LAYANAN LITERATURE SEARCH SERVICE (LSS) UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Perpustakaan merupakan penyedia sumber informasi yang sumbernya berupa leteratur baik tercetak maupun elektronik ataupun terekam (book material dan non material). Karena itu perpustakaan harus mampu memberdayagunakannya. Kualitas layanan yang diberikan akan menjadi indikator keberhasilan dari penyelenggaraan perpustakaan itu sendiri. Dengan demikian keberadaan perpustakaan sangat besar pengaruhnya terhadap layanan yang diberikan. "Layanan perpustakaan berarti peyediaan koleksi perpustakaan secara cepat dan akurat, sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Layanan perpustakaan merupakan citra dari suatu perpustakaan, dengan kata lain perpustakaan identik dengan layanan, karena tidak ada perpustakaan jika tidak ada layanan."82 Dalam menyediakan layanan di perpustakaan sebaiknya dapat memikat pemustakanya, orientasi pelayanan perpustakaan yang berdasarkan kebutuhan pemustaka, penggunaan teknologi informasi dan pelayanan yang ramah tentu akan sangat mempengaruhi citra layanan. Layanan perpustakaan dalam SKKNI Bidang Perpustakaan Tahun 2012: "Layanan perpustakaan merupakan kegiatan memberikan bimbingan dan jasa perpustakaan dan informasi kepada pemustakanya".83 Layanan perpustakaan yang baik semestinya mampu memberikan kepuasan kepada pemustakanya dalam memcari informasi yang dibutuhkan. Dalam memberikan layanannya perpustakaan tentu memerlukan berbagai pertimbangan dikarenakan masing-masing perpustakaan itu sudah pasti berbeda fungsi dan tujuannya. Pesatnya perkembangan teknologi dalam konteks perpustakaan berpengaruh terhadap berbagai kegiatan perpustakaan. Pengembangan layanan perpustakaan dengan pemanfaatan teknologi informasi mutlak diperlukan untuk mempermudah dan mempercepat layanan. Dasar hukum pelaksanaan pengembangan layanan perpustakaan adalah UU No.43 Tahun 2007 pasal 14 tentang layanan perpustakaan menyebutkan: "Layanan perpustakaan dilakukan secara prima berorientasi bagi kepentingan pemustaka, layanan berstandar nasional perpustakaan, dengan teknologi informasi dan komunikasi untuk memenuhi kebutuhan pemustaka secara optimal serta terpadu.84 Layanan perpustakaan berbasis teknologi seperti yang pernah dilakukan Perpustakaan Nasional RI yakni layanan referensi malalui layanan SMS pada tahun 2013 dan Albertsons di Boise State University.85 Dalam usaha mewujudkan layanan prima tersebut perpustakaan Universitas Syiah Kuala membuat terobosan dalam proses layanan yang dilaksanakan, salah satunya adalah penyediaan layanan Literatur Searching Service (LSS) dengan sarana yang lebih luas melalaui e-mail. Sejauh pengamatan selama ini, model layanan berbentuk Literatur Searching Service (LSS) ini belum banyak di sediakan oleh Perpustakaan di Indonesia, oleh karena itu, tulisan ini mencoba menjelaskan secara sederhana tentang pelayanan Literatur Searching Service di Perpustakaan Universitas Syiah Kuala dengan deskripsi hasil yang dicapai. B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik ingin mengetahui bagaimana proses dan hasil layanan Literatur Searching Service di Perpustakaan Universitas Syiah Kuala. C. Tujuan Penulisan Adapun yang menjadi tujuan dari penulisan ini adalah: 1. Untuk mengetahui bagaimana proses layanan literture serching service (lss) pada perpustakaan Unsyiah. 2. Untuk mengetahui bagaimana hasil layanan literture serching service (lss) pada perpustakaan Unsyiah.

Penulisan ini dilakukan dengan metode studi literatur dan referensi yang ada serta melakukan observasi langsung bagaimana implementasi yang sudah dilakukan dan hasil yang telah dicapai pada layanan ini di Perpustakaan Universitas Syiah. Topik ini sebelumnya yang pernah ditulis oleh Rahmadhani Siahaan pada buletin warta Unsyiah dengan kajian dari segi jumlah permintaan dan efek yang ditimbulkan terhadap peningkatan webometrik Unsyiah. Sedangkan dalam kajian ini mendeskripsikan secara lengkap proses kerja dan hasil layanan yang dicapai dalam setahun terakhir. Kesimpulan diambil berdasarkan hasil dan bahasan kajian.

1. Kondisi Umum Perpustakaan Unsyiah Perpustakaan Univeristas Syiah Kuala merupakan unit pelaksana teknis yang ada di univesitas yang berfungsi sebagai lambaga penunjang dalam pelaksanaan pendidikan dan pengajaran pada lemabaga tersebut. Unit kerja ini didirikan sebagai unit pendukung dalam pelaksanaan Tridarma perguruan tinggi dari lembaga yang bersanggkutan. Perpustakaan ini tunduk langsung kepada Rektor melalui Wakil Rektor Bidang Akademik. 2. Proses Kerja Layanan Literatur Searching Service (LSS) Perkembangan teknologi informasi dibutuhkan perpustakaan agar informasi dapat diperoleh dengan mudah, cepat, tepat dan mudah dibandingkan dengan sistem manual. Memanfaatkan teknologi informasi secara cermat dan tepat guna teknologi, terutama teknologi informasi dan teknologi komunikasi, membuka jaringan yang luas, mudah dan berdaya guna.91 Oleh karena itu perpustakaan membutuhkan penerapan teknologi informasi dalam layanan perpustakaan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan agar efektif dan efisien. Penggunaan media teknologi dalam layanan perpustakaan dapat meningkatkan citra perpustakaan dalam meberikan layanan kepada pemustakanya. Dengan adanya pemanfaatan teknologi informasi dalam layanan perpustakaan akan mendekatkan perpustakaan dengan pemustakanya, karena layanan perpustakaan dapat terjadi kapan dan dimana saja tanpa harus bertemu langsung antara pustakawan dengan pemustaka. Pemanfaatan fasilitas e-mail dalam layanan perpustakaan merupakan sebuah langkah agar layanan perpustakaan dapat berjalan secara cepat, akurat, efektif dan efisien. Pemanfaatan e-mail dalam layanan perpustakaan merupakan salah satu cara yang dilakukan perpustakaan Unsyiah dalam memberikan layanan terbaik kepada pemustakanya. Perpustakaan Unsyiah menyediakan layanan penelusuran literatur jarak jauh dengan namam Layanan Literture Serching Service (LSS) yang akan memberikan kemudahan kepada pemustakanya dalam mencarai dan menemukan koleksi yang dibutuhkan. Layanan literatur searching service adalah layanan yang dilayankan Perpustakaan Universitas Syiah Kuala melalui media internet, dengan menggunakan email dalam mengakses layanan koleksi melalui situs uilis.Unsyiah.ac.id. Dalam pelaksanaanya Layanan Literatur Searching Service (LSS) ini menggunakan perangkat atau sistem elektronik dengan cara menerima email yang masuk ke email melalui google drive. Setiap hari pustakawan memeriksa kotak masuk (inbox) dari email yang diberi account helpdesk.lib@Unsyiah.ac.id.92 Beberapa bentuk permintaan literatur yang masuk ke drive layanan literatur searching service dan cara penanganan: a. Permintaan ETD (Elektronic Thesis and Disrtation). Petugas memastikan bahwa bahan yang pesan pemustaka bisa diakses dan bisa dibaca secara fullteks. b. Permintaan artikel jurnal lokal konten, koleksi karya ilmiah, artikel tercetak. c. Untuk jenis koleksi ini petugas akan mengecek subjek yang diminta ke google searching UPT Perpustakaan Unsyiah dengan alamat http://uilis.Unsyiah.ac.id/google/. Selanjutnya petugas akan memeriksa subjek tersebut merujuk kemana apakah ke jurnal lokal konten, koleksi karya ilmiah maupun artikel tercetak. d. Permintaan buku tercetak. Petugas memeriksa keberadaan koleksi apakah koleksi tersebut ada di rak atau tidak untuk selanjutnya dibalas sesuai ketentuan yang berlaku. Ketentuan yang dibuat oleh layanan literatur seaching service untuk pemustaka tentu akan berbeda-beda sesuai dengan lokasi domisili dari pemustaka, bagi pemustaka yang berada di luar kota Banda Aceh, dan menginginkan bahan pustaka dalam bentuk hard copy, pustakawan akan mengirimkan koleksi yang dibutuhkan maka, biaya pengiriman, fotocopy bahan, dan biaya penelusuran akan dibebankan sepenuhnya pada pemustaka. Sementara untuk civitas akademika Universitas Syiah Kuala sendiri dapat langsung mengunjungi perpustakaan, dan kalau mereka menginginkan melalui pengiriman maka ketentuannya sama dengan pemustaka yang dari luar Banda Aceh atau non civitas akademika. Untuk mengakses atau menggunakan layanan Literature Searching Service (LSS) ini dapat dilakukan melalui portal UILIS Perpustakaan Universitas Syiah Kuala pada alamat http://uilis.Unsyiah.ac.id/ dengan tampilan seperti gambar dibawah berikut ini, kemudian pilih dan klik portal yang dinginkan Slanjutnya klik di kolom pencarian dan kemudian sistem akan menampilkan judul koleksi yang terkait dengan topik yang di inginkan dan pemustaka dapat memilih salah satu dari judul tersebut sesuai dengan kebutuhan. Lihat gambar di bawah: Untuk membaca full teksnya pemustaka dapat mengklik pada kolom baca full text. Perlu diingat koleksi etd ini tidak semuanya bisa dibaca fuil teks, karena ada yang bisa baca abstraknya atau bagian tertentu saja seperti tampilan gambar di bawah ini: 3. Capaian Layanan Layanan literature searching service (LSS) pada perpustakaan Universitas Syiah Kuala ini dilaksanakan sejak bulan Agustus tahun 2015 yang dipromosikan secara terus menerus kepada masyarakat pengguna di seluruh Indonesia. 93 Dalam kurun waktu tersebut jumlah permintaan terhadap koleksi perpustakaan melalui layanan ini mencapai puluhan ribu jumlahnya. Hasil yang dicapai pada setahun terakhir dapat dilihat pada tabel dibawah ini. Berdasarkan hasil dalam tabel di atas dapat dilihat permintaan koleksi melalui Layanan literature searching service (LSS) ini mencakup keseluruhan koleksi yang dimiliki perpustakaan. Walaupun koleksi yang diakses tersebut didominasi oleh jenis koleksi tertentu yakni ETD dengan persentase yang lebih tinggi, terutama bersumber dari koleksi lokal konten. Dalam pelaksanaannya ditargetkan dapat meningkatnya pemanfaatan koleksi perpustakaan secara lebih luas baik koleksi umum maupun koleksi referensi/khusus serta dapat menerima dan menjawab surat pemustaka melalui koleksi lokal konten. Pada tahun 2017 yang lalu perpustakaan menerima sebanyak 7500 e- mail seperti yang tercantum dalam tabel ditas. Dan di tahun mendatang jumlah permintaan koleksi diharapkan terus bertambah melebihi capaian di atas. Dari data tabel di atas dapat dilihat bahwa, jumlah pemesan koleksi perpustakaan tersebar ke beberapa wilayah Indonesia, seperti pulau Jawa, untuk pulau Sumatera didominasi oleh propinsi Sumatera Utara dan juga Aceh. Perkembangan teknologi yang begitu cepat dan bebas menjadi saingan tersendiri bagi eksistensi perpustakaan. Dengan adanya layanan literature serching service ini yang menggunakan media teknologi memungkinkan perpustakaan tetap eksis.

Layanan literature Search Service (LSS) di perpustakaan merupakan pelayanan untuk membantu pemustaka menemukan informasi dengan cara: menerima pertanyaan, memberi bimbingan untuk mencari informasi yang dibutuhkan pemustaka melalui layanan elektronik atau e-mail. Fungsi dan tujuan layanan ini adalah menemukan dan memberikan informasi secara cepat dan tepat, menelusur informasi dengan media yang lebih luas, menggunakan koleksi yang tepat guna, serta mengevaluasi informasi yang didapat apakah sesuai dengan kebutuhan informasi yang dicari. Untuk pengembangan lebih lanjut maka penulis memberikan saran yang sangat bermafaat dan dapat membantu manajemen Perpustakaan Universitas Syiah Kuala dalam pengembangan layanan literature searching service (lss) ini di masa yang akan datang yaitu: pertama, perlunya adanya sosialisasi atau promosi lebih banyak lagi tentang layanan serta tata cara pemanfaatan layanan ini; kedua, pengembangan koleksi referensi maupun koleksi lainya perlu dilakukan agar sumber informasi yang dibutuhkan menjadi lebih lengkap lagi; dan yang ketiga, kerja sama dengan perpustakaan maupun lembaga penyedia informasi lain perlu diperbanyak sehingga akan memperkaya sumber-sumber informasi yang dibutuhkan.