Implmentasi Layanan Delivery: Library Searching Service (LSS) Sebagai Layanan Referensi Virtual Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

Pada awal tahun 2020 dunia tersendak dengan hadirnya virus baru yang dinamakan Coronavirus Diseases 19 atau covid-19. Virus ini menyerang seluruh dunia termasuk Indonesia. Hal ini membuat masyarakat Indonesia merasa khawatir akan terjadinya wabah penyakit menular dan pasti akan menimbulkan dampak di berbagai sisi kehidupan manusia. Terkait dengan adanya wabah atau pandemi tersebut. Kementerian Kesehatan (Kemenkes) telah menerbitkan protokol kehidupan normal baru (new normal) bagi perkantoran dan industri. Hal tersebut diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/328/2020 tentang Panduan Pencegahan dan Pengendalian Covid-19 di Tempat Kerja. Dampak dari kebijakan yang diambil pemerintah tersebut membuat perubahan yang cukup besar bagi kehidupan manusia, diantaranya dalam bidang pendidikan mulai dari pendidikan sekolah untuk usia dini sampai pendidikan di perguruan tinggi. Kegiatan pembelajaran tatap muka dan kegiatan belajar pengajar menjadi pembelajaran secara online/ daring. Dalam kegiatan pemerintahan dan layanan di instansi pemerintah dijalankan kebijakan work from home (WFH) serta layanan terbatas. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) merubah perilaku masyarakat dalam penggunaan internet. Gadget menjadi bagian hidup dan sarana dalam melaksanakan aktivitas sehari-hari. Efek pandemi covid-19 di bidang pendidikan mulai dari tingkat sekolah sampai dengan perguruan tinggi sesuai dengan peraturan pemerintah maka ada kebijakan menganti pembelajaran tatap muka menjadi pembelajaran secara online/daring. Covid-19 telah banyak mengubah segalanya, ini juga menimbulkan tantangan yang signifikan bagi pengelola perpustakaan di seluruh dunia, dan tentunya juga akan berimbas kepada penyediaan layanan. Perpustakaan sebagai penyedia informasi harus tetap eksis di masa pandemi covid, sebab perpustakaan tidak boleh “tutup" layanan informasinya. Dengan kenyataan tersebut diperlukan sebuah strategi agar perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi tetap bisa berperan sebagai jantung perguruan tinggi. Salah satu strategi layanan yang bisa dilakukan perpustakaan di masa pandemi ini adalah dengan cara menyediakan layanan referensi vitual. Perpustakaan sebagai sumber ilmu dan pusat informasi bertransformasi untuk memenuhi kebutuhan pemustaka akan informasi. Pelayanan sebagai front office perpustakaan dituntut harus dapat berkomunikasi dengan pemustaka melalui sarana digital. Media sosial merupakan salah satu alternatif yang dapat digunakan sebagai sarana layanan perpustakaan di masa pandemi ini. Semua layanan tatap muka dihilangkan dan dilakukan secara daring. Inovasi sangat dituntut dalam memberikan pelayanan secara daring/online. Untuk menghadapi tantangan tersebut, selama pandemi Covid-19 UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala (USK) melakukan perubahan dan membuat strategi layanan baru yaitu mengganti layanaan tatap muka ke layanan virtual diantaranya adalah layanan bebas pustaka secara online, kelas literasi informsi/ bimbingan pemutaka secara daring, pengenalan perpustakaan bagi mahasiswa baru (LOCT) dilakukan secara virtual/zoom, perpanjangan buku melalui aplikasi UILIS mobile, permintaan layanan koleksi setempat dilakukan melalui literature searching service (LSS) yang langsung terkoneksi dengan telegram, peminjaman buku melalui aplikasi UILIS mobile melalui booking book, serta layanan komplain melalui QR Code. Intinya semua layanan dilakukan secara vitrual. Secara keseluruhan perubahan layanan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi pemustaka, dan untuk memenuhi fungsi tri dharma perguruna tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Di masa pandemi covid-19 tantang bagi perpustakaan perguruan tinggi sangat komplek. Salah satunya adalah akses kesumber informasi yang tersedia diperpustakaan sangat terbatas, koleksi perpustakaan tidak termanfaatkan secara optimal. Hal ini sebabkan karena kebijakan pemerintah untuk menutup mata rantai penularan virus dengan cara menerapkan protokol kesehatan dan social distancing, perpustakan dibuka secara terbatas. Semua pelayanan tatap muka ditiadakan. Layanan perpustakaan yang umumnya dimanfaatkan oleh pemustaka diataranya adalah layanan sirkulasi dan referensi. Biasanya dapat diakses secara langsung dengan mendatangi gedung perpustakaan, namun saat pendemi dengan berbagai keterbatasan, perpustakaan dituntut untuk berinovasi dalam melayani permustaka agar dapat memberikan layanan prima sebagaimana kondisi normal. Berdasarkan uraian yang disampaikan di atas, maka dalam penelitian ini hanya memfokuskan pada penerapan layanan literature searching service (LSS) saja sebagai layanan delivery referensi virtual di Perpustakaan Universitas Syiah Kuala. Untuk melaksanakan layanan referensi virtual dibutuhkan beberapa persiapan. Hal yang pertama kali harus dilakukan adalah dengan analisis kekuatan, kelemahan, kesempatan, ancaman yang dikenal dengan istilah analisis SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunity, Threat). Analisis ini digunakan untuk menganalisa permasalahan, mengenali potensi yang dimiliki oleh perpustakaan dan juga digunakan untuk menentukan arah kebijakan, pengambilan keputusan, pengembangan perpustakaan di masa akan datang¹. Terkait dengan pernyataan tersebut dalam memberikan layanan referensi virtual ini perpustakaan USK juga harus memperhatikan beberapa faktor melalui analisis yaitu bagaimana kinerja pustakawan, kualitas informasi dan akses informasi pada layanan Literature Searching Service (LSS). Beberapa penelitian terdahulu yang relevan dan menjadi acuan dalam penelitian ini sebagai berikut: 1. Document Delivery from Texas to Qatar: An International Inter-campus Service. Dokumen delivery service adalah layanan yang populer, akurat cepat dan dihargai, baik untuk dosen, mahasiswa dan peneliti². 2. Layanan delivery pustaka (De_Tak): inovasi layanan perpustakaan umum. Menggambarkan layanan delivery pustaka sebagai inovasi dalam layanan perpustakan umum. Jasa layanan delivery orde sebagai penunjang citra layanan perpustakaan dan pelayanan terbaik bagi pelanggan³. 3. Layanan book delivery perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi di Kantor Pusat Bank Indoensia. Layanan book delevery atau sistem peminjaman buku pesan antar dengan tujuan menjemput bola dengan menawarkan koleksi yang dimiliki perpustakaan serta mengantarkannya kepada pemustaka4. 4. Layanan Referensi virtual sebagai strategi pelayanan dimasa pandemi covid-19. Layanan referensi virtual memfokuskan diri pada jaringan internet sebagai sarana penghubung antara pustakawan dan pemustakas. 5. Effectiveness of Virtual Reference Services in Academic Libraries: A Qualitative Study Based on the 5E Learning Model, komunikasi melalui WhatsApp adalah Virtual Referensi Service (VRS) yang paling disukai oleh mahasiswa. 6. The Campus Courier Service: Campus Delivery of Books and Journals at Auburn University.

Penelitian menggunakan metode kualitatif deskriptif yang berbentuk kata-kata/narasi. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan observasi partisipan ialah melalui pengamatan dan wawancara yang bersifat terbuka, data statistik dan dokumentasi studi literatur. Data yang dianalisis adalah data permitaan koleksi melalui layanan literature searching service (LSS) tiga tahun terakhir. Sebagai data pendukungnya adalah jurnal online, halaman website, dan berita online ditambah dengan studi pustaka yang terkait dengan layanan perpustakaan. Analisis menggunakan analisis reduksi, display, dan verifikasi. Analisis ini dilakukan secara interaktif sampai tuntas untuk memperoleh simpulan penelitian. Suharsimi Arikunto mengemukakan bahwa metode penelitian adalah cara yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data-data penelitian. Menurut Moleong penelitian kualitatif adalah “prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamatiº.

Ketika kita berbicara masalah wabah Pandemi Covid-19 yang berimbas dalam dunia pendidikan dan kaitannya dengan layanan Perpustakaan. Sudah pasti dan tentu hal tersebut berimbas pada dunia perpustakaan dimana perpustakaan merupakan salah satu layanan publik, tentunya harus melakukan pembatasan interaksi antar pengguna diperpustakaan. Mengatasi hal tersebut pola peralihan layananpun mulai digalakkan dengan tidak mengurangi fungsinya dalam memberikan informasi kepada pengguna maka layananpun diprioritaskan dengan berbasis Online tentunya dengan berbagai cara dan upaya. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala (USK) yang dijuluki jantong hate rakyat Aceh, sebagai perpustakaan perguruan tinggi juga terkena imbasnya dari wabah Pandemi Covid- 19 tersebut. Berdasarkan surat keputusan Rektor USK dan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2020 Tentang Pedoman Pembatasan Sosial Berskala Besar Dalam Rangka Percepatan Penanganan Corona Virus Disease 2019 (COVID-19)30, Perpustakaan USK melakukan pembatasan kegiatan layanan fisik dan jam buka perpustakaan dengan menerbitkan pengumuman pembatasan layanan kepada pemustaka terhitung 16 Maret 2020. Pembatasan yang dilakukan yaitu, tidak menerima kunjungan dan layanan peminjaman buku. Dengan adanya pembatasan kegiatan pembelajaran didunia kampus, perpustakaan sebagai sumber ilmu dan pusat informasi bertransformasi untuk memenuhi kebutuhan pemustaka akan informasi. Pelayanan sebagai front office perpustakaan dituntut harus dapat berkomunikasi dengan pemustaka melalui sarana digital. Inovasi sangat dituntut dalam memberikan pelayanan secara daring/online. Untuk menghadapi tantangan tersebut, selama pandemi Covid-19 Perpustakaan Universitas Syiah Kuala (USK) melakukan perubahan dan membuat strategi layanan baru yaitu mengganti layanaan tatap muka ke layanan referensi virtual (delivery). Layanan delivery yang tersedia di Perpustakaan USK saat ini adalah layanan bebas pustaka secara online, peminjaman melalui booking book dan perpanjangan buku melalui aplikasi uilis mobile, layanan komplain melalui QR Code dan permintaan layanan koleksi setempat dilakukan melalui literature searching service (LSS). LSS (Literature Searching Service) ini salah satu layanan perpustakaan Universitas Syiah Kuala yang merupakan bagian dari layanan referensi. LSS ini melayani mahasiswa yang membutuhkan artikel tertentu dan buku-buku yang tidak bisa dipinjamkan (bukunya terbatas). Koleksi-koleksi seperti skripsi, jurnal, dokumen, kamus, ensiklopedia, perundang-undangan, dan sebagainya. Seiring dengan kemajuan teknologi, muncul dimensi baru dalam penyajian layanan referensi, yaitu VRS (Virtual Reference Service) yang merupakan modifikasi layanan rujukan di perpustakaan yang dulunya hanya dapat dilakukan secara tatap muka (fisik) menjadi konsultasi secara virtual yang tern saat ini. Disini akan diuraikan lebih jelas hasil analisis mengenai layanan delivery library searching service (LSS) sebagai layanan referensi virtual perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi, baik dari kinerja petugas/pustakawan dalam melayani, kualitas informasi dan akses informasi dari layanan tersebut. Berikut data statistik permintan koleksi perpustakaan melalui layanan LLS. Tabel 1. Statistik permintaan koleksi layanan melalui literature Searching service (LSS) Statistik permintaan koleksi melalui layanan literature searching service (LSS) ini didapatkan dari database perpustakaan USK. Terhitung sejak dirilisnya layanan referensi virtual ini bulan Agustus 2020 sampai dengan Mei 2022. Terlihat pemustaka cukup reponsif terhadap layanan ini, tahun 2020 sebanyak 438 orang melakukan pemesanan koleksi kemudian meningkat permitaannya pada tahun 2021 sebanyak 1151 orang. Pada masa itu perpustakaan USK melakukan pembatasan layanan fisk tidak menerima kunjungan dan menggantikan dengan layanan referensi vitrual. Sesuai dengan surat edaran rektor No. Β/1669/UN11/KP.II.00/2020 tangal 26 Meret 2020, tentang perpanjangan masa pencegahan penyebaran covid-19 dilingkungan USK. Layanan referensi virtual ini masih diberlakukan sampai sekarang walaupun perpustakaan sudah membuka layanan dan menerima kunjungan fisik, terlihat bulan Januari s/d Mei 2022 sebanyak 503 orang memanfaatkan layanan refersensi virtual ini. Perpustakaan USK mengimplementasi layanan pesan antar (delivery) yaitu literarture searching service yang disingkat dengan LSS dengan inovasi layanan dimana para pemustaka dapat melakukan pemesanan koleksi tanpa harus datang ke perpustakan, dan dapat mengakses koleksi secara langsung. Koleksi-koleksi tersebut dapat kita peroleh melalui layanan LSS dengan cara di-scan oleh petugas referensi yang nantinya akan dikirimkan melalui telegram. Pemustaka dimudahkan dengan memesan via Online Public Acces cataloque (OPAC) dan aplikasi Unsyiah Intergrated Library Information System (UILIS) mobile. Aplikasi dapat didownload melalui google play secara mandiri oleh pemustaka Jika pemustaka ingin menggunakan layanan ini, maka harus menginstal aplikasi telegram terlebih dahulu, setelah itu, kita dapat membuka link http://uilis.unsyiah.ac.id/ lalu memilih layanan LSS (Literatur Searching Service) maka otomatis akan langsung dialihkan ke telegram (lihat gambar 1). Kemudian kita dapat langsung chat/menghubungi petugasnya. Atau dapat juga langsung membuka link berikut: https://telegram.me/unsyiah_lib, maka kita akan langung dialihkan ke telegram untuk meminta layanan LSS. Petugas akan mencari dokumen yang kita inginkan, jika memang sesuai dengan materi yang kita butuhkan dan kita setuju dengan segala tahapan dan persyaratannya, maka nantinya hasil scan dokumen tersebut akan dikirimkan melalui telegram itu juga. Pelayanan LSS ini dikhususkan kepada sivitas akademika tetapi juga dapat di akses oleh masyarakat umum di luar lingkup universitas, namun ada ketentuan dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemustaka diluar USK. Didalam melakukan pelayanan ini tentunya diperlukan petugas/pustakawan yang terampil, mampu melayani dan cepat merespon keinginan pemustaka. Mempunyai wawasan yang luas dan mampu mengeksplorasi sumber-sumber informasi. Kinerja pustakawan juga dilihat dari kemampuan dari melayani pemustaka yakni affect of service yang meliputi aspek empathy, responsiveness, assurance dan reliability. Senada dengan hasil observasi, yaitu pustakawan dalam merespon permintaan koleksi dari pemustaka melalui aplikasi LSS sudah dijalankan tugasnya dengan sangat baik. Didalam memahami kebutuhan informasi pustakawan memberikan perhatian yang sungguh-sungguh, dapat menelusur informasi yang dibutuhkan dengan cepat. Pustakawan juga memiliki keterampilan dalam mencari informasi, memiliki kecakapan dalam bidangnya, ramah dan sopan saat melayani. Mempunyai kemampuan sebagai perantara yang profesioanl bagi pemustaka dan menepati janji ketika menjanjikan pelayanan sesuai dengan jam pelayanan yang telah ditentukan. Pustakawan yang profesional adalah yang mempunyai rasa memikili (sence of belonging) agar pemustaka merasa nyaman menyampaikan apa yang ia butuhkan. Kebutuhan informasi (information needs) dalam kondisi yang kondusif akan menjadi keinginan informasi (information wants). Bagaimana informasi ini menjadi berkualitas dan akses informasi yang berkualitas, pustakawan harus mampu menyaring (filter) informasi ditengah era tsunami informasi seperti saat ini yaitu melakukan kontrol informasi (information control). Information control ini mencakup beberapa aspek, di antaranya scope, convenience, easy of navigation, timeliness, equipment, self reliance. Dengan kualitas informasi dan akses informasi yang baik, akan memudahkan pemustaka dalam menelusur informasi yang mereka butuhkan. Pengetahuan tentang sumber informasi (awareness of information sources) yang akan digunakan, seperti kecepatan akses (accessibility), kualitas (quality), ketepatan waktu (timeliness), kepercayaan (trustworthiness), kebiasaan (familiarity) dan keberhasilan sebelumnya (previous success) akan berdampak langsung pada pelaksanaan pencarian informasi (information is sought)31. Berdasarkan observasi dan wawancara, pustakawan mempunyai keterampilan dalam mengakses informasi, adanya peningkatan kompetensi staf melalui pelatihan-pelatihan yang diikuti oleh pustakawan. Untuk menambah wawasan, pustakawan ditugaskan menjadi pemateri dan membimbing mahasiswa dalam pencarian referensi tugas akhir pembuatan skripsi/thesis. Program kegiatan ini dinamakan dengan kelas literasi informasi. Kegiatan ini dilakukan bekerjasama dengan dosen pengajar mata kuliah metodelogi penelitian. Untuk memudah pemustaka dan pustakawan mengakses informasi perpustakan USK menyediakan portal layanan yang dapat diakses melalui laman http://uilis.unsyiah.ac.id/ (Gambar 2). Portal ini merupakan layanan elektronik perpustakaan, permintaan dan pemesanan koleksi melalui LSS dapat menggunakan layanan ini. Tersedianya sarana dan prasarana yang baik seperti kemudahan akses, sumber informasi yang berkualitas seperti yang tersedia diperpustakaan USK berdampak langsung kepada pemustaka dalam menelusur informasi yang mereka butuhkan. Terpenuhinya kebutan informasi ini maka layanan delivery literature searching service (LLS) sebagai layanan referensi virtual perputakaan USK dalam memenuhi kebutuhan informasi dapat dikatakan baik

LSS (Literature Searching Service) adalah salah satu layanan perpustakaan Universitas Syiah Kuala yang merupakan bagian dari layanan referensi. LSS ini melayani mahasiswa yang membutuhkan artikel tertentu dan buku-buku yang tidak bisa dipinjamkan (bukunya terbatas). Layanan referensi virtual ini juga dapat menjadi jembatan antara perpustakaan dengan pemustaka. Melalui berbagai saluran kamunikasi online dan sosial media yang menjadi bagian penting dari layanan perpustakaan. Secara khusus, selama pandemi COVID-19, Layanan referensi virtual menjadi penting bagi perpustakaan akademik untuk melanjutkan layanan referensi mereka ketika konsultasi fisik tidak tersedia karena penutupan perpustakaan. Sejak dirilis pada bulan Agustus 2020, pemustaka cukup reponsif terhadap layanan referensi virtual ini. Data menunjukkan tahun 2020, Agustus s.d Desember (selama 4 bulan) sebanyak 438 orang melakukan pemesanan. Pada tahun 2021, Januari s.d desembet sebanyak 1.151 orang, adanya peningkatan yang tajam pemustaka melakukan pemesanan koleksi melalui layanan. Pustakawan dalam merespon permintaan koleksi dari pemustaka melalui aplikasi LSS sudah dijalankan tugasnya dengan sangat baik. Didalam memahami kebutuhan informasi pustakawan memberikan perhatian yang sungguh-sungguh, dapat menelusur informasi yang dibutuhkan dengan cepat. Pustakawan juga memiliki keterampilan dalam mencari informasi, memiliki kecakapan dalam bidangnya, ramah dan sopan saat melayani Tersedianya sarana dan prasarana yang baik seperti kemudahan akses, sumber informasi yang berkualitas seperti yang tersedia diperpustakaan USK berdampak langsung kepada pemustaka dalam menelusur informasi yang mereka butuhkan. Terpenuhinya kebutan informasi ini maka layanan delivery literature searching service (LLS) sebagai layanan referensi virtual perputakaan USK dalam memenuhi kebutuhan informasi dapat dikatakan baik