Peranan ETD (Electronic Thesis And Dissertations) UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala dalam Peningkatan Pengaksesan Web Domain Universitas (Unsyiah.ac.id)

Saat ini nama UPT perpustakaan unsyiah tidak lagi asing di kancah dunia pendidikan tinggi terutama di Indonesia. Perpustakaan telah menjadi salah satu pembawa harumnya nama Unsyiah, dengan mengembangkan koleksi lokal konten yang berbasis elektronik dan open akses sehingga Unsyiah bisa mencapai peringkat 10 besar webometrics universitas se-Indonesia. Kenyataan di atas tidaklah mudah untuk didapat, perpustakaan Unsyiah pernah mengalami masa-masa sulit mendapat julukan sebagai sebuah organisasi yang "hidup segan mati pun tak mau". Perpustakaan harus menerima kenyataan pahit sebagai sebuah organisasi yang berada di bawah naungan universitas kebanggaan Aceh, memiliki fakultas dan jurusan dari berbagai bidang ilmu seharusnya perpustakaan menjadi salah satu garda depan dalam menunjang proses belajar mengajar. Akan tetapi perpustakaan tidak mampu memenuhi kebutuhan tersebut, perpustakaan hanya memiliki koleksi yang tahun terbitnya sudah kadaluarsa, pengadaan koleksi yang tidak relevan dengan kebutuhan, ditambah lagi perpustakaan yang seharusnya sudah dijalankan secara online akan tetapi masih dijalankan secara manual dan automasi yang menggambarkan bahwa perpustakaan masih sangat tradisional.

A. Pengelolaan Koleksi Lokal Konten (ETD) melalui Pemanfaatan Media Teknologi Informasi di UPT Perpustakaan Unsyiah Pada pertengahan tahun 2012 Perpustakaan Unsyiah memulai debut karir dengan menjalankan sistem manajemen perpustakaan berbasis elektronik, sesuai dengan ketentuan bahwa "Perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi".1 Perpustakaan mulai melakukan pembenahan yang berhubungan dengan pengelolaan koleksi secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi. Berdasarkan ketetapan di atas maka perpustakaan Unsyiah sebagai perpustakaan perguruan tinggi berkewajiban untuk mencari, mengumpulkan, menyimpan serta menyalurkan terutama semua hasil karya ilmiah civitas akademika. Diantara karya tulis tersebut terdapat skripsi, tesis dan disertasi yang dihasilkan oleh mahasiswa sesuai jenjangnya yaitu: S1, S2, dan S3. Ketiga tipe koleksi tersebut di atas harus ditampung secara tercetak oleh perpustakaan. Unsyiah setiap tahunnya mencetak 1000 sampai 2000 lebih lulusan yang semuanya harus menyerahkan karya tulis akhir ke perpustakaan untuk mendapatkan surat keterangan bebas dari anggota perpustakaan, sebagai salah satu persyaratan untuk dapat mengambil surat keterangan lulus atau ijazah. Perpustakaan dari tahun ke tahun terus mengalami kendala dalam hal penempatan koleksi, sehingga banyak koleksi karya ilmiah mahasiswa harus digudangkan tahun terbitnya walaupun masih terbilang baru perpustakaan. Pada tahun 2013 bulan Nopember perpustakaan Unsyiah melayankan sebuah layanan yang disalurkan secara online diberi nama dengan aplikasi ETD (Elektonik Thesis dan Disertasi). ETD (Electronic Thesis and Dissertations) merupakan sebuah inovasi yang memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk mempermudah dalam pengelolaan berkas-berkas dari tugas akhir mahasiswa seperti tesis dan disertasi dalam bentuk digital".2 Tujuan aplikasi ini adalah sebagai media penyimpanan koleksi karya ilmiah civitas akademika terutama lulusan S1 dimana perpustakaan tidak lagi menerima yang koleksi tercetak, sementara untuk S2 dan S3 mereka harus mengupload serta menyerahkan yang tercetak sebagai salah satu persyaratan untuk dapat mengambil surat keterangan lulus (ijazah). Pemustaka yang ingin mendapatkan bebas pustaka sebagai syarat kelulusan maka diwajibkan untuk meng-upload karya tulis akhir mereka dari keterangan UPT Perpustakaan Unsyiah disebutkan caranya adalah mahasiswa dapat meng-upload sendiri file karya ilmiah dengan cara melakukan registrasi terlebih dahulu melalui alamat browser pada alamat http://uilis.unsyiah.ac.id/etd. Selain untuk menyimpan data-data karya ilmiah, aplikasi ETD Perpustakaan Unsyiah juga berfungsi untuk mencetak kartu bebas pustaka bagi mahasiswa yang sudah selesai meng-upload karya ilmiah". Setelah mahasiswa meng-upload karya ilmiah dan mengeprint surat keterangan bebas perpustakaan maka mahasiswa membawa surat keterangan tersebut untuk disahkan oleh perpustakaan dengan terlebih dahulu dicek kesempurnaan penguploadan serta bahwa benar adanya karya akhir mereka sudah dimasukkan ke dalam aplikasi ETD dengan sempurna. C. Pengelolaan Koleksi ETD Perpustakaan sebagai sebuah organisasi yang berada dalam suatu institusi harus menjalankan kegiatan sesuai aturan yang telah ditetapkan, salah satunya mendata dan mengelola aset-aset yang menjadi milik perpustakaan apakah itu barang yang didapat melalui pembelian maupun menerima sebagai hibah maupun sumbangan. Begitu juga dengan koleksi local konten perpustakaan harus mengelola koleksi bahan pustaka sesuai dengan ketentuan perpustakaan perguruan tinggi. "Perpustakaan sebagai pengelola koleksi karya cetak, karya tulis, karya rekam secara profesional dengan sistem baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian informasi dan rekreasi pemustaka.3 Pengelolaan koleksi ETD dilaksanakan sebagaimana pengelolaan koleksi buku tercetak, mencakup proses klasifikasi dan katalogisasi koleksi elektronik. Proses pengelolaannya berdasarkan intruksi kerja yang telah dipublish di aplikasi unsyiana4 : 1. Membuka alamat / ETD http://uilis.unsyiah.ac.id 2. Masukan username dan password lalu "enter" 3. Klik menu pengolahan kemudian pilih salah satu judul etd 4. Buka judul ETD lalu klik menu edit dan masukkan data bibliografi (fakultas, tempat terbit dan tahun terbit) 5. Untuk membuka full teks klik dinama mahasiswa 6. Lalu melakukan analisis subyek mulai dari judul, kata pengantar, daftar isi, pendahuluan, bibliografi, membaca sebahagian teks. 7. Kemudian menentukan no. klasifikasi, langkah - langkah sebagai berikut: > Menentukan subjek dari suatu koleksi terlebih dahulu > Mengecek subjek tersebut ke daftar tajuk subjek (sears listof subject heading) > Setelah mendapatkan tajuk yang sesuai ditajuk subjek tersebut lihat ke indeks relative (volume 4) yang terdapat pada DDC untuk menentukan nomor klasifikasi. > Setelah mendapatkan nomor klasifikasi yang ditunjuk, dicheck di bagan lengkap DDC. > Apabila dalam bagan lengkap DDC di jumpai petunjuk/perintah tertentu yang mengarah untuk memakai tabel pembantu, maka gunakan tabel pembantu yang di tunjuk. 8. Menentukan kata kunci, dengan cara: > Membaca sekilas isi dari koleksi. > Menentukan topic yang di bahas. > Menjadikan topik tersebut sebagai kata kunci. 9. Memilih tipe koleksi( SKR, LKP, THS dan DTH) 10. Kemudian mentransfer ke OPAC 11. Selesai Setelah data ditransfer ke OPAC maka koleksi ETD yang telah diupload oleh mahasiswa telah memiliki identitas, sehingga ketika pemustaka membutuhkan bantuan melalui perpustakaan untuk mencetak jika mereka memerlukan sudah mudah ditelusuri. D. Langkah-langkah Promosi ETD Setiap produk baru yang dihasilkan jika akan dilepaskan kepasaran maka harus melihat kesiapan produk artinya jangan sampai produk yang dihasilkan mengalami kegagalan ditengah jalan, sehingga kepercayaan publik akan hilang dan produk yang kita hasilkan akan ditinggalkan. Begitu juga dengan ETD sebelum dipublis kepublik maka terlebih dahulu diuji kelayakannya. "Promosi dan publikasi merupakan kegiatan lanjutan setelah sebuah produk siap disajikan, dengan tujuan agar masyarakat mengetahui, mengenal, mengingat dan menarik perhatian sehingga perpustakaan akan selalu dikunjungi baik langsung maupun secara online.5 Perpustakaan Unsyiah sebagai organisasi yang bergerak dibidang jasa layanan informasi maka setiap produk yang dihasilkan sudah semestinya diinformasikan keberadaannya kepada masyarakat terlebih informasi tersebut merupakan informasi yang bentuknya open acces artinya untuk mengakses informasi tersebut tidak dikenakan biaya. Tujuan promosi adalah menginformasikan, memberitahukan mengingatkan dan menarik perhatian pemustaka dengan produk yang dihasilkan.6 Demikian juga dengan perpustakaan semakin banyak informasi yang dihasilkan maka semakin banyak pula pemustaka yang memanfaatkan perpustakaan maka yakinlah anda perpustakaan tersebut akan berkembang. Untuk melakukan promosi suatu produk banyak cara dapat dilakukan dengan menerbitkan dan menyebarkan brosur, menerbitkan dan menyebarkan bulletin perpustakan, mengadakan kegiatan,mengadakan iklan melalui media cetak dan media elektronik7 . Koleksi ETD sebagai koleksi elektronik berbasis internet yang dapat diakses dimanapun dan kapanpun dengan syarat terkoneksi dengan internet melalui alamat portal aplikasi Perpustakaan Unsyiah yaitu http://uilis.unsyiah.ac.id/etd. Sejak kehadirannya Perpustakaan Unsyiah sebagai organisasi pencetusnya telah mempromosikan ETD dengan beberapa cara yaitu: 1. Mencetak brosur, selanjutnya mengirim dan membagikannya kepada setiap pemustaka baik di dalam maupun luar negeri dengan cara langsung ketika ada moment maupun event-event tertentu dan juga melalui media online. 2. Perpustakaan juga menciptakan pelayanan pemesanan koleksi secara online yang diberi nama LSS (Literature Searching Service) sehingga memudahkan pemustaka dalam mengakses dan memesan koleksi ETD dimana syarat dan ketentuan diberlakukan. 3. Adanya roadshow yang dilakukan oleh Finalis Dutabaca keliling kampus promosikan penggunaan aplikasi mobile UILIS App untuk akses koleksi dan skripsi yang ada di perpustakaan. 4. Melalui program-program user education yang diadakan perpustakaan dengan beberapa tahap kegiatan yaitu melalui pengenalan perpustakaan untuk mahasiswa baru, kelas literasi informasi untuk mahasiswa ketika akan menulis tugas akhir . 5. Mempromosikan kehadiran sampai perkembangannya melalui majalah UPT Perpustakaan Unsyiah yang diberi nama Librisyiana E. Teknik Pengaksesan Koleksi ETD Perpustakaan sebagai penyedia jasa informasi harus mempermudah pemustaka untuk mendapatkan informasi, aplikasi ETD menjadi tempat rujukan secara online yang open acces dimana pemustaka dapat membaca secara gratis dalam bentuk full-teks dengan mengakses melalui alamat http://etd.unsyiah.ac.id, kemudian mengetik kata kunci atau nama pengarang di kolom pencarian. Tampilan halaman ETD Pengembangan demi pengembangan dilakukan oleh Perpustakaan Unsyiah mulai dengan perpustakaan ada diujung jarimu, selanjutnya sekarang ada digenggamanmu begitu juga dengan ETD sekarang dapat diakses oleh pengguna HP dan Tablet melalui UILIS Mobile, kepala UPT Perpustakaan Unsyiah mengatakan "Aplikasi ETD Unsyiah memiliki speciality bisa diakses melalui mobile phone, sehingga memberikan kemudahan dalam mengakses di mana saja untuk melihat dan membaca secara online8 ". Sehingga memudahkan mahasiswa Unsyiah dan pemustaka dari luar untuk mengakses perpustakaan melalui genggaman. Keamanan aplikasi ETD terus ditingkatkan sehingga dapat menjaga tingkat plagiat maka Koleksi ETD ini tidak bisa di download maupun diprint out akan tetapi pemustaka hanya bisa membacanya secara online, jika pemustaka ingin mencetaknya pemustaka harus mendatangi bagian KKI yang ada di UPT Perpustakaan Unsyiah, bila pemustaka yang berada diluar Unsyiah maupun luar daerah mereka bisa memesannya secara online, dimana syarat dan ketentuan berlaku. F. Jumlah Pengaksesan Aplikasi ETD dicetuskan bukanlah tidak ada dasarnya, UPT Perpustakaan Unsyiah memiliki visi dan misi yang merujuk kepada visi dan misinya universitas sebagai lembaga induk. Visi dan misi UPT Perpustakaan Unsyiah yaitu Terkemuka dan Berdaya Saing di Asia Tenggara. Statistik pengunjung ETD tertinggi adalah dari Indonesia dengan persentase 98,31%, Malaysia sebanyak 29 pengunjung, dan Singapore sebanyak 8 pengunjung9 . Beberapa catatan yang penulis ambil dari dokumen-dokumen yang dipublish oleh kepala UPT Perpustakaan Unsyiah sebagai koordinator pelaksana aplikasi ETD tahun 2017 adalah sebagai berikut: 1. Pengguna dari Malaysia tercatat paling banyak kenaikan dalam melihat/membaca skripsi/tesis mahasiswa Unsyiah selama April 2017, yaitu naik 81% banding Maret 2017. 2. Dalam 1 bulan yaitu April 2017 ada 500 ribu halaman skripsi/tesis dilihat atau dibaca. Naik 25% dari bulan lalu Maret 2017 3. User yang menginstall Aplikasi Android UILIS Mobile App mencapai 1565 telah terjadi kenaikan pada bulan April. 4. 5 April 2017, ETD Skripsi Online Unsyiah kita arahkan target ke pengguna Luar Negeri. Hasilnya cukup menggembirakan, pageview dari negara lain meningkat tajam seperti di tabel. Yang paling banyak naik adalah dari Malaysia, mencapai 1.279 pageview naik 182%. 5. Sudah improve kembali ETD Perpustakaan Unsyiah di Google Scholar setelah perbaikan meta tags, dalam 1 bulan ada 10 koleksi yang bertambah di index Google Scholar. G. Peranan ETD UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala dalam Peningkatan Pengaksesan Domain Universitas Syiah Kuala (unsyiah.ac.id) Perkembangan teknologi informasi begitu tinggi sehingga mempercepat pencapaian suatu proses. Saat ini kita dapat melihat konstribusi suatu universitas dalam meningkatkan khasanah keilmuan yang menjadi nilai tambah suatu universitas dalam lingkup dunia perangkat dinamakan peringkat webometric. Lab Cybermetrics dikhususkan untuk menganalisis secara kuantitatif isi Internet dan Web khususnya yang terkait dengan proses komunikasi pengetahuan ilmiah dengan mengukur aktivitas ilmiah di Web, berguna untuk mengevaluasi hasil sains dan teknologi kemudian diterbitkan melalui jurnal Cybermetrics elektronik atau Webometrics10". Pendapat lain Webometric adalah sistem yang memberikan penilaian terhadap seluruh universitas terbaik di dunia melalui website universitas tersebut. Berdasarkan pada gabungan indikator yang memperhitungkan volume maupun isi Web, visibilitas dan dampak dari publikasi web sesuai dengan jumlah pranala luar yang diterima11". ETD merupakan koleksi open akses yang berlatar belakang domainnya Unsyiah, sehingga semakin banyak yang mengakses koleksi ETD maka webometrik Unsyiah semakin naik. ETD merupakan aplikasi yang paling banyak diakses. Tingkat pengaksesan dapat dilihat melalui alamat http://www.alexa.com/siteinfo/unsyiah.ac.id/, dari pantauan penulis terlihat bahwa sub domain ETD akan selalu berada diperingkat paling atas, jika aktifitas kampus tidak dalam melakukan event-event tertentu. Jika universitas sedang dalam event tertentu misalnya, SNMBPTN maka sub domain ETD berada diperingkat ke dua, begitu juga dengan event pengisian KRS maka ETD berada diurutan kedua. Apabila universitas dalam keadaan stabil maka sub domain yang paling banyak diakses adalah ETD selalu berada diperingkat paling atas. Berikut tampilan tingkat pengaksesan sub-domain unsyiah. 12 Sub-domain Percent of Visitors snmptn.unsyiah.ac.id 21.41% etd.unsyiah.ac.id 15.40% jurnal.unsyiah.ac.id 13.76% unsyiah.ac.id 6.89% cs.unsyiah.ac.id 4.82% Pengakases sub-domain Unsyiah ketika SNMPTN Sub-domain Percent of Visitors etd.unsyiah.ac.id 22.15% jurnal.unsyiah.ac.id 17.01% unsyiah.ac.id 6.97% cs.unsyiah.ac.id 6.46% webblogkkn.unsyiah.ac.id 5.63% Pengakses sub domain Unsyiah ketika tidak ada event tertentu Dari kedua tabel di atas terlihat bahwa ETD berada dirangking atas pengakses sub domain dari Unsyiah. Dapat disimpulkan bahwa perkembangan perpustakaan berbasis teknologi informasi saat ini tidak boleh dipandang sebelah mata jika tidak mau ditinggal pergi pemustaka, maka perpustakaan harus terus meningkatkan kinerjanya salah satunya melalui penyediaan koleksi elektronik open acces sehingga menjadi tempat rujukan utama keilmuan terutama bagi civitas akademika Unsyiah sendiri dan seluruh masyarakat pencari informasi di dunia.

Perpustakaan sebagai salah satu standar yang masuk dalam sarana dan prasarana dari 8 standar pendidikan, terlebih Perguruan Tinggi semestinya ikut berperan aktif dalam menyukseskan visi misi lembaga induk. Perpustakaan Unsyiah sendiri terus berusaha dengan berbagai langkah untuk mampu menjadi salah satu standar yang akan meningkatkan akreditasi Universitas. Pembuatan aplikasi-aplikasi yang berhubungan dengan sharing informasi terus dilakukan, Aplikasi ETD merupakan salah satu dari sekian banyak aplikasi yang diluncurkan perpustakaan dengan mengusung web domain lembaga induk yang merupakan salah satu perhatian penilaian kreditasi dari suatu universitas.