Sistem Pengolahan Bahan Perputakaan Dan Dampaknya Terhadap Temu Balik Koleksi pada Dinas Pepustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara

Perpustakaan merupakan sarana pembelajaran yang dapat menjadi wadah penunjang kecerdasan bangsa sekaligus menjadi jembatan penghubung dalam penguasaan ilmu pengetahuan dan juga menjadi tempat rekreasi atau hiburan bagi masyarakat. Secara konvensional perpustakaan adalah kumpulan buku atau struktur fisik tempat buku dikumpulkan dan diatur menurut suatu sistem untuk kepentingan pengguna³. Menurut Sulistyo-Basuki perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian dari gedung atau gedung itu sendiri, yang berisi koleksi buku, yang tersusun secara sistematis sehingga mempermudah pemustaka dalam proses pencarian informasi pada saat-saat yang dibutuhkan4. Sedangkan menurut UU No.43 tahun 2007 tentang perpustakaan disebutkan bahwa perpustakaan merupakan suatu lembaga atau institusi pengelola berbagai macam jenis koleksi yang terdiri dari karya cetak dan non cetak, karya tulis dan/atau karya rekam yang dilakukan secara profesional oleh perpustakaan menggunakan sistem yang baku yang berfungsi untuk memenuhi kebutuhan informasi, pendidikan dan penelitian kepada pemustakas. Pada era globalisasi saat ini perpustakaan mengalami kemajuan yang pesat seiring perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin hari semakin berkembang luas. Perkembangan perpustakaan dapat dilihat dari sejarah awal perpustakaan yaitu perpustakaan tradisional dimana koleksi perpustakaan hanya terdiri dari beberapa jenis koleksi buku tanpa katalog. Lantas perpustakaan semi modern yang menerapkan katalog indekspun hadir. Namun, kartu katalog indeks yang diterapkan oleh perpustakaan semi modern dibuat secara manual dan masih menggunakan kertas. Lalu disusun berdasarkan nomor urut klasifikasi atau menurut huruf abjad. Selanjutnya perpustakaan mengalami perkembangan mutakhir yang ditandai dengan hadirnya perpustakaan digital yang memiliki banyak kelebihan, terutama dalam hal kecepatan pengaksesan informasi yang berorientasi pada media digital dan jaringan internet. Menurut Sumardji, pengolahan bahan perputakaana adalah suatu aktivitas yang dilakukan perpustakaan agar koleksi tersebut mudah diatur pada jajaran koleksi atau rak penyimpanan koleksi guna mempermudah pustakawan dalam melayani kebutuhan informasi para pemustakanya. Kegiatan ini memiliki cakupan yang luas, yakni mencakup berbagai jenis koleksi perpustakaan baik manual maupun otomatis. Ketersediaan bahan perpustakaan akan sangat berpengaruh terhadap temu balik koleksi, dikarenakan semakin banyak bahan perputakaana yang dilayankan, maka semakin besar pengaruh pemustaka terhadap temu balik koleksi. Temu balik informasi adalah proses penemuan kembali informasi yang disimpan di pangkalan data sebagai jawaban atas permintaan informasi. Fungsi dasar perpustakaan menurut Somadikarta adalah menyampaikan dan menyampaikan informasi yang terdapat dalam koleksinya kepada yang membutuhkan. Informasi harus dapat dicari dan diambil kembali untuk mencapai peran ini yang disebut sebagai pencarian informasi (information retrieve). 7 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara merupakan perpustakaan umum daerah yang sedang berkembang sehingga masih memerlukan perbaikan dan pembenahan serta berusaha mempertahankan kualitas koleksi dan layanan yang telah disediakan. Berdasarkan observasi awal, penulis melihat kendala pada proses pengolahan bahan perputakaana, sehingga berdampak pada temu balik koleksi perpustakaan. Untuk itu, pengolahan bahan perputakaana merupakan inti daripada tugas bidang pengolahan pada perpustakaan, apabila pengolahan koleksi perpustakaan terdapat kendala maka akan sulit dalam proses temu kembali informasi bagi pemustaka. Pada bidang pengolahan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara hanya memiliki satu orang pustakawan yang murni lulusan Ilmu Perpustakaan, sedangkan dua lainnya berlatar belakang pendidikan non-perpustakaan yang telah pernah mengikuti diklat kepustakawanan sehingga mereka sudah sedikit paham akan proses pengolahan koleksi di perpustakaan. Kekurangan pustakawan yang paham dalam mengolah bahan perputakaana juga merupakan kendala yang harus segera mungkin dicarikan solusinya, meskipun terkadang koleksi perpustakaan bisa saja diletakkan di rak display tanpa diolah terlebih dahulu oleh bidang pengolahan, akan tetapi hal tersebut akan berdampak pada manajemen dan penemuan kembali koleksi perpustakaan oleh pemustaka. Banyak buku-buku yang berkemungkinan hilang dan tidak terdata, akibatnya perpustakaan akan mengadakan buku yang sama secara berulang-ulang. B. Tinjauan Pustaka a. Pengolahan bahan perputakaana Pengolahan bahan perputakaana menurut Perpustakaan Nasional RI adalah proses penyiapan bahan perputakaana untuk digunakan segera setelah tiba di perpustakaan sampai diletakkan di rak buku dan siap digunakan. Sedangkan menurut Bab 1 Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 tentang Perpustakaan, sumber daya perpustakaan mencakup semua informasi pendidikan baik berupa karya cetak maupun noncetak yang dikumpulkan, diolah, dan disajikan kepada pengguna. Dari penjelasan di atas penulis menyimpulan bahwa pengolahan bahan perputakaan adalah suatu proses mengolah bahan perputakaana baik yang di dapat dari tukar-menukar, hibah, pembelian dan lain sebagainya sejak koleksi tersebut diterima dari bagian pengadaan, kemudian diolah sampai diserahkan ke bagian layanan untuk disusun di rak berdasarkan nomor klasifikasi agar memudahkan pemustaka dalam proses pencarian informasi. b. Temu Balik Informasi Menurut Hasugian, proses mencari dan mengidentifikasi suatu file sebagai permintaan informasi dikenal dengan information retrieval. Sedangkan pencarian informasi menurut Gerald Kowalski adalah suatu sistem yang dapat mencari, menyimpan, mengelola, dan menemukan kembali teks, foto, video, dan elemen multimedia lainnya. 10 Sedangkan information retrieval menurut Ingwarsen merupakan sistem yang memungkinkan pengguna menemukan kembali informasi berdasarkan kebutuhan dan preferensinya.11 Sistem temu kembali informasi sering digunakan untuk memperoleh informasi secara otomatis dari kumpulan data yang relevan dengan kebutuhan pemustaka. Mesin pencari yang biasanya digunakan untuk mencari informasi di internet adalah salah satu penggunaan sistem temu kembali informasi yang paling umum digunakan.

Dalam penelitian ini, penulis memakai metode kualitatif guna menekankan kepada aspek dalam mendeskripsikan fenomena akan situasi dan kondisi yang terjadi di lokasi penelitian. Yang menjadi fokus penelitian adalah sistem pengolahan bahan perputakaana khususnya pada kegiatan klasifikasi, katalogisasi, pengolahan fisik buku dan shelving. Adapun sumber data pada penelitian ini diperoleh dari 9 orang informan, yakni 2 yang bertugas sebagai pustakawan bidang pengolahan, dan 7 lainnya bertugas sebagai pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan tersebut. Teknik pengambilan sampling dalam penelitian ini melalui non probability dengan model convenience sampling. Convenience sampling adalah penentuan pengambilan sampel secara bebas sesuai keinginan peneliti dan dengan berdasarkan data yang dimiliki. 12

Adapun temuan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Pengolahan bahan perputakaan Perpustakaan Dinas Peepustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara menggunakan pedoman DDC untuk pemberian nomor kelas, dan Daftar Tajuk Subyek Perpustakaan Nasional RI untuk pengatalogan subyek serta menggunakan AACR-2 dan Pedoman Pengatalogan Indonesia dalam pengatalogan deskriptif. Oleh karena itu, maka sistem pengolahan bahan perputakaana di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara sudah memenuhi standar Nasional pengolahan bahan perpustakaan. Selain itu, untuk bahan perputakaana dengan subyek Islam, perpustakaan menggunakan Bagan Klasifikas Islam, DDC Seksi Islam Islam. Adapun tahapan alur kerja pengolahan bahan perputakaana terdiri dari kegiatan pengecekan bahan perpustakaan yang diterima, pemberian nomor klasifikasi sesuai dengan isi subyek tekandung, Pemberian nomor kelas dan penentuan subyek berdasarkan pedoman yang digunakan yaitu DDC dan Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional RI. Selain itu pustakawan juga membuat kelengkapan fisik buku seperti kantong buku, label buku (call number), dan slip tanggal kembali yang dibubuhkan di halaman terakhir dari buku tersebut, kecuali label buku yang ditempelkan pada punggung buku bagian bawah dengan jarak 3 cm dari bagaian bawah buku. Label buku atau nomor panggil ini diberikan sebagai kode dari suatu buku dan mempermudah pencarian informasi bagi pemustaka. Adapun proses terakhir dari bidang pengolahan yaitu penyusunan buku pada rak atau shelving. Pada kegiatan ini, pustakawan menyusun buku-buku yang telah diolah pada rak yang telah disesuaikan dengan subyek isi (nomor kelas) buku yang akan disusun. Pada perpustakaan ini urutan penyusunan buku disesuaikan dengan kelas utama atau ringkasan utama dari DDC, bahan perputakaana yang subyeknya dianggap sama dan berdekatan maka disusun pada satu rak yang sama ataupun berdekatan, misalnya buku-buku ekonomi maka susunan bukunya terletak pada rak 300, adapun contoh buku lain seperti "matematika" nomor klasifikasinya 510, maka seluruh subjek yang berkaitan dengan matematika akan disusun pada kelas dasar 510. Pengolahan bahan perputakaana di perpustakaan ini dilakukan oleh pustakawan bidang pengolahan, 1 orang pustakawan murni lulusan ilmu perpustakaan, dan 1 orang yang mengikuti pelatihan perpustakaan. Sementara itu para pegawai yang lain bertugas untuk membantu saja dalam proses inventarisasi ataupun penginputan bahan perputakaana kedalam aplikasi SLIMS. Pegawai lain diberikan ilmu otodidak tentang cara menginventarisasi dan penginputan bahan perputakaana ke aplikasi SLIMS. Pemberian nomor kelas dan penentuan tajuk subjeknya dilakukan oleh pustakawan yang mengerti tentang klasifikasi dan penentuan tajuk subjek. 2. Temu Balik Informasi Sistem pengolahan yang baik akan berdampak pada temu balik koleksi. pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara alat penelusuran informasi yang disediakan adalah katalog OPAC. Katalog OPAC yang disediakan perpustakaan terdapat didalam ruang sirkulasi di samping meja sirkulasi koleksi. Berdasarkan hasil penelitian penulis melihat bahwa sarana temu balik yang disediakan perpustakaan sudah baik, yaitu menyediakan papan nomor kelas pada tiap-tiap rak dan juga katalog OPAC sebagai alat pencarian informasi yang cepat. Akan tetapi dari hasil wawancara penulis terhadap beberapa informan, banyak dari mereka yang tidak mengerti cara menggunakan OPAC, mereka kerap kali langsung mencari buku ke rak dan mengelilingi rak untuk mencari buku yang diinginkan. Apabila sudah terlalu lama mencari dan tidak ditemukan mereka akan menanyakan kepada pustakawan letak buku yang diinginkan. Adapun sebagian informan mengatakan bahwa mereka terkadang mencari dulu buku yang diinginkan di OPAC kemudian baru mencari ke rak. Akan tetapi sebagian dari mereka juga mengatakan bahwa terkadang buku yang mereka inginkan tidak sesuai dengan tempat rak yang sebenarnya, sehingga pemustaka sedikit kesulitan dalam menemukan koleksi yang dimaksudkan. Berdasarkan observasi yang telah penulis lakukan, penulis menemukan kendala penelusuran yang dialami pemustaka yaitu, koleksi yang diinginkan tapi tidak ditemukan, hal ini disebabkan perpustakaan ini menyusun buku atau koleksi pustaka berdasarkan subyek dan kelas utama, dalam hal ini penulis melihat bahwa penyusunan buku berdasarkan kelas utama kurang efektif dalam penemuan kembali koleksi yang diinginkan. Dari hasil diskusi dengan kepala bidang perpustakaan, beliau mengatakan alasan menyusun buku berdasarkan subjek umum atau bagan kelas utama agar pemustaka berlama-lama berada di rak buku, dan apabila buku yang diinginkan tidak ditemukan maka pemustaka dapat melihat pada judul lain yang berkaitan. Metode ini digunakan dengan alasan supaya pemustaka menghabiskan waktu lebih lama dalam proses pencarian koleksi dan pustakawan dapat dengan mudah mengarahkan pemustaka langsung ke rak koleksi, padahal seharusnya penelusuran efektif adalah apabila pemustaka dapat dengan mudah menemukan koleksi yang diinginkan. Pemustaka terkadang kurang paham tentang penelusuran yang baik itu adalah apabila koleksi yang diinginkan dan saat di cari langsung tertuju pada judul yang di maksud atau pun pada subyek yang diinginkan. Terkadang mereka berpikir bahwa asalkan saat mencari koleksi dan hasil temuan atau recallnya sudah muncul maka mereka sudah menemukan koleksi yang diinginkan. Padahal itu adalah subjek yang berkaitan dengan judul koleksi yang diinginkan. Pada akhirnya mereka harus memasukkan kata kunci yang lain yang lebih spesifik untuk mendapatkan koleksi yang diinginkan. Bahkan terkadang mereka tidak menemukan koleksi yang diinginkan akan sehingga memilih untuk mencari koleksi yang berkaitan dengan subyek yang diinginkan. Apabila pemustaka tidak mempunyai judul khusus yang ini dicari bisa saja langsung menuju rak dan mencari judul koleksi yang sesuai dengan yang dibutuhkan karena subjeknya yang sama dan berkaitan, akan tetapi apabila pemustaka sudah mempunyai tujuan judul koleksi yang diinginkan maka hal tersebut dianggap kurang efektif dalam penemuan koleksi karena nomor urut koleksi yang disusun secara umum atau bahkan disusun berdasarkan kelas utama sehingga pada saat kita mencari koleksi di rak harus dilihat dengan lebih teliti apakah sudah sesuai judul koleksi dengan nomor panggil yang terdapat di katalog. Kesulitan penemuan kembali informasi dikarenakan proses penyusunan buku atau shelving yang jarang dilakukan, shelving buku akan dilakukan apabila buku sudah tidak beraturan keberadaannya dari rak yang sebenarnya. Dalam proses shelving buku juga dilakukan pada beberapa rak saja dan dilakukan dalam jangka waktu yang lama sehingga koleksi kembali berpindah tempat pada arak lain.

Sistem pengolahan bahan perputakaana yang dilakukan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara sudah memenuhi standar pengolahan Perpustakaan Nasional RI, dikarenakan sudah menggunakan DDC dan Daftar Tajuk Subjek serta AACR-2 dan Pedoman Pengataloga Indonesia sebagai pedoman pengolahan. Akan tetapi dalam alur pengolahannya terdapat beberapa kendala. Salah satu kendala yang dihadapi terdapat pada tugas pustakawan bidang pengolahan yang masih melakukan kerja ganda dikarenakan pustakawan yang bukan lulusan murni dari Ilmu Perpustakaan mengakibatkan banyak persepsi yang terjadi pada saat pemberian nomor kelas sehingga terjadi ketidaksesuaian antara nomor kelas dengan subjek isi dokumen. Hal ini disebabkan oleh pustakawan yang membaca isi dokumen hanya dari cover atau daftar isi buku. Dampak temu balik dari sistem pengolahan bahan perputakaana yang dilakukan perpustakaan ini yaitu pemustaka yang kesulitan dalam proses temu balik koleksi yang diinginkan dikarenakan oleh kata kunci yang dimasukkan tidak sesuai dengan dokumen yang diinginkan atau dalam kata lain tidak tepat sasaran. Pemustaka kerap kali memasukkan 3 atau 4 kali kata kunci untuk menemukan atau memanggil koleksi yang diinginkan. Hal ini dipicu oleh subjek dokumen yang tidak sesuai dengan nomor kelas, sehingga pada saat melakukan proses temu balik koleksi tersebut tidak ter-recall. Alat penelusuran yang disediakan oleh perpustakaan adalah katalog OPAC (Online Public Access Catalog).