu: pengelolaan e-conference tidak membahas masalah teknis kepanitiaan konferensi dan tahapan operasional OCS (dari instalasi sistem hingga penerbitan prosiding), tetapi lebih menekankan pada aspek manajemen konten informasi penyelenggaraan konferensi secara umum dan urgensinya dalam pengembangan kegiatan e-conference dan penerbitan e-proceeding secara online.

Kajian Deskriptif tentang E-Conference dan OCS Kajian ini bersifat deskriptif dengan pendekatan kualitatif yang sumber datanya berasal dari studi literatur dan praktik. Studi literatur digunakan untuk mencari teori atau pendapat yang relevan dengan pokok bahasan. Studi literatur mengacu pada informasi yang terkait dengan kegiatan konferensi, publikasi hasil konferensi, dan OCS. Berdasarkan hasil penelusuran di internet, diketahui masih sangat sedikit literatur ilmiah yang membahas tentang e-conference dengan OCS sehingga informasi di situs OCS (https://pkp.sfu.ca/ocs/) menjadi dasar bahan kajian ini. Kemudian, untuk mengetahui jumlah prosiding yang terbit di Indonesia, penulis mengambil sampel prosiding ber-ISSN yang ada di database ISSN PDII-LIPI (http://issn.pdii.lipi.go.id/). Pendekatan praktik dilakukan dengan cara simulasi instal, mengelola konten, dan penerbitan makalah call for paper melalui sistem OCS offline. Simulasi pengelolaan e-conference ini menggunakan server lokal XAMPP Control Panel versi v3.2.1 (Gambar 1) dan OCS versi 2.3.5.0, dengan URL database di http://localhost/ocslatihan (Gambar 2). #### Gambar 1. XAMPP Control Panel versi v3.2.1 Ketika simulasi, penulis mencoba untuk mendesain situs dan mengelola konten OCS agar lebih menarik, sehingga hasilnya dapat dilihat pada Gambar 2. #### Gambar 2. Tampilan Simulasi OCS di Server Offline (sumber: http://localhost/ocslatihan) Kemudian, hasil studi literatur dan praktik ini dijabarkan dalam hasil dan pembahasan kajian ini. Hasil dan pembahasan ini menjadi dasar kesimpulan kajian ini.

Ketentuan Kegiatan Konferensi dan Publikasi Hasil Kegiatannya Sebelum membahas tentang upaya pengembangan dan teknis pengelolaan e-conference, terlebih dahulu dijelaskan tentang “konferensi” dan “hasil dari kegiatan konferensi”. Reitz (2014) mendefinisikan konferensi (conference) sebagai pertemuan formal sekelompok individu atau perwakilan dari beberapa badan untuk tujuan membahas topik dan/atau membuat keputusan bersama atas isu-isu yang sedang berkembang. Kegiatan pertemuan sejenis konferensi, antara lain workshop, symposium, exhibition, exposition, festival, athletic contest, scientific expedition, dan sebagainya. Besar kecilnya kegiatan konferensi sangat tergantung pada lingkup skala penyelenggaraannya, apakah konferensi tingkat internasional ataupun tingkat nasional. Berikut ini ada beberapa kriteria dari konferensi, seminar, simposium, atau lokakarya tingkat internasional dan tingkat nasional (Tabel 1). ### Tabel 1. Kriteria Konferensi Tingkat Internasional dan Nasional | Konferensi Tingkat Internasional | Konferensi Tingkat Nasional | |----------------------------------|-----------------------------| | Diselenggarakan oleh asosiasi profesi, atau perguruan tinggi, atau lembaga ilmiah yang bereputasi; | Diselenggarakan oleh asosiasi profesi, atau perguruan tinggi, atau lembaga ilmiah yang bereputasi; | | Steering committee (panitia pengarah) terdiri dari para pakar yang berasal dari berbagai Negara; | Steering committee (panitia pengarah) yang terdiri dari para pakar; | | Bahasa pengantar yang digunakan adalah bahasa resmi PBB (Arab, Inggris, Perancis, Rusia, Spanyol dan Tiongkok); | Bahasa pengantar yang digunakan adalah bahasa Indonesia; | | Pemakalah dan peserta berasal dari berbagai negara (paling sedikit 4 negara). | Pemakalah dan peserta berasal dari berbagai perguruan tinggi/lembaga ilmiah lingkup nasional. | Sumber: Dirjen-DIKTI (2014) Adapun hasil (output) dari kegiatan konferensi, baik tingkat internasional maupun nasional, adalah makalah/prosiding. Rusdi dan Thoha (2012) menjelaskan ada beberapa ketentuan yang terkait dengan publikasi ilmiah berupa makalah seminar/prosiding: (1) penulis tunggal/kolektif bebas; (2) sumber data merupakan hasil kajian/penelitian; (3) struktur penulisan sebagaimana sistematika laporan penelitian; (4) jumlah halaman antara 10-20 halaman; (5) format kertas ukuran kuarto/A4; (6) konsumen/pembaca dari kalangan peneliti/pakar; dan (7) penerbit adalah penyelenggara seminar. Makalah yang dimaksud di sini adalah makalah lengkap call for paper yang sudah dipresentasikan, diedit, direview, di-layout, dan disusun dalam format terjilid hingga menjadi satu kesatuan publikasi utuh tetapi belum memiliki nomor unik terbitan (ISSN/ISBN). Makalah lengkap merupakan tulisan ilmiah yang disusun berdasarkan analisis dan sintesis data hasil litbang dan/atau tinjauan, ulasan/review, kajian, dan pemikiran sistematis yang belum pernah ditulis dan dipublikasikan oleh orang lain serta topik yang dibahas berupa topik baru yang menambah informasi baru dan/atau memperkuat temuan/topik sebelumnya (LIPI, 2012). Sementara itu, prosiding adalah kumpulan KTI yang diterbitkan sebagai hasil suatu pertemuan ilmiah dan telah melalui proses penyuntingan (LIPI, 2014). Menurut Reitz (2014), prosiding merupakan catatan yang dipublikasikan pada acara konferensi, kongres, simposium, atau pertemuan ilmiah lainnya yang disponsori oleh suatu masyarakat atau asosiasi. Biasanya materi prosiding disajikan dalam bentuk abstrak atau laporan ringkas dari makalah yang disajikan kepada para peserta. Informasi prosiding berupa kajian hasil pertemuan atau konferensi yang diselenggarakan secara teratur, baik dalam materi yang disampaikan pada saat pelaksanaan seminar (teknis) maupun proses diskusi dalam suatu konferensi (Magrill, 1984). Suatu publikasi dikatakan prosiding apabila memenuhi persyaratan administratif: (a) mencantumkan tema dan institusi pelaksana seminar; (b) memiliki paling sedikit dua orang editor dan melalui proses editing; dan (c) memiliki ISSN jika seminarnya berkala atau ISBN jika seminarnya tidak berkala, kecuali seminar internasional tanpa perlu memiliki ISBN (LIPI Press, 2014). Kriteria prosiding pun berbeda sesuai dengan lingkup kegiatan konferensi (Tabel 2). ### Tabel 2. Kriteria Prosiding Internasional dan Nasional | Prosiding Internasional | Prosiding Nasional | |-------------------------|--------------------| | Bahasa yang digunakan adalah bahasa resmi PBB (Inggris, Perancis, Spanyol, Arab, Rusia, atau Mandarin). KTI yang ditulis selain dalam bahasa Inggris harus melampirkan abstrak dalam bahasa Inggris atau bahasa Indonesia; | Memuat makalah lengkap; | | Penulis makalah yang dimuat dalam prosiding paling sedikit berasal dari tiga negara dan sekurang-kurangnya 30% tulisan berasal dari dua negara lain; | Ditulis dalam Bahasa Indonesia; | | Prosiding telah melalui proses penyuntingan (editing); | Penulis paling sedikit berasal dari 4 (empat) institusi; | | Penyunting/editor paling sedikit berasal dari dua Negara (LIPI, 2014). Apabila prosiding diterbitkan dalam bentuk buku ilmiah, selain kriteria di atas harus memenuhi kriteria: (a) editor berasal dari berbagai negara sesuai dengan bidang ilmunya; (b) penulis paling sedikit berasal dari 4 (empat) negara; dan (c) memiliki ISBN. ### b. Jumlah Prosiding Ber-ISSN yang Terbit di Indonesia Berdasarkan hasil penelusuran di database ISSN PDII-LIPI (http://issn.pdii.lipi.go.id/), diketahui bahwa jumlah publikasi prosiding yang terbit di Indonesia hanya terdapat 997 prosiding yang ber-ISSN (Tabel 3 dan Gambar 3), dan dari jumlah tersebut hanya diketahui 63 prosiding yang diterbitkan secara online (Tabel 4). ### Tabel 3. Data Prosiding Ber-ISSN Sumber: http://issn.pdii.lipi.go.id/ ### Gambar 3. Data prosiding ber-ISSN Sumber: http://issn.pdii.lipi.go.id/ | Tahun | ISSN | Jumlah | |-------|-----------|--------| | 2011 | 1060 | 128 | | 2012 | 8620 | 136 | | 2013 | 1362 | 164 | | 2014 | 1642 | 153 | | 2015 | 2532 | 162 | | 2016 | 252 | 252 | | Jumlah| | 997 | ### No Publikasi Register ISSN 1. Proceedings of The ACIE (Annual Conference on Islamic Education) (Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Sunan Kalijaga) 08/12/16 2548-5792 OCS 2. Proceedings ACIECE (Annual Conference on Islamic Early Childhood Education) (Program Studi Pendidikan Guru Raudlatul Athfal Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Sunan Kalijaga) 28/11/16 2548-4516 OCS 3. Prosiding Seminar Lignoselulosa (Pusat Penelitian Biomaterial LIPI) 30/12/16 2548-8767 OJS 4. Prosiding SNFA (Seminar Nasional Fisika dan Aplikasinya) (Universitas Sebelas Maret Surakarta) 01/11/16 2548-8325 OJS 5. Proceeding SNIRT (Seminar Nasional Inovasi dan Rekayasa Teknologi) (Fakultas Teknik Universitas 17 Agustus Cirebon) 13/12/16 2548-8058 OJS 6. Proceedings of the ICECRS (International Consortium of Education and Culture Research Studies) 02/12/16 2548-6160 OJS 7. Proceeding Seminar Nasional Ilmu Komputer (SEMINASIK) (Fakultas Ilmu Komputer (FIKOM)) 03/11/16 2548-1460 OJS 8. JGEET (Journal of Geoscience, Engineering, Environment and Technology) (Program Studi Teknik Geologi, Fakultas Teknik, Universitas Islam Riau) 02/09/16 2541-5794 OJS 9. Prosiding Sendimas (Seminar Nasional Pengabdian Masyarakat) (LPPM Universitas Kristen Duta Wacana Yogyakarta) 06/10/16 2541-3805 OJS 10. Proceeding of Chemistry Conference (Program Studi Kimia, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Sebelas Maret) 28/07/16 2541-108X OJS Berdasarkan Tabel 4 diketahui ada 2 institusi yang menerbitkan prosiding online dengan aplikasi OCS, 13 institusi menggunakan aplikasi OJS, dan 49 institusi menggunakan website sendiri. Hal tersebut dapat dilihat pada: 1. Proceedings of The ACIE (Annual Conference on Islamic Education-Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Sunan Kalijaga), akses di: http://ejournal.uin-suka.ac.id/tarbiyah/conference/index.php/ACIE/acie1 2. Proceedings ACIECE (Annual Conference on Islamic Early Childhood Education-Program Studi Pendidikan Guru Raudlatul Athfal Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Sunan Kalijaga), akses di: http://ejournal.uin-suka.ac.id/tarbiyah/conference/index.php/iciece/iciece1 Adapun prosiding online yang dibangun dengan aplikasi OJS, dapat dilihat pada situs Proceedings of the ICECRS - International Consortium of Education and Culture Research Studies, akses di http://ojs.umsida.ac.id/index.php/icecrs dan Prosiding SNHP3M (Seminar Nasional Hasil Penerapan Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat, Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat Dan Ventura (LPKMV) - Universitas Tarumanagara Jakarta, akses di http://lpkmv-untar.org/jurnal/index.php/snhp3m/index. Adapun prosiding online yang dibangun dengan website sendiri, dapat dilihat pada situs Proceedings of ICOTIC (International Conference on Transformation in Communications) (Program Studi Ilmu Komunikasi, Universitas Telkom Bandung), akses di https://openlibrary.telkomuniversity.ac.id/home/epublication/id/63.html dan Prosiding Seminar Nasional Technopreneurship dan Alih Teknologi (Pusat Inovasi, Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia), akses di http://inovasi.lipi.go.id/tekno-altek/. Melihat jumlah terbitan e-proceeding yang masih sedikit dibanding e-journal, perlu ada upaya keras dan komitmen dari pihak penyelenggara konferensi dan pemerintah untuk meningkatkan penerbitan e-proceeding sebagaimana yang telah diupayakan pada terbitan e-journal. ### c. Upaya Pengembangan E-Conference di Indonesia Sistem e-conference ini dikembangkan dalam rangka meningkatkan aksesibilitas masyarakat global terhadap isi informasi prosiding yang dihasilkan oleh suatu institusi/lembaga. Menjadi sia-sia jika prosiding yang dihasilkan hanya sebagai arsip dan koleksi lembaga serta hanya tersimpan di rak perpustakaan. Oleh karena itu, penyelenggaraan konferensi ini juga harus dikelola secara profesional dengan bantuan teknologi komputer dan internet, yaitu mengimplementasikannya dengan menggunakan program OCS untuk penyelenggaraan e-conference. Berikut ini ada beberapa alasan penting bagi suatu institusi/lembaga untuk menyelenggarakan e-conference dengan OCS, yaitu: (1) meningkatkan jumlah partisipan kegiatan konferensi, baik peserta, pemakalah, maupun sponsor/promotor; (2) meningkatkan kuantitas dan kualitas makalah (call for paper), karena melalui promosi konferensi secara online akan lebih menarik minat masyarakat untuk berkontribusi tulisan/makalah; (3) meningkatkan kualitas seleksi makalah call for paper dan penerbitan prosiding; (4) meningkatkan webometrik lembaga, karena publikasi ilmiah, seperti jurnal, prosiding, buku, dan laporan penelitian yang dihasilkan lembaga, dapat menyumbang peningkatan webometrik lembaga; dan (5) meningkatkan reputasi lembaga sebagai scientific institution, karena melalui kegiatan konferensi akan memicu kerjasama dan kolaborasi penelitian ilmiah secara global. Untuk mewujudkan penyelenggaraan konferensi dengan sistem online ini, dibutuhkan beberapa upaya yang serius dari pemerintah dan penyelenggara konferensi. Upaya serius dari pemerintah tersebut berupa komitmen yang kuat untuk pengembangan e-conference di Indonesia. Komitmen tersebut mungkin dapat diterapkan sebagaimana pemerintah (Kemenristek-DIKTI dan LIPI) telah mewajibkan penerbitan e-journal ilmiah di Indonesia agar dapat terakreditasi dan bereputasi internasional. Terkait dengan upaya pengembangan e-journal di Indonesia, Lukman (2016) mengatakan ada beberapa upaya yang telah dilakukan oleh pemerintah. Di mana sejak tahun 2009, PDII-LIPI, Kemenristek-DIKTI, Ditlitabmas-Dikti, dan Pusbindiklat Peneliti-LIPI berupaya keras untuk mendorong penerbitan e-journal melalui berbagai kegiatan, antara lain: (1) penerjemahan dan adopsi Open Journal System/OJS di Indonesia sebagai aplikasi e-journal (tahun 2009); (2) pembuatan panduan OJS agar dapat diimplementasikan oleh pengelola jurnal (tahun 2010); (3) pelatihan OJS dasar untuk pengelolaan e-journal (tahun 2011-2012); (4) pelatihan manajemen e-journal (tahun 2012-2016); (5) penyediaan literatur e-journal berlangganan untuk menyediakan referensi primer dan mutakhir bagi penulis sehingga dapat menghasilkan naskah ilmiah yang berkualitas (tahun 2010-2016); (6) pelatihan Training Of Trainer/TOT Penulisan Artikel Ilmiah untuk persiapan naskah yang akan di-submit ke jurnal nasional ataupun internasional (tahun 2009-2016); (7) penyusunan dan penetapan bersama pedoman akreditasi terbitan berkala ilmiah elektronik (DIKTI dan LIPI tahun 2012) dan ditet apkan Peraturan Dirjen DIKTI No.1 Tahun 2014 dan Peraturan Kepala LIPI No.3 Tahun 2014 tentang Pedoman Akreditasi Terbitan Berkala Ilmiah tanggal 1 September 2014; (8) workshop internasionalisasi jurnal dan pemberian insentif jurnal terindeks (tahun 2013-2014) untuk membina jurnal ilmiah Indonesia sehingga terindeks di lembaga pengindeks bereputasi dan memberikan apresiasi atas upaya jurnal yang sudah terindeks di pengindeks internasional bereputasi; (9) persiapan sistem informasi Akreditasi Jurnal Nasional secara elektronik/online melalui situs ARJUNA (http://arjuna.dikti.go.id) pada tahun 2012; (10) pelatihan pengajuan akreditasi jurnal dengan sistem ARJUNA secara daring (tahun 2012); (11) persiapan Tim Nasional Akreditasi Terbitan Berkala Ilmiah/TBI dan Penyiapan Tim Asesor Substansi dan Asesor Tatakelola Akreditasi TBI (tahun 2015); (12) pelatihan TOT dan penyamaan persepsi asesor akreditasi TBI (tahun 2015); (13) persiapan dan pemberian bantuan tata kelola jurnal elektronik sehingga ada peningkatan reputasi jurnal menjadi jurnal bereputasi internasional (tahun 2015); dan (14) proses re-evaluasi dan monitoring terbitan berkala ilmiah terakreditasi (kebijakan ini direncanakan dua tahun sekali bagi jurnal yang sudah terakreditasi sehingga terjaga mutunya dan akan dilaksanakan tahun 2017). Selain upaya tersebut, diperkuat dengan terbitnya Surat Edaran Kemenristek-DIKTI Nomor 193/E/SE/XII/2015 tentang Akreditasi Jurnal Ilmiah Secara Elektronik, yang menegaskan bahwa mulai tanggal 1 April 2016, Direktorat Jenderal Penguatan Riset dan Pengembangan Direktorat Pengelolaan Kekayaan Intelektual hanya menerima dan memproses usulan akreditasi jurnal (terbitan berkala) ilmiah nasional yang telah dikelola secara elektronik sehingga proses penilaian akan lebih mudah, cepat, akurat dan transparan. Hal-hal di atas tentunya berdampak langsung pada kewajiban bagi penerbit atau pengelola jurnal untuk segera menyiapkan dan menerbitkan jurnal dalam versi daring/online agar terbitannya dapat terakreditasi. Berbagai upaya di atas dapat menjadi preferensi bagi pemerintah untuk meningkatkan penerbitan e-conference dalam bentuk e-proceeding di Indonesia. Kemudian, upaya dari penyelenggara konferensi dalam penyelenggaraan e-conference antara lain dengan: (1) berkomitmen untuk menyelenggarakan konferensi, seminar, dan pertemuan ilmiah sejenisnya dengan sistem online, dapat menggunakan aplikasi OCS atau sistem lain yang memenuhi kaidah-kaidah publikasi ilmiah; (2) bagi institusi/lembaga yang sudah menerapkan e-conference dan menerbitkan prosiding dengan sistem elektronik/online harus berbagi pengetahuan dan mensosialisasikannya ke masyarakat atau pihak-pihak lain yang berkepentingan; dan (3) berkompetisi dengan penerbitan e-proceeding dan membangun repositori lembaga guna meningkatkan aksesibilitas informasi dan webometrik lembaga. Perdananugraha (2012) mengatakan bahwa webometrik merupakan suatu alat pengukuran/pemeringkatan situs-situs (website) yang dimiliki oleh penyelenggara pendidikan tinggi dan institusi riset di seluruh dunia. Tujuan dari pemeringkatan ini untuk mengetahui seberapa besar dukungan suatu institusi pendidikan/riset terhadap eksistensinya di dunia maya atau internet. Salah satu pemeringkatan website lembaga ilmiah yang dinilai berdasarkan empat aspek, yaitu ukuran (size), keterlihatan (visibility), keragaman informasi (rich files), dan cendekia (scholar). Tujuan dari pemeringkatan website di lembaga ilmiah yaitu untuk mempromosikan publikasi ilmiah yang dilakukan lembaga penelitian melalui internet. Keterbukaan dan kemudahan publik mengakses publikasi ilmiah dan materi akademik melalui internet menjadi sasaran utama pemeringkatan webometrik (Tempo, 2012). Publikasi ilmiah yang dapat diakses melalui internet ini dianggap lebih mudah dan menjamin tingginya standar kualitas publikasi ilmiah yang dibaca publik. ### d. Pengelolaan E-Conference dengan OCS OCS adalah aplikasi open source yang dirancang khusus untuk penerbitan elektronik (e-publishing) hasil konferensi secara lengkap, termasuk memfasilitasi proses penerbitan dan peer-review. OCS dikembangkan oleh Public Knowledge Project (PKP), yaitu suatu lembaga nirlaba internasional yang memiliki inisiatif untuk pengembangan software e-publishing open source dan gratis melalui proyek penelitian dalam rangka peningkatan mutu penerbitan ilmiah. Pengembangan OCS diawali dari kegiatan penelitian dan pengembangan yang diinisiasi oleh PKP di the University of British Columbia. OCS dirilis sebagai open source software pada tahun 2000 dan di tahun 2007 rilis OCS versi 2.0. Aplikasi OCS untuk kegiatan e-conference dapat diakses dan di-download melalui situs PKP di https://pkp.sfu.ca/ocs/. Beberapa fasilitas yang ada di OCS, antara lain: (1) membuat situs konferensi; (2) menyusun informasi dan mengirim naskah call for paper (abstrak atau full text); (3) memberikan persetujuan penerimaan abstrak dan makalah; (4) melakukan perbaikan naskah (editing) secara elektronik; (5) menelusuri hasil pengiriman surat (email) dan naskah; (6) mem-posting data asli (jika diinginkan); (7) meregistrasi peran anggota (peserta, reviewer, atau event organizer); dan (8) mengintegrasikan diskusi online pasca-konferensi. Tampilan “demo” penggunaan OCS untuk pengelolaan e-conference dapat diakses di: https://pkp.sfu.ca/conferences. Mengacu pada tahapan pengelolaan e-conference di atas, penyelenggara konferensi dapat menunjuk seorang administrator situs (site administrator) dan/atau manajer konferensi (conference manager) untuk melakukan pengembangan dan pengelolaan sistem e-conference dengan OCS. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh penyelenggara konferensi, administrator situs, dan manajer konferensi dalam pengelolaan e-conference dengan OCS: 1. Memahami ketentuan operasional OCS, yang mencakup sistem operasi, persyaratan sistem, keamanan sistem, bahasa, dan kebijakan submit (bagian dari penerbitan makalah/prosiding). Hal tersebut dijelaskan pada Tabel 5. ### Tabel 5. Ketentuan Operasional OCS | Hal | Deskripsi | |--------------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------| | Sistem Operasi | Open source e-publishing di bawah lisensi GNU General Public License, pengguna dapat menyalin dan digunakan sesuai kebutuhan; Sistem single conference dan multiple conferences; Sistem penjadwalan “scheduled conference”; Aplikasi OCS download di https://pkp.sfu.ca/ocs/ocs_download/. | | Persyaratan sistem | PHP >= 4.2.x (including PHP 5.x); Microsoft IIS requires PHP 5.x; MySQL >= 3.23.23 (including MySQL 4.x) or PostgreSQL >= 7.1 (including PostgreSQL 8.x); Apache >= 1.3.2x or >= 2.0.4x or Microsoft IIS 6; Operating system: Any OS that supports the above software, including Linux, BSD, Solaris, Mac OS X, Windows. | | Keamanan sistem | Pengamanan sistem OCS dilakukan dengan cara backup otomatis atau manual; Konfigurasi OCS (config.inc.php) untuk menggunakan SHA1 hashing dan MD5; Konfigurasi OCS (config.inc.php) untuk menggunakan force_ssl_login sehingga dapat berkomunikasi dengan server melalui HTTPS; Instal OCS pada direktori file buka subdirektori. | | Bahasa | OCS memiliki sistem multibahasa, yang memungkinkan dapat mempublikasikan kegiatan konferensi dalam berbagai bahasa dan penambahan bahasa untuk penerbitan prosiding konferensi dalam dua atau tiga bahasa; Pengembangan language supporting ini berdasarkan kegiatan proyek penelitian Tim OCS dengan kategori: lengkap (complete), sebagian lengkap (partially complete), dan tidak termasuk (not included). | | Kebijakan submit | Submit abstrak (abstract-only); Submit makalah (paper-only); Submit abstrak dan makalah dengan sekaligus review; Submit abstrak kemudian makalah dengan sistem review terpisah. | 2. Menetapkan tim pelaksana kegiatan konferensi, baik tim teknis maupun tim editorial prosiding. Tim teknis ini biasanya disebut panitia atau event organizer, seperti ketua panitia; sekretariat; bendahara; dan seksi-seksi, seperti seksi acara; dokumentasi; akomodasi; dan konsumsi. Sedangkan tim editorial adalah mereka yang bertanggung jawab atas kualitas makalah dan penerbitan prosiding, seperti pemimpin redaksi (editor-in-chief); editor; reviewer; layouter; dan sekretaris redaksi. Penetapan tim pelaksana konferensi sebaiknya memperhatikan aspek lingkup, tujuan, dan jumlah peserta konferensi. Sedangkan tim editorial setidaknya mereka yang memahami kaidah-kaidah publikasi ilmiah; memiliki bidang kepakaran ilmu yang jelas; dan memiliki rekam jejak publikasi ilmiah yang jelas. 3. Menyusun pedoman kebijakan penerbitan prosiding. Pedoman ini berfungsi sebagai panduan teknis pengisian konten situs konferensi dan bukti komitmen dari penyelenggara konferensi dan tim editorial dalam penerbitan prosiding. Berikut ini isi kebijakan penerbitan prosiding (Nashihuddin, 2016): - Bagian 1: Sekilas kegiatan (deskripsi); - Bagian 2: Identitas terbitan; - Bagian 3: Kebijakan penerbitan → kebijakan review; hak cipta; privasi; langganan; fokus dan lingkup; kebijakan review; registrasi pengguna; - Bagian 4: Penyerahan naskah; bagian prosiding; petunjuk penulisan; persyaratan submit makalah; - Bagian 5: Editorial naskah; instruksi copy edit; instruksi layout; instruksi proofread; - Bagian 6: Etika publikasi naskah; etika penulis; etika editor; etika reviewer; etika pengelola terbitan; - Bagian 7: Informasi penerbitan; informasi untuk pembaca; informasi untuk penulis; - Bagian 8: Tugas editorial; koordinator/ketua konferensi; directors/secretariats; track directors/copyeditors; reviewer; layouter/desain grafis; administrator/IT supporting; - Bagian 9: Penutup; dan disertai lampiran-lampiran: form checklist review makalah; form call for reviewer loknas; form penilaian kinerja reviewer; template makalah loknas. 4. Menginstal OCS. Administrator situs melakukan instalasi aplikasi OCS dengan versi OCS yang tersedia di situs PKP (https://pkp.sfu.ca/ocs/ocs_download/). Setelah menginstal OCS di server online, tugas administrator situs berikutnya adalah mengelola informasi situs, seperti alamat URL situs; nama situs konferensi; judul konferensi (redirect); deskripsi situs (sekilas); default bahasa situs; kontak email admin; jumlah karakter password; stylesheets situs; alamat OAI situs; dan fungsi administrasi situs yang lain. Berikut ini tampilan situs konferensi sesi manajemen situs di OCS. 5. Mengelola konten situs konferensi. Pengelolaan konten situs ini sebaiknya mengacu pada kebutuhan informasi terkini penyelenggaraan konferensi dan pedoman kebijakan penerbitan prosiding. Pengisian konten situs konferensi berdasarkan pedoman kebijakan penerbitan prosiding. 6. Menetapkan penjadwalan konferensi (timeline) untuk informasi call for paper. Penjadwalan ini dilakukan oleh manajer konferensi atau sekretariat konferensi, yang mencakup: - Pelaksanaan konferensi → tanggal hari pertama dan hari terakhir konferensi; - Informasi website → tanggal publikasi konferensi terkini dan pengarsipan publikasi; - Submit naskah → tanggal pembukaan dan penutupan registrasi pemakalah; posting call for paper; persetujuan submit; dan penutupan submit makalah; - Review → tanggal pembukaan dan penutupan registrasi reviewer; - Posting website → tanggal penerimaan abstrak; penjadwalan daftar informasi konferensi; dan persetujuan makalah. Penetapan jadwal konferensi pada OCS dapat dilihat pada tampilan yang disediakan dalam aplikasi. Dengan langkah-langkah ini, diharapkan pengelolaan e-conference dapat berjalan dengan baik dan memberikan manfaat yang maksimal bagi semua pihak yang terlibat.

Berdasarkan hasil dan pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa untuk mengembangkan kegiatan konferensi, seminar, dan pertemuan ilmiah sejenisnya, sistem online diperlukan upaya keras dan komitmen yang kuat dari pemerintah dan penyelenggara konferensi. Penyelenggaraan konferensi dengan sistem e-conference dan online ini dianggap jauh lebih efektif, baik dalam hal keterlibatan partisipan konferensi (peserta, pemakalah, dan pihak lain yang berkepentingan); peningkatan kualitas naskah call for paper; maupun peningkatan kerjasama/kolaborasi penelitian antar-personal atau institusi di lembaga ilmiah. Dalam mengelola e-conference, pihak penyelenggara harus menyiapkan segala sumber daya organisasi yang dimiliki dan memperhatikan segala ketentuan dan kaidah-kaidah publikasi ilmiah agar prosiding yang dihasilkan berkualitas dan berdampak bagi pengembangan iptek di masyarakat. Penyelenggara konferensi atau pengelola e-conference ini sebaiknya memperhatikan lingkup konferensi dan ketentuan penerbitan prosiding, baik untuk skala nasional maupun internasional. Selain itu, untuk meningkatkan penerbitan e-proceeding di Indonesia, pemerintah dan penyelenggara konferensi perlu berupaya keras dan memiliki komitmen yang tinggi untuk menggalakkan penyelenggaraan e-conference dan penerbitan e-proceeding. Diharapkan dengan memanfaatkan OCS sebagai situs konferensi dan mengelola...