Evaluasi Koleksi: Antara Ketersediaan dan Keterpakaian Koleksi

Evaluasi koleksi merupakan salah satu elemen dalam proses pengembangan koleksi. American Library Association (ALA) memberikan makna pengembangan koleksi sebagai suatu proses menemukan kebutuhan informasi masyarakat yang dilayani secara ekonomi dan tepat waktu dengan menggunakan sumber-sumber informasi yang dimiliki perpustakaan maupun sumber-sumber informasi dari organisasi lain. Definisi diatas dapat difahami bahwa pengembangan koleksi merupakan sebuah proses. Antara satu kegiatan dengan kegiatan lain saling berkaitan. Ketika satu kegiatan terputus, kegiatan lain akan mempengaruhi kegiatan pengembangan koleksi tersebut. Sebagai salah satu elemen dalam proses pengembangan koleksi, evaluasi koleksi merupakan salah satu jalan untuk mengetahui sejauhmana tingkat ketersediaan koleksi dan bagaimana pula tingkat keterpakaian koleksi tersebut oleh masyarakat pengguna. Evaluasi ini penting dilakukan untuk memahami keberadaan koleksi dan relevansinya dengan kurikulum dalam lembaga pendidikan. Tanpa melakukan evaluasi, kondisi koleksi perpustakaan akan tidak dapat diketahui oleh pustakawan. Jika koleksi kurang relevan dengan kebutuhan pemustaka, hal ini akan berakibat kepada keterpakaian koleksi. Oleh karenanya, evaluasi koleksi menjadi bagian penting dalam upaya pengembangan koleksi demi perbaikan kualitas koleksi dimasa yang akan datang. Dengan kata lain, evaluasi koleksi merupakan salah satu cara untuk dapat mengetahui kesesuaian koleksi dengan kebutuhan pengguna dalam upaya perbaikan kualitas koleksi ketika pengembangan koleksi. Tulisan ini akan membahas beberapa masalah dalam hubungannya dengan evaluasi koleksi perpustakaan. Bagaimana definisi evaluasi perpustakaan, apa tujuan evaluasi koleksi, apa manfaat evaluasi koleksi, apa kriteria yang dapat digunakan untuk mengevaluasi koleksi, bagaimana metode dan teknik dalam mengevaluasi koleksi. Semua masalah tersebut akan dielaborasi dalam kajian berikut ini.

Ada beberapa metode dalam mengevaluasi koleksi perpustakaan. Menurut George Bonn dalam artikelnya “Evaluation of the Collection” sebagaimana dikutip oleh Evans7, ada lima pendekatan umum dalam mengevaluasi koleksi perpustakaan, yaitu: 1. Compiling statistics on holdings. 2. Checking standard lists – catalogs and bibliographies. 3. Obtaining opinions from regular users. 4. Examining the collection directly. 5. Applying standards (which involves the use of various methods mentioned above), listing the libraries document delivery capability, and noting the relative use of a particular group. Menurut Ifidon (99) sebagaimana dikutip oleh Sussan dan Isaac, the following are some of the methods for evaluating library collections and services: 1. By taking statistics of library usage 2. Check list of Acquisition of materials 3. By direct observation of the physical use of materials 4. Comparing records with world standard practices8. Berdasarkan dua pendapat diatas dapat difahami bahwa ada kesamaan dalam penggunaan metode evaluasi koleksi. Kedua pendapat tersebut menfokus pada penggunaan data statistik, penilaian koleksi secara langsung dengan melakukan observasi. Berbeda dengan dua pendapat diatas, American Library Association (ALA’s Guide to the Evaluation of Library Collections) sebagaimana dikutip oleh Evans, membagi metode evaluasi koleksi ke dalam collection-centered measures and use-centered measures. Within each category are a number of specific evaluative methods9.

Dalam kajian diatas dapat diketahui bahwa dalam melakukan evaluasi koleksi dapat dilakukan dengan berbagai metode untuk mengetahui kondisi koleksi perpustakaan. Akan tetapi tulisan ini hanya fokus pada koleksi itu sendiri dan pemanfaatan koleksi oleh pemustaka. Sebagaimana diberikan oleh ALA’s Guide to the Evaluation of Library Collections. Yuyu Yulia10 memaparkan secara rinci metode evaluasi koleksi dari ALA tersebut sebagai berikut: Pertama, Metode Evaluasi koleksi yang terpusat pada koleksi itu sendiri dapat ditelusuri melalui: a. Daftar pencocokan, bibliografi dan katalog. b. Pendapat dari pakar c. Perbandingan data statistik d. Berbagai standar koleksi Kedua, melihat tingkat penggunaan koleksi oleh pemustaka merupakan cara lain dalam mengevaluasi koleksi perpustakaan. Melalui metode ini dapat ditelusuri dengan cara: a. Kajian sirkulasi b. Pendapat pengguna c. Analisis terhadap statistik pinjam antar perpustakaan. d. Kajian sitiran. e. Kajian penggunaan di tempat (ruang baca) f. Ketersediaan koleksi di rak. g. Kajian simulasi penggunaan. h. Uji penyampaian dokumen.

Evaluasi koleksi merupakan salah satu jalan untuk mengetahui sejauhmana tingkat ketersediaan koleksi dan bagaimana pula tingkat keterpakaian koleksi tersebut oleh masyarakat pengguna. Evaluasi ini penting dilakukan untuk memahami keberadaan koleksi dan relevansinya dengan kurikulum dalam lembaga pendidikan. Evaluasi koleksi dapat dilakukan dengan berbagai metode untuk mengetahui kondisi koleksi perpustakaan tanpa melakukan evaluasi, kondisi koleksi perpustakaan akan tidak dapat diketahui oleh pustakawan. Jika koleksi kurang relevan dengan kebutuhan pemustaka, hal ini akan berakibat kepada keterpakaian koleksi.